Strasbourg, le 26 juillet 2007

Monsieur,

Le 24 août 2004, au nom d'une entreprise, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre la Commission concernant un projet de l'UE.

Le 12 octobre 2004, j’ai transmis la plainte au président de la Commission. Le 6 décembre 2004, vous avez envoyé un courriel contenant votre lettre du 3 décembre 2004, rédigée en réponse à ma lettre du 12 octobre 2004, dans lequel vous regrettiez que certaines allégations de votre plainte n'aient pu faire l'objet d'une enquête en raison du "délai de deux ans". Vous avez également suggéré de réexaminer l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur.

La Commission a transmis son avis le 22 décembre 2004. Je vous l'ai transmis le 12 janvier 2005 avec une invitation à formuler des observations que vous avez envoyée le 26 février 2005. Dans votre lettre, vous avez de nouveau évoqué le «délai de deux ans» et recommandé que l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur soit réexaminé.

En réponse à votre lettre du 22 juin 2005, dans laquelle vous vous inquiétiez de l'état d'avancement de votre plainte, mon Bureau vous a contacté par téléphone et vous a fourni de plus amples informations.

Le 7 novembre 2005, vous avez envoyé un courriel contenant une lettre datée du 1er novembre 2005 et contenant une nouvelle demande concernant l'état d'avancement de votre plainte. Le 16 novembre 2005, vous avez eu une conversation téléphonique avec mon Bureau à ce sujet. Le 22 novembre 2005, j'ai répondu à votre lettre du 1er novembre 2005 et vous ai fourni de plus amples informations concernant le traitement de votre dossier. Dans ma lettre, j'ai également répondu à vos remarques concernant l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur.

Le 1er mars 2006, je vous ai écrit une lettre supplémentaire concernant l'enquête en cours.

Le 15 mars 2006, j'ai adressé à la Commission une demande d'informations complémentaires et un supplément d'avis pour le 30 avril 2006. Je vous en ai informé dans une lettre du même jour.

Le 21 avril 2006, la Commission a demandé une prolongation du délai pour son supplément d'avis jusqu'au 31 mai 2006, ce que j'ai accepté par lettre du 3 mai 2006.

Le 9 juin 2006, la Commission a informé mon Bureau qu'il y aurait un retard supplémentaire.

Le 20 juillet 2006, la Commission a envoyé son supplément d'avis. Je vous l’ai envoyé le 7 août 2006 avec une invitation à présenter des observations complémentaires, que vous avez envoyée le 26 septembre 2006.

Le 15 février 2007, j'ai adressé une proposition de solution à l'amiable à la Commission, en lui demandant de répondre avant le 31 mars 2007. Vous en avez été informé le même jour.

Par lettre du 2 mars 2007, la Commission a demandé une prolongation du délai de réponse jusqu’au 31 mai 2007. Par lettre du 12 mars 2007, j'ai accepté la demande de la Commission. Vous en avez été informé le même jour.

Par lettre du 5 avril 2007, vous m’avez informé que votre société était devenue membre d’un autre groupe de sociétés et que, à la suite de ce changement, le nom de votre société ainsi que son adresse avaient changé.

La Commission a envoyé sa réponse concernant la proposition de solution à l'amiable le 14 mai 2007. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que vous avez envoyée le 15 juin 2007.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

Pour éviter tout malentendu, il importe de rappeler que le traité CE habilite le Médiateur à n'enquêter sur d'éventuels cas de mauvaise administration que dans le cadre des activités des institutions et organes communautaires, en l'occurrence la Commission européenne. Le statut du médiateur prévoit spécifiquement qu’aucune action d’une autre autorité ou personne, telle que, en l’espèce, les autorités nationales, plus particulièrement le ministre d’État chargé de la réforme administrative, ne peut faire l’objet d’une plainte auprès du médiateur.

LA PLAINTE

Le plaignant est une société de consultants en gestion. Selon le plaignant, les faits pertinents sont, en résumé, les suivants:

Le plaignant, qui a formé un consortium avec une autre société, était un contractant dans la mise en œuvre d'un projet de développement de la Commission européenne dans un pays tiers. L’autorité contractante pour le projet en question était le ministre d’État chargé de la réforme administrative du pays où le projet a eu lieu («OMSAR»). Le contrat relatif au projet a été signé en août/septembre 1999 (1) et le consortium a commencé à fournir ses services le 8 octobre 1999.

La plainte concerne le traitement de ce projet par la délégation de la Commission dans le pays du projet (ci-après la «délégation»). Selon le plaignant, le traitement inéquitable du contrat par la Commission a entraîné de graves pertes financières pour le plaignant, tout en portant atteinte à la réputation du consortium.

Un consortium indépendant mandaté par la Commission a procédé à un examen à mi-parcours du projet en octobre 2001 et a publié un rapport de suivi en avril 2002.

Parallèlement à sa plainte auprès du Médiateur, le plaignant a joint une note détaillée de 14 pages sur les problèmes d'appel d'offres et de mise en œuvre du projet. Dans cette note, le plaignant a formulé les quatre allégations suivantes:

(1) Il y a eu des infractions au cours de la procédure d’appel d’offres: la procédure d'appel d'offres, qui a abouti à la signature du contrat (le 30 août 1999), a été longue, controversée et a fait l'objet de nombreuses manœuvres politiques. Plus d'un an s'est écoulé entre la demande de propositions (« DDP ») en septembre 1998 et le début des services par le consortium en octobre 1999.

(2) Le contrat a fait l’objet d’une interprétation inéquitable en ce qui concerne i) l’équipe de soutien du bureau à domicile, ii) le personnel de soutien du bureau et iii) le remplacement d’experts:

i) Par lettre du 22 janvier 2003, la délégation a informé le plaignant qu'un montant de 29 306,65 EUR représentant les indemnités journalières et les frais de billetterie facturés par le consortium au fil des ans pour l'équipe d'assistance au bureau à domicile serait recouvré. Toutefois, le plaignant a fait observer qu'il avait suivi cette procédure pendant trois ans et demi et qu'elle avait toujours été remboursée par la Commission. Le plaignant a fait référence à une lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 indiquant que cette dernière était parvenue à un accord avec la délégation sur un certain nombre de questions, dont l'une concernait le soutien au bureau à domicile. La lettre, dont copie a été transmise à la délégation, prévoyait ce qui suit: "M. [X] [le directeur général du plaignant], M. [P.] et M. [B.] sont considérés comme l ' équipe d ' appui du siège social (2) et, par conséquent, ils n ' ont droit qu ' au billet d 'avion et aux indemnités journalières" (soulignement ajouté par le plaignant). Le plaignant a également fait référence à une lettre du chef de délégation datée du 10 décembre 1999, qui, selon lui, étayait sa position. La lettre du chef de délégation indiquait que "si vous souhaitez faire appel à des membres de l'équipe de surveillance de soutien en tant qu'experts à court terme, votre proposition devra être préalablement et formellement approuvée par le pouvoir adjudicateur après information préalable de la Commission". La même lettre précisait également que "[c]ompte tenu de ce qui a déjà été discuté, la mission préalable de [directeur général du plaignant](...) doit être considérée comme un soutien par [le plaignant] et aucune facture de frais ne sera autorisée" (soulignement ajouté par le plaignant). Si la procédure utilisée par le plaignant avait toujours été erronée, une notification et une correction antérieures par la Commission auraient été nécessaires et auraient dû s’appliquer aux contributions futures plutôt qu’anciennes de l’équipe de soutien du bureau à domicile.

ii) Avant la signature du contrat en août 1999, l'OMSAR a informé le plaignant qu'elle ne serait pas en mesure de mettre à disposition du personnel de soutien du bureau, et il a été convenu que la question devrait être soulevée avec la délégation au cours de la période de démarrage. C'est sur cette base que le contrat a été signé et approuvé par la délégation. Plus tard, au cours de la période de démarrage (3), le plaignant a été informé par la délégation que le consortium avait mal interprété la DP et qu’il devait couvrir lui-même les coûts liés au personnel de soutien du bureau.

iii) Au fil du temps, les exigences concernant le remplacement des experts sont devenues plus strictes et ont entraîné des coûts considérables pour le consortium. À cet égard, le plaignant a fait référence aux événements survenus en 2000 et 2001, ainsi qu'au rapport de suivi d'avril 2002.

(3) Il y a une incohérence dans le processus décisionnel de la délégation. Le plaignant a cité cinq exemples impliquant les organismes bénéficiaires du projet, à savoir i) le ministère de l’intérieur et des municipalités, ii) le ministère des affaires sociales, iii) le ministère des finances, iv) le ministère du commerce et de l’économie et v) l’administration centrale des statistiques. À cet égard, le plaignant a mentionné divers incidents survenus au cours des deux premières années de mise en œuvre du projet.

(4) Il y a eu un manque de transparence et de réactivité de la part de la délégation dans le suivi du projet, à savoir i) une communication peu claire, ii) une confusion des rôles et des responsabilités et iii) une indécision et un manque de réactivité en ce qui concerne le plan du plaignant pour une deuxième phase du projet.

En ce qui concerne le manque de détermination et de réactivité, le plaignant a déclaré que le plan pour une deuxième phase du projet avait été présenté en juin et décembre 2002 et de nouveau en mars 2003. Toutefois, la Commission n'a pas assuré de suivi substantiel. Plus particulièrement, le plaignant a souligné que le plan avait été présenté pour la première fois en juin 2002, mais qu'une période de silence total avait suivi. En novembre 2002, et seulement après que le consortium eut exercé des pressions sur la délégation, celle-ci a publié une déclaration suggérant quelques modifications mineures. Ces mesures ont été prises et un plan révisé a été présenté au début de décembre 2002. Encore une fois, une période de silence complet a suivi. Le plaignant a dû exercer une nouvelle pression sur la délégation pour qu’elle fournisse des orientations sur la portée d’une deuxième phase. Comme à la première occasion, il n'y a eu que des commentaires mineurs. Une troisième proposition, qui comprenait un budget, a été élaborée en mars 2003, en tenant compte de tous les points soulevés par la délégation, mais, après un retard supplémentaire considérable, elle a simplement été rejetée par la délégation au motif qu'elle ne respectait pas les paramètres budgétaires disponibles.

Réaction du Médiateur

Dans sa lettre du 12 octobre 2004 répondant à la plainte, le Médiateur a informé le plaignant qu'à l'exception des allégations 2 i) et 4 iii), il n'était pas habilité, en vertu de l'article 2, paragraphe 4, de son statut, à traiter la plainte. Cette disposition stipule qu '" une plainte doit être déposée dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle les faits sur lesquels elle se fonde ont été portés à la connaissance de l ' auteur de la plainte".

Le Médiateur a donc demandé à la Commission de présenter un avis sur les allégations 2(i) et 4(iii), à savoir que:

i) la décision de la Commission du 22 janvier 2003 de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR représentant les indemnités journalières et les frais de billetterie (liés à l'équipe d'assistance au bureau à domicile) facturés par le consortium au fil des ans est injustifiée. Le plaignant demande le remboursement de cette somme.

ii) la Commission a fait preuve d’indécision et de non-réactivité en ce qui concerne le plan pour une deuxième phase du projet, que le plaignant a présenté en juin et décembre 2002, puis de nouveau en mars 2003.

Correspondance ultérieure du plaignant

Réagissant à la lettre du Médiateur du 12 octobre 2004, le plaignant a suggéré, dans une lettre du 3 décembre 2004 , que l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur puisse être réexaminé afin que le délai de prescription de deux ans ne s'applique plus aux plaintes légitimes.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission

Dans son avis, la Commission a formulé, en résumé, les observations suivantes:

Le projet a été approuvé en juin 1998 par la Commission et l'OMSAR. Le Project Monitoring Consultancy (« PMC ») a été attribué par l'OMSAR au consortium du plaignant. L'objectif de ce contrat de service de 36 mois était d'aider le gouvernement du pays à mettre en œuvre le programme national de réhabilitation administrative.

Le contrat a été signé par OMSAR et le plaignant (au nom du consortium) le 30 septembre 1999. Le 30 septembre 2002, c'est-à-dire avant la date d'expiration, un avenant a été signé prolongeant la durée du contrat de six mois supplémentaires, d'octobre 2002 à mars 2003.

En ce qui concerne les deux allégations, la Commission a formulé les observations suivantes:

(1) Remboursement de la somme de 29 306,65 EUR en raison d’une interprétation erronée du contrat relatif à l’assistance au bureau à domicile

En ce qui concerne la première allégation du plaignant, la Commission a indiqué que, après vérification d'une facture reçue du plaignant le 28 octobre 2002 et couvrant la période juillet-septembre 2002, la délégation a constaté que les coûts des activités d'appui avaient été inclus dans la rubrique "Rémunération du personnel". Étant donné que ces coûts n'étaient pas prévus dans les dispositions contractuelles, la délégation a vérifié les paiements antérieurs datant d'août 2000 et couvrant les services fournis entre le 30 septembre 1999 et le 30 juin 2002. À la suite de cette vérification, la délégation a constaté qu’un montant total de 29 306,65 EUR avait été indûment versé au plaignant.

Par lettre du 22 janvier 2003, la délégation a informé le plaignant que l'assistance technique était considérée comme faisant partie des frais généraux du contractant et que, par conséquent, les honoraires et les dépenses connexes n'auraient pas dû être facturés. La Commission a donc informé le plaignant qu'une correction de la facture était nécessaire et que le montant indûment payé serait recouvré en le déduisant de la facture suivante de la société.

Par lettres des 5 mars et 19 mai 2003, le requérant a allégué que l ' OMSAR avait fait une offre "pour compenser (...) les coûts des billets et des indemnités journalières pour les missions d ' appui" et que le requérant avait agi conformément aux instructions reçues. Toutefois, comme le plaignant en a été informé le 14 mai 2003, la délégation n'a trouvé aucun document à l'appui de l'approbation d'un tel accord par la Commission. Malgré une demande en ce sens, aucun élément de preuve n’a été fourni à cet égard.

