Kantelun tausta

1. Syyskuussa 2013 eräs Saksan kansalainen pyysi saada tutustua tiettyihin Euroopan petostentorjuntaviraston, jäljempänä ’OLAF’, ja Euroopan komission hallussa oleviin asiakirjoihin asiakirjojen saamista yleisön tutustuttavaksi koskevien EU:n sääntöjen [1] mukaisesti. OLAF ja komissio epäilivät kuitenkin hänen henkilöllisyyttään. OLAF ja komissio keskeyttivät siksi tilapäisesti asiakirjoihin tutustumista koskevien pyyntöjen käsittelyn, koska oikeus tutustua asiakirjoihin edellyttää, että henkilö on luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö, joka asuu jossakin EU:n jäsenvaltiossa tai on sen kansalainen.

2. Koska OLAF ja komissio olivat väliaikaisesti keskeyttäneet tutustumispyyntöjen käsittelyn, pyynnön esittäjä teki kantelun oikeusasiamiehelle (asiat 2309/2013/JAS ja 2310/2013/JAS OLAFia ja komissiota vastaan [2]). Oikeusasiamiehen tutkiessa näitä kanteluja kantelija sai tietää, että komissio tai OLAF oli ottanut yhteyttä työnantajaansa, saksalaiseen yliopistoon, tarkistaakseen, että hän oli todellinen henkilö, ja vakiinnuttaakseen ammattinsa [3].

3. Kantelija oli tyytymätön siihen, että komissio tai OLAF oli ottanut yhteyttä yliopistoon, jossa hän ei ollut koskaan ilmoittanut työskentelevänsä, ja hän valitti oikeusasiamiehelle myös tästä asiasta. Hän teki yhden kantelun - käsiteltävänä olevan kantelun komissiota vastaan ja vastaavan kantelun OLAFia vastaan [4].

Tiedustelu

4. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen väitteestä, jonka mukaan komissio oli käsitellyt kantelijan henkilötietoja lainvastaisesti.

5. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai komission lausunnon kantelusta ja sen jälkeen kantelijan huomautukset vastauksena komission lausuntoon. Tutkinnassa oikeusasiamies on ottanut huomioon osapuolten esittämät perustelut ja mielipiteet.

Väite valituksen tekijän henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

6. Väitteensä tueksi kantelija väitti, että komissio oli a) rekisteröinyt virheellisesti tietoja hänen ammatillisesta toiminnastaan, b) siirtänyt hänen henkilötietonsa kolmannelle osapuolelle ilman hänen suostumustaan ja c) säilyttänyt henkilötietoja tietokannassaan suhteettoman pitkään.

7. Komissio totesi lausunnossaan, että ammatin harjoittamista koskevat tiedot eivät ole edellytys asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden käyttämiselle. Komissio pyysi näitä tietoja ainoastaan tilastollisia tarkoituksia varten. Tulevaisuudessa tällaisten tietojen antaminen on vapaaehtoista.

8. Virheelliset tiedot kantelijan ammatillisista yhteyksistä saksalaiseen yliopistoon oli tallennettu tietokantaan OLAFin tutustumispyyntöjä varten todennäköisesti kirjoitusvirheen vuoksi. Komissio totesi, että OLAF pitää valitettavina kantelijalle mahdollisesti aiheutuneita haittoja ja että OLAF on korjannut tiedot.

9. Komissio haluaa kuitenkin varata itselleen oikeuden tarkistaa asiakirjoihin tutustumista hakevan hakijan henkilöllisyyden ja osoitteen. Komissio toteaa, että se tekee nämä tarkastukset julkisesti saatavilla olevien tietojen perusteella määrittääkseen, ovatko hakijat luonnollisia henkilöitä, jotka asuvat jossakin EU:n jäsenvaltiossa tai ovat sen kansalaisia.

