Koostatud vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 [1]

Külastuse taust

1. Euroopa Ombudsman käivitas 2011. aasta mais ELi asutuste külastuste programmi, mille eesmärk on edendada head haldust ja jagada parimaid tavasid nende ELi üksuste vahel. Need külastused toimuvad ametlikult ombudsmani pädevuse alusel viia läbi omaalgatuslikke uurimisi vastavalt Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklile 228. Need annavad ombudsmanile ja ametitele võimaluse pidada konstruktiivset dialoogi, et edendada ja tugevdada kodanikele osutatavate teenuste halduskultuuri [2].

2. Ombudsman teatas 30. jaanuari 2012. aasta kirjas Cedefopile, et ametitesse tehtavate külastuste programmi raames otsustas ta külastada keskust 22. veebruaril 2012.

3. Cedefop asutati nõukogu 10. veebruari 1975. aasta määrusega (EMÜ) nr 337/75 Euroopa Kutseõppe Arenduskeskuse loomise kohta, [3] viimati muudetud nõukogu määrusega (EÜ) nr 2051/2004.[4] Selle ülesanne on toetada Euroopa kutsehariduse ja -õppe poliitika väljatöötamist ning aidata kaasa selle rakendamisele. Selle strateegiline eesmärk on tugevdada Euroopa koostööd ning toetada komisjoni, liikmesriike ja sotsiaalpartnereid tipptaset ja sotsiaalset kaasatust edendava atraktiivse kutsehariduse ja -õppe poliitika kujundamisel ja rakendamisel. Cedefopi ülesanded on järgmised: koostada valitud dokumente ja andmete analüüse; aidata kaasa teadusuuringute arendamisele ja koordineerimisele; kasutada ja levitada teavet; soodustada kutsehariduse ja -koolituse probleemide ühist käsitlemist; luua arutelu- ja mõttevahetusfoorum.

4. Cedefopile saadeti päevakorra projekt konkreetsete küsimustega, mida ombudsman soovis arutada. Lisaks teatas ombudsman Cedefopile, et vastavalt agentuuri personalikomiteede kogu (AASC) taotlusele võetud kohustusele kohtub ta visiidi ajal ka Cedefopi personalikomiteega. Kuna valitud personalikomiteed ei olnud, sai ombudsman USA Cedefopi ametiühingu esindajatelt taotluse kohtumise korraldamiseks. Ombudsman nõustus kohtuma ametiühingute esindajatega. 

Külastus

5. Kohtumine Cedefopi juhtkonnaga toimus 22. veebruaril 2012. See algas lühikese ettekandega direktori kohusetäitjalt, kes andis ombudsmanile mõningast üldist teavet Cedefopi, selle missiooni ja korralduse kohta. Ombudsman omakorda selgitas, et tema külaskäigud toimuvad ametlikult vastavalt tema pädevusele viia läbi omaalgatuslikke uurimisi. Ta juhtis tähelepanu sellele, et omaalgatuslik uurimine tähendab muu hulgas seda, et selliste uurimiste suhtes kohaldatakse tavapäraseid menetluslikke tagatisi. Need hõlmavad ameti õigust taotleda, et Euroopa Ombudsman käsitleks teavet ja dokumente konfidentsiaalsena [5]. Pärast esialgseid ettekandeid tegid eri üksuste juhid ettekanded, et anda vastused ombudsmani 30. jaanuari 2012. aasta kirjas esitatud küsimustele. Ombudsmanile esitati ka PowerPointi esitlus ja tõendavad dokumendid.

6. Ombudsman ja Cedefopi juhtkond arutasid järgmisi teemasid:

• Hea haldustava eeskirja ja eetikanormide järgimine
• Läbipaistvus, dialoog ja vastutus
• Valik ja värbamine
• Pakkumised
• Huvide konfliktid
• Personalikomitee puudumine

7. Pärast kohtumist juhtkonnaga kohtus ombudsman kahe USA Cedefopi esindajaga. Ametiühing tõstatas personalikomitee puudumise ja juhtkonnalt personalile teabe edastamisega seotud probleemid. Nad juhtisid tähelepanu sellele, et Cedefopi töötajaid ei teavitatud ombudsmani külastusest. Samuti esitasid nad küsimusi dokumentidele juurdepääsu ja määruse 1049/20001 kohaldamise kohta. 