Dans sa plainte, le plaignant faisait référence à une lettre envoyée par le chef de délégation le 10 décembre 1999 qui énonçait les conditions applicables aux demandes de paiement, à savoir l'approbation formelle par le pouvoir adjudicateur après information préalable de la Commission concernant l'emploi d'un membre de l'équipe de surveillance du soutien en tant qu'expert à court terme. La Commission a observé que, conformément aux clauses contractuelles, ces experts étaient autorisés à effectuer des missions de courte durée au cours des six premiers mois du projet, pour lesquelles ils étaient entièrement rémunérés.

En ce qui concerne les activités de soutien, toutefois, les dispositions contractuelles ne prévoyaient pas spécifiquement de compensation ou de remboursement des coûts (4), qui étaient considérés comme faisant partie des frais généraux du consultant. En effet, le plaignant l ' a admis lorsqu ' il a déclaré dans sa plainte que "la notification et la correction antérieures par la Commission (...) auraient dû s ' appliquer aux apports futurs plutôt qu ' aux apports passés de l ' aide au bureau à domicile". Le plaignant semblait toutefois ignorer le fait que, conformément à l'article 90.3 des conditions générales applicables aux marchés de services financés par la Communauté européenne dans les pays et territoires méditerranéens (ci-après dénommées "conditions générales"), "le paiement de paiements intermédiaires n'a pas le caractère d'un paiement final libérant le bénéficiaire de son obligation". En outre, le fait que des paiements antérieurs aient été débloqués sans détecter d’irrégularités ne saurait être considéré comme une modification valable des clauses contractuelles. Selon l'article 105 des conditions particulières du contrat, une telle modification n'aurait pu être effectuée que par le biais d'un avenant. Par conséquent, conformément à la bonne gestion financière et aux dispositions contractuelles applicables, la Commission avait l'obligation de veiller à ce que les fonds communautaires soient dépensés conformément aux dispositions du contrat et disposait également d'un droit légitime de contester le paiement des montants indûment versés.

En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel sa confiance légitime n'a pas été respectée (5), la Commission a observé que, selon la jurisprudence des juridictions communautaires, le droit de se prévaloir du principe de protection de la confiance légitime s'étend à tout particulier qui se trouve dans une situation dans laquelle il apparaît que l'administration communautaire l'a amené à nourrir des espérances raisonnables. Une personne ne peut invoquer une violation de ce principe que si l’administration lui a donné des «assurances précises». En l’espèce, le plaignant n’a fourni aucun élément prouvant que la Commission avait approuvé l’accord en vertu duquel les coûts liés aux activités de soutien devaient être remboursés. La Commission a estimé qu’elle disposait de motifs juridiques suffisants pour demander le remboursement d’un montant de 29 306,65 EUR. La Commission a toutefois reconnu qu'il y avait un certain retard dans la détection de l'irrégularité des paiements effectués pour des activités de soutien et, pour cette raison, elle a exprimé ses regrets au plaignant.

(2) Indécision et manque de réaction à l'égard du plan du plaignant pour une deuxième phase du projet

En ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant, la Commission a indiqué qu'au moment où la décision concernant une deuxième phase du projet devait être prise, le pouvoir adjudicateur avait formulé des remarques critiques sur la faible qualité des services d'assistance technique fournis par le plaignant. Nonobstant ce contexte, la Commission a pris des mesures afin de garantir la poursuite du projet et sa mise en œuvre dans une deuxième phase. Quatre mois avant l'expiration du contrat, le 21 mai 2002, la Commission a défini les conditions dans lesquelles une telle deuxième phase devait être mise en œuvre et a établi un programme en deux phases pour ce faire. Dans un premier temps, jusqu'en juillet 2002, l'OMSAR devait présenter une proposition de programme de modernisation administrative. Si un accord était conclu, une nouvelle phase était prévue, qui débuterait en septembre 2002, au cours de laquelle le rôle de l'OMSAR, les besoins d'assistance technique et les contrats de services à préparer devaient être identifiés.

L'OMSAR a soumis à la Commission trois propositions successives concernant le cadre d'intervention pour l'avenir (le «Cadre d'intervention pour l'avenir»).

La Commission a souligné que les dates mentionnées dans l'allégation du plaignant ne coïncidaient pas exactement avec celles indiquées par la Commission. Le plaignant a déclaré que le plan avait été présenté pour la première fois en juin 2002, mais ce n'est que le 18 juillet 2002, lorsque l'OMSAR a produit un document provisoire de la FFAI avec l'aide du PMC, que des faiblesses ont été détectées.

En raison de contraintes de temps, un avenant signé le 30 septembre 2002 a prolongé le contrat avec le consortium de six mois supplémentaires, jusqu'en mars 2003. Cet addendum a été approuvé par la délégation le 11 octobre 2002 et approuvé par le siège de la Commission.

Le 4 novembre 2002, la Commission a présenté ses observations sur la proposition de la FFAI. Ce n'est que le 6 février 2003 - et pas au début de décembre 2002, comme l'a déclaré le plaignant - qu'OMSAR a fourni à la Commission une version actualisée du plan. Lors d'une réunion tenue le 24 février 2003, la délégation a informé l'OMSAR et le CMP de son avis sur le nouveau plan. Le 10 mars 2003, l'OMSAR a de nouveau envoyé une nouvelle version du plan, qui a finalement été approuvée le 19 mars 2003 avec quelques observations.

Bien que, certes, le processus décisionnel ait été long, la Commission a estimé que plusieurs facteurs expliquaient les retards, qui, en tout état de cause, n’étaient pas exclusivement imputables à la Commission. Comme cela a déjà été démontré, la Commission n'est pas restée passive et a fait de son mieux pour garantir la poursuite du projet. Une grande partie du temps qui s'est écoulé jusqu'à l'approbation finale de la FFAI aurait pu être économisée si le document demandé avait satisfait aux exigences de qualité attendues dès le début. C'est dans un souci de bonne gestion financière et contractuelle que la Commission a été obligée de demander la révision de la FFAI.

La Commission a en outre souligné que, bien que la mise en œuvre du projet ait pris du retard, elle a pris les mesures appropriées et a également prolongé la durée du contrat en prévoyant un budget suffisant pour couvrir la prolongation de six mois. Ces mesures ont permis au CGP de conserver son personnel.

La Commission a reconnu qu'il existait une certaine divergence d'opinion avec OMSAR quant à la manière de procéder pour permettre la participation continue du plaignant après l'expiration du contrat, le 31 mars 2003. Alors que l'OMSAR envisageait de signer un nouveau contrat selon la procédure négociée, la délégation a jugé plus approprié de modifier le contrat au moyen d'un avenant.

En raison de contraintes de temps, la délégation a modifié son approche et, par lettre du 26 mars 2003, a informé l'OMSAR de la possibilité d'une procédure négociée avec le consortium. En conséquence, le 4 avril 2003, l'OMSAR a présenté les résultats des négociations avec le plaignant, y compris les CV des experts et la révision des prix.

Après évaluation de la proposition, la délégation a informé l'OMSAR, le 15 avril 2003, qu'elle ne pouvait pas soumettre la proposition au siège de la Commission pour approbation car i) les CV proposés étaient de qualité inférieure et souvent insuffisante et ii) la Commission a observé que les frais avaient considérablement augmenté par rapport à ceux contenus dans le contrat qui venait d'expirer. Ces augmentations de redevances allaient de 25 % à 30 %, hors transport international, et de 30 % à 39 %, y compris le transport international. Cette dernière augmentation impliquait la fixation d’un montant journalier de 919 EUR pour les honoraires d’experts internationaux de courte durée. Cela aurait conduit à payer des salaires beaucoup plus élevés que dans d'autres contrats de même nature mis en œuvre dans le cadre du projet.

La délégation s'est référée à la circulaire du 8 janvier 2003 relative à la révision des prix, publiée par la direction générale du budget de la Commission. Le plaignant avait déjà utilisé l'indice des prix pour calculer les augmentations de frais. En raison de l'application des dispositions de la circulaire, et à l'exclusion des coûts inéligibles pour le transport international, les augmentations de redevance ont varié de 8,6 % à 19 %, au lieu de 30 % à 39 % comme demandé par le consortium. Conformément à ce calcul, le procès-verbal de la réunion du 24 février 2003, envoyé à la fois à OMSAR et au chef d'équipe du projet, indiquait que l'augmentation de redevance envisagée était de 10 %.

Par conséquent, après la réévaluation du dossier, il était clair que les retards imputables à la Commission étaient justifiés. En outre, la décision initiale de rejet de la proposition de procédure négociée se justifiait à la fois par souci de bonne gestion financière et par l'obligation de la Commission de veiller à ce que les fonds communautaires soient dépensés conformément aux dispositions existantes.

La Commission a conclu que ses services avaient agi correctement, respecté les règles et principes qui la liaient et que, par conséquent, aucun cas de mauvaise administration n’avait eu lieu.

Observations du plaignant

Dans ses observations, le plaignant a réitéré les remarques qu'il avait formulées dans sa lettre du 3 décembre 2004 au Médiateur. Elle a déclaré que, bien que la décision du Médiateur de ne pas traiter ses allégations sur la base de l'article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur soit formellement correcte, elle pourrait ne pas atteindre ce qui est nécessaire pour fournir un retour d'information à la Commission et pourrait donc lui refuser la possibilité de tirer des enseignements des problèmes liés à la mise en œuvre du projet. Compte tenu de ce qui précède, le plaignant a recommandé que l'article 2, paragraphe 4, soit réexaminé afin que le délai de prescription de deux ans ne s'applique plus aux plaintes légitimes.

En ce qui concerne la première allégation, le plaignant a déclaré que, tout en reconnaissant qu’il y avait effectivement «un certain retard» dans la détection de l’irrégularité des paiements effectués pour le soutien technique, la Commission maintenait son point de vue selon lequel elle disposait de motifs juridiques suffisants pour demander le remboursement de 29 306,65 EUR au consortium, ce montant ayant prétendument été indûment versé au plaignant depuis le début du projet, le 30 septembre 1999.

À cet égard, le plaignant a rappelé qu'une copie d'une lettre du 30 septembre 1999 rédigée par l'OMSAR était à la disposition de la délégation depuis plus de cinq ans. Dans cette lettre, le ministre a porté à l'attention du plaignant un certain nombre de questions qui avaient été discutées avec la délégation et acceptées par elle, y compris les coûts de l'équipe d'appui. Plus particulièrement, l'OMSAR a déclaré que: "M. [X] [le directeur général du plaignant], M. [P.] et M. [B.] sont considérés comme une équipe d ' appui au siège social et, par conséquent, ils n ' ont droit qu ' au billet d 'avion et aux indemnités journalières" (soulignement ajouté par le plaignant). En outre, la délégation avait en sa possession des pièces justificatives pour chaque mission d’appui, toutes portant les signatures autorisées de l’OMSAR et l’approbation formelle par la délégation elle-même. Ces documents démontraient que le consortium avait respecté les règles pertinentes établies par l’OMSAR et la délégation, et qu’il avait donc facturé les frais de voyage et les indemnités journalières uniquement pour le soutien, et jamais pour les honoraires.

Au lieu de cela, la Commission a cherché à démontrer la légitimité de ses efforts pour réclamer, avec effet rétroactif, des paiements effectués pendant une période de plus de trois ans. Le plaignant a estimé que les éléments de preuve susmentionnés étayaient suffisamment son point de vue selon lequel la demande de remboursement de la délégation devrait être considérée comme «irrégulière».

En ce qui concerne la deuxième allégation, le plaignant a déclaré que l’avis de la Commission était contextualisé d’une manière particulière, à savoir en soulignant le point de vue du pouvoir adjudicateur sur la qualité prétendument médiocre des services d’assistance technique fournis par le plaignant. Cette situation est particulière car la délégation a délibérément ignoré l'avis de ses propres experts en matière de suivi. Ces experts, qui ont montré qu'ils étaient pleinement conscients de la complexité et de la difficulté de la politique dans le cadre de laquelle le projet a été mis en œuvre par le consortium, considéraient, au moment de l'expiration du contrat (rapport PC/M06 du 2 octobre 2002), que "la réalisation des résultats à ce jour", "la capacité d'atteindre les objectifs" et "la durabilité potentielle" étaient tous "normaux, conformément au plan". Aucun « problème/besoin d'action » particulier n'a été signalé dans leur conclusion sommaire. La contextualisation de l’avis de la Commission était tout au plus arbitraire et n’était certainement pas pertinente en l’espèce.

L'arbitraire et l'indécision de la délégation ont atteint un stade très préjudiciable en ce qui concerne le processus décisionnel relatif à une éventuelle deuxième étape. Sur ce point, l'avis de la Commission lui-même a amplement étayé la plainte. Par exemple, il a été fait référence au fait que la délégation avait effectivement mis pas moins de quatre mois pour formuler des observations sur la première proposition de la FFAI. L’avis de la Commission témoignait, à différents moments, de l’existence d’un «arbitraire», notamment en cas d’avis divergents entre l’OMSAR et la délégation, ou sur des questions relatives à la budgétisation, à la planification et aux procédures d’extension. Un observateur impartial ne pouvait guère conclure autre chose que le fait que le processus décisionnel concernant l'extension du projet était confus et truffé de suggestions divergentes et de fausses attentes.

Le plaignant a également allégué un caractère arbitraire de la part de la délégation. Par exemple, le consortium a demandé à plusieurs reprises des orientations sur les paramètres qui régiraient toute révision des tarifs, lors de l'entrée dans une nouvelle phase. La réponse de la délégation a été de demander au plaignant d'être plus précis et de demander au consortium et à l'OMSAR de présenter des propositions sur cette question, à la suite de discussions et de négociations mutuelles. Le personnel de l'OMSAR et le consortium ayant consacré beaucoup de temps à la discussion et à l'examen des paramètres budgétaires et ayant formulé une proposition conjointe pour la phase suivante du projet, cette dernière a été rejetée par la même délégation qui avait proposé cet arrangement.

