Strasbourg, 31. joulukuuta 2004

Hyvä K.

Teitte 16. joulukuuta 2003 Vitro-Westland BV:n puolesta kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle osallistumisestanne tarjouskilpailuun EuropeAid/11557/D/S/SR. Lähetitte 30. joulukuuta 2003 faksin, jossa oli lisätietoja.

Toimitin kantelun 8.1.2004 komission puheenjohtajalle. Lähetitte 21. tammikuuta 2004 seurantasähköpostin. Komissio antoi lausuntonsa 20. huhtikuuta 2004. Toimitin sen Teille 12. kesäkuuta 2004 lähettämällänne kehotuksella esittää huomautuksia.

Lähetitte 7. lokakuuta 2004 sähköpostiviestin, jossa tiedustelitte asiaanne. Toimistoni vastasi teille sähköpostitse 8. lokakuuta 2004.

Kirjoitan nyt kertoakseni teille tehtyjen tutkimusten tuloksista.

Väärinkäsitysten välttämiseksi on tärkeää muistaa, että EY:n perustamissopimuksessa annetaan Euroopan oikeusasiamiehelle valtuudet tutkia mahdollisia hallinnollisia epäkohtia ainoastaan yhteisön toimielinten ja elinten toiminnassa. Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännössä määrätään nimenomaisesti, että muiden viranomaisten tai henkilöiden, kuten tässä tapauksessa Surinamen viranomaisten, toimista ei voida tehdä kantelua oikeusasiamiehelle.

Kanteluanne koskevat oikeusasiamiehen tutkimukset on näin ollen suunnattu sen tutkimiseen, onko Euroopan komission toiminnassa ilmennyt hallinnollisia epäkohtia.

KILPAILUKYKY

Kantelijan mukaan merkitykselliset tosiseikat ovat seuraavat:

Kantelija, joka on alankomaalainen yritys, teki tarjouksen tarjouskilpailun EuropeAid/11557/D/S/SR perusteella osana Euroopan komission hanketta B7-8710 2000 01 ("Surinamen banaanialan rakenneuudistus"). Vaikka kantelijan tarjous täytti kaikki tarjouskilpailun ehdot ja sen hinta oli yksi alhaisimmista, Surinamen suunnittelu- ja kehitysyhteistyöministeriö hylkäsi sen ilman yksityiskohtaisia perusteluja. Tarjouskilpailumenettely päätettiin 25 päivänä huhtikuuta 2003. Ministeriö ilmoitti kantelijalle 20 päivänä kesäkuuta 2003 päivätyllä kirjeellä, että arviointikomitea oli päätellyt komission edustajan läsnä ollessa, että kantelijan tarjous ei ollut taloudellisesti edullisin. Kirjeessä viitattiin myös EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan 4.3.9.7 kohtaan, jossa todetaan, että arviointikertomus ei ole tarjoajien tai kolmansien osapuolten saatavilla ja että hankintaviranomaisella ei ole velvollisuutta ilmoittaa valintansa syitä. Nämä tiedot olivat ristiriidassa Paramaribossa sijaitsevalta EU:n edustustolta saatujen tietojen kanssa, joiden mukaan kantelijan tarjous ei ollut onnistunut teknisessä arvioinnissa.

Kantelija kirjoitti 7 päivänä marraskuuta 2003 (1) komissiolle huomauttaen, että tarjouskilpailun arviointimenettely ei ollut avoin. Kantelija ei saanut komissiolta vastausta eikä vastaanottoilmoitusta.

Kantelija teki tämän kantelun oikeusasiamiehelle 16. joulukuuta 2003. Kantelija väitti, että tarjouskilpailumenettely EuropeAid/11557/D/S/SR ei ollut avoin, koska kantelija ei saanut yksityiskohtaista selvitystä tarjouksensa hylkäämisen syistä. Kantelijan mukaan avoimuuden puute johtuu tarjouskilpailumenettelyn luottamuksellisuudesta EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan 4.3.9.7 kohdan mukaisesti. Kantelija vaatii, että komission olisi korvattava sille aiheutunut vahinko.

