Strasbourg, le 22 janvier 2008

Madame,

Le 16 mars 2005, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission européenne concernant l’appel à propositions portant la référence «FP6-2002 - Mobility-6» dans le cadre du programme de bourses Marie Curie, à savoir les «bourses internationales sortantes» (OIF - Outgoing International Fellowships).

Le 29 avril 2005, j’ai transmis la plainte au Président de la Commission. La Commission a envoyé son avis le 31 août 2005. Ce même jour, je vous l’ai transmis et vous ai invitée à soumettre vos observations, que vous avez envoyées le 9 septembre 2005.

Le 23 janvier 2007, j’ai adressé à la Commission une demande de renseignements complémentaires concernant votre plainte. J’ai demandé à la Commission de me répondre pour le 28 février 2007 au plus tard.

Le 2 mars 2007, la Commission a demandé un report au 31 mars 2007 du délai fixé pour la soumission de son avis. Le 12 mars 2007, j’ai informé les services de la Commission que j’accédais à cette requête. Vous en avez été informée par courrier le même jour.

Le 23 avril 2007, faute de réponse de la part des services de la Commission, je vous ai informée que j’avais demandé aux services de la Commission de répondre à ma demande de renseignements complémentaires dans les plus brefs délais et pour le 30 avril 2007 au plus tard. La Commission m’a envoyé sa réponse le 21 mai 2007.

Le 23 mai 2007, je vous ai transmis la réponse de la Commission, vous invitant également à soumettre vos observations pour le 30 juin 2007 au plus tard. Vous n’avez transmis aucune observation avant la date fixée à cet effet.

Lors d’un entretien téléphonique avec mes services en date du 8 novembre 2007, vous les avez informés que vous n’aviez pas d’observations supplémentaires à soumettre et que vous ne souhaitiez pas poursuivre les questions soulevées dans votre plainte.

Je vous fais part à présent des résultats de mon enquête.

LA PLAINTE

Selon la plaignante, les faits pertinents sont, en résumé, les suivants :

La plaignante est une chercheuse française travaillant au sein du CNRS(1).

Le 17 décembre 2002, la Commission européenne a lancé un appel à propositions portant la référence FP6-2002- Mobility-6 (ci-après «l’appel à propositions») pour les bourses internationales sortantes Marie Curie (OIF - « Outgoing International Fellowships »). Le délai de soumission des candidatures était fixé au 12 février 2004.

Le 12 février 2004, la plaignante a soumis sa candidature pour une bourse Marie Curie dans le cadre de cet appel à propositions.

Par lettre du 7 septembre 2004, la Commission a informé la plaignante de l’évaluation positive de sa proposition par ses services et a ajouté qu’elle souhaitait entamer les négociations contractuelles relatives à sa proposition. Selon la plaignante, la procédure de la Commission accusait un certain retard.

Le 21 février 2005(2), la plaignante a été informée de l’irrecevabilité de sa candidature en raison du non-respect des conditions d’éligibilité prévues dans le nouveau Programme de travail, publié par la Commission le 29 janvier 2004. La plaignante souligne que ce nouveau programme de travail avait été publié à peine deux semaines avant la fin du délai de soumission des candidatures pour les bourses internationales sortantes.

Les nouvelles conditions d’éligibilité stipulent ce qui suit :

«Pour les actions individuelles, les chercheurs doivent posséder au moins quatre années d’expérience de la recherche à la date limite concernée pour la soumission des propositions (…)».

La plaignante souligne également que lors de la soumission de sa candidature, la personne en charge des demandes d’informations des candidats au niveau national lui a garanti que sa candidature remplissait les conditions d’éligibilité puisqu’elle aurait quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche en septembre 2004.

À plusieurs reprises, la plaignante a fait appel auprès de la Commission de la décision rejetant sa candidature pour une bourse OIF. Ses efforts sont restés vains.

Le 8 mars 2005, une réunion a été organisée entre la Direction des ressources humaines du CNRS et un fonctionnaire du service «Bourses individuelles» de la Commission. Suite à cette réunion, la plaignante a été informée par la Commission, par un courrier électronique daté du 16 mars 2005, qu’elle maintenait sa décision de rejeter sa candidature car elle ne répondait pas à la condition d’éligibilité prévue au point 2.5.3 de la nouvelle version du Programme de travail pour les actions individuelles. Dans ce courrier électronique, la Commission informait la plaignante qu’elle recevrait «un courrier officiel enregistrant cette position en temps voulu».

Le 16 mars 2005, la plaignante a renvoyé un courrier à la Commission dans laquelle elle demande à celle-ci de revoir sa décision de rejeter sa candidature pour une bourse internationale sortante.

Dans sa plainte au Médiateur, la plaignante affirme que : i) la Commission ne l’a pas informée comme il se devait des modifications apportées aux conditions d’éligibilité prévues dans le nouveau Programme de travail publié le 29 janvier 2004, à peine deux semaines avant la date de clôture des candidatures. Elle affirme ensuite que ii) il y a eu un retard dans le traitement de sa candidature par la Commission.

La plaignante a demandé que sa candidature pour une OIF dans le cadre de l’appel à propositions soit déclarée éligible. Elle a en outre affirmé qu’au cas où cela ne serait pas possible, elle sollicitait le versement de dommages-intérêts.

L'ENQUÊTE

L’avis de la Commission

L’avis de la Commission concernant la plainte est, en résumé, le suivant :

En ce qui concerne les faits

La plaignante a posé sa candidature pour une bourse OIF Marie Curie dans le cadre de l’appel à propositions ouvert dans le cadre du sixième programme-cadre, dont la date de clôture était fixée au 12 février 2004.

La bourse OIF Marie Curie est un programme visant à assister les chercheurs expérimentés. En vertu des règles prévues dans le Programme de travail publié en janvier 2004, les candidats doivent être :

«les chercheurs ayant au moins quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) à compter de l’obtention d’un diplôme universitaire leur donnant accès à des études doctorales (le diplôme doit permettre à son détenteur d’entreprendre des études doctorales sans avoir à acquérir d’autres qualifications), dans le pays d’obtention du diplôme, ou les chercheurs déjà titulaires d’un diplôme de doctorat, indépendamment du temps consacré pour l’obtenir.

Pour les actions individuelles, les chercheurs doivent posséder au moins quatre années d’expérience de la recherche à la date limite concernée pour la soumission des propositions ou avoir obtenu un doctorat au plus tard huit mois après la date limite concernée pour la soumission des propositions.»

À la date limite de dépôt des candidatures, la plaignante n’était pas encore titulaire d’un PhD (qu’elle devait obtenir, selon les informations fournies par elle, le 15 septembre 2004) et n’avait pas encore quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (qu’elle allait, selon elle, réunir en septembre 2004).

Dans sa requête, la plaignante s’est référée aux critères d’éligibilité figurant dans l’édition du Programme de travail de juillet 2003, où les chercheurs expérimentés sont définis au point 2.5.3 comme étant

«les chercheurs ayant au moins quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) à compter de l’obtention d’un diplôme universitaire leur donnant accès à des études doctorales (le diplôme doit permettre à son détenteur d’entreprendre des études doctorales sans avoir à acquérir d’autres qualifications), dans le pays d’obtention du diplôme, ou les chercheurs déjà titulaires d’un diplôme de doctorat, indépendamment du temps consacré pour l’obtenir.

Pour les actions individuelles, les chercheurs doivent remplir cette condition au plus tard huit mois après la date limite concernée pour la soumission des propositions.»