Le plaignant a déclaré que, pour parvenir à une évaluation juste et équilibrée de la plainte, le Médiateur pourrait également envisager de demander l'avis de l'OMSAR.

Le plaignant a également formulé des observations plus spécifiques, étant donné que les affirmations de la Commission avaient une certaine incidence sur ses capacités techniques en tant que partenaire de longue date de la Commission. À cet égard, le plaignant a déclaré qu'il n'était pas vrai que les honoraires proposés étaient «beaucoup plus élevés que dans d'autres contrats de même nature». En fait, dans certains projets, les taxes sont deux fois plus élevées que le montant proposé par la délégation. En outre, les redevances perçues par le plaignant dans le cadre de projets similaires financés par l’UE dans la région allaient même bien au-delà des redevances proposées.

Les remarques selon lesquelles les CV proposés étaient inférieurs aux normes étaient également inexactes. Le rejet pur et simple de tous les CV a renforcé l'impression que la délégation cherchait simplement une excuse pour rejeter la proposition.

Nonobstant l'ambiguïté relevée concernant, par exemple, les questions relatives aux taxes, la délégation n'a jamais invité le consortium à examiner la proposition qui lui avait été soumise, et encore moins les experts et les taxes proposés. Au lieu d'entrer dans une discussion mûre qui aurait pu conduire à une révision d'éléments spécifiques, l'ensemble de la proposition a simplement été rejeté, sans donner la possibilité à l'OMSAR ou au plaignant d'être entendu.

Sur la base de ce qui précède, le consortium n'était pas d'accord avec le point de vue de la Commission selon lequel ses services avaient agi correctement et qu'il n'y avait pas eu de cas de mauvaise administration.

Autres demandes
de renseignements

Après analyse de l'avis de la Commission et des observations du plaignant, il est apparu que des enquêtes supplémentaires étaient nécessaires. Le Médiateur a donc adressé à la Commission, le 15 mars 2006, la demande d'informations complémentaires et d'avis suivante sur une nouvelle allégation:

(I) Demande d'informations complémentaires:

(1) Dans sa plainte, le plaignant a indiqué que " les indemnités journalières et les frais de billetterie ont été facturés, la ou les factures (approuvées par l ' OMSAR) ont été vérifiées et approuvées par la délégation et finalement, et invariablement, remboursées par la Commission à Bruxelles" (soulignement ajouté). Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a soutenu que la délégation dispose d'une

«une série de pièces justificatives adressées à [sic] chaque mission d’appui, portant toutes les signatures légitimes de [sic] OMSAR et l’approbation formelle de la délégation elle-même, afin de démontrer que le consortium a respecté les règles concernées établies par OMSAR et la délégation, et s’est donc contenté de facturer les frais de voyage et les indemnités journalières pour l’appui, et jamais les taxes»(soulignement ajouté).

Par conséquent, la Commission pourrait-elle i) commenter l’importance de l’approbation des missions d’appui par la délégation et ii) envoyer une copie des documents par lesquels elle a approuvé les factures envoyées par le plaignant?

(2) La lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 au plaignant - dont copie a été adressée au chef de délégation - faisait référence, en ce qui concerne la phase préalable à la création, à:

"les questions suivantes ont été examinées et convenues avec la délégation de l'UE: (...) 2. Frais de l'équipe de soutien du siège social pour la phase préalable à la création: M. X. [directeur général du plaignant], M. P. et M. B. sont considérés comme une équipe d’appui au siège social et, par conséquent, ils n’ont droit qu’au billet d’avion et aux indemnités journalières»(soulignement ajouté).

La lettre du 10 décembre 1999 de la délégation au plaignant, qui se contente d'indiquer qu'aucune facture de taxes ne sera admise, ne semble pas contredire la déclaration figurant dans la lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 en ce qui concerne le remboursement des frais de voyage et des indemnités journalières pendant la phase préalable à la création. La Commission pourrait-elle formuler des observations à ce sujet et préciser ce qu’était la «phase préalable à la création» et quelle période elle couvrait?

(3) Le Médiateur note également que, dans sa lettre du 22 janvier 2003, la Commission a informé le plaignant qu'elle recouvrerait les montants des factures couvrant la période allant du 30 septembre 1999 (c'est-à-dire le début du contrat) au 30 juin 2002. Dans son avis, la Commission a toutefois indiqué que, pendant les six premiers mois du projet (c'est-à-dire du 30 septembre 1999 au 31 mars 2000), les experts de l'équipe d'appui étaient autorisés à effectuer des missions de courte durée et étaient entièrement rémunérés pour ces missions. Il est difficile de concilier à première vue les deux affirmations ci-dessus. La Commission pourrait-elle formuler des observations à ce sujet?

(4) Dans son avis, la Commission a indiqué que les dispositions contractuelles ne prévoyaient spécifiquement aucune compensation ni aucun remboursement des coûts des activités de soutien. Dans ces circonstances, la Commission pourrait-elle expliquer quand exactement elle a constaté que ces coûts n’auraient pas dû être remboursés et pourquoi il lui a fallu tant de temps, à savoir plus de trois ans après l’envoi des premières factures, pour prendre conscience que ces coûts n’auraient pas dû être facturés?

(5) Dans ses observations, le plaignant a déclaré que la contextualisation de l'avis de la Commission, à savoir la référence à la prétendue mauvaise qualité des services d'assistance technique fournis par le plaignant, était arbitraire et n'était pas pertinente pour la question. La Commission pourrait-elle formuler des observations à ce sujet?

(6) Dans ses observations, le plaignant a déclaré qu'il n'était pas vrai que les honoraires proposés étaient "beaucoup plus élevés que dans d'autres contrats de même nature"(page 4 de l'avis de la Commission). Le plaignant a également déclaré que l'avis de la Commission selon lequel les CV proposés étaient de qualité inférieure était également inexact. La Commission pourrait-elle formuler des observations à ce sujet?

(II) Demande d'avis sur une nouvelle allégation:

(7) Dans ses observations, le plaignant alléguait que la proposition d'une deuxième phase du projet avait simplement été rejetée, sans donner la possibilité à l'OMSAR ou au plaignant d'être entendu. Dans ce contexte, le plaignant a également allégué l'arbitraire puisque, d'une part, il a été invité par la délégation à présenter, conjointement avec l'OMSAR, des propositions concernant les paramètres budgétaires et, d'autre part, la proposition conjointe a été rejetée par la délégation même qui avait proposé cet arrangement. La Commission pourrait-elle commenter cette nouvelle allégation?

Le supplément d'avis de la Commission

Dans son supplément d'avis, la Commission a formulé les observations suivantes:

(1) En ce qui concerne l'approbation des factures, la Commission a souligné que la déclaration du plaignant selon laquelle les feuilles de présence des missions de soutien jointes aux factures ont été formellement approuvées par la délégation n'est pas exacte. Les pièces justificatives transmises par l'OMSAR à la délégation ne portaient que les signatures des représentants de l'OMSAR. La délégation n’a pas pour pratique courante de viser les factures et les pièces justificatives, ce qui n’a pas non plus été fait en l’espèce.

Pour preuve, des exemples d'exemplaires d'une demande de facture et d'une feuille de présence ont été annexés au supplément d'avis de la Commission. Le Médiateur aura donc la possibilité d'évaluer si ces documents ont été ou non approuvés par la Commission.

(2) En ce qui concerne la deuxième question, la Commission estime que la lettre de la délégation du 10 décembre 1999 n'est pas incompatible avec la lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999. En effet, les deux lettres contestent la facturation et le paiement de frais pour les activités de soutien.

En outre, les parties à ce contrat, c'est-à-dire OMSAR et le plaignant et son partenaire, ont l'obligation d'agir conformément aux termes du contrat qu'ils ont signé. La Commission, en sa qualité d’entité de financement public, a l’obligation de veiller à la conformité des paiements avec les conditions du contrat.

La Commission n’exclut pas la possibilité que l’une ou les deux parties au contrat n’aient pas compris que la rémunération et les dépenses relatives aux services rendus par le membre de l’équipe d’appui étaient incluses dans les frais généraux globaux payés trimestriellement par l’OMSAR au plaignant. Toutefois, même dans cette situation, la Commission ne serait pas tenue d’accepter des paiements qui n’étaient pas autorisés en vertu du contrat et qui, conformément à l’article 105 des conditions particulières, n’étaient pas formellement autorisés.

MM. B. et C. ont rencontré le chef de délégation de la Commission à ce sujet et ont été dûment informés que leur mission préalable à la création devait être considérée comme une action de soutien du consultant. La lettre de la Commission du 10 décembre 1999 visait à clarifier ce sujet.

En ce qui concerne la question du Médiateur sur la phase préalable à la création, la Commission a expliqué que cette phase, une phase préalable à l'ouverture, bien que non prévue dans le mandat, avait été incluse à la demande du plaignant. Par conséquent, une période de dix jours a été ajoutée à la période initiale de soixante jours prévue dans le mandat afin de donner au plaignant plus de temps pour mettre à jour le contenu du projet.

Cela s'est avéré nécessaire compte tenu, d'une part, du temps relativement long qui s'est écoulé entre la préparation du cahier des charges et le lancement du projet et, d'autre part, de la complexité du projet qui a impliqué toutes les administrations. La période initiale pourrait durer au maximum 60 jours à compter de la date de signature du contrat. En fait, l ' article 7 du mandat prévoit que " le projet de rapport initial sera soumis en 5 (cinq) exemplaires au plus tard 60 (soixante) jours après la signature du contrat". En effet, par lettre du 23 septembre 1999, le plaignant a suggéré à l'OMSAR d'ajouter à cette période une période préalable de dix jours, permettant d'identifier l'évolution des circonstances et, si possible, de proposer des actions pertinentes visant à améliorer la stratégie de mise en œuvre du projet. L'approbation de cette phase préalable à la création a été donnée par l'OMSAR dans sa lettre du 30 septembre 1999. Le rapport préliminaire a été approuvé lors d'une réunion qui s'est tenue le 14 octobre 1999.

(3) En ce qui concerne la troisième question, la Commission a indiqué qu’elle ne voyait aucune contradiction entre les deux déclarations, mais a reconnu que le sujet prêtait à confusion et pouvait être trompeur. Dans sa lettre du 22 janvier 2003, la Commission a informé le plaignant qu'une correction de la facture était nécessaire et que les montants indûment versés seraient remboursés sous la forme d'une compensation dans la facture suivante, mais ses observations portaient exclusivement sur les coûts liés aux activités de soutien. Dans sa deuxième déclaration, la Commission avait l’intention d’expliquer au Médiateur que, même si les membres de l’équipe de soutien ont effectué des missions de courte durée, ils étaient déjà rémunérés en tant que soutiens et ne pouvaient donc pas recevoir d’autres rémunérations à moins qu’une autorisation appropriée n’ait été demandée (article 105 des conditions particulières).

Le statut dans lequel un expert accomplit une mission n’est pas dénué de pertinence. Si la mission de l'expert est considérée comme une mission de soutien, aucune facturation des honoraires n'est autorisée. Au contraire, si l'expert membre de l'équipe de supervision de soutien effectue une mission en tant qu'expert à court terme, la rémunération de cette mission est autorisée. Cette différence de traitement est clairement mentionnée dans la lettre de l'OMSAR du 4 juillet 2000. Ce n’est qu’avec l’autorisation préalable que les membres de l’équipe de surveillance d’appui pourraient être utilisés en tant qu’experts à court terme.

(4) En ce qui concerne la quatrième question, la Commission a indiqué que l'exécution du contrat a eu lieu à un moment où le suivi des opérations était limité par le nombre limité de personnes employées au sein de la délégation. Ce manque de ressources humaines explique un certain retard dans la détection des paiements indûment effectués pour des activités de soutien, pour lesquels la Commission a déjà présenté ses regrets au plaignant dans son avis du 22 décembre 2004.

Ce n'est qu'en janvier 2003, lorsque le processus de déconcentration est devenu pleinement opérationnel, que la délégation a reçu un renforcement des ressources humaines et que ces problèmes ont été détectés. Dès que la Commission a eu connaissance de cette situation, elle a abordé la question litigieuse par lettre du 22 janvier 2003. Cela s'est produit pendant la période de mise en œuvre du contrat. À cet égard, la Commission est consciente du fait que, comme le prévoit l'article 90.3 des conditions générales applicables au contrat, les paiements effectués avant la date d'expiration du contrat sont des paiements intermédiaires et n'ont pas le caractère de paiements finaux libérant le bénéficiaire de son obligation.

Bien que le temps nécessaire à la détection des problèmes ait certes été long, la Commission réitère son point de vue selon lequel le fait que des paiements antérieurs aient été débloqués ne saurait être considéré comme une modification valable des clauses contractuelles. Cela n’aurait pu être fait, conformément à l’article 105 des conditions particulières, que par un avenant «signé par le prestataire et le pouvoir adjudicateur et approuvé par la Commission européenne». Le retard ne pouvait pas être invoqué pour régulariser les montants indûment versés lors de l’exécution du contrat et ne permettait pas au plaignant de considérer que ces sommes avaient été dûment versées et ne pouvaient pas être recouvrées par la Commission.

(5) En ce qui concerne la cinquième question, la Commission a indiqué que son évaluation de la qualité des services fournis par le plaignant était corroborée par le bénéficiaire de l’assistance technique lui-même. En effet, le 16 mai 2002, l'OMSAR a adressé à la délégation une lettre dans laquelle elle formulait les remarques critiques suivantes à l'égard du plaignant: incompétence professionnelle de certains experts, manque de dynamisme et de flexibilité au sein de l'équipe, manque de réactivité de la part du chef de projet, coordination insuffisante et excès de bureaucratie.

En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel l'évaluation contestée n'était pas pertinente en l'espèce, le plaignant semble ne pas tenir compte du fait que la décision de poursuivre le projet au cours d'une deuxième phase ou de réorienter les fonds qui lui ont été alloués ne pouvait être prise que par la Commission en accord avec l'OMSAR. À cet égard, la Commission avait l'obligation de rester en contact étroit avec l'OMSAR afin d'analyser et de remédier aux problèmes spécifiques rencontrés dans la mise en œuvre du projet. La décision attaquée a donc été prise conformément aux exigences d’une bonne administration.

