Christian F. Lettmayr Euroopa Kutseõppe Arenduskeskuse (CEDEFOP) direktori kohusetäitja P.O. Box 22427 55102 Thessaloniki GRECE

Strasbourg, 30. jaanuar 2012

Ameti külastus OI/4/2012/CK – Euroopa Kutseõppe Arenduskeskuse külastus.

Lugupeetud hr Lettmayr

2011. aasta mais käivitasin ELi asutuste külastuste programmi, mille eesmärk on teha kindlaks ja levitada parimaid tavasid, mida asutused kasutavad oma suhetes kodanikega. Tegin esialgu kolm katsekülastust ELi asutustesse Ühendkuningriigis, nimelt Euroopa Pangandusjärelevalvesse, Euroopa Ravimiametisse ja Euroopa Politseikolledžisse. Seejärel kohtusin 1. juunil 2011 Brüsselis kõigi ELi ametite juhtidega ja mul oli võimalus neile seda algatust üksikasjalikumalt tutvustada. 2011. aasta oktoobris külastasin Kopenhaagenis Euroopa Keskkonnaametit ning novembris Lissabonis Euroopa Narkootikumide ja Narkomaania Seirekeskust ja Euroopa Meresõiduohutuse Ametit. Teave minu varasemate külastuste kohta ELi asutustesse on kättesaadav minu veebisaidi järgmisel lehel:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Ma olen 2011. aasta veebruaris Thessalonikis, et esineda riikliku kohtute kooli korraldatud seminaril. Mul on hea meel kohtuda teiega ja teie meeskonna asjaomaste liikmetega kolmapäeval, 22. veebruaril, eelistatavalt hommikul. Ma eeldan, et minu visiit kestab kaks kuni kolm tundi.  Käesoleva kirja lisas on esitatud meie koosoleku esialgne kava ja täiendav teave seda liiki külastuste menetluslike aspektide kohta.

Ametit külastades saadab mind minu büroo õigusnõunik Christina Karakosta, kes tegutseb kontaktisikuna meie koosoleku korralduslikes aspektides. Tema kontaktandmed on järgmised: christina.karakosta@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 11 41. Oleksin tänulik, kui teataksite mulle oma töötajate asjaomase kontaktisiku nime, kes võiks temaga kõigi vajalike ettevalmistuste tegemisel ühendust võtta.

Juhime tähelepanu sellele, et pärast külastust ja meie koosolekut, kus käsitleti lisas esitatud märgukirjas kirjeldatud sisulisi küsimusi, kohtun ka Cedefopi personalikomiteega. Minu otsus seda teha tuleneb agentuuri personalikomiteede kogu (AASC) taotlusest, et ma kohtuksin süstemaatiliselt agentuuride personalikomiteedega, mida ma omal algatusel külastan.

Soovin teid veel kord tänada, et nõustusite seda visiiti korraldama, ning jään ootama, et see, mis minu arvates kindlasti osutub viljakaks mõttevahetuseks käesoleva kirja lisas esitatud märkuses nimetatud erinevatel teemadel. Lisaks sooviksin eelnevalt tänada Cedefopi juhtkonda selle eest, et ta korraldas praktilised aspektid seoses minu kohtumisega Cedefopi personalikomiteega, mis peaks toimuma samal päeval, kolmapäeval, 22. veebruaril, pärast meie kohtumise lõppu juhtkonnaga.

Lugupidamisega,

P. Nikiforos Diamandouros

Manus: 1

 

LISA: Menetluslikud aspektid ja külastuse esialgne päevakord.

Menetluslikud aspektid

Euroopa Ombudsmani külaskäigud toimuvad ametlikult tema pädevuse alusel viia läbi omaalgatuslikke uurimisi. Kõnealuse külastusega seotud kirjavahetusel on seega selliste omaalgatuslike uurimiste registreerimisnumber (OI/4/2012/CK). Ombudsman oleks tänulik, kui Cedefop viitaks külastusega seotud kirjavahetuses sellele viitenumbrile.

Omaalgatuslik uurimine tähendab muu hulgas, et selliste uurimiste suhtes kohaldatakse tavapäraseid menetluslikke tagatisi. Need hõlmavad ameti õigust taotleda, et Euroopa Ombudsman käsitleks teavet ja dokumente konfidentsiaalsena – vt ombudsmani rakendussätete artikli 5 lõiked 1, 2 ja 2:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Lisaks külastatava asutuse teavitamisele küsimustest, mida ta kavatseb tõstatada, võib ombudsman paluda tal eelnevalt esitada teatavat asjakohast teavet ja/või dokumente.