10. Väitetystä suhteettomasta tietojen säilytysajasta komissio väitti, että se säilyttää henkilötietoja EU:n tietosuojasääntöjen mukaisesti. Oikeudellisen ja menettelyllisen johdonmukaisuuden varmistamiseksi on perusteltua säilyttää hakijoiden henkilötiedot tutustumispyynnön käsittelyn päätyttyä. Komission on tiedettävä, onko se käsitellyt saman hakijan aiempia tutustumispyyntöjä tai pyyntöjä, jotka koskevat samoja tai samankaltaisia asiakirjoja, määrittääkseen, voidaanko näiden asiakirjojen katsoa olevan jo julkisia. Päätökset, joilla evätään oikeus tutustua asiakirjoihin, voidaan myös saattaa oikeusasiamiehen tai yhteisöjen tuomioistuimen käsiteltäväksi. Hakijoita koskevat henkilötiedot ovat tarpeen, jotta komissio voi käsitellä pyynnöt asianmukaisesti ja täysin tietoisena kaikista olosuhteista, esimerkiksi päättäessään, otetaanko hakijoihin epävirallisesti yhteyttä oikeudenmukaisen ratkaisun löytämiseksi, jos hakemus koskee hyvin pitkää asiakirjaa tai hyvin suurta määrää asiakirjoja [5].

11. Huomautuksissaan kantelija ilmaisi pettymyksensä siihen, että komissio ei ollut pyytänyt anteeksi sitä, että se oli rekisteröinyt hänen ammattinsa virheellisesti sen tietokantaan.

12. Kantelija välitti oikeusasiamiehelle komission kirjeen, jossa komissio ilmoitti paljastaneensa hänen nimensä yliopistolle [6].

13. Kantelija väitti, että on perusteltua, että komissio säilyttää henkilötietoja vain siihen asti, kunnes tuomioistuimen tai oikeusasiamiehen käsiteltäväksi saattamiselle asetetut määräajat ovat umpeutuneet. Näkemyksensä tueksi hän liitti mukaan Euroopan tietosuojavaltuutetun päätöksen, jossa todettiin, että OLAFin käytäntö säilyttää henkilötietoja tutkintatietokannassaan 15 vuoden ajan oli suhteeton.

Oikeusasiamiehen arviointi

14. On todennäköistä, että virheelliset tiedot saksalaisessa yliopistossa työskentelevästä kantelijasta tallennettiin tietokantaan OLAFin tekemän kirjoitusvirheen vuoksi. Koska OLAF on pahoitellut virhettä ja korjannut tiedot, oikeusasiamies katsoo, että tämä osa kantelijan väitteestä on ratkaistu. Oikeusasiamiehelle ei ole selvää, miksi komission pitäisi pyytää anteeksi OLAFin tekemää virhettä.

15. Oikeusasiamies on tyytyväinen siihen, että komission verkkosivustolla oleva asiakirjapyyntölomake ei ole enää pakollinen ammattitoiminnan alalla [7].

16. Komissio ei ole kiistänyt eikä vahvistanut siirtäneensä kantelijan henkilötietoja eli hänen nimeään saksalaiselle yliopistolle, jossa se luuli hänen työskentelevän. Itse asiassa komissio ei käsitellyt tätä asiaa lainkaan lausunnossaan, vaikka kantelija oli esittänyt tämän väitteen väitteensä tueksi. Komission 4 päivänä helmikuuta 2014 kantelijalle lähettämä kirje ei kuitenkaan jätä epäilystäkään siitä, oliko komissio ottanut yhteyttä yliopistoon ja paljastanut sille kantelijan nimen. Kirjeessä, joka on päivätty ennen kuin komissio antoi lausuntonsa oikeusasiamiehelle, todetaan nimenomaisesti, että "ilmoititte OLAFille ammatillisesta toiminnastanne työskentelevänne [saksalaisen yliopiston] kansainvälisen ja eurooppaoikeuden instituutissa. Tätä instituuttia ei kuitenkaan ole olemassa mainitulla nimellä. Yliopisto totesi [eli komission] pyynnöstä, että sillä ei ollut yhtään työntekijää, jonka nimi olisi ['X'][8] eli kantelijan nimi.