(6) En ce qui concerne la sixième question, la Commission a indiqué que ce point faisait référence à la demande du plaignant de prolonger son contrat.

Avant d’aborder cette question, la Commission a voulu préciser qu’elle avait le pouvoir discrétionnaire de décider si l’attribution du marché pouvait se poursuivre ou non et d’approuver les conditions du marché à attribuer dans le cadre d’une procédure négociée par le pouvoir adjudicateur. Étant donné que les conditions proposées par le plaignant n'étaient pas acceptables, l'approbation n'a pas été possible. Cela obligeait la Commission à prendre la décision de rejeter la proposition de procédure négociée. Le rejet était justifié par l'intérêt d'une bonne gestion financière et par l'obligation de la Commission de veiller à ce que les fonds communautaires soient dépensés conformément aux dispositions existantes.

En ce qui concerne la question de l'évaluation par la Commission des redevances proposées, celles-ci étaient en effet plus élevées que dans d'autres contrats de même nature signés dans le cadre du projet. La révision des prix a donné lieu à des augmentations allant de 30 % à 39 %, y compris pour le transport international, et aurait impliqué la fixation d’un montant journalier de 919 EUR pour les honoraires des experts internationaux à court terme, y compris le transport international. Contrairement à l'avis non étayé du plaignant, cette révision des prix impliquait un montant plus élevé que ceux applicables à d'autres contrats similaires signés dans le cadre du projet. Pour des raisons de confidentialité et afin de ne pas porter préjudice aux intérêts commerciaux des entreprises en question, la Commission s'abstiendra de donner de plus amples détails sur ces contrats. La Commission conserve toutefois des copies de ces contrats qui sont à la disposition du Médiateur, s'il estime qu'une inspection du dossier est nécessaire.

En ce qui concerne la qualité des CV, la Commission a réitéré le point de vue qu'elle avait précédemment exprimé le 22 décembre 2004. D'après un tableau joint en annexe à la lettre de la délégation à l'OMSAR du 15 avril 2003, la Commission a déduit que la plupart des CV proposés ne correspondaient pas aux profils demandés pour le projet en question. Seuls trois profils sur dix pourraient être considérés comme appropriés. Toutefois, le rejet de ces CV pour le projet n’implique pas que le chef d’équipe ou d’autres experts proposés ne pourront jamais participer ultérieurement à d’autres projets financés par l’UE.

(7) En ce qui concerne la nouvelle allégation du plaignant, la Commission a déclaré qu'elle ne pouvait être d'accord avec elle. Les discussions entre la délégation et l'OMSAR sur la deuxième phase du projet ont débuté le 18 juillet 2002 et devaient se terminer le 30 septembre 2002. Toutefois, comme il n'a pas été possible d'obtenir un plan de travail acceptable dans le délai fixé, la Commission a fait preuve de la plus grande souplesse à l'égard du plaignant en prolongeant le contrat jusqu'en mars 2003. L'entreprise ainsi que l'OMSAR disposaient donc de six mois supplémentaires pour préparer le plan de travail.

Bien que la Commission ait présenté ses observations sur le plan de travail rejeté, ainsi que quelques lignes directrices pour l'élaboration de ce document dès le 4 novembre 2002, un plan de travail acceptable n'a été fourni que le 10 mars 2003 et approuvé le 19 mars 2003 avec quelques observations.

Depuis le 6 mars 2003, la délégation a organisé une réunion avec l'OMSAR et le plaignant afin de clarifier les modalités de prolongation du contrat d'assistance technique. Malgré un désaccord initial avec l’OMSAR sur la manière de procéder afin de faciliter la poursuite de la participation du plaignant après l’expiration du contrat, la Commission a une nouvelle fois fait preuve de la plus grande souplesse en modifiant son approche. En effet, la Commission a convenu avec OMSAR qu’un nouveau contrat devrait être signé à la suite d’une procédure négociée avec le plaignant, bien qu’elle ait estimé qu’il était plus approprié de modifier le contrat au moyen d’un avenant.

En ce qui concerne l'ajustement des taxes, le dialogue avec le plaignant a été assuré en permanence par la délégation. Le 17 février 2003, le plaignant a envoyé une lettre à la délégation, à laquelle il a été dûment répondu le 26 février 2003. En réponse à cette réponse, le plaignant a envoyé une nouvelle lettre à la délégation le 5 mars 2003. D’autre part, diverses réunions informelles ont eu lieu entre l’OMSAR, le plaignant et la délégation, au cours desquelles celle-ci a informé le plaignant que, dans certaines limites, un certain degré de flexibilité était possible. En effet, une de ces réunions a eu lieu le 24 février 2003. Son procès-verbal, qui a été dûment transmis au chef d'équipe du plaignant par courrier électronique, indiquait clairement que l'augmentation éventuelle s'élèverait à 10 %.

Par conséquent, si les négociations ont échoué, cela s'explique par la réticence de l'entreprise à prendre en considération les lignes directrices de la délégation. Il incombait à la Commission de proposer et de décider du financement et de la mise en œuvre de la deuxième phase du projet, conformément à la bonne gestion financière et aux dispositions existantes en la matière. La Commission avait l'obligation de veiller à ce que les fonds communautaires soient dépensés conformément aux exigences d'une bonne administration et elle avait le droit légitime de rejeter les conditions financières exigées par le plaignant.

Observations complémentaires du plaignant

(1) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la première question du Médiateur, le plaignant a fait observer que le commentaire de la Commission ne répondait pas au problème fondamental soulevé par le Médiateur. Le plaignant a suggéré que la délégation "vérifie et approuve nos factures". Le plaignant s’est contenté de facturer les frais de voyage et les indemnités journalières dans le cas des missions d’appui et, sur une période de trois ans, la délégation a décidé de payer ces factures sans aucune réserve. La Commission doit donc encore répondre à la question du Médiateur.

(2) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la deuxième question du Médiateur, le plaignant, à la différence de la Commission, a considéré que les lettres du 30 septembre 1999 (de l'OMSAR) et du 10 décembre 1999 (de la délégation) étaient tout à fait cohérentes et a conclu que, par conséquent, seules les composantes non tarifaires des activités d'appui, à savoir les frais de voyage et les indemnités journalières, pouvaient faire l'objet d'un paiement.

(3) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la troisième question du Médiateur, le plaignant partage l'avis de la Commission selon lequel son traitement des contributions à court terme par les membres de l'équipe d'appui est «déroutant» et «induisant en erreur».

(4) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la quatrième question du Médiateur, le plaignant a fait observer qu'il ne pouvait qu'approuver l'affirmation selon laquelle la supervision et la gestion du projet par la délégation étaient entravées par un manque de ressources. Il y avait, du côté de la Commission, une absence notable d'orientation professionnelle sur les questions graves alors qu'il y avait un excès d'interventions imprévisibles qui semblaient être régies par des humeurs et des personnalités seulement.

(5) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la cinquième question du Médiateur, le plaignant a déclaré qu'il était au courant de la lettre du 16 mai 2002 adressée par l'OMSAR à la délégation et qu'il pouvait convenir que certains experts étaient parfois insuffisamment dynamiques et flexibles pour relever les défis quotidiens. Le plaignant a toutefois observé que pratiquement tous les experts qui ont travaillé sur ce projet avaient un bilan positif avant de le rejoindre et avaient travaillé avec succès sur des projets ultérieurs, y compris ceux financés par la CE. Plus précisément, certains des mêmes experts qui avaient été proposés par le plaignant ont été engagés par la suite dans le cadre d’arrangements directs, avec le soutien de l’OMSAR et de la délégation, pour exécuter les travaux qu’ils étaient précédemment invités à effectuer au nom du plaignant.

(6) En ce qui concerne la réponse de la Commission à la sixième question du Médiateur, le plaignant a fait observer que les redevances versées au cours de la première phase du projet étaient nettement inférieures à celles versées dans le cadre d'un certain nombre d'autres projets financés par la CE dans le pays. Le plaignant a déclaré qu'il était trompeur d'affirmer que les augmentations proposées atteindraient 30 % ou 38 %. L'augmentation proposée des niveaux de redevance, calculée après des discussions approfondies et prolongées avec l'OMSAR, était de 26 % et 28 % pour les experts internationaux et de 30 % pour les experts nationaux. Cela devrait être jugé dans le contexte du niveau très bas des redevances au début du projet en 1999 et du fait que cette augmentation s'appliquerait sur une période de sept ans.

Le plaignant a également déclaré que la notation des CV des experts proposés présentés par la Commission (qui n’avait jamais été montrée au plaignant) était biaisée et factuellement erronée. La délégation n'a pas examiné de manière équitable et professionnelle l'équipe d'experts proposée. En outre, aucune occasion n'a jamais été donnée de discuter, d'examiner et, le cas échéant, de remplacer les experts proposés.

(7) En ce qui concerne l'avis de la Commission sur la nouvelle allégation, le plaignant indique qu'il a fallu six mois à la Commission pour répondre au projet initial. Il a été soumis au début du mois de juillet 2002 et des observations mineures ont été reçues à la fin du mois de novembre 2002, après de nombreuses demandes pressantes du consortium et de l'OMSAR. Le deuxième projet a été soumis en décembre 2002 et aucune observation sérieuse n'a jamais été reçue. Toutefois, un certain nombre de nouvelles directives et suggestions ont été formulées par le personnel de la délégation et, après un certain temps, ont de nouveau été modifiées.

Le plan de travail a été élaboré en étroite et continue coopération avec l'OMSAR et la version finale était un produit entièrement conjoint, reflétant les points de vue et l'engagement de l'OMSAR elle-même.

Il est vrai qu’un certain nombre de réunions informelles ont eu lieu dans le cadre de l’élaboration du nouveau plan de travail, au cours desquelles le personnel de la Commission a formulé de nombreuses suggestions sur l’ampleur d’une augmentation possible ou admissible des redevances, mais la Commission a finalement explicitement décidé que l’OMSAR et le consortium devraient résoudre cette question et adopter une approche mutuellement acceptable. À cet égard, un comité a été nommé par l'OMSAR pour examiner cette question et présenter une proposition raisonnable et pratique. La Commission a indiqué qu'une telle proposition commune serait susceptible d'être acceptée. En fin de compte, ce comité a produit des conclusions (augmentations comprises entre 20% et 28% pour les experts internationaux et 30% pour les experts locaux) qui étaient acceptables pour les deux parties, à savoir l'OMSAR et le Consortium. Lorsque ces conclusions ont été présentées à la Commission, la délégation les a rejetées. Cela jette une lumière étrange sur la décision de la Commission d'établir cet arrangement et suggère à nouveau que la Commission n'était pas sérieusement déterminée à parvenir à une solution constructive.

LES EFFORTS DE L'OMBUDSMAN POUR RÉALISER UNE SOLUTION ARIENDE

Proposition du Médiateur en vue d'une solution à l'amiable

Après un examen attentif de l'avis de la Commission et des observations du plaignant, le Médiateur n'a pas été convaincu que la Commission avait répondu de manière adéquate à la première allégation du plaignant.

Ce point de vue était fondé sur les considérations suivantes:

1 Remarques préliminaires concernant le délai de deux ans et la portée de l'enquête

1.1 Le plaignant est une société de consultants en gestion qui, dans le cadre d'un consortium formé avec une autre société, était un contractant dans la mise en œuvre d'un projet de développement de la Commission dans un pays tiers. Selon le plaignant, la délégation de la Commission dans le pays du projet (ci-après la «délégation») a géré de manière déloyale le contrat relatif à la consultation pour le suivi du projet (ci-après la «CMP»), qui a été signé en août/septembre 1999. Dans sa plainte au Médiateur européen, le plaignant a formulé quatre allégations et sous-allégations. Dans sa réponse du 12 octobre 2004, le Médiateur a informé le plaignant qu'à l'exception des allégations 2 i) et 4 iii), il n'avait pas le droit, en vertu de l'article 2, paragraphe 4, de son statut, de traiter la plainte. Cette disposition prévoit qu '" une plainte doit être déposée dans un délai de deux ans à compter de la date à laquelle les faits sur lesquels elle se fonde ont été portés à la connaissance de l ' auteur de la plainte".

1.2 Dans ses lettres du 3 décembre 2004, du 26 février 2005 et du 22 juin 2005, le plaignant a suggéré que le Médiateur envisage de réviser le délai de deux ans susmentionné, prévu à l'article 2, paragraphe 4, de son statut.

1.3 Dans une lettre du 22 novembre 2005, le Médiateur a informé le plaignant que, dans son discours devant le Parlement européen du 27 octobre 2005, prononcé à l'occasion de la présentation de son rapport annuel pour 2004, il avait indiqué qu'il avait l'intention de réexaminer la question du statut du Médiateur. Le Médiateur a ajouté que la suggestion du plaignant serait prise en compte dans ce contexte.

1.4 Le Médiateur note que, dans ses observations, le plaignant a suggéré au Médiateur de demander l'avis du ministre d'État chargé de la réforme administrative (OMSAR). À cet égard, le Médiateur tient à souligner que les informations contenues dans la plainte et dans l'avis de la Commission, ainsi que les informations obtenues à la suite de ses enquêtes complémentaires, semblent suffisantes pour lui permettre de parvenir à une évaluation juste et équilibrée de la plainte. Le Médiateur tient en outre à souligner que l'article 3, paragraphe 3, de son statut prévoit la possibilité pour le Médiateur de demander des informations uniquement aux autorités des États membres et non à celles de pays tiers.

1.5 Étant donné que les allégations du plaignant concernent un litige contractuel, il est utile de rappeler que, conformément à l'article 195 du traité CE, le Médiateur est habilité à recevoir des plaintes "concernant des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires". Le Médiateur estime qu'il y a mauvaise administration lorsqu'un organisme public n'agit pas conformément à une règle ou à un principe qui le lie (6). Une mauvaise administration peut donc également être constatée en ce qui concerne l'exécution d'obligations découlant de contrats conclus par les institutions ou organes des Communautés.