Lors du dépôt d’une proposition, la Commission n’a exigé des candidats aucun document prouvant qu’ils remplissaient les conditions d’éligibilité (en matière d’expérience dans le domaine de la recherche, par exemple). Pour simplifier et accélérer la procédure de sélection, le contrôle administratif préliminaire s’effectue uniquement sur la base des déclarations du candidat. Les propositions évaluées favorablement par une commission d’experts externes ont ensuite été soumises à un contrôle détaillé des critères d’éligibilité. À ce stade, les informations fournies par les candidats dans leurs propositions ont alors été soigneusement vérifiées par l’examen des pièces justificatives.

Étant donné que cette vérification du respect des règles d’éligibilité et de toutes les autres règles applicables se fait pendant la phase de négociation, les contractants potentiels ont été informés que la lettre de négociation «ne doit en aucun cas être considérée comme un engagement formel de la Commission à fournir un soutien financier, étant donné que celui-ci est subordonné à l’issue positive des négociations et à l’aboutissement interne du processus de sélection officiel.»

La proposition soumise par la plaignante a été évaluée favorablement et une lettre d’invitation à négocier le contrat a été envoyée le 7 septembre 2004 à l’établissement d’accueil, le Centre d’Études Biologiques de Chizé du CNRS.

En conformité avec les conditions de négociation des contrats en vigueur à la Commission, les formulaires de préparation du contrat (appelés formulaires «A3») ont été envoyés à l’établissement d’accueil afin de demander des informations sur le chercheur et sont parvenus le 5 octobre 2004 dans le cas de la plaignante. Le formulaire indiquait clairement que la candidate n’avait pas encore son doctorat, mais qu’elle devait l’obtenir d’ici le 15 septembre 2004. Aucune autre déclaration concernant le doctorat n’a été fournie.

Dans ces circonstances, et conformément à la décision d’un «comité d’éligibilité ad hoc», mis en place au niveau de la Direction générale pour examiner ce cas particulier, les services de la Commission ont dû informer l’établissement d’accueil de l’échec des négociations, dès lors que ni la condition de possession d’un doctorat ni celle des quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche n’étaient remplies.

En ce qui concerne le manquement supposé de la Commission à informer comme il se devait la plaignante des modifications apportées aux conditions d’éligibilité

La Commission a déclaré que des versions actualisées du Programme de travail étaient mises à la disposition des contractants (c’est-à-dire des établissements d’accueil) et d’éventuelles parties intéressées (chercheurs, Points de Contact Nationaux, etc.) sur le site web du Service communautaire d’information sur la recherche et le développement («CORDIS»). La version du Programme de travail Ressources et mobilité applicable au cas présent a été adoptée le 19 janvier 2004 et publiée sur le site web CORDIS le 22 janvier 2004. Le critère d’éligibilité relatif à l’expérience dans le domaine de la recherche a été reformulé afin de clarifier la règle. Aucune modification de fond du contenu de la règle n’a été apportée.

La nouvelle formulation du critère d’éligibilité en matière d’expérience professionnelle adoptée en janvier 2004 était nécessaire, car les termes de la version précédente du Programme de travail prêtaient à confusion. Ils pouvaient en effet conduire à la conclusion erronée que des chercheurs n’ayant pas de doctorat étaient éligibles même sans disposer de quatre ans d’expérience dans la recherche. Il aurait pu être compris, à tort, que la condition liée à l’expérience professionnelle serait remplie, à condition de réunir quatre années d’expérience dans la recherche au plus tard huit mois après la date limite fixée pour le dépôt des propositions.

La version clarifiée du Programme de travail a été publiée trois semaines avant la soumission de la proposition par la plaignante. En vertu de cette version, les critères d’éligibilité en matière d’expérience dans le domaine de la recherche étaient d’être en possession d’un doctorat (ou de l’obtenir au plus tard huit mois après l’expiration du délai pour la soumission des propositions, c’est-à-dire le 12 octobre 2004), ou d’avoir déjà réuni, à l’expiration du délai pour la soumission des propositions, quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) comptabilisés depuis l’obtention d’«un diplôme universitaire leur donnant accès à des études doctorales (le diplôme doit permettre à son détenteur d’entreprendre des études doctorales sans avoir à acquérir d’autres qualifications), dans le pays d’obtention du diplôme».

Dans ces conditions, la candidature de la plaignante était manifestement inéligible, puisqu’elle n’a pas pu obtenir son doctorat à la date du 12 octobre 2004, en raison de problèmes d’organisation internes à l’organisme de délivrance de son doctorat, et qu’elle n’avait pas non plus réuni quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) à la date du 12 février 2004 (à savoir la date limite de dépôt des propositions).

Il convient de souligner que la plaignante n’aurait pas non plus été éligible selon l’ancienne version des conditions d’admissibilité prévues dans le Programme de travail de juillet 2003 puisque la nouvelle formulation n’a entraîné aucune modification de fond des dispositions applicables.

D’ailleurs, même en tenant compte de la formulation précédente du critère d’expérience et en acceptant, à titre purement hypothétique, l’interprétation erronée de cette règle (à savoir que les candidats avaient prétendument la possibilité d’atteindre quatre années d’expérience dans les huit mois suivant la date de dépôt des propositions), la plaignante n’aurait pas réuni lesdites quatre années en octobre 2004 (c’est-à-dire huit mois après la date limite). De l’avis de la Commission, la plaignante a, apparemment sur la base d’informations fournies par le Point de Contact National français, inclus la durée de son Diplôme d'Études Approfondies («DEA») dans l’expérience de recherche devant être prise en compte pour la détermination de l’admissibilité. Or, il est précisé dans le Programme de travail de juillet 2003 que cette expérience est comptabilisée à partir de l’obtention du dernier diplôme universitaire donnant immédiatement accès à un cycle de doctorat. Dans le système d’enseignement français, un étudiant doit être en possession d’un DEA pour pouvoir commencer le cycle de doctorat. Par conséquent, en l’espèce, la plaignante aurait eu quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche seulement en septembre 2005, c’est-à-dire après la date limite.

En ce qui concerne l’allégation de retard dans le traitement de la candidature de la plaignante

La Commission a déclaré que les retards sont survenus dans la phase de négociation en raison de la transmission d’informations bancaires incomplètes par l’établissement d’accueil. Bien qu’elle les ait demandés le 7 septembre 2004, ce n’est qu’en décembre 2004 que la Commission a obtenu des formulaires de préparation de contrat dûment remplis liés aux informations bancaires qui ont permis de progresser dans les négociations sur la proposition.

À ce stade, les services de la Commission ont découvert que la plaignante n’avait pas encore obtenu son doctorat, et que la condition des «quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche» n’était pas non plus remplie. Des éclaircissements ont donc été demandés sur ce point le 4 février 2005. Mais la Commission a estimé que ni la plaignante ni l’établissement d’accueil n’avaient apporté la preuve de l’obtention du doctorat.

Entre-temps, la plaignante et le scientifique responsable du projet au sein du CNRS ont été en contact par courrier électronique et par téléphone avec les services de la Commission (soit avec le fonctionnaire responsable du projet, soit avec le chef de l’unité f.f.). Le fonctionnaire responsable du projet a également discuté de l’affaire avec la Direction des ressources humaines du CNRS national, dans le cadre d’une réunion spéciale qui s’est tenue à Bruxelles le 8 mars 2005. En plus de cette réunion, d’autres contacts ont également eu lieu à propos du cas de la plaignante.