KYSYMYS

Komission lausunto

Komissio muistutti, että tarjouskilpailu EuropeAid 11557/D/S/SR ”Karkaistujen ja karkaisemattomien banaanipehmoviljelykasvien hankinta” Surinamessa jaettiin kahteen erään. Kolme tarjoajaa, joista yksi oli kantelija, toimitti tarjouksen erästä 2, "banaanien kudosviljelykasveja (karkaisemattomia) in vitro -kasveja".

Komissio allekirjoitti 30 päivänä tammikuuta 2003 Surinamen hallituksen kanssa rahoitussopimuksen B7-8710/856/28 (2) banaanialan rakenneuudistuksen tukemisesta. Hanke oli määrä toteuttaa ja rahoittaa EY:n talousarviovaroista. Tarjouskilpailuihin sovellettiin näin ollen EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevassa käytännön oppaassa määrättyjä menettelyjä eli rahoitussopimuksen 5 artiklaa ja liitteen "Tekniset ja hallinnolliset täytäntöönpanomääräykset" 3.2 artiklaa.

Surinamen suunnittelu- ja kehitysyhteistyöministeri toimi kansallisena tulojen ja menojen hyväksyjänä, ja hän vastasi tarjouskilpailuasiakirjojen, tarjouseritelmien ja sopimuksenteon valmistelusta (liitteen 3 artiklan 2 kohta).

Tarjouskilpailua koskevan asiakirja-aineiston liitteessä II toimittajaa koskevat tekniset tiedot on esitetty seuraavasti:

”Toimittajien on osoitettava kykynsä tuottaa ja markkinoida terveitä in vitro -banaanikasveja. Tätä varten tarjoajan on toimitettava seuraavat todennettavissa olevat tiedot:

emokasvilohkojen sijainti ja tyypin kuvaus: maa, alue, tyyppi (monoklonaalinen tai polyklonaalinen);

tilastot kahden viime vuoden tuotannosta kloonilajikkeittain, vaiheittain tai kaupan pidettyjen taimien (in vitro, kovettuneet, mutta taimivalmiit) mukaan ja näiden vientimaiden mukaan; (…)".

Hankintailmoituksen 16 artiklan 1 kohdan mukaan (valintaperusteet) ”Kaikki teknisten eritelmien tässä luvussa vaaditut tiedot on toimitettava. Jos jokin vaadituista tiedoista jätetään antamatta, tarjoaja yksinkertaisesti hylätään, kuten uskottava ehdokas toimitustarjouksessa." [sic]

Kantelijan tarjouksessa ei ilmoitettu, olivatko emokasvit monoklonaalisia vai polyklonaalisia. Lisäksi tarjoukseen sisältyneet tilastot kahdelta viimeiseltä tuotantovuodelta antoivat vain sen tiedon, että valituksen tekijä vei karkaistuja ja karkaisemattomia kudosviljelykasveja. Tätä pidettiin riittämättömänä osoittamaan niiden kyky tuottaa ja markkinoida terveitä in vitro -banaanikasveja. Näistä syistä valituksen tekijän tarjous hylättiin.

Vastauksena kantelijan väitteeseen avoimuuden puutteesta komissio huomautti, että EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan 4.3.9.7 kohdassa todetaan, että "erityisesti arviointikertomus on tarkoitettu ainoastaan virkakäyttöön eikä sitä saa paljastaa tarjoajille eikä hankintaviranomaisen, Euroopan komission ja valvontaviranomaisten valtuuttamien yksiköiden ulkopuolisille tahoille". Arviointikertomuksen luottamuksellisuus ei merkitse avoimuuden puutetta. Tätä säännöstä ei myöskään voida tulkita kielloksi ilmoittaa hylätyille tarjoajille hylkäämisen syitä. Lisäksi käytännön oppaan 4.3.11.3 kohdassa todetaan, että hankintaviranomaisen on lähetettävä hylätyille tarjoajille kirje, jossa ilmoitetaan, että niiden tarjoukset eivät ole tuottaneet tulosta, ja selitetään, miksi niitä ei ole valittu hankintasopimuksen sopimuspuoleksi, ilmoitetaan, olivatko niiden tarjoukset teknisesti vaatimusten mukaisia, ja ilmoitetaan mahdolliset tekniset puutteet. Kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän / hankintaviranomaisen tehtävänä oli ilmoittaa kantelijalle hylkäämisen syyt käytännön oppaan määräysten mukaisesti. Ne eivät aluksi toimineet näin, mutta sen jälkeen, kun EY:n Surinamen-toimisto oli seurannut asiaa, kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä korjasi asian ja kirjoitti kantelijalle 18 päivänä joulukuuta 2003 selityksen siitä, miksi tarjous oli hylätty.

