Strasbourg, le 18 décembre 2006

Monsieur,

Le 1er mars 2005, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant un projet de l'UE.

Le 18 avril 2005, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a envoyé son avis le 27 juillet 2005 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Le 21 mars 2006, mon juriste, M. Peter Bonnor, vous a téléphoné afin de vérifier si, à la lumière d'un paiement effectué par la Commission à votre organisation, vous considériez que l'affaire était réglée.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

La plaignante a présenté, en résumé, le compte rendu suivant de son point de vue sur l'affaire faisant l'objet de la plainte:

Le plaignant était, avec neuf autres entreprises ou centres de recherche, partenaire d'un projet combiné relevant du cinquième programme-cadre de l'UE.

Le projet devait durer du 1er janvier 2001 au 31 décembre 2003. Les projets de recherche ont été soumis au cours du premier trimestre de l'année suivante. La Commission avait expressément indiqué que toute la correspondance devait avoir lieu par l'intermédiaire du coordinateur du consortium et que les communications directes à la coordinatrice de la Commission, Mme G., ne recevraient pas de réponse. La coordinatrice du projet du consortium, c’est-à-dire des partenaires, était Mme K.

Pour les années 2001 et 2002, le plaignant avait reçu des paiements et n'attendait que le paiement final.

Toutefois, l'unité de paiement de la Commission était en mauvais état. Les relevés de coûts présentés par le plaignant en février 2004 n'ont pas du tout été traités dans un premier temps. Ce n’est que six mois après la soumission et plusieurs contacts avec la Commission que cette dernière a commencé à vérifier ces déclarations.

En outre, le traitement des relevés de coûts a semblé négligent. En octobre 2004, le plaignant a été invité à présenter les originaux de certains relevés de coûts. Un autre partenaire du projet a eu une expérience similaire, lorsque la Commission l'a informé qu'un formulaire avait été perdu.

Le traitement ultérieur des déclarations du plaignant par la Commission a été très lent. Cinq demandes supplémentaires ont été formulées par la coordinatrice du projet, Mme K., concernant l’état de la vérification financière finale (1). Aucune de ces demandes n'a reçu de réponse. Le 29 octobre 2004, la coordinatrice de la Commission, Mme G., a informé les partenaires du projet que la Commission disposait désormais de tous les documents nécessaires à la vérification financière finale. Le 31 janvier 2005, et à la suite d'une autre demande du coordinateur du projet, la Commission a informé les partenaires que la vérification financière était achevée et que les paiements seraient effectués à la fin du mois de février 2005 au plus tard.

Une autre demande du coordinateur du projet, dans laquelle la Commission était invitée à fournir des informations sur le montant que les partenaires recevraient, a été faite le 31 janvier 2005. La Commission n’a pas répondu.

Au moment de la présente plainte, le plaignant avait attendu plus d'un an avant de mettre fin à la vérification de son rapport final.

L'administration des fonds était absolument incompréhensible et pas du tout prévisible. Le plaignant n'a pas pu utiliser l'intégralité du budget approuvé en raison de l'incertitude prolongée quant à savoir si l'argent serait payé du tout. Il aurait été trop risqué de financer à l'avance le montant concerné. En ce qui concerne les petites entreprises, il est de la plus haute importance que celles-ci reçoivent en temps utile des informations sur leur situation financière. Les retards subis dans ce cas peuvent très facilement compromettre la survie d'une petite entreprise.

Dans sa plainte au Médiateur, la plaignante a formulé les allégations suivantes:

1. La Commission n'avait pas effectué les paiements restants dus dans le cadre du projet susmentionné.
2. La Commission n’a pas traité correctement les demandes de paiement et la correspondance ultérieure présentées en rapport avec le projet susmentionné.

Le plaignant a demandé à la Commission d'effectuer les paiements concernés.

L'ENQUÊTE

Avis de la Commission

Le plaignant a été transmis à la Commission, qui a présenté, en résumé, l'avis suivant:

En ce qui concerne l'allégation de non-paiement, la Commission avait effectué le paiement final le 21 avril 2005 (c'est-à-dire à la suite de la plainte déposée auprès du Médiateur).

En ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, la Commission a relevé ce qui suit:

i) En ce qui concerne l’affirmation selon laquelle la vérification des relevés de coûts n’a commencé qu’en septembre 2004, soit six mois après la réception des relevés, il convient de noter que la vérification financière des relevés de coûts présentés pour la troisième année n’a commencé qu’une fois la vérification scientifique effectuée. Tous les documents techniques supplémentaires demandés par la Commission le 14 juin 2004, sauf un, avaient été reçus le 22 juin 2004. Dans sa lettre du 18 juin 2004, la coordinatrice du projet a indiqué qu’elle soumettrait le dernier élément livrable avec le rapport final couvrant toute la période du projet.

