Valituksen tausta

1. Kantelija on romanialainen kansalaisjärjestö. Se allekirjoitti 15.12.2004 konsortion nimissä Euroopan komission kanssa avustussopimuksen, joka koski hankkeen, jäljempänä 'hanke', toteuttamista. Kantelija oli hankkeen koordinaattori.

2. Hankkeelle myönnetty avustus oli 237 270 euroa. Avustuksen kesto oli 1 päivästä lokakuuta 2004 30 päivään syyskuuta 2006.

3. Joulukuussa 2004 komissio maksoi ensimmäisen ennakkomaksuerän, joka oli 94 908 euroa.

4. Kantelija toimitti 30 päivänä kesäkuuta 2005 ensimmäisen hankkeen edistymistä koskevan kertomuksen. Komissio hyväksyi kertomuksen 4. lokakuuta 2005. Komissio ei kuitenkaan maksanut toista ennakkomaksuerää, koska kantelija ei ollut kertomuksen toimittamisajankohtana käyttänyt 70:tä prosenttia ensimmäisestä ennakkomaksusta.

5. Kantelija pyysi 14. joulukuuta 2005 avustussopimuksen muuttamista kumppanin vetäytymisen huomioon ottamiseksi.

6. Koulutuksen, audiovisuaalialan ja kulttuurin toimeenpanovirasto (EACEA) otti 1. tammikuuta 2006 hoitaakseen kantelijan kanssa tehdyn avustussopimuksen hallinnoinnin.

7. Kantelija pyysi 12. huhtikuuta 2006 toista muutosta avustussopimukseen, jotta siinä otettaisiin huomioon osallistujan korvaaminen uudella kumppanilla.

8. EACEA suostui 30 päivänä toukokuuta 2006 tekemään kantelijan pyytämät kaksi muutosta. Avustussopimusta muutettiin vastaavasti.

9. EACEA:n edustaja teki hankkeeseen seurantakäynnin 1. ja 2. kesäkuuta 2006.

10. Kantelija pyysi 7. kesäkuuta 2006 toista ennakkomaksuerää, joka oli 94 908 euroa. EACEA suoritti pyydetyn maksun 12.7.2006.

11. Kantelija pyysi 27 päivänä heinäkuuta 2006, että hankkeen tukikelpoisuusaikaa pidennettäisiin 31 päivään joulukuuta 2006.

12. EACEA hyväksyi pidennyksen 8 päivänä syyskuuta 2006, ja avustussopimusta muutettiin vastaavasti. Toiminnan uusi päättymispäivä oli 31. joulukuuta 2006. Uusi määräaika hankkeen loppuraportin, jäljempänä ’loppuraportti’, toimittamiselle oli 15 päivä huhtikuuta 2007.

13. Kantelija ei pystynyt noudattamaan loppuraportin määräaikaa. Näin ollen se kirjoitti 25.4.2007 EACEA:lle. Se täsmensi, että koska asiakirjojen toimittaminen sen kumppaneiden ja sen itsensä välillä oli viivästynyt ennakoimattomasti, loppukertomusta ei ollut saatu valmiiksi. Kantelija korosti, että loppuraportti toimitetaan mahdollisimman pian.

14. EACEA lähetti 18 päivänä kesäkuuta 2007 kantelijalle kirjallisen muistutuksen loppuraportin toimittamisesta. Se pyysi kantelijaa lähettämään loppuraportin 15 päivän kuluessa muistutuksen vastaanottamisesta.

15. Kantelija kirjoitti 19. kesäkuuta 2007 uudelleen EACEA:lle. Se selitti, että yhdelle kumppanille oli tehty merkittäviä sisäisiä muutoksia, jotka viivästyttivät kantelijan loppuraporttia varten tarvitsemien asiakirjojen toimittamista. Asianomainen kumppani oli ilmoittanut lähettävänsä kaikki vaaditut asiakirjat viikon kuluessa. Kantelija totesi näin ollen, että loppuraportin lähettäminen EACEA:lle kestää enintään 15 päivää.

16. Kantelija ilmoitti EACEA:lle 27 päivänä heinäkuuta 2007, että loppuraportti viivästyy edelleen. Se täsmensi, että se oli tällä välin saanut vaaditut asiakirjat 19.6.2007 päivätyssä kirjeessä mainitulta osakkaalta. Kesälomien vuoksi loppuraporttia ei kuitenkaan voitu lähettää ennen elokuuta 2007. Kantelija pahoitteli tätä viivästystä.

17. EACEA lähetti kantelijalle 7. joulukuuta 2007 toisen kirjallisen muistutuksen hanketta koskevan loppuraportin toimittamisesta. Se totesi, että vaikka kantelija oli luvannut lähettää loppuraportin kesätauon jälkeen, sitä ei ollut vielä saatu.