Les services de la Commission ne se sont pas contentés de consulter le service de conseil juridique interne à la direction, mais ont également constitué le 11 mars 2005 un «comité d’éligibilité ad hoc» au niveau de la Direction générale, aux fins de débattre de l’affaire de la plaignante. Après des discussions approfondies, le comité a toutefois confirmé l’inéligibilité de la proposition de la plaignante.

La Commission a étudié toutes les solutions envisageables au problème lié à la proposition de la plaignante. Pour garantir le traitement équitable de tous les candidats, il n’a toutefois pas été possible de déclarer la proposition éligible. De fait, quatre cas similaires ont été reconnus non éligibles et les négociations ont dû être interrompues.

Il est également ressorti que les informations et documents inexacts fournis par le contractant pendant la phase de négociation ont joué un rôle décisif dans le retard pris lors de la phase d’évaluation de la proposition. La Commission a estimé qu’il n’y avait pas lieu d’accorder une indemnisation financière à la plaignante, étant donné que tout avait été fait pour venir en aide à cette dernière tout en veillant à l’application correcte des règles de négociation.

Les observations de la plaignante

Dans ses observations, la plaignante maintient sa plainte et avance, en résumé, les commentaires suivants :

Lors de la préparation de sa candidature pour une bourse OIF Marie Curie, la plaignante a pris contact avec la personne chargée au niveau national de fournir des informations sur ces bourses et la personne en charge des relations internationales à l’université Paris VI. La plaignante a été informée qu’en vertu des critères d’éligibilité, la durée de son DEA pouvait être comptabilisée dans son expérience dans le domaine de la recherche. La plaignante considère que la décision de ne pas prendre en compte l’année de DEA comme une année d’expérience de recherche a été clarifiée lors d’une réunion en mars 2005, soit presque un an après la date de clôture de demande des bourses. De plus, sur le site Internet CORDIS, aucune information n’était disponible sur ce point. La plaignante n’a pas défendu son doctorat avant le délai du 12 octobre 2004 car, sur la base des informations fournies par la personne chargée de fournir des informations au niveau national sur les bourses Marie Curie et sur la base des informations fournies par la personne en charge des relations internationales à l’université Paris VI, elle pensait que sa candidature était éligible.

La plaignante affirme que la mise à jour de la version du Programme de travail de 2003 n’était pas une clarification, mais un changement des règles régissant l’éligibilité des propositions des candidats, trois semaines avant la date de clôture de l’appel d’offres, lorsque les candidats s'occupaient à rédiger leur projet scientifique.

Selon la plaignante, la Commission n’a pas évalué comme il se devait l’éligibilité de la candidature de la plaignante lors de la période de négociation. Dans le guide sur les bourses Marie Curie, la procédure de négociation débute environ trois mois après la date de clôture de l’appel, soit autour du 12 mai 2004. Or la lettre d’invitation à négocier le contrat a été envoyée le 7 septembre 2004 à l’établissement d’accueil. La Commission avait donc déjà quatre mois de retard dans la procédure liée à l’appel à propositions de 2004. La plaignante a considéré qu’elle n’a pas pu postuler pour l’appel à propositions de 2005 (pour lequel sa candidature était manifestement éligible étant donné qu’elle a obtenu son doctorat le 15 décembre 2004) en raison du retard de la Commission à l’informer de l’inéligibilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004.

La plaignante a souligné que le retard pris lors de la procédure de négociation n’est pas seulement imputable aux problèmes de coordonnées bancaires fournies par l’établissement d’accueil, mais est également dû aux difficultés pour la plaignante à contacter le fonctionnaire de la Commission en charge de sa candidature, alors en congé maladie.

Enquête supplémentaire
La demande de renseignements adressée à la Commission

Après un examen minutieux de l’avis de la Commission et des observations de la plaignante, une nouvelle enquête s’est avérée nécessaire. Aussi le Médiateur a-t-il demandé à la Commission de lui fournir des renseignements sur les points suivants :

1. La Commission pourrait-elle expliquer pourquoi elle considère qu’aucune modification n’a été apportée aux conditions d’éligibilité et que la plaignante a été informée comme il se doit de ces conditions ?
2. Dans son avis, la Commission déclare que ses services ont découvert que la plaignante ne répondait pas aux conditions d’éligibilité après réception des informations de la part de l’établissement d’accueil le 5 octobre 2004. Or la plaignante n’a été informée de son inéligibilité que le 21 février 2005, soit plus de quatre mois et demi plus tard. Le point 4 du Manuel dispose que «Les contrôles d’éligibilité peuvent également avoir lieu après l’évaluation scientifique, ce qui peut entraîner un rejet à un stade ultérieur. Ces critères d’éligibilité seront contrôlés sur la base des informations fournies par le candidat dans sa proposition. Si, à un stade ultérieur, un critère d’éligibilité s’avère non satisfait (par exemple, en raison des informations inexactes ou erronées contenues dans la proposition), cela entraînera le rejet immédiat de la proposition» (souligné par le Médiateur). La Commission pourrait-elle expliquer pourquoi elle a mis autant de temps à informer la plaignante de son inéligibilité ?
3. Les dispositions pertinentes stipulent qu’un doctorat peut également permettre l’obtention d’une bourse et qu’un doctorat obtenu au plus tard huit mois après l’expiration du délai suffit. La plaignante a obtenu son doctorat en décembre 2004. Dans ses observations, elle souligne qu’elle n’a pas avancé cette date puisqu’elle pensait en tout état de cause être éligible. Il ne peut dès lors être exclu que la plaignante aurait pu obtenir son doctorat dans les huit mois suivant l’expiration du délai et dès lors devenir éligible si la Commission l’avait informée en temps voulu qu’elle ne répondait pas à la condition d’éligibilité, à savoir l’exigence de quatre années d’expérience professionnelle. La Commission pourrait-elle commenter ce point ?
4. Dans sa plainte et dans ses observations, la plaignante souligne que le retard de la Commission à l’informer de l’inéligibilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004 l’a placée dans l’impossibilité de soumettre sa candidature pour l’appel à propositions de 2005. Il s’avère que la Commission n’a pas fait de commentaire sur ce point. La Commission pourrait-elle commenter ce point ?

La réponse de la Commission

Dans sa réponse, la Commission déclare en résumé ce qui suit :

S’agissant de la première question, à savoir l’allégation de modification des conditions d’éligibilité et le manquement à informer comme il se devait la plaignante en conséquence

La Commission observe que dans la version du Programme de travail publiée le 22 janvier 2004, la formulation des critères d’éligibilité en matière d’expérience dans le domaine de la recherche est légèrement différente, sans pour autant modifier la teneur ni la signification des critères concernés . Cette nouvelle formulation a été adoptée dans le cadre de l’amélioration constante du programme de travail, mais n’a eu aucune incidence sur la règle applicable en matière d’éligibilité qui reste inchangée.

La Commission fait remarquer que ce ne sont pas les services de la Commission qui ont communiqué les informations supposées inexactes, mais les entités nationales. Dans ce cadre, la Commission renvoie au courrier électronique envoyé par la plaignante le 9 février 2005.

La nouvelle version du programme de travail a été adoptée le 19 janvier 2004 et publiée sur le site CORDIS le 22 janvier 2004 ; elle a ainsi été mise à la disposition des contractants (c’est-à-dire des établissements d’accueil) et d’éventuelles parties intéressées (chercheurs, PCN, etc.) trois semaines avant la date limite pour le dépôt des propositions . La Commission considère que la publication est intervenue suffisamment longtemps à l’avance pour être portée à la connaissance d’éventuels candidats, d’autant plus que la nouvelle formulation n’impliquait pas qu’il fallait modifier la proposition.

