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Decision on the European Commission’s decision to recover grants paid under EU funded projects carried out by a national police authority (case 1733/2020/LM)

Lundi | 11 octobre 2021

The complainant, a national police force, received two grants from the European Commission for projects to fight transnational crime, which it carried out successfully. Following audits of the projects, the Commission found that a big part of the costs were ineligible mainly due to the lack of supporting documents. The Commission therefore decided to recover a considerable part of the grants. The complainant turned to the Ombudsman arguing that the decision was disproportionate and that the Commission had not shown flexibility. The complainant considered that the Commission should have allowed it more time to send additional supporting documents and that it should have done another audit.

The Ombudsman found that it was reasonable for the Commission to conclude that the complainant had violated its contractual obligations under the ‘grant agreement’. The Commission had acted in accordance with EU financial rules and given the complainant ample opportunity to provide comments and submit additional supporting documents as proof of the costs it claimed. The Commission had also shown flexibility by agreeing to review supporting documents submitted late. The Ombudsman thus closed the inquiry with a finding of no maladministration.

Decision in case 616/2020/DL on how the European Commission dealt with a contractor that had not paid its consultants

Mercredi | 19 mai 2021

The complainant worked as an expert for an external contractor to the EU Delegation to Ghana. Not having been paid for her work, the complainant turned to the Ombudsman, claiming that the EU Delegation had failed to ensure that the external contractor respects its obligations towards the experts.

The Ombudsman found that both the EU Delegation and the European Commission had acted in accordance with the applicable rules when withholding some payments under the contract. She also found that they had taken appropriate action vis-a-vis the contractor to try to resolve the situation that affected the complainant. The Ombudsman considers that the Commission has adequate mechanisms in place to monitor contractors, and she trusts the Commission will use these mechanisms to monitor the situation and to take action within its remit if needed.

The Ombudsman therefore closed the case with a finding of no maladministration.

Décision de la Médiatrice européenne dans l’affaire OI/1/2020/LM portant sur la décision du Service européen pour l’action extérieure (SEAE) de ne pas verser d’indemnité de départ à une employée retraitée de la délégation de l’UE en Algérie

Vendredi | 29 janvier 2021

La plainte portait sur la décision du Service européen pour l’action extérieure de ne pas verser d’indemnité de départ à une employée retraitée de la délégation de l’UE en Algérie. La délégation s’était exprimée en faveur du versement de l’indemnité, en faisant valoir que telle avait été la pratique sur la base d’une note administrative.

La Médiatrice européenne a enquêté sur cette affaire et jugé que l’employée en question ne pouvait se prévaloir d’aucune «attente légitime», au sens juridique, à recevoir une indemnité de départ. Elle a donc clos l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration. La Médiatrice européenne a cependant fait observer qu’il était regrettable que le SEAE n’ait pas communiqué d’informations claires et cohérentes au personnel au sujet des règles applicables aux personnes en question. À cause de ce manque de clarté, l’employée concernée a mal compris la situation. Le SEAE étant en train de supprimer progressivement cette catégorie de personnel, la Médiatrice ne donnera pas d’autre suite à cette question. Elle espère toutefois que le SEAE veillera dans l’intervalle à clarifier les conditions d’emploi applicables aux personnes en question.

Decision in case 154/2020/DL on how the Research Executive Agency dealt with a recruitment procedure carried out in the context of an EU-funded project under the Horizon 2020 programme

Lundi | 09 novembre 2020

The case concerned a recruitment procedure organised by the University of Ljubljana as part of an EU-funded project, under the Horizon 2020 programme. The complainant claimed that irregularities occurred in the recruitment procedure, and reported this to the Research Executive Agency (REA), which is responsible for the implementation of the programme. Dissatisfied with how REA dealt with his complaint, he turned to the Ombudsman.

The Ombudsman found that REA investigated the issue and advised the university on steps to take to address certain shortcomings it had identified. The university followed REA’s advice.

The Ombudsman therefore found that REA dealt appropriately with the matter and closed the case, finding no maladministration.

Decision in case 2218/2019/MDC on the Research Executive Agency’s decision to consider ineligible certain costs claimed by a partner in an EU-funded project on the interoperability of unmanned vehicles (DARIUS)

Mercredi | 16 septembre 2020

The case concerned the decision of the Research Executive Agency (REA) to consider ineligible certain costs claimed in the context of a project that was co-funded by the EU: the DARIUS project on the interoperability of unmanned vehicles in search and rescue operations.

The complainant considered that the REA had acted in a contradictory and inconsistent manner, and should not have deemed the costs ineligible. It raised various concerns about the findings of the audit on which that decision was based .

The Ombudsman found that the REA acted reasonably and in line with the grant agreement. She therefore closed the inquiry with a finding of no maladministration.