18. Kantelija vastasi edellä mainittuun muistutukseen 20. joulukuuta 2007. Se pyysi jälleen anteeksi viivästystä ja lupasi lähettää loppuraportin perjantaihin 11. tammikuuta 2008 mennessä.

19. EACEA lähetti kantelijalle 16. kesäkuuta 2008 virallisen ilmoituksen avustussopimuksen irtisanomisesta. Se ilmoitti, ettei se ollut saanut hanketta koskevaa loppukertomusta. EACEA ilmoitti kantelijalle, että avustuksen lakkauttamista koskevaan päätökseen voidaan hakea muutosta 60 päivän kuluessa lakkauttamisilmoituksen vastaanottamisesta.

20. Kantelija vastasi 29. heinäkuuta 2008 EACEA:n päätökseen irtisanoa sopimus ja ilmoitti lähettävänsä loppuraportin seuraavien kahden viikon kuluessa.

21. Kantelija ei lähettänyt loppuraporttia. EACEA antoi 30. lokakuuta 2008 kantelijalle osoitetun 189 816 euron suuruisen perintämääräyksen. Tämä luku vastasi hankkeen ennakkomaksuerinä maksettua määrää.

22. Kantelija toimitti loppuraportin 4 päivänä joulukuuta 2008. EACEA ilmoitti 23. joulukuuta 2008 kantelijalle, ettei se voinut hyväksyä loppuraporttia, koska se oli toimitettu määräajan jälkeen ja kuusi kuukautta sen jälkeen, kun kantelija oli saanut virallisen ilmoituksen avustuksen lakkauttamisesta.

23. Kantelija kiisti 14. tammikuuta 2009 hanketta koskevan loppukertomuksen hylkäämisen ja pyysi EACEA:ta hyväksymään sen. EACEA hylkäsi kantelijan pyynnön 29 päivänä tammikuuta 2009.

24. EACEA ilmoitti 20 päivänä tammikuuta 2009 kantelijalle, että sen oli maksettava takaisin koko hankkeeseen saamansa summa eli 189 816 euroa lisättynä 1 860,46 euron viivästyskorolla.

25. Kantelija otti 23. helmikuuta 2009 yhteyttä koulutuksesta, kulttuurista ja nuorisoasioista vastaavaan komission jäseneen ja pyysi hankkeen tarkastusta. Komission jäsen hylkäsi kantelijan pyynnön 4. maaliskuuta 2009.

26. Kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen 16. maaliskuuta 2009.

TARJOUKSEN MÄÄRÄ

27. Kantelija esitti oikeusasiamiehelle tekemässään kantelussa seuraavan väitteen ja väitteen:

Kantelija väitti, että komissio toimi epäoikeudenmukaisesti ja suhteettomasti pyytäessään sitä palauttamaan koko summan, koska se toimitti loppuraportin myöhässä, kun se saattoi hankkeen päätökseen ja saavutti sen tavoitteet.

Kantelija väitti, että olisi kohtuullista, että komissio harkitsisi uudelleen päätöstään olla hyväksymättä hankkeen loppuraporttia ja arvioisi sitä.

28. Muissa huomautuksissaan kantelija esitti lisäväitteen:

Komissio arvioi hanketta koskevan loppukertomuksen virheellisesti.

29. Oikeusasiamies toteaa, että lisäväite koskee tosiseikkoja, jotka ovat tapahtuneet sen jälkeen, kun alkuperäinen kantelu oli toimitettu hänelle.

30. Oikeusasiamies huomauttaa, että väitteitä ja vaatimuksia voidaan käsitellä vain, jos kantelijat ovat saaneet päätökseen tarvittavat hallinnolliset menettelyt asianomaisissa toimielimissä. Toimitetun näytön perusteella vaikuttaa kuitenkin siltä, että kun kantelija esitti lisäväitteen, komissio ei ollut vielä edes lähettänyt kantelijalle arviotaan loppuraportista eli hankkeen kuluja koskevaa selittävää huomautusta ja taloudellista analyysiä sekä uutta perintämääräystä. Näin ollen kantelija ei voinut kiistää komission loppukertomuksesta tekemää arviointia.

31. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies päätti olla käsittelemättä lisäväitettä tässä tutkimuksessa. Hän huomauttaa, että kantelija voi tehdä uuden kantelun, jos se ei ole tyytyväinen komission arvioon hankkeen loppukertomuksesta sen jälkeen, kun se on saanut päätökseen aiemmat hallinnolliset menettelyt.