Komissio katsoo näin ollen, että tarjousten arviointi suoritettiin käytännön oppaan sääntöjen mukaisesti. Arviointikomitea hylkäsi valituksen tekijän tarjouksen, koska se ei ollut tarjousasiakirjojen teknisten eritelmien mukainen. Kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä noudatti arviointikomitean suositusta tehdä sopimus Vitropicin kanssa, ja komissio hyväksyi sopimuksen.

Koska komission ei voida katsoa olevan vastuussa ulkomaisen viranomaisen toimista, komissio katsoo, ettei se ole syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan. Sen ei näin ollen voida katsoa olevan vastuussa valittajalle väitetysti aiheutuneesta vahingosta.

Komissio pahoitteli kuitenkin sitä, ettei se vastannut kantelijalle suoraan vastauksena 7.11.2003 päivättyyn kirjeeseensä.

Kantelijan huomautukset

Kantelija huomautti, että NAO perusteli 20 päivänä kesäkuuta 2003 päivätyssä ensimmäisessä kirjeessään tarjouksensa hylkäämistä sillä, että se ei ollut taloudellisesti edullisin. Kantelun tehtyään oikeusasiamiehelle kantelija vastaanotti toisen, 18. joulukuuta 2003 päivätyn kirjeen, joka sisälsi perusteen, joka oli täysin päinvastainen kuin ensimmäinen esitetty peruste eli se, että kantelijan teknisen tarjouksen ei katsottu täyttävän teknisten eritelmien kriteerejä.

Jos Kuuden kuukauden kuluttua kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä esitti hylkäämiselle erilaisen syyn, tämä tarkoittaa, että hylkäämisen peruste ei sisältynyt alkuperäiseen arviointikertomukseen. Kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän toista vastausta ei näin ollen voida hyväksyä.

Näin ollen kantelija piti kiinni valituksestaan ja pyysi, että arviointikertomukset olisivat saatavilla sen jälkeen, kun riippumaton asiantuntija on ilmoittanut, että asiakirjoja ei ole muutettu. EU:n tarjousehtoja olisi muutettava siten, että tulevaisuudessa tarjoajat voivat tutustua arviointikertomuksiin, jolloin tarjousten arvioinnissa ei esiinny puolueellisuutta. Kantelija pitää voimassa korvausvaatimuksensa.

Komissio on hyväksynyt ulkomaisen viranomaisen päätökset eikä ole toiminut vastuullisesti myöntämiensä varojen jakamisessa.

PÄÄTÖS

1 Väitetty avoimuuden puute tarjouspyyntömenettelyssä

1.1 Kantelija väittää, että tarjouskilpailumenettely EuropeAid/11557/D/S/SR ei ollut avoin, koska kantelija ei saanut yksityiskohtaista selvitystä tarjouksensa hylkäämisen syistä. Kantelijan mukaan avoimuuden puute johtuu tarjouskilpailumenettelyn luottamuksellisuudesta EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan 4.3.9.7 kohdan mukaisesti.

