Kaebuse taust

1. Kaebuse esitaja ei osutunud valituks valikumenetluses IT-spetsialistide töölevõtmiseks, mille korraldas Vabadusel, Turvalisusel ja Õigusel Rajaneva Ala Suuremahuliste IT-süsteemide Operatiivjuhtimise Euroopa Liidu Amet (eu-LISA)^[1]. Ta ei olnud tulemusega rahul ja kaebas eu-LISA otsuse edasi. Eu-LISA lükkas tema kaebuse tagasi ja pöördus Euroopa Ombudsmani poole.

Uurimine

2. Ombudsman algatas uurimise seoses kaebuse esitaja murega, et eu‑LISA ei vastanud kõigile kaebuses tõstatatud küsimustele ja et saadud vastused olid ebaõiged.

3. Uurimise käigus saatis eu‑LISA kaebuse esitajale täiendava vastuse, lahendades kaebuse esimese aspekti.

4. Ombudsman on võtnud arvesse kaebuse esitaja märkusi selle vastuse kohta ning eu-LISA täiendavaid selgitusi valikumenetluste suhtes kohaldatavate eeskirjade kohta.

Poolte argumendid

5. Kaebuse esitaja väitis, et:

a) „Vaba ametikoha teade“, milles oli esitatud ametijuhend, kirjeldas „süsteemiinseneri“ ülesandeid, samas kui valikumenetluse eesmärk oli võtta tööle „süsteemiadministraator“.

b) eu-LISA pikendas taotluste esitamise tähtaega, võimaldades seega rohkematel inimestel taotlusi esitada.

c) Vestlused läbi viinud „valikukomiteesse“ ei kuulunud selle üksuse liiget, kus edukad kandidaadid tööle asuvad.

d) Vestlus oli ebatüüpiline ja hõlmas tehnilisi küsimusi,^[2] mis ei olnud seotud vaba ametikoha teates esitatud profiiliga.

e) Kirjalik test sisaldas küsimusi, mis näisid olevat kohandatud praegustele või endistele eu‑LISA töötajatele. Lisaks ei teadnud hagejad ette kirjaliku katse iga osa osakaalu kogupunktisummas.

f) Oma töökogemuse põhjal oleks ta pidanud saama palju suurema punktisumma.

g) Eu-LISA teavitas teda valikumenetluse tulemustest alles 19. juulil 2017, kuigi tema vestlus toimus 6. aprillil 2017.

h) Kandidaadid võisid esitada apellatsioonkaebuse ainult posti teel, mis võis läbivaatamist edasi lükata ja tähendada, et edukad kandidaadid olid suurema tõenäosusega juba tööle võetud, mis muutis apellatsioonkaebuse kasutuks.

6. Eu-LISA väitis, et:

a) Tal on menetluse korraldamise eeskirjade ja tingimuste kindlaksmääramisel ulatuslik kaalutlusõigus. See laieneb valikukriteeriumidele, mis määratakse kindlaks ametikoha jaoks vajalike oskuste ja teenistuse huvide põhjal.

b) Kuigi eu-LISA-l puuduvad erieeskirjad värbamismenetluste tähtaegade pikendamise kohta, kohaldab ta ELi asutuste kasutatavates riigihankesuunistes sätestatud põhimõtet.^[3] Suunistes on sätestatud, et tähtaegu võib pikendada enne esialgse tähtaja möödumist. Eu-LISA teatas ombudsmanile, et kavatseb selle probleemi lahendamiseks võtta vastu töölevõtmise suunised.

c) eu-LISA tegevdirektor nimetas valikukomisjoni ametisse kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega ^[4]. Valikukomisjoni esimees teatas kandidaatidele, et üks komisjoni liige on üksusest, kus edukad kandidaadid töötavad.

d) Kõiki taotlejaid koheldi võrdselt ning neile esitati samad suuliselt ja kirjalikult vastatavad küsimused. Mis puudutab kaebuse esitaja viidatud tehnilisi küsimusi, siis leidis eu-LISA, et need on seotud vaba ametikoha teates esitatud ametijuhendiga. Lisaks oli kaebuse esitaja oma taotluses märkinud, et tal on selles valdkonnas kogemusi, ning seetõttu kasutas valikukomisjon oma kaalutlusõigust, et hinnata taotluses esitatud teabe täpsust.

e) Kirjaliku katse küsimused põhinesid objektiivsetel „hindamiskriteeriumidel“, mis võeti vastu enne valikumenetlust ja kooskõlas vaba ametikoha teatega. Kaebuse esitaja oletus, et ta eelistas teatavaid taotlejaid, ei olnud põhjendatud. Tegelikult ei olnud ükski edukas kandidaat varem eu-LISAs töötanud.

f) Kaebuse esitaja punktisumma kajastas valikukomisjoni otsust selle kohta, kui hästi vastas tema suulistes ja kirjalikes vastustes esitatud teave hindamiskriteeriumidele. Pärast kaebuse esitamist vaatas komisjon kaebuse esitaja toimiku uuesti läbi. Ta järeldas, et viga ei olnud ja et talle antud hinded olid õiged.

g) Tulemustest teatamine oli kooskõlas ELi asutuste tavadega.

h) Vaba ametikoha teates ei täpsustatud, kuidas kandidaadid saavad kaebusi esitada. Kuigi vaba ametikoha teates oli märgitud eu-LISA postiaadress, oleks kaebuse esitaja võinud esitada oma kaebuse valikumenetlusega seotud kirjavahetuseks ette nähtud e-posti aadressil. Eu-LISA lisas, et valikumenetlused kestavad tavaliselt mitu kuud.

