Oma-aloitteisen tutkimuksen tausta

Alustavat huomautukset

1. Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto (EPSO) julkaisi 11. maaliskuuta 2010 verkkosivustollaan uudet säännöt avoimille kilpailuille. Niiden tavoitteena oli nopeuttaa merkittävästi koko valintaprosessia – rekisteröinnistä rekrytointiin.

2. Uudet säännöt koskivat tiivistetysti hakemusten rekisteröintiä, valintakokeiden varaamista ja yhteydenpitoa hakijoihin. EPSO päätti myös avata uusia arviointikeskuksia tietokoneella tehtäviin kokeisiin osallistuville hakijoille.

3. Edellä mainittujen uusien sääntöjen soveltaminen avoimessa kilpailussa EPSO/AD/177/10 johti siihen, että oikeusasiamiehelle tehtiin useita kanteluja [1]. Kantelijat ilmaisivat huolensa uusista säännöistä ja EPSOn uusista toimintaperiaatteista, jotka koskevat yhteydenpitoa hakijoihin. Koska kilpailuilmoituksessa julkaistujen selkeiden sääntöjen perusteella kantelijoiden väitteet kilpailuun ottamisesta uudelleen eivät olleet oikeudellisesti kestäviä, oikeusasiamies katsoi, että yksittäistapauksia koskevan tutkimuksen aloittamiselle ei ollut riittäviä perusteita. Oikeusasiamies ilmoitti kuitenkin kantelijoille, että i) hän harkitsisi oma-aloitteisen tutkimuksen käynnistämistä EPSOn kilpailuja koskevien uusien sääntöjen ja käytäntöjen sekä sen hakijoihin soveltaman viestintäpolitiikan esiin tuomista yleisemmistä kysymyksistä ja että ii) tämän mahdollisen tulevan oma-aloitteisen tutkimuksen tulokset julkaistaisiin hänen verkkosivustollaan.

Tutkimuksen kohde

4. Oma-aloitteisen tutkimuksen aloittamista koskevassa kirjeessä oikeusasiamies esitti EPSOlle seuraavat kysymykset.

• Miksi EPSO on lyhentänyt niin merkittävästi CBT:n varausaikaa uusissa kilpailuissa? Sisällytä vastaukseen EPSOn näkemys siitä, oliko tämä toimenpide oikeasuhteinen ja tarpeellinen koko valintamenettelyn keston lyhentämistä koskevan yleisen tavoitteen saavuttamiseksi.
• Miksi EPSO lopetti aiemman käytäntönsä lähettää sähköposti-ilmoituksia hakijoiden henkilökohtaisille sähköpostitileille? Lisätkää vastaukseen selvitys siitä, miksi tätä aiempaa käytäntöä ei voitu noudattaa samaan aikaan kuin ”Avoimia kilpailuja koskevassa oppaassa” esitettyä uutta velvoitetta, jonka mukaan hakijoiden on käytävä EPSO-tilillään säännöllisin väliajoin.
• Mihin toimenpiteisiin EPSO on ryhtynyt varmistaakseen, että CBT:n eri koekeskuksissa toimivilla hakijoilla on samat edellytykset, ja taatakseen siten hakijoiden yhdenvertaisuuden periaatteen?
• Olisiko EPSO valmis antamaan hakijoille heidän pyynnöstään oikeuden

i) niiden ehdokkaiden tyytyväisyystutkimusten tulokset, jotka se tekee sen jälkeen, kun ehdokkaat ovat ottaneet CBT:nsä; tai

ii) muut saatavilla olevat tiedot, jotka voisivat osoittaa hakijoiden tyytyväisyyden kokeiden järjestämiseen?

