Lugupeetud hr X

Otsustasin eespool nimetatud uurimise lõpetada.[1] See puudutas kahte järgmist Frontexi tava üldsuse dokumentidele juurdepääsu taotluste käsitlemisel:

1. Kui Frontex leiab, et taotlus on nii keeruline, et tal on vaja otsida juurdepääsu taotleva isikuga „sõbralikku lahendust“, peab ta taotluse registreerimise edasilükkamist seaduslikuks ja taotlejale kasulikuks ning takistab seega seadusjärgsete tähtaegade kulgema hakkamist.  

2. Kui Frontex leiab, et registreeritud juurdepääsutaotlus on lähemal vaatlusel nii ebatäpne, et dokumenti (dokumente) ei ole võimalik tuvastada, leiab ta, et ta võib seadusjärgsed tähtajad peatada.

Dokumentidele juurdepääsu taotluste kiire menetlemine on kesksel kohal ELi õigusaktides, mis käsitlevad üldsuse juurdepääsu dokumentidele (määrus 1049/2001). Seadusjärgse tähtaja kulgemise takistamine või selle hilisem peatamine on nii tõsine küsimus, et tavaliselt oleks selleks olemas sõnaselged õigusnormid. Kuna neid ei ole, palusin Teil uuesti kaaluda, kas Teie asutus lükkas tagasi minu esialgse ettepaneku lõpetada need kaks tava.[2] Otsustasite seda mitte teha.[3] Seega kinnitan oma soovituses esitatud hinnangut [4] ning lõpetasin uurimise järeldusega, et need tavad kujutavad endast haldusomavoli. 

Lisaks meie lahkarvamusele nende kahe tegevuse seaduslikkuse suhtes pean vajalikuks ja asjakohaseks väljendada mõningaid muresid seoses viisiga, kuidas teie seisukoht selles küsimuses esitati.

Esiteks märgin, et osa teie vastustest keskendus väga üksikasjalikult kõnealuste õigusnormide võimalikele ajaloolistele seadusandlikele kavatsustele. Kuigi õigusteksti tõlgendamisel võib kindlasti olla kasulik vaadata õigusloome ajalugu, leian, et määruse 1049/2001 asjakohaste sätete tõlgendamiseks on olemas piisav ja selge kohtupraktika. Selle kohtupraktikaga on püütud saavutada üldsuse juurdepääsu käsitlevate õigusaktide põhieesmärke. Märgin ka, et Euroopa Parlament võttis hiljuti vastu resolutsiooni, milles ta toetas minu soovitust antud juhtumi kohta [5].

Samuti olete seisukohal, et need tavad on kasulikud juurdepääsu taotlevatele isikutele. Ma ei saa nõustuda, et taotluse esitajatele on kasulik, kui ELi asutus lubab endal kohaldatavaid seadusjärgseid tähtaegu ühepoolselt edasi lükata või peatada. Juurdepääsutaotluse esmase registreerimise puudumisel on taotlejatel võimatu või äärmiselt raske kasutada oma õigusi, mis tulenevad määrusest (EÜ) nr 1049/2001.

Viited kohtupraktikale ja ombudsmani varasematele otsustele on samuti murettekitavad. Esimese puhul palusime varakult konkreetseid viiteid kohtupraktikale,[6] mis väidetavalt õigustab kõnealuseid tavasid [7]. Viited kohtupraktikale, mille me lõpuks saime,[8] näitavad, kui oluliseks peab kohus määruses 1049/2001 sätestatud tähtaegade kasutamist ja järgimist. Eelkõige on kohus selgelt märkinud, et sõbraliku lahenduse leidmine ei võimalda asjaomasel institutsioonil ühepoolselt pikendada üldsuse juurdepääsu taotluste menetlemise tähtaegu [9].

