Monsieur,
Le 30 juin 1998, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant votre exclusion d'un appel à candidatures organisé par la Commission européenne (97/C 342 A/01). La Commission avait alors fait valoir que vous n'aviez pas inclus de formulaire de lecteur optique dans les documents. Dans votre demande, cependant, vous aviez inclus une copie de ce formulaire optique et indiqué que le bureau de la Commission à Lisbonne était à court d'originaux, n'étant pas en mesure de vous en fournir un à temps.
Le 27 juillet 1998, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. La Commission a envoyé son avis le 30 octobre 1998 et je vous l'ai transmis le 23 novembre 1998 en vous invitant, si vous le souhaitez, à faire part de vos observations. Je n'ai reçu aucune réponse de votre part.
Je vous écris maintenant pour vous informer du résultat des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Selon le plaignant, les faits pertinents étaient les suivants:
Le plaignant a présenté une demande à la Commission le 12 décembre 1997 dans le cadre d'un appel à candidatures 97/C 342 A/01 relatif à l'assistance technique aux pays tiers et dans le cadre de l'aide humanitaire ou alimentaire de la Communauté européenne. Le 14 mai 1998, les services compétents de la Commission (DG I B) ont informé le plaignant que sa demande n'avait pas été retenue au motif qu'il n'avait pas fourni le formulaire original de lecture optique requis.
Le plaignant a fait valoir que, comme indiqué dans la lettre jointe à sa candidature, il ne pouvait fournir qu'une copie du formulaire à lecteur optique, étant donné que la représentation de la Commission européenne à Lisbonne (Centro Europeu Jean Monnet) était à court de ces formulaires et n'était pas en mesure de fournir un original au plaignant avant la date limite de dépôt des candidatures.
Le plaignant a allégué qu'il s'était rendu deux fois à la représentation de la Commission à Lisbonne afin de recevoir des photocopies des originaux épuisés. Il n'a pas été en mesure de demander des formulaires originaux à un autre bureau, la date limite d'admission des candidatures ayant expiré le 15 décembre 1997.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission
Dans son avis, la Commission a tout d'abord expliqué qu'un nouveau système de sélection avait été mis en place pour l'appel à candidatures 97/C 342 A/01. Cette procédure visait à établir une liste de réserve d'experts individuels pour l'assistance technique aux pays tiers et dans le cadre de l'aide humanitaire ou alimentaire de la Communauté européenne. Une fois les noms à inscrire sur la liste de réserve sélectionnés, la Commission a l'intention de l'ouvrir de manière permanente et de la mettre à jour tous les six mois.
Un premier appel à candidatures a eu lieu du 12 au 15 décembre 1997. L'appel a été publié au Journal officiel (1), qui comprenait le texte de la demande sous forme de lecteur optique. La procédure de sélection a été subdivisée en deux phases: dans un premier temps, les formulaires de lecteurs optiques devaient être encodés avec un scanner dans une base de données, puis les candidatures devaient être transférées aux jurys de sélection. L'utilisation du formulaire de lecteur optique d'origine était donc une condition essentielle pour assurer le traitement ordonné des applications. Selon l'appel publié au JO, les photocopies du formulaire de lecteur optique ne devraient pas être utilisées, car seul l'original pourrait être traité. En raison de l'impossibilité pour le scanner de lire le formulaire du requérant, sa demande n'a pas pu être traitée et une lettre de refus lui a été adressée le 14 mai 1998. La Commission a reconnu que le problème rencontré par le plaignant était dû à des problèmes d'approvisionnement au bureau de représentation de la Commission européenne à Lisbonne et s'en est excusée.
En ce qui concerne la distribution des Journaux officiels, la Commission souligne que des exemplaires du document ont été distribués dans toutes les représentations et bureaux de la Commission, ainsi qu'à la DG I B, qui conserve un stock de 5 000 demandes. La Commission a souligné que la date du 15 décembre 1997 était la date limite pour le cachet de la poste des candidatures, et non pour leur arrivée dans les locaux de la Commission.
La Commission étant en train de mettre à jour la liste des experts, un deuxième appel à candidatures a été lancé du 30 juin 1998 au 31 juillet 1998 (2). Cette nouvelle procédure devrait garantir que les candidats qui n’ont pas été en mesure d’envoyer leur candidature au cours du premier tour puissent le faire. Toutefois, pour cette procédure, la Commission a décidé d'abandonner l'utilisation du formulaire de lecteur optique et a offert la possibilité d'une application via Internet. Par conséquent, aucune difficulté telle que celle rencontrée par le plaignant ne s'était présentée.
La Commission a fait observer que ses services n'avaient commencé à choisir des experts sur la liste de réserve qu'après juillet 1998. Jusqu'à présent, 30 personnes avaient été sélectionnées. La Commission a souligné que l'inclusion de noms dans la liste ne donne pas droit à la conclusion d'un contrat d'assistance technique avec les services de la Commission.
Selon la Commission, M. B. avait envoyé une demande le 22 juillet 1998 pour le deuxième appel à candidatures. Sa lettre a été enregistrée en octobre 1998 dans une base de données puis remise au jury de sélection.
Observations du plaignant Le
plaignant n'a transmis aucune observation à ce sujet au Médiateur.

LA DÉCISION

Sur la base des informations fournies par le plaignant et des observations présentées par la Commission européenne, le Médiateur est parvenu aux conclusions suivantes:
1. Refus d'examiner la demande du plaignant
1.1 Le plaignant affirme que la Commission l'a injustement exclu d'un appel à candidatures au motif que sa lettre n'incluait pas de formulaire de lecteur optique original dans les documents, même si le bureau de la Commission à Lisbonne était à court d'originaux et n'a pas pu obtenir d'autres copies dans le délai imparti.
1.2. La Commission a reconnu cette situation malheureuse et s'est excusée pour son échec. Elle a indiqué que ses services avaient modifié la procédure de demande, de sorte qu'aucun lecteur optique ne serait nécessaire à l'avenir, et que les demandeurs pourraient utiliser des technologies nouvelles et plus accessibles comme Internet pour remplir et transmettre leurs demandes.
1.3. Comme le Médiateur l’a souligné dans des affaires similaires, lorsqu’une institution invite des tiers à présenter une demande, il est de bonne pratique administrative de veiller à ce que tous les candidats potentiels disposent de facilités similaires et soient en mesure d’obtenir les informations nécessaires ainsi que les formulaires requis dans leur propre langue. Tel n’était pas le cas dans le cadre du présent grief, dès lors que les demandeurs potentiels qui cherchaient à obtenir la demande de la délégation de la Commission à Lisbonne n’étaient pas en mesure de le faire.
1.4. Toutefois, sur la base de la déclaration faite par la Commission dans son avis, l'institution a modifié le type de formulaires et la procédure pour ce type d'appel à candidatures, afin d'éviter tout problème similaire à l'avenir.
2. Conclusion
Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne. Le Médiateur a donc décidé de classer l'affaire.
Le président de la Commission européenne sera également informé de cette décision.
Monsieur
Jacob SÖDERMAN,

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(1) JO 1997, C 342/A.

(2) JO 1998 203A.