En fin de compte, aucun rapport final n'a été présenté et les rapports présentés pour la troisième année ont été acceptés par la Commission le 5 avril 2005 en tant que rapports finaux. À cet égard, il convient de noter que le dernier document technique complémentaire demandé par la Commission le 14 juin 2004 n’a été reçu que le 5 avril 2005. La raison pour laquelle la Commission n'a pas demandé ce document une deuxième fois avant le 5 avril 2005 était que le responsable scientifique de la Commission était malade entre octobre 2004 et février 2005. Or, force est de constater que la coordinatrice du projet était au courant depuis le 14 juin 2004 de la nécessité de soumettre le document, et qu’elle avait en fait indiqué qu’elle le ferait.

ii) En ce qui concerne la suggestion selon laquelle la Commission aurait perdu certains des relevés de coûts originaux envoyés en février 2004, il convient de souligner que la Commission n’a perdu aucun document. Les relevés de coûts reçus du plaignant et d'autres partenaires étaient des copies et non des originaux.

iii) En ce qui concerne la déclaration selon laquelle la Commission n’a pas répondu à cinq demandes spécifiques du coordinateur du projet, la Commission a noté ce qui suit:

Le 7 septembre 2004, la Commission a demandé par courrier électronique des informations complémentaires concernant les relevés de coûts présentés. La coordinatrice du projet a répondu le même jour par courrier électronique pour informer la Commission qu’elle avait demandé aux partenaires de fournir les informations demandées dans les meilleurs délais. Le 29 octobre 2004, la Commission a informé le coordinateur qu’elle avait reçu la quasi-totalité des informations demandées, mais que l’organisation du coordinateur du projet elle-même devait encore fournir des informations supplémentaires. Le coordinateur a transmis les informations complémentaires le 2 décembre 2004. Ce courriel était purement informatif et il n’était pas nécessaire que la Commission réponde à ce dernier courriel.

Par courriels des 13 et 31 janvier 2005, le coordinateur du projet a demandé à la Commission des informations sur l'état d'avancement du paiement final. Le 31 janvier 2005, la Commission a répondu par courrier électronique que l'examen financier était terminé et que le paiement final était attendu pour la fin février 2005, en fonction de l'ouverture des lignes budgétaires. Il convient de noter qu'aucune demande spécifique n'a été adressée à la Commission pour obtenir des informations sur les coûts acceptés pour le plaignant.

iv) En ce qui concerne la déclaration selon laquelle les partenaires attendaient la vérification finale depuis un an, il convient de noter ce qui suit: Les relevés de coûts et les rapports scientifiques pour la troisième année ont été reçus par la Commission le 3 mars 2004. Le 19 avril 2004, la Commission a accusé réception des documents et a informé le coordinateur du projet qu’elle le contacterait à nouveau une fois son évaluation terminée. Le 14 juin 2004, la Commission a informé le coordonnateur de l'examen des rapports. Elle a demandé des informations complémentaires sur les points suivants: un atelier de clôture, une page web opérationnelle et mise à jour du projet, une brochure du projet, les publications en préparation à inclure dans le rapport final, le rapport scientifique final dans un format particulier, le dossier d’information technologique signé par tous les partenaires et un résumé du projet révisé. Dans la lettre, il avait également été mentionné que le paiement ne serait effectué que lorsque tous ces documents auraient été reçus par la Commission. Toutes les informations demandées ont été fournies à la Commission le 18 juin 2004, à l'exception de la brochure du projet qui, selon le coordinateur, serait soumise en même temps que le rapport final. Le coordinateur n’a soumis aucun autre rapport final à la Commission.

À la suite d'une demande d'informations du coordinateur du projet, la Commission l'a informé, le 7 septembre 2004, qu'elle avait entamé la vérification financière des relevés de coûts présentés. Une réponse partielle a été obtenue le 29 octobre 2004. Les informations financières complètes demandées par la Commission le 7 septembre 2004 ont été reçues le 2 décembre 2004.

Le troisième rapport a finalement été accepté comme rapport final par la Commission. Cette information a été communiquée au coordinateur du projet par courrier électronique le 5 avril 2005. Dans le même courriel, la Commission a indiqué que le paiement final pouvait également être approuvé d’un point de vue scientifique/technique, à condition que le seul document manquant, à savoir la brochure du projet mentionnée ci-dessus, soit envoyé à la Commission. Cela a été fait le même jour par le coordinateur.

À la lumière de ce qui précède, la Commission a estimé qu’elle avait correctement traité les demandes de paiement et la correspondance ultérieure en l’espèce.

La Commission regrette qu'il y ait eu un certain nombre de circonstances malheureuses, telles que la promesse du coordinateur du projet, à la suite d'une demande de la Commission, d'envoyer un rapport final en juin 2004 et le fait que l'un des documents supplémentaires (la brochure du projet) demandés par la Commission en juin 2004 n'a été remis à la Commission que le 5 avril 2005. Cette dernière s’explique en partie par le fait qu’aucun rappel n’a été envoyé par la Commission jusqu’au début du mois d’avril 2005. Tout cela a entraîné des retards qui auraient pu être évités. Compte tenu des faits mentionnés ci-dessus, la Commission est toutefois d’avis qu’il n’y a pas eu de mauvaise administration de sa part. La Commission a notamment fourni ses réponses dans les délais convenus contractuellement.

