Strasbourg, 3. syyskuuta 2007

Hyvä jäsen M.

Teitte 30. lokakuuta 2006 kantelun Euroopan unionin henkilöstövalintatoimistosta (EPSO). Kantelunne koskee avointa kilpailua EPSO/AD/4/04 Kyproksen, Tšekin, Viron, Unkarin, Latvian, Liettuan, Maltan, Puolan, Slovakian ja Slovenian kansalaisuuden hallintovirkamiehille (A*7) eurooppalaisen julkishallinnon alalla(1).

Toimitin kantelun 13.12.2006 EPSOn johtajalle. Sain 14.3.2007 EPSOn lausunnon ranskaksi ja 16.4.2007 sen englanninkielisen käännöksen, jonka lähetin Teille kehotuksena esittää huomautuksia. Teiltä ei ole saatu huomautuksia.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

KILPAILUKYKY

Kantelijan mukaan tosiseikat ovat tiivistetysti seuraavat.

Kantelija osallistui EU:n julkishallinnon alalla Kyproksen, Tšekin, Viron, Unkarin, Latvian, Liettuan, Maltan, Puolan, Slovakian ja Slovenian kansalaisuuden hallintovirkamiehille (A*7) järjestetyn avoimen kilpailun EPSO/AD/4/04 kirjallisiin kokeisiin. Hyvistä tuloksistaan huolimatta EPSO ilmoitti hänelle, että hänen arvosanansa eivät olleet riittävän korkeat, jotta hänet olisi voitu hyväksyä kilpailun seuraaviin vaiheisiin. Tuolloin kantelija ei tiennyt, että hän voisi pyytää EPSOa toimittamaan hänelle jäljennökset kirjallisista kokeista ja arviointilomakkeista.

Kantelija kirjoitti 30.10.2006 EPSOlle ja korosti, ettei kilpailuilmoituksessa ollut mainintaa siitä, että hakijat voisivat pyytää tietoja suorituksestaan, ja pyysi jäljennöstä kirjallisista kokeistaan ja arviointilomakkeestaan, mukaan lukien valintalautakunnan huomautukset hänen kirjallisista kokeistaan.

EPSO vastasi, että "hakijoilletarkoitetussa oppaassa todetaan, että hakijoilla on oikeus saada pyynnöstä ja kuukauden kuluessa tulosten ilmoittamisesta jäljennös kokeesta ja arviointilomake. Koska hakijoille ilmoitettiin kirjallisen kokeen tuloksesta 16. helmikuuta 2006, määräaika on valitettavasti päättynyt.

Samana päivänä kantelija teki kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle.

Kantelija väitti, että EPSOn kieltäytymisellä toimittamasta hänelle kirjallisia kokeita ja arviointilomaketta ei ole oikeusperustaa. Väitteen tueksi kantelija väitti, että kilpailuilmoituksessa EPSO/AD/4/04, joka on ainoa kyseistä kilpailua koskeva oikeudellisesti sitova asiakirja, ei viitata tietojen pyytämistä koskeviin yksityiskohtaisiin sääntöihin.

Kantelija vaati, että EPSOn olisi toimitettava hänelle edellä mainitut asiakirjat.

KYSYMYS

Oikeusasiamies välitti kantelun EPSOlle ja pyysi sitä selittämään lausunnossaan i) kantansa hakijoiden oppaiden oikeudelliseen asemaan EPSOn järjestämissä avoimissa kilpailuissa. Samassa kirjeenvaihdossa EPSOn kanssa oikeusasiamies palautti mieleen ensinnäkin kohdan "III. YLEINEN MENETTELY (...) 2. Hakijaoppaan (EPSO/AD/4/04; EPSO/AST/2/04, EPSO/AST/3/04)(2). Oikeusasiamies muistutti toiseksi, että komissio on sitoutunut noudattamaan Euroopan oikeusasiamiehen Euroopan parlamentille antamaa erityiskertomusta, joka perustuu hänen oma-aloitteiseen tutkimukseensa salassapidosta, joka oli osa komission palvelukseenottomenettelyä(3). Komissio sitoutui erityisesti" (...) ehdottamaan tarvittavia oikeudellisia ja organisatorisia järjestelyjä, jotta hakijat voivat pyynnöstä tutustua omiin merkittyihin koeasiakirjoihinsa 1 päivästä heinäkuuta 2000 alkaen"(4). Oikeusasiamies selitti EPSOlle ymmärtävänsä, että EPSO on omaksunut edellä mainitun komission sitoumuksen osana omaa käytäntöään. Oikeusasiamies pyysi EPSOa selittämään, ii) miten edellä mainitun hakuoppaan neljännen kohdan säännökset noudattivat edellä mainittua komission sitoumusta myöntää hakijoille oikeus tutustua heidän koepapereihinsa.