Seoses minu büroo varasemate otsustega märgin, et olete teinud sellistest otsustest üldisi oletusi, kui see ei olnud põhjendatud. Näiteks viitasite juhtumile, mis puudutas Euroopa Ravimiametit,[10] kuid mida saab lugeda üksnes selle väga konkreetsete faktide [11] valguses ning millele ei saa tugineda järeldamaks, et ombudsman peab registreerimise edasilükkamist üldiselt mõistlikuks või seaduslikuks. Juhtum, millele Te viitasite, puudutas mitut taotlust üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, mille üks taotleja esitas ajaliselt lähestikku ja mida võib mõistlikult pidada üheks taotluseks, mille menetlemine tooks kaasa ülemäärase halduskoormuse. Leidsin, et Euroopa Ravimiametil on sellistel juhtudel õigus otsida õiglast lahendust ja et selline õiglane lahendus võib teatavatel tingimustel kaasa tuua selliste arvukate taotluste menetlemise edasilükkamise. Loomulikult tervitan ja julgustan oma büroo järelduste kasutamist võrdlusallikana, kuid on masendav, kui selline kasutamine jätab mulje katsest paljastada vasturääkivusi ja diskrediteerida hilisemaid hinnanguid.

Samuti on masendav näha, et minu viidet Euroopa Komisjoni praktikale, mis käsitleb taotluste enneaegse registreerimise küsimust, tõlgendatakse nii, et minu büroo üldiselt julgustab taotluste uuesti registreerimist, mida Frontex peab ebatäpseks. Oma soovituses ütlesin, et „kui institutsioon või asutus saab mõistliku aja jooksul (2–3 tööpäeva) aru, et ta on ekslikult registreerinud ebatäpse taotluse“, võib sellise enneaegse registreerimise parandamine olla mõistlik. Mainisin sõnaselgelt, et pean taotluse uuesti registreerimist mõistlikuks ainult juhul, kui see toimub enneaegse registreerimise kiire parandamise kontekstis 2-3 tööpäeva jooksul alates taotluse kättesaamise kuupäevast. Ma ei toetanud komisjoni tava registreerida juurdepääsutaotlused kui sellised ümber.

Mul on kahju, et seda uurimist ei ole olnud võimalik positiivsema märkusega lõpetada.

Lugupidamisega,

Emily O'Reilly
Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 13. märts 2024

[1] Juhtumi lehekülg ombudsmani veebisaidil: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/158399

[2] Ombudsmani 7. novembri 2023. aasta kiri: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/177525

[3] Frontexi tegevdirektori 15. detsembri 2023. aasta vastus: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183332

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/170366

[5] Euroopa Parlamendi 14. detsembri 2023. aasta resolutsioon Frontexi kohta, tuginedes LIBE-komisjoni Frontexi kontrolli töörühma teabekogumisuurimisele (P9_TA(2023)0483, punkt 10): https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2023-0483_EN.html

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183333

[7] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/183334

[8] https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/183335

[9] Euroopa Kohtu 2. oktoobri 2014. aasta otsus kohtuasjas Strack vs. komisjon, C-127/13, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62013CJ0127, punktid 26–28.

[10] Kohtuasi 1608/2017/ MIG (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/111254).

[11] Juhtumi 2243/2022/SF puhul rõhutas ombudsman järgmist konkreetsust: „Ombudsman on varem leidnud, et teatavatel asjaoludel võib järjekordade mehhanism olla „õiglane lahendus“, kui institutsioon peaks muidu ülemäärase halduskoormuse tõttu keelduma üldsuse juurdepääsu võimaldamisest. Täpsemalt puudutasid varasemad kohtuasjad mitut taotlust üldsuse juurdepääsuks dokumentidele, mille üks taotleja esitas ajaliselt lähestikku ja mida võis mõistlikult pidada „üheks taotluseks“, mille menetlemine tooks kaasa ülemäärase halduskoormuse. Ombudsman leidis, et EMA-l on sellistel juhtudel õigus otsida õiglast lahendust ja et selline õiglane lahendus võib hõlmata selliste korduvate taotluste järjekorda seadmist. Nendel konkreetsetel asjaoludel leidis ombudsman, et järjekordade mehhanism võib olla elujõuline vahend tagamaks, et võimalikult paljud üksikisikud saavad kasutada oma õigust pääseda juurde dokumentidele ning et kõiki üksikisikuid koheldakse õiglaselt ja võrdselt.“ (https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/179137, punkt 32).