1.2 Komissio katsoo, että arviointikertomuksen luottamuksellisuus ei merkitse avoimuuden puutetta. Käytännön oppaan 4.3.11.3 kohdassa määrätään, että hankintaviranomaisen on lähetettävä hylätyille tarjoajille kirje, jossa ilmoitetaan, että niiden tarjoukset eivät ole tuottaneet tulosta, ja selitetään, miksi niitä ei ole valittu hankintasopimuksen sopimuspuoleksi, ilmoitetaan, olivatko niiden tarjoukset teknisesti vaatimusten mukaisia, ja ilmoitetaan mahdolliset tekniset puutteet. Kansallisen tulojen ja menojen hyväksyjän / hankintaviranomaisen tehtävänä oli ilmoittaa kantelijalle hylkäämisen syyt käytännön oppaan määräysten mukaisesti. Ne eivät aluksi toimineet näin, mutta sen jälkeen, kun EY:n Surinamen-toimisto oli seurannut asiaa, kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä korjasi asian ja kirjoitti kantelijalle 18 päivänä joulukuuta 2003 selityksen siitä, miksi tarjous oli hylätty. Tarjousten arviointi suoritettiin siten käytännön oppaan sääntöjen mukaisesti. Arviointikomitea hylkäsi valituksen tekijän tarjouksen, koska se ei ollut tarjousasiakirjojen teknisten eritelmien mukainen. Kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä noudatti arviointikomitean suositusta tehdä sopimus Vitropicin kanssa, ja komissio hyväksyi sopimuksen.

1.3 Oikeusasiamies toteaa, että tarkasteltavana olevaan tarjoukseen sovelletaan seuraavia säännöksiä: 1) yhteisön ulkoista apua koskeviin sopimusmenettelyihin liittyvä käytännön opas (tammikuu 2001)(3), 2) Euroopan yhteisön (4) ja Surinamen hallituksen välinen rahoitussopimus B7-8710/856/28 banaanialan rakenneuudistuksen tukemisesta (budjettikohta B7-8710 Tuki perinteisille banaanien AKT-toimittajille), allekirjoitettu 19 päivänä helmikuuta 2003, 3) edellä mainitun rahoitussopimuksen liite "Tekniset ja hallinnolliset täytäntöönpanomääräykset" ja 4) tarjouspyyntö EuropeAid/11557/D/S/SR ("Toimitus kovettuneille ja kovettamattomille banaanikudosviljelmille").

1.4 Rahoitussopimuksen erityisehtojen 1 artiklassa määrätään, että hanke "banaanialan rakenneuudistuksen tukeminen" toteutetaan ja rahoitetaan yhteisön talousarviovaroista avustuksella. Sopimuksen yleisten ehtojen 5.1 artiklassa määrätään, että "rakennusurakoita sekä tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekemisessä on noudatettava Euroopan yhteisön yleiseen talousarvioon sovellettavaa varainhoitoasetusta". Sopimuksen yleisten ehtojen 11 artiklan 1 kohdassa määrätään, että ”komissio seuraa hankkeen toteuttamista ja voi pyytää selitystä”. Liitteessä "Täytäntöönpanoa koskevat tekniset ja hallinnolliset määräykset" olevassa 3.2 kohdassa määrätään, että palveluja, tavaroita ja rakennusurakoita koskevien sopimusten tekomenettelyissä noudatetaan tammikuussa 2001 julkaistua EuropeAidin opasta "Käytännön opas EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyistä" (jäljempänä "Käytännön opas").

1.5 Tarjouskilpailu EuropeAid/11557/D/S/SR, joka koski avoimeen menettelyyn perustuvaa toimitussopimusta, edellytti, että hankintaviranomainen - ja kansallinen tulojen ja menojen hyväksyjä - oli Surinamen suunnittelu- ja kehitysyhteistyöministeriö. Tarjoajille annetun ohjeen 20 kohdassa (”Tarjousten arviointi”) annettiin seuraavat ohjeet: 1) tarjousten hallinnollisen vaatimustenmukaisuuden tarkastaminen, 2) tekninen arviointi, 3) mahdollisten aritmeettisten virheiden taloudellinen arviointi ja 4) lopullinen ratkaisu. Kohdassa 20.6 määrättiin, että ainoa ratkaisuperuste on hinta ja että sopimus tehdään alhaisimman vaatimukset täyttävän tarjouksen kanssa.

