Otsus juhtumi 736/2019/PB kohta, mis käsitleb seda, kuidas EUCAP Somalia ^[1] arvutas töökogemust värbamismenetluses ^[2]

Kaebuse taust ^[3]

1. Kaebuse esitaja kandideeris EUCAP Somalia missiooni (edaspidi „missioon“ või „EUCAP Somalia“) rahvusvahelisele lepingulisele ametikohale „missiooni julgeolekuanalüütikuna“. Pärast töövestlust, mis läks väga hästi, palus missioon kaebuse esitajal esitada dokumendid, mis võimaldaksid tal kindlaks määrata tema töökogemuse täpse kestuse. Pärast mõnevõrra pikka ja keerulist hindamist teatas missioon kaebuse esitajale, et tema asjakohase ja dokumenteeritud töökogemuse kestus ei vastanud vaba ametikoha teates nõutud viiele aastale. Seetõttu ei saanud ta talle tööd pakkuda.

2. Selle järelduseni viinud protsessi tulemusena esitas kaebuse esitaja kaebuse Euroopa Ombudsmanile. Ta kritiseeris protsessi pikkust ja seda, mida ta pidas missiooni halvaks teabevahetuseks. Ta väitis, et missioon peaks teda nõuetekohaselt teavitama sellest, kuidas ta tema töökogemust arvutas.

Uurimine

3. Ombudsman algatas uurimise, paludes Euroopa välisteenistusel esitada teavet, mis võimaldaks kaebuse esitajal mõista, kuidas tema töökogemus arvutati.

4.  Pärast põhjalikku konsulteerimist EUCAP Somaliaga esitas Euroopa välisteenistus ombudsmani täiendavatele küsimustele üksikasjaliku vastuse ja seejärel järelvastuse.

5. Ombudsman saatis kaebuse esitajale Euroopa välisteenistuse vastused, et anda talle võimalus esitada oma märkused. Kaebuse esitaja ei esitanud märkusi.

Töökogemuse arvutamine

6. Euroopa välisteenistus esitas kohaldatavate eeskirjade üksikasjaliku ülevaate, mis on esitatud tema palgaastme määramise suunistes. Euroopa välisteenistus pidas neid palgaastme määramise suuniseid äärmiselt oluliseks, märkides, et asjaomast ametikohta rahastatakse otse ELi üldeelarvest. Ta rõhutas, et kuigi varasemat töökogemust hinnatakse alati individuaalselt, jätavad suunised vaid vähe tõlgendamisruumi ning kõrvalekaldumisi juhtpõhimõtetest ja -eeskirjadest.

7. Nende eeskirjade näideteks on näiteks reegel, et ainult osaliselt asjakohast töökogemust arvestatakse 50 % ulatuses või et tasustamata töökogemust võib pidada asjakohaseks ainult siis, kui selle on akrediteerinud asutatud ja tunnustatud organisatsioon. Samuti on olemas täpsed eeskirjad mitme muu olukorra jaoks, nagu osalise tööajaga omandatud töökogemus, proportsionaalselt tehtud töö või ajaliselt kattuv töö.

8. Seejärel selgitas Euroopa välisteenistus kaebuse esitaja töökogemuse arvutamise protsessi.

9. Pärast töövestlust palus missioon kaebuse esitajal esitada tõendid oma töökogemuse kohta. Minimaalne nõutav aastate arv oli viis. Kaebuse esitaja märkis oma taotluses, et tal on kaheksa aasta jooksul seitsmeaastane töökogemus peaaegu kahekümne erineva töösuhte kaudu. 

10. Missioonide personaliüksus järeldas, et kaebuse esitajal oli 5,14-aastane asjakohane töökogemus. Seda oli kontrollinud missiooni finantskontrolli teostaja. Kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega tegi missiooni personaliüksus kaebuse esitaja palgaastme kohta vastava ettepaneku Euroopa Komisjonile, kellel on õigus lõplik palgaaste heaks kiita (või tagasi lükata).

