Kantelun tausta

1. Saksassa asuva kantelija pyysi Euroopan parlamentilta oikeutta tutustua asiakirjoihin, jotka koskivat parlamentin Strasbourgissa sijaitsevaan päätoimipaikkaan kutsuttujen toimittajien matka- ja majoituskulujen korvaamista. Kantelija esitti tutustumispyynnön 23. toukokuuta 2019 FragDenStaat-verkkoalustan kautta.

2. Kantelija lähetti parlamentille useita muistutuksia. Viimeisessä muistutuksessaan, joka lähetettiin 31. heinäkuuta 2019, kantelija pyysi parlamenttia lähettämään hänelle päätöksensä sähköpostitse mahdollisimman pian.

3. Parlamentti vastasi sähköpostilla 1. elokuuta 2019 ja ilmoitti lähettävänsä päätökset asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epäämisestä kirjattuna kirjeenä. Kirjattu posti antaa vankan todisteen – vastaanottotodistuksen – 15 työpäivän määräajasta, jonka kuluessa hakijat voivat riitauttaa päätöksen evätä oikeus tutustua asiakirjoihin.^[1] Tämän vuoksi parlamentti lähetti päätöksensä kantelijalle kirjattuna kirjeenä eikä sähköpostitse.

4. Tyytymättömänä parlamentin vastaukseen kantelija kääntyi oikeusasiamiehen puoleen. Hän totesi, että muut EU:n toimielimet, kuten Euroopan komissio, ovat kansalaisystävällisempiä, koska ne lähettävät hylkäämispäätökset sähköpostitse sen lisäksi, että ne lähetetään kirjattuna kirjeenä. Hän väitti myös, että parlamentti ei ollut perustellut pätevästi kieltäytymistään lähettämästä päätöstä sähköpostitse.

Tiedustelu

5. Oikeusasiamies aloitti tutkimuksen siitä, että Euroopan parlamentti kieltäytyi lähettämästä päätöstään asiakirjoihin tutustumista koskevasta pyynnöstä sähköpostitse sen lisäksi, että se lähetettiin kirjattuna kirjeenä.

6. Tutkimuksen aikana oikeusasiamies sai parlamentilta joitakin selvennyksiä kantelussa esiin tuotuihin kysymyksiin.

7. Parlamentti esitti tapahtumien aikajärjestyksen seuraavasti: Se oli 9.7.2019 tehnyt lopullisen päätöksen, jolla se oli hylännyt kantelijan pyynnön saada tutustua asiakirjoihin, ja lähettänyt sen hänelle kirjattuna kirjeenä. Kantelijan allekirjoittama vastaanottoilmoitus osoitti, että hän oli saanut päätöksen 16. heinäkuuta 2019. Kantelija oli lähettänyt muistutuksia 23. ja 31. heinäkuuta 2019, vaikka hän oli jo saanut päätöksen. Parlamentti oli vastannut kantelijalle 1. elokuuta 2019 ja selittänyt, miksi se oli lähettänyt päätöksen kirjattuna kirjeenä eikä sähköpostitse.

8. Parlamentti selitti oikeusasiamiehelle, että se lähettää sähköpostitse myönteiset vastaukset asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin. Päätökset, joilla evätään oikeus tutustua asiakirjoihin, annetaan aina tiedoksi kirjattuna kirjeenä oikeusvarmuuden takaamiseksi. Kuten Euroopan unionista tehdyssä sopimuksessa määrätään, EU:n toimielinten tekemät päätökset tulevat voimaan, kun ne on annettu tiedoksi vastaanottajalle. EU:n oikeuskäytännössä^[2] suositaan ilmoittamista kirjattuna kirjeenä sähköpostin toimitusvahvistusten sijaan. Parlamentti väitti, että jos päätökset, joilla evätään yleisön oikeus tutustua asiakirjoihin, lähetetään järjestelmällisesti sähköpostitse, vastaanottaja voi olla taipuvainen olemaan noutamatta paperitulostetta koskevaa päätöstä postitoimistosta eikä näin ollen allekirjoita vastaanottotodistusta, jota se edellytti oikeusvarmuuden vuoksi.

