Kantelun tausta

1. Asia koskee komissiolle vuoden 2006 lopulla toimitettua tieto- ja asiakirjapyyntöä. Kantelija, joka on eläkkeellä oleva virkamies, pyysi komissiota toimittamaan hänelle yksityiskohtaisia tietoja yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän toiminnasta tai vaihtoehtoisesti asiakirjoja, joista hän itse voisi saada nämä tiedot. Komissio toimitti kantelijalle tiettyjä raportteja, joiden se katsoi sisältävän hänen pyyntöään koskevia merkityksellisiä tietoja. Se katsoi kuitenkin, ettei se ollut velvollinen täyttämään hänen pyyntöään kokonaisuudessaan, koska se oli kohtuuton.

2. Kantelija otti yhteyttä oikeusasiamieheen, joka päätyi lopulta alustavaan päätelmään, jonka mukaan komissio ei ollut perustellut asianmukaisesti kieltäytymistään antamasta tutustuttavaksi kyseisiä tietoja tai asiakirjoja. Oikeusasiamies teki näin ollen sovintoratkaisua koskevan ehdotuksen, jonka komissio hylkäsi olennaisilta osin. Oikeusasiamies suoritti tämän jälkeen komissiossa tarkastuksen, jossa ilmeni useita puutteita asian käsittelyssä komissiossa. Tämän jälkeen oikeusasiamies antoi komissiolle suositusluonnoksen.

Tutkimuksen kohde

3. Oikeusasiamies aloitti 7. helmikuuta 2007 tutkimuksensa kantelijan seuraavasta väitteestä ja väitteestä:

Väite:

Komissio ei käsitellyt hänen 22. marraskuuta 2006 asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [1] mukaisesti tekemäänsä uudistettua hakemusta.

Väite:

Komission olisi myönnettävä hänelle oikeus tutustua asiakirjoihin kokonaan tai osittain vastauksena hänen 14 päivänä syyskuuta ja 22 päivänä marraskuuta 2006 esittämiinsä pyyntöihin.

Tiedustelu

4. Oikeusasiamies pyysi 7. helmikuuta 2007 komissiolta lausuntoa kantelusta. Komissio lähetti 10. huhtikuuta 2007 lausuntonsa, joka toimitettiin kantelijalle. Kantelija esitti lausuntoa koskevat huomautuksensa 21. huhtikuuta 2007. Koska i) kantelija yritti löytää kokonaisvaltaisen ratkaisun lukuisiin erimielisyyksiinsä komission kanssa ja ii) oikeusasiamies tuki tätä yritystä, komissio keskeytti kantelijan kaikkien kantelujen käsittelyn useaksi kuukaudeksi vuonna 2007. Oikeusasiamies teki 17. kesäkuuta 2008 ehdotuksen sovintoratkaisuksi. Komissio lähetti 18 päivänä helmikuuta 2009 huomautuksensa, jotka toimitettiin kantelijalle 24 päivänä helmikuuta 2009. Kantelija lähetti huomautuksensa komission huomautuksista 1 päivänä maaliskuuta 2009. Oikeusasiamiehen yksiköt tekivät 8. kesäkuuta 2009 tarkastuksen komissiossa. Tarkastuskertomus toimitettiin kantelijalle, joka esitti huomautuksensa 24 päivänä kesäkuuta 2009. Tutkittuaan asiaa tarkemmin oikeusasiamies antoi komissiolle suositusluonnoksen 15. toukokuuta 2010. Komissio lähetti vastauksensa 11 päivänä elokuuta 2010. Vastaus toimitettiin kantelijalle, joka esitti huomautuksensa 22 päivänä syyskuuta 2010.

Oikeusasiamiehen analyysi ja päätelmät

A. Väite, jonka mukaan komissio ei ole käsitellyt asianmukaisesti kantelijan uudistettua hakemusta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut

5. Kantelija esitti 14. syyskuuta 2006 Euroopan komissiolle seuraavat pyynnöt:

A. Pääsy kaikkiin yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän tilastoihin edeltäviltä viideltä vuodelta ja erityisesti seuraaviin tietoihin:

1) hakemusten määrä;

2) keskimääräinen määrä (pyydetty/maksettu);

3) hakemusten käsittelyyn kuluva vähimmäis-, enimmäis- ja keskimääräinen aika niiden rekisteröinnistä päätökseen ja maksamiseen sekä asian käsittelyn kehittyminen ajan myötä;

(4) aiempaa hyväksyntää edellyttävien hakemusten määrä ja niiden tulokset (luokittain);

5) ennakkoon maksettujen hakemusten lukumäärä, tulokset ja määrät;

6) onnettomuuksien tunnustamista koskevat hakemukset (mukaan lukien käsittelyaika ja päätös);

(7) yleiskatsaus muista saatavilla olevista tilastotiedoista;

8) hakemusten käsittelystä vastaavien henkilöstön jäsenten lukumäärä;

(9) jos näitä tietoja ei ole saatavilla, pääsy kaikkiin viimeisen vuoden hakemuksiin ja päätöksiin.

B. Pääsy kaikkiin tilastoihin, jotka koskevat ammattitaudin tunnustamista koskevia hakemuksia edeltäviltä 15 vuodelta, erityisesti seuraavien osalta:

1) hakemusten määrä;

2) niiden määrä;

3) niiden käsittelyaika;

4) hyväksyttyjen hakemusten määrä ja suoritetut maksut;

5) lääketieteellisen lautakunnan tekemien valitusten tai päätösten lukumäärä;

6) eriteltynä sairauden tyypin mukaan;

(7) jos näitä tietoja ei ole saatavilla, pääsy kaikkiin tiedostoihin (hakemukset ja päätökset) edeltäviltä viideltä vuodelta.

6. Kantelija ilmoitti, että hän piti parempana saada edellä mainitut tiedot CD/DVD-levyiltä.

7. Komissio vastasi 17 päivänä lokakuuta 2006. Jäljennöstä vastauksesta ei liitetty kanteluun, vaan se esitettiin tiivistetysti komission vastauksessa kantelijan uudistettuun pyyntöön. Komission henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto [2] ilmoitti kantelijalle, että a) hänen pyytämiään tilastotietoja ei ollut olemassa ja b) hänen pyyntöään ei siksi ollut käsitelty Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [3] mukaisena asiakirjoihin tutustumista koskevana hakemuksena vaan pikemminkin tietopyyntönä. PMO lähetti kantelijalle asiaa koskevat vuosikertomukset vuosilta 2001–2004 ja ilmoitti lähettävänsä hänelle vuoden 2005 vuosikertomuksen sen valmistuttua. PMO lähetti kantelijalle myös katsauksen viime vuosista. Lopuksi henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto totesi, että kantelija oli pyytänyt saada tutustua kaikkiin pyyntöihin ja päätöksiin, jos pyydettyjä tietoja ei ollut olemassa. Tällainen pääsy evättiin henkilötietojen suojaamiseksi.

8. Kantelija esitti 22. marraskuuta 2006 uudistetun pyynnön saada tutustua asiakirjoihin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisesti. Kantelija esitti seuraavat huomautukset.

9. Hän totesi ensin, että hän oli saanut joitakin asiakirjoja vastauksena edellä mainittuun pyyntöönsä, mutta toisin kuin hän nimenomaisesti pyysi sähköisiä jäljennöksiä, i) asiakirjat olivat paperimuodossa ja ii) asiakirjat eivät millään tavalla vastanneet hänen pyyntöjään.

10. Kantelija esitti lisäksi seuraavat seikat vastauksena komission 17. lokakuuta antamaan vastaukseen 14. syyskuuta 2006 päivättyyn kirjeeseensä:

(1) Vastauksessaan komissio pyysi kantelijaa jakamaan/hyväksymään toimitetut asiakirjat vasta PMO:n kuulemisen jälkeen. Komissio väitti, että pyyntö oli henkilöstösääntöjen 19 artiklan [4] mukainen. Kantelija katsoi, että tällaista rajoitusta ei voitu pyytää, koska hänen pyyntönsä oli esitetty asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla.

(2) Kantelija totesi, että komissio oli lisäksi ilmoittanut hänelle, että ammattitauteja koskevista pyynnöistä ei ollut olemassa järjestelmällisesti jäsenneltyjä tietoja, mutta että hänelle oli lähetetty katsaus, joka kattoi edeltävät kymmenen vuotta. Kantelija katsoi, että jälkimmäiseen sisältyvät tiedot olivat täysin riittämättömiä, koska ne olivat ranskankielisiä ja koostuivat vain tapausten numeroista.

11. Kantelija huomautti myös, että hänen pyyntönsä tarkoituksena ei sinänsä ollut saada tutustua mainittuihin asiakirjoihin vaan saada käyttöönsä tilastotietoja (jos edellä mainittuja tietoja ei ole olemassa). Lisäksi hän totesi, että hänen pyyntönsä saada tutustua asiakirjoihin oli hylätty. Hän väitti, että hänen pyytämänsä tiedot sisältyivät itse asiassa tietokantoihin, joista komissio olisi voinut helposti saada kyseiset merkitykselliset tiedot asiakirjojen muodossa, ja että sen laiminlyönti oli asetuksen 1049/2001 vastaista. Hän totesi, että tiedot, jotka hän halusi saada, eivät ilmeisesti kiinnosta komissiota, mutta että tällä ei ole merkitystä asetuksen (EY) N:o 1049/2001 kannalta.

12. Kantelija viittasi jo saamiinsa tietoihin ja totesi, että ammattitautitapauksia oli noin 235. Hän väitti, että komissiolle ei aiheutuisi kohtuutonta työtaakkaa, jos se antaisi osittaisen oikeuden tutustua asiaankuuluviin asiakirjoihin.

13. Kun kantelija jätti kantelunsa oikeusasiamiehelle, hän ei ollut vielä saanut komissiolta vastausta uudistettuun pyyntöönsä. Kantelija toimitti kuitenkin 10. tammikuuta 2007 oikeusasiamiehelle komission kyseisenä päivänä antaman vastauksen. Kantelija huomautti, että tästä vastauksesta huolimatta hän pysytti valituksensa. Kantelijan 10 päivänä tammikuuta 2007 päivätty sähköpostiviesti liitteineen sisällytettiin näin ollen asiakirja-aineistoon osana kantelua.

14. Komission pääsihteeri lähetti kantelijalle 10. tammikuuta 2007 komission vastauksen, jossa oli lihavoitu teksti ”Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukainen uudistettu pyyntö saada tutustua asiakirjoihin”. Se sisälsi ensimmäisen osan " Pyyntönne laajuus", jossa esitettiin yhteenveto kantelijan pyynnön eri kohdista. Pyyntöä käsiteltiin tämän jälkeen kirjeen 2 ja 3 kohdassa seuraavasti.

15. Ensimmäisen hakemuksen käsittely:

16. Valituksen tekijän pyytämiä tilastotietoja ei sinänsä ollut olemassa. Tilastotietojen tuottaminen vaatisi paljon haku- ja käsittelytyötä. Näin ollen PMO ei käsitellyt ensimmäistä pyyntöä asetuksen 1049/2001 mukaisena ensimmäisenä hakemuksena vaan tietopyyntönä. PMO lähetti kantelijalle asiaa koskevat vuosikertomukset vuosilta 2001–2004 ja lähettäisi hänelle vuoden 2005 vuosikertomuksen sen valmistuttua. Lisäksi PMO lähetti hänelle yhteenvedon viimeisten 15 vuoden hakemuksista.

