Päiväys: Keskiviikko 12. kesäkuuta 2024

Fyysinen sijainti: Neuvoston tilat

Läsnä

EU:n neuvoston pääsihteeristö

Hallintovirkamies, yksikkö GIP.B Puheenjohtajavaltion valmistelu ja horisontaaliset politiikat, yleisen ja institutionaalisen politiikan pääosasto

Hallintovirkamies, yksikkö COMM.2.C Tietopalvelut, viestinnän ja tiedotuksen pääosasto – Avoimuus

Oikeudellinen neuvonantaja, osasto JUR.4 Institutionaaliset ja hallinnolliset kysymykset, henkilöstösäännöt ja riita-asiat, oikeudellinen yksikkö

Harjoittelija

Euroopan oikeusasiamies - Tutkintaosasto

Jennifer King, oikeudellinen asiantuntija

Tanja Ehnert, tiedustelukoordinaattori

Michaela Gehring, tiedusteluvastaava

Ella de Jonge, tiedusteluharjoittelija

Kokouksen tarkoitus

Kokouksen tarkoituksena oli, että oikeusasiamies saisi neuvoston pääsihteeristöltä päivitetyn asiakirjan ”Guidance for Presidency best practice on the use of sponsorship”[1], joka julkaistiin kesäkuussa 2021. Oikeusasiamiehen edustajat olivat erityisesti kiinnostuneita ymmärtämään, i) lisääkö pääsihteeristö jäsenvaltioiden tietoisuutta ohjeista, ii) tukeeko se jäsenvaltioita niiden puheenjohtajakautta edeltävässä vaiheessa ja sen aikana ja iii) seuraako se ohjeiden soveltamista, ja jos näin on, millä tavoin.

Johdanto ja menettelyä koskevat tiedot

Oikeusasiamiesryhmä esitteli itsensä, kiitti neuvoston pääsihteeristön edustajia tapaamisesta heidän kanssaan ja esitteli kokouksen tarkoituksen. He hahmottelivat oikeusasiamiehen pitämiin kokouksiin sovellettavaa oikeudellista kehystä ja erityisesti sitä, että oikeusasiamies ei paljastaisi yleisölle mitään neuvoston pääsihteeristön luottamuksellisiksi määrittelemiä tietoja ilman sen etukäteen antamaa suostumusta ^[2].

Oikeusasiamiesryhmä selitti laativansa kokousta koskevan raporttiluonnoksen, joka lähetetään neuvoston pääsihteeristölle sen varmistamiseksi, että sisältö on asiasisällöltään paikkansapitävä ja täydellinen. Kokousraportti viimeistellään, sisällytetään asiakirja-aineistoon ja julkaistaan oikeusasiamiehen verkkosivustolla. Raporttiin ei sisällytettäisi luottamuksellisia tietoja eikä niitä muutoinkaan julkistettaisi.

Vaihdetut tiedot

Miten neuvosto lisää jäsenvaltioiden tietoisuutta ohjeistuksestaan

Pääsihteeristö selitti, että”Guidance for Presidency best practice on the use of sponsorship”, jäljempänä ’ohjeet’, sisältyy puheenjohtajavaltion käsikirjaan, joka on kaikille EU:n virallisille kielille käännetty elävä asiakirja ja jaetaan jäsenvaltioiden kanssa. Se toimii jäsenvaltioiden pääasiallisena tietolähteenä niiden valmistellessa neuvoston puheenjohtajuutta ja hoitaessa sitä.

Lisäksi neuvoston pääsihteeristö järjestää ennen puheenjohtajakautta seminaareja ja tiedotustilaisuuksia esimerkiksi organisaatiosta, henkilöstöstä ja päätöksentekomenettelyistä, ja se on käytettävissä tulevaa puheenjohtajavaltiota koskevia kysymyksiä varten. Tähän voi sisältyä varhaiskoulutus, jolla lisätään tietoisuutta esimerkiksi sponsoroinnin käytöstä. Neuvoston pääsihteeristön tarjoamat seminaarit ovat vapaaehtoisia ja yksilöllisiä.

Aikaisemmin useimmat tulevat puheenjohtajavaltiot valitsivat neuvoston pääsihteeristön järjestämät tiedotusseminaarit. Jos tuleva puheenjohtajavaltio ei pyydä kyseisiä seminaareja, pääsihteeristö tiedottaa kyseiselle tulevalle puheenjohtajavaltiolle yleensä ohjeiden olemassaolosta ja merkityksestä sellaisten muiden epävirallisten kokousten yhteydessä, jotka alkavat valmistella tulevaa puheenjohtajavaltiota varhaisessa vaiheessa.