Ombudsmani tähelepanekud ja soovitused pärast külastust

8. 27. aprillil 2012 saatis ombudsman Cedefopile aruande, mis sisaldas külastuse tulemusi ja järgmisi soovitusi [6]:

a) Lisaks oma kohustusele luua spetsiaalne lehekülg dokumentidele juurdepääsu taotluste jaoks ja koostada aastaaruanne selliste taotluste käsitlemise kohta, võiks Cedefop kaaluda ametlike menetluste vastuvõtmist dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemiseks. Sellised menetlused peaksid hõlmama nii esialgseid taotlusi kui ka kordustaotlusi. Nii saaks Cedefop pidada kinni määruses 1049/2001 sätestatud tähtaegadest. Õigusnõustaja osalemine dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemisel oleks kõige asjakohasem ja soovitatavam. Ombudsman lisas, et ta abistab hea meelega Cedefopi täiendava koolituse pakkumisel dokumentidele juurdepääsu ja määruse 1049/2001 kohaldamise kohta.

b) Ombudsman julgustas Cedefopi tegema vähemalt oma veebisaidi avalehe ning teabe oma ülesannete ja keelepoliitika kohta kättesaadavaks kõigis 23 aluslepingu keeles. Tervitades kodanikke, kes külastavad veebisaiti oma emakeeles, ja selgitades neile selle funktsioone, näitaks Cedefop selgelt, et ta tunnistab, et kõigil Euroopa Liidu kodanikel on õigustatud huvi selle töö vastu.

c) Selleks et kandidaatidele valikumenetluses antavat teavet veelgi parandada, julgustas ombudsman Cedefopi teavitama kandidaate kõigist neile kättesaadavatest võimalustest vaidlustada otsus, millega nad konkursilt kõrvaldatakse. Välise vaidlustamise võimalused on õigus esitada kaebus ombudsmanile ja õigus esitada tühistamishagi ELi kohtutele.

d) Ombudsman tegi ettepaneku, et Cedefop vaataks uuesti läbi oma seisukoha seoses valikukomisjoni liikmete nimede avalikustamisega. 

e) Cedefop võiks kaaluda pakkujate teavitamist võimalusest taotleda õiguskaitset, esitades kaebuse ombudsmanile.

f) Ombudsman julgustas Cedefopi võtma kõik vajalikud meetmed, et tagada personalikomitee valimine töötajate huve esindama.

Cedefopi järelmeetmed ombudsmani soovitustele

9. 18. juulil 2012 saatis Cedefop ombudsmani soovituste põhjal koostatud järelmeetmete tegevuskava.

10. Eelkõige teatas Cedefop ombudsmanile, et kavatseb luua oma veebisaidil eraldi jaotise dokumentidele juurdepääsu taotluste jaoks. Veebisait, mis on kättesaadav inglise, saksa ja prantsuse keeles, võimaldab kohest juurdepääsu Cedefopi „kõige enam taotletud dokumentidele“ ning sisaldab taotlusvormi, mida kasutatakse juhul, kui taotletav dokument ei ole veebis kättesaadav. Taotlused, millele vastamiseks on vaja õigusnõustamist, edastatakse õigusnõustajale. Amet võttis ka kohustuse avaldada aastaaruanne dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemise kohta.

11. Cedefop teatas ombudsmanile, et kavatseb alates 2012. aasta augustist teha inglise, saksa ja prantsuse keeles kättesaadavaks oma ametliku veebisaidi staatilise teabe, näiteks teabe oma missiooni ja peamiste tegevusvaldkondade kohta, samuti navigeerimismenüü. Seoses võimaliku üleminekuga oma veebiportaali uuele tehnoloogilisele lahendusele kohustus komisjon uurima ka võimalust luua mitmekeelne veebisait, mis pakuks teavet 23 ametlikus keeles. Eelarvepiirangute tõttu ei saanud see projekt aga alata enne 2014. aastat.