Observations du plaignant

L’avis de la Commission a été transmis au plaignant, qui n’a présenté aucune observation.

Le personnel du Médiateur a ensuite téléphoné au plaignant afin de vérifier si, compte tenu du fait que la Commission avait effectué le paiement final, il estimait que la plainte avait été réglée. Le plaignant a déclaré qu'il considérait que la question du paiement était réglée. Toutefois, il a maintenu son grief concernant les vérifications de la Commission, affirmant que son entreprise était très proche de la faillite en raison des retards de paiement de la Commission.

LA DÉCISION

1 Sur l'allégation de non-paiement

Le plaignant était, avec neuf autres entreprises ou centres de recherche, partenaire d'un projet combiné relevant du cinquième programme-cadre de l'UE. Le plaignant a allégué que la Commission n'avait pas effectué les paiements restants dus dans le cadre du projet. Il a demandé à la Commission d'effectuer les paiements concernés.

Le plaignant a été transmis à la Commission, qui a indiqué qu'elle avait effectué le paiement final le 21 avril 2005 (c'est-à-dire à la suite de la plainte déposée auprès du Médiateur).

Le personnel du Médiateur a ensuite téléphoné au plaignant afin de vérifier si, compte tenu du fait que la Commission avait effectué le paiement final, il estimait que la plainte avait été réglée. Le plaignant a déclaré qu'il considérait que la question du paiement était réglée.

À la lumière de ce qui précède, il apparaît que la Commission a pris des mesures pour régler l'affaire en ce qui concerne la demande de paiement et a ainsi satisfait le plaignant sur cet aspect de l'affaire.

2 L’allégation selon laquelle les demandes de paiement et la correspondance ultérieure n’ont pas été traitées correctement

2.1 Le plaignant a fait valoir que la Commission n'avait pas traité correctement les demandes de paiement et la correspondance ultérieure présentées dans le cadre du projet susmentionné. Il a fait valoir, en résumé, que la Commission n'avait commencé sa vérification qu'en septembre 2004 (plus de six mois après avoir reçu les déclarations de coûts du plaignant), qu'elle avait été négligente dans le traitement du processus de vérification, qu'elle n'avait pas répondu aux lettres du coordonnateur et que la vérification finale avait pris trop de temps, ce qui avait entraîné un paiement final tardif.

2.2 Dans son avis, la Commission a estimé qu'elle avait correctement traité les demandes de paiement et la correspondance ultérieure en l'espèce. Il regrette qu'il y ait eu un certain nombre de circonstances malheureuses telles que la promesse du coordinateur du projet, suite à une demande de la Commission, d'envoyer un rapport final en juin 2004 et le fait que l'un des documents supplémentaires (la brochure du projet) demandé par la Commission en juin 2004 n'ait été remis à la Commission que le 5 avril 2005. Ce dernier fait était, selon la Commission, en partie dû au fait qu’il n’y avait eu aucun rappel de la part de la Commission jusqu’au début du mois d’avril 2005. Tout cela a conduit, a-t-il déclaré, à des retards qui auraient pu être évités. Compte tenu des faits mentionnés ci-dessus, la Commission a toutefois estimé qu'il n'y avait pas de mauvaise administration de sa part. La Commission avait notamment fourni ses réponses dans les délais convenus contractuellement.

2.3 Le plaignant n'a pas présenté d'observations sur l'avis de la Commission. Toutefois, au cours d’une conversation téléphonique, il a informé le personnel du Médiateur qu’il maintenait sa deuxième allégation.

2.4 Afin d'examiner cette partie de la plainte, le Médiateur estime qu'il est utile de résumer, sur la base des informations et de la documentation fournies par le plaignant et la Commission, sa compréhension factuelle des événements liés aux présentes questions en l'espèce.

Le 3 mars 2004, la Commission a reçu les relevés de coûts et les rapports scientifiques pour la troisième année du projet. Le 19 avril 2004, la Commission a accusé réception des documents et a informé le coordinateur du projet qu'elle le contacterait à nouveau une fois son évaluation terminée. Le 14 juin 2004, la Commission a informé le coordinateur du projet que "[m]ême si le rapport n ' était pas facile à lire, il était évident qu ' une grande partie de l ' activité de recherche avait été accomplie. Toutefois, il n 'est pas possible de dire à la lecture de ce rapport et de son résumé quel est réellement le résultat du projet> >; et "[a]ccording to the report, [the] project work is now complete apart from:

• un atelier de clôture
• une page web opérationnelle et mise à jour du projet;
• un dépliant du projet (des dépliants ont été mentionnés dans le rapport, mais aucun n’a été inclus dans les documents soumis avec le rapport de troisième année)
• publications en préparation qui devraient être incluses dans le rapport final
• rapport scientifique final au format de qualité de vie approuvé
• TIP signé par tous les partenaires
• Résumé du projet: cela devrait être réécrit dans un style plus lisible et avec un contenu qui reflète l’impact potentiel des travaux par rapport aux objectifs généraux.»