Tiedustelu

5. EPSO antoi 28. tammikuuta 2011 lausunnon vastauksena oikeusasiamiehen tutkimukseen.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

EPSOn oikeusasiamiehelle esittämät perustelut

6. EPSO totesi, että avoin kilpailu EPSO/AD/177/10 oli ensimmäinen uudentyyppisen valintamenettelyn yhteydessä käynnistetty kilpailu. Uudessa mallikilpailussa on vähemmän vaiheita kuin aiemmissa EPSOn kilpailuissa. Uudenlaisia kilpailuja koskevat säännöt julkaistiin 9. maaliskuuta 2010 avoimien kilpailujen oppaassa.

7. Uudessa kilpailumallissa on kaksi vaihetta:

a) kutsu CBT:hen, joka sisältää kielellistä päättelykykyä mittaavan kokeen, numeerista päättelykykyä mittaavan kokeen ja abstraktia päättelykykyä mittaavan kokeen, ja

b) kutsu arviointikeskuksiin, joiden tarkoituksena on testata hakijoiden pätevyyttä i) kyseistä alaa koskevan tapaustutkimuksen avulla; ii) ryhmäharjoitukset; iii) suullinen esitys ja iv) jäsennelty haastattelu.

8. EPSO kertoi verkkosivuillaan uuden valintamenettelyn edellä mainituista vaiheista. Se totesi myös, että menettely kestäisi enintään yhdeksän kuukautta.

9. Vastauksessaan oikeusasiamiehen ensimmäiseen kysymykseen EPSO totesi, että aiemmissa kilpailuissa kilpailuun ilmoittautuneet hakijat voivat varata CBT:t vasta ilmoittautumisajan päätyttyä. Uusien valintamenettelyjen yhteydessä EPSO halusi yhdistää kilpailuun rekisteröitymisen, CBT-kokeiden varaamisen ja kokeet samalle ajanjaksolle.

10. Kun hakijat ovat rekisteröityneet ja validoineet kilpailuun tekemänsä hakemukset, heille ilmoitetaan, kuinka kauan he voivat varata CBT:nsä ja mistä CBT-keskuksista he voivat valita. EPSO selitti, että se ehdottaa hakijoille erilaisia aikavälejä. Ne kattavat koko testausjakson. Hakija voi esimerkiksi validoida hakemuksensa kilpailun varhaisessa vaiheessa ja olla siten ensimmäisten joukossa varaamassa CBT:tä. Hän voi näin ollen valita kokeisiin päivämäärän, joka on mahdollisimman kaukana. Samaa kilpailua varten on olemassa erilaisia aikavälejä, joiden avulla hakijat voivat varata CBT:nsä. Rekisteröitymisajan, CBT:n varaamisen ja koeaikojen päällekkäisyyden ansiosta kilpailuun jo ilmoittautuneet hakijat voivat osallistua CBT:hen, kun taas muut hakijat ovat vielä rekisteröitymisvaiheessa. Kaikille hakijoille tarjotaan kuitenkin sama määrä päiviä, joina he voivat varata CBT:nsä rekisteröitymispäivästä riippumatta, kunhan he rekisteröityvät kilpailun määräaikaan mennessä. CBT: n voi varata Internetin kautta, mikä mahdollistaa sen 24 tuntia vuorokaudessa. Lisäksi hakijat voivat varata CBT-ajan uudelleen koko varaus- ja testausjakson ajan edellyttäen, että vaihtoehtoisia päivämääriä on saatavilla. Tämä voidaan tehdä 48 tuntia ennen alkuperäistä CBT-käyntiä. Näin ollen hakija voi muuttaa CBT:nsä päivämäärää ja jopa valita päivämäärän, joka on hänelle myönnetyn alkuperäisen varausajan ulkopuolella.