1.6 Toutefois, le Médiateur estime que la portée du contrôle qu'il peut effectuer dans de tels cas est nécessairement limitée. En particulier, le Médiateur est d'avis qu'il ne devrait pas chercher à déterminer s'il y a eu rupture de contrat par l'une ou l'autre des parties, si l'affaire est en litige. Cette question ne pourrait être traitée efficacement que par une juridiction compétente, qui aurait la possibilité d’entendre les arguments des parties concernant le droit national pertinent et d’évaluer les éléments de preuve contradictoires sur toute question de fait contestée.

1.7 Le Médiateur estime donc que, dans les affaires concernant des litiges contractuels, il est justifié de limiter son enquête à l'examen de la question de savoir si l'institution ou l'organe communautaire lui a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de ses actions et des raisons pour lesquelles il estime que son point de vue sur la situation contractuelle est justifié. Si tel est le cas, le Médiateur conclura que son enquête n'a pas révélé de cas de mauvaise administration. Cette conclusion n'affectera pas le droit des parties à ce que leur litige contractuel soit examiné et réglé avec autorité par un tribunal compétent. En l’espèce, les articles 50 et 51 des conditions générales applicables au contrat prévoient, respectivement, une solution à l’amiable des litiges et, dans le cas où aucune solution à l’amiable n’est possible, un recours contentieux conformément au règlement de conciliation et d’arbitrage de la chambre de commerce internationale de Paris ou à la législation locale.

2 Sur le recouvrement prétendument injustifié et la demande de remboursement

2.1 Le plaignant allègue qu'il y a eu une interprétation injuste du contrat. Plus particulièrement, le plaignant allègue que la décision de la Commission du 22 janvier 2003 de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR représentant les indemnités journalières et les frais de billetterie pour l'équipe d'assistance au bureau à domicile, facturés par le consortium au fil des ans, est injustifiée. Le plaignant demande le remboursement de cette somme. À l'appui de son allégation, le plaignant s'est référé à une lettre du 30 septembre 1999 de l'OMSAR indiquant qu'il était parvenu à un accord avec la délégation sur un certain nombre de questions, dont l'une était l'assistance au bureau à domicile. La lettre, dont copie a été transmise à la délégation, prévoyait ce qui suit: "M. [X] [le directeur général du plaignant], M. [P] et M. [B] sont considérés comme l ' équipe d ' appui du siège social et, par conséquent, ils n ' ont droit qu ' au billet d 'avion et aux indemnités journalières" (soulignement ajouté par le plaignant). Le plaignant a également fait référence à une lettre du chef de délégation du 10 décembre 1999 qui, selon lui, soutenait sa position.

2.2 Dans son avis, la Commission a indiqué que, après vérification d'une facture couvrant la période juillet-septembre 2002, qu'elle avait reçue du plaignant le 28 octobre 2002, la délégation avait constaté que les coûts des activités d'appui avaient été inclus dans la rubrique "Rémunération du personnel". Étant donné que ces coûts n'étaient pas prévus dans les dispositions contractuelles, la délégation a vérifié les paiements antérieurs datant d'août 2000 et couvrant les services fournis entre le 30 septembre 1999 et le 30 juin 2002. À la suite de cette vérification, la délégation a constaté qu’un montant total de 29 306,65 EUR avait été indûment versé au plaignant. La délégation a informé le plaignant que les services d'appui étaient considérés comme faisant partie des frais généraux du contractant et que, par conséquent, les honoraires et les dépenses connexes n'auraient pas dû être facturés. La délégation a donc informé le plaignant qu'une correction de la facture était nécessaire et que le montant indûment payé serait recouvré en le déduisant de la facture suivante de la société. La Commission s'est également référée à l'article 90.3 des conditions générales applicables au présent contrat, selon lequel "le paiement des paiements intermédiaires n'a pas le caractère d'un paiement final libérant le bénéficiaire de son obligation". Elle a ajouté que le fait que des paiements antérieurs aient été autorisés sans détecter d’irrégularités ne pouvait pas être considéré comme une modification valable des clauses contractuelles. En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel sa confiance légitime n'a pas été respectée, la Commission a observé qu'une personne ne peut invoquer une violation de ce principe que lorsque l'administration lui a donné des "assurances précises". En l’espèce, toutefois, le plaignant n’avait fourni aucun élément prouvant que la délégation avait approuvé un accord en vertu duquel les coûts liés aux activités de soutien devaient être remboursés. La Commission a estimé qu’elle disposait de motifs juridiques suffisants pour demander le remboursement d’un montant de 29 306,65 EUR. La Commission a toutefois reconnu qu'il y avait eu un certain retard dans la détection de l'irrégularité des paiements effectués pour des activités de soutien et, pour cette raison, elle a exprimé ses regrets au plaignant.

2.3 Dans ses observations, le plaignant a rappelé qu'une copie de la lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 était à la disposition de la délégation depuis plus de cinq ans. Dans cette lettre, l’OMSAR a porté à l’attention du plaignant un certain nombre de questions qui avaient été discutées et convenues avec la délégation, y compris les coûts de l’équipe d’appui. Le plaignant a également déclaré que la délégation avait en sa possession des pièces justificatives pour chaque mission d'appui, toutes portant les signatures légitimes de l'OMSAR et l'approbation formelle de la délégation elle-même. Celles-ci démontraient que le consortium respectait les règles pertinentes établies par l’OMSAR et la délégation, et se bornait donc à facturer les frais de voyage et les indemnités journalières pour l’assistance, et jamais des frais.

2.4 En réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur et en ce qui concerne la première question relative à l'endossement des factures, la Commission a souligné que la déclaration du plaignant, selon laquelle les fiches de présence des missions d'appui jointes aux factures étaient formellement approuvées par la délégation, n'était pas exacte. Les pièces justificatives transmises par l'OMSAR à la délégation ne portaient que les signatures des représentants de l'OMSAR. La délégation n’a pas pour pratique courante de viser les factures et les pièces justificatives, ce qui n’a pas non plus été fait en l’espèce.

En ce qui concerne la deuxième question du Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle ne considérait pas la lettre de la délégation du 10 décembre 1999 comme incompatible avec la lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 et a estimé que les deux lettres contestaient la facturation et le paiement de taxes pour les activités de soutien. MM. B. et C. ont eu une réunion à ce sujet avec le chef de délégation de la Commission et ont été dûment informés que leur mission préalable à la création devait être considérée comme une action de soutien du consultant. La lettre de la Commission du 10 décembre 1999 visait à clarifier ce sujet. La Commission a également expliqué que, bien qu’elle ne soit pas prévue dans le mandat, la phase préalable à la création, c’est-à-dire une phase préalable à l’ouverture, a été incluse à la demande du plaignant. Par conséquent, une période de dix jours a été ajoutée à la période initiale de soixante jours prévue dans le mandat afin de donner au plaignant plus de temps pour mettre à jour le contenu du projet. L'OMSAR a approuvé cette phase préalable à la création dans sa lettre du 30 septembre 1999 et le rapport préalable à la création a été approuvé lors d'une réunion qui s'est tenue le 14 octobre 1999.

En réponse à la troisième question du Médiateur, la Commission a indiqué qu'elle ne voyait aucune contradiction entre les déclarations faites, d'une part, dans sa lettre du 22 janvier 2003 et, d'autre part, dans son avis. Dans sa lettre du 22 janvier 2003, la Commission a informé le plaignant qu'une correction de la facture était nécessaire et que les montants indûment versés seraient remboursés par compensation avec la facture suivante, mais qu'elle faisait exclusivement référence aux coûts liés aux activités de soutien. Dans son avis, la Commission a expliqué au Médiateur que, même si les membres de l’équipe de soutien avaient effectué des missions de courte durée, ils étaient déjà rémunérés en tant que soutiens et ne pouvaient donc recevoir d’autres rémunérations que si une autorisation appropriée avait été demandée (article 105 des conditions particulières). Le statut dans lequel un expert accomplit une mission n’est pas dénué de pertinence. Si la mission de l'expert est considérée comme une mission de soutien, aucune facturation des honoraires n'est autorisée. Au contraire, si l'expert membre de l'équipe de supervision de soutien effectue une mission en tant qu'expert à court terme, la rémunération de cette mission est autorisée. Cette différence de traitement est clairement mentionnée dans la lettre de l'OMSAR du 4 juillet 2000. Ce n’est qu’avec l’autorisation préalable que les membres de l’équipe de surveillance d’appui pourraient être utilisés en tant qu’experts à court terme.

En réponse à la quatrième question du Médiateur, la Commission a indiqué que l'exécution du contrat a eu lieu à un moment où le suivi des opérations était limité par le nombre limité de personnes employées dans la délégation. Ce manque de ressources humaines explique un certain retard dans la détection des paiements indûment effectués pour des activités de soutien, pour lesquels la Commission a déjà présenté ses regrets au plaignant dans son avis du 22 décembre 2004. Ce n'est qu'en janvier 2003, lorsque le processus de déconcentration est devenu pleinement opérationnel, que la délégation a reçu un renforcement des ressources humaines et que ces problèmes ont été détectés. Dès que la Commission a eu connaissance de la situation, elle a abordé la question litigieuse par lettre du 22 janvier 2003. Bien que le temps nécessaire pour détecter les problèmes ait été certes long, la Commission a réaffirmé que le retard ne pouvait pas être invoqué pour légitimer les montants indûment versés lors de l'exécution du contrat et ne permettait pas au plaignant de considérer que ces sommes avaient été dûment payées et ne pouvaient pas être récupérées par la Commission.

2.5 Dans ses observations complémentaires, le plaignant a déclaré que la Commission n'avait pas répondu à la première question du Médiateur. En ce qui concerne la deuxième question, le plaignant, à la différence de la Commission, a considéré que les lettres du 30 septembre 1999 (de l'OMSAR) et du 10 décembre 1999 (de la délégation) étaient tout à fait cohérentes et a conclu que, par conséquent, seules les composantes non tarifaires des activités d'appui, à savoir les frais de voyage et les indemnités journalières, pouvaient faire l'objet d'un paiement. En ce qui concerne la réponse de la Commission à la troisième question du Médiateur, le plaignant partage l'avis de la Commission selon lequel son traitement des contributions à court terme par les membres de l'équipe d'appui est «déroutant» et «induisant en erreur». En ce qui concerne la réponse de la Commission à la quatrième question du Médiateur, le plaignant a fait observer qu'il ne pouvait qu'approuver l'affirmation selon laquelle la supervision et la gestion du projet par la délégation étaient entravées par un manque de ressources. Il y avait, du côté de la Commission, une absence notable d'orientation professionnelle sur les questions graves alors qu'il y avait un excès d'interventions imprévisibles qui semblaient être régies par des humeurs et des personnalités seulement.

2.6 Afin de répondre à l'allégation du plaignant, le Médiateur doit déterminer i) si, sur la base du contrat, le plaignant avait droit au paiement de 29 306,65 EUR pour les indemnités journalières et les frais de billetterie de l'équipe d'assistance au bureau à domicile (ou d'«assistance»(7)), et ii) si la décision de la Commission de recouvrer le montant était équitable.

Sur la question de savoir si, sur la base du contrat, le plaignant avait droit au paiement de 29 306,65 euros

2.7 En ce qui concerne la première question, à savoir si le plaignant avait droit au paiement des coûts de l'équipe de soutien du bureau à domicile, le Médiateur note que les dispositions applicables au projet figurent dans i) la lettre de contrat (les parties contractantes étant le plaignant et OMSAR)(8); ii) les conditions générales applicables aux marchés de services financés par la Communauté européenne dans les pays et territoires méditerranéens (les «conditions générales»); iii) les "Conditions particulières"; et iv) les « termes de référence ». En ce qui concerne l'aspect financier du projet, les conditions particulières contiennent une annexe D intitulée «Calendrier des honoraires et dépenses (proposition financière de [le plaignant])».

2.8 Le Médiateur note que ni les conditions générales (à savoir le chapitre VI «Paiements») ni les conditions particulières ne contiennent de dispositions spécifiques aux coûts de l'équipe de soutien du bureau à domicile. La proposition financière du plaignant (9), qui contient une vue d'ensemble de la ventilation des prix (10), n'envisage pas non plus que les coûts de l'équipe de soutien au bureau à domicile soient remboursables. Le Médiateur note en fait que le point I.1.5 de la proposition financière du plaignant mentionne clairement à la rubrique "Coûts exclus: (...) personnel d ' appui des bureaux> >. Le seul document qui contient une référence explicite à l’équipe de soutien du bureau à domicile est la proposition technique (11) du plaignant, à savoir son point 7.3 «Soutien du siège social». Cependant, ce document ne fait pas référence aux coûts de l'équipe de soutien du bureau à domicile, mais décrit uniquement les principes appliqués par le plaignant dans tous ses projets.

2.9 Le Médiateur conclut de ce qui précède que, sur la base des dispositions contractuelles et autres applicables au projet, le plaignant n'avait pas droit, en vertu du contrat, au remboursement des indemnités journalières et des frais de billetterie de l'aide au bureau à domicile.

Sur le caractère équitable de la décision de la Commission de recouvrer le montant de 29 306,65 euros

2.10 Le Médiateur doit donc examiner si la décision de la Commission de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR était équitable. Dans ce contexte, il importe d'analyser les documents pertinents, autres que le contrat, à savoir i) la lettre d'OMSAR du 30 septembre 1999 au plaignant, qui a été envoyée en copie au chef de délégation, et ii) la lettre du chef de délégation du 10 décembre 1999 au plaignant:

Dans sa lettre du 30 septembre 1999 adressée au plaignant, l'OMSAR a informé ce dernier que le contrat avait été approuvé par le chef de délégation et l'a invité à poursuivre la phase préalable à la création. La lettre indiquait en outre que:

"(...) Toutefois, je souhaiterais porter à votre attention les questions suivantes qui ont été discutées et ont fait l'objet d'un accord avec la délégation de l'UE: (...)