11. Järgnevatel nädalatel arvutati kaebuse esitaja töökogemus mitu korda ümber. Kaebuse esitaja oli esitanud uusi dokumente ning missiooni ja Euroopa Komisjoni vahel toimus sellega seotud teabevahetus. Lisaks asendati vahepeal missiooni finantskontrolli teostaja. Missioon muutis kaebuse esitaja töökogemuse arvutamist 2,4 aastaks. Tema personaliosakond võttis kaebuse esitajaga töökogemuse tõendamiseks ühendust. Ta saatis sellise tõendi ja missioon korrigeeris tema töökogemuse hinnangut 4,61 aastale.

12. Euroopa välisteenistus esitas ombudsmanile konfidentsiaalselt üksikasjaliku tabeli, mida missioon oli kasutanud kaebuse esitaja töökogemuse arvutamiseks. See sisaldab veerge selliste andmetega nagu kuupäevad, töötatud päevade arv, organisatsiooni nimi, kus töötati, ja hinnang selle kohta, kas on esitatud piisavad tõendid [4].

13. Oma vastuses ombudsmanile selgitas Euroopa välisteenistus üksikasjalikult missiooni hinnangut. Näiteks loetleti selles töökogemus, mida loeti 100%-ks, ja töökogemus, mida loeti 50%-ks. Ta loetles ka kogemused, mille kohta kaebuse esitaja ei olnud suutnud tõendeid esitada, mis hõlmasid mõnekuulist tööd riiklikus inimõiguste asutuses ja sarnast tööperioodi riiklikus ministeeriumis.

14. Euroopa välisteenistus märkis, et on ilmne, et „sisemine palgaastmete määramise protsess oli olnud äärmiselt tülikas“. Ta märkis, et kaebuse esitaja oli esitanud mittetäielikud tõendavad dokumendid, mida ta täiendas üksnes missiooni personaliüksuse arvukate taotluste alusel. Protsessi lükkas edasi ka asjaolu, et kaebuse esitaja selgitused ei olnud alati selgelt näidanud, kas kõnealune töökogemus oli olnud osalise tööajaga või täistööajaga, ning missioon pidi seega küsima kaebuse esitajalt selgitusi. Euroopa välisteenistus viitas eespool nimetatud palgaastmete määramise suuniste täpsetele eeskirjadele, mille eesmärk on tagada ühtsed palgaastme määramise otsused.

15. Euroopa välisteenistus rõhutas, et missioon oli kaebuse esitajat sõnaselgelt teavitanud, et ta peab esitama täpsed tõendid oma töökogemuse kohta ning et EUCAP Somalia säilitas teabevahetuses proaktiivse, positiivse, kasuliku ja julgustava tooni ja vaimu.

16. Nagu eespool märgitud, saadeti Euroopa välisteenistuse vastus kaebuse esitajale, kes märkusi ei esitanud.

Ombudsmani hinnang

Kuidas missioon kaebuse esitajaga suhtles

17. Missioon suhtus kaebuse esitaja taotlusesse algusest peale väga positiivselt. Kaebuse esitaja töökogemuse hindamisel ja arvutamisel teatas ta kaebuse esitajale selgelt, et ta soovib kindlaks teha dokumendid, mis tõendavad asjakohast töökogemust. Seetõttu oli üsna selge, et missioon püüdis aidata kaebuse esitajal esitada tõendeid selle kohta, mida ta pidas asjakohaseks töökogemuseks.

Protsessi pikkus ja keerukus

18. Euroopa välisteenistus on täielikult tunnistanud, et see oli tülikas protsess. Mis puudutab selle mõju konkreetselt kaebuse esitajale, siis märgib ombudsman, et missioon teavitas kaebuse esitajat, et ta ei saa teda tööle võtta, kui tal ei ole nõutavat töökogemust, ning et selle kohta tuleb esitada dokumendid. Ombudsman märgib ka, et missiooni üksikasjalik ja tõepoolest pikk hinnang kaebuse esitaja töökogemusele oli tema jaoks põhimõtteliselt konstruktiivne ja positiivne: Läbivaadatud hindamise põhjal, mis andis talle 2,4-aastase töökogemuse, läks missioon palju aega, et nõuda ja hinnata täiendavaid dokumente, arvutades lõpuks tema asjakohase ja dokumenteeritud töökogemuse peaaegu viieks aastaks.

