Kantelun tausta

1. Euroopan unionin Ghanan-edustusto, jäljempänä ’edustusto’, allekirjoitti sopimuksen erään yrityksen, jäljempänä ’konsortion johtaja’, kanssa viestintä- ja näkyvyystoimien ja -tapahtumien tukemiseksi Ghanassa.^[1] Konsulttiyritys, jäljempänä ’ulkopuolinen toimeksisaaja’, joka oli osa sopimusta toteuttavaa konsortiota, palkkasi kantelijan työskentelemään asiantuntijana vuosina 2019–2021.

2. Tammikuussa 2020 kantelija ilmoitti edustustolle, ettei hän eikä muut asiantuntijat olleet saaneet riittävää maksua sen jälkeen, kun heidän sopimuksensa ulkopuolisen toimeksisaajan kanssa alkoi.

3. Valtuuskunta vastasi, että se oli saanut samanlaisia valituksia muilta asiantuntijoilta ja että se ilmoittaisi asiasta Euroopan komission asiasta vastaavalle yksikölle. Valtuuskunta totesi myös, että se oli keskeyttänyt maksut konsortiolle joulukuusta 2019 lähtien, koska konsortio ei ollut toimittanut taloudellisia tositteita.

4. Lähetystön, konsortion johtajan, ulkopuolisen toimeksisaajan ja kantelijan välillä käytiin laajaa kirjeenvaihtoa. Kantelija esitti useita väitteitä ulkopuolisen toimeksisaajan taloudellisista ja hallinnollisista järjestelyistä. Viimeksi mainittu kiisti kaikki väitteet.

5. Koska hän ei ollut vieläkään saanut riittävää maksua, kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen huhtikuussa 2020. Kantelija katsoi, että vaikka taustalla oleva ongelma koski ulkopuolista toimeksisaajaa, lähetystö ei tehnyt mitään kannustaakseen sitä maksamaan asiantuntijoille ja toimittamaan oikeat rahoitusasiakirjat.

Tiedustelu

6. Oikeusasiamies käynnisti tutkimuksen, joka koski

1) miten Euroopan komissio ^[2] varmistaa, että toimeksisaaja maksaa asiantuntijoille sopimuksen mukaiset työpäivät;

2) miten Euroopan komissio seuraa puitesopimustensa täytäntöönpanoa.

7. Oikeusasiamies pyysi komissiolta tietoja kyseisen maksun tilanteesta ja siitä, minkä tyyppisiin toimiin se ryhtyi asiassa. Oikeusasiamies sai komission vastauksen ja sen jälkeen kantelijan kyseistä vastausta koskevat huomautukset. Toimitettujen tietojen huolellisen analysoinnin jälkeen oikeusasiamiehen tutkintaryhmä pyysi komissiota toimittamaan lisätietoja maksujen keskeyttämisestä konsortiolle ja siitä, miten se valvoo puitesopimuksia yleisemmin. Komissio toimitti nämä tiedot.

8. Kantelija tiedotti oikeusasiamiehelle säännöllisesti tilanteestaan tutkimuksen aikana.

Asiantuntijoiden palkkiot

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Kantelijan väitteet

9. Kantelija totesi, että hän oli edelleen palkaton useilta työsopimuksensa mukaisilta työpäiviltä. Ulkopuolinen toimeksisaaja väitti, ettei se voinut maksaa hänelle, koska lähetystö oli keskeyttänyt sopimuksen mukaiset maksut. Kantelija katsoi, että tehtävien jakamisen ja kaikkien asiantuntijoiden työaikalistojen ja raporttien hyväksymisen yhteydessä lähetystön olisi vastattava maksettavista asiantuntijoista. Vaikka edustusto oli tietoinen siitä, että ulkopuolinen toimeksisaaja ei maksanut asiantuntijoille ajoissa, se edellytti silti, että hän tekee enemmän työtä, ja jatkoi työskentelyä yrityksen kanssa.

Komission väitteet ja niiden perustelut

10. Komissio totesi, että sillä ei ole sopimussuhdetta kantelijaan vaan ainoastaan yhteenliittymään. Konsortion johtaja on ainoa osapuoli, joka vastaa kaikesta sopimukseen liittyvästä hallinnosta, kuten sopimusten allekirjoittamisesta asiantuntijoiden kanssa ja niiden maksamisesta.^[3] Komissiolla ei ole velvollisuutta eikä keinoja valvoa asiantuntijoiden palkkioita.