17. Kantelija esitti myös ehdollisen hakemuksen, jonka mukaan jos näitä tietoja ei ole saatavilla, hän haluaisi tutustua kaikkiin asiakirjoihin (hakemuksiin ja päätöksiin) edeltäviltä viideltä vuodelta. PMO hylkäsi tämän hakemuksen henkilötietojen suojaamiseksi.

18. Kantelijan ensimmäisen pyynnön tutkiminen:

19. Kantelija piti 22 päivänä marraskuuta 2006 lähettämässään sähköpostiviestissä voimassa 14 päivänä syyskuuta 2006 esittämänsä ensimmäisen hakemuksen. Siltä osin kuin on kyse oikeudesta tutustua hakemuksiin ja päätöksiin, hän selitti, että hän ei ollut kiinnostunut tutustumaan asiakirjoihin sellaisinaan vaan saamaan käyttöönsä tilastotietoja, jotka sisältyvät tietokantaan tai jotka ovat haettavissa tietokannasta. Pääsihteeri "olettaa näin ollen, että [kantelija] oli luopunut hakemuksestaan saada tutustua 'kaikkiin hakemuksiin ja päätöksiin', joita hän oli pyytänyt ensimmäisessä hakemuksessaan ".

20. Kantelijan hakemuksen laajuus ja pyydettyjen tietojen luonne ylittivät selvästi asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisalan. Huomiota kiinnitettiin asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklan 3 kohtaan, jonka mukaan "asiakirjat on toimitettava olemassa olevana versiona ja muodossa".

21. Kantelijan pyytämät tiedot eivät olleet sellaisenaan saatavilla eivätkä ne sisältyneet olemassa oleviin asiakirjoihin. Tämä koski myös tilastotietoja, jotka voitiin saada hakemuksista ja päätöksistä. Kantelija väitti, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklan a alakohdassa oleva asiakirjan määritelmä sisälsi sähköiset asiakirjat ja että pyydetyt tiedot kuuluivat näin ollen asetuksen soveltamisalaan.

22. Komissio ei voinut yhtyä tähän näkemykseen. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 3 artiklan b alakohdassa säädetään ainoastaan, että välineellä ei ole merkitystä asiakirjan määrittelyssä. Sähköinen asiakirja, esimerkiksi PDF-tiedosto tai Word-asiakirja, on asetuksessa tarkoitettu asiakirja. Tietokanta ei sen sijaan ole asiakirja vaan kokoelma asiakirjoja ja tietoja. Kantelija haki otetta sairausvakuutuksen kunkin jäsenen tiedoista. On selvää, että tällaisen pyynnön hyväksyminen edellyttäisi tietojen hakua, valintaa ja käsittelyä. Pyyntöä ei näin ollen voitu pitää asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklan 3 kohdassa tarkoitettuna olemassa olevassa muodossa olevia asiakirjoja koskevana hakemuksena vaan pyyntönä käsitellä tietoja tilastotietojen toimittamiseksi kantelijalle. Tällainen pyyntö ei kuulu asetuksen 1049/2001 soveltamisalaan.

23. PMO toimi oikein, kun se vastasi kantelijalle komission hyvän hallintotavan säännöstön [5], jäljempänä 'käytännesäännöt', mukaisesti. Hänen 22.11.2006 lähettämäänsä sähköpostiviestiä ei näin ollen voitu pitää asetuksen (EY) N:o 1049/2001 mukaisena uudistettuna hakemuksena, johon hän vastasi.

24. Kantelija väitti, että PMO toimi lainvastaisesti pyytämällä häneltä lupaa ennen edellä mainittujen vuosikertomusten toimittamista. Voidaan jättää avoimeksi tutkia tarkemmin, sovelletaanko henkilöstösääntöjen 19 artiklaa konkreettisesti. Vuosikertomukset on kuitenkin annettu kantelijalle hänen toimiessaan komission virkamiehenä eikä asetuksen 1049/2001 perusteella. Ne on siis annettu hänelle yksinomaan hänen henkilökohtaisia tietojaan varten, eivätkä ne näin ollen ole julkisia. Pyyntö käsitellä kertomuksia luottamuksellisina oli näin ollen sallittu.

25. Viimeisessä erillisessä kohdassa, jonka otsikkona oli "Kantelut", komissio ilmoitti kantelijalle, että säännöstön mukaan hän voi valittaa PMO:n 17 päivänä lokakuuta 2006 tekemästä päätöksestä. Hänet ohjattiin kantelulomakkeita sisältävälle komission verkkosivustolle.

26. Kantelija vastasi edellä mainittuun komission vastaukseen 10 päivänä tammikuuta 2007 päivätyssä lyhyessä sähköpostiviestissä. Vastauksessaan kantelija

i) toisti näkemyksensä, jonka mukaan hänen 14.9.2006 esittämänsä pyyntö kuului asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisalaan; ja

iii) väitti, että komissio oli selvästi tehnyt ”tulkintavirheen” olettamalla, ettei se enää pitänyt voimassa pyyntöään saada tutustua ”kaikkiin hakemuksiin ja päätöksiin”(ks. edellä).

27. Lausunnossaan komissio esitti ensin seuraavat taustatiedot ja otti sitten kantaa kantelijan kanteluun.

28. Taustatietoa:

29. Kantelija esitti pyyntönsä 14 päivänä syyskuuta 2006 (komissio toisti kantelijan pyynnön taustan, joka on esitetty tiivistetysti edellä kohdassa "Kantelu ").

30. PMO vastasi 17 päivänä lokakuuta 2006. Komission lausuntoon on liitetty jäljennös tästä kirjeestä. Se vahvisti, että valituksen tekijän pyytämiä tilastotietoja ei ollut sellaisenaan olemassa. PMO toimitti kuitenkin kantelijalle vuosikertomukset vuosilta 2001–2004 ja ilmoitti lähettävänsä hänelle vuoden 2005 vuosikertomuksen sen valmistuttua. Lisäksi henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto lähetti kantelijalle katsauksen onnettomuuksien, ammattitautihakemusten ja luonnollisten kuolemantapausten lukumäärästä viimeksi kuluneiden kymmenen vuoden aikana, ja katsauksen jäljennös oli liitteenä. Oikeus tutustua yksittäisiin hakemuksiin ja päätöksiin evättiin sillä perusteella, että nämä asiakirjat sisältävät henkilötietoja, joiden paljastaminen vahingoittaisi asianomaisten henkilöiden yksityisyyttä. PMO katsoi, että näistä hakemuksista ja päätöksistä ei olisi mahdollista toimittaa nimettömiä jäljennöksiä.

31. Kantelija toimitti uudistetun pyynnön sähköpostitse 22 päivänä marraskuuta 2006. Hän valitti, että asiakirjat toimitettiin paperilla eikä sähköisessä muodossa ja että ne eivät täyttäneet hänen pyyntöään. Kantelija toisti edellä mainitun pyyntönsä. Hakemuksiin ja päätöksiin tutustumisen osalta hän selvensi, ettei hän hakenut pääsyä kaikkien sidosyritysten täydellisiin sairaustietokantoihin vaan pyrki pikemminkin saamaan anonymisoituja tilastotietoja, jotka olivat oletettavasti saatavilla tietokannassa tai jotka voitiin hakea siitä.

32. Pääsihteeri vahvisti 10. tammikuuta 2007, että kantelijan pyyntö ei kuulu asetuksen (EY) N:o 1049/2001 soveltamisalaan, ja katsoi, että PMO oli käsitellyt hänen tietopyyntönsä asianmukaisesti käytännesääntöjen mukaisesti.

33. Samana päivänä kantelija totesi, että hänen mielestään asetusta 1049/2001 sovelletaan hänen pyyntöönsä. Hän ilmoitti pääsihteerille, että tällä välin hän oli tehnyt kantelun oikeusasiamiehelle. Komissio pani tämän merkille eikä jatkanut kirjeenvaihtoa kantelijan kanssa.

34. Komission kanta:

35. Kantelija pyysi erittäin laajoja tilastotietoja yhteisestä sairausvakuutusjärjestelmästä. Tällaisia tilastoja ei ole olemassa sellaisenaan. Kantelijan pyyntö voitiin täyttää vain hakemalla ja käsittelemällä tietoja nimenomaan pyydettyjen tilastojen toimittamista varten. Koska hänen pyyntönsä ei koskenut olemassa olevaa asiakirjaa olemassa olevassa muodossa, se ei kuulunut asetuksen 1049/2001 soveltamisalaan.

36. PMO pyrki vastaamaan kantelijan tietopyyntöön toimittamalla hänelle olemassa olevat vuosikertomukset yhteisestä sairausvakuutusjärjestelmästä. Lisäksi se laati yleiskatsauksen viimeisten 15 vuoden aikana tehdyistä ammattitaudin tunnustamista koskevista hakemuksista.

37. PMO toimi täysin koodeksin säännösten mukaisesti.

38. Komission lausuntoa koskevissa huomautuksissaan kantelija esitti tiivistetysti seuraavat huomautukset:

39. (1) Komission mainitsemat tosiseikat olivat suurelta osin paikkansapitäviä, lukuun ottamatta sitä seikkaa, että kantelija oli 22 päivänä marraskuuta 2006 päivätyssä sähköpostiviestissään peruuttanut pyyntönsä kaikkien tässä kohdassa mainittujen hakemusten ja päätösten osalta. Näin ei suinkaan ollut, eikä sitä yksinkertaisesti voitu päätellä mainitusta sähköpostiviestistä. Komissio ei myöskään maininnut, että kantelija olisi nimenomaisesti ilmoittanut 10.1.2007 päivätyssä sähköpostiviestissään pitävänsä kaikki ehdolliset hakemuksensa kokonaisuudessaan voimassa.

40. (2) Komission lausunnossa tuodaan esiin seuraavat kysymykset, mutta käsitellään niitä vain alkeellisesti:

a) Onko olemassa asiakirjoja, jotka sisältävät kantelijan pyytämät tilastotiedot ja joihin hänellä ei ole ollut oikeutta tutustua?

b) Ovatko sähköiset tiedot asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja asiakirjoja?

c) Onko komissio noudattanut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklan mukaisia velvoitteitaan?

d) Käsittelikö komissio ehdollisia hakemuksia asianmukaisesti?

e) Toimiko komissio hyvän hallintotavan säännöstönsä mukaisesti?

41. Kantelija katsoi, että vastaukset näihin kysymyksiin olivat seuraavat:

42. a) On itsestään selvää, että komissiolla on hallussaan asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuja "asiakirjoja", jotka sisältävät pyydetyt tiedot. Tämä voidaan päätellä muun muassa siitä, että komission jäsen Kallas antoi vastauksessaan Euroopan parlamentin jäsenen esittämään kysymykseen (P-5444/06) lääketieteellistä hoitojärjestelmää koskevia tietoja, jotka ovat paljon yksityiskohtaisempia kuin kantelijalle toimitetut tiedot. Kun tällaisia lukuja voidaan ilmoittaa ulkoisesti, on oletettava, että komissiolla on sisäisesti hallussaan paljon yksityiskohtaisempia tietoja.

43. Yleisesti ottaen ei ole mahdollista kuvitella, miten komissio valvoisi sairaanhoitojärjestelmäänsä sisäisesti, jos sillä olisi hallussaan ainoastaan kantelijalle tässä tapauksessa toimitetut asiakirjat.

44. b) Asetuksen N:o 1049/2001 3 artiklan b alakohdassa säädetään seuraavaa:

"a) 'asiakirjalla' mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä."

45. Kantelijan mielestä tämä laaja määritelmä olisi ymmärrettävä siten, että se kattaa myös tietokannat ja niiden tietosisällön.