19. Eespool öeldut arvesse võttes ei leia ombudsman, et missioon või Euroopa välisteenistus oleks tegutsenud kaebuse esitaja suhtes haldusomavoliga. Ombudsman teeb siiski ettepanekuid asjakohase töökogemuse asjakohasuse ja kestuse kindlaksmääramise menetluse parandamiseks.

20. Lõpuks, kuigi käesoleva kohtuasja ese oli menetluse kestus ja viis, kuidas missioon suhtles kaebuse esitajaga seoses tema töökogemuse arvutamisega, peab ombudsman kohaseks märkida, et missiooni järeldus, et tal ei olnud nõutavat töökogemust, näib olevat põhjendatud ja selles ei ole tehtud ilmset hindamisviga.

Järeldus

Uurimise põhjal lõpetab ombudsman juhtumi järgmise järeldusega:

EUCAP Somalia missiooni ja Euroopa välisteenistuse tegevuses kaebuse esitajaga ei esinenud haldusomavoli.

Kaebuse esitajat ja Euroopa välisteenistust teavitatakse sellest otsusest.

Ettepanek olukorra parandamiseks

Ombudsman peab positiivseks, et Euroopa välisteenistus kasutab uute töötajate värbamisel ja palgaastme määramisel üksikasjalikke palgaastme määramise põhimõtteid. Ombudsman on täheldanud ka sisekontrollide kasulikkust missioonide värbamisel, mis antud juhul näib olevat hästi toiminud.

Käesoleva juhtumi asjaolud, sealhulgas Euroopa välisteenistuse enda tõdemus, et protsess oli „äärmiselt tülikas“, annavad siiski põhjust kaaluda võimalikke parandusi.

Seetõttu teeb ombudsman ettepaneku, et tsiviilkriisiohje missioonid sarnastes menetlustes

a. teavitab võimalikke taotlejaid paremini oma klassifitseerimissuuniste põhireeglitest (näiteks korduma kippuvate küsimuste loetelu vormis);

b. palub taotlejatel endil täita tabel nõutava töökogemusega, julgustades neid esitama oma hinnangu töökogemuse asjakohasuse ja pikkuse kohta;

c. kaaluma sellise vormi kasutuselevõtmist, mis tehniliselt nõuab, et taotleja laadiks iga väidetava asjakohase töökogemuse kohta üles ühe või mitu töökogemust tõendavat dokumenti, ilma milleta ei saa vormi esitada (see ei taga täpsust, kuid rõhutab seda töölevõtmise menetluse olulist aspekti).

Euroopa välisteenistus võib juba teha tööd selliste paranduste sisseviimiseks. Sellisel juhul soovib ombudsman nõuetekohast teavitamist.

Emily O'Reilly
Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 13. juuli 2020

[1] EUCAP Somalia on Euroopa Liidu Nõukogu loodud kriisiohjamise tsiviilmissioon. Ta võtab tööle rahvusvahelisi ja kohalikke lepingulisi töötajaid ning ELi liikmesriikide ja toetavate kolmandate riikide lähetatud kodanikke. Värbamismenetluse viib mõnel juhul läbi missioon Euroopa välisteenistuse osalusel. Rahvusvahelised lepingulised ametikohad avaldatakse Euroopa välisteenistuse veebisaidil.

[2] Ombudsmani otsuse praegune versioon sisaldab redaktsioonilisi parandusi, mida Euroopa välisteenistus soovitas pärast esimese versiooni avaldamist.

[3] Isikuandmete kaitsmiseks ei viidata otsuses üksikasjadele, mis võimaldaksid kaebuse esitajat tuvastada.

[4] Ombudsman täheldas väikest lahknevust kogu töökogemuse esitamises. Tuginedes Euroopa välisteenistuse enda hinnangule selle kohta, milline töökogemus oli asjakohane, oleks arvutus pidanud näitama 4 aastat, 7 kuud ja 9 päeva.