11. Komissio kuitenkin myönsi, että moitteettoman varainhoidon periaate sitoo sitä, minkä vuoksi sen on varmistettava, että EU:n varoja käytetään aiottuun tarkoitukseen. Näin ollen se oli toteuttanut useita toimenpiteitä varmistaakseen, että konsortion johtaja ja ulkopuolinen toimeksisaaja noudattavat taloudellisia velvoitteitaan asiantuntijoita kohtaan:

1) Joulukuussa 2019 edustusto ilmoitti konsortion johtajalle, että se oli havainnut tiettyjä sääntöjenvastaisuuksia kantelijan ja toisen asiantuntijan työaikalistoissa sekä liitännäiskuluissa, joiden kokonaismäärä oli 36 910 euroa. Komissio ei ollut hyväksynyt työaikalistoja ennen kuin ne oli tarkastettu menojen tarkastusraportissa ^[4], kuten sopimuksissa edellytettiin.^[5] Edustusto pyysi näin ollen konsortion johtajaa toimittamaan selvennyksiä ja rahoitusta koskevia tositteita. Tällä välin valtuuskunnan olisi säilytettävä kiistanalainen määrä.

2) Edustusto kiisti maaliskuussa 2020 menojen tarkastuskertomuksen, koska se ei toimittanut riittävää todentavaa aineistoa ^[6]. Valtuuskunta pyysi konsortion johtajaa toimittamaan todisteet siitä, että asiantuntijoille oli maksettu palkkaa ^[7].

3) Oikeusasiamiehelle tehdyn kantelun jälkeen sopimuksesta vastaavat komission yksiköt pyysivät kesäkuussa 2020 konsortion johtajalta täydentäviä tositteita, kuten todisteita siitä, että hän oli maksanut asiantuntijoiden palkkiot.

12. Komissio väitti näin ollen tutkineensa kaikki sopimusvelvoitteidensa mukaiset keinot sen varmistamiseksi, että ulkopuolinen toimeksisaaja noudattaa velvoitteitaan asiantuntijoita kohtaan. Koska se ei ollut vielä saanut konsortiolta tositteita, se ei voinut maksaa riidanalaista 36 910 euron määrää.

Oikeusasiamiehen arviointi

13.  Vaikka komissiolla ei ole sopimusvelvoitteita ulkopuolisen toimeksisaajan palveluksessa olevia asiantuntijoita kohtaan eikä se näin ollen ole vastuussa siitä, maksaako toimeksisaaja ne ^[8], edustusto ja komissio ryhtyivät tässä tapauksessa toimiin kantelijan esittämien huolenaiheiden johdosta. Tämä on tärkeää ja tervetullutta.

14. Tutkittuaan sovellettavat säännöt ja tositteet oikeusasiamies toteaa, että komissio toimi oikeudellisten velvoitteidensa mukaisesti, kun se puuttui työaikalistoissa oleviin sääntöjenvastaisuuksiin, kiisti menojen tarkastuskertomuksen ^[9] ja keskeytti maksut konsortion johtajalle ^[10]. Osa keskeytetyistä maksuista liittyy kantelijan työaikaraporttiin. Vaikka tilanne vaikuttaa kantelijaan, komissiolla on kuitenkin velvollisuus varmistaa EU:n varojen moitteeton varainhoito.  

15. Oikeusasiamies toteaa, että komissio on toteuttanut toimia voidakseen jatkaa keskeytettyjen maksujen suorittamista. Komissio on muistuttanut konsortiota useaan otteeseen siitä, että sen on esitettävä seuraavan laskun menojen tarkastusraportissa asianmukaiset (hankkeen johtajan allekirjoittamat ja asianmukaisesti vahvistetut) työaikalomakkeet.^[11] Koska komissio ei kuitenkaan ole saanut kyseistä laskua ja pyydettyjä työaikalomakkeita, on perusteltua säilyttää riidanalainen määrä.

16. Oikeusasiamies katsoo myös, että lähetystö on tiedottanut kantelijalle riittävästi ja että se on toiminut asianmukaisesti raportoimalla asiasta asiasta vastaavalle komission yksikölle jatkotoimia varten.

17. Edellä esitetyn  perusteella oikeusasiamies ei havaitse komissiossa hallinnollista epäkohtaa siinä, miten se on seurannut kantelijan huolia maksamatta jättämisestä.

Puitesopimusten seuranta

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

Kantelijan väitteet

18. Kantelija otti esiin useita kysymyksiä, jotka liittyivät ulkopuolisen toimeksisaajan taloudellisiin ja hallinnollisiin järjestelyihin. Hänen mielestään komission olisi tehtävä yleisempi tutkimus siitä, miten ulkopuolinen toimeksisaaja on toiminut eri puitesopimuksissa viime vuosina. Kantelija katsoi, että hänen tilanteensa viittaa puitesopimuksiin liittyvään järjestelmälliseen ongelmaan, nimittäin toimeksisaajien seurantamekanismin puuttumiseen. Ulkopuolisilla asiantuntijoilla on vain vähän tai ei lainkaan oikeudellisia vaihtoehtoja haastaa nämä yritykset ongelmien ilmetessä.