Le 18 juin 2004, le coordinateur du projet a répondu à la lettre susmentionnée de la Commission en indiquant, entre autres, qu ' un symposium final avait été organisé et qu 'il " figurait désormais dans le rapport"; que la page Web était "en cours de mise à jour"; et qu ' une brochure sur le projet "sera soumise avec le rapport final".

Le 7 septembre 2004, le coordinateur du projet a demandé à la Commission de fournir des informations sur l'état d'avancement de la vérification. Le même jour, le fonctionnaire de la Commission responsable a informé le coordinateur du projet, par courrier électronique, que "je viens de commencer l'analyse financière du projet [...]. Si j'ai besoin de plus amples informations, je prendrai contact avec vous." Le 14 octobre 2004, le même fonctionnaire a envoyé au coordinateur du projet une liste détaillée d'informations complémentaires ou d'éclaircissements qui devraient être soumis à la Commission en vue d'une vérification plus approfondie du projet. Le 29 octobre 2004, le fonctionnaire concerné a informé le coordinateur du projet que "j ' ai maintenant reçu toutes les informations demandées de la part des différents partenaires", mais que les informations relatives à ce qui semblait être un dépassement de 20 % des dépenses d ' un partenaire n ' avaient pas encore été reçues (la demande d ' informations à ce sujet avait été faite dans le courrier électronique du 14 octobre 2004). Le fonctionnaire a demandé des éclaircissements à ce sujet. Le 2 décembre 2004, le coordinateur du projet a envoyé les informations et éclaircissements officiels susmentionnés.

Le 31 janvier 2005, le coordinateur du projet a demandé au fonctionnaire susmentionné des informations sur la date à laquelle la vérification serait terminée. Elle a informé le fonctionnaire que certains partenaires envisageaient d'intenter une action en justice afin d'obtenir un paiement. Le même jour, le fonctionnaire a informé le coordonnateur du projet que "[l]'analyse a été effectuée et que le paiement est prêt à être effectué dès la réouverture de nos lignes budgétaires. Les lignes budgétaires devraient être rouvertes vers la fin du mois de février. S'ils s'ouvrent d'ici là, évidemment j'initierai le paiement plus tôt». La coordinatrice a répondu, le même jour, en demandant à la fonctionnaire de lui télécopier "le tableau d ' analyse [du projet]". Il semble qu'elle n'ait reçu aucune réponse.

Le 1er mars 2005, le coordinateur du projet a informé le plaignant, par courrier électronique, qu ' il "n ' avait pas encore reçu de télécopies, de tableaux ou d ' analyses de paiement". Le courriel a été envoyé en copie au fonctionnaire susmentionné.

Le 5 avril 2005, le fonctionnaire a informé le coordonnateur que "je tiens à vous informer que le rapport final et le TIP ont été approuvés et qu ' un paiement final de ... est prêt à être crédité au projet " (soulignement ajouté par le Médiateur) Elle a également déclaré que "[t]outefois, j ' ai réalisé que je n ' avais pas encore reçu de copies du dépliant du projet. Pourriez-vous me les envoyer le plus tôt possible afin que je puisse effacer/signer le paiement?" et "[p]lease laissez-moi savoir quand vous prévoyez de soumettre les exemplaires du dépliant afin que je puisse effacer le paiement final." Le dépliant a été envoyé par le coordinateur du projet le même jour.

2.5 En ce qui concerne les faits et événements susmentionnés, le plaignant a formulé les observations suivantes:

(1) La vérification scientifique par la Commission des relevés de coûts présentés en février 2004 n'a commencé qu'après six mois et après que le consortium a contacté la Commission à plusieurs reprises.

(2) La Commission avait mal géré les relevés de coûts, notamment en perdant les formulaires qui lui avaient été envoyés par le consortium.

(3) La Commission a été lente: le 29 octobre 2004, le coordinateur de la Commission a informé le consortium que la Commission avait reçu tous les documents nécessaires à la vérification financière finale; le 31 janvier 2005, à la suite d’une autre demande du consortium, la Commission a informé le consortium que la vérification financière était achevée et que le paiement serait effectué avant la fin du mois de février 2005. Le paiement ayant été effectué à la fin du mois d'avril 2005, les partenaires du consortium attendaient depuis plus d'un an l'achèvement de la vérification de la Commission.

(4) C'est à tort que la Commission n'a pas répondu à cinq courriels qui lui avaient été envoyés par le coordinateur du projet (7 septembre, 14 octobre, 2 décembre 2004, 13 janvier et 31 janvier 2005).

2.6 Pour sa part, la Commission a formulé les observations suivantes:

(1) La vérification financière ne pouvait commencer qu'après l'achèvement de la vérification scientifique. En ce qui concerne ce dernier point, il avait été nécessaire que la Commission demande des documents techniques supplémentaires le 14 juin 2004. Le 22 juin 2004, tous les documents techniques demandés, sauf un, ont été reçus et la coordinatrice du projet du consortium a déclaré qu'elle soumettrait le dernier élément livrable avec le rapport final couvrant toute la période. Aucun rapport final n'a été présenté et le rapport présenté pour la troisième année a été accepté comme rapport final en avril 2005. En outre, le dernier document technique (une brochure) demandé par la Commission le 14 juin 2004 a été reçu le 5 avril 2005. Entre-temps, il n'y avait pas eu de rappel de la présentation de ce document final, car le responsable scientifique de la Commission avait été malade d'octobre 2004 à février 2005.