TARJOUS

32. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen 27. huhtikuuta 2009. Aloituskirjeessään hän selitti komissiolle, että vaikka hän oli samaa mieltä siitä, että komission päätös hankkeen lopettamisesta oli avustussopimuksen asiaa koskevien säännösten mukainen, hän katsoi, että kantelijan ja komission välillä oli edelleen neuvotteluvaraa. Tältä osin hän pyysi komissiota harkitsemaan uudelleen alkuperäistä kantaansa ja arvioimaan hankkeen loppuraporttia. Komissio lähetti 19. elokuuta 2009 lausuntonsa, joka toimitettiin kantelijalle ja jossa kehotettiin esittämään huomautuksia. Kantelija lähetti huomautuksensa 2. lokakuuta 2009.

OMBUDSMANIN ANALYYSI JA PÄÄTELMÄT

A. Väitetty koko hankkeesta maksetun määrän ja siihen liittyvän saatavan epäoikeudenmukainen ja suhteeton takaisinperintä

Oikeusasiamiehelle esitetyt väitteet

33. Väitteensä tueksi kantelija väitti, että hanke saatettiin päätökseen sopimuksessa vahvistetun työaikataulun mukaisesti ja että sillä saavutettiin sille asetetut tavoitteet. Ainoa viivästys, joka ilmeni, oli hanketta koskevan loppuraportin toimittaminen eikä itse hankkeen toteuttaminen. Kantelija väitti, että oikeudenmukainen toimintatapa olisi se, että komissio harkitsisi uudelleen päätöstään olla hyväksymättä hankkeen loppuraporttia ja arvioisi sitä.

34. Lausunnossaan komissio totesi ensinnäkin, että EACEA:n päätös olla hyväksymättä hankkeen loppukertomusta oli avustussopimuksen II.12 artiklan 2 kohdan b alakohdan [1] ja II.11 artiklan 4 kohdan [2] määräysten mukainen. Toiseksi se selitti, että kantelijan 23 päivänä helmikuuta 2009 koulutus-, kulttuuri- ja nuorisoasioista vastaavalle komission jäsenelle osoittaman pyynnön jälkeen EACEA pyysi riippumatonta asiantuntijaa arvioimaan hanketta. Asiantuntija totesi, että ”saadut tulokset vastaavat vain osittain suunniteltuja tuloksia ja että saavutusten taso on huomattavasti suunniteltua alhaisempi”.

35. Komissio huomautti, että EACEA oli osoittanut joustavuutta sopimusmääräysten soveltamisessa. Loppukertomuksen määräaika oli 15.4.2007, mutta EACEA lähetti 16.6.2008 virallisen kirjallisen ilmoituksen avustussopimuksen irtisanomisesta. Se ilmoitti kantelijalle, että se voisi hakea muutosta EACEA:n päätökseen irtisanoa sopimus. Kantelija ei tehnyt niin. Tältä osin komissio totesi, että EACEA pidensi avustussopimuksessa määrättyä määräaikaa 14 kuukaudella, jotta kantelija voisi laatia loppuraportin.

36. Komissio korosti, että avustuksen saajalla on oikeudellinen velvoite toimittaa hanketta koskeva loppuraportti sopimuksessa asetetussa määräajassa ja että tämä velvoite on osa hankkeen toteuttamista. Näin ollen kantelijan väitettä, jonka mukaan hanke saatettiin päätökseen vahvistetun aikataulun mukaisesti ja sen tavoitteet saavutettiin, ei voida hyväksyä. Komissio katsoo, että hanketta ei saatu päätökseen vahvistetun aikataulun mukaisesti, koska loppuraporttia ei toimitettu sovitussa määräajassa. Komissio korosti myös, että kantelija ei vastannut EACEA:n päätökseen irtisanoa avustussopimus. Se huomautti, että kantelija oli hyvin tietoinen avustuksen lakkauttamisen taloudellisista vaikutuksista. Se ei kuitenkaan valittanut EACEA:n päätöksestä irtisanoa sopimus eikä vastannut EACEA:n kirjeisiin.