2. Honoraires de l’équipe d’appui du siège social pour la phase préalable à la création:

M. X. [directeur général du plaignant], M. [P] et M. [B] sont considérés comme l'équipe d'appui du siège social et, par conséquent, ils n'ont droit qu'au billet d'avion et aux indemnités journalières. Le taux de l'indemnité journalière devrait être au maximum équivalent au taux adopté par le PNUD. (...)» (soulignement ajouté).

La lettre du chef de délégation du 10 décembre 1999 adressée au plaignant indiquait ce qui suit:

«[w]e rappelez-vous que les services de soutien que vous avez proposés dans le cadre de notre présent contrat sont inclus dans vos frais généraux globaux. Par conséquent, si vous souhaitez faire appel à des membres de l’équipe de surveillance Back-Stopping en tant qu’experts à court terme, votre proposition devra être préalablement et formellement approuvée par le pouvoir adjudicateur après information préalable de la Commission.

Comme cela a déjà été discuté lors de la dernière visite de M. [B] et de M. [C] dans mon bureau, la mission préalable à la création de [le directeur général du plaignant] et de M. [B] doit être considérée comme une action de soutien de [le plaignant] et aucune facture d’honoraires ne sera autorisée (...)»(soulignement ajouté).

2.11 Il ressort donc de ce qui précède qu'il convient de faire une distinction entre la période antérieure à la création, d'une part, et le reste de la période contractuelle, d'autre part.

i) En ce qui concerne la période antérieure à la création

2.12 En ce qui concerne la période préalable à la création, il convient de formuler les observations suivantes. Premièrement, la Médiatrice note qu’une «phase préalable à la création» n’est pas prévue dans le mandat, qui ne fait référence qu’à la phase initiale. Toutefois, la Commission a expliqué dans sa réponse à la demande d'informations complémentaires du Médiateur que la phase préalable à la création était une phase préalable de dix jours qui avait été incluse à la demande du plaignant du 23 septembre 1999 et que cette phase avait été ajoutée à la période initiale de soixante jours. Conformément à l’article 7, paragraphe 1, du cahier des charges, le projet de rapport initial devait être soumis au plus tard 60 jours après la signature du contrat (qui, en fait, a été signé le 30 septembre 1999). Étant donné que la Commission a fait référence à une «phase préalable à l’entrée en vigueur», on pourrait supposer que la phase préalable à l’entrée en vigueur porte sur les dix jours précédant la signature du contrat. Toutefois, dans sa lettre du 23 septembre 1999 adressée à l'OMSAR, le requérant a indiqué que la période comprise entre le 27 septembre et le 6 octobre 1999 constituait la phase préalable à la création de l'entreprise. D ' autre part, dans sa lettre du 30 septembre 1999 adressée au plaignant, l ' OMSAR a déclaré que le contrat avait été signé et que "[c]onformément, vous êtes invités à passer à la phase préalable à la création". Il ressort de cette lettre que la phase de pré-initiation était une période de dix jours au tout début du contrat, bien qu'il ne soit pas clair si cette période couvrait exactement les dix premiers jours (30 septembre au 9 octobre 1999) du contrat. Or, force est de constater que la phase préalable à la création avait cessé le 14 octobre 1999, la Commission ayant indiqué dans sa réponse que le rapport préalable à la création avait été approuvé ce jour-là.

2.13 Les parties conviennent qu'aucuns frais n'étaient éligibles en ce qui concerne les services de l'équipe de soutien, que ce soit pendant la période précédant la création ou pendant le reste de la durée du contrat. Il reste donc à examiner s’il en va de même en ce qui concerne les indemnités journalières et les frais de voyage de l’équipe de soutien au bureau à domicile relatifs à la phase préalable à la création. Le Médiateur note que la lettre de l ' OMSAR du 30 septembre 1999 indiquait explicitement que, comme convenu avec la délégation, l ' équipe d ' appui au bureau à domicile avait droit " au billet d ' avion et aux indemnités journalières" pendant la période précédant la création de l ' équipe. La délégation a reçu une copie de la lettre et doit donc être présumée avoir eu connaissance de son contenu. Il serait donc logique de supposer que la délégation aurait corrigé l'OMSAR sur ce point, si elle avait considéré que cette dernière avait déformé les résultats de ses discussions avec la délégation sur cette question. Le Médiateur note toutefois que, dans sa lettre du 10 décembre 1999, la délégation n'a pas procédé à une telle correction, mais a simplement souligné qu'aucune facture de taxes ne serait autorisée pour la mission préalable à la création. Compte tenu de ce qui précède, il apparaît que tant l’OMSAR que la délégation ont accepté que le plaignant ait droit à des indemnités journalières et au remboursement des frais de voyage en ce qui concerne les missions de l’équipe d’appui pendant la période précédant la création. La Médiatrice note que la Commission a fait valoir que le retard dans la détection des paiements indûment effectués pour des activités de soutien était dû à un manque de ressources humaines au sein de sa délégation. Toutefois, étant donné que la délégation a, comme le montre sa lettre du 10 décembre 1999, examiné la question, le Médiateur estime que cet argument ne peut expliquer le comportement de la délégation.

2.14 Le Médiateur note que les informations qui lui ont été fournies ne lui permettent pas de déterminer combien de missions de l'équipe d'appui ont eu lieu au cours de la période précédant la création. En conséquence, le Médiateur n’est pas non plus en mesure de déterminer le montant exact des frais de voyage et des indemnités journalières liés à ces missions. Ce qui est clair, cependant, c'est que de telles missions ont eu lieu. Le Médiateur note que la lettre de l'OMSAR à la Commission du 4 juillet 2000 mentionne au moins une mission effectuée par un membre de l'équipe d'appui au cours de la période précédant la création, à savoir M. B. (mission du 2 au 17 octobre 1999).

2.15 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur conclut que la Commission ne lui a pas fourni de compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de sa décision en ce qui concerne le recouvrement des montants qu'elle avait payés pour les frais de voyage et les indemnités journalières liés aux missions de l'équipe d'appui au cours de la période de dix jours précédant la création. La conclusion provisoire du Médiateur est donc que la décision de la Commission de recouvrer ces montants pourrait constituer un cas de mauvaise administration. Il fera donc une proposition de solution à l'amiable concernant cet aspect de l'affaire.

ii) En ce qui concerne le reste de la période contractuelle

2.16 En ce qui concerne le reste de la période contractuelle suivant la phase de pré-initiation, le Médiateur note que la lettre de la délégation du 10 décembre 1999 indiquait que les membres de l'équipe d'appui pouvaient être utilisés comme experts à court terme, à condition i) que la proposition ait été préalablement et formellement approuvée par le pouvoir adjudicateur, c'est-à-dire par l'OMSAR, et ii) que la Commission ait été préalablement informée. Dans son avis, la Commission a répété que, pendant les six premiers mois du projet, c’est-à-dire du 30 septembre 1999 au 31 mars 2000, les experts de l’équipe d’appui étaient autorisés à effectuer des missions de courte durée et étaient entièrement rémunérés pour celles-ci.

2.17 Sur la base des éléments de preuve versés au dossier, le Médiateur parvient aux conclusions suivantes: Le seul document du dossier qui montre qu'une mission d'un membre de l'équipe d'appui en tant qu'expert de courte durée a été approuvée par l'OMSAR était la lettre de l'OMSAR du 4 juillet 2000 à la délégation. La présente lettre fait référence à la mission de M. B. de l'équipe d'appui en tant qu'expert à court terme, du 27 novembre au 14 décembre 1999. La lettre indique que la mission a été approuvée par l'OMSAR le 6 décembre 1999. Or, aucun document du dossier ne prouverait que la Commission en a été informée avant le déroulement de la mission. Ladite lettre du 4 juillet 2000 elle-même a été envoyée six mois après l'approbation de la mission par l'OMSAR. Le Médiateur n’a trouvé dans le dossier aucun autre document indiquant que les missions de soutien en tant qu’experts de courte durée avaient été approuvées par l’OMSAR et préalablement communiquées à la délégation. Dans ses observations, le plaignant a fait référence à une approbation formelle des factures par la délégation. Toutefois, la Commission a indiqué dans sa réplique qu’il n’existait pas de pratique générale consistant à endosser les factures et que cela n’avait pas non plus été fait en l’espèce. À cet égard, le Médiateur note que l’article 100 des conditions particulières («procédure de paiement») ne prévoyait en effet pas l’approbation des factures par la délégation, mais précisait que les documents de paiement devaient être soumis à l’OMSAR et «pour information» à la délégation. Par conséquent, sur la base des considérations qui précèdent, il apparaît qu’il n’a pas été possible d’établir que le plaignant avait droit au remboursement des services des filets de sécurité en leur qualité d’experts à court terme au cours de la période suivant la période précédant la création.

2.18 Sur la base de ce qui précède, la Médiatrice conclut que la Commission a fourni un compte rendu cohérent et raisonnable de la base juridique de sa position selon laquelle le plaignant n'avait pas droit à des frais de voyage ou à des indemnités journalières pour les missions de l'équipe d'appui qui ont eu lieu après la période précédant la création.

2.19 Toutefois, le Médiateur doit vérifier si la décision de la Commission de recouvrer le montant correspondant i) a respecté la confiance légitime du plaignant et ii) était équitable. Le Médiateur note que la décision de recouvrement de la Commission concerne des paiements effectués sur une période de plus de deux ans et demi et que cette décision a été prise plus de trois ans après le premier de ces paiements.

2.20 En ce qui concerne la confiance légitime, le Médiateur note que, même s'il n'a pas fait explicitement référence au principe de la confiance légitime, le principal argument du plaignant en demandant le remboursement de la somme peut être considéré comme tel. À cet égard, le plaignant a fait valoir qu'il avait présenté lesdites factures pendant trois ans et demi et qu'il avait toujours été payé par la Commission au cours de cette période. À cet égard, le Médiateur relève que "le droit de se prévaloir du principe de protection de la confiance légitime s ' étend à tout particulier qui se trouve dans une situation dans laquelle il apparaît que l ' administration communautaire l ' a conduit à nourrir des espérances fondées"(12). En l’espèce, le Médiateur note que le plaignant n’a produit aucun document ou autre élément sur la base duquel il aurait pu raisonnablement établir des attentes justifiées de la part de la délégation quant au remboursement des coûts de l’équipe d’appui après la période précédant la création. Le Médiateur n’a pas non plus trouvé de document de ce type dans le dossier. En outre, le Médiateur estime que le simple fait que les factures aient été payées ne saurait, en soi, faire naître une confiance légitime. Sur la base de ce qui précède, le Médiateur estime que le principe de protection de la confiance légitime n’a pas été violé par la Commission en ce qui concerne la période postérieure à la phase préalable à la création.

2.21 Enfin, le Médiateur doit analyser si le fait que la Commission ait décidé de recouvrer le montant concerné trois ans après la présentation et le paiement des premières factures constitue un caractère abusif. À cet égard, la Médiatrice note qu’une période de trois ans pour détecter que des paiements ont été indûment effectués est en effet une longue période. Cependant, et comme mentionné précédemment, il n'y avait manifestement aucune base contractuelle pour ces paiements. La Commission a fait valoir que le fait que les factures concernées aient été payées ne pouvait être considéré comme une modification valable des conditions contractuelles et qu ' une telle modification aurait nécessité, conformément à l ' article 105 des conditions particulières, un avenant "signé par le consultant et le pouvoir adjudicateur et approuvé par la Commission européenne". Le Médiateur juge cet argument convaincant. Il convient en outre de noter que, dans sa lettre du 10 décembre 1999, le chef de la délégation a clairement exposé les conditions à remplir pour que des paiements puissent néanmoins être effectués au titre des missions de l'équipe d'appui après la phase préalable à la création. Comme indiqué ci-dessus, le plaignant n'a pas établi que ces conditions avaient été respectées en l'espèce. Sur la base de ces considérations, le Médiateur estime que le fait que trois ans se soient écoulés avant que la Commission ne décide de recouvrer les sommes concernées n'est pas suffisant pour établir l'allégation du plaignant selon laquelle la Commission a agi de manière déloyale en ce qui concerne la période postérieure à la phase pré-initiale. En outre, le Médiateur note que le plaignant a bénéficié des sommes indûment versées et que la Commission s'est abstenue de réclamer des intérêts sur les sommes récupérées.

3 L'indécision et le manque de réaction allégués à l'égard du plan d'une deuxième phase du projet

3.1 Le plaignant alléguait que la Commission avait fait preuve d'indécision et de réticence à l'égard du plan que le consortium avait présenté en juin et décembre 2002 et de nouveau en mars 2003 pour une deuxième phase du projet.

Plus particulièrement, le plaignant a souligné que le plan avait été présenté pour la première fois en juin 2002, mais qu'une période de silence complet de la part de la délégation avait suivi. Une déclaration suggérant quelques modifications mineures a été publiée par la délégation en novembre 2002, mais seulement après que le consortium ait exercé une pression sur la délégation. Ces changements ont été mis en oeuvre et un plan révisé a été présenté au début de décembre 2002. Encore une fois, une période de silence complet a suivi. Selon le plaignant, des pressions ont dû être exercées à nouveau sur la délégation pour qu'elle fournisse des orientations sur la portée d'une deuxième phase. Comme à la première occasion, il n'y a eu que des commentaires mineurs. Une troisième proposition, qui comprenait un budget, a été élaborée en mars 2003 pour répondre à tous les points soulevés par la délégation, mais après un retard supplémentaire considérable, elle a tout simplement été rejetée par la délégation car elle ne respectait pas les moyens budgétaires disponibles.