(2) La Commission n'avait pas perdu les documents qui lui avaient été soumis. Les demandes de documents formulées par la Commission concernaient les originaux des documents concernés. La Commission n’avait reçu que des copies de ces documents.

(3) En ce qui concerne la rapidité de la procédure, il convient tout d’abord de noter que la fonctionnaire de la Commission concernée a déclaré le 29 octobre avoir reçu toutes les informations demandées des différents partenaires , à l’exception des informations relatives à ce qui semblait être des dépenses excessives d’un partenaire (de 20 %). Des informations sur ce dernier point ont été transmises à la Commission le 2 décembre 2004. La chronologie des actions de la Commission précédant celle-ci était la suivante:

1. Le 3 mars 2004, la Commission a reçu les déclarations de coûts et les rapports scientifiques du consortium pour la troisième année; un accusé de réception a été envoyé au consortium le 19 avril 2004, y compris une déclaration indiquant que la Commission prendrait de nouveau contact avec le consortium une fois celui-ci achevé.
2. Le 14 juin 2004, la Commission a informé le coordinateur du consortium de son examen et a demandé des informations complémentaires. la Commission précise que le paiement ne sera effectué qu’une fois tous ces documents reçus.
3. Le 18 juin 2004, le coordinateur du consortium a fourni toutes les informations demandées par la Commission (y compris le «rapport scientifique final»), à l’exception de la brochure du projet, qui, selon le coordinateur du projet, serait soumise avec le rapport final; toutefois, aucun autre rapport final n’a jamais été présenté.
4. Le 7 septembre 2004, la Commission a informé le consortium que la vérification financière avait commencé. Une réponse partielle a été reçue le 29 octobre 2004. Les informations financières complètes ont été reçues le 2 décembre 2004.
5. Le 5 avril 2005, la Commission a accepté le troisième rapport du consortium en tant que rapport final et a demandé au consortium de fournir la brochure obligatoire du projet. Comme indiqué ci-dessus, le paiement a été effectué le 21 avril 2005.

(4) En ce qui concerne les courriels qui n’auraient pas reçu de réponse, la Commission a relevé que les courriels des 7 septembre et 2 décembre 2004 avaient été envoyés en réponse à des demandes formulées par la Commission; elles ne nécessitaient donc pas de réponse de la Commission. En ce qui concerne les courriels des 13 et 31 janvier 2005, elle a noté qu'il avait été répondu à ceux-ci dans le courriel de la Commission du 31 janvier 2005. En outre, la Commission a déclaré, apparemment en ce qui concerne la référence faite par le plaignant à la deuxième demande de renseignements du consortium le 31 janvier 2005, qu'elle n'avait reçu aucune demande spécifique de renseignements sur les coûts acceptés spécifiquement pour la société du plaignant.

2.7 Le Médiateur estime qu'il convient d'évaluer les questions ci-dessus comme suit:

2.8 En ce qui concerne le point de vue du plaignant selon lequel la Commission avait mal géré les relevés de coûts, notamment en perdant les formulaires qui lui avaient été envoyés par le consortium, la Commission a expliqué qu'elle s'était en fait contentée de demander les originaux des documents pertinents, les copies n'étant pas autorisées. Le plaignant ne l'a pas spécifiquement contesté et le Médiateur conclut donc que les actions de la Commission à cet égard ne semblent pas constituer un cas de mauvaise administration.

2.9 En ce qui concerne les demandes de courrier électronique prétendument restées sans réponse envoyées par le consortium à la Commission, le Médiateur note que quatre des courriers électroniques mentionnés par le plaignant ont été mentionnés dans un courrier électronique qui lui a été envoyé par le coordinateur du projet du consortium le 13 janvier 2005: «J’ai envoyé des messages à Mme [le fonctionnaire compétent de la Commission], par exemple les 7.9.2004, 14.10.2004, 2.12.2004, (...) et 13.1.2005. Le 29 octobre 2004, elle a par exemple écrit: «J'ai reçu toutes les informations demandées des différents partenaires»... Elle voulait toujours vérifier certains détails dans le budget [d'un partenaire]. Je lui ai envoyé des informations supplémentaires. Après cela, je n'ai reçu aucune réclamation ou demande d'elle. Je prévois de l'appeler le vendredi 14.1.2005".

Le plaignant a également fait référence à un courriel envoyé par le coordinateur du consortium le 31 janvier 2005.