9. Parlamentti totesi, että se voi myös lähettää jäljennöksen asiakirjoihin tutustumista koskevan oikeuden epäämisestä tehdystä päätöksestä kantajan yksityiseen sähköpostiosoitteeseen, jos hakija sitä pyytää ja jos hakija on jo vastaanottanut ja hyväksynyt kirjattuna kirjeenä lähetetyn päätöksen. Tietosuojasääntöjen^{noudattamiseksi [3]} ei kuitenkaan ole hyvän hallintokäytännön mukaista lähettää päätöksiä asiakirjoihin tutustumisen epäämisestä muille kuin yksityisille sähköpostitileille, jotka on luotu kantelijan käyttämän kaltaisen verkkoalustan kautta. Jos sähköpostit ja niiden liitteet lähetetään tällaisille tileille, ne voidaan julkaista automaattisesti verkossa ilman ennakkotarkastusta. Päätös voi sisältää sekä hakijan että kolmansien osapuolten henkilötietoja.

10. Parlamentti totesi, ettei se voi soveltaa Euroopan komission käytäntöä lähettää päätöksiä, joilla evätään oikeus tutustua asiakirjapyyntöihin, järjestelmällisesti sekä sähköpostitse että kirjattuna kirjeenä. Toisin kuin komissiolla, parlamentilla ei ole hajautettua järjestelmää asiakirjoihin tutustumista koskevien alkuperäisten hakemusten käsittelemiseksi.

Oikeusasiamiehen arviointi

11. Parlamentti ei aina kieltäydy lähettämästä kielteistä päätöstä sähköpostitse sen lisäksi, että se lähetetään kirjattuna kirjeenä. Parlamentti voi lähettää päätöksen myös sähköpostitse, jos tietyt edellytykset täyttyvät.

12. Tässä tapauksessa oikeusasiamies toteaa, että kantelija muotoili 23. ja 31. heinäkuuta päivätyt muistutuksensa ikään kuin hän ei olisi vielä saanut kielteistä päätöstä parlamentilta eikä pyyntönä saada jäljennös päätöksestä myös sähköpostitse. Vaikka oikeusasiamies katsoo, että parlamentti olisi voinut lähettää päätöksen myös sähköpostitse pyynnön mukaisesti, ei ollut kohtuutonta, että parlamentti vastasi kantelijalle samalla tavalla kuin se teki.

13. Parlamentti on perustellut, miksi se ei lähetä automaattisesti kielteisiä päätöksiä sähköpostitse sen lisäksi, että ne lähetetään kirjattuna kirjeenä. Tältä osin oikeusasiamies tunnustaa, että kun hakija on saanut vastauksen, on tärkeää tietää varmasti määräaika muutoksenhaulle asiakirjoihin tutustumista koskevien sovellettavien sääntöjen mukaisesti.^[4] Vaikka EU:n tuomioistuimet katsovat, että päätöksen tiedoksi antaminen kirjattuna kirjeenä saantitodistusta vastaan on erityisen turvallinen ratkaisu verrattuna sähköpostin toimitusvahvistuksiin, ne tunnustavat myös, että muut hallinnollisten päätösten tiedoksiantotavat voivat täyttää oikeusvarmuuden tarpeen.^[5] Oikeusasiamies kannustaisi kaikkia EU:n toimielimiä kehittämään nykyaikaisempia ja kansalaisystävällisempiä lähestymistapoja hallinnollisten päätösten tiedoksiantamiseen, jotta saavutetaan vaaditut turvallisuutta ja oikeusvarmuutta koskevat vaatimukset.

Päätelmä

Tutkinnan perusteella oikeusasiamies päättää asian käsittelyn ja tekee seuraavan päätelmän:

Tässä tapauksessa Euroopan parlamentti ei syyllistynyt hallinnolliseen epäkohtaan.

Valituksen tekijälle ja Euroopan parlamentille ilmoitetaan tästä päätöksestä.

Emily O'Reilly

Euroopan oikeusasiamies

Strasbourg, 28.5.2020

[1] Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetussa asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 vahvistettujen määräaikojen mukaisesti, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Ks. unionin yleisen tuomioistuimen tuomio 7.12.2018, GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA v. Euroopan komissio, T-280/17, 50–62 kohta.

[3] Asetus (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä, saatavilla osoitteessa https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 7 artiklan 2 kohta.

[5] Ks. alaviitteessä 2 mainittu tuomio asiassa GE.CO.P., 61 ja 62 kohta.