Pärast iga külastust teavitab ombudsman ametit kirjalikult oma järeldustest. Kui ta teeb konkreetseid ettepanekuid, palub ta tavaliselt ametil teda teavitada mis tahes järelmeetmetest, mida amet kavatseb võtta. Olenevalt ameti vastusest kaalub ombudsman kas uurimise lõpetamist või võtab täiendavaid meetmeid, näiteks annab ametlikke soovitusi.

Juhime Teie tähelepanu sellele, et külastuse ettevalmistav kiri ja käesolev lisa avaldatakse Euroopa Ombudsmani veebisaidil. Kui ombudsman otsustab pärast külastust teha ametile ettepanekuid, avaldatakse sellel lehel ka selliseid ettepanekuid sisaldav teatis, ameti vastus, edasine kirjavahetus ja ombudsmani lõplikud kirjalikud järeldused. Teabevahetus avaldatakse ombudsmani veebisaidi järgmisel lehel: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Päevakorras olevad küsimused

Seoses 22. veebruari 2012. aasta külastuse sisuga soovib Euroopa Ombudsman arutada järgmisi teemasid:

• Cedefopi esialgsed kontaktid üldsusega
• Läbipaistvus, dialoog ja vastutus
• Töölevõtmine
• Pakkumised ja lepingud
• Huvide konfliktid

Konkreetsed küsimused, mida ombudsman soovib iga teema all käsitleda, on järgmised:

1. Esialgsed kontaktid üldsusega

Ombudsmani üks põhiülesandeid on tagada, et ELi haldusasutused oleksid kodanikega suhtlemisel avatud, teenistusvalmid ja tõhusad. Asjakohased aluspõhimõtted on sätestatud Euroopa hea haldustava eeskirjas (CGAB). See küsimus on meie igapäevases töös endiselt oluline, mis viitab sellele, et ELi administratsioon seisab selles valdkonnas endiselt silmitsi mõningate probleemidega. Vajaduse korral püüab Euroopa Ombudsman leida kiire lahenduse kaebustele, mis puudutavad kodanike esialgseid kontakte administratsiooniga. Tavaliselt tähendab see, et minu talitused võtavad asjaomase isikuga telefoni teel ühendust.

Saan aru, et kõik ELi ametid nõustusid 2008. aasta oktoobris Lissabonis toimunud ametite juhtide kohtumisel vastu võtma Euroopa hea haldustava eeskirja. Mul on hea meel, et Cedefopi veebisaidil on link Euroopa hea haldustava eeskirjale. Ma ei ole siiski teadlik sellest, kuidas Cedefop on seda otsust rakendanud ja kuidas ta kavatseb tagada, et tema töötajad järgivad eespool nimetatud tegevusjuhendis sätestatud põhimõtteid. Ma ei ole leidnud viiteid sellele küsimusele Cedefopi veebisaidilt ja oleksin seetõttu tänulik selleteemalise ettekande eest.

2. Läbipaistvus, dialoog ja vastutus

Euroopa Ombudsman tõstab esile ka läbipaistvuse edendamist ja vastutuse suurendamist ELi haldusasutustes. See nõue kajastub muu hulgas ELi õigusaktides, mis käsitlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele ja milles nimetatakse ombudsmani sõnaselgelt läbivaatavaks asutuseks. See kajastub ka ombudsmani ulatuslikes uurimisvolitustes, mis võimaldavad meil põhjalikult selgitada meie uurimistes tõstatatud fakte ja küsimusi.

Seepärast oleksin tänulik, kui saaksin rohkem teada järgmiste küsimuste kohta:

a) Kuidas tegeleb Cedefop praktikas üldsuse dokumentidele juurdepääsu taotlustega? Millised on komisjoni suunised ja/või praktiline kord selliste taotluste käsitlemiseks? Palun tooge näiteid, näiteks peamine kirjavahetus, milles amet käsitles kolme viimast taotlust üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, mida käsitleti määruse (EÜ) nr 1049/2001 alusel. (Nendes näidetes esitatud Cedefopi otsuse sisu ei analüüsita, kuna see ei ole käesoleva külastuse eesmärk.)

b) Kas Cedefop koostab iga-aastase (asutusesisese või -välise) aruande selle kohta, kuidas ta käsitleb üldsuse juurdepääsu dokumentidele?

c) Kas Cedefop haldab või kavatseb hallata avalikku registrit määruse 1049/2001 artikli 11 tähenduses?

d) Cedefop käitleb suurt hulka teavet ja andmeid. Selle veebisait on kasutajasõbralik ning sisaldab suures mahus Cedefopi põhitegevusega seotud andmeid, väljaandeid ja teavet. Eelkõige on jaotises „Contact-us“ esitatud üksikasjalik kontaktisikute nimekiri ja erinevad kontaktisikud mitmesugustes küsimustes. Kuidas Cedefop teabenõuetega tegeleb? Palun esitage meile teavet tagasiside kohta, mida Cedefopi talitused saavad kasutajatelt ja sidusrühmadelt teabele juurdepääsu kohta.