46. c) Komissio ei noudattanut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 6 artiklassa säädettyä velvoitettaan löytää oikeudenmukainen ratkaisu. Sen olisi pitänyt auttaa kantelijaa hakemalla aktiivisesti asiaankuuluvat tiedot asianomaisista tietokannoista.

47. d) Kantelijan ehdollisissa hakemuksissa viitattiin perinteisiin paperiasiakirjoihin. Vaikka komissio voi olla oikeassa tietokantoihin sisältyvien tietojen saatavuuden osalta, on kuitenkin niin, että kantelija oli tehnyt asianmukaiset hakemukset asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi asetuksen 1049/2001 nojalla.

48. Lisäksi komissio näytti viittaavan siihen, että asiakirjoja ei voida mustata eli antaa tutustuttavaksi osittain. Tämä ei kuitenkaan vastaa yhteisöjen tuomioistuinten oikeuskäytäntöä, johon sisältyy vaatimus myöntää osittainen tutustumisoikeus myös silloin, kun on kyse hyvin suuresta asiakirjamäärästä.

49. e) Vaikka hyväksyttäisiin (väärin) komission näkemys, jonka mukaan asetusta (EY) N:o 1049/2001 ei voida soveltaa tässä tapauksessa, komissio ei selvästikään olisi noudattanut sen sääntöjä. Se ei etenkään tarjonnut kantelijalle apua, jota sen olisi pitänyt antaa hänelle.

Oikeusasiamiehen alustava arvio sovintoratkaisuehdotuksesta

50. Oikeusasiamies ehdotti sovintoratkaisua seuraavien havaintojen perusteella:

51. Vastauksessaan kantelijan 22 päivänä marraskuuta 2006 esittämään uudistettuun pyyntöön komissio totesi ensinnäkin, että kantelijan pyytämiä tilastotietoja ei ollut sellaisenaan olemassa ja että näiden tietojen tuottaminen vaatisi huomattavaa työtä hakujen ja käsittelyn osalta. Tältä osin kantelija väitti lähinnä, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [6] 3 artiklan a alakohdassa oleva "asiakirjojen" laaja määritelmä kattaa tietokannat ja niiden tietosisällön. Hän huomautti myös, että komissio olisi voinut helposti hakea tietokannastaan hänen pyytämänsä tiedot. Kantelua koskevassa lausunnossaan komissio viittasi lähinnä uudistettua hakemusta koskevassa päätöksessään omaksumaansa kantaan.

52. Oikeusasiamies muistutti, että toisessa tutkimuksessa, joka koski oikeutta tutustua komission tietokannassa oleviin asiakirjoihin tai tietoihin (kantelu 1693/2005/PB), komissio totesi nimenomaisesti omaksuneensa yleisen käytännön, jonka mukaan tietokannasta tehdyn tavanomaisen haun tulosta ("rutiinitoimet"…) pidetään asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 tarkoitettuna asiakirjana. Komissio ei kuitenkaan muuta tietokannan nykyisiä hakuparametreja voidakseen hakea pyydetyt tiedot." Tässä tapauksessa oikeusasiamies totesi, että hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti komissiolla oli velvollisuus esittää pätevät ja riittävät perusteet kantelijan tutustumispyynnön hylkäämiselle. Komissio kuitenkin katsoi, että kantelijan pyytämiä tietoja ei voitu hakea asianomaisesta tietokannasta tavanomaisella haulla tai rutiinitoiminnalla. Lisäksi se totesi, että kantelijan toivomien tietojen toimittaminen edellyttäisi tietokannan nykyisten hakuparametrien muuttamista ja edellyttäisi huomattavaa uutta ohjelmasuunnittelua, joka ei ole tarpeen komission tehtävien suorittamiseksi. Oikeusasiamies totesi (loppupäätöksensä 1.5 kohdassa), että antaessaan nämä lausunnot komissio laiminlöi edellä mainitun velvollisuutensa. Kyseisten lausuntojen voitiin katsoa olevan päteviä perusteluja siltä osin kuin ne koskivat sen hallinnollisen taakan kohtuuttomuutta, joka kantelijan pyytämän määräyksen antamisesta aiheutuisi toimielimelle [7]. Komissio ei kuitenkaan ollut esittänyt riittävän täsmällisiä ja asianmukaisesti perusteltuja perusteluja, joiden mukaan valituksen tekijän pyytämän tiedon saaminen merkitsisi sille kohtuutonta hallinnollista rasitetta.

53. Käsiteltävässä asiassa oikeusasiamies päätteli alustavasti, että samanlainen hallinnollinen epäkohta oli ilmennyt, koska komissio ei ollut esittänyt riittävän täsmällisiä ja asianmukaisesti perusteltuja perusteluja, joiden mukaan kantelijan pyytämien tietojen palauttaminen merkitsisi sille kohtuutonta hallinnollista rasitetta. Komission viittaukset "huomattaviin haku- ja käsittelytöihin"on muotoiltu yleisellä tasolla, eivätkä ne näin ollen ole tällaisia perusteluja. Oikeusasiamies totesi näin ollen alustavasti, että edellä mainittu komission laiminlyönti esittää riittävän täsmällisiä ja asianmukaisesti perusteltuja perusteluja oli hallinnollinen epäkohta.

54. Toiseksi kantelija oli pyytänyt saada tutustua ”kaikkiin hakemuksiin ja päätöksiin/asiakirjoihin”, jos pyydettyjä tietoja ei ollut saatavilla (pyynnön A.9 ja B.7 kohta). Komissio hylkäsi pyynnön henkilötietojen suojaamiseksi. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija huomautti tältä osin, että hänen pyyntönsä tarkoituksena ei ollut saada tutustua asiakirjoihin sellaisinaan vaan pikemminkin saada haluamansa tilastotiedot. Uudistettua pyyntöä koskevassa päätöksessään komissio tukeutui tähän huomautukseen päätellessään, että kantelija oli olennaisilta osin luopunut edellä mainitusta pyynnöstään. Tässä kantelussa kantelija kiisti jyrkästi komission tulkinnan edellä mainitusta lausunnostaan. Kantelua koskevassa lausunnossaan komissio viittasi lähinnä uudistettua hakemusta koskevassa päätöksessään omaksumaansa kantaan.

55. Oikeusasiamies totesi, että edellä mainittuun kantelijan uudistettuun pyyntöön sisältyvään lausumaan ei sisältynyt kyseisen pyynnön nimenomaista peruuttamista. Tästä toteamuksesta ei myöskään voitu kohtuudella päätellä, että se merkitsi pyynnön hylkäämistä. Kantelija näytti antaneen edellä mainitun lausuman osoittaakseen, ettei hän etsinyt henkilötietoja vaan pikemminkin tilastotietoja, jotka voitaisiin kerätä hänen pyynnössään tarkoitettujen hakemusten ja päätösten/asiakirjojen tutkimuksesta. Oikeusasiamies totesi alustavassa havainnossaan, että komissio oli syyllistynyt uuteen hallinnolliseen epäkohtaan, koska se ei ollut käsitellyt asianmukaisesti kantelijan uudistettua pyyntöä siltä osin kuin se katsoi, että kantelija oli pohjimmiltaan luopunut edellä mainitusta pyynnöstään.

56. Komissio pyysi 17 päivänä lokakuuta 2006 päivätyssä ensimmäisessä vastauksessaan, johon se oli liittänyt jäljennökset edellä mainituista vuosikertomuksista (2001–2004), kantelijaa olemaan jakamatta tai välittämättä kyseisiä kertomuksia kuulematta sitä ensin. Se perusti pyyntönsä henkilöstösääntöjen 19 artiklaan [8]. Uudistetussa hakemuksessaan kantelija riitautti tämän rajoituksen ja totesi, että kertomukset oli annettu hänelle vastauksena hänen asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla esittämäänsä pyyntöön saada tutustua asiakirjoihin. Kantelijan uudistettua hakemusta koskevassa päätöksessään komissio totesi, että kysymystä siitä, sovelletaanko henkilöstösääntöjen 19 artiklaa nimenomaisesti, voitaisiin tutkia tarkemmin. Se katsoi kuitenkin, että vuosikertomukset oli annettu kantelijalle komission virkamiehen ominaisuudessa eikä asetuksen 1049/2001 perusteella. Ne annettiin siis hänelle yksinomaan hänen henkilökohtaisia tietojaan varten, eivätkä ne näin ollen ole julkisia, minkä vuoksi pyyntö käsitellä kertomuksia luottamuksellisina oli sallittu. Kantelija kiisti tämän komission lähestymistavan. Kantelua koskevassa lausunnossaan komissio viittasi lähinnä uudistettua hakemusta koskevassa päätöksessään omaksumaansa kantaan.

57. Oikeusasiamies totesi, että komissio ei ollut yksinkertaisesti esittänyt mitään erityisiä ja vakuuttavia syitä sille, miksi kantelijan olisi katsottava saaneen kyseiset vuosikertomukset virkamiehenä eikä yleisön jäsenenä. Ottaen huomioon myös sen, että kantelija ei ole aktiivinen vaan eläkkeellä oleva yhteisön virkamies, oikeusasiamies teki alustavan päätelmän, jonka mukaan komissio syyllistyi hallinnolliseen epäkohtaan, koska se ei perustellut pätevästi ja riittävästi sitä, miksi se hylkäsi kantelijan uudistetun hakemuksen edellä mainitun rajoituksen riitauttamiseksi.

58. Näiden havaintojen perusteella oikeusasiamies teki seuraavat ehdotukset:

1. Mitä tulee [tämän päätöksen 53 kohdassa] esitettyyn hallinnolliseen epäkohtaan liittyvään alustavaan toteamukseen, komissio voisi harkita pyydetyn tutustumisoikeuden antamista tai riittävän täsmällisten ja asianmukaisesti perusteltujen perustelujen esittämistä, jotta se ei tekisi niin.

2. Mitä tulee [tämän päätöksen 55 kohdassa] esitettyyn hallinnolliseen epäkohtaan liittyvään alustavaan toteamukseen, komissio voisi harkita tarkistavansa käsitystään kantelijan uudistetussa hakemuksessaan esittämästä asian kannalta merkityksellisestä lausumasta ja tutkivansa kyseisen kantelijan pyynnön.

3. Mitä tulee [tämän päätöksen 57 kohdassa] esitettyyn hallinnolliseen epäkohtaan liittyvään alustavaan toteamukseen, komissio voisi tarkastella uudelleen sitä osaa kantelijan uudistetusta hakemuksesta, joka koskee edellä 25 kohdan alussa mainittua rajoitusta.

Oikeusasiamiehelle esitetyt perustelut sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

59. Sopivaa ratkaisua koskevasta ehdotuksesta antamassaan lausunnossa komissio esitti tiivistetysti seuraavat seikat:

60. Henkilöstösääntöjen 72 artiklan mukaisesti EU:n hallinnon virkamiehille taataan sairauskulujen korvaus. Henkilötietojen käsittelyssä otetaan asianmukaisesti huomioon henkilöstösääntöjen 26 a artikla, jossa vahvistetaan, että jokaisella virkamiehellä on oikeus tutustua potilastietoihinsa, sekä henkilötietojen suojaa koskeva asetus 45/2001.

61. Yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän hallinto tapahtuu tietojenkäsittelyjärjestelmän "ASSMAL" kautta. Järjestelmä kehitettiin vuonna 1992 Oraclen tietokanta-alustaan perustuvan tietokoneohjelman pohjalta. Järjestelmän sisältämät tiedot voidaan hakea vain rajoitetulla määrällä vaihtoehtoja vuosikertomuksen laatimiseksi. Kantelijan pyytämiä tilastoja ei voida tuottaa tämän järjestelmän perusteella.

62. Asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annetun asetuksen (EY) N:o 1049/2001 10 artiklan 3 kohdan mukaisesti asiakirjat" on toimitettava olemassa olevana versiona ja muodossa". Toimielimet eivät ole velvollisia laatimaan uusia asiakirjoja tai uusia versioita olemassa olevista asiakirjoista.

63. Näin ollen komissiolla ei ole velvollisuutta laatia tilastoja kantelijan sille ilmoittamien kriteerien perusteella. Kantelijan pyyntö ei näin ollen kuulunut asetuksen (EY) N:o 1049/2001 vaan ainoastaan komission hyvän hallintotavan säännöstön soveltamisalaan.

64. Näin ollen, koska komissiolla ei ensinnäkään ollut velvollisuutta tuottaa kantelijan pyytämiä tilastoja. Se ei ollut velvollinen perustelemaan kieltäytymistään sillä suhteettomalla työtaakalla, joka tilastojen tuottamisesta aiheutuisi.

65. Huolimatta siitä, että tällaista velvoitetta ei ollut, komissio totesi, että kantelijan pyytämien tilastojen tuottamisesta aiheutuisi itse asiassa kohtuuton hallinnollinen rasite. Komissio katsoi, että olisi hyvän hallinnon vastaista vastata kantelijan pyyntöön. Pyyntö, jonka yksi henkilö esitti henkilökohtaisten etujensa vuoksi tietyllä alalla ja jolla ei ole yleistä etua, edellyttäisi huomattavia henkilöstöresursseja. Osa tilastoista olisi pitänyt tehdä myös käsin.

66. Sovintoratkaisuehdotuksen 2 osassa mainittujen kysymysten osalta (ks. tämän päätöksen 58 kohta edellä) komissio myönsi, että asiassa oli itse asiassa tapahtunut väärinkäsitys ja että kantelija ei ollut peruuttanut asetuksen 1049/2001 mukaista (ehdollista) pyyntöään saada tutustua asiakirjoihin. Komissio totesi tämän pyynnön asiasisällöstä, että yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin ei voida myöntää. Kantelijan pyyntö koski henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Näiden asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi yksilöiden yksityisyyden ja koskemattomuuden suojaa asetuksen 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetyssä poikkeuksessa tarkoitetulla tavalla.

67. Sovintoratkaisuehdotuksen 3 osassa mainitun kysymyksen osalta (ks. tämän päätöksen 58 kohta) komissio väitti, että kyseiset kertomukset oli lähetetty kantelijalle tämän virkamiehen ominaisuudessa. Komissio ilmoitti kuitenkin poistavansa henkilöstösääntöjen 19 artiklaan perustuvan rajoituksen. Se korosti kuitenkin, että kertomuksia ei voida käyttää kaupallisiin tarkoituksiin.

Oikeusasiamiehen lisätutkimukset

68. Oikeusasiamies päätti, että hänen arviointinsa suorittamiseksi oli tarpeen vierailla komissiossa ja tutkia tietokantaa ja käsiteltävässä asiassa kyseessä olevia asiakirjoja/tietoja. Asiasta vastaava oikeudellinen neuvonantaja suoritti tarkastuksen komission tiloissa 8.6.2009. Läsnä olleet komission työntekijät olivat pääsihteeristöstä ja henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimistosta. Oikeusasiamiehen oikeudellinen neuvonantaja selvitti vierailun tarkoitusta ja sopi komission henkilöstön kanssa, että se voitaisiin toteuttaa a) esittelemällä lyhyesti asiaankuuluvat tiedonhakuvälineet ja b) tutkimalla kohta kohdalta kantelijan tieto- ja asiakirjapyyntö.

69. PMO:n käyttämistä asiaankuuluvista tiedonhakujärjestelmistä saatiin seuraavat tiedot:

70. Vuodesta 1994 lähtien PMO.3:n Accident & Occupational Disease (AMP) Sector kirjaa kunkin hakemuksen ja tiedoston tiedot ammattitaudeista ja tapaturmista ASSMAL-järjestelmään. Tämä järjestelmä sisältää useita kenttiä, joissa on vakiotiedot, ja useita kenttiä, joissa on vapaa teksti (kommentteja ja niin edelleen). Tietojen käsittelyn ja haun parantamiseksi AMP-sektori alkoi käyttää (noin vuoden 2006 lopussa) uutta sovellusta nimeltä "Business Objects". Järjestelmä tuo vakiotietoja (mutta ei vapaata tekstiä) ”ASSMALista” useisiin luokkiin. Näiden perusteella PMO voi tehdä hakuja tehokkaammin. PMO toimitti asiaankuuluvat tulosteet edellä mainituista järjestelmistä.

71. Kantelijan nimenomaisen tieto- ja asiakirjapyynnön tutkimisen osalta saatiin seuraavat tiedot (jotka on lueteltu pyynnön kunkin erillisen osan jälkeen).

A. Pääsy kaikkiin yhteisen sairausvakuutusjärjestelmän tilastoihin viiden viime vuoden ajalta ja erityisesti seuraaviin tietoihin:

1) hakemusten määrä: PMO oli jo antanut nämä tiedot kantelijalle.

2) keskimääräinen määrä (pyydetty/maksettu): PMO ei ollut täysin selvillä siitä, mitä kantelija tarkoitti tällä pyynnöllä.

3) hakemusten käsittelyyn kuluva vähimmäis-, enimmäis- ja keskimääräinen aika niiden rekisteröinnistä päätökseen ja maksamiseen sekä tapausten käsittelyn kehittyminen ajan mittaan: Edellä mainittujen tietoteknisten järjestelmien tarkoituksena ei ollut antaa tällaisia tietoja, eivätkä henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimiston tapausten käsittelystä vastaavat henkilöstön jäsenet voisi saada tältä osin merkityksellisiä ja/tai luotettavia tietoja. Tietotekniikkahenkilöstön osallistuminen saattaa kuitenkin mahdollistaa tällaisen tiedonhaun, mutta siitä ei ole tehty arviota. Lopuksi todettiin, että henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto pyysi yksityistä vakuutuksenantajaa toimittamaan vuodesta 2007 alkaen merkitykselliset tiedot tapausten käsittelyajasta ja tuloksista. PMO esitti esimerkin tiedoista, jotka se oli tuottanut näiden tietojen perusteella.

(4) aiempaa sopimusta edellyttävien hakemusten määrä ja niiden tulokset (luokittain): PMO totesi, että sen tarkastuksen aikana läsnä olleet työntekijät eivät voineet saada tällaisia tietoja, koska tämä asia kuului nimenomaisesti "maksutoimiston" toimialaan. Viimeksi mainittua ei pyydetty osallistumaan tarkastukseen.

(5) ennakkoon maksettujen hakemusten lukumäärä, niiden tulokset ja määrä: Edelliseen kohtaan liittyvät huomautukset pätevät.

6) onnettomuuksien tunnustamista koskevat hakemukset (mukaan lukien käsittelyaika ja päätös): Edellä olevaa 3 kohtaa koskevat huomautukset pätevät.

(7) yleiskatsaus muista saatavilla olevista tilastotiedoista: Tämä pyyntö ei ollut täysin selvä. PMO kiinnitti huomiota siihen, että se oli jo antanut kantelijalle useita asiaankuuluvia vuosikertomuksia. Se on valmis toimittamaan kantelijalle viimeisimmät tilastonsa vuosilta 2007 ja 2008. PMO totesi kuitenkin, että nämä tiedot koskevat 1. tammikuuta 2007 jälkeen ilmoitettuja onnettomuuksia ja tapauksia, joita ei ole päätetty.

(8) hakemusten käsittelystä vastaavien henkilöstön jäsenten lukumäärä: AMP-toimialaan kuuluu 17 henkilöstön jäsentä, jotka hoitavat tapausten käsittelyn lisäksi myös muita tehtäviä (erityisesti sijaantuloa).

(9) jos näitä tietoja ei ole saatavilla, pääsy kaikkiin viimeisen vuoden hakemuksiin ja päätöksiin: PMO ei voinut (ilmeisistä syistä) kommentoida näiden hakemusten saatavuutta asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla. Mitä tulee mahdolliseen osittaiseen oikeuteen tutustua hakemuksiin, henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto toimitti kuitenkin jäljennökset (ei-luottamuksellisista) vakiolomakkeista, jotka henkilöstön on täytettävä hakemuksia jättäessään.

B. Pääsy kaikkiin tilastoihin, jotka koskevat ammattitaudin tunnustamista koskevia hakemuksia kantelun tekopäivää edeltäneiden 15 vuoden ajalta, erityisesti seuraavien osalta:

1) hakemusten määrä: Edellä olevan A kohdan 1 alakohtaan liittyvä huomautus pätee.

2) niiden määrä: Edellä olevan A kohdan 2 alakohtaan liittyvä huomautus pätee.

3) niiden käsittelyaika: Edellä olevan A kohdan 3 alakohtaan liittyvät huomautukset pätevät.

(4) hyväksyttyjen hakemusten määrä ja suoritetut maksut: Edellä olevan A kohdan 3 alakohtaan liittyvät huomautukset pätevät.

5) lääketieteellisen lautakunnan tekemien valitusten tai päätösten lukumäärä: PMO ilmoitti, että se voisi todennäköisesti saada tiedot melko helposti.

6) eriteltynä sairauden tyypin mukaan: PMO totesi, että alun perin "ASSMALiin" sisällytetty luokkien luettelo ei osoittautunut hyödylliseksi ja että kyseisessä järjestelmässä olevat tiedot eivät ole tältä osin lainkaan luotettavia. Komission yksityinen vakuutuksenantaja on kuitenkin vuodesta 2007 alkaen toimittanut PMO:lle yksityiskohtaisemman erittelyn sairaustyypeistä.

(7) jos näitä tietoja ei ole saatavilla, pääsy kaikkiin tiedostoihin (hakemukset ja päätökset) edeltäviltä viideltä vuodelta: Edellä olevan A.9 kohdan kannalta merkitykselliset huomautukset pätevät.

Kantelijan huomautukset tarkastuskertomuksen sisällöstä

72. Tarkastuskertomus lähetettiin kantelijalle, jonka huomautukset voidaan tiivistää seuraavasti:

73. Tarkastuksen järjestämisen osalta kantelija arvosteli sitä, että komissio ei varmistanut IT-henkilöstön läsnäoloa, koska asia koskee pääsyä tietokantaan.

74. Edellä lueteltujen kohtien osalta kantelija totesi, että A kohdan 2 alakohdan (keskimääräinen määrä, pyydetty/maksettu) osalta PMO ei tiennyt, mitä hän tarkoitti tällä pyynnöllä. Kantelija arvosteli sitä, että komissio ei ollut aiemmin ilmoittanut hänelle, ettei se ymmärtänyt tätä osaa hänen pyynnöstään. Hän täsmensi, että hän haki (käsiteltävässä asiassa kyseessä olevien, PMO:lle tehtyjen) hakemusten keskiarvoa ja tosiasiallisesti maksettujen summien keskiarvoa.

75. Valituksen tekijä totesi A kohdan 7 alakohdan osalta jälleen, että PMO ei ilmeisesti tiennyt, mitä hän tarkoitti tällä pyynnöllä. Hän ehdotti, että hänelle annettaisiin tietoa tietokannassa käytetyistä kentistä ja siihen tallennettujen tietojen luonteesta. Tämän perusteella hän voisi tietää, mitä muita saatavilla olevia tilastotietoja voitaisiin hakea.