En ce qui concerne le courriel du 7 septembre 2004, qui contenait une demande de renseignements sur le calendrier d'analyse de la Commission, le Médiateur note que la Commission y a répondu le même jour. En ce qui concerne le courriel du 14 octobre 2004, celui-ci s'est borné à informer la Commission que le coordinateur du consortium avait demandé aux partenaires concernés d'envoyer des informations complémentaires. Il ne contenait aucune demande de renseignements. En ce qui concerne le courriel du 2 décembre 2004, celui-ci ne faisait que fournir des informations supplémentaires à la Commission et ne contenait aucune demande de renseignements. En ce qui concerne le courriel du 13 janvier 2005, celui-ci ne faisait que fournir des informations supplémentaires à la Commission et ne contenait aucune demande de renseignements.

À la lumière de ce qui précède, le Médiateur ne peut conclure à l'existence d'un cas de mauvaise administration concernant le traitement par la Commission des courriels susmentionnés.

En ce qui concerne le deuxième courriel du 31 janvier 2005, le Médiateur note que le contenu du courriel était le suivant:

«Chère [Mme M.],

Merci pour votre réponse rapide. Pourriez-vous, s'il vous plaît, me faxer le tableau d'analyse de [le projet]. (...)

Merci pour la coopération

(...)".

Dans un courriel adressé le 1er mars 2005 au plaignant par le coordonnateur du consortium, celui-ci a déclaré qu ' il n 'avait pas encore reçu de télécopies ni de tableaux d ' analyse des paiements.

Ces deux courriels étaient joints à la plainte envoyée à la Commission avec la lettre d'ouverture du Médiateur pour la présente enquête.

Comme indiqué ci-dessus, la Commission semble avoir souligné, dans son avis, qu'il n'y avait pas eu de demande expresse de renseignements concernant la société du plaignant. Toutefois, le deuxième courriel susmentionné du 31 janvier 2005 faisait globalement référence au projet concerné en l’espèce, et non à un partenaire particulier du consortium. En outre, la Commission n'a pas contesté que la demande contenue dans le courriel susmentionné du coordonnateur du 31 janvier 2005 était restée sans réponse.

2.10 Les principes de bonne administration exigent qu'il soit répondu aux demandes de renseignements (2). En l’espèce, il apparaît qu’il y a eu absence injustifiée de réponse à la demande spécifique de renseignements contenue dans le courriel susmentionné du 31 janvier 2005. Il s’agit là d’un cas de mauvaise administration, et le Médiateur formulera donc une remarque critique ci-dessous.

2.11 En ce qui concerne le point de vue du plaignant selon lequel il y a eu un retard injustifié dans le début de la vérification financière, étant donné que les déclarations pertinentes ont été présentées le 3 mars 2004 et que la Commission a informé le consortium le 7 septembre 2004 que la vérification financière avait commencé, le Médiateur regrette tout d'abord que ni la Commission ni le plaignant n'aient fait référence aux dispositions applicables pertinentes et à la manière dont elles ont été appliquées en l'espèce. En outre, à la lumière des explications fournies par la Commission à cet égard, le Médiateur estime que le temps qu’il lui a fallu pour commencer la vérification financière n’était pas injustifié. Plus précisément, la Commission a souligné les problèmes liés à la réalisation de la vérification scientifique des projets, en raison de lacunes dans les documents présentés par le consortium. La Commission a renvoyé à ses demandes spécifiques d'informations et de documents complémentaires, dont le bien-fondé n'a, selon les informations dont dispose le Médiateur, fait l'objet d'aucune contestation de la part du coordinateur du consortium. En l'espèce, le plaignant n'a pas non plus contesté de manière concrète le bien-fondé des demandes susmentionnées de la Commission.

Par conséquent, le Médiateur ne considère pas que l'argument susmentionné du plaignant ait été étayé.

2.12 En ce qui concerne le point de vue du plaignant selon lequel il y a eu un retard injustifié dans l'exécution des paiements à la suite de l'achèvement du dossier de vérification financière, le Médiateur note tout d'abord que la position du plaignant repose essentiellement sur les considérations suivantes: i) le 29 octobre 2004, la Commission a déclaré qu'elle disposait de tous les documents nécessaires à la vérification financière; ii) le 31 janvier 2005, à la suite de demandes d'informations complémentaires, la Commission a informé le consortium que la vérification financière était achevée et que les paiements seraient effectués avant la fin du mois de février 2005; et iii) que le paiement n’a été effectué que le 21 avril 2005.

Comme indiqué ci-dessus, le Médiateur regrette également que ni la Commission ni le plaignant n'aient fait référence aux dispositions applicables en la matière et à la manière dont elles ont été appliquées en l'espèce.

En outre, le Médiateur note ce qui suit:

Le 14 octobre 2005, la Commission a demandé des informations complémentaires, dans un courriel qui, premièrement, contenait la déclaration et la demande suivantes:

«Cher [M. I.],

Je travaille actuellement sur les analyses financières de la troisième (dernière) période du contrat susmentionné. Toutefois, j’ai le regret de vous informer que je ne peux pas procéder au paiement car j’ai besoin d’éclaircissements supplémentaires pour certains des coûts déclarés par les différents partenaires.

Partenaire 1 - [...]

Il semble que [...] ait dépassé son budget global de plus de 20 % du montant contractuel. Veuillez fournir des précisions sur le ou les virements budgétaires effectués pour financer ces montants excédentaires. Veuillez également indiquer les montants transférés de/vers les différentes catégories.»