3. Valik ja värbamine

Valiku- ja töölevõtmisotsuste sisu osas järgib ombudsman ELi kohtutega sarnast lähenemisviisi. See tähendab muu hulgas, et ta tunnustab administratsiooni väga ulatuslikku kaalutlusõigust oma töötajate valimisel.

Valiku ja värbamise menetluslike aspektidega seoses on ombudsman teinud väga aktiivselt tööd, et suurendada ELi värbamise läbipaistvust. See on näiteks suurendanud valimiskomisjonide liikmete nimede läbipaistvust ja toonud kaasa üksikasjalikumad hindamislehed, mis annavad kandidaatidele parema ülevaate sellest, kuidas neid hinnati.

Cedefop on vastu võtnud ja avaldanud oma veebisaidil suunised enda korraldatavate valikumenetluste kohta. Oleksin tänulik, kui saaksin lisaselgitusi järgmistes küsimustes:

a) Kuidas tagab Cedefop valikumenetluses osalevate kandidaatide tõhusa teavitamise nende avalduste staatusest ja/või valikumenetluse tulemusest?

b) Kas valikukomisjoni liikmete nimed on kandidaatidele teada?  Mil määral annab Cedefop tööotsijatele juurdepääsu nende kandideerimisavalduste hindamisele?

c) Mil määral otsib Cedefop kiiremaid ja vähem ametlikke vahendeid valiku- ja töölevõtmisotsustega seotud vaidluste lahendamiseks kui need, mis on ette nähtud personalieeskirjade artiklis 90?

d) Kas Cedefop teavitab kandidaate süstemaatiliselt sellest, et nad võivad esitada ombudsmanile kaebuse, nagu on sätestatud eespool nimetatud hea haldustava eeskirja artiklis 19?

4. Pakkumised ja lepingud

Läbivaatamise tasandil lahendavad hankeotsuste ja lepinguliste suhetega seotud vaidlusi kõige sagedamini kohtud. Märkimisväärne osa ombudsmani juhtumitest on aga aastate jooksul puudutanud ka neid valdkondi. Pakkumuste puhul lähtub ombudsman kontrollikoja lähenemisviisist, mille kohaselt tunnustatakse administratsiooni ulatuslikku kaalutlusõigust pakkumuste sisuliste aspektide hindamisel, kontrollides samal ajal hoolikalt, kas ta põhjendas oma otsuseid nõuetekohaselt ja piisavalt ning kas ta järgis nõuetekohaselt kohaldatavaid menetlusi ja õigust saada teavet. Lepinguvaidluste puhul ei hinda ombudsman iseenesest, kas tegemist on lepingu rikkumisega. Ta uurib siiski põhjalikult, kas administratsioon põhjendas oma seisukohta mõjuvalt, ning uurib ka seda, kas haldustegevus või tegevusetus on õiglane.

Küsimused:

a) Kuidas lahendab Cedefop nende valdkondadega seotud vaidlusi?

b) Kas pakkujaid ja töövõtjaid on teavitatud sellest, et nad võivad esitada kaebuse ombudsmanile?

5. Huvide konfliktid

Huvide konflikt tekib siis, kui avalikus halduses töötavatel isikutel võib olla asjasse puutuvas küsimuses ebasobiv isiklik huvi. Selliseid konflikte tuleb asjakohaselt käsitleda, et tagada objektiivne otsuste tegemine ja suurendada üldsuse usaldust halduse vastu. Hiljutised sündmused ja juhtumid näitavad, et ELi haldusasutused ei tunne selgelt üldsuse täielikku usaldust selle küsimuse vastu.

Neid kaalutlusi silmas pidades sooviksin teada, milliseid konkreetseid meetmeid kohaldatakse Cedefopi suhtes, et vältida huvide konflikte järgmistes valdkondades:

a) Töötajate, sealhulgas kõrgemate ametnike värbamine

b) Praegused ja endised töötajad, eelkõige seoses ametivälise tegevusega Cedefopi teenistuse ajal ja pärast seda (vt näiteks personalieeskirjade artiklid 11, 11a, 12b ja 16).