11. EPSO huomautti, että edellä mainitut kilpailun ensimmäistä vaihetta koskevat uudet säännöt mahdollistavat valintamenettelyn kokonaiskeston lyhentämisen, mikä oli yksi uudistuksen tavoitteista. Ajanjaksoa, jonka aikana hakijat voivat ottaa CBT:t vastaan, lyhennettiin esimerkiksi 14 viikosta 9 viikkoon. Lisäksi uusi järjestelmä johti siihen, että CBT:n varanneiden hakijoiden prosenttiosuus oli suurempi kuin vanhoissa mallikilpailuissa, joissa jotkut hakijat validoivat hakemuksensa mutta eivät koskaan varanneet CBT:tä. Näin ollen kunkin hakijan varausajan lyhentämisellä ei ollut kielteistä vaikutusta niiden hakijoiden määrään, jotka varasivat CBT:nsä. Tästä seuraa, että tämä oli oikeasuhteinen ja tarpeellinen toimenpide koko valintamenettelyn keston lyhentämistä koskevan yleisen tavoitteen saavuttamiseksi.

12. Oikeusasiamiehen toisen kysymyksen osalta EPSO huomautti ensin, että avointen kilpailujen oppaassa määrätään, että yhteydenpito hakijoiden kanssa tapahtuu heidän EPSO-tiliensä kautta. Hakijoille ilmoitettiin näin ollen, että heidän oli tarkistettava EPSO-tilinsä säännöllisesti. EPSO muistutti, että tällainen velvollisuus oli olemassa myös vanhan menettelyn mukaisissa kilpailuissa, joissa hakijoiden kanssa käytiin kirjeenvaihtoa heidän EPSO-tiliensä kautta. EPSO selitti, että sen vanha käytäntö lähettää sähköposti-ilmoituksia hakijoiden henkilökohtaisille sähköpostitileille ja siten varoittaa heitä, kun heidän EPSO-tileilleen on lähetetty uusia tietoja, osoittautui epäluotettavaksi.

13. EPSO selitti tältä osin, että roskapostisuodattimet sieppasivat sähköposti-ilmoitukset useaan otteeseen. Näin ollen jotkut ehdokkaat eivät koskaan saaneet viestejä. Hakijat, jotka muuttivat sähköpostiosoitteitaan kilpailun aikana, eivät myöskään ilmoittaneet EPSOlle tällaisista muutoksista. EPSOlla ei näin ollen ollut varmuutta siitä, että sähköposti-ilmoitukset tavoittaisivat hakijat. Lisäksi eräät hakijat arvostelivat EPSOa ja totesivat, etteivät he olleet saaneet sähköposti-ilmoituksia, kun taas toiset hakijat olivat.

14. Näistä syistä EPSO päätti uuden käytäntönsä mukaisesti lähettää hakijoille kaikki kilpailuun liittyvät tiedot yksinomaan heidän EPSO-tiliensä kautta. EPSO lisäsi, että hakijat saavat hakemuksensa validoinnin yhteydessä EPSO-tililleen viestin, jossa ilmoitetaan, että hakemusta käsitellään parhaillaan, ja että 48 tunnin kuluessa hakemuksen validoinnista he saavat EPSO-tililleen kirjeen, jossa heille ilmoitetaan ajanjakso, jonka aikana heidän on kirjattava CBT:nsä.

15. EPSO totesi kuitenkin, että se tutkii parhaillaan mahdollisuutta palata vuoden 2011 hallintovirkamiesten kilpailun yhteydessä aiempaan käytäntöönsä lähettää sähköposti-ilmoituksia ja lisäksi pyytää hakijoita tarkastamaan säännöllisesti EPSO-tilinsä.

16. Vastauksessaan oikeusasiamiehen kolmanteen kysymykseen EPSO selitti, että se käyttää toimeksisaajaa CBT- ja testikeskusten järjestämiseen. Jokainen testikeskus täyttää seuraavat vähimmäisvaatimukset: i) samantyyppisten tietoteknisten laitteiden (17 cm:n näyttöjen), korvatulppien ja laskimien käyttö; ii) hakijoiden välinen etäisyys (60–80 cm); pöytien vähimmäiskoko (1 m ehdokasta kohti). EPSO lisäsi, että kaikkia näitä testikeskuksen ehtoja koskevia näkökohtia käsiteltiin jo kantelua 1456/2010/DK koskevan oikeusasiamiehen tutkimuksen aikana. EPSO aikoo kuitenkin vierailla tulevaisuudessa tietyissä testikeskuksissa, kuten Luxemburgissa tai Brysselissä, ennen valintakokeiden alkamista.