37. Edellä esitetystä huolimatta EACEA päätti hyväksyä kantelijan loppuraportin ottaen huomioon oikeusasiamiehen vaatimuksen suuremmasta joustavuudesta kantelijan suhteen. Näin ollen EACEA pyysi toista riippumatonta asiantuntijaa arvioimaan kertomuksen. Arviointi paljasti kuitenkin puutteita hankkeen toteutuksessa ja vahvisti, että hankkeen päätavoitteita ei ollut saavutettu. Edellä esitetyn perusteella EACEA teki hankkeesta rahoitusanalyysin. Koska hankkeen toteutus katsottiin heikoksi, EACEA sovelsi huonosti toimiviin hankkeisiin suunniteltua menettelyä. Tämän vuoksi se päätti pienentää alun perin myönnettyä avustusta sopimuksen II.17 artiklan 5 kohdan määräysten mukaisesti [3]. Näin ollen kaikki henkilöstökulut todettiin tukeen oikeuttamattomiksi. Kantelijalle myönnetty lopullinen avustus oli 43 893 euroa yhdessä muiden tukeen oikeuttamattomien kulujen kanssa. Kantelijalle jäi näin 145 923 euron negatiivinen loppumaksu, kun otetaan huomioon 189 816 euron määrä, jonka se oli saanut kahtena ennakkomaksueränä.

38. Komissio totesi, että ensimmäinen 189 816 euron suuruinen perintämääräys peruutettaisiin. Se lisäsi, että EACEA lähettää kantelijalle uuden 145 923 euron suuruisen perintämääräyksen, joka perustuu kahdessa ennakkomaksuerässä myönnettyyn kokonaismäärään eli 189 816 euroon, josta on vähennetty muutetun lopullisen avustuksen määrä. EACEA lähettäisi kantelijalle myös yksityiskohtaisen rahoitusanalyysin hankkeen kuluista ja selvityksen syistä, joiden vuoksi se on todennut joitakin kuluja tukeen oikeuttamattomiksi.

39. Kantelija väitti huomautuksissaan, että hanke toteutettiin onnistuneesti ja että sen tavoitteet saavutettiin. Se totesi, että hankkeen tukikelpoiset kustannukset olivat 222,131,97 euroa, johon yhteisön olisi pitänyt osallistua 166,598,99 eurolla. Koska kaksi ennakkomaksuerää olivat 189 816 euroa, kantelijan olisi maksettava komissiolle takaisin vain 23 217,01 euroa. Valituksen tekijä väitti, että kaikki tukikelpoiset kustannukset ilmoitettiin olemassa olevien rahoitusta koskevien tositteiden perusteella hakijoille tarkoitetun hallinnollisen ja taloudellisen käsikirjan mukaisesti.

40. Kantelija myönsi toimittaneensa hanketta koskevan loppuraportin sopimuksessa asetetun määräajan jälkeen. Se korosti kuitenkin, että hankkeen toimet toteutettiin hankekaudella hyväksytyn työaikataulun mukaisesti. Hanke saavutti tavoitteensa, ja kumppanit hyödyntävät sen tuloksia.

Oikeusasiamiehen arvio

41. Oikeusasiamies on tyytyväinen komission päätökseen hyväksyä kantelijan toimittama hanketta koskeva loppukertomus. Hän toteaa, että hyväksymällä hankkeen loppuraportin arvioinnin komissio hyväksyi kantelijan alkuperäisessä kantelussaan esittämän väitteen. Hän toteaa lisäksi, että loppuraportin arvioinnin jälkeen komissio päätti hyväksyä osittain kantelijan hankkeen toteuttamisesta esittämät kustannukset eli 43 893 euroa.

42. Oikeusasiamies ei havaitse hallinnollista epäkohtaa tässä kantelussa. Hän arvostaa erityisesti sitä, että komissio noudatti hänen avauskirjeessään esittämäänsä kehotusta osoittaa joustavuutta ja ymmärrystä kantelijalle, joka ei jostain syystä toimittanut loppukertomusta sovitussa määräajassa.

43. Näiden seikkojen perusteella oikeusasiamies päätti lopettaa asian käsittelyn.

B. Päätelmät

Kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Hallinnollista epäkohtaa ei ole tapahtunut.

Kantelijalle ja komissiolle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Tehty Strasbourgissa 25 päivänä marraskuuta 2009.

---

[1] Avustussopimuksen II.11.2 kohdan b alakohdassa määrätään seuraavaa: "Komissio voi päättää purkaa sopimuksen ilman korvausta ..., jos avustuksen saaja ei täytä sille sopimuksen ja sen liitteiden mukaan kuuluvaa olennaista velvoitetta".

[2] Ks. alaviite 2.

[3] Avustussopimuksen II.17 artiklan 5 kohdassa määrätään seuraavaa: "Jos hanketta ei toteuteta tai jos se toteutetaan puutteellisesti, osittain tai myöhässä, komissio voi vähentää alun perin määrättyä avustusta hankkeen tosiasiallisen toteuttamisen mukaisesti tässä sopimuksessa määrätyin ehdoin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta oikeutta purkaa sopimus II.11 artiklan mukaisesti ja komission oikeutta soveltaa II.12 artiklassa tarkoitettuja seuraamuksia."