1.6 Käytännön oppaan 4.3.9.7 kohdassa (toimitussopimusten osiossa) määrätään, että hankintaviranomaisen on toimitettava arviointikertomus ja suosituksensa Euroopan komissiolle hyväksyttäväksi. Lisäksi siinä määrätään, että koko tarjouskilpailumenettely on luottamuksellinen tarjousten avaamisistunnon päättymisestä siihen asti, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimuksen, ja että arviointikomitean päätösten on pysyttävä salaisina. Siinä todetaan myös, että arviointikertomus on tarkoitettu ainoastaan virkakäyttöön eikä sitä saa luovuttaa tarjoajille eikä hankintaviranomaisen, Euroopan komission ja valvontaviranomaisten (esim. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen) valtuuttamien yksiköiden ulkopuolisille tahoille.

1.7 Käytännön oppaan ("Hankintamenettelyn julkaiseminen") 4.3.11.3 kohdassa määrätään, että "kun hankintasopimus on allekirjoitettu, hankintaviranomaisen on laadittava tavarahankintasopimuksen tekemistä koskeva ilmoitus ja lähetettävä se komissiolle, joka julkaisee tarjousmenettelyn tulokset Euroopan unionin virallisessa lehdessä, Internetissä ja muissa asianmukaisissa tiedotusvälineissä. Lisäksi hankintaviranomaisen on lähetettävä hylätyille tarjoajille kirje, jossa ilmoitetaan, että niiden tarjoukset eivät ole tuottaneet tulosta, ja selitetään, miksi niitä ei ole valittu hankintasopimuksen sopimuspuoleksi, ilmoitetaan, olivatko niiden tarjoukset teknisesti vaatimusten mukaisia, ja ilmoitetaan mahdolliset tekniset puutteet.

1.8 Asiakirja-aineistoon sisältyvien asiakirjojen perusteella näyttää siltä, että Surinamen suunnittelu- ja kehitysyhteistyöministeriö vastasi 20 päivänä kesäkuuta 2003 kantelijan asianajajan kirjeeseen. Vastauksessa todettiin, että arviointikomitean arvioinnin jälkeen ja komission edustajan läsnä ollessa vaikutti siltä, että kantelija ei ollut kokonaistaloudellisesti edullisin tarjoaja. Kirjeessä viitattiin myös käytännön oppaan 4.3.9.7 kohtaan, jonka mukaan arviointikertomusta ei voitu julkistaa.

1.9 Ministeriö lähetti kantelijalle 18. joulukuuta 2003 erisisältöisen kirjeen. Tällä kertaa kirjeessä todettiin, että kantelijan tarjousta ei hyväksytty, koska teknisen tarjouksen ei katsottu täyttävän seuraavia teknisten eritelmien perusteita (tarjouspyynnön liite II): emokasvien sijainti kyseiselle tyypille (monoklonaalinen tai polyklonaalinen): tilastot kahden viimeksi kuluneen vuoden tuotannosta lajikkeittain tai klooneittain, kaupan pidettyjen taimien vaiheet ja in vitro -banaanikasvien (Cavendish) määrämaa. Kirjeessä ilmoitettiin kantelijalle myös, että sopimus oli tehty Vitropic SA:n kanssa 767 668,50 euron arvosta.

1.10 Kantelua koskevassa lausunnossaan komissio vahvisti, että arviointikomitea hylkäsi kantelijan tarjouksen, koska se ei ollut teknisten eritelmien mukainen.

1.11 Edellä esitetystä käy ilmi, että ministeriö on ilmoittanut kantelijalle kaksi eri syytä, joiden vuoksi sen tarjous hylättiin: ensimmäinen syy, joka koski sopimuksen tekemisen lopullista arviointia ja edellytti näin ollen, että kantelijan tarjousta oli pidetty teknisesti vaatimustenmukaisena, ja toinen syy, joka koski tarjouksen teknistä arviointia. Jälkimmäinen syy vastaa komission arviointikomitean päätöksestä antamia tietoja.