76. Kantelija katsoi A kohdan 8 alakohdan osalta, että hän näytti nyt saaneen vastauksen kysymykseensä, edellyttäen kuitenkin, että määrä kattoi kaikki kyseessä olevat palvelut ja pysyi muuttumattomana hänen pyynnössään mainitun viiden vuoden ajanjakson ajan.

77. Kantelija ehdotti A kohdan 9 alakohdan osalta, että komission olisi löydettävä tapa hakea tiedot tietokannastaan.

78. Kohdan B.5 (lääketieteellisen lautakunnan tekemien valitusten tai päätösten määrä) osalta kantelija totesi, että tiedot voitaisiin ilmeisesti saada "melko helposti". Yhteenvetona hän ilmaisi yllättyneensä siitä, että hänelle ei ollut annettu näitä tietoja, jotka voitiin hakea "melko helposti".

79. B kohdan 6 alakohdan osalta kantelija ilmoitti suostuvansa vain vastaanottamaan vuoden 2007 tiedot.

Oikeusasiamiehen arvio sovintoratkaisuehdotuksen jälkeen

80. Oikeusasiamies korosti, että käsiteltävänä olevassa asiassa nousee esiin tärkeitä kysymyksiä, jotka koskevat asetuksen 1049/2001 soveltamista ja tietopyyntöjen käsittelyä. Hän katsoi, että on tarkoituksenmukaisinta käsitellä tärkeimpiä kysymyksiä seuraavissa kolmessa otsakkeessa: a) asiakirjoihin tutustuminen niiden nykyisessä muodossa; b) pääsy "tavallisesti"/"rutiininomaisesti" haettuihin tietoihin; ja c) tiedonsaanti.

81. Oikeus tutustua asiakirjoihin niiden nykyisessä muodossa:

82. Komissio epäsi oikeuden tutustua kantelijan vuoden 2006 lopussa tekemään ehdolliseen hakemukseen saada tutustua seuraaviin asiakirjoihin: kaikki hakemukset ja päätökset sitä vuotta edeltävältä vuodelta, jona hän esitti hakemuksensa yhteisessä sairausvakuutusjärjestelmässä; sekä kaikki hakemukset ja päätökset, jotka koskevat ammattitaudin tunnustamista edeltäviltä viideltä vuodelta.

83. Komissio ei käsitellyt tätä ehdollista pyyntöä asianmukaisesti vastauksessaan kantelijan uudistettuun pyyntöön, mutta perusteli lopulta kieltäytymisensä oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen antamassaan vastauksessa. Vastauksessaan se totesi, että edellä mainittujen asiakirjojen sisältämien tietojen ilmaiseminen vahingoittaisi asetuksen 1049/2001 4 artiklan 1 kohdan b alakohdassa säädetyssä poikkeuksessa tarkoitettua yksityiselämän ja yksilön koskemattomuuden suojaa. Komissio näytti myös katsovan, että osittaisen tutustumisoikeuden myöntäminen tarkoittaisi sitä, että muokattujen asiakirjojen sisältö olisi niin rajallinen, ettei sillä voisi olla mitään todellista tarkoitusta.

84. Perusteluvelvollisuutta koskevat asetuksen (EY) N:o 1049/2001 vaatimukset ovat erityisen tiukat asiakirjoihin tutustumista koskeviin poikkeuksiin vetoamisen osalta. Kyseessä olevat asiakirjat olivat kuitenkin selvästi luonteeltaan lääketieteellisiä ja henkilökohtaisia, joten ne kuuluivat selvästi komission mainitseman poikkeuksen soveltamisalaan. Pelkkä viittaus poikkeukseen riitti näin ollen tässä tapauksessa siihen, että asiakirja-aineistoon tutustuminen evättiin kokonaisuudessaan. Sama lähestymistapa vaikuttaa perustellulta käsiteltävässä asiassa siltä osin kuin on kyse velvollisuudesta harkita oikeutta tutustua asiakirjojen osiin. Se, että saman ainoan toimielimen yksittäisiä virkamiehiä koskeviin erittäin arkaluonteisiin lääketieteellisiin asiakirjoihin annettaisiin oikeus tutustua edes osittain, voisi mahdollisesti vahingoittaa edellä mainittujen etujen "suojaa".

85. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies ei voinut katsoa, että komission kieltäytyminen antamasta tutustuttavaksi edes osittaista oikeutta tutustua kyseessä oleviin asiakirjoihin olisi hallinnollinen epäkohta.

86. Pääsy "tavallisesti" / "rutiininomaisesti" haettuihin tietoihin:

87. Oikeusasiamies viittasi sovintoratkaisua koskevassa ehdotuksessaan komission käytäntöön soveltaa asetusta (EY) N:o 1049/2001 tietyssä tietokannassa tehdyn "tavanomaisen"/"rutiininomaisen" haun tuloksiin.

88. Tutkittuaan komission vastauksen sovintoratkaisuehdotukseen oikeusasiamies oli yhtä mieltä siitä, että tämän käytännön soveltamista arvioitaessa on ensisijaisesti tarkasteltava sitä, saadaanko tietty tulos (tai saataisiinko se) "normaalista" / "rutiininomaisesta" hausta. Näin ollen, jos komissio voisi vakuuttavasti osoittaa tai väittää, että tietoja ei ole poimittu "tavallisesti" tai "rutiininomaisesti", voitaisiin periaatteessa kohtuudella katsoa, että tiedot eivät kuulu edellä mainitun komission käytännön piiriin.

89. Tässä tapauksessa kantelija viittasi useisiin pyytämiinsä tietoihin, joiden voidaan kohtuudella olettaa olevan tietoja, jotka hallinto itse saisi säännöllisesti "tavanomaisten"/"rutiininomaisten" hakujen kautta.

90. Tämä olettamus ei kuitenkaan ole vahvistunut tässä tutkimuksessa. Päinvastoin komission tietokantajärjestelmät, sellaisina kuin ne olivat kantelijan pyynnön esittämishetkellä, vaikuttavat sekä riittämättömiltä että alikäytetyiltä. Tämä johti käytännössä hakukäytäntöön, jossa keskityttiin vuosikertomuksissa esitettyihin tilastoihin, joista kantelija sai jäljennökset.

91. Komission tietokantojen riittämättömyys kantelijan pyynnön esittämishetkellä on erillinen kysymys, jota ei voida tarkastella tässä tutkimuksessa. Tämä riittämättömyys tukee kuitenkin vakuuttavasti komission tosiasiallista kantaa, jonka mukaan kyseisten tietojen hankkiminen ei kuuluisi sen edellä mainitun käytännön piiriin. Oikeusasiamies hyväksyy näin ollen komission kannan tähän asiaan.

92. Tiedonsaanti:

93. Kun komissio oli tullut siihen tulokseen, että kantelijan pyyntö koski ensisijaisesti tietoja ja että siihen liittyvä ehdollinen pyyntö saada tutustua asiakirjoihin oli hylättävä, sillä oli velvollisuus tutkia, voitiinko pyyntö täyttää tietojen saantia koskevana pyyntönä. Tämä velvollisuus perustuu hyvän hallinnon yleiseen periaatteeseen, jonka mukaan virkamiesten on toimittava mahdollisimman avoimesti, ja erityisesti sovellettaviin käytännesääntöihin [9].

94. Velvollisuutta vastata tietopyyntöihin (toisin kuin asiakirjoihin) ei kuitenkaan ole määritelty yksityiskohtaisemmin kirjallisissa säännöissä. Erityisten kirjallisten sääntöjen puuttumista voidaan pitää hyödyllisenä, koska se mahdollistaa tietyn joustavuuden tällaisten pyyntöjen käsittelyssä.

95. On kuitenkin väärinkäsitys katsoa, että erityisten kirjallisten sääntöjen puuttuminen muodostaa sääntöaukon, joka mahdollistaa mielivaltaisuuden. Tämän yleisen tiedonantovelvollisuuden soveltamisessa on vähintäänkin otettava huomioon muut selvästi sovellettavat hyvän hallinnon velvollisuudet, erityisesti avoimuuden, huolellisuuden, palveluhenkisyyden ja objektiivisuuden velvollisuudet.

96. Ottaen huomioon komission lausunnon ja tässä tutkimuksessa suoritetussa tarkastuksessa saadut tiedot oikeusasiamies pahoitteli sitä, että hänen oli pääteltävä, että kantelijan tietopyynnön käsittely ei täyttänyt näitä velvollisuuksia.

97. Ennen kuin oikeusasiamies käsitteli yksityiskohtaisesti näitä puutteita, hän huomautti, että kantelijan tietopyyntö oli kiistatta melko yksityiskohtainen ja laaja. Siltä osin kuin kyseisiä tietoja ei vielä ollut olemassa, olisi nostettava kanne tietojen kokoamis- ja toimittamisvelvollisuuden puolesta.

98. Tältä osin kantelija huomautti, että suurin osa pyydetyistä tiedoista oli tietoja, joita voidaan yleensä odottaa komission pitävän tärkeinä oman käyttönsä kannalta. Käsiteltävänä olevassa asiassa tällä seikalla oli huomattava merkitys. Kantelijan ei esimerkiksi voitu kohtuudella odottaa tietävän tai hyväksyvän ilman selkeitä selityksiä, että sairaushakemuksia käsittelevät komission yksiköt eivät tosiasiassa kyenneet saamaan riittävän luotettavia tietoja sairaustyypeistä tai omasta käsittelyajastaan. Komissio on saattanut tuntea olonsa epämukavaksi tämän tilanteen vuoksi. Olisi kuitenkin ollut asianmukaista ilmoittaa kantelijalle varhaisessa vaiheessa niistä konkreettisista teknisistä vaikeuksista, joita kantelijalla olisi ollut pyyntönsä täyttämisessä. Sen sijaan komissio välitti hänelle viestin, jonka mukaan kyseisten tietojen toimittaminen vaatisi yksinkertaisesti liikaa työtä. Sen vastaus ei näin ollen ollut riittävän avoin ja rehellinen. Lisäksi tämä puute voi auttaa selittämään, miksi kantelijalla – jonka kanssa komissiolla on ollut lukuisia ja vakavia kiistoja useiden vuosien ajan – oli vaikeuksia olla uskomatta, että komissio tarkoituksellisesti salasi tiedot häneltä henkilökohtaisesti.

99. Myöskään palveluhenkisyyden taso ei ole ollut vakuuttava. Kuten oikeusasiamiehen suorittamassa tarkastuksessa kävi ilmi, komission yksiköt eivät olleet varmoja kantelijan tietopyynnön tiettyjen tärkeiden osien merkityksestä. Ei kuitenkaan ole viitteitä siitä, että komissio olisi koskaan harkinnut yhteydenottoa kantelijaan – edes puhelimitse – saadakseen asiaa koskevia selvennyksiä.

100. Myöskään komission huolellisuus tietopyynnön käsittelyssä ei ollut vakuuttavaa. Tiettyjen pyynnön täysin yksiselitteisten osien osalta oikeusasiamiehen tarkastuksessa kävi ilmi, että ne olisi voitu melko helposti tyydyttää. Ei myöskään ollut mitään viitteitä siitä, miksi nämä osat kuuluivat yleisen kieltäytymisen piiriin, mitä tuki väite, jonka mukaan pyydettyjen tietojen toimittaminen merkitsisi liiallista työtaakkaa. Oikeusasiamies totesi, että kaikki sen asiaankuuluva henkilöstö ei ollut läsnä tässä tutkimuksessa suoritetussa tarkastuksessa. Huomattavasti poissa oli tietotekniikkahenkilöstöä ja maksutoimiston henkilöstöä. Tämä ei tietenkään auttanut antamaan sellaista vaikutelmaa, että komissio olisi halunnut käsitellä asian huolellisesti.