Neuvoston pääsihteeristön tarjoamat valmistelevat seminaarit alkavat yleensä puolitoista vuotta ennen kunkin puheenjohtajakauden alkua.

Se, seuraako neuvosto ohjeidensa soveltamista

Pääsihteeristö selitti, että epävirallinen toiminta, jota varten jotkin jäsenvaltiot päättävät hakea tukea, on erotettava puheenjohtajavaltion virallisesta toiminnasta, joka kuuluu neuvoston vastuulle. Toimiessaan puheenjohtajana asianomainen jäsenvaltio voi järjestää kulttuurisia, tieteellisiä tai sosiaalisia tapahtumia pääkaupungissaan tai muualla alueellaan. Nämä epäviralliset toimet kuuluvat yksinomaan asianomaisen jäsenvaltion vastuulle. Tämä tarkoittaa, että pääsihteeristö ei osallistu tällaisten tapahtumien järjestämiseen eikä niiden kustannuksia kateta neuvoston talousarviosta.

Näiden erityispuitteiden vuoksi ohjeiden täytäntöönpanoa varten ei ole olemassa vakiomuotoista seurantamenettelyä. Jäsenvaltiot voivat kuitenkin esittää kysymyksiä pääsihteeristölle, joka käsittelee niitä, myös tiedotustyöryhmän kautta. Neuvosto sai aiemmin myös neljä sponsoroinnin käyttöä koskevaa parlamentin kysymystä, joihin se vastasi [3].

Onko neuvosto tietoinen sponsoroinnin käytöstä ohjeiden antamisen jälkeen?

Pääsihteeristö totesi olevansa tietoinen siitä, että sponsoroinnin käyttö on jatkunut ohjeiden hyväksymisen jälkeen. Neuvosto ei kuitenkaan pyytänyt tällaisten tietojen keräämistä. Tulevat puheenjohtajavaltiot voivat jakaa alustavia tietoja sponsoroinnin (mahdollisesta) käytöstä esittäessään puolivuotiskaudelle suunniteltuja viestintä- ja avoimuustoimiaan muille jäsenvaltioille tiedotustyöryhmän kokouksessa. Jäsenvaltioita kannustetaan myös julkaisemaan tarvittaessa luettelo valituista toimeksiantajista. Jotkin jäsenvaltiot jakoivat yksityiskohtaisia tietoja sponsoroinnin käytöstä puheenjohtajavaltionsa verkkosivustolla.

Tämän strategisen aloitteen käynnistämisen jälkeen pääsihteeristö otti yhteyttä niihin jäsenvaltioihin, jotka ovat toimineet puheenjohtajana ohjeiden antamisen jälkeen, saadakseen asiaankuuluvia tietoja. Kysely osoitti, että periaatteessa jäsenvaltiot hyödyntävät edelleen sponsorointia, vaikka kaksi jäsenvaltiota oli tehnyt kumppanuussopimuksia ja kaksi yhteistyösopimuksia. Kaksi jäsenvaltiota vastasi, että puheenjohtajavaltio ei ollut sinänsä käyttänyt sponsorointia, mutta tietyt ministeriöt tai alue- tai paikallisviranomaiset olisivat saattaneet käyttää sitä järjestämiensä tapahtumien yhteydessä.

Sponsoreista voidaan todeta, että lähes kaikilla sponsorointia käyttäneillä jäsenvaltioilla oli sopimuksia autonvalmistajien kanssa. Muita sponsoreita olivat paperitehdas, televiestintäyritykset, logistiikkayritykset sekä virvoitusjuomien ja oluen tuottajat.

Jäsenvaltiot mainitsivat syitä, joiden perusteella päätös sponsoroinnin käytöstä tehtiin, kuten tiettyjen palvelujen (erityisesti kuljetuksen ja logistiikan) tarpeellisuuden, hiilineutraalia puheenjohtajuutta koskevan tavoitteen ja taloudellisen tuen tarpeen tiettyjen palvelujen tarjoamiseksi ja tapahtumien järjestämiseksi (esim. tilojen ja ateriapalvelujen käyttö).