17. Komission yhteydenpidosta saksalaiseen yliopistoon ei määrätty sen omissa tietosuojaa koskevissa sisäisissä säännöissä (sen tietosuojavastaavalle antama ilmoitus henkilötietojen käsittelystä sen käsitellessä asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä [9]). Näissä sisäisissä säännöissä ei määrätä henkilötietojen siirtämisestä kolmansille osapuolille [10].

18. Sen mukaan se ainoastaan viittasi väitettyyn oikeuteensa suorittaa henkilöllisyyden ja osoitteen varmentaminen julkisesti saatavilla olevien tietojen avulla.

19. Oikeusasiamies katsoo, että komission vaatimus hakijan henkilöllisyyden vahvistamisesta ei perustu mihinkään konkreettiseen säännökseen eikä edistä asiakirjojen julkisuutta koskevien EU:n sääntöjen tavoitteita.

20. Lisäksi yhteyden ottaminen siihen, mitä komissio pitää henkilön työnantajana, on muutakin kuin julkisesti saatavilla olevien tietojen kuulemista, johon komissio viittaa lausunnossaan. Tällaisella kanteella voi todennäköisesti olla kielteisiä vaikutuksia kantajaan, koska se herättää hänen työnantajassaan epäilyjä siitä, miksi unionin toimielin pyrkii vahvistamaan hänen henkilöllisyytensä, ja merkitsee siten vakavaa puuttumista hänen yksityiselämäänsä.

21. Näin ollen komissio syyllistyi hallinnolliseen epäkohtaan ilmoittamalla kantelijan nimen yliopistolle ilman pätevää perustetta. Koska henkilötietojen suoja on perusoikeus [11] ja koska komission toiminta on luonteeltaan tunkeilevaa, hallinnollinen epäkohta on tässä tapauksessa erityisen vakava.

22. Havaittuaan hallinnollisen epäkohdan oikeusasiamiehen ei tarvitse käsitellä kysymystä siitä, rikkoiko komissio erityisesti EU:n tietosuojasääntöjä [12]. Jos kantelija haluaa jatkaa asian käsittelyä, hän voi vapaasti valittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle, jolla on erityisasiantuntemusta ja vastuuta tietosuojan alalla.

23. Oikeusasiamies toteaa komission asiakirjatietokannassa olevien henkilötietojen väitetystä suhteettomasta säilytysajasta, että kantelijan mainitsema Euroopan tietosuojavaltuutetun päätös koskee OLAFia eikä komissiota. Komission pääsyllä asiakirjatietokantaan on myös muu tarkoitus kuin OLAFin. Komission tietokannassa on henkilötietoja, jotka liittyvät ainoastaan asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin, kun taas OLAFin tietokannassa on tietoja OLAFin tutkimuksista.

24. Komission tietosuojavastaavalle antamassa ilmoituksessa, joka koskee henkilötietojen käsittelyä sen käsitellessä asiakirjoihin tutustumista koskevia pyyntöjä, todetaan, että hakijoiden henkilötietoja säilytetään enintään viisi vuotta ja että ne yleensä poistetaan sen jälkeen [13]. Säilytysaikaa voidaan siten pidentää tietyissä tapauksissa.

25. Sekä ilmoituksessa komission tietosuojavastaavalle että komission lausunnossa tässä tapauksessa selitetään, että tämä säilytysaika on tarpeen, koska päätökset, joilla evätään oikeus tutustua asiakirjoihin tai annetaan oikeus tutustua niihin vain osittain, voidaan saattaa tuomioistuimen tai oikeusasiamiehen käsiteltäväksi. Oikeusasiamiehen mukaan viiden vuoden säilytysaika on oikeassa suhteessa tavoiteltuihin päämääriin nähden, koska menettelyt EU:n tuomioistuimissa voivat kestää useita vuosia. Komission 4 päivänä helmikuuta 2014 kantelijalle lähettämässä kirjeessä viitataan muun muassa kantelijan vuonna 2007 esittämään asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön [14]. Näin ollen on selvää, että komissio säilytti vuonna 2014 edelleen kantelijan henkilötietoja, jotka tämä oli toimittanut kuusi tai seitsemän vuotta aiemmin. Näin ollen kantelijan tapauksessa komissio oli säilyttänyt hänen henkilötietojaan yli viisi vuotta.