101. Komissio ei myöskään asettanut vakuuttavia rajoituksia tiedoille, jotka se toimitti kantelijalle sairausvakuutusjärjestelmän vuosikertomuksissa [10]. Asetettu rajoitus perustui henkilöstösääntöjen 19 artiklaan, jossa säädetään (kursivointi tässä) seuraavaa: "Virkamies ei saa ilman nimittävän viranomaisen lupaa missään oikeudellisessa menettelyssä millään perusteella ilmaista tietoja, jotka hän on saanut tietoonsa tehtäviensä vuoksi. "Vaikka hyväksyttäisiin, että luokittelu "à usage interne" (joka on esitetty kertomusten ensimmäisellä sisäisellä sivulla) merkitsisi sitä, että tällaiset kertomukset eivät ole asetuksessa 1049/2001 tarkoitettuja "julkisia" asiakirjoja, komissio vetosi henkilöstösääntöjen 19 artiklaan eikä kyseisen asetuksen 17 artiklan yleisempään luottamuksellisuutta koskevaan säännökseen ("1. Virkamiehen on pidättäydyttävä tehtäviensä yhteydessä saamiensa tietojen luvattomasta luovuttamisesta, paitsi jos kyseiset tiedot on jo julkistettu tai ne ovat yleisön saatavilla. Komission yksiköt, joita asia koski, olivat oletettavasti tietoisia kantelijan useista vireillä olevista tai suunnitelluista oikeustapauksista sitä vastaan. Koska komissio ei ole varsinaisesti pyrkinyt selittämään edellä mainittua 19 artiklaan vetoamistaan, se antoi liian helposti sen vaikutelman, että komissio aikoi rajoittaa kantelijan mahdollisuutta käyttää vuosikertomuksia sellaisten mahdollisten oikeustoimien tueksi, joita hän olisi halunnut toteuttaa toimielintä vastaan. Tämä ei selvästikään sovi yhteen edellä mainitun objektiivisuusvelvoitteen kanssa.

102. Vaikka komissio totesi tämän tutkimuksen aikana, että henkilöstösääntöjen 19 artiklan sovellettavuutta "voitaisiin tutkia tarkemmin", komission myöhempi huomautus, jonka mukaan kertomuksia ei missään tapauksessa voida käyttää kaupallisiin tarkoituksiin, ei vahvistanut käsitystä objektiivisuudesta tietopyyntöjen käsittelyssä. Ellei komissiolla ollut hallussaan tietoja, joiden mukaan kantelija saattaisi haluta myydä näissä vuosikertomuksissa olevat tiedot, oikeusasiamies ei voinut pitää edellä mainittua huomautusta merkityksellisenä.

103. Edellä 61 kohdassa ja sitä seuraavissa kohdissa esitettyjen havaintojen perusteella oikeusasiamies katsoi, että komissio ei vastannut asianmukaisesti kantelijan tietopyyntöön ja että kyseessä oli hallinnollinen epäkohta. Näin ollen hän laati jäljempänä vastaavan suositusluonnoksen Euroopan oikeusasiamiehen ohjesäännön 3 artiklan 6 kohdan mukaisesti. Suositusluonnoksessa otettiin huomioon oikeusasiamiehen komissiossa suorittaman tarkastuksen aikana saadut tiedot komission tiedonkeruu- ja tiedonhakujärjestelmiin viime aikoina tehdyistä merkittävistä parannuksista sairaushakemusten ja vakuutusten alalla.

104. Oikeusasiamies esitti kantelua koskevien tutkimustensa perusteella Euroopan komissiolle seuraavan suositusluonnoksen:

1. Komission olisi annettava kantelijalle tiedot, jotka se on nimenomaisesti tai implisiittisesti katsonut helpoksi ja ilmeisen ongelmattomaksi toimittaa. Komissio katsoi erityisesti, että oli mahdollista toimittaa tiedot kyseisten hakemusten käsittelystä vastaavan (nykyisen) henkilöstön määrästä (vrt. kantelijan pyynnön A kohdan 8 alakohtaa koskevat huomautukset). Komission olisi toimitettava kantelijalle tiedot siitä päivästä alkaen, jona tämä esitti pyyntönsä. Lisäksi komission olisi annettava valituksen tekijälle tiedot lääketieteellisen lautakunnan tekemien valitusten tai päätösten määrästä. Komissio ilmoitti oikeusasiamiehen tarkastuksessa, että se voisi todennäköisesti saada nämä tiedot melko helposti (vrt. kantelijan pyynnön B kohdan 5 alakohtaa koskevat komission huomautukset).

2. Komission olisi otettava yhteyttä kantelijaan saadakseen selvennyksiä kaikkiin hänen tietopyyntönsä kohtiin, joita se ei ehkä vieläkään ymmärrä, erityisesti kohtiin, joita komissio piti epäselvinä.

3. Kun komissio ottaa yhteyttä kantelijaan, sen olisi keskusteltava kantelijan kanssa kaikista muutoksista, joilla voi olla merkitystä, kun otetaan huomioon hänen alkuperäisestä pyynnöstään kulunut aika sekä komission tiedonkeruu- ja tiedonhakujärjestelmiin sairausvakuutushakemusten ja vakuutusten alalla tehdyt parannukset.

4. Jos komissio katsoo, että tiettyjä tietoja ei edelleenkään voida toimittaa, koska se aiheuttaisi liiallista työtaakkaa tai muutoksia sen tiedonhakujärjestelmiin, toimielimen olisi varmistettava, että se perustelee asianmukaisesti kieltäytymisensä. Komission olisi erityisesti toimitettava riittävät tiedot, jotta tällaista epäämistä voidaan tarkastella uudelleen, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että sen olisi ilmoitettava ainakin likimääräinen arvio tietojen hakemiseen tarvittavasta ajasta ja resursseista.

5. Komission olisi annettava selkeät ja täsmälliset tiedot siitä, miksi se vetosi nimenomaisesti henkilöstösääntöjen 19 artiklaan rajoittaakseen sitä, miten kantelija käyttää sairausvakuutusjärjestelmän vuosikertomuksia, ja ilmoitettava selkeästi, miksi tätä säännöstä voitaisiin mahdollisesti soveltaa, jos se katsoo, että näin on. Komission olisi vastaavasti annettava tietoja siitä, miksi se katsoi asianmukaiseksi ilmoittaa kantelijalle vastauksessaan oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen, että hän ei voi käyttää sairausvakuutusjärjestelmän vuosikertomuksissa olevia tietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Oikeusasiamiehelle hänen suositusluonnoksensa jälkeen esitetyt perustelut

105. Komissio totesi lausunnossaan, että kantelijan tietopyynnöt koskivat hallinnollisia toimia, jotka liittyivät kahteen eri henkilöstösääntöjen säännökseen eli 72 ja 73 artiklaan. Ensimmäinen koskee yhteistä sairausvakuutusjärjestelmää, ja jälkimmäinen koskee tapaturmia ja ammattitauteja koskevia sääntöjä. Näitä kahta asiaa hallinnoivat eri yksiköt. Kantelijan pyyntöön oli vastattava vastaavasti.

106. Henkilöstösääntöjen 72 artiklan osalta komissio totesi seuraavaa:

107. Kaikki saatavilla olevat tilastot sisältyvät yhteistä sairausvakuutusjärjestelmää koskeviin vuosikertomuksiin. Viimeisin saatavilla oleva vuosikertomus (tässä tiivistetysti esitetyssä komission lausunnossa) koski vuotta 2007. Seuraavien vuosien kertomuksille ei ole vielä saatu yhteisen sairausvakuutuskomitean hyväksyntää.

108. Vuosikertomus on sisäinen asiakirja, jota jaetaan vain muille EU:n toimielimille ja elimille. Tästä syystä komissio pyysi kantelijaa rajoittamaan hänelle antamiensa raporttien käyttöä.

109. Henkilöstösääntöjen 73 artiklan osalta komissio

110. ilmoitti hyväksyvänsä ja panevansa täytäntöön oikeusasiamiehen suositusluonnoksen kyseisen osan myöntämällä kantelijalle seuraavat luvut: ensinnäkin tällä alalla työskentelevän henkilöstön määrä (tiivistelmä komission lausunnon antamisajankohtana); toiseksi viimeksi kuluneiden kolmen vuoden aikana perustettujen lääketieteellisten komiteoiden lukumäärä; kolmanneksi komissiolle henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan nojalla tehtyjen valitusten lukumäärä.

111. Kannustettiin kantelijaa ottamaan halutessaan uudelleen yhteyttä tapaturmista ja ammattitaudeista vastaavaan yksikköönsä.

112. Ilmoitettiin kantelijalle, että sen vakuutuksenantaja oli ilmoittanut olevansa valmis myöntämään pääsyn asiaankuuluvaan rahoitustilinpitoonsa. Se liitti mukaan jäljennökset näistä tileistä. Komission mukaan nämä tilit sisälsivät suurimman osan kantelijan pyytämistä tiedoista.

113. vahvisti, että sen yksiköt käyttävät tällä alalla edelleen samoja tietoteknisiä järjestelmiä.

114. totesi päätelmässään, että a) oikeusasiamiehen pyynnön mukaisesti se antoi kantelijalle pääsyn tietoihin, jotka olivat helposti saatavilla, ja b) hyvän tahdon ja avoimuuden osoituksena myönsi kantelijalle pääsyn rahoitustileihin, jotka liittyvät tapaturmien ja ammattitautien vakuutusturvaan viime vuosina.

115. Liitteenä oli myös ehdotus vastaukseksi kantelijalle. Luonnos oli kantelijalle osoitettu yhden sivun pituinen kirje. Siihen sisältyi liitteitä, jotka sisälsivät edellä tiivistetysti esitetyssä komission lausunnossa mainitut tiedot. Kirje on kirjoitettu ranskaksi.

116. Oikeusasiamies toimitti vakiomenettelyjensä mukaisesti komission lausunnon liitteineen kantelijalle huomautusten esittämistä varten. Kantelija totesi huomautuksissaan, että hänen käsityksensä mukaan komissio oli suurelta osin sivuuttanut oikeusasiamiehen suositusluonnoksen. Hän viittasi aikaisempiin huomautuksiinsa, joita hän piti merkityksellisinä. Hän esitti myös seuraavat erityishuomiot.

117. Oikeusasiamiehen suositusluonnoksen jälkeen komissio ei ottanut yhteyttä kantelijaan (ks. suositusluonnoksen kohdat 2 ja 3). Kantelija totesi, että komission lausunnossa ei käsitelty tätä asiaa lainkaan.

118. Mitä tulee rajoituksiin, joita komissio asetti (tai yritti asettaa) kantelijalle sen hänelle lähettämien vuosikertomusten käytön osalta, kantelija totesi, että komissio ei ollut vieläkään esittänyt päteviä syitä. Hän huomautti, että asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annettuun asetukseen (EY) N:o 1049/2001 ei sisälly poikkeusta, joka koskisi "sisäisten" asiakirjojen ryhmää. Hän katsoi näin ollen, että komission viittauksella vuosikertomuksen "sisäiseen" luonteeseen ei ole merkitystä.

119. Kantelija pani merkille komission uuden lausuman, jonka mukaan kaikki saatavilla olevat tilastot sisältyvät edellä mainittuihin vuosikertomuksiin. Hän katsoi tämän olevan ristiriidassa sen seikan kanssa, että komission yksiköt ilmeisesti katsoivat mahdolliseksi toimittaa komission jäsenelle Kallasille (aiemmin henkilöstön ja hallinnon pääosastosta vastaavalle komission jäsenelle) tilastotietoja, jotka hän mainitsi vuonna 2006 parlamentin kysymykseen antamassaan vastauksessa.

