Strasbourg, 20.4.2021

Aihe: Ehdotus ratkaisuksi asiassa 2067/2020/MIG, joka koskee sitä, miten Euroopan raja- ja merivartiovirasto (Frontex) käsittelee yhden hakijan esittämiä useita pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin (viite: ICO/MIJU/761a/2021)

Hyvä X

Paljon kiitoksia 23. maaliskuuta 2021 päivätystä vastauksestanne.

Selitätte, että syyskuusta 2020 lähtien kantelija on esittänyt kahdeksan pyyntöä saada tutustua Frontexiin. Frontex on tehnyt päätöksen kahdesta kantelijan tutustumispyynnöstä. Loput kuusi pyyntöä ^[1] esitettiin ajallisesti lähellä toisiaan, ja Frontex katsoi, että niiden samanaikainen käsittely aiheuttaisi kohtuuttoman hallinnollisen taakan. Näin ollen se tarjosi kantelijalle ”oikeudenmukaisena ratkaisuna” sitä, että hänen tutustumispyyntönsä asetettaisiin jonoon ja käsiteltäisiin peräkkäin.

Tähän mennessä ei ole selvää, kuinka monta asiakirjaa kantelijan tutustumispyynnöt koskevat, kuinka suuri kukin asiakirja on ja kuinka paljon työtä se vaatisi sen arvioimiseksi, voidaanko ne luovuttaa. Ei myöskään ole selvää, mitkä Frontexin valmiudet olivat kulloinkin. Näin ollen emme voi tässä vaiheessa ottaa lopullista kantaa siihen, oliko perusteltua vedota asetuksen 1049/2001 6 artiklan 3 kohtaan. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että kantelijan tutustumispyynnöt koskevat huomattavaa määrää asiakirjoja. Koska ne tehtiin ajallisesti lähellä toisiaan, vaikuttaa järkevältä pitää niitä yhtenä tutustumispyyntönä, joka koskee erittäin suurta määrää asiakirjoja ^[2].

Sen vuoksi olemme tyytyväisiä siihen, että Frontex, joka katsoi, ettei se voinut käsitellä kantelijan pyyntöä saada tutustua tietoihin asetetuissa määräajoissa, yritti olla yhteydessä kantelijaan oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi. Vaikuttaa kuitenkin siltä, että Frontexin ja valituksen tekijän välinen viestintä on katkennut ja että Frontex keskeytti näin ollen kaikki kuusi pääsyä koskevaa pyyntöä.

Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 edellytetään, että EU:n toimielimet ja virastot käsittelevät asiakirjoihin tutustumista koskevat pyynnöt viipymättä. Pyrimme näin ollen löytämään nopean ratkaisun tähän tapaukseen. Ehdotamme erityisesti, että Frontex aloittaisi välittömästi uudelleen kantelijan kuuden tutustumispyynnön käsittelyn. Tämän tutkimuksen aikana kantelija on ilmoittanut, että kiireellisin hänen 1. tammikuuta 2020 lähtien esittämistään pyynnöistä on tutustumispyyntö PAD-2020-236, joka koskee ”kaikkia Frontexin vakavia vaaratilanteita koskevia raportteja”, joiden otsikossa tai tekstissä on sana ”Libya”. Sen vuoksi ehdotamme, että Frontex käsittelee kyseisen pyynnön ensin.

Lisäksi Frontexin olisi mahdollisimman pian toimitettava kantelijalle luettelo kaikista hänen kuudessa tutustumispyynnössään kyseessä olevista asiakirjoista ja täsmennettävä kunkin asiakirjan otsikko, päivämäärä, sivumäärä ja viite. Näin kantelija voi määrittää kunkin pyynnön/asiakirjan tärkeysjärjestyksen.

Frontexin olisi sen jälkeen käsiteltävä kaikki pääsyä koskevat pyynnöt mahdollisimman nopeasti ja siinä järjestyksessä kuin valituksen tekijä pitää parempana. Tätä varten Frontexin olisi jatkuvasti arvioitava uudelleen työmääräänsä ja valmiuksiaan ja nopeutettava kantelijan pääsyä koskevien pyyntöjen käsittelyä aina kun se on mahdollista.

Olisimme kiitollisia, jos saisimme vastauksenne, jossa ilmoitettaisiin meille kaikista toimista, joita Frontex on toteuttanut ja/tai aikoo toteuttaa tähän ratkaisuehdotukseen liittyen, mukaan lukien luettelo asiakirjoista, joihin kantelija pyytää saada tutustua, 5. toukokuuta 2021 mennessä. Kun olemme saaneet vastauksenne, lähetämme siitä jäljennöksen kantelijalle yhdessä ehdotuksen jäljennöksen kanssa. Voitte tietenkin vapaasti jakaa toimistollemme kaikki lisätiedot, joita pidätte merkityksellisinä tämän kyselyn kannalta.

Vilpittömästi,

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

[1] Viitteet; PAD-2020-233, PAD-2020-234, PAD-2020-235, PAD-2020-236, PAD-2020-237, PAD-2020-247.

[2] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan 3 kohdan mukaisesti.