EPSOn lausunto

EPSOn lausunto voidaan tiivistää seuraavasti.

Kantelija osallistui kirjallisiin kokeisiin avoimessa kilpailussa EPSO/AD/4/04(5), jossa laadittiin hallintovirkamiesten varallaololuettelo EU:hun vuonna 2004 liittyneiden kymmenen maan kansalaisia varten. Kantelija, joka on Maltan kansalainen, valitsi eurooppalaisen julkishallinnon alan.

EPSO ilmoitti 16.2.2006 kantelijalle tämän tuloksista. Kantelija oli saanut kustakin kirjallisesta kokeesta vaaditun vähimmäispistemäärän, mutta hän ei saanut vaadittua kokonaispistemäärää sijoittuakseen Maltan 15 parhaan hakijan joukkoon.

Kantelija otti 30.10.2006 sähköpostitse yhteyttä EPSOon ja pyysi kopiota kirjallisista kokeistaan ja arviointilomakkeista, jotka sisälsivät valintalautakunnan huomautukset. EPSO muistutti samana päivänä antamassaan vastauksessa, että hakuoppaassa täsmennettiin, että hakijoilla oli tulosten ilmoittamispäivästä lähtien kuukausi aikaa esittää tämä pyyntö, ja selitti, että määräaika oli päättynyt.

EPSO huomautti, että kilpailun käynnistämisen yhteydessä julkaistun hakuoppaan ensimmäisessä kohdassa ilmoitetaan tekstin täsmällinen oikeudellinen arvo: "Tämäopas on tarkoitettu vain tiedoksi. Valintalautakuntaa sitoo ainoastaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistu kilpailuilmoituksen teksti.”Näin ollen tässä maininnassa määritellään mahdollisimman tarkasti sekä kilpailuilmoituksen säännöt, joita valintalautakunnan on noudatettava, että hakijoiden huolellisuusvelvollisuus. Kilpailuilmoitusta ei näin ollen pidä sekoittaa pelkästään EPSOn julkaisemaan hakuoppaaseen sisältyviin menettelysääntöihin kilpailumenettelyjen sujuvan ja nopean hallinnoinnin varmistamiseksi. Tästä seuraa, että ainoastaan kilpailuilmoituksen tekstiä voidaan käyttää hakijoita koskevien päätösten perustana ja että hakijoiden oppaan on toimittava täydentävänä asiakirjana hallinnon helpottamiseksi.

EPSO korosti, että juuri noudattaakseen paremmin oikeusasiamiehen kertomuksen jälkeen vuonna 1999 annettua sitoumusta EPSO päätti myöhemmin julkaista tutustumista koskevat säännöt kilpailuilmoituksessa eikä hakijoiden oppaassa, mikä paransi hakijoiden oikeuksien suojaa.

EPSO kiinnitti oikeusasiamiehen huomion myös siihen, että koepapereiden jäljennöksiä koskeville pyynnöille on aina asetettava rajat. EPSOn väistämättä rajalliset resurssit on keskitettävä menettelyjen hallinnointiin siten, että toimielinten varallaololuetteloiden laatimiselle asettamia määräaikoja noudatetaan. Tätä edellyttää myös hyvän hallinnon periaate.

EPSO päätteli, että edellä esitetyn perusteella ja huolimatta siitä, että tämäntyyppisten pyyntöjen käsittelylle asetettua määräaikaa noudatettiin tiukasti kaikkien muiden tämän kilpailun hakijoiden pyyntöjen osalta, se oli valmis toimittamaan tämän kantelun osalta pyydetyt kopiot koeasiakirjoista. EPSO hyväksyi tämän poikkeuksen tällaisten pyyntöjen käsittelyyn, koska kilpailun EPSO/AD/4/04 julkaisuajankohtana määräaikaa ei ollut asetettu kilpailuilmoituksen oikeudellisesti sitovassa tekstissä. EPSO liitti lausuntoonsa jäljennökset kantelijan kirjallisista kokeista ja arviointilomakkeista.

Kantelijan huomautukset

EPSOn lausunto sekä siihen liitetyt kopiot kantelijan kirjallisista kokeista ja arviointilomakkeista toimitettiin kantelijalle ja pyydettiin häntä esittämään huomautuksensa. Kantelijalta ei saatu huomautuksia.