1.12 Koska arviointikertomus oli luottamuksellinen eikä sitä paljastettu kantelijalle käytännön oppaan 4.3.9.7 kohdan mukaisesti, oikeusasiamies ymmärtää, että kantelija, joka oli saanut ristiriitaiset syyt tarjouksensa hylkäämiseen, olisi voinut kohtuudella epäillä tarjouskilpailumenettelyä.

1.13 Käytännön oppaan mukaan oli kuitenkin hankintaviranomaisen - eli kyseisen ministeriön - eikä komission vastuulla kirjoittaa kantelijalle ja ilmoittaa, miksi sen tarjous hylättiin ja miksi sitä ei valittu hankintasopimuksen sopimuspuoleksi. Käytettävissä olevien tietojen perusteella oikeusasiamies katsoo, ettei ole näyttöä siitä, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan menettelyn avoimuuden osalta.

1.14 Oikeusasiamies ehdottaa kuitenkin, että lisätäkseen tarjoajien luottamusta tuleviin menettelyihin komissio voisi harkita EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan tarkistamista, jotta tarjoajat voisivat pyynnöstä tutustua omaa tarjoustaan koskevaan arviointikertomuksen osaan. Oikeusasiamies esittää tämän vuoksi jäljempänä tätä koskevan lisähuomautuksen.

2 Vahingonkorvausvaatimus

2.1 Kantelija vaatii komissiota korvaamaan sille aiheutuneen vahingon.

2.2 Komissio huomautti, että koska sen ei voida katsoa olevan vastuussa ulkomaisen viranomaisen toimista, sen toiminnassa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa. Sen ei näin ollen voida katsoa olevan vastuussa kantelijalle väitetysti aiheutuneen vahingon korvaamisesta.

2.3 Oikeusasiamies toteaa, että edellä 1.13 kohdassa ei todettu komission toiminnassa hallinnollista epäkohtaa. Oikeusasiamies toteaa lisäksi, ettei hänellä ole toimivaltaa käsitellä sellaisia toimielimiä ja elimiä, kuten kyseistä ministeriötä, vastaan esitettyjä väitteitä, jotka eivät ole yhteisön toimielimiä ja/tai elimiä. Kantelijalla on kuitenkin mahdollisuus esittää vahingonkorvausvaatimus käytännön oppaan 2.4.12 kohdan ”Muutoksenhaku” mukaisesti. Kyseisen kohdan mukaan ”tarjoajat, jotka uskovat kärsineensä vahinkoa hankintamenettelyn aikana tapahtuneen virheen tai sääntöjenvastaisuuden vuoksi, voivat kääntyä suoraan hankintaviranomaisen puoleen. Hankintaviranomaisen on vastattava 90 päivän kuluessa valituksen vastaanottamisesta (…).

3 Päätelmä

Oikeusasiamiehen tätä kantelua koskevien tutkimusten perusteella näyttää siltä, että komissiossa ei ole ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

Lisähuomautus

Oikeusasiamies ehdottaa, että lisätäkseen tarjoajien luottamusta tuleviin menettelyihin komissio voisi harkita EY:n ulkoisen avun sopimusmenettelyjä koskevan käytännön oppaan tarkistamista, jotta tarjoajilla olisi pyynnöstä mahdollisuus tutustua arviointikertomuksen osaan, joka koskee niiden omaa tarjousta.

Päätöksestä ilmoitetaan myös komission puheenjohtajalle.

Vilpittömästi,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Oikeusasiamies huomauttaa, että kantelijan oikeusasiamiehelle toimittaman kirjeen jäljennös on itse asiassa päivätty 17. joulukuuta 2003.

(2) Surinamen hallitus allekirjoitti sopimuksen 19. helmikuuta 2003.

(3) Tämä asiakirja on saatavilla EuropAidin verkkosivustolla osoitteessa http://ec.europa.eu/europeaid/tender/gestion2001/index_en.htm

(4) Sopimuksen johdanto-osassa mainitaan, että komissio toimii Euroopan yhteisön puolesta ja lukuun.