Monsieur,
Le 18 mars 1999, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen au nom d'International United Surveyors (I.U.S.). Vous avez affirmé que la Commission européenne n'avait pas répondu aux lettres dans lesquelles vous demandiez des éclaircissements sur les procédures d'appel d'offres pour les projets d'aide alimentaire.
Le 9 juin 1999, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission européenne a envoyé son avis le 13 octobre 1999 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, si vous le souhaitez. J'ai reçu des observations d'un cabinet d'avocats, Dorsey & Whitney LLP, le 1er décembre 1999. Le 25 juin 2000, vous avez informé mes services que vous aviez effectivement confié l'affaire au cabinet d'avocats susmentionné, mais que, dans l'intervalle, la collaboration avait été interrompue.
Je vous écris maintenant pour vous informer du résultat des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

International United Surveyors EEIG (1) (ci-après I.U.S.) et l'un de ses membres German Control ont participé à des procédures d'appel d'offres concernant le suivi de projets d'aide alimentaire organisés par la Commission européenne. La Commission aurait omis à deux reprises de répondre aux lettres qui lui avaient été adressées.
1. Le 4 février 1999, I.U.S. a envoyé une lettre à la Commission pour obtenir des informations sur le résultat de la procédure d'appel d'offres n° 84-052533. Les retards dans le traitement et les rumeurs quant à l'annulation éventuelle de la procédure ont fait I.U.S. suspecter des irrégularités.
2. Le même jour, German Control, membre de l'U.I.S., a adressé à la Commission une lettre relative à l'appel à manifestation d'intérêt n° IA:AUS/31/RU/SCR.E1 - JOCE S 251-171772. En raison d'un délai extrêmement court pour le dépôt des candidatures, I.U.S. avait participé à cette procédure par l'intermédiaire de l'un de ses membres, à savoir le Contrôle allemand. En fait, tous les membres du consortium américain auraient dû réaliser le projet une fois attribué à German Control. Étant donné que cela semblait soulever des difficultés procédurales, German Control a décidé de retirer sa demande. Elle a donc contacté la Commission et demandé des éclaircissements sur la position de celle-ci.
Le 18 mars 1999, I.U.S. a déposé une plainte auprès du Médiateur. Elle alléguait que, malgré sa demande, la Commission n’avait jamais répondu à ses lettres. Les services du Médiateur ont établi de nombreux contacts informels avec le service responsable au sein de la Commission, mais n'ont pas pu obtenir le règlement de l'affaire. Le Médiateur a donc demandé un avis à la Commission.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission
L'avis de la Commission européenne sur la double plainte est résumé comme suit:
1. L'unité antifraude de la Commission a ouvert des enquêtes sur les entreprises qui surveillent l'aide alimentaire. Ainsi, la procédure d'appel d'offres n° 84-052533 a été annulée en novembre 1998. Tous les requérants, y compris le plaignant, avaient été officiellement informés par téléphone. La Commission a donc rejeté l'allégation du plaignant.
2. Le contrôle allemand a été présélectionné par la Commission à la suite de l'appel à manifestation d'intérêt. German Control, qui fait partie du European Economic Interest Grouping I.U.S., a demandé à la Commission de remplacer German Control par I.U.S. parmi les candidats présélectionnés. La Commission a refusé. L'ensemble de la situation a fait l'objet de discussions approfondies avec le plaignant et la Commission a donc estimé qu'aucune explication supplémentaire n'était nécessaire. Néanmoins, le 23 juin 1999, à la suite de l'enquête du Médiateur, la Commission a envoyé une lettre au plaignant et a de nouveau expliqué sa position.
Observations du plaignant Le
Médiateur européen a transmis l'avis de la Commission européenne au plaignant en l'invitant à formuler des observations. Un cabinet d'avocats agissant au nom du plaignant a fait en résumé les observations suivantes:
En ce qui concerne l'appel d'offres n° 84-052533, la Commission a tenté de répondre aux préoccupations des États-Unis à la suite de l'intervention du Médiateur. Toutefois, une réponse par téléphone ne saurait être considérée comme un moyen approprié d’informer les demandeurs de l’annulation d’une procédure d’appel d’offres.
Dans ses observations, le plaignant a également fait valoir que la procédure d’appel d’offres n’aurait pas dû être interrompue. Le marché aurait dû être attribué dès que possible à un demandeur qui n’était pas impliqué dans les enquêtes sur les soupçons de fraude. Le plaignant a demandé au Médiateur européen d'obtenir des éclaircissements sur cette question.
À cet égard, il convient de préciser que ces allégations ne faisaient pas partie de la plainte initiale qui concernait l’absence de réponse aux lettres. Décider des nouvelles demandes du plaignant irait au-delà de la présente enquête et nécessiterait de nouvelles procédures. Ces allégations pourraient toutefois faire partie d'une nouvelle plainte.
Enfin, le Médiateur a été informé que I.U.S. avait adressé une lettre à la Commission le 26 octobre 1999. Au cas où la Commission ne répondrait pas, I.U.S. demanderait à ses avocats d'engager une procédure devant le Tribunal de première instance des Communautés européennes.