En outre, le courrier électronique de la Commission du 14 octobre 2005 contenait des demandes détaillées de documents spécifiques (originaux des documents et pages manquantes des relevés de coûts), ainsi que des demandes détaillées de clarifications concernant des informations spécifiques contenues dans les documents déjà fournis par le consortium à la Commission.

Le 29 octobre 2004, la Commission a écrit au coordinateur du consortium:

«Cher [M. I.],

J'ai maintenant reçu toutes les informations demandées par les différents partenaires. Cependant, il y a un autre point qui doit être clarifié, qui est le suivant:

Partenaire 1 - [...]:

Il semble que [...] ait dépassé son budget global de plus de 20 % du montant contractuel. Veuillez fournir des précisions sur le ou les virements budgétaires effectués pour financer des montants excédentaires. Veuillez indiquer à partir de/vers quelle catégorie/montant du partenaire a été transféré. Indiquer également les montants transférés de/vers les différentes catégories." (soulignement ajouté par le Médiateur).

Il apparaît que cette demande était essentiellement une répétition d’une demande déjà formulée dans le courriel susmentionné de la Commission du 14 octobre 2004 et qu’elle a donc pris la nature d’un rappel. Le bien-fondé de cette demande n'a pas été contesté par le coordonnateur et n'a pas été contesté de manière concrète par le plaignant.

Le 2 décembre 2004, le coordinateur du consortium a envoyé des informations complémentaires qui, selon l'avis de la Commission en l'espèce, ont complété les informations demandées aux fins de sa vérification financière.

Toutefois, à la suite de la réception, le 2 décembre 2004, des informations finales pertinentes, la Commission n’a informé le consortium que le 31 janvier 2005 – c’est-à-dire deux mois plus tard, et à la suite des demandes écrites d’information du consortium – que «[l]’analyse a été effectuée et que le paiement est prêt à être effectué dès la réouverture de nos lignes budgétaires. Les lignes budgétaires devraient être rouvertes vers la fin du mois de février. S'ils s'ouvrent avant cela, évidemment j'initierai le paiement plus tôt». Le 5 avril 2005, la Commission a informé le consortium que "[l]e rapport final et TIP ont été approuvés" et qu '" un paiement final ... est prêt à être crédité au projet". Le consortium a également été invité à envoyer des copies de la brochure du projet (ce qu’il a fait le même jour), car il s’agissait d’un élément livrable obligatoire dans le dossier du projet et sans lequel le paiement ne pouvait pas être apuré. Le 21 avril 2005, la Commission a effectué le paiement.

Ainsi, si la Commission était, selon ses propres déclarations, en possession de tous les éléments pertinents pour finaliser la vérification financière le 2 décembre 2004, ce n’est que le 21 avril 2005 qu’elle a effectué le paiement final pertinent au consortium, soit près de cinq mois plus tard.

2.13 Pour tenter d'expliquer ce retard, la Commission a avancé deux arguments. Toutefois, de l'avis du Médiateur, ni l'un ni l'autre n'est convaincant.

Premièrement, la Commission a fait référence à l ' absence de présentation, par le consortium, d ' un "rapport final". Toutefois, la Commission semble considérer qu'elle avait reçu en juin 2004 ce qui pouvait finalement être considéré ou accepté - et a été accepté - comme un rapport final, et la Commission a en outre fait référence, dans son avis, à un rapport final «supplémentaire» qui pourrait être présenté à la lumière du contenu d'une lettre reçue par le coordinateur du projet du consortium. En outre, et surtout, la Commission n’a pas indiqué que l’ouverture ou la durée de la vérification financière, ou que l’exécution du paiement, dépendait de la présentation d’un tel document. Enfin, il semble que la Commission n’ait jamais demandé le document au consortium dans le cadre de la vérification financière qui, comme la Commission l’a indiqué dans son courriel du 31 janvier 2005 au coordinateur du projet, était déjà finalisée à ce moment-là.

Deuxièmement, la Commission a souligné, à son avis, que le paiement final ne pouvait être effectué sans que le consortium ait fourni la "brochure du projet". Toutefois, en tant qu’argument visant spécifiquement à justifier le délai entre l’achèvement du dossier de vérification financière et le paiement effectif au consortium, cela n’est pas convaincant, car i) la Commission a effectivement procédé à la vérification financière (malgré l’absence de la brochure du projet) et ii) la Commission a déclaré par écrit le 31 janvier 2005 que le paiement était prêt à être effectué et n’a pas, à ce moment-là, demandé la brochure du projet, mais ne l’a fait que le 5 avril 2005. La circonstance évoquée par la Commission, selon laquelle le responsable scientifique a été malade entre octobre 2004 et février 2005, ne saurait être retenue comme argument pertinent pour le retard pris dans la finalisation de la vérification financière et le paiement final. Indépendamment de l'exactitude factuelle de la référence à la maladie du scientifique, les principes de bonne administration exigent que, dans un tel cas, l'administration prenne des mesures adéquates pour assurer la continuité de son bon fonctionnement, ce qui ne semble pas s'être produit en l'espèce. Dans ces circonstances, et bien que la brochure ait pu être un élément livrable nécessaire pour effectuer le paiement final, il apparaît que le retard du paiement final n’était pas dû – comme le suggère la Commission – aux actions ou omissions du coordinateur du projet du consortium, mais principalement au comportement de la Commission dans le cadre du traitement de la demande de paiement en cause.