Decision in case 1878/2019/LM on how the Executive Agency for Small and Medium-sized Enterprises (EASME) dealt with a complaint from a participant in the Erasmus for Young Entrepreneurs programme

Jeudi | 02 juillet 2020

The complainant, a young Italian entrepreneur, participated in an exchange with a more experienced entrepreneur in Germany in the context of the ‘Erasmus for Young Entrepreneurs programme’ set up by the EU Executive Agency for Small and Medium-sized Enterprises (EASME). The exchange was terminated early. The complainant considered that EASME had failed to monitor the exchange and he wished to be compensated financially. EASME allowed the complainant another exchange for the remaining period, but it did not grant him any financial compensation.

The Ombudsman found that EASME had investigated the case diligently and that its decision not to pay compensation was in accordance with the rules governing the programmes. The Ombudsman therefore closed the inquiry with a finding of no maladministration. The Ombudsman made a suggestion for improvement to EASME for the purpose of ensuring that the entrepreneurs involved are duly informed of the intention to terminate an exchange early.

Décision dans l’affaire 2084/2018/NH portant sur les modalités de traitement, par le Service européen pour l’action extérieure et son service de médiation, d'une plainte pour harcèlement déposée par un membre du personnel

Mercredi | 22 avril 2020

Cette affaire porte sur le traitement que le SEAE a réservé à un courriel qu'un membre du personnel avait adressé à son service de médiation pour dénoncer un acte de harcèlement. Au cours de l’enquête de la Médiatrice, le SEAE a exposé la manière dont le service de médiation avait conduit son enquête et expliqué les raisons pour lesquelles le dossier avait été clôturé.

La Médiatrice a estimé que les explications fournies par le SEAE étaient raisonnables. Le service de médiation du SEAE a traité la plainte pour harcèlement de la plaignante de manière informelle, conformément au mandat qui lui a été confié. La Médiatrice a clos son enquête en concluant à l’absence de mauvaise administration de la part du SEAE.

Décision dans l’affaire 1698/2019/MDC portant sur les vices de procédure d’un audit mené par l’Agence exécutive pour la recherche

Lundi | 20 avril 2020

L’affaire concerne la décision de l’Agence exécutive pour la recherche (REA) de recouvrer certaines sommes auprès d’une société à la suite de l’audit des activités de cette dernière au titre de deux projets financés par l’Union. La plaignante faisait valoir qu’il y avait lieu de déclarer nul et non avenu l’audit litigieux au motif qu’il était entaché de vices de procédure et que la procédure avait globalement duré plus de quatre ans.

La Médiatrice a estimé qu’il était regrettable que la REA n’ait pas respecté la date limite fixée dans la convention de subvention pour l’établissement du rapport d’audit final. Ce retard n’a toutefois pas privé la plaignante de la possibilité de contester valablement les conclusions de l’audit. Par ailleurs, la REA a procédé à une nouvelle révision exceptionnelle de son rapport d’audit qui s’est traduite par une réduction de 85 % de la somme que la REA se proposait de recouvrer.

La REA ayant reconnu qu’elle n’avait pas respecté le délai prévu dans la convention de subvention, ayant présenté ses excuses pour le retard occasionné et pris des mesures visant à éviter qu’une telle situation ne se répète à l’avenir, la Médiatrice a classé l’affaire.

Décision dans l’affaire 699/2019/AMF portant sur le traitement par la délégation de l’Union européenne en Algérie de la résiliation du contrat d’un expert intervenant dans le cadre d’un projet financé par l’Union

Mercredi | 25 mars 2020

Le plaignant a travaillé comme expert auprès d’un contractant externe de la délégation de l’Union européenne en Algérie. L’objet du contrat était de fournir une assistance technique aux autorités algériennes dans le cadre d’un programme financé par l’Union dans le domaine des transports. La délégation a demandé que le plaignant soit remplacé. Le contractant externe a donc résilié son contrat le même jour. Le plaignant s’est adressé à la Médiatrice en faisant valoir que la délégation ne l’avait pas entendu avant de demander son remplacement.

Que la délégation ait eu ou non l’obligation légale d’entendre le plaignant, la Médiatrice a toujours considéré que les particuliers pour lesquels les institutions demandent un remplacement doivent être entendus avant leur licenciement. En l’espèce, la délégation n’a pas entrepris les démarches suffisantes pour s’assurer, après avoir fait sa demande, que le plaignant avait été entendu. Bien que cela soit regrettable, la Médiatrice relève que le plaignant avait été informé des problèmes durant le projet. La Médiatrice relève également que les améliorations qui ont été introduites dans l’intervalle devraient permettre d’éviter que des incidents similaires se reproduisent à l’avenir. Compte tenu des éléments qui précèdent, elle clôt l’affaire.