Komission väitteet ja niiden perustelut

19. Komissio väitti, että kantelijan väitteet olivat perusteettomia. Se toteutti kuitenkin lisätoimia, kuten pyysi puitesopimusten muilta konsortion johtajilta palautetta asiasta. Komissio totesi lisäksi, että yksittäisten sopimusten valvonnan osalta sovellettavissa säännöissä määrätään, että konsortion on raportoitava sopimuksen täytäntöönpanon edistymisestä, mikä on välttämätön edellytys maksun suorittamiselle ^[12].

20. Yleisemmällä tasolla komissio totesi, että sillä on käytössään tiettyjä mekanismeja puitesopimusten seuraamiseksi. Esimerkiksi varainhoitoasetuksessa ^[13] ja EU:n ulkoisten toimien hankintamenettelyjä ja avustusten myöntämismenettelyjä koskevassa komission käytännön oppaassa ^[14] on riittävät säännöt työllisyysasioihin liittyvien kysymysten, kuten asiantuntijoiden maksuosuuden, valvomiseksi.

Oikeusasiamiehen arviointi

21. Oikeusasiamies katsoo, että komissio ryhtyi asianmukaisiin toimiin vastauksena kantelijan huolenaiheisiin ja että se on kuvaillut asianmukaisia mekanismeja puitesopimusten seuraamiseksi yleensä. Oikeusasiamies luottaa siihen, että komissio seuraa tilannetta ja toteuttaa tarvittaessa toimivaltaansa kuuluvia toimia.

22. Oikeusasiamies ei näin ollen katso, että komissio olisi syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan kantelun tämän näkökohdan osalta.

Päätelmä

Tutkimuksen perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn seuraavin päätelmin ^[15]:

Euroopan komissiossa ei ilmennyt hallinnollista epäkohtaa.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja Euroopan komissiolle.

Tina Nilsson
Asiankäsittely-yksikön päällikkö

Strasbourgissa 19.5.2021

[1] Sopimus allekirjoitettiin puitesopimuksen EuropeAid/137211/DH/SER/Multi (FWC COMM 2015) LOT 2 nojalla. Lisätietoja on saatavilla osoitteessa https://ec.europa.eu/international-partnerships/framework-contracts_nl.

[2] Tutkinta kohdistuu muodollisesti Euroopan komissioon, joka vastasi

hanke.

[3] Yleisen toimeksiannon EuropeAid/137211/DH/SER/Multi Framework Contract COM 2015, osa 2: Communication 3 artiklan 2 kohta.

[4] Maksuperusteisissa puitesopimuksissa konsortion johtajan on toimitettava hankintaviranomaiselle menojen todentamisraportti. Kertomuksen laatii ulkopuolinen tilintarkastaja, joka tarkastaa ja todentaa yrityksen laskut ja taloudelliset raportit palvelusopimusten yleisten ehtojen 28 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Tarkastaja tarkastaa myös asiantuntijoiden työaikalistat.

[5] Palvelusopimusten yleisten ehtojen 24 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

[6] Se ei noudattanut palvelusopimusten yleisten ehtojen 28 artiklan 3 kohtaa, jonka mukaan tilintarkastajan on oltava vakuuttunut siitä, että konsortion johtajan esittämästä rahoituskertomuksesta on olemassa asiaankuuluvaa, luotettavaa ja riittävää näyttöä.

[7] Puitesopimusten yleisten ehtojen 25 artiklan mukaisesti.

[8] Kuten todetaan maailmanlaajuisen toimeksiannon EuropeAid/137211/DH/SER/Multi Framework Contract COM 2015, osa 2: Communication 3 artiklan 2 kohdassa.

[9] Palvelusopimusten yleisten ehtojen 28 artiklan 3 kohdan mukaisesti.

[10] Kuten sillä on oikeus tehdä palvelusopimusten yleisten ehtojen 29 artiklan 9 kohdan nojalla.

[11] Puitesopimusten yleisten ehtojen 9 artiklan 1 kohdan mukaisesti komission toimeksisaajalle suorittama maksu perustuu laskuun, johon on liitetty väliraportti edistymisestä ja menojen tarkastusraportti.

[12] Puitesopimusten yleisten ehtojen 26 artiklan mukaisesti.

[13] Unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun asetuksen 2018/1046 liitteessä I olevassa 23 artiklassa, joka on saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1046, säädetään mekanismeista poikkeuksellisen alhaisten tarjousten käsittelemiseksi. 

[14] Euroopan unionin ulkoisia toimia koskevan käytännön oppaan 3.4.4 kohdassa, joka on saatavilla osoitteessa https://ufmsecretariat.org/wp-content/uploads/2012/09/ePrag-en-2019.0.pdf, todetaan seuraavaa: ”Tarjoajan toimittamien todisteiden perusteella hankintaviranomainen päättää, onko tarjousta pidettävä sääntöjenvastaisena ja onko se näin ollen hylättävä.”

[15] Tämä kantelu on käsitelty täytäntöönpanomääräysten hyväksymisestä tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen 11 artiklan mukaisesti.