ENQUÊTES SUPPLÉMENTAIRES

Le 25 juin 2000, les services du Médiateur ont contacté le plaignant. Le plaignant a informé le Médiateur que la collaboration avec le cabinet d'avocats susmentionné avait cessé. I.U.S. n'avait pas l'intention de poursuivre la Commission européenne à ce sujet.

LA DÉCISION

1 Non-réponse à la lettre du plaignant concernant l'appel d'offres n° 84-052533
1.1 Le plaignant a allégué que la Commission n'avait pas répondu à une lettre dans laquelle elle s'interrogeait sur l'issue d'une longue procédure d'appel d'offres.
1.2 La Commission a considéré que toutes les requérantes avaient déjà été informées par téléphone de l'annulation de la procédure.
1.3 Les principes de bonne administration exigent que les institutions agissent conformément aux règles et procédures prévues par la législation communautaire. L'article 9, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 2519/97 (2) prévoit que les soumissionnaires doivent être informés par écrit de la décision de la Commission de ne pas attribuer de marché. En l’espèce, la Commission ne l’a pas fait. Elle n'a pas non plus corrigé son comportement lorsqu'elle a eu la possibilité de le faire (c'est-à-dire à la suite de la lettre du plaignant et des approches informelles du Médiateur). Le Médiateur considère donc que l'action de la Commission constitue un cas de mauvaise administration.
2 Non-réponse à la lettre du plaignant relative à un appel à manifestation d'intérêt
2.1 Le plaignant alléguait que la Commission européenne n'avait pas répondu à une lettre dans laquelle elle demandait des éclaircissements sur la position de la Commission.
2.2 La Commission a reconnu qu'elle n'avait pas répondu à la lettre du plaignant. Elle a estimé que la question avait fait l'objet d'une discussion exhaustive et que le plaignant n'avait pas besoin d'explications supplémentaires.
2.3 Le Médiateur note qu'au cours de la présente enquête, la Commission a envoyé une réponse qui semble répondre aux points soulevés par le Contrôle allemand dans sa lettre du 4 février 1999. Le Médiateur n'a constaté aucun cas de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de l'affaire et considère par conséquent que la Commission européenne a pris des mesures pour régler cet aspect de l'affaire.
3 Conclusion
Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen dans cette affaire, il apparaît nécessaire de formuler la remarque critique suivante:

Les principes de bonne administration exigent que les institutions agissent conformément aux règles et procédures prévues par la législation communautaire. L'article 9, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 2519/97 prévoit que les soumissionnaires doivent être informés par écrit de la décision de la Commission de ne pas attribuer de marché. En l’espèce, la Commission ne l’a pas fait. Elle n'a pas non plus corrigé son comportement lorsqu'elle a eu la possibilité de le faire (c'est-à-dire à la suite de la lettre du plaignant et des approches informelles du Médiateur). Le Médiateur considère donc que l'action de la Commission constitue un cas de mauvaise administration.

Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.
Monsieur
Jacob Söderman,

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(1) GEIE : Groupement européen d'intérêt économique.

(2) Règlement (CE) n° 2519/97 de la Commission du 16 décembre 1997 fixant les règles générales de mobilisation des produits à fournir au titre du règlement (CE) n° 1292/96 du Conseil au titre de l'aide alimentaire communautaire Journal officiel L 346 , 17/12/1997 p. 0023 - 0040 Article 9, paragraphe 6 : ( ) Les soumissionnaires sont informés de la décision de ne pas attribuer le marché par télécommunication écrite ( ).