17. Oikeusasiamiehen neljännen kysymyksen osalta EPSO selitti, että hakijoilla on CBT-kokeiden päätyttyä mahdollisuus vastata kyselyyn, joka koskee heidän osallistumistaan kokeisiin. Kyselyn avulla EPSO voi arvioida hakijoiden tyytyväisyyttä kilpailun eri osa-alueisiin.  Koska nämä tyytyväisyyskyselyt ovat sisäinen väline ja perustuvat hakijoiden yksilöllisiin ja subjektiivisiin arviointeihin, EPSO ei ole koskaan aikonut julkaista niitä. Se arvioi kuitenkin mahdollisuutta julkistaa vuosittain eri kyselytutkimuksista saadut kokonaistulokset ja ilmoittaa ehdokkaiden tyytyväisyys. Tulokset olisivat kaikkien ehdokkaiden saatavilla.

Oikeusasiamiehen arviointi

18. Oikeusasiamies antaa aluksi tunnustusta EPSOn pyrkimyksille parantaa EU:n valintamenettelyjen yleistä laatua ja avoimuutta.

19. Lisäksi hän katsoo, että EPSOn vastaukset tämän oma-aloitteisen tutkimuksen yhteydessä esitettyihin kysymyksiin ovat kattavia ja perusteellisia.

20. Neljännen kysymyksensä osalta hän suhtautuu myönteisesti EPSOn päätökseen julkistaa vuosittain eri kyselytutkimuksista saadut yleiset tulokset ja ilmoittaa hakijoiden tyytyväisyys.

21. Vastauksena toiseen kysymykseen oikeusasiamies panee merkille EPSOn lausunnon, jonka mukaan se pohtii parhaillaan, pitäisikö sen ottaa uudelleen käyttöön aiempi käytäntönsä lähettää sähköposti-ilmoituksia hallintovirkamiesten vuoden 2011 kilpailun yhteydessä. Hän toteaa myös, että EPSO on tällä välin julkaissut vuoden 2011 hallintovirkamiesten kilpailun. Käytettävissä olevien tietojen perusteella ei vaikuta siltä, että EPSO olisi tosiasiallisesti ottanut uudelleen käyttöön sähköposti-ilmoituskäytännön tässä kilpailussa. Oikeusasiamies ymmärtää, että EPSO ei voinut tehdä tarvittavia mukautuksia avoimia kilpailuja koskevaan oppaaseen, jotta se olisi voinut ottaa tämän muutoksen huomioon, koska aikaa kului niin vähän siitä, kun EPSO lähetti lausuntonsa tähän oma-aloitteiseen tutkimukseen, siihen, kun vuoden 2011 kilpailu käynnistettiin. Hän luottaa näin ollen siihen, että EPSO ilmoittaa hänelle asianmukaisesti heti, kun se aloittaa uudelleen edellä mainitun käytännön avoimissa kilpailuissa. Hän esittää tästä vielä seuraavan huomautuksen.

22. Mitä tulee uusien kilpailujen CBT:iden varausajan pituuteen (ensimmäinen kysymys), oikeusasiamies toteaa, että EPSO on saavuttanut päätavoitteensa eli lyhentänyt huomattavasti kilpailun kokonaispituutta. Hän ymmärtää EPSOn selityksen perusteella, että tämä tavoite voidaan saavuttaa vain sallimalla hakemusten rekisteröinti, yhteisten teknisten perustietojen kirjaaminen ja todellisten koejaksojen päällekkäisyys.