Toutefois, dans le cas d’espèce, la Commission considère que les aspects liés à l’interprétation de la règle d’éligibilité semblent ne présenter qu’un intérêt limité.

Dans la proposition qu’elle a transmise, la plaignante déclarait qu’elle escomptait obtenir son doctorat le 15 septembre 2004, c’est-à-dire dans le délai requis de huit mois après le 12 février 2004 . Elle n’a toutefois pas obtenu son PhD dans le délai requis de 8 mois(3).

Elle ne pouvait pas non plus faire valoir une expérience de 4 années à la date limite du 12 février 2004 . À cet égard, la plaignante a comptabilisé, à tort, la durée de son «Diplôme d'Etudes Approfondies» (DEA) dans le calcul de son expérience. Toutefois, selon les règles établies dans le Programme de travail de juillet 2003, l’expérience dans le domaine de la recherche est comptabilisée à partir de l’obtention du dernier diplôme universitaire donnant immédiatement accès au cycle de doctorat . Elle aurait par conséquent uniquement dû comptabiliser l’expérience acquise après l’obtention de son DEA.

En ce qui concerne la deuxième question, à savoir l’allégation de retard dans la communication à la plaignante de l’inéligibilité de sa candidature

En ce qui concerne la durée de la procédure, la Commission a souhaité confirmer la position déjà exposée dans l’avis précédent. Par ailleurs, la Commission a souligné que tout a été mis en œuvre pour trouver des solutions alternatives permettant de réexaminer l’éligibilité de la candidature de la plaignante dans le cadre légal. La plaignante l’a reconnu elle-même dans son courriel du 18 mars 2005.

En ce qui concerne de la troisième question, à savoir si la plaignante aurait pu obtenir son doctorat au plus tard huit mois après l’expiration de la date limite si elle avait été informée par la Commission en temps utile qu’elle ne satisfaisait pas à l’autre condition d’éligibilité

La Commission a déclaré qu’elle ne partageait pas l’avis de la plaignante selon lequel elle aurait pu obtenir son doctorat au plus tard huit mois après l’expiration de la date limite si elle avait été informée en temps utile des règles en application. La Commission a déclaré qu’elle ne pouvait être tenue pour responsable du report de la date de soutenance de la thèse finale et de l’obtention du doctorat. En outre, comme indiqué dans le message transmis par la plaignante le 9 février 2005, la présentation de sa thèse de doctorat a été reportée pour cause d’indisponibilité des membres du jury. Cette circonstance semble exclure toute possibilité pour la plaignante d’avancer la soutenance de thèse et l’obtention du PhD afin de respecter la date limite.

En ce qui concerne la quatrième question, à savoir que l’allégation de retard dans la communication par la Commission à la plaignante de l’inéligibilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004 l’a placée dans l’impossibilité de poser sa candidature pour l’appel à propositions de 2005

La Commission a déclaré que les dispositions applicables aux actions Marie Curie n’empêchent pas d’éventuels candidats de présenter une autre proposition lors d’un appel à propositions ultérieur, même si un autre appel est en cours d’évaluation ou en cours de négociation . Au contraire, il est habituel que des candidats présentent une proposition lors d’appels ultérieurs afin d’accroître leurs chances de succès.

En l’occurrence, la plaignante avait la possibilité de représenter sa candidature avant l’expiration du délai pour l’appel à propositions pour 2005, étant donné qu’elle avait été informée par les services de la Commission, le 4 février 2005, du problème concernant l’éligibilité pour l’appel à propositions pour 2004. Même si cette information a été envoyée quelques jours avant la date limite fixée pour l’appel suivant (12 février 2005), il convient de préciser qu’une nouvelle présentation ne nécessitait aucune modification de la proposition initiale, puisque la question soulevée par la Commission ne concernait que le critère d’éligibilité par rapport au délai précédent. En d’autres termes, aucune activité complémentaire n’était nécessaire à ce moment pour pouvoir représenter la candidature avant l’expiration du délai fixé pour l’appel suivant.

La Commission a conclu qu’il n’y avait pas lieu d’accorder une indemnisation financière à la plaignante, étant donné que tout avait été fait pour venir en aide à cette dernière tout en veillant à l’application correcte des règles de négociation et au respect du principe de l’égalité de traitement entre les candidats.

Enfin, la Commission a également profité de cette occasion pour informer le Médiateur européen que la plaignante avait présenté la même proposition (même intitulé et même contenu) au titre de l’appel à propositions FP6-2005-Mobility-6 - OIF, dont la date limite pour le dépôt des propositions était le 19 janvier 2006. Cette proposition a été jugée éligible et la plaignante bénéficie de sa bourse depuis le 1 er avril 2007.

Les observations complémentaires de la plaignante

La plaignante n’a soumis aucune observation dans le délai fixé à cet effet.

Contacts supplémentaires entre les services du Médiateur et la plaignante

Lors d’un entretien téléphonique avec les services du Médiateur le 8 novembre 2007, la plaignante a informé les services du Médiateur qu’elle n’avait pas d’observations supplémentaires à soumettre en rapport avec l’avis de la Commission et qu’elle ne souhaitait pas poursuivre les questions soulevées dans sa plainte. Elle a déclaré notamment qu’étant donné qu’elle avait obtenu la bourse Marie Curie pour l’année 2006/2007, elle ne souhaitait pas maintenir sa demande de versement de dommages-intérêts.

La plaignante a reconnu que la Commission avait pris des mesures pour tenter de remédier à sa situation. Elle a toutefois répété qu’elle avait été mal informée par le Point de Contact National français, qui lui a affirmé qu’elle pouvait comptabiliser la durée de son DEA dans le calcul de son expérience dans le domaine de la recherche.

La plaignante a remercié les services du Médiateur pour leur intervention.

LA DÉCISION

1 L’allégation de manquement par la Commission à informer la plaignante de la modification apportée aux conditions d’éligibilité

1.1 Le 12 février 2004, la plaignante, une chercheuse française, a demandé une bourse internationale sortante Marie Curie (OIF - Outgoing International Fellowship) dans le cadre de l’appel à propositions portant la référence FP6-2002- Mobility-6 lancé par la Commission européenne le 17 décembre 2002, et pour lequel la date de clôture a été fixée au 12 février 2004. Le 7 septembre 2004, la Commission a informé la plaignante de l’évaluation positive de sa proposition et annoncé qu’elle souhaitait négocier le contrat en rapport avec sa proposition. Le 21 février 2005(4), la plaignante a été informée de son inéligibilité pour une bourse OIF. Dans sa plainte au Médiateur, la plaignante affirme que la Commission ne l’a pas informée comme il se devait d’une modification apportée aux conditions d’éligibilité prévues dans le nouveau Programme de travail publié le 29 janvier 2004, c’est-à-dire à peine deux semaines avant la date de clôture pour le dépôt des candidatures.

1.2 Dans son avis, la Commission déclare que la version actualisée du Programme de travail a été adoptée 19 janvier 2004 et publiée sur le site web CORDIS le 22 janvier 2004. Le critère d’éligibilité relatif à l’expérience dans le domaine de la recherche a été reformulé dans la version actualisée du Programme de travail afin de clarifier la règle. La Commission a affirmé qu’il ne s’agissait pas d’une modification de fond de la règle. La nouvelle formulation du critère d’éligibilité en matière d’expérience professionnelle adoptée en janvier 2004 était nécessaire, car les termes de la version précédente du Programme de travail prêtaient à confusion. Ils pouvaient en effet conduire à la conclusion erronée que des chercheurs n’ayant pas de doctorat étaient éligibles même sans disposer de quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche.