12. Cedefop lisas, et alates 2012. aasta juulist hakkas ta teavitama nii valikumenetluses osalevaid kandidaate kui ka edutuid pakkujaid nende õigusest esitada ombudsmanile kaebus, ning juhtis tähelepanu sellele, et sellekohane avaldus on nüüd lisatud kõikidesse asjakohastesse dokumentidesse ja teatistesse. Cedefop jäi oma seisukoha juurde mitte avalikustada valikukomisjoni liikmete nimesid.

13. Lõpuks teatas ta ombudsmanile, et pärast valimisi võttis 12. juunil 2012 oma kohustused üle uus personalikomitee.

Ombudsmani analüüs ja järeldused

14. Ombudsman tervitab Cedefopi konstruktiivset lähenemisviisi ja valmisolekut rakendada enamikku tema ettepanekutest. Eelkõige on tal hea meel märkida, et Cedefop on juba rakendanud oma soovitused seoses pakkujate ja kandidaatide teavitamisega personalivaliku menetlustes. Sellega seoses märgib ta, et Cedefopi veebisaidil hiljuti avaldatud teated vabade ametikohtade kohta sisaldavad pealkirja „Apellatsioonimenetlus“ all teavet võimaluse kohta esitada kaebus ombudsmanile. Ta usub, et sarnane teave sisaldub ka edututele pakkujatele saadetud kirjades.

15. Ombudsman tervitab ka Cedefopi ennetavat lähenemisviisi seoses dokumentidele juurdepääsuga. Nagu ombudsman on korduvalt rõhutanud, nõuab hea haldus, et üldsuse õigust dokumentidele juurde pääseda ei mõistetaks mitte ainult seoses vajadusega, et ELi institutsioonid, organid ja asutused käsitleksid nõuetekohaselt taotlusi üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, vaid ka seoses nõudega, et teave ja dokumendid peavad olema üldsusele ennetavalt kergesti kättesaadavad [7]. Cedefopi võetud kohustus tagada otsene juurdepääs mitmetele dokumentidele, mille puhul on kindlaks tehtud, et need pakuvad üldsusele huvi, on väga tervitatav.  

16. Ombudsman tunneb heameelt ka Cedefopi keelepoliitikaga seotud kohustuste üle. Ta tunneb heameelt ameti jõupingutuste üle teha oma veebisaidi avaleht kättesaadavaks kõigis 23 ametlikus keeles. Ombudsman on seisukohal, et mis puudutab Euroopa institutsioonide välissuhtlust kodanikega, siis oleks ideaalne, kui selleks mõeldud materjalid avaldataks kõigis ametlikes keeltes. Selleks et välissuhtlus oleks tõhus, on vaja, et kodanikud mõistaksid neile institutsioonide poolt antud teavet [8].  

17. Kuna ombudsman peab väga oluliseks personalikomiteede rolli peamise ametliku suhtluskanalina juhtkonna ja töötajate vahel, tervitab ta uudiseid personalikomitee valimise kohta.

18. Seoses valikukomisjoni liikmete nimede avalikustamisega väitis Cedefop ombudsmani külastuse ajal, et mitteavaldamise eesmärk on kaitsta valikukomisjoni liikmeid välise surve eest. Ta palus ombudsmanil pidada silmas ameti väiksust ja asukohta. Ta märkis, et tema töötajad kõhkleksid valikukomisjonides osalemast, kui nende nimed avaldataks.

19. Visiidile järgnenud 27. aprilli 2012. aasta aruandes kaalus ombudsman neid argumente hoolikalt ja vastas neile järgmiselt.

31. Seoses Cedefopi poliitikaga mitte avaldada oma valikukomisjonide liikmete nimesid tuletab ombudsman meelde, et väljakujunenud kohtupraktika kohaselt kehtestati valikukomisjonide nõupidamiste ja menetlustega seotud saladus, et tagada nende komisjonide sõltumatus ja nende menetluste objektiivsus, kaitstes neid igasuguse välise sekkumise ja surve eest.[9] Selle saladuse järgimine välistab seega valikukomisjonide üksikliikmete seisukohtade avalikustamise. Ombudsman on järjekindlalt olnud seisukohal, et õigus hoida salajas valikukomisjoni liikmete individuaalseid seisukohti ei ole siiski sama, mis hoida salajas nende identiteeti [10].