PÄÄTÖS

1 Väitetty oikeusperustan puuttuminen

1.1 Kantelija ei läpäissyt avoimen kilpailun EPSO/AD/4/04 kirjallisia kokeita. Vastauksena kantelijan kirjallisia kokeita ja arviointilomakkeita koskevaan pyyntöön EPSO totesi 30.10.2006, että hakuoppaan mukaan ”hakijoillaon oikeus saada [pyydetytasiakirjat]kuukauden kuluessa niiden tulosten tiedoksiantamisesta”. Koska kantelijalle oli ilmoitettu hänen tuloksistaan 16.2.2006, EPSO ei voinut lähettää hänelle pyydettyjä asiakirjoja, koska hakuoppaassa asetettu määräaika oli päättynyt.

Kantelija väitti, että EPSOn kieltäytymisellä toimittamasta hänelle kirjallisia kokeita ja arviointilomaketta ei ollut oikeusperustaa. Väitteen tueksi kantelija väitti, että kilpailuilmoituksessa, joka on ainoa oikeudellisesti sitova asiakirja, ei viitattu tietojen pyytämisen tapaan ja yksityiskohtaisiin sääntöihin.

Kantelija vaati, että EPSOn olisi toimitettava hänelle edellä mainitut asiakirjat.

1.2 EPSO totesi tiivistetysti, että i) hakuoppaan oikeudellinen asema määritellään itse oppaassa: "Tämäopas on tarkoitettu vain tiedoksi. Valintalautakuntaa sitoo ainoastaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistu kilpailuilmoituksen teksti. Näin ollen ainoastaan kilpailuilmoituksen tekstiä voidaan käyttää hakijoita koskevien päätösten perustana, kun taas hakijoiden oppaan on toimittava täydentävänä asiakirjana, jolla helpotetaan kokeiden järjestämistä. ii) Kun otetaan huomioon, että EPSOn rajalliset resurssit keskittyvät menettelyjen hallinnointiin, jotta toimielimet voivat noudattaa varallaololuetteloiden laatimiselle asetettuja määräaikoja, on aina tarpeen asettaa rajat koepapereiden jäljennöksiä koskeville pyynnöille. Tällaisten pyyntöjen käsittelylle tässä kilpailussa asetettua määräaikaa oli noudatettu tiukasti muihin hakijoihin nähden. Koska avointa kilpailua EPSO/AD/4/04 julkaistaessa edellä mainittua määräaikaa ei kuitenkaan ollut vahvistettu oikeudellisesti sitovassa asiakirjassa eli kilpailuilmoituksessa, EPSO suostui lähettämään kantelijalle jäljennökset kirjallisista kokeistaan ja valintalautakunnan täyttämistä arviointilomakkeista.

1.3 Oikeusasiamies toteaa aluksi, että avointen kilpailujen hakuopas EPSO/AD/4/04 EPSO/AST/2/04, ja EPSO/AST/3/04: ”[Hakijat]voivat kirjallisten kokeiden jälkeensaada pyynnöstä kuukauden kuluessa tulostensa tiedoksiantamisesta jäljennöksen kirjallisesta asiakirjastaan sekä henkilökohtaisen arviointilomakkeensa jäljennöksen, joka sisältää valintalautakunnan kirjallista koetta tai kirjallisia kokeita koskevat huomautukset.”(6)

Oikeusasiamies toteaa, että vaikka EPSO ei lausunnossaan ottanut kantaa oikeusasiamiehen tutkimuksen tähän erityiseen näkökohtaan, vaikuttaa siltä, että se on antanut tällaisen säännöksen noudattaakseen oikeusasiamiehen suositusta, jonka mukaan "komission olisi annettava hakijoille pyynnöstä mahdollisuus tutustua omiin merkittyihin koekirjoituksiinsa."(7) Tältä osin oikeusasiamies panee tyytyväisenä merkille EPSOn uuden aloitteen julkaista kilpailuilmoituksissa eikä hakijoiden oppaissa säännöt, jotka koskevat hakijoiden oikeutta saada itseään koskevia tietoja.