23. Tältä osin hän toteaa, että EPSO ilmoitti kilpailun alussa asianmukaisesti kaikille hakijoille rekisteröitymisajanjaksosta sekä tavasta, jolla he voivat rekisteröityä ja varata CBT:nsä. EPSOn toimittamien tilastojen perusteella vaikuttaa lisäksi siltä, että CBT:n varausajan lyhentämistoimenpiteellä oli melko myönteinen vaikutus valintakokeisiin ilmoittautuneiden hakijoiden määrään. EPSOn selvitysten perusteella oikeusasiamies katsoo, että edellä mainittu toimenpide oli oikeasuhteinen ja tarpeellinen koko valintamenettelyn keston lyhentämistä koskevan yleisen tavoitteen saavuttamiseksi.

24. Oikeusasiamies ehdottaa kuitenkin, että EPSO voisi pohtia tilannetta, jossa hakijat, joille on tiedotettu asianmukaisesti varausajasta, eivät voi käyttää internetiä kyseisenä lyhyenä ajanjaksona eivätkä näin ollen voi varata CBT:tään (esimerkiksi asianmukaisesti perustellun sairauden vuoksi). Näille ehdokkaille ei pitäisi määrätä seuraamuksia tällaisten poikkeuksellisten ja objektiivisten olosuhteiden vuoksi. Hän esittää tästä toisen lisähuomautuksen jäljempänä.

25. Lopuksi oikeusasiamies muistuttaa koekeskusten edellytysten osalta (kolmas kysymys), että EU:n avoimiin kilpailuihin sovelletaan hakijoiden yhdenvertaisuuden periaatetta. Näin ollen vähimmäisvaatimusten olemassaolo kussakin testikeskuksessa on ennakkoedellytys ja ilmaus edellä mainitusta periaatteesta. Vaikka ei voida sulkea pois sitä mahdollisuutta, että tietyissä CBT-keskuksissa oli joitakin olosuhteita koskevia ongelmia, EPSOn yleinen käytäntö, joka koskee testikeskusten laitteita, on tältä osin oikea. Lisäksi vaikuttaa siltä, että EPSO suunnittelee lisätoimenpiteitä (kuten vierailuja paikan päällä) tällaisten tilanteiden estämiseksi tulevaisuudessa. Oikeusasiamies pitää tätä lähestymistapaa kohtuullisena ja kannustaa tällaiseen käytäntöön erityisesti tiettyjen testikeskusten uusien tai laajennettujen tilojen osalta.

26. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei havaitse hallinnollisia epäkohtia EPSOn avoimiin kilpailuihin soveltamassa uudessa politiikassa, joka koskee valintakokeiden varaamista, yhteydenpitoa hakijoihin ja eri koekeskusten ehtoja.

B. Päätelmät

Tätä oma-aloitteista tutkimusta koskevan tutkimuksensa perusteella oikeusasiamies tekee seuraavan päätelmän:

Oikeusasiamies ei havaitse hallinnollista epäkohtaa.

Päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja EPSOlle.

Lisähuomautuksia

Oikeusasiamies luottaa siihen, että EPSO ilmoittaa hänelle asianmukaisesti heti, kun se aloittaa uudelleen käytäntönsä lähettää hakijoille sähköposti-ilmoituksia avoimien kilpailujen yhteydessä.

EPSO voisi pohtia sellaisten hakijoiden tilannetta, jotka, vaikka heille on tiedotettu asianmukaisesti varausajasta, eivät voi käyttää internetiä kyseisenä lyhyenä ajanjaksona eivätkä siten voi varata CBT-tietojaan (esimerkiksi asianmukaisesti perustellun sairauden vuoksi). Näille ehdokkaille ei pitäisi määrätä seuraamuksia tällaisten poikkeuksellisten ja objektiivisten olosuhteiden vuoksi.

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 18 päivänä toukokuuta 2011.

[1] Kantelut 847/2010/TS; 868/2010/IP; 881/2010/PF; 1039/2010/ANA; 1036/2010/ELB; 1042/2010/KM; 1054/2010/IP; 1072/2010/KM; 1082/2010/DK; 1132/2010/ML.