1.3 Dans ses observations, la plaignante a affirmé que la mise à jour de la version du Programme de travail de 2003 n’était pas une clarification, mais un changement des règles régissant l’éligibilité des propositions des candidats, trois semaines avant la date de clôture de l’appel d’offres, lorsque les candidats s'occupaient à rédiger leur projet scientifique.

1.4 Au vu des observations de la plaignante et de l’avis de la Commission, le Médiateur a jugé opportun de demander à la Commission des renseignements complémentaires. Le Médiateur a demandé à la Commission d’expliquer pourquoi elle estime que la reformulation ne constitue pas une modification des conditions d’éligibilité, et d’expliquer si la plaignante a été informée comme il se doit de ces conditions. Le Médiateur a ensuite demandé à la Commission de commenter le fait qu’il ne peut être exclu que la plaignante aurait pu obtenir son doctorat au plus tard huit mois après l’expiration du délai et donc devenir éligible si la Commission l’avait informée en temps voulu qu’elle ne répondait pas à l’autre condition d’éligibilité, à savoir l’exigence de quatre ans d’expérience professionnelle.

1.5 Dans sa réponse supplémentaire, la Commission souligne que, dans la version du Programme de travail publiée le 22 janvier 2004, la formulation des critères d’éligibilité en matière d’expérience dans le domaine de la recherche est légèrement différente, sans pour autant modifier la teneur ni la signification des critères . Cette reformulation est intervenue suffisamment longtemps à l’avance pour être portée à la connaissance d’éventuels candidats, d’autant plus que la nouvelle formulation n’impliquait pas qu’il fallût modifier la proposition . Toutefois, dans le cas de la plaignante, les aspects liés à l’interprétation de la règle d’éligibilité semblent ne présenter qu’un intérêt limité , puisque la plaignante a déclaré dans sa proposition qu’elle escomptait obtenir son doctorat le 15 septembre 2004, dans le délai requis des huit mois suivant l’expiration du délai. La Commission a également déclaré qu’elle ne pouvait être tenue pour responsable du report de la date de soutenance de la thèse finale et de l’obtention du doctorat. Ce retard est dû à l’indisponibilité des membres du jury.

1.6 Le Médiateur constate que la première version du Programme de travail pour les bourses OIF Marie Curie a été publiée par la Commission en juillet 2003. Le 22 janvier 2004, une version actualisée du Programme de travail a été publiée sur le site web CORDIS. Le Médiateur constate par ailleurs que la plaignante a soumis sa candidature pour une bourse OIF le 12 février 2004, soit à la date de clôture pour la soumission des propositions et trois(5) semaines après la publication de la version actualisée du Programme de travail sur le site web CORDIS.

1.7 Le Médiateur constate que les chercheurs expérimentés sont définis au point 2.5.3 comme étant :

«les chercheurs ayant au moins quatre ans d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) à compter de l’obtention d’un diplôme universitaire leur donnant accès à des études doctorales (le diplôme doit permettre à son détenteur d’entreprendre des études doctorales sans avoir à acquérir d’autres qualifications), dans le pays d’obtention du diplôme, ou les chercheurs déjà titulaires d’un diplôme de doctorat, indépendamment du temps consacré pour l’obtenir.

Pour les actions individuelles, les chercheurs doivent respecter cette règle au plus tard huit mois après la date limite concernée pour la soumission des propositions.» (Souligné par le Médiateur).

1.8 Le Médiateur considère qu’il n’apparaît pas clairement dans cette version du Programme de travail si la référence à «cette règle» au deuxième paragraphe susmentionné porte sur l’exigence relative à l’expérience dans le domaine de la recherche, ou sur l’exigence relative au diplôme de doctorat, ou sur les deux exigences(6). Il ne ressort donc pas clairement de cette version du Programme de travail si les quatre années d’expérience devaient être obtenues à la date de soumission de la proposition (à savoir le 12 février 2004) ou, au plus tard, huit mois après cette date, à savoir le 12 octobre 2004. Le Médiateur partage dès lors le point de vue de la Commission selon lequel la version de juillet 2003 du Programme de travail prêtait effectivement à confusion.

Le Médiateur estime qu’il était dès lors approprié pour la Commission de clarifier ce point dans une version actualisée, ce qu’a fait la Commission lors de la publication d’une nouvelle version du Programme de travail en janvier 2004.

1.9 Le Médiateur constate que la partie concernée de cette version actualisée a été reformulée dans les termes suivants.

«Pour les actions individuelles, les chercheurs doivent posséder au moins quatre années d’expérience de la recherche à la date limite concernée pour la soumission des propositions ou avoir obtenu un doctorat au plus tard huit mois après la date limite concernée pour la soumission des propositions.»

La version révisée stipule clairement que les quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche devaient être réunies à la date de la soumission de la proposition (c’est-à-dire le 12 février 2004). Le doctorat pouvait être obtenu, au plus tard, huit mois après le délai fixé pour la soumission des propositions (c’est-à-dire le 12 octobre 2004).

1.10 Le Médiateur constate que le point 6.1 du «Manuel des bourses OIF Marie Curie» de mai 2003 («le Manuel») stipule ce qui suit :

«Il importe de noter que les appels peuvent être modifiés et que les appels ultérieurs peuvent être publiés. Vous devriez toujours consulter le dernier délai affiché sur la page web Marie Curie.» (souligné par le Médiateur)

1.11 Le Médiateur relève de cet extrait que les appels à propositions peuvent être modifiés et que les candidats doivent consulter la dernière version de l’appel sur la page web Marie Curie. Si la Commission a été habilitée à aller jusqu’à «modifier» un appel à propositions avant la soumission des propositions, il s’ensuit qu’elle a pu «clarifier» un appel à propositions existant. Dans ce cadre, il est inutile de s’interroger sur la nature de la reformulation présente dans la version de janvier 2004 du Programme de travail afin de déterminer s’il s’agit d’une «modification» ou d’une «clarification» des dispositions en matière d’éligibilité.

1.12 Le Médiateur considère néanmoins qu’il est de l’intérêt d’une bonne administration que toute modification ou clarification apportée à un appel à propositions soit apportée de manière à prendre en considération les intérêts légitimes des citoyens. En particulier, il est de l’intérêt d’une bonne administration que tous les efforts raisonnables soient faits afin que les modifications ou clarifications nécessaires soient apportées en temps voulu. Toute clarification nécessaire doit notamment être apportée en temps voulu pour permettre aux parties intéressées d’entreprendre les démarches qui s’imposent pour prendre en considération ces modifications ou clarifications.

1.13 Si une modification ou une clarification impose aux candidats d’apporter une modification de fond à leurs propositions, il est certainement indispensable que la modification ou la clarification soit rendue publique bien avant l’expiration du délai fixé pour l’appel à propositions.

1.14 Le Médiateur constate toutefois que la reformulation en question n’a pas imposé aux candidats d’apporter une modification de fond à leurs propositions avant la soumission des propositions. Le fait que la reformulation soit intervenue à peine trois semaines avant l’expiration du délai pour la soumission des propositions ne porte dès lors pas, en l’espèce, préjudice aux candidats, en ce compris la plaignante.