32. Ombudsman märgib, et institutsioonide seisukohad seoses õige tasakaaluga avatuse ja õigustatud konfidentsiaalsusvajaduste vahel valikukomisjonide töös on muutunud avatusele suurema kaalu andmise suunas [11]. Ta tuletab meelde, et nii EPSO-l kui ka komisjonil on väljakujunenud tava avaldada valikukomisjoni liikmete nimed. Ombudsmani arvates tagab selline tava valikumenetluste läbipaistvuse, aitab suurendada ja säilitada üldsuse usaldust ELi institutsioonide, organite ja asutuste vastu ning kinnitab kandidaatidele, et valikumenetluses ei ole esinenud huvide konflikte.

20. Cedefopi vastuses ombudsmani soovitustele ei käsitletud eespool nimetatud punkte. Amet kordas vaid, et eelistab valikukomisjonide liikmete nimesid mitte avalikustada.

21. Ombudsman avaldab kahetsust ameti seisukoha üle ja on seisukohal, et seoses valikukomisjoni liikmete nimede avalikustamise küsimusega näitab Cedefopi tegevus, st nii ombudsmani poolt selles küsimuses esitatud argumentide käsitlemata jätmine kui ka vastus ise, soovimatust alustada ombudsmaniga konstruktiivset dialoogi viisil, mis soodustab ja tugevdab kodanikele osutatavate teenuste halduskultuuri.

22. Seetõttu uuris ombudsman täiendavalt sisulist küsimust ja jääb eespool punktis 15 tsiteeritud analüüsi juurde. Lisaks juhib ombudsman tähelepanu sellele, et igal avaliku teenistujaga tegeleval isikul on õigus teada selle ametniku nime. See on hea halduse aluspõhimõte. Näo ja nimeta administratsioon on võõranduv [12]. Lisaks ei ole valikukomisjonide liikmete seisukohtade saladuses hoidmine sama, mis nende identiteedi saladuses hoidmine. Esimene kaitseb valikukomisjonide liikmeid välise surve eest, samas kui teine aitab kaasa salajasuse ja usaldamatuse õhkkonnale.

23. Ombudsman märgib ka, et valikukomisjonide liikmete nimede avalikustamine hõlmab isikuandmete töötlemist asjaomases ELi institutsioonis, organis või asutuses ning seetõttu kohaldatakse määrust 45/2001. Ombudsman on seisukohal, et nimede avalikustamine oleks kooskõlas õigusega andmekaitsele, tingimusel et asjaomane institutsioon täidab mitmeid õiguslikke nõudeid. Nende hulka kuuluvad i) sellise otsuse vastuvõtmine, milles täpsustatakse sellise avalikustamise õiguslik alus, eesmärk ja kord, ning ii) andmesubjekti õiguste kaitse tagamine, sealhulgas määruse [13] artikli 18 kohane õigus saada eelnevalt selget ja täielikku teavet avalikustamise kohta ning õigus esitada vastuväiteid.

24. Eespool toodut arvesse võttes esitab ombudsman vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 Cedefopile soovituse projekti.

Soovituse projekt

Eespool nimetatud järelduste põhjal esitab ombudsman Cedefopile järgmise soovituse projekti:

Valikumenetluste läbipaistvuse tagamiseks peaks Cedefop võtma vastu uue poliitika, mis võimaldab tal avaldada valikukomisjoni liikmete nimed viisil, mis on kooskõlas andmekaitse-eeskirjadega.

Cedefopi teavitatakse käesolevast soovituse projektist.  Vastavalt Euroopa Ombudsmani põhikirja artikli 3 lõikele 6 saadab Cedefop üksikasjaliku arvamuse 31. jaanuariks 2013. Üksikasjalik arvamus võiks koosneda soovituse projekti heakskiitmisest ja selle rakendamise kirjeldusest.

P. Nikiforos Diamandouros

Strasbourg, 17. oktoober 2012