2.14 À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime qu'il y a eu un retard injustifié dans le traitement par la Commission de la demande de paiement en cause en l'espèce. Ce retard a constitué un cas de mauvaise administration et le Médiateur formulera donc une remarque critique ci-dessous.

3 Conclusions

En ce qui concerne la première allégation du plaignant et la demande de paiement correspondante, il apparaît que la Commission a pris des mesures pour régler l'affaire et a ainsi satisfait le plaignant.

En ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, il est nécessaire de formuler les remarques critiques suivantes:

(1) Les principes de bonne administration exigent que les demandes de renseignements reçoivent une réponse (3). En l'espèce, il apparaît qu'il y a eu absence injustifiée de réponse à la demande spécifique de renseignements contenue dans le deuxième courriel envoyé par le coordinateur du consortium le 31 janvier 2005. Cela constitue un cas de mauvaise administration.

(2) À la lumière des constatations figurant aux points 2.12 à 2.14 ci-dessus, ,, la Médiatrice estime qu'il y a eu un retard injustifié dans le traitement par la Commission de la demande de paiement en l'espèce. Ce retard constituait un cas de mauvaise administration.

Étant donné que les aspects susmentionnés de l’affaire concernent des procédures relatives à des événements spécifiques dans le passé et que le plaignant n’a pas présenté de demande spécifique de paiement d’intérêts en raison d’un retard de paiement, il n’est pas pertinent de rechercher un règlement à l’amiable. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Courriels du coordinateur au fonctionnaire de la Commission concerné, datés du 7 septembre 2004, du 14 octobre 2004, du 2 décembre 2004, du 4 janvier 2005 et du 13 janvier 2005.

(2) Le code de bonne conduite administrative de la Commission, disponible sur le site internet du Médiateur (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), dispose que:

"La réponse à une lettre adressée à la Commission est envoyée dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre par le service compétent de la Commission. La réponse doit identifier la personne responsable de l'affaire et indiquer comment elle peut être contactée.

Si une réponse ne peut être envoyée dans le délai mentionné ci-dessus, et dans tous les cas où la réponse nécessite d’autres travaux sur celle-ci, tels que la consultation interservices ou la traduction, le membre du personnel responsable devrait envoyer une réponse d’attente, en indiquant une date à laquelle le destinataire peut s’attendre à recevoir une réponse à la lumière de ces travaux supplémentaires, en tenant compte de l’urgence relative et de la complexité de la question.

Si la réponse doit être établie par un service autre que celui auquel la correspondance initiale est adressée, le demandeur doit être informé du nom et de l’adresse de la personne à qui la lettre a été transmise.»

Ces règles ne s'appliquent pas aux correspondances qui peuvent raisonnablement être considérées comme inappropriées, par exemple parce qu'elles sont répétitives, abusives et/ou inutiles. La Commission se réserve alors le droit de mettre fin à ces échanges de correspondance.»

Et:

"(...) lorsque le courrier électronique est, de par sa nature, l'équivalent d'une lettre, il est traité conformément aux lignes directrices pour le traitement de la correspondance et est soumis aux mêmes délais."

(3) Le code de bonne conduite administrative de la Commission, disponible sur le site internet du Médiateur (http://ec.europa.eu/civil_society/code/index_en.htm#), dispose que:

"La réponse à une lettre adressée à la Commission est envoyée dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre par le service compétent de la Commission. La réponse doit identifier la personne responsable de l'affaire et indiquer comment elle peut être contactée.

Si une réponse ne peut être envoyée dans le délai mentionné ci-dessus, et dans tous les cas où la réponse nécessite d’autres travaux sur celle-ci, tels que la consultation interservices ou la traduction, le membre du personnel responsable devrait envoyer une réponse d’attente, en indiquant une date à laquelle le destinataire peut s’attendre à recevoir une réponse à la lumière de ces travaux supplémentaires, en tenant compte de l’urgence relative et de la complexité de la question.

Si la réponse doit être établie par un service autre que celui auquel la correspondance initiale est adressée, le demandeur doit être informé du nom et de l’adresse de la personne à qui la lettre a été transmise.»

Ces règles ne s'appliquent pas aux correspondances qui peuvent raisonnablement être considérées comme inappropriées, par exemple parce qu'elles sont répétitives, abusives et/ou inutiles. La Commission se réserve alors le droit de mettre fin à ces échanges de correspondance.»

Et:

"[...] lorsque le message électronique est, de par sa nature, l'équivalent d'une lettre, il est traité conformément aux lignes directrices pour le traitement de la correspondance et est soumis aux mêmes délais."