1.15 Le Médiateur est conscient qu’un candidat tel que la plaignante, aurait pu, au vu de cette reformulation, prendre des mesures afin de garantir l’éligibilité de sa candidature en obtenant son doctorat le 12 octobre 2004 au plus tard. La plaignante devait en effet obtenir son doctorat en septembre 2004. Il ne peut être exclu que la plaignante aurait veillé à garantir le maintien de cette date si elle avait su que la situation inverse aurait entraîné le rejet de sa candidature.

À cet égard, il était important que les candidats soient avertis de la reformulation en temps voulu pour pouvoir profiter de cette opportunité.

1.16 Il est néanmoins raisonnable de considérer qu’une reformulation rendue publique en janvier 2004 intervient suffisamment tôt pour permettre aux candidats en question de prendre les mesures éventuelles afin d’obtenir leur doctorat au plus tard en octobre 2004. La fait que la plaignante n’ait effectivement pas pu prendre connaissance du changement de formulation du Programme de travail depuis la publication de la version révisée en janvier 2004, et le fait qu’elle n’ait par conséquent pas pu prendre de mesures afin de garantir que la date initialement prévue pour sa soutenance de thèse (septembre 2004) soit retenue, ne peuvent être considérés comme un manquement de la part de la Commission. En effet, hormis la publication du Manuel, du Programme de travail et des informations sur les sites web, la Commission n’est pas tenue de fournir des informations à des candidats en particulier, en ce comprises les informations relatives aux conditions d’éligibilité(7). Le Médiateur constate que l’établissement d’accueil et, tout particulièrement, les Points de Contact Nationaux, ont un rôle spécifique à jouer dans la fourniture d’informations aux candidats individuels. Le fait qu’ils aient éventuellement failli à cette tâche dans le cas de la plaignante, après avoir obtenu le Programme de travail révisé en janvier 2004, ne constitue pas, de l’avis du Médiateur, une erreur dans le chef de la Commission.

1.17 Néanmoins, afin d’éviter des problèmes similaires à l’avenir, il serait utile, dans l’éventualité d’une nouvelle reformulation significative du Programme de travail, qu’il s’agisse de modifications ou de clarifications, que la Commission rédige une brève description de la reformulation sur les sites web pertinents. En outre, la Commission devrait également envoyer une version avec modifications apparentes du Manuel aux établissements d’accueil et Points de Contact nationaux afin de leur faciliter l’identification et la compréhension des modifications. Le Médiateur formulera une autre remarque à cet égard.

1.18 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur conclut qu’il n’y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission eu égard à cette allégation.

2 L’allégation de retard dans le traitement de la candidature de la plaignante par la Commission

2.1 La plaignante affirme qu’il y a eu un retard dans le traitement de sa candidature car elle n’a été informée que le 21 février 2005 de l’inéligibilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004.

2.2 Dans son avis, la Commission déclare que les retards survenus lors de la phase de négociation sont dus à la fourniture d’informations incomplètes concernant les coordonnées bancaires de l’établissement d’accueil. La Commission déclare par ailleurs qu’après une évaluation administrative préliminaire, menée uniquement sur la base des déclarations des candidats, les propositions évaluées favorablement ont subi un contrôle détaillé des critères d’éligibilité. Dans le cas de la plaignante, suite à la demande de la Commission du 7 septembre 2004, le formulaire de préparation du contrat (appelé le formulaire «A3») a été envoyé à l’établissement d’accueil afin de demander des informations sur le chercheur et est parvenu le 5 octobre 2004 dans le cas de la plaignante. Le formulaire indiquait clairement que la candidate n’avait pas encore son doctorat, mais qu’elle devait l’obtenir d’ici le 7 décembre 2004. À ce stade, les services de la Commission ont découvert que la plaignante n’avait pas obtenu son doctorat et n’avait pas réuni les quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche. La Commission a également déclaré que les informations inexactes et les documents incorrects fournis par le contractant lors de la phase de négociation ont joué un rôle décisif dans les retards survenus lors de l’évaluation de la proposition.

2.3 Dans ses observations, la plaignante précise que la Commission avait déjà quatre mois de retard dans la procédure liée à l’appel à propositions de 2004 étant donné que la lettre d’invitation à négocier le contrat a seulement été envoyée le 7 septembre 2004 à l’établissement d’accueil. Elle affirme ensuite qu’elle n’a pas pu poser sa candidature pour l’appel à propositions de 2005 en raison du retard accusé par la Commission dans le traitement de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004.

2.4 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur a jugé utile de demander un complément d’informations à la Commission. Il a demandé à la Commission d’expliquer pourquoi elle a mis si longtemps à informer la plaignante de son inéligibilité. Le Médiateur a ensuite demandé à la Commission de commenter le fait que, dans sa plainte et dans ses observations, la plaignante a précisé que les retards de la Commission à l’informer de l’inéligibilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004 l’ont placée dans l’impossibilité de poser sa candidature pour l’appel à propositions de 2005.

2.5 Dans sa réponse complémentaire, la Commission souligne qu’en ce qui concerne la durée de la procédure, tout a été mis en œuvre pour trouver des solutions alternatives permettant de réexaminer l’éligibilité de la candidature de la plaignante dans le cadre légal. La plaignante l’a reconnu elle-même dans son courriel du 18 mars 2005. La Commission déclare par ailleurs que la plaignante a eu la possibilité de soumettre à nouveau sa candidature avant l’expiration du délai de l’appel à propositions de 2005, puisqu’elle a été informée par les services de la Commission des problèmes d’éligibilité relatifs à l’appel à propositions de 2004 le 4 février 2005.

2.6 Tout d’abord, le Médiateur juge utile de renvoyer aux règles applicables concernant la procédure des bourses Marie Curie. Conformément au point 1.3 («Comment cela fonctionne-t-il») du Manuel Marie Curie, cette procédure se divise en cinq phases : (i) la préparation de la proposition, effectuée en étroite coopération entre le chercheur et l’établissement d’accueil ; (ii) l’évaluation de la proposition ; (iii) la phase de négociation et la sélection des propositions ; (iv) la préparation du projet de contrat par la Commission ; et (v) le début des travaux.

En ce qui concerne la phase 2 («Évaluation de la proposition»), le Manuel dispose que «après le délai de soumission des candidatures, une série de contrôles de la proposition sont effectués afin de garantir le respect de certains critères de base, tels que l’exhaustivité, l’éligibilité du candidat, etc.

Le Médiateur constate en outre que le point 4 du Manuel dispose que «pour pouvoir participer à une action Marie Curie, il convient de satisfaire à une série de critères d’éligibilité. (…) Après l’expiration du délai, l’éligibilité des propositions soumises sera contrôlée. Les propositions qui ne répondent pas aux critères ne subiront pas d’évaluation scientifique et seront rejetées. Pour être éligibles, les critères doivent être satisfaits avant l’expiration du délai fixé pour la soumission.

Les contrôles d’éligibilité peuvent également avoir lieu après l’évaluation scientifique, ce qui peut entraîner un rejet à un stade ultérieur. Ces critères d’éligibilité seront contrôlés sur la base des informations fournies par le candidat dans sa proposition. Si, à un stade ultérieur, un critère d’éligibilité s’avère non satisfait (par exemple, en raison des informations inexactes ou erronées contenues dans la proposition), cela entraînera le rejet immédiat de la proposition».