Pääsihteeristö ei ollut tietoinen kriteereistä, joita jäsenvaltiot käyttivät tehdessään sponsorointisopimuksia (tai vastaavia sopimuksia), mutta totesi, että jäsenvaltiot järjestävät yleensä julkisia tarjouskilpailuja omien käytännesääntöjensä/eettisten sääntöjensä mukaisesti hakiessaan sponsoreita. He lisäsivät, että sponsorit tai kumppanit eivät voi käyttää neuvoston logoa.

Pääsihteeristö ei myöskään ollut tietoinen eturistiriitoihin tai maineriskeihin liittyvistä näkökohdista, jotka olisivat voineet vaikuttaa sponsorointia käyttäneiden jäsenvaltioiden päätökseen.

Arvioidaanko neuvosto, toteuttiko puheenjohtajavaltio asianmukaisia toimenpiteitä neuvoston ja EU:n hallinnon eturistiriitojen ja/tai maineriskien ehkäisemiseksi?

Pääsihteeristö toisti, että neuvosto voi toimia ainoastaan sille perussopimuksissa annetun toimivallan puitteissa. Puheenjohtajuutta hoitaessaan asianomaiset jäsenvaltiot voivat järjestää epävirallisia kokouksia, seminaareja sekä sosiaalisia ja kulttuuritapahtumia. Nämä epäviralliset toimet kuuluvat yksinomaan asianomaisen jäsenvaltion vastuulle.

Jos jäsenvaltio kuitenkin saattaa jonkin eturistiriitojen riskiin liittyvän asian sen tietoon, neuvosto voisi tehdä tapauskohtaisen arvioinnin toimivaltansa rajoissa.

Onko neuvosto saanut yleisöltä valituksia siitä, miten puheenjohtajavaltio on käyttänyt sponsorointia, tai neuvoston ohjeisiin liittyviä valituksia?

Pääsihteeristö viittasi neljään kirjalliseen kysymykseen, jotka neuvosto oli vastaanottanut vuosina 2019–2021. Vastaukset, joissa selitetään, että jäsenvaltioiden on päätettävä, käyttävätkö ne sponsorointia, ovat saatavilla verkossa [4].

Lisäksi neuvosto sai vuosina 2019 ja 2020 huomattavan määrän kirjeitä erään kansalaisyhteiskunnan järjestön kampanjasta puheenjohtajavaltion sponsoroinnin lopettamiseksi. Neuvosto vastasi näihin kirjeisiin selittämällä jäsenvaltioiden vastuualueita ja jakamalla tietoja aikomuksesta antaa ohjeita [5].

Neuvosto ei ole saanut asiaa koskevia valituksia/kysymyksiä ohjeidensa antamisen jälkeen.

Mahdollisuudesta myöntää jäsenvaltioille talousarvio puheenjohtajakautensa aikana järjestettäviin epävirallisiin kokouksiin liittyvien kustannusten kattamiseksi

Oikeusasiamiesryhmä totesi, että Euroopan parlamentti oli EU:n yleisen talousarvion toteuttamista koskevan vuoden 2017 vastuuvapausmenettelyn yhteydessä antamassaan päätöslauselmassa ehdottanut neuvoston puheenjohtajavaltion järjestämien epävirallisten kokousten kustannusten sisällyttämistä talousarvioon.

Pääsihteeristö toisti, että epäviralliset kokoukset ovat yksinomaan jäsenvaltioiden vastuulla, myös talousarvionäkökohtien osalta.

Kokouksen päättäminen

Pääsihteeristön edustajat toimittivat oikeusasiamiehen työryhmälle jäljennöksen puheenjohtajavaltion käsikirjasta.

Oikeusasiamiesryhmä kiitti neuvoston pääsihteeristön edustajia heidän ajastaan ja annetuista tiedoista, ja kokous päättyi.

Bryssel 27. kesäkuuta 2024

Jennifer King Michaela Gehring

Oikeudellisten asiantuntijoiden tiedusteluista vastaava virkamies

[1] Saatavilla osoitteessa https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10325-2021-INIT/en/pdf.

[2] Euroopan oikeusasiamiehen täytäntöönpanosäännösten 4.8 ja 8.3 artikla.

[3] Ks. https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2021-001374_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-9-2019-003909_EN.html,

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/P-8-2019-001390_EN.html ja

https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/E-8-2019-001085_EN.html.

[4] Ks. alaviite 3.

[5] Ks. https://www.foodwatch.org/en/end-eu-council-sponsorship-deals-now.