3.2 Dans son avis, la Commission a décrit les différentes étapes de l'évaluation du plan du plaignant pour une deuxième phase du projet. La Commission a indiqué que l’OMSAR lui avait soumis trois propositions successives du cadre d’intervention future (ci-après le «Cadre d’intervention future»). Les dates mentionnées par le plaignant ne coïncidaient pas exactement avec celles retenues par la Commission. Ce n'est que le 18 juillet 2002 que l'OMSAR, avec l'aide du CGP, a produit un document provisoire de la FFAI, qui présentait toutefois certaines faiblesses. Le 4 novembre 2002, la Commission a présenté ses observations sur la proposition de la FFAI. Ce n'est que le 6 février 2003 et non au début de décembre 2002, comme l'a déclaré le plaignant, qu'OMSAR a fourni à la Commission une version actualisée du plan. Lors d'une réunion tenue le 24 février 2003, la délégation a informé l'OMSAR et le CMP de son avis sur le nouveau plan. Le 10 mars 2003, l'OMSAR a de nouveau envoyé une nouvelle version du plan, qui a finalement été approuvée le 19 mars 2003 avec quelques observations.

Bien que le processus décisionnel ait certes été long, la Commission a indiqué que plusieurs facteurs expliquaient les retards, qui, en tout état de cause, n’étaient pas exclusivement imputables à la Commission. La Commission n'est pas restée passive, mais a plutôt fait de son mieux pour garantir la poursuite du projet. Une grande partie du temps qui s'est écoulé jusqu'à l'approbation finale de la FFAI aurait pu être économisée si le document demandé avait satisfait dès le départ aux exigences de qualité attendues.

La Commission a en outre reconnu qu'il existait une certaine divergence d'opinions entre elle-même et OMSAR quant à la manière de procéder pour tenter de permettre la participation continue du plaignant après l'expiration du contrat le 31 mars 2003. Alors que l'OMSAR envisageait de signer un nouveau contrat selon la procédure négociée, la délégation a jugé plus approprié de modifier le contrat au moyen d'un avenant. Toutefois, en raison de contraintes de temps, la délégation a modifié son approche et, par lettre du 26 mars 2003, a informé l'OMSAR de la possibilité d'une procédure négociée avec le consortium. Après évaluation de la proposition, le 15 avril 2003, la délégation a informé l'OMSAR qu'elle ne pouvait pas, pour plusieurs raisons, soumettre la proposition au siège de la Commission pour approbation. La délégation renvoie à la circulaire du 8 janvier 2003 émise par la direction générale du budget de la Commission concernant la révision des prix.

La Commission a conclu que, après la réévaluation du dossier, il était clair que les retards qui lui étaient imputables étaient justifiés. La décision initiale de rejeter la proposition de procédure négociée était justifiée par des raisons de bonne gestion financière.

3.3 Dans ses observations, le plaignant a déclaré que l'avis de la Commission fournissait en soi de nombreuses preuves de retards. Par exemple, la Commission a fait référence, dans son avis, au fait que la délégation avait effectivement mis pas moins de quatre mois avant de formuler enfin des observations sur la première proposition de la FFAI. Un observateur impartial ne pouvait guère conclure autre chose que le fait que la prise de décision sur l'extension du projet était confuse et truffée de suggestions divergentes et de fausses attentes.

Dans ses observations, le plaignant a également déclaré que la contextualisation de l'avis de la Commission, à savoir la référence à la prétendue mauvaise qualité des services d'assistance technique fournis par le plaignant, était arbitraire et n'était pas pertinente pour la question. Le plaignant a également déclaré qu ' il n ' était pas vrai que les honoraires proposés étaient "beaucoup plus élevés que dans d ' autres contrats de même nature". Le plaignant a également déclaré que l'avis de la Commission selon lequel les CV proposés étaient de qualité inférieure était également inexact.

3.4 En réponse à la cinquième question du Médiateur sur les enquêtes complémentaires concernant la référence faite par la Commission à la prétendue mauvaise qualité des services d'assistance technique fournis par le plaignant, la Commission a déclaré que son évaluation de la qualité des services fournis par le plaignant était corroborée par le bénéficiaire de l'assistance technique lui-même. En effet, le 16 mai 2002, l'OMSAR avait adressé à la délégation une lettre dans laquelle elle formulait les remarques critiques suivantes à l'égard du plaignant: incompétence professionnelle de certains experts, manque de dynamisme et de flexibilité au sein de l'équipe, manque de réactivité de la part du chef de projet, coordination insuffisante et bureaucratie excessive.

En réponse à la sixième question du Médiateur concernant le niveau des honoraires proposés par rapport à d'autres contrats, la Commission a indiqué que les honoraires proposés étaient effectivement plus élevés que dans d'autres contrats de même nature signés dans le cadre du projet. La révision des prix a donné lieu à des augmentations allant de 30 % à 39 %, y compris pour le transport international, et aurait impliqué la fixation d’un montant journalier de 919 EUR pour les honoraires des experts internationaux à court terme, y compris le transport international. Contrairement à l'opinion non étayée du plaignant, cette révision des prix impliquait un montant plus élevé que ceux applicables à d'autres contrats similaires signés dans le cadre du projet. Pour des raisons de confidentialité et afin de ne pas porter préjudice aux intérêts commerciaux des entreprises en question, la Commission a fait observer qu'elle s'abstiendrait de donner plus de détails sur ces contrats. La Commission a toutefois souligné qu'elle conservait des copies de ces contrats qui étaient à la disposition du Médiateur, s'il estimait qu'une inspection du dossier était nécessaire. En ce qui concerne la qualité des CV, la Commission a réitéré le point de vue qu'elle avait exprimé dans son avis du 22 décembre 2004. D'après un tableau joint en annexe à la lettre de la délégation à l'OMSAR du 15 avril 2003, la Commission a déduit que la plupart des CV proposés ne correspondaient pas aux profils demandés pour le projet en question. Seuls trois profils sur dix pourraient être considérés comme appropriés.

3.5 Dans ses observations complémentaires, le plaignant a déclaré, en ce qui concerne la réponse de la Commission à la cinquième question du Médiateur, qu'il était au courant de la lettre de l'OMSAR à la délégation du 16 mai 2002 et qu'il pouvait convenir que certains experts étaient parfois insuffisamment dynamiques et flexibles pour relever les défis quotidiens. Cependant, la quasi-totalité des experts qui ont participé à ce projet avaient un bilan positif avant de rejoindre ce projet et ont ensuite de nouveau travaillé avec succès dans d'autres projets, y compris ceux financés par la CE.

En ce qui concerne la réponse de la Commission à la sixième question du Médiateur, le plaignant a fait observer que les redevances versées au cours de la première phase du projet étaient nettement inférieures à celles versées dans le cadre d'un certain nombre d'autres projets financés par la CE dans le pays. Le plaignant a déclaré qu'il était trompeur d'affirmer que les augmentations proposées atteindraient 30 % ou 38 %. Après des discussions approfondies et prolongées avec l'OMSAR, l'augmentation proposée du montant des honoraires se situait entre 26 % et 28 % pour les experts internationaux et 30 % pour les experts nationaux. Cela devrait être jugé dans le contexte du niveau très bas des redevances au début du projet en 1999 et du fait que cette augmentation s'appliquerait sur une période de sept ans. Le plaignant a également déclaré que la notation des CV des experts proposés présentés par la Commission, qui n’a jamais été démontrée au plaignant, était biaisée et factuellement erronée.

3.6 Le Médiateur note que le plan pour une deuxième phase du projet s'intitulait "Cadre d'intervention future". Les différentes propositions pour la deuxième phase ont été soumises par l'OMSAR. Il ressort des pièces du dossier que la chronologie des propositions soumises par l'OMSAR et des réactions de la Commission était la suivante:

Le 18 juillet 2002, l'OMSAR a adressé au chef de délégation une lettre contenant un document intitulé «Cadre général pour les interventions futures», qui contenait les priorités de l'OMSAR pour les années à venir. Le 4 novembre 2002, la délégation a répondu par des observations détaillées à la lettre de l'OMSAR du 18 juillet 2002. La délégation a déclaré que le document doit être soigneusement révisé par les parties concernées. Le 6 février 2003, l ' OMSAR a présenté à la délégation le "projet OMSAR pour (...) le plan de travail global de la phase II (2003-2005)"(13), qui avait été élaboré conjointement avec le plaignant et qui tenait compte des observations formulées par la délégation dans sa lettre du 4 novembre 2002. Le 24 février 2003, une réunion a eu lieu entre la délégation, l'OMSAR et le personnel du plaignant, au cours de laquelle la délégation a exprimé son point de vue sur la proposition. Une autre réunion s'est tenue le 6 mars 2003. À la suite de ces réunions, le 10 mars 2003, l'OMSAR a envoyé à la délégation une version modifiée du plan de travail global (2003-2005). Par lettre du 19 mars 2003 adressée à l'OMSAR, la délégation a approuvé le plan de travail global (2003-2005), sous réserve de certaines observations. Par lettre du 26 mars 2003, la délégation a invité l'OMSAR à poursuivre ses discussions avec le plaignant sur les ressources humaines et les aspects financiers et à lui envoyer un dossier contractuel complet. Par lettre du 4 avril 2003, OMSAR a soumis à la délégation le rapport de négociation et le dossier contractuel. Par lettre du 15 avril 2003, la délégation a formulé des observations détaillées sur la proposition et a déclaré qu'elle ne pouvait pas soumettre la proposition au siège à Bruxelles pour approbation.

3.7 Il ressort de la chronologie ci-dessus que, à l'exception de la période comprise entre le 18 juillet et le 4 novembre 2002 où il n'y a pas eu de réaction à la proposition, la Commission n'a pas été indécise ou n'a pas répondu aux différentes propositions présentées. En ce qui concerne la période allant du 18 juillet au 4 novembre 2002, le Médiateur tient tout d ' abord à souligner que la proposition présentée par l ' OMSAR le 18 juillet 2002 était, selon ses propres termes, "un document provisoire qui doit être examiné plus attentivement par toutes les parties prenantes, y compris [l' OMSAR elle-même]". Il apparaît que, à la fin du mois de septembre 2002, c’est-à-dire le délai indiqué par la Commission dans son avis pour la deuxième phase du programme, la Commission n’avait effectivement pas réagi à cette proposition, mais avait plutôt décidé de financer la prolongation du contrat existant pour une nouvelle période de six mois, à savoir du 30 septembre 2002 au 31 mars 2003 (14). La Commission a réagi à la proposition initiale le 4 novembre 2002. Après la présentation de la deuxième proposition par l'OMSAR, le 6 février 2003, il semble que la délégation ait répondu en substance aux propositions présentées. Les différentes lettres envoyées par la délégation à l'OMSAR, en particulier celles du 4 novembre 2002 et du 15 avril 2003, contenaient des évaluations détaillées des propositions.

3.8 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur conclut qu'il n'y a pas eu d'indécision ou de manque de réaction de la part de la Commission. Étant donné que les autres arguments présentés par le plaignant dans ses observations ne sont pas directement pertinents pour l'allégation du plaignant, le Médiateur estime qu'il n'est pas nécessaire de les analyser plus en détail.

3.9 Sur la base des considérations qui précèdent, le Médiateur conclut à l'absence de cas de mauvaise administration de la part de la Commission en ce qui concerne ces aspects de l'affaire.

4 L'allégation selon laquelle la proposition a été rejetée de manière arbitraire et sans donner la possibilité d'être entendue

4.1 Dans ses observations, le plaignant a formulé une nouvelle allégation, à savoir que la proposition d'une deuxième phase du projet avait simplement été rejetée, sans donner la possibilité à l'OMSAR ou au plaignant d'être entendu. Dans ce contexte, le plaignant a également allégué un caractère arbitraire au motif qu'il avait été invité par la délégation à faire, conjointement avec l'OMSAR, des propositions concernant les paramètres budgétaires, mais que la proposition conjointe avait ensuite été rejetée par la délégation même qui avait proposé cet arrangement.

4.2 Dans son avis complémentaire, la Commission a indiqué qu'elle ne pouvait être d'accord avec les allégations du plaignant. Les discussions entre la délégation et l'OMSAR sur la deuxième phase du projet ont débuté le 18 juillet 2002 et devaient se terminer le 30 septembre 2002. Toutefois, comme il n'a pas été possible d'obtenir un plan de travail acceptable dans le délai fixé, la Commission a fait preuve de la plus grande souplesse à l'égard du plaignant en prolongeant le contrat jusqu'en mars 2003. Le plaignant ainsi que l'OMSAR disposaient donc d'un délai supplémentaire de six mois pour préparer le plan de travail. Bien que la Commission ait, dès le 4 novembre 2002, présenté ses observations sur le plan de travail rejeté, ainsi que quelques lignes directrices pour l'élaboration de ce document, un plan de travail acceptable n'a été fourni que le 10 mars 2003 et approuvé le 19 mars 2003 avec quelques observations. Le 6 mars 2003, la délégation a organisé une réunion avec l'OMSAR et le plaignant afin de clarifier les modalités de prolongation du contrat d'assistance technique. Malgré les divergences de vues initiales entre OMSAR et le plaignant quant à la manière de procéder en vue de permettre la participation continue du plaignant après l’expiration du contrat, la Commission a une nouvelle fois fait preuve de la plus grande souplesse en modifiant son approche. En effet, la Commission a convenu avec OMSAR qu’un nouveau contrat devrait être signé à la suite d’une procédure négociée avec le plaignant, bien qu’elle ait estimé qu’il était plus approprié de modifier le contrat au moyen d’un avenant.

En ce qui concerne l'ajustement des taxes, le dialogue avec le plaignant a été assuré en permanence par la délégation. Le 17 février 2003, le plaignant a envoyé une lettre à la délégation, à laquelle il a été dûment répondu le 26 février 2003. En réponse à cette réponse, le plaignant a envoyé une nouvelle lettre à la délégation le 5 mars 2003. En outre, diverses réunions informelles ont eu lieu entre l'OMSAR, le plaignant et la délégation, au cours desquelles celle-ci a informé le plaignant qu'une certaine flexibilité était possible, mais dans certaines limites. En effet, l’une de ces réunions a eu lieu le 24 février 2003, dont le procès-verbal indiquait clairement que l’éventuelle augmentation s’élèverait à 10 %. Ce procès-verbal a été dûment envoyé au chef d'équipe du plaignant par courrier électronique. Par conséquent, si les négociations ont échoué, c'est en raison de la réticence du plaignant à prendre en considération les lignes directrices de la délégation.