120. Kantelija ilmaisi hämmennyksensä siitä, että komissio liitti lausuntoonsa edellä mainitun "vastausluonnoksen kantelijalle".

121. Kantelija piti hämmentävänä myös sitä, että komission lausuntoon ei sisältynyt minkäänlaista pahoittelua tai anteeksipyyntöä tämän tutkimuksen aikana havaitusta hallinnollisesta epäkohdasta.

122. Edellä mainitussa "vastausluonnoksessa kantelijalle" olevien liitteiden sisällön osalta kantelija totesi pitävänsä sisältöä vain osittain ymmärrettävänä.

123. Kantelija totesi lopuksi, että komission viimeiseen lausuntoon ei sisältynyt huomautuksia mahdollisuudesta tutustua hänen uudistetuissa hakemuksissaan mainitsemiensa lopullisten päätösten anonymisoituihin versioihin.

Oikeusasiamiehen arvio suositusluonnoksen jälkeen

124. Ennen kuin oikeusasiamies arvioi komission vastausta suositusluonnokseen, hän pitää tarpeellisena käsitellä menettelyä koskevaa kysymystä. Oikeusasiamies antoi komissiolle suositusluonnoksen, jossa se pyysi komissiota toteuttamaan tiettyjä erityistoimia kantelijan tietopyynnön käsittelyssä ilmenneiden hallinnollisten epäkohtien korjaamiseksi. Komissio liitti lausuntoonsa "vastausluonnoksen kantelijalle", joka sisälsi tiedot, jotka se päätti paljastaa kantelijalle. Komissio ei pyytänyt keskustelua tästä "ehdotuksesta". Oikeusasiamies voi näin ollen toimittaa lausunnon ja sen liitteet kantelijalle huomautusten esittämistä varten. Oikeusasiamies olisi kuitenkin kiitollinen, jos komissio ei antaisi sellaista vaikutelmaa, että sen vastaukset suositusluonnoksiin sisältävät "luonnoksia" tai ehdotuksia. Jos komissio katsoo, että olisi hyödyllistä keskustella tietyistä kysymyksistä ennen lopullisen lausuntonsa antamista, sitä pyydetään harkitsemaan tätä mahdollisuutta oikeusasiamiehen pyrkiessä löytämään ystävällisiä ratkaisuja.

125. Oikeusasiamies haluaa myös ottaa alustavana huomautuksena huomioon kantelijan kyselyn, joka koskee mahdollisuutta tutustua uudistettujen hakemustensa sisältämien lopullisten päätösten anonymisoituihin versioihin. Oikeusasiamies viittaa tältä osin asiaa koskeviin päätelmiinsä suositusluonnoksessaan (edellä 81–85 kohta), jossa hän ei havainnut komission syyllistyneen hallinnolliseen epäkohtaan.

126. Komission vastauksen sisällön osalta oikeusasiamies muistuttaa suositusluonnoksensa ensimmäisen osan sanamuodosta:

"Komission olisi annettava kantelijalle tiedot, jotka se on nimenomaisesti tai implisiittisesti katsonut helpoksi ja ilmeisen ongelmattomaksi antaa. Komissio katsoi erityisesti, että oli mahdollista toimittaa tiedot kyseisten hakemusten käsittelystä vastaavan (nykyisen) henkilöstön määrästä (vrt. kantelijan pyynnön A kohdan 8 alakohtaa koskevat huomautukset). Komission olisi toimitettava kantelijalle tiedot siitä päivästä alkaen, jona tämä esitti pyyntönsä. Lisäksi komission olisi annettava valituksen tekijälle tiedot lääketieteellisen lautakunnan tekemien valitusten tai päätösten määrästä. Komissio ilmoitti oikeusasiamiehen tarkastuksessa, että se voisi todennäköisesti saada nämä tiedot melko helposti (vrt. sen huomautukset kantelijan pyynnön B kohdan 5 alakohdasta)."

127. Komissio toimitti asiaa koskevissa liitteissään seuraavat tiedot:

Työtapaturmista ja ammattitaudeista vastaavan yksikön tiedot vuosilta 2007–2009: Jaostopäällikkö: 1; Onnettomuuksien ja ammattitautien hoito: 10; Sijaantulon hallinnointi: 5.

Perustettujen lääketieteellisten komiteoiden lukumäärä: vuonna 2007: 31; vuonna 2008: 30; vuonna 2009: 24.

Henkilöstösääntöjen 90 artiklan 2 kohdan mukaisten valitusten lukumäärä: vuosi 2007: 5; vuosi 2008: 7; vuosi 2009: 16.

Lisäksi komissio toimitti kantelijalle kuusi tiliotetta (schema de comptes financiers) vakuutuksenantajaltaan Vanbreda Internationalilta. Näissä lomakkeissa olevia tietoja ei muutettu kantelijan tietopyyntöä varten, joten ne ovat samassa muodossa kuin asianomaisen vakuutuksenantajan sisäisissä lomakkeissa. Ne sisältävät yhteenvedon komission kanssa tehtyyn vakuutussopimukseen liittyvistä tiedoista vuosilta 2007–2009. Tiedot koskevat tapaturmia, ammattitauteja ja luonnollisista syistä johtuvia kuolemantapauksia, ja ne on esitetty yksinkertaisella laatikkoasettelulla. Ne antavat käsityksen vakuutuksenantajan sitoumuksista kokonaissummien, onnettomuuksien ja ammattitautien osalta. Ne antavat myös tietoa sairauskuluja koskevista sitoumuksista. Lomakkeissa ei ole erittelyä erilaisista sairauksista tai onnettomuuksista.

128. Kantelijan huomautuksista käy selvästi ilmi, ettei hän ole tyytyväinen edellä esitettyihin tietoihin. Oikeusasiamies on samaa mieltä siitä, että komission vastaus on minimalistinen ja jättää ulkopuolelle esimerkiksi lääketieteellisten komiteoiden luonteeseen liittyvät tiedot ja 90 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehdyt kantelut. Komission vakuutuksenantajan tilinpäätöksistä on todettava, että tällaisten yksityisen yrityksen asiakirjojen julkistaminen ei vaikuta olevan yleinen käytäntö. Sitä, että komissio pyysi ja sai vakuutuksenantajaltaan suostumuksen asiakirjojen luovuttamiseen, on näin ollen pidettävä myönteisenä näkökohtana vastauksessaan oikeusasiamiehen suositusluonnokseen.

129. Mitä tulee tietojen hyödyllisyyteen kantelijan tiedonsaantiin liittyvän erityisen ja henkilökohtaisen edun kannalta, oikeusasiamies katsoo, että lopullista relevanttia havaintoa on vaikea tehdä. Jos oletetaan, että kantelija haluaa saada tietoja tukeakseen tiettyjä tosiseikkoja tai oikeudellisia perusteluja meneillään olevissa riita-asioissaan komission kanssa, voi todellakin olla, että hänen olisi tätä varten tarpeen saada selityksiä joistakin näistä tiedoista.

130. Tämän perusteella ei kuitenkaan voida päätellä, että komissio ei olisi hankkinut ja toimittanut kantelijalle täydentäviä ja ensi näkemältä merkityksellisiä tietoja. Oikeusasiamies muistuttaa, että toimielimen vastaus tämänkaltaisiin hyvin laajoihin tietopyyntöihin on loppujen lopuksi tasapainokysymys. Tältä osin oikeusasiamies muistuttaa, että komission mukaan käytettävissä olevat tilastotiedot sisältyvät sen kantelijalle antamiin vuosikertomuksiin. Käsiteltävä asia koskee siis sitä, missä määrin komission olisi tuotettava uusia tilastoja tai tietoja. Tältä osin on syytä panna merkille kantelijan väite, jonka mukaan komission jäsenen (komission jäsen Kallas) olisi myös voitava antaa hänelle yksityiskohtaisempia tietoja, koska hän pystyi antamaan Euroopan parlamentille yksityiskohtaisempia tietoja sairaanhoitojärjestelmästä vuonna 2006. Oikeusasiamies ei ole samaa mieltä. Hallinnollinen yksikkö hakee ja antaa ohjeistusta koskevat tiedot hierarkiastaan, ja tämä voi hyvinkin merkitä toimia, jotka ylittävät merkittävästi sen, mitä tavallisesti pidetään kohtuullisena tietojen toimittamiseksi tietoja pyytäville kansalaisille. Tässä erottelussa ei ole ristiriitaa.

131. Edellä esitetyn perusteella oikeusasiamies katsoo, että komission vastausta voitaisiin mahdollisesti pitää riittävänä. Tällaisen toteamuksen on kuitenkin perustuttava siihen, että komissio hyväksyy ja panee täytäntöön suositusluonnoksen 4 osan, jossa todetaan seuraavaa:

”4. Jos komissio katsoo, että tiettyjä tietoja ei edelleenkään voida toimittaa, koska se aiheuttaisi liiallista työtaakkaa tai muutoksia sen tiedonhakujärjestelmiin, toimielimen olisi varmistettava, että se perustelee asianmukaisesti kieltäytymisensä. Komission olisi erityisesti toimitettava riittävät tiedot, jotta tällaista epäämistä voidaan tarkastella uudelleen, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että sen olisi ilmoitettava ainakin likimääräinen arvio tietojen hakemiseen tarvittavasta ajasta ja resursseista."

132. Oikeusasiamies toteaa, että komissio ei ole tosiasiallisesti vastannut hänen suositusluonnoksensa tähän osaan. On vaikea ymmärtää tätä puutetta implisiittisenä viestinä siitä, että ei ollut olemassa muita merkityksellisiä mahdollisia tietoja, joita ei vielä olisi voitu toimittaa (tai tuottaa) edellä mainitusta syystä. tai että komissio itse katsoi vastauksessaan suositusluonnokseen tosiasiallisesti toimittaneensa kantelijalle tämän pyytämät tiedot. Oikeusasiamies muistuttaa, että tässä tutkimuksessa suoritetun yksikkönsä tarkastuksen osalta komissio myönsi, että kantelijan tietopyynnöissä oli seikkoja, jotka eivät olleet täysin selviä (esimerkiksi pyynnön A.2 kohta). Se myönsi myös, että siihen saakka yksikään IT-henkilöstön jäsen ei ollut osallistunut tiettyjen tietojen hakemiseen. Lisäksi se myönsi, että asianomainen hallinnollinen yksikkö ei ollut osallistunut kantelijan pyynnön käsittelyyn. Näistä syistä oikeusasiamies sisällytti suositusluonnokseensa seuraavat osat:

”2. Komission olisi otettava yhteyttä kantelijaan saadakseen selvennyksiä kaikkiin hänen tietopyyntönsä kohtiin, joita se ei ehkä vieläkään ymmärrä, ja erityisesti kohtiin, joita komissio piti epäselvinä.

3. Kun komissio ottaa yhteyttä kantelijaan, sen olisi keskusteltava kantelijan kanssa kaikista muutoksista, joilla voi olla merkitystä, kun otetaan huomioon hänen alkuperäisestä pyynnöstään kulunut aika sekä parannukset, joita on tehty komission tiedonkeruu- ja tiedonhakujärjestelmiin sairaushakemusten ja vakuutusten alalla."