26. Komissio ei ole esittänyt mitään perusteluja sille, miksi se ei ole poistanut kantelijan henkilötietoja, jotka liittyvät vuonna 2007 esitettyyn asiakirjoihin tutustumista koskevaan pyyntöön. Koska kysymys siitä, olisiko komission pitänyt perustella kantelijan henkilötietojen säilyttäminen vuodesta 2007 lähtien, ei nimenomaisesti kuulunut tämän tutkimuksen piiriin, oikeusasiamies ei pidä asianmukaisena määrittää, oliko komissio säilyttänyt kantelijan henkilötietoja suhteettoman pitkän ajan ja rikkoiko se ilmoitustaan.

27. Oikeusasiamies ilmoittaa kantelijalle uudelleen mahdollisuudesta valittaa Euroopan tietosuojavaltuutetulle, jos hän haluaa erityispäätöksen siitä, rikkooko komission tietojen säilytysaika nimenomaisesti EU:n tietosuojasääntöjä. Näin ollen hän katsoo, että kantelun tätä näkökohtaa koskevat lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

28. Komission hallinnollista epäkohtaa ei voida nyt korjata, eikä kantelija esittänyt väitteitä, joissa se olisi toivonut komission toteuttavan erityisiä toimia. Oikeusasiamies lopettaa näin ollen kantelun tämän näkökohdan käsittelyn esittämällä komissiolle kriittisen huomautuksen.

Päätelmä

Kantelun tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin toteamuksin:

Korjaamalla virheelliset tiedot kantelijan ammatillisesta toiminnasta asiaankuuluvassa tietokannassa tämä kantelijan valituksen näkökohta on ratkaistu.

Komission tietokannassa olevien henkilötietojen säilytysajan osalta oikeusasiamies katsoo, että lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

Kriittinen huomautus

Siirtämällä kantelijan henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ilman pätevää perustetta komissio syyllistyi hallinnolliseen epäkohtaan. Koska henkilötietojen suoja on EU:n perusoikeuskirjassa vahvistettu perusoikeus ja koska komission toiminta tässä tapauksessa oli hyvin tunkeilevaa, hallinnollinen epäkohta on erityisen vakava.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 12. heinäkuuta 2016

[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43).

[2] OLAFin ja komission päätökset lopettaa tutustumispyyntöjen käsittely käsiteltiin näin ollen erikseen, eivätkä ne näin ollen kuulu tämän tutkimuksen piiriin.

[3] Komissio pyysi näitä tietoja hakijoilta voidakseen käsitellä niiden pyyntöjä saada tutustua asiakirjoihin.

[4] Käsitellään erikseen viitteellä 139/2015/PMC.

[5] Ks. tältä osin asetuksen 1049/2001 6 artiklan 3 kohta.

[6] Komissio lähetti tämän kirjeen myös kantelijalle kantelua 2310/2013/JAS koskevan oikeusasiamiehen tutkimuksen yhteydessä.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Komission kirje on laadittu saksaksi.

[9] Ks. ilmoitus ”DPO-1225.2 GestDem” henkilötietojen käsittelystä suhteessa komission asiakirjatietokantaan, saatavilla verkossa: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Ks. tältä osin 16 kohta.

[11] Euroopan unionin perusoikeuskirjan 8 artikla.

[12] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 8, 12.1.2001, s. 1).

[13] Kohta 13.

[14] Gestdem 2007/4845.