2.7 En ce qui concerne le calendrier de la procédure de sélection, le Médiateur constate que le point 2.7 («Informations relatives à l’appel pour les bourses OIF Marie Curie OIF pour 2003 et 2004») du Programme de travail prévoit un calendrier contractuel pour l’évaluation préliminaire. Selon ce calendrier, il était estimé que l’évaluation préliminaire serait achevée dans les 4 mois suivant la date de clôture.

2.8 Le Médiateur constate toutefois que l’«évaluation préliminaire», mentionnée au point 2.7 du Programme de travail, est un simple précurseur de l’évaluation scientifique. L’«évaluation préliminaire» ne comprend pas l’ensemble de l’«évaluation de la proposition» mentionnée au point 1.3 du Manuel. Il convient également de noter que l’évaluation préliminaire, qui doit en principe être achevée dans les quatre mois qui suivent la date de clôture, ne comprend pas nécessairement l’ensemble de l’«évaluation de l’éligibilité» puisque certains critères d’éligibilité peuvent être évalués après l’évaluation scientifique. En effet, le critère d’éligibilité lié à l’obtention d’un doctorat pour le 12 octobre 2004 au plus tard n’a pas pu être satisfait dans le délai de quatre mois de l’évaluation préliminaire.

2.9 En ce qui concerne le délai écoulé entre la date de soumission de sa candidature par la plaignante (c’est-à-dire le 12 février 2004) et la date à laquelle l’établissement d’accueil a été informé du souhait de la Commission d’entamer les négociations contractuelles (c’est-à-dire le 7 septembre 2004), le Médiateur constate qu’étant donné que l’évaluation préliminaire des propositions aurait dû être effectuée pour le 12 juin 2004 au plus tard, on peut en déduire que l’évaluation scientifique a pris moins de trois mois (de 12 juin 2004 au 7 septembre 2004). Ce délai est raisonnable compte tenu des complexités manifestes des propositions scientifiques.

2.10 En ce qui concerne la période écoulée entre le début des négociations des contrats et l’information de la plaignante de l’inéligibilité de sa candidature, le Médiateur constate que la Commission était habilitée à effectuer un contrôle approfondi des critères d’éligibilité même après le début des négociations contractuelles. En effet, comme susmentionné, il aurait été impossible pour la Commission d’arrêter une position définitive concernant le critère d’éligibilité du doctorat avant le 12 octobre 2004.

2.11 Le Médiateur constate que la plaignante indique dans le formulaire de préparation du contrat A3, reçu par la Commission le 5 octobre 2004, qu’elle escomptait obtenir son doctorat le 7 décembre 2004. Elle indique par ailleurs qu’elle a quatre années d’expérience professionnelle. Cette information relative à l’expérience professionnelle, que la plaignante semble avoir fournie sur la base du conseil erroné fourni par le Point de Contact National(8), est susceptible d’avoir porté à tort la Commission à croire que le retard lié à la thèse de la plaignante ne serait pas un facteur décisif.

2.12 Le Médiateur constate que la Commission n'a demandé des renseignements complémentaires concernant les qualifications de la plaignante que le 4 février 2005. Le Médiateur constate que les retards survenus dans la phase de négociation sont dus à la transmission, par l’établissement d’accueil, d’informations incomplètes concernant les coordonnées bancaires. En effet, suite à une demande formulée le 7 septembre 2004, la Commission a seulement obtenu en décembre 2004 les coordonnées bancaires complètes et correctes qui ont permis de faire progresser les négociations de la proposition. Étant donné que l’établissement d’accueil a reporté à décembre 2004 la fourniture des informations, le Médiateur ne considère pas déraisonnable que la Commission n'ait demandé des informations complémentaires concernant les qualifications de la plaignante que le 4 février 2005.

2.13 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que la Commission ne peut être tenue pour responsable des retards survenus dans la communication à la plaignante de son inéligibilité.

2.14 En ce qui concerne le fait que la plaignante n’a pas posé sa candidature pour l’appel à propositions de 2005, dont le délai était fixé au 12 février 2005, le Médiateur constate que la Commission a déclaré que la plaignante était libre de soumettre à nouveau sa candidature avant l’expiration du délai de l’appel à propositions de 2005. La Commission a également déclaré que la plaignante a été informée par les services de la Commission, le 4 février 2005, des problèmes d’éligibilité concernant l’appel à propositions de 2004. La Commission estime que, bien que cette information ait été envoyée plusieurs jours avant l’expiration du délai de l’appel suivant (c’est-à-dire le 12 février 2005), aucun travail supplémentaire de la part de la plaignante n’était nécessaire pour pouvoir soumettre à nouveau sa candidature avant l’expiration du délai pour le nouvel appel à propositions.

2.15 Après un contrôle minutieux des annexes fournies par la plaignante, le Médiateur constate que, dans son courrier électronique du 4 février 2005, le gestionnaire de projet de la Commission en charge des bourses Marie Curie déclare ce qui suit :

«En référence à la négociation contractuelle de la proposition susmentionnée, vous indiquez réunir 48 mois d’expérience dans le domaine de la recherche (équivalent temps plein) entre l’obtention du diplôme et la date de clôture de la soumission des propositions pour cette activité (12/02/04). Étant donné que la date de l’obtention de votre diplôme est correcte, cela ne pourrait pas être le cas, pourriez-vous clarifier la situation ?

Si vous ne possédez pas l’expérience requise, pourriez-vous m’apporter la preuve que votre doctorat a été obtenu (ou officiellement décidé par l’organe examinateur) pour le 12/10/04 au plus tard ? Dès que j’aurai en ma possession cette information, nous pourrons poursuivre la phase de négociation.»

2.16 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur considère que ce courrier électronique n’informe pas explicitement la plaignante de l’irrecevabilité de sa candidature pour l’appel à propositions de 2004, mais soulève uniquement certains doutes quant à sa candidature. Le Médiateur estime qu’étant donné que ce courrier électronique constitue une simple demande de clarification quant à la proposition de la plaignante, elle pouvait encore raisonnablement considérer que sa candidature pour l’appel à propositions de 2004 était recevable. En résumé, si la plaignante n'a pas posé sa candidature pour l’appel à propositions de 2005, c'est sans doute parce qu'elle avait encore des raisons d’estimer que sa candidature pour l’appel à propositions de 2004 serait recevable.

2.17 Le Médiateur considère qu’en constituant un «comité d’éligibilité ad hoc» au niveau de la Direction générale en vue d’examiner le cas de la plaignante, la Commission a pris des mesures pour trouver des solutions alternatives permettant de réexaminer l’éligibilité de la candidature de la plaignante dans le cadre légal. Le Médiateur constate, à cet égard, que la plaignante a remercié la Commission pour son aide dans un courrier électronique du 18 mars 2005.

Le Médiateur constate également que, lors d’un entretien téléphonique avec les services du Médiateur le 8 novembre 2007, la plaignante a également reconnu que la Commission avait tout mis en œuvre pour tenter de remédier à la situation. Elle a ensuite déclaré qu’elle ne souhaitait pas maintenir ses allégations contre la Commission.

2.18 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur félicite la Commission pour ses efforts en vue de tenter de remédier à la situation de la plaignante et considère qu’aucune enquête supplémentaire n’est nécessaire concernant la présente allégation. Le Médiateur est toutefois certain que, dans l’intérêt des candidats, c'est-à-dire dans l’intérêt des citoyens, la Commission s’assurera qu’une mention spécifique figure dans les versions à venir du Manuel, stipulant que le processus d’évaluation peut, dans des circonstances exceptionnelles, prendre plus d’un an et que les candidats peuvent dès lors considérer qu’il est de leur intérêt de poser leur candidature pour l’appel à propositions suivant. Par ailleurs, le Médiateur est certain également que la Commission veillera à ce que le Manuel précise, afin d’éviter tout malentendu, que toute candidature soumise par les candidats pour l’appel à propositions suivant ne portera pas préjudice à la candidature en cours d’examen.

