Kaebuse taust

1. Saksamaal elav kaebuse esitaja palus Euroopa Parlamendilt juurdepääsu dokumentidele parlamendi Strasbourgi peakorterisse kutsutud ajakirjanike reisi- ja majutuskulude hüvitamise kohta. Kaebuse esitaja esitas oma juurdepääsutaotluse 23. mail 2019 veebiplatvormi FragDenStaat kaudu.

2. Kaebuse esitaja saatis parlamendile mitu meeldetuletust. Oma viimases meeldetuletuses, mis saadeti 31. juulil 2019, palus kaebuse esitaja, et parlament saadaks talle oma otsuse e-posti teel nii kiiresti kui võimalik.

3. Parlament vastas 1. augustil 2019 e-kirjaga, et ta saadab oma otsused, millega keeldutakse andmast üldsusele juurdepääsu dokumentidele, tähitud kirjaga. Registerpost annab usaldusväärse tõendi - kättesaamise kinnituse - 15 tööpäeva pikkuse tähtaja kohta, mille jooksul taotlejad võivad vaidlustada üldsuse juurdepääsu keelamise otsuse.^[1] Seepärast saatis parlament oma otsuse kaebuse esitajale tähitud kirjaga, mitte e-postiga.

4. Kuna kaebuse esitaja ei olnud parlamendi vastusega rahul, pöördus ta ombudsmani poole. Ta väitis, et teised ELi institutsioonid, näiteks Euroopa Komisjon, on kodanikusõbralikumad, kuna nad saadavad tagasilükkamise otsused lisaks tähitud kirjale ka e-posti teel. Ta väitis ka, et parlament ei põhjendanud nõuetekohaselt oma keeldumist saata otsus e-posti teel.

Uurimine

5. Ombudsman algatas uurimise seoses Euroopa Parlamendi keeldumisega saata otsus dokumentidele juurdepääsu taotluse kohta lisaks tähitud kirjale ka e-posti teel.

6. Uurimise käigus sai ombudsman parlamendilt teatavaid selgitusi kaebuses tõstatatud küsimuste kohta.

7. Parlament esitas sündmuste kronoloogia järgmiselt: Ta oli 9. juulil 2019 teinud lõpliku otsuse, millega jäeti rahuldamata kaebuse esitaja taotlus tutvuda dokumentidega, ja saatnud selle talle tähitud kirjaga. Kaebuse esitaja allkirjastatud kättesaamistõend näitas, et ta sai otsuse kätte 16. juulil 2019. Kaebuse esitaja saatis meeldetuletused 23. ja 31. juulil 2019, hoolimata asjaolust, et ta oli otsuse juba kätte saanud. Parlament vastas kaebuse esitajale 1. augustil 2019, selgitades, miks ta saatis otsuse tähitud kirjaga, mitte e-postiga.

8. Parlament selgitas ombudsmanile, et saadab e-posti teel positiivsed vastused dokumentidele juurdepääsu taotlustele. Otsused, millega keelatakse üldsuse juurdepääs dokumentidele, tehakse õiguskindluse tagamiseks alati teatavaks tähitud kirjaga. Nagu on sätestatud ELi lepingus, jõustuvad ELi institutsioonide tehtud otsused adressaati teavitades. ELi kohtupraktikas ^[2] eelistatakse tähtkirjaga teatamist e-posti teel kättetoimetamise kinnitustele. Parlament väitis, et kui otsused, millega keeldutakse üldsuse juurdepääsu võimaldamisest dokumentidele, saadetakse süstemaatiliselt e-posti teel, võib adressaat kalduda paberkandjal otsust postkontorist mitte vastu võtma ega allkirjastama seega kättesaamise kinnitust, mida ta õiguskindluse huvides nõuab.

9. Parlament teatas, et ta võib saata dokumentidele juurdepääsu keelava otsuse koopia ka taotleja isiklikule e-posti aadressile, kui taotleja seda taotleb ning kui taotleja on tähitud kirjaga saadetud otsuse juba kätte saanud ja kinnitanud. Andmekaitse-eeskirjade järgimiseks ^[3] ei ole siiski hea haldustava saata dokumentidele juurdepääsu keelavaid otsuseid veebiplatvormi, näiteks kaebuse esitaja kasutatava platvormi kaudu loodud muudele kui isiklikele e-posti kontodele. Kui e-kirjad ja nende lisad saadetakse sellistele kontodele, võidakse need automaatselt avaldada internetis ilma eelneva kontrollita. Otsus võib sisaldada nii taotleja kui ka kolmandate isikute isikuandmeid.

10. Parlament ütles, et ei saa kohaldada Euroopa Komisjoni tava saata dokumentidele juurdepääsu keelavaid otsuseid süstemaatiliselt nii e-posti kui ka tähitud posti teel. Erinevalt komisjonist ei ole parlamendil detsentraliseeritud süsteemi üldsuse dokumentidele juurdepääsu esialgsete taotluste käsitlemiseks.

Ombudsmani hinnang

11. Parlament ei keeldu alati negatiivse otsuse saatmisest e-posti teel lisaks tähitud kirjaga saatmisele. Kui teatavad tingimused on täidetud, võib parlament saata otsuse ka e-posti teel.

12. Käesoleval juhul leiab ombudsman, et kaebuse esitaja sõnastas oma 23. ja 31. juuli meeldetuletused nii, nagu ei oleks ta veel saanud parlamendilt eitavat otsust, mitte aga taotlusena saada otsuse koopia ka e-posti teel. Kuigi ombudsman leiab, et parlament oleks võinud saata otsuse ka e-posti teel, nagu nõutud, ei olnud parlamendil antud asjaoludel ebamõistlik vastata kaebuse esitajale nii, nagu ta seda tegi.

13. Parlament on põhjendanud, miks ei saadeta negatiivseid otsuseid automaatselt e-posti teel ja tähitud kirjaga. Sellega seoses tunnistab ombudsman, kui oluline on kindlalt teada, millal taotleja vastuse saab, et määrata kindlaks kaebuse esitamise tähtaeg vastavalt dokumentidele juurdepääsu käsitlevatele kohaldatavatele eeskirjadele.^[4] Kuigi ELi kohtud leiavad, et otsuse teatavakstegemine väljastusteatega tähitud posti teel on e-posti teel kättetoimetamise kinnitustega võrreldes eriti turvaline lahendus, tunnistavad nad ka seda, et muud haldusotsustest teatamise viisid võivad vastata õiguskindluse vajadusele.^[5] Ombudsman julgustab kõiki ELi institutsioone töötama välja ajakohasemaid ja kodanikusõbralikumaid lähenemisviise haldusotsustest teatamisele, millega saavutatakse nõutavad turvalisuse ja õiguskindluse standardid.

Järeldus

Uurimise põhjal lõpetab ombudsman juhtumi järgmise järeldusega:

Euroopa Parlamendi haldusomavoli selles juhtumis ei esinenud.

Kaebuse esitajat ja Euroopa Parlamenti teavitatakse sellest otsusest.

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 28. mai 2020

[1] Kooskõlas tähtaegadega, mis on sätestatud määruses (EÜ) nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele, kättesaadav aadressil: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Vt Üldkohtu 7. detsembri 2018. aasta otsus kohtuasjas GE.CO.P. Generale Costruzioni e Progettazioni SpA vs. Euroopa Komisjon, T-280/17, punktid 50–62.

[3] Määrus (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes, kättesaadav aadressil: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[4] Määruse (EÜ) nr 1049/2001 artikli 7 lõige 2.

[5] Vt joonealuses märkuses 2 viidatud kohtuotsus GE.CO.P., punktid 61 ja 62.