4.3 Dans ses observations complémentaires, le plaignant a déclaré qu'il avait fallu six mois à la Commission pour répondre au projet initial, qui avait été soumis au début du mois de juillet 2002, tandis que des observations mineures avaient été reçues à la fin du mois de novembre 2002 après de nombreuses demandes pressantes du consortium et de l'OMSAR. Le deuxième projet a été soumis en décembre 2002 et aucune observation sérieuse n'a jamais été reçue. Toutefois, un certain nombre de nouvelles directives et suggestions ont été formulées par le personnel de la délégation et, après un certain temps, ont de nouveau été modifiées. Il est vrai qu’un certain nombre de réunions informelles ont eu lieu dans le cadre de l’élaboration du nouveau plan de travail, au cours desquelles le personnel de la Commission a formulé de nombreuses suggestions sur l’ampleur d’une augmentation possible ou admissible des redevances, mais la Commission a finalement explicitement décidé que l’OMSAR et le consortium devraient résoudre cette question et adopter une approche mutuellement acceptable. À cet effet, un comité a été nommé par l'OMSAR pour examiner cette question et présenter une proposition raisonnable et pratique. La Commission a indiqué qu'une telle proposition commune serait susceptible d'être acceptée. En fin de compte, ce comité est parvenu à des conclusions, entraînant des augmentations comprises entre 20 % et 28 % pour les experts internationaux et 30 % pour les experts locaux, ce qui était acceptable pour les deux parties, à savoir l’OMSAR et le consortium. Toutefois, lorsque ces conclusions ont été présentées à la Commission, la délégation les a néanmoins rejetées.

4.4 Le Médiateur relève, d'après la chronologie des événements présentée au point 3.6 ci-dessus, que la Commission et l'OMSAR ont eu un dialogue sur la proposition relative à la deuxième phase du projet et que plusieurs réunions ont également eu lieu entre la Commission, l'OMSAR et le plaignant. L'allégation du plaignant selon laquelle la proposition a été rejetée sans donner aux parties intéressées le droit d'être entendues ne saurait donc être retenue.

En ce qui concerne le prétendu caractère arbitraire, le Médiateur note que, dans sa lettre du 26 mars 2003 adressée à l'OMSAR, la Commission a effectivement indiqué que l'OMSAR devrait poursuivre ses discussions avec le plaignant concernant les ressources humaines et les aspects financiers. Cette lettre indiquait également que le dossier devrait être envoyé à la délégation, qui évaluerait ensuite s’il était approprié de demander l’approbation de la Commission afin d’entamer la procédure négociée. La lettre soulignait que, si une telle demande était formulée par la délégation et approuvée par la Commission, OMSAR serait autorisée à engager la procédure négociée afin de formaliser le projet de contrat. Le Médiateur note que, contrairement à ce qu'a laissé entendre le plaignant, rien dans la lettre susmentionnée adressée à l'OMSAR n'indiquait qu'il existait un arrangement proposé par la délégation ou que la proposition serait acceptée dans son intégralité par la délégation. Cela n'aurait en fait pas pu être le cas, étant donné que les aspects financiers détaillés de la proposition n'avaient pas encore été soumis à la délégation (15). Par lettre du 15 avril 2003, la délégation a informé l'OMSAR que sa proposition du 4 avril 2003 ne pouvait être approuvée pour les raisons exposées dans l'évaluation détaillée de la proposition, qui était jointe à la lettre et concernait principalement les aspects financiers de la proposition, à savoir l'augmentation des taxes, ainsi que la qualité des CV. Compte tenu de ce résultat, la délégation a invité l'OMSAR à lancer un appel d'offres international afin de sélectionner le prestataire d'assistance technique. Le Médiateur note que rien dans l'évaluation de la délégation n'indique que celle-ci ait agi arbitrairement en rejetant la proposition de l'OMSAR du 4 avril 2003.

4.5 Sur la base des considérations qui précèdent, aucun cas de mauvaise administration n'a donc été constaté en ce qui concerne l'allégation supplémentaire du plaignant.

La possibilité d'une solution à l'amiable

L’article 3, paragraphe 5, de son statut charge le Médiateur de rechercher, dans la mesure du possible, une solution à l’amiable avec l’institution concernée afin d’éliminer le cas de mauvaise administration et de satisfaire le plaignant.

Le Médiateur a donc présenté à la Commission la proposition suivante de solution à l'amiable:

La Commission pourrait réexaminer sa décision de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR auprès du plaignant en ce qui concerne l’équipe de soutien, dans la mesure où elle concerne les parties du montant correspondant aux billets d’avion achetés et aux indemnités journalières payées au cours de la période de dix jours précédant la création.

Réponse de la Commission à la proposition du Médiateur

La Commission a déclaré qu'à la suite de la proposition du Médiateur et dans l'intérêt de prendre des mesures pour régler l'affaire, elle avait réévalué le dossier et accepté la proposition du Médiateur en vue d'une solution à l'amiable.

La Commission a donc recalculé les coûts liés aux billets d’avion achetés et aux indemnités journalières payées au cours de la période de dix jours précédant la création sur la base suivante:

Dans sa décision (16), le Médiateur a déclaré que "[i]l semblerait que la phase de pré-initiation était une période de dix jours au tout début du contrat, bien qu ' il ne soit pas clair si cette période couvrait exactement les dix premiers jours (30 septembre au 9 octobre 1999) du contrat. Il est toutefois clair que la phase préalable à la création avait cessé le 14 octobre 1999, la Commission ayant indiqué dans sa réponse que le rapport préalable à la création avait été approuvé à cette date».

La Commission a considéré le premier jour de travail des filets de sécurité (tel que déclaré dans leurs feuilles de temps) comme le début de la période antérieure à la création, qui s'est donc étendue du 2 au 11 octobre 1999 (17). Par conséquent, des dépenses d’un montant total de 3 536,23 EUR (18), correspondant aux indemnités journalières et aux billets d’avion, ont désormais été jugées éligibles.

La Commission a conclu qu'elle acceptait la proposition du Médiateur en vue d'une solution à l'amiable. Conformément à cette proposition, le montant de 3 536,23 EUR pour les billets d’avion et les indemnités journalières au cours de la période précédant la création a été déduit du montant à recouvrer. Par conséquent, le montant à recouvrer s’élèverait à 25 770,42 EUR au lieu du montant initial de 29 306,65 EUR. La Commission a toutefois souligné que, si le plaignant était réticent à accepter cette proposition, il ne serait pas disposé à renoncer à toute autre demande.

Observations du plaignant

Le plaignant a déclaré qu'après environ trois ans, il ne pouvait pas nier que le résultat final de la procédure de plainte était loin d'être satisfaisant. Le plaignant ayant toutefois reconnu que le statut du Médiateur ne lui permettait pas d'aller bien au-delà de la solution à l'amiable proposée, il a décidé de s'abstenir de toute autre observation et a accepté la proposition. Le plaignant a remercié le Médiateur pour ses efforts et a souhaité savoir à qui, au sein de la Commission, il devrait adresser sa «facture de règlement».

LA DÉCISION

1 Sur le recouvrement prétendument injustifié et la demande de remboursement et les deux autres allégations

1.1 Le plaignant est une société de consultants en gestion qui, dans le cadre d'un consortium formé avec une autre société, était un contractant dans la mise en œuvre d'un projet de développement de la Commission européenne dans un pays tiers. Selon le plaignant, le contrat de consultation pour le suivi des projets, signé en août/septembre 1999, a été exploité de manière déloyale par la délégation de la Commission dans le pays (ci-après la «délégation»). Dans sa plainte au Médiateur européen ainsi que dans ses observations, le plaignant a formulé trois allégations, à savoir i) que la décision de la Commission du 22 janvier 2003 de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR représentant les indemnités journalières et les frais de billetterie pour l'équipe d'assistance au bureau à domicile, facturés par le consortium au fil des ans, était injustifiée; ii) la Commission a fait preuve d’indécision et de non-réactivité à l’égard du plan que le consortium a présenté en juin et décembre 2002 et de nouveau en mars 2003 pour une deuxième phase du projet; et iii) la proposition d’une deuxième phase du projet a simplement été rejetée, sans donner la possibilité à OMSAR ou au plaignant d’être entendus.

1.2 Sur la base de son analyse du dossier dans sa proposition de solution à l'amiable du 15 février 2007, le Médiateur n'a trouvé aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne les allégations ii) et iii) ci-dessus.

1.3 En ce qui concerne la première allégation, la Commission a indiqué dans son avis qu'elle disposait de motifs juridiques suffisants pour demander le remboursement de 29 306,65 EUR. Dans ses observations, le plaignant a rappelé qu'une copie de la lettre de l'OMSAR du 30 septembre 1999 était à la disposition de la délégation depuis plus de cinq ans. Dans cette lettre, l’OMSAR a porté à l’attention du plaignant un certain nombre de questions qui avaient été discutées et convenues avec la délégation, y compris les coûts de l’équipe d’appui. Le Médiateur a mené de nouvelles enquêtes sur ce point le 15 mars 2006, auxquelles la Commission a répondu le 20 juillet 2006, en maintenant sa position de demander le remboursement de 29 306,65 EUR.

1.4 Le 15 février 2007, le Médiateur a adressé à la Commission une proposition de solution à l'amiable, lui suggérant de revoir sa décision de recouvrer le montant de 29 306,65 EUR auprès du plaignant en ce qui concerne l'équipe d'appui, dans la mesure où elle concernait les parties du montant correspondant aux billets d'avion achetés et aux indemnités journalières payées au cours de la période de dix jours précédant la création.

1.5 Dans sa réponse du 14 mai 2007, la Commission a indiqué que, dans l'intérêt d'un règlement à l'amiable, elle avait réévalué le dossier et accepté la proposition de solution à l'amiable du Médiateur. La Commission a expliqué que, sur la base de cette réévaluation, des dépenses d’un montant total de 3 536,23 EUR (19), correspondant aux indemnités journalières et aux billets d’avion, ont désormais été jugées éligibles. La Commission a conclu que, conformément à la proposition de la Médiatrice en vue d'une solution à l'amiable, le montant de 3 536,23 EUR pour les billets d'avion et les indemnités journalières au cours de la période précédant la création avait été déduit du montant à recouvrer. Par conséquent, le montant à recouvrer s’élèverait à 25 770,42 EUR au lieu du montant initial de 29 306,65 EUR.

1.6 Dans ses observations, le plaignant a accepté la solution à l'amiable. Le plaignant a toutefois déclaré qu'après environ trois ans, il ne pouvait pas nier que le résultat final de la procédure de plainte était loin d'être satisfaisant. Le plaignant ayant toutefois reconnu que le statut du Médiateur ne lui permettait pas d'aller bien au-delà de la solution à l'amiable proposée, il a décidé de s'abstenir de toute autre observation. Le plaignant a remercié le Médiateur pour ses efforts et a souhaité savoir à qui, au sein de la Commission, il devrait adresser sa «facture de règlement».

1.7 Le Médiateur note que le plaignant, bien qu'il ne soit pas entièrement satisfait du résultat global, a accepté la solution à l'amiable. En ce qui concerne la question du plaignant à qui il doit s'adresser en ce qui concerne la facture transactionnelle, le Médiateur espère que la Commission prendra immédiatement contact avec le plaignant en ce qui concerne le recouvrement final.

2 Conclusion

À l'initiative du Médiateur, il apparaît qu'une solution à l'amiable à la plainte a été convenue entre la Commission et le plaignant. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le président de la Commission sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il ressort du contrat que le plaignant l'a signé le 30 août 1999 et que l'OMSAR l'a signé le 30 septembre 1999.

(2) Par «soutien», le plaignant fait référence à l’équipe de soutien de son bureau principal aux Pays-Bas.

(3) Dans sa lettre du 10 décembre 1999, la délégation a indiqué que le rapport initial devait être présenté 60 jours après la signature du contrat.

(4) À cet égard, la Commission a joint l'annexe D des conditions particulières, intitulée «Calendrier des honoraires et dépenses (proposition financière de [le plaignant])».

(5) Le Médiateur note que le plaignant n'a fait référence qu'implicitement au principe de confiance légitime, en déclarant qu'il avait suivi la procédure pendant trois ans et demi et qu'il avait toujours été remboursé par la Commission.

(6) Voir rapport annuel 1997, p. 22.

(7) Voir note de bas de page 2.

(8) La lettre de contrat a été signée par le plaignant le 30 août 1999 et par l'OMSAR le 30 septembre 1999 et contient également l'aval (non daté) du chef de délégation.

(9) La proposition financière est datée du 12 novembre 1998.

(10) La ventilation des prix mentionne trois postes, à savoir i) les honoraires, ii) les frais directs et iii) les frais remboursables.

(11) La proposition technique est datée du 17 novembre 1998.

(12) Voir l'affaire T-203/96, Embassy Limousines/Parlement, Rec. 1998, p. II-4239, point 74, et la jurisprudence citée.

(13) L ' indication " Objet " dans cette lettre faisait référence au "Plan de travail mondial du Cadre pour les interventions futures (FFAI)".

(14) OMSAR a signé l'avenant au contrat le 19 septembre 2002 et le plaignant l'a signé le 30 septembre 2002. Le 11 octobre 2002, le contrat a été approuvé par le chef de délégation en vue d'un financement par la Communauté européenne.

(15) Dans sa lettre du 19 mars 2003, la délégation a informé l'OMSAR que les tableaux budgétaires produits à l'époque étaient simplement destinés à illustrer la question et ne pouvaient pas faire l'objet d'un examen, et encore moins d'une approbation.

(16) Par «décision», la Commission faisait en fait référence à la proposition de solution à l'amiable du Médiateur.

(17) Le montant a été calculé sur la base du document joint en annexe 1.b à l'avis de la Commission du 20 juillet 2006 ("Fiche de présence: Septembre/octobre 1999").

(18) La réponse de la Commission contient un tableau détaillé concernant ce calcul.

(19) La réponse de la Commission contient un tableau détaillé concernant ce calcul.