3 Les demandes de la plaignante

3.1 La plaignante demande que sa candidature pour l’appel à propositions soit considérée éligible. Elle demande ensuite que dans l’éventualité où sa candidature ne serait pas considérée éligible, elle bénéficie de dommages-intérêts.

3.2 Dans son avis, la Commission déclare que, selon les conditions prévues dans la version clarifiée de l’appel à propositions de janvier 2004, la candidature de la plaignante était clairement inéligible puisque qu’elle n’avait pas pu présenter ni obtenir son doctorat en octobre 2004. La Commission souligne que, même en tenant compte de la formulation précédente du critère d’expérience et en acceptant, à titre purement hypothétique, l’interprétation erronée de cette règle, la plaignante n’aurait pas réuni les quatre années d’expérience requises dans le domaine de la recherche en octobre 2004. La plaignante aurait réuni quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche en septembre 2005 seulement, soit bien après l’expiration du délai en question.

En ce qui concerne la deuxième demande de la plaignante, la Commission déclare qu’elle a étudié toutes les solutions envisageables au problème lié à la proposition de la plaignante conformément à ses obligations juridiques, et qu’il n’y a pas lieu d’octroyer une indemnisation financière à la plaignante, puisque tout a été mis en œuvre pour aider la plaignante et garantir simultanément la bonne mise en œuvre des règles de négociation.

3.3 En ce qui concerne la demande de la plaignante aux fins de l’éligibilité de sa candidature, le Médiateur constate que, selon la version actualisée du Programme de travail pertinent, la plaignante devait, pour être éligible, soit avoir (i) au moins quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche le 12 février 2004 depuis l’obtention de son diplôme universitaire permettant l’accès à un cycle de doctorat ou (ii) avoir obtenu son doctorat au plus tard huit mois après le 12 février 2004, à savoir au plus tard le 12 octobre 2004.

3.4 Dans le cas présent, le Médiateur constate qu’en ce qui concerne la première condition, il ressort du document joint en annexe par la plaignante qu’elle a obtenu son DEA, le diplôme universitaire lui permettant l’accès au cycle de doctorat, le 20 septembre 2001. Il ressort du point 2.5.3 du Programme de travail qu’étant donné que la plaignante n’a pas pu comptabiliser son année de DEA dans le calcul des quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche, elle aurait réuni ces quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche le 20 septembre 2005, à savoir après le délai de soumission des propositions. Cependant, comme susmentionné, la plaignante a reçu des informations erronées du Point de Contact National français et comptabilisé l’année correspondant à son DEA dans les quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche. Le Médiateur considère par conséquent qu’il apparaît que la plaignante ne remplissait pas la première condition. En ce qui concerne la deuxième condition, le Médiateur constate que la plaignante a obtenu son doctorat après le délai en question. Aussi le Médiateur juge-t-il raisonnable la position de la Commission selon laquelle la candidature de la plaignante n’était pas éligible.

3.5 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur conclut qu’il n’y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission eu égard à la première demande de la plaignante.

3.6 En ce qui concerne la demande d’indemnisation de la plaignante, au vu de sa conclusion de l’absence de mauvaise administration et du fait que la plaignante a informé les services du Médiateur, lors d’un entretien téléphonique le 8 novembre 2007, qu’elle ne souhaitait pas poursuivre sa plainte, le Médiateur conclut qu’il n’apparaît pas utile de poursuivre l’enquête relative à cet aspect de l’affaire.

4 Conclusion

Sur la base de l’enquête qu’il a effectuée sur la plainte, le Médiateur estime qu’il n’y a pas eu mauvaise administration de la part de la Commission eu égard à la première allégation et à la première demande de la plaignante. En ce qui concerne la deuxième allégation et demande de la plaignante, il s’avère qu’il n’y a pas lieu de poursuivre son enquête. Aussi le Médiateur classe-t-il l’affaire.

Le Président de la Commission sera également informé de cette décision.

Le Médiateur formule néanmoins la remarque suivante :

Le Médiateur estime qu’il est de l’intérêt d’une bonne administration que toute modification ou clarification apportée à un appel à propositions soit apportée de manière à prendre en considération les intérêts légitimes des citoyens. En particulier, il est de l’intérêt d’une bonne administration que tous les efforts raisonnables soient faits afin que toute modification ou clarification nécessaire soit apportée en temps utile. En particulier, toute clarification nécessaire doit être apportée en temps utile pour permettre aux parties intéressées de prendre les mesures nécessaires pour tenir compte de ces modifications ou clarifications.

Si une modification ou une clarification impose aux candidats d’apporter une modification de fond à leurs propositions, il est certainement indispensable que la modification ou la clarification soit rendue publique bien avant l’expiration du délai fixé pour l’appel à propositions.

Le Médiateur considère qu’il serait utile, dans l’éventualité d’une nouvelle reformulation significative du Programme de travail, qu’il s’agisse de modifications ou de clarifications, que la Commission rédige une brève description de la reformulation sur les sites web pertinents. En outre, la Commission devrait également envoyer une version avec modifications apparentes du Manuel aux établissements d’accueil et Points de Contact nationaux afin de leur faciliter l’identification et la compréhension des modifications, et ainsi leur permettre de fournir aux candidats des informations exactes.

Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Centre National de la Recherche Scientifique.

(2) Le Médiateur n’a trouvé aucun document mentionnant cette date dans le dossier de la plaignante.

(3) Le Médiateur note que dans sa plainte, la plaignante déclare avoir obtenu son doctorat le 15 décembre 2004.

(4) Voir note 2.

(5) En fonction de la date prise pour référence : le 22 ou le 29 janvier 2004.

(6) Le Médiateur constate que, des trois interprétations possibles, la troisième, à savoir que la référence à «cette règle» s’appliquait aux deux exigences, est la plus improbable. Si elle entendait appliquer le délai de huit mois aux deux exigences, il aurait été plus approprié de se référer à «ces règles» plutôt qu’à «cette règle».

(7) Le Médiateur constate que le dossier de la plaignante contient un échange de courriers électroniques entre la plaignante et le Point de Contact National français responsable des demandes d’informations concernant les bourses Marie Curie. Le Médiateur constate qu’il ressort du courrier électronique du 6 janvier 2004 que la personne compétente au niveau national a informé la plaignante qu’elle pouvait comptabiliser l’année passée à obtenir son DEA dans les quatre années d’expérience dans le domaine de la recherche requises dans le cadre de l’appel à propositions. Le Médiateur rappelle toutefois que, conformément au point 2.5.3 du Programme de travail, la période de quatre années débute seulement après l’obtention par le chercheur d’un diplôme universitaire lui donnant accès aux études doctorales – (le diplôme doit permettre à son détenteur d’entreprendre des études doctorales sans avoir à acquérir d’autres qualifications). Étant donné que l’achèvement d’un DEA permet au détenteur d’entreprendre des études doctorales, le Médiateur comprend les remarques de la plaignante selon lesquelles elle a reçu des informations erronées de la part du Point de Contact National.

(8) Voir note 5 ci-dessus.