Monsieur,

Le 27 décembre 2019, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom de JCP Srl. La plainte concernait la retenue par la délégation de l’UE au Nigeria (ci-après la «délégation de l’UE») des paiements pour les services fournis au titre du contrat-cadre «services d’organisation d’événements et d’événements médiatiques».

La Médiatrice m'a demandé de traiter la plainte et de vous répondre en son nom.

J'ai le regret de vous informer que, sur la base des informations que vous nous avez fournies, le Médiateur ne constate aucun cas de mauvaise administration ^[1].

Cette constatation s’explique principalement par le fait que le contrat concerné est très clair en ce sens que, pour être payé, vous devez fournir des pièces justificatives originales avec vos factures et que vous ne l’avez pas fait.

Le contrat que vous avez conclu avec la Commission européenne relève du contrat-cadre COM 11, lot 2. Les conditions particulières du présent contrat-cadre prévoient que, dans les contrats spécifiques à rémunération, «le montant réel à payer après le paiement du préfinancement (et le paiement intermédiaire, le cas échéant) doit être fondé sur la facture du contractant-cadre accompagnée des pièces justificatives originales»[2].

 La délégation de l’UE vous a demandé à plusieurs reprises de fournir les documents originaux. Elle a également expliqué que les versions papier numérisées des documents originaux, envoyées par voie électronique, ne constituent pas des factures électroniques et ne sont donc pas éligibles. Cette position est raisonnable.

Compte tenu de ce qui précède, la retenue du paiement par la délégation de l’UE ne constitue pas un cas de mauvaise administration.

Vous affirmez que votre contestation de l’ordre administratif de la délégation de l’UE du 16 mars 2016 relatif à la sous-traitance est la raison pour laquelle la délégation de l’UE a refusé le paiement. Vous n’avez fourni aucun élément de preuve à l’appui de votre argumentation à cet égard. Il n’en demeure pas moins que la délégation de l’UE a une raison valable de retenir les paiements au titre du contrat (comme indiqué ci-dessus).

Si vous souhaitiez contester formellement l’ordre administratif de la délégation de l’UE, vous auriez dû le faire dans un délai de 30 jours, conformément aux règles générales du contrat-cadre ^[3]. Il ressort des informations que vous avez fournies que vous n'avez pas suivi cette procédure. Étant donné que vous n'avez pas épuisé les étapes appropriées prévues par le contrat pour résoudre ce problème avec la délégation de l'UE, le Médiateur n'est pas en mesure de l'examiner ^[4].

Je me rends compte que cette décision vous décevra, mais j'espère que les informations et explications ci-dessus seront néanmoins utiles.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Tina Nilsson

Chef des enquêtes - Unité 4

Strasbourg, le 31/01/2020

[1] Des informations complètes sur la procédure et les droits relatifs aux plaintes sont disponibles à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/document/70707

[2] Voir article 8, paragraphe 2, option 1, des conditions particulières du contrat-cadre COM 2011 Lot 2.

[3] Article 7, paragraphe 3, des conditions générales du contrat-cadre COM 2011 Lot 2.

[4] Voir l’article 2, paragraphe 4, du statut du Médiateur: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/legal-basis/statute/fr