Hyvä X

Oikeusasiamies on vastaanottanut kantelun Euroopan komissiota vastaan. Kantelu koskee komission uudistettua päätöstä kantelijan pyynnöstä saada tutustua asiakirjoihin, jotka on rekisteröity numerolla EASE 2023/2252.

Ymmärtääkseni komissio yksilöi vahvistavassa päätöksessään yhteensä seitsemän asiakirjaa. Se antoi täyden oikeuden tutustua yhteen asiakirjaan, osittaisen oikeuden tutustua viiteen asiakirjaan ja epäsi oikeuden tutustua yhteen asiakirjaan kokonaisuudessaan. Näin tehdessään komissio tukeutui asetuksen (EY) N:o 1049/2001 4 artiklassa säädettyihin poikkeuksiin, erityisesti 4 artiklan 1 kohdan b alakohtaan (yksityisyyden ja koskemattomuuden suoja) ja 4 artiklan 3 kohdan toiseen alakohtaan (päätöksentekomenettelyn suoja).

Olemme päättäneet aloittaa tutkimuksen kantelusta, joka koskee komission päätöstä evätä oikeus tutustua (kokonaan tai osittain) pyydettyihin asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla.

Asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 säädetään, että asiakirjoihin tutustumista koskevat hakemukset olisi käsiteltävä viipymättä. Tämän periaatteen mukaisesti oikeusasiamies pyrkii myös käsittelemään tällaiset tapaukset mahdollisimman nopeasti.

Ensimmäiseksi katsomme, että kantelijan pyynnössä olevia riidanalaisia asiakirjoja on tarkasteltava uudelleen. Olisin kiitollinen, jos komissio voisi toimittaa oikeusasiamiehen tutkintaryhmälle jäljennökset seuraavista asiakirjoista kokonaisuudessaan (muokkaamattomina):

• Pääsihteeristön ja Euroopan unionin julkaisutoimiston välinen sisäinen viestintä, 30. maaliskuuta 2023, viite Ares(2023)3833726, jäljempänä ’asiakirja 2’.
• Pääsihteeristön sisäinen viestintä, 7. maaliskuuta 2023, viite Ares(2023)3838050, jäljempänä ’asiakirja 3’;
• Pääsihteeristön 14. maaliskuuta 2023 päivätty sähköpostiviesti Euroopan parlamentille ja neuvostolle, viite Ares(2023)3829858, jäljempänä ’asiakirja 4’;
• Neuvoston vastaus 17. maaliskuuta 2023, viite Ares(2023)3829910, jäljempänä ’asiakirja 5’;
• Euroopan parlamentin vastaus 16. maaliskuuta 2023, viite Ares(2023)3829946, jäljempänä ’asiakirja 6’;
• Puhemiehen kabinetille 21. maaliskuuta 2023 lähetetty sähköpostiviesti, viite Ares(2023)3829965, jäljempänä ’asiakirja 7’.

Asiakirjat olisi lähetettävä oikeusasiamiehelle mieluiten sähköisessä muodossa salatussa sähköpostissa [1] viimeistään 11. syyskuuta 2023.

Asiakirjoja, joihin tutustumista koskevaa pyyntöä sovelletaan, käsitellään luottamuksellisesti, samoin kuin mitä tahansa muuta aineistoa, jonka komissio päättää jakaa meille ja jota se pitää luottamuksellisena. Tällaiset asiakirjat käsitellään ja säilytetään luottamuksellisina, ja ne poistetaan oikeusasiamiehen asiakirjoista pian tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Komission kanta on esitetty sen 27. heinäkuuta 2023 päivätyssä vahvistavassa päätöksessä. Jos komissio haluaa esittää kantelusta lisänäkemyksiä, jotka Euroopan oikeusasiamies ottaa huomioon tässä tutkimuksessa, sitä pyydetään toimittamaan ne 15 työpäivän kuluessa tämän kirjeen vastaanottamisesta eli viimeistään 25. syyskuuta 2023. Kantelija väittää erityisesti, että on olemassa muita asiakirjoja, jotka kuuluvat hänen pyyntönsä soveltamisalaan, ja että komissio ei yksilöinyt niitä (erityisesti ”asiakirjat, joista käy ilmi, että henkilöstöä on painostettu kohtuuttomasti, tai pyynnöt henkilöstölle, joka haluaa poistaa nimensä”). Näin ollen olisi hyödyllistä, jos komissio voisi selittää, miten kyseiset seitsemän asiakirjaa yksilöitiin, ja jos muita täydentäviä asiakirjoja oli olemassa, miksi niitä ei ollut sisällytetty luetteloon.

Liitteenä on jäljennös kantelusta.

Huomatkaa, että kantelijan esittämää toista kysymystä eli komission päätöstä muuttaa käytäntöään, joka koskee muun kuin johtohenkilöstön nimien julkaisemista EU Whoiswho -verkkosivustolla, ei toistaiseksi voida ottaa käsiteltäväksi.

Asiasta vastaava virkamies on Nicholas Hernanz.

Vilpittömästi,

Rosita Hickey Tutkimusjohtaja

Strasbourg, 4. syyskuuta 2023

[1] Salatut sähköpostit voidaan lähettää omaan postilaatikkoomme.