1.4 Oikeusasiamies huomauttaa kuitenkin, että hyvän hallinnon periaatteet edellyttävät, että virkamiehet huolehtivat siitä, että yksilöiden oikeuksiin tai etuihin vaikuttavilla päätöksillä on oikeudellinen perusta ja että niiden sisältö on lain mukainen(8). Oikeusasiamies toteaa tältä osin, että käsiteltävässä asiassa määräaika, johon mennessä hakijoiden oli pyydettävä pääsyä kirjallisiin kokeisiinsa ja arviointilomakkeisiinsa, oli vahvistettu hakuoppaassa, joka ei ollut oikeudellisesti sitova asiakirja, kuten EPSO on myöntänyt.

1.5 Oikeusasiamies toteaa kuitenkin, että EPSO toimitti lausuntonsa yhteydessä kantelijalle merkitsemättömät jäljennökset kirjallisista kokeista ja arviointilomakkeista", koska kilpailun EPSO/AD/4/04 julkaisuajankohtana määräaikaa ei ollut asetettu oikeudellisesti sitovassa ilmoituksessa". Oikeusasiamies ymmärtää, että EPSO oli tietoinen siitä, että oikeusasiamiehen menettelyn mukaisesti nämä merkitsemättömät kopiot lähetettäisiin kantelijalle kantelun tutkinnan aikana. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että kantelijan vaatimus, jonka mukaan EPSOn olisi toimitettava hänelle edellä mainitut asiakirjat, on tyydyttävä, ja katsoo näin ollen, että kantelun tätä näkökohtaa koskevat lisätutkimukset eivät ole perusteltuja.

1.6 Oikeusasiamies toteaa kuitenkin myös, että vaikka EPSO hylkäsi kantelijan pyynnön, se totesi myös noudattaneensa edellä mainittua määräaikaa käsitellessään muiden tämän kilpailun hakijoiden pyyntöjä, jotka olivat samankaltaisia kuin kantelijan.

1.7 Oikeusasiamies toteaa, että vaikka tämän tutkimuksen kohteena on ainoastaan se, että EPSO on hylännyt kantelijan pyynnön saada tutustua hänen kirjallisiin kokeisiinsa ja arviointilomakkeisiinsa, eikä se koske kenenkään muun hakijan pyyntöä saada tutustua häntä koskeviin tietoihin tai tällaisen tutustumisoikeuden yksityiskohtaisia sääntöjä yleensä, EPSOn edellä antama lausunto ei voi jäädä huomioimatta. Oikeusasiamies esittää tästä syystä jäljempänä lisähuomautuksen.

2 Päätelmät

2.1 Edellä 1.5 kohdassa esitetyistä syistä oikeusasiamies katsoo, että tämän kantelun jatkotutkimukset eivät ole perusteltuja. Oikeusasiamies päättää näin ollen asian käsittelyn.

EPSOn johtajalle ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Lisähuomautus

Oikeusasiamiehen mielestä on hyödyllistä esittää seuraava lisähuomautus:

Koska määräaika, joka koskee hakijoiden oikeutta pyytää saada tutustua omiin kirjallisiin kokeisiinsa ja arviointilomakkeisiinsa, oli päättynyt ei-sitovassa asiakirjassa ”Hakijoiden opas”, EPSO voisi harkita tällaista oikeutta koskevien pyyntöjen mahdollisen hylkäämisen uudelleentarkastelua.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) EUVL 2004, C 317 A/3.

(2) Saatavilla EPSOn verkkosivuilla (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm).

(3) Euroopan oikeusasiamiehen erityiskertomus Euroopan parlamentille komission palvelukseenottomenettelyyn kuuluvaa salassapitovelvollisuutta koskevan oma-aloitteisen tutkimuksen johdosta, joka on saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla (http://www.ombudsman.europa.eu/special/en/default.htm).

(4) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen lehdistötiedote nro 16/99, 15. joulukuuta 1999.

(5) EUVL 2004, C 317 A, oikaisu EUVL 2005, C 89 A.

(6) Ks. III kohdan 4 alakohta. YLEINEN MENETTELY (...) 2. EPSOn verkkosivuilla (http://www.europa.eu/epso/on-line-applications/guide_en.htm) olevan hakuoppaan kokeet.

(7) Ks. Euroopan oikeusasiamiehen lehdistötiedote nro 16/99, 15. joulukuuta 1999.

(8) Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 4 artiklassa (Laillisuus) säädetään seuraavaa:

"Virkamiehenon toimittava lain mukaisesti ja sovellettava yhteisön lainsäädännössä säädettyjä sääntöjä ja menettelyjä. Virkamiehen on erityisesti huolehdittava siitä, että yksilöiden oikeuksiin tai etuihin vaikuttavilla päätöksillä on oikeudellinen perusta ja että niiden sisältö on lain mukainen.”