133. Oikeusasiamies odotti komission ymmärtävän suositusluonnoksensa näiden osien luonteen ja tarkoituksen, nimittäin sen, että se tarjoaa perustan käytännönläheiselle ja ajantasaiselle ratkaisulle käsiteltävänä olevaan riitaan. Komissio päätti olla ottamatta yhteyttä kantelijaan. Kun otetaan huomioon käsiteltävän asian asiayhteys – ja myös jäljempänä esitetyt suositusluonnoksen 5 osaa koskevat havainnot – oikeusasiamiehelle jää vaikutelma, että tämä laiminlyönti johtuu osapuolten välisen luottamuksen ja yhteistyön jatkuvasta puutteesta. Oikeusasiamies on jo vuonna 2007 julkaistuissa aiemmissa päätöksissä viitannut osapuolten välisten suhteiden katkeamiseen. Joissakin tapauksissa tämä on johtanut siihen, että oikeusasiamies on päättänyt tutkimuksensa, koska riidan (riitojen) tosiasialliseen ratkaisemiseen ei ole ollut mahdollisuuksia [11].

134. Oikeusasiamies korostaa, ettei hän ole missään vaiheessa tämän tutkimuksen aikana esittänyt, että komissiolla olisi velvollisuus täyttää kohta kohdalta kantelijan esittämät lukuisat ja kiistattoman laajat pyynnöt. Suositusluonnokseen sisältyvässä analyysissään oikeusasiamies kuitenkin korosti, että on tärkeää käsitellä tällaiset pyynnöt huolellisesti ja varmistaa kohtuullinen perusta uudelleentarkastelulle. Komission olisi tavallisesti pitänyt esittää karkea arvio työstä, joka sen olisi pitänyt tehdä täyttääkseen kantelijan pyynnön. On sanomattakin selvää, että kyse ei ole matematiikasta. Yleensä ei ole mahdollista antaa tarkkaa ja luotettavaa arviota siitä, kuinka paljon aikaa täydellinen vastaus monimutkaiseen ja erittäin laajaan tietopyyntöön voi merkitä. On kuitenkin täysin mahdollista kuulla lyhyesti asianomaista hallinto- ja teknistä henkilöstöä (viimeksi mainittua erityisesti silloin, kun on kyse tietokannoista) karkean arvion laatimiseksi, esimerkiksi "kaksi kokoaikaista työntekijää 2–4 viikon ajaksi" tai "enintään kaksi päivää uudelleenohjelmointia tietojen hakemiseksi". Ei ole hyväksyttävää, että vastaukset on muotoiltu käyttämällä sellaisia ilmaisuja kuin "liian työläs" tai "liiallinen työ", koska niissä ei ole objektiivista ja tarkistettavissa olevaa arviota kyseessä olevasta työstä. Oikeusasiamies palauttaa mieleen komission aiemmassa lausunnossaan esittämän tarkan huomautuksen, jonka mukaan asetuksella (EY) N:o 1049/2001 otettiin käyttöön oikeus tutustua ainoastaan "asiakirjoihin". Asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin sovellettavat hallinnolliset velvollisuudet on näin ollen määritettävä asteittain perustamissopimuksen asiaa koskevien laajojen määräysten ja sovellettavien hyvän hallinnon sääntöjen mukaisesti. Oikeusasiamies ei voi auttaa komissiota löytämään oikeaa tasapainoa, ellei se puolestaan anna hänelle asianmukaisesti tarkasteltavissa olevia vastauksia vastauksena tietopyyntöihin, jotka se katsoo asianmukaisiksi hylätä. Näin ollen oikeusasiamies esittää asiaan liittyvän lisähuomautuksen jäljempänä.

135. Toistan, että oikeusasiamiehen suositusluonnoksen 5 osassa todettiin seuraavaa:

”5. Komission olisi annettava selkeät ja täsmälliset tiedot siitä, miksi se vetosi nimenomaisesti henkilöstösääntöjen 19 artiklaan rajoittaakseen sitä, miten kantelija käyttää sairausvakuutusjärjestelmän vuosikertomuksia, ja ilmoitettava selkeästi, miksi tätä säännöstä voitaisiin mahdollisesti soveltaa, jos se katsoo, että näin on. Komission olisi vastaavasti annettava tietoja siitä, miksi se katsoi asianmukaiseksi ilmoittaa kantelijalle vastauksessaan oikeusasiamiehen sovintoratkaisuehdotukseen, että hän ei voi käyttää sairausvakuutusjärjestelmän vuosikertomuksissa olevia tietoja kaupallisiin tarkoituksiin.”

136. Komissio totesi lausunnossaan ainoastaan, että vuosikertomukset ovat sisäisiä asiakirjoja, minkä vuoksi se rajoitti kantelijan mahdollisuutta käyttää niitä.

137. Komissio ei näin ollen antanut selkeitä ja täsmällisiä tietoja siitä, miksi se nimenomaisesti vetosi henkilöstösääntöjen 19 artiklaan rajoittaakseen kantelijan mahdollisuutta käyttää vuosikertomuksia. Se ei myöskään selittänyt, miksi se pyysi kantelijaa olemaan käyttämättä raportteja "kaupallisiin tarkoituksiin". Näiden laiminlyöntien vuoksi komissio ei valitettavasti ryhtynyt mihinkään toimiin puuttuakseen edellä 101 kohdassa mainittuun vaikutelmaan, jonka mukaan se vetosi edellä mainittuun säännökseen yrittäessään rajoittaa kantelijan kertomusten käyttöä oikeustapauksissa toimielintä itseään vastaan. Oikeusasiamies esittää jäljempänä vastaavan kriittisen huomautuksen.

C. Päätelmät

Kantelua koskevan tutkimuksensa perusteella oikeusasiamies päättää sen esittämällä seuraavan kriittisen huomautuksen:

Vaikka komissio toteutti joitakin myönteisiä toimia vastauksena kantelijan laajaan tietopyyntöön, se pidättäytyi noudattamasta täysimääräisesti tällaisten pyyntöjen käsittelyä koskevia asiaankuuluvia standardeja, erityisesti asianmukaista palveluhenkisyyttä, huolellisuutta ja objektiivisuutta. Kyseessä oli hallinnollinen epäkohta.

Tästä päätöksestä ilmoitetaan kantelijalle ja komissiolle.

Lisähuomautus

Käsiteltävänä olevassa asiassa tuli esiin kysymyksiä siitä, miten komissio on käsitellyt monimutkaisia ja laajoja tietopyyntöjä. Oikeusasiamies kannustaa komissiota hyväksymään ja antamaan lisäohjeita yksiköilleen tältä osin. Suuntaviivoilla olisi pyrittävä varmistamaan, että monimutkaisten ja/tai laajojen tietopyyntöjen, jotka eivät ole ilmeisen väärinkäytöksiä, täydelliseen tai osittaiseen hylkäämiseen sisältyy likimääräinen arvio ajasta tai resursseista, jotka palvelujen olisi muutoin investoitava tietopyynnön täyttämiseksi.

Oikeusasiamies muistuttaa, että hän julkaisi vuonna 2008 tutkimuksen tietokannoissa olevien tietojen saatavuudesta. Tämä tutkimus, joka tuolloin lähetettiin komissiolle tiedoksi, on saatavilla oikeusasiamiehen verkkosivustolla [12]. Komissio saattaa haluta ottaa mallia tämän tutkimuksen sisällöstä.

On sanomattakin selvää, että oikeusasiamies esittää mielellään kommentteja edellä mainituista suuntaviivoista.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Tehty Strasbourgissa 9 päivänä helmikuuta 2011.

---

[1] Tässä vaiheessa on huomattava, että asiakirjojen ja tietojen saannin kannalta merkityksellisten päällekkäisten oikeuksien vuoksi ja kun otetaan huomioon tällaisten uudistettujen hakemusten käsittelyyn liittyvät implisiittiset hyvää hallintoa koskevat velvoitteet, tämän väitteen soveltamisalaa on väistämättä tulkittu laajasti koko tutkimuksen ajan.

[2] PMO tarkoittaa henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimistoa.

[3] EYVL L 145, s. 43.

[4] "Virkamies ei saa ilman nimittävän viranomaisen lupaa ilmaista missään oikeudellisessa menettelyssä millään perusteella tietoja, jotka hän on saanut tietoonsa tehtäviensä vuoksi. Lupa voidaan evätä ainoastaan, jos yhteisöjen etu sitä vaatii eikä epäämisestä aiheutuisi virkamiehelle rikosoikeudellisia seurauksia. Virkamiestä sitoo tämä velvollisuus palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.”

[5] Euroopan komission henkilöstön hyvän hallintotavan säännöstö suhteissa yleisöön, komission päätös, tehty 17 päivänä lokakuuta 2000, komission työjärjestyksen muuttamisesta (2000/633/EY, EHTY, Euratom), EYVL L 267, s. 63.

[6] 'asiakirjalla' mitä tahansa tallennetta (paperille tulostettua tai sähköisessä muodossa tallennettua taikka ääni- tai kuvatallennetta tai audiovisuaalista tallennetta), joka koskee toimielimen vastuualueeseen kuuluvia politiikkoja, toimintaa ja päätöksiä."

[7] Oikeusasiamies muistutti, että tiedonsaantioikeuden rajoittaminen olemassa olevilla hakuvälineillä saattaisi heikentää tiedonsaantioikeuden hyödyllisyyttä, koska tällaiset välineet on yleensä kehitetty vain sisäisen tiedonhallinnan tarpeita silmällä pitäen.

[8] "Virkamies ei saa ilman nimittävän viranomaisen lupaa missään oikeudellisessa menettelyssä millään perusteella ilmaista tietoja, jotka hän on saanut tietoonsa tehtäviensä vuoksi. Lupa voidaan evätä ainoastaan, jos yhteisöjen etu sitä vaatii eikä epäämisestä aiheutuisi virkamiehelle rikosoikeudellisia seurauksia. Virkamiestä sitoo tämä velvollisuus palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin.”

[9] Euroopan komission henkilöstön hyvän hallintotavan säännöstö suhteissa yleisöön, komission päätös, tehty 17 päivänä lokakuuta 2000, komission työjärjestyksen muuttamisesta (2000/633/EY, EHTY, Euratom), EYVL L 267, s. 63. Ks. myös Euroopan hyvän hallintotavan säännöstö, joka on saatavilla osoitteessa http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces.

[10] Voidaan pitää ongelmallisena, saiko kantelija nämä kertomukset asetuksen (EY) N:o 1049/2001 nojalla, koska hän ei ollut nimenomaisesti pyytänyt saada tutustua niihin. Komission tarkoituksena oli pikemminkin antaa tietoja antamalla hänelle kertomukset osittaisena vastauksena hänen tietopyyntöönsä. Tämä kysymys ei edellyttänyt lopullista toteamusta.

[11] Ks. kantelua 1434/2005/PB koskevan päätöksen 1.24 kohta: "Oikeusasiamies muistuttaa, että hän on jo tehnyt perustellun sovintoratkaisuehdotuksen tässä tapauksessa. Lisäksi hän toteaa, että hän on käsitellyt huomattavan määrän kanteluja, joita kantelija on tehnyt komissiota vastaan. Nämä asiat osoittavat niiden välisen yleisemmän ja intensiivisemmän kiistan, jonka yhteydessä toimielin on tukenut voimakkaasti (usein periaatteellisia) kantojaan ja vaatinut niitä, vaikka oikeusasiamies ei perustellun analyysin perusteella ole pitänyt niitä perusteltuina. Oikeusasiamies pahoittelee myös sitä, että tämän komission ja kantelijan välisen kiistan voimakkuus ja siihen liittyvä viestinnän katkos ovat käytännössä tehneet mahdottomaksi löytää järkevää ratkaisua tähän kanteluun."

[12] Verkkosivusto: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/4160/html.bookmark