Ombudsmani hinnang

 a) Töö kirjeldus vaba ametikoha teates

7. Kaebuse esitaja väidab, et vaba ametikoha teates esitatud ametijuhendis kirjeldati pigem „süsteemiinseneri“ kui „süsteemihalduri“ ülesandeid. Eu-LISA märgib õigesti, et tal on selles valdkonnas ulatuslik kaalutlusõigus, mis hõlmab ka seda, kuidas ta määratleb ametikoha jaoks vajalikke oskusi. Miski ei viita sellele, et eu-LISA oleks ületanud talle süsteemiadministraatori vaba ametikoha teates antud ulatuslikku kaalutlusõigust. Kuigi eu-LISA oleks võinud eelistada mõiste „süsteemihaldur“ järjepidevat kasutamist, on ombudsman seisukohal, et mõiste „süsteemiinsener“ kasutamine vaba ametikoha teate kahes kohas ei ole eu-LISA ulatuslikku kaalutlusõigust arvestades problemaatiline ^[5].

b) Tähtaja pikendamine

8. Esialgne taotluste esitamise tähtaeg oli 3. jaanuar 2017. Eu-LISA avaldas oma otsuse tähtaega pikendada 19. detsembril 2016, st enne tähtaja möödumist. ELi institutsioonidel, organitel ja asutustel on kaalutlusõigus pikendada taotluste esitamise tähtaega, et tagada võimalikult lai kandidaatide ring. Ombudsman väljendab heameelt asjaolu üle, et eu-LISA kavatseb kehtestada konkreetsed värbamissuunised.

c) Valikukomisjoni koosseis

9. Eu-LISA ajutiste töötajate töölevõtmise eeskirjades ^[6] on sätestatud, et üks valikukomisjoni liige peab olema vastava osakonna, üksuse või sektori spetsialist/ekspert. Oma vastuses kaebuse esitajale kinnitas eu-LISA, et valikukomisjoni liige oli tõepoolest asjaomasest üksusest. Kaebuse esitaja ei ole esitanud vastupidiseid tõendeid.

d) Intervjuu

10. Eu-LISA eeskirjades on sätestatud, et valikukomisjon peab: määrab kindlaks vestlusküsimused enne valikumenetlust, esitab kõigile kandidaatidele samad küsimused ja korraldab sama kestusega vestlusi. Kaebuse esitaja ei ole esitanud tõendeid selle kohta, et valikukomisjon ei järginud vestluse ajal neid sätteid või diskrimineeris teatavaid kandidaate.

11. Vestlusel esitatud tehniliste küsimuste kohta peab ombudsman eu-LISA selgitusi mõistlikuks. Kaebuse esitaja ei ole esitanud ühtegi veenvat argumenti selle kohta, et eu-LISA vastus oli ilmselgelt vale või et nende küsimuste esitamine ei olnud põhjendatud.

e) Kirjalik katse

12. Vaba ametikoha teates märgiti, et taotlejad peaksid tõendama, et neil on „töökogemus hankemenetluste tehniliste kirjelduste koostamisel“. Seega on õige eu-LISA vastus, et kirjaliku testi küsimused põhinesid vaba ametikoha teatel. Mis puudutab kirjaliku testi iga osa kaalumist, siis vastab tõele, et eu-LISA edastas selle teabe kaebuse esitajale alles pärast seda, kui ta oli seda palunud. Ombudsman märgib siiski, et kohaldatavates eeskirjades ei ole sätet, mis nõuaks eu-LISA-lt sellise teabe ennetavat kättesaadavaks tegemist ^[7].

13. Samas, kui konkreetsel testil on mitu osa, võib olla kasulik, kui kandidaadid teavad eelnevalt eri osadele omistatud kaalu.^[8] eu-LISA võiks kaaluda seda tulevaste valikumenetluste puhul.

f) Hinne

14. Valikukomisjonidel on valikumenetluses osalevate kandidaatide teadmiste ja võimete hindamisel suur kaalutlusõigus ^[9]. Nagu eu-LISA õigesti märkis, ei piisa kaebuse esitaja isiklikust veendumusest tema töötulemuste kohta, et tõendada ilmse vea olemasolu selles, kuidas valikukomisjon tema töötulemusi hindas ^[10].

g) Tulemustest teatamine

15. eu-LISA teavitas kaebuse esitajat valikumenetluse tulemustest kolm kuud pärast tema vestlust. Arvestades, et valikumenetluse eesmärk oli võtta tööle viis IT-spetsialisti, kes vastavad neljale eri profiilile, leiab ombudsman, et ajavahemik kaebuse esitaja vestluse (6. aprill 2017) ja tema tulemustest teatamise (19. juuli 2017) vahel on mõistlik.

h) Kaebuste esitamise kord

16. Vaba ametikoha teates oli märgitud, et taotlejad võivad esitada kaebuse eu-LISA postiaadressile. Ta ei maininud, et taotlejad võiksid saata oma kaebused muul viisil (näiteks e-posti teel). Vaba ametikoha teates oli siiski märgitud, et taotlejad võivad kasutada eu-LISA funktsionaalset e-posti aadressi, et esitada avaldusi, esitada küsimusi oma isikuandmete kasutamise kohta ja „päringuid valikumenetluse kohta“. Vaba ametikoha teates kasutatud keel ei välistanud selgelt muid suhtlusvahendeid kaebuse esitamiseks. Isegi kui see oleks nii, ei esitanud kaebuse esitaja mingeid tõendeid selle kohta, et postiaadressi kasutamine lükkas edasi seda, kuidas eu-LISA tema kaebust menetles, võimaldades eu-LISA-l vahepeal tööle võtta veel ühe kandidaadi.

17. Selguse huvides ja sarnaste probleemide vältimiseks tulevikus võiks eu-LISA vaba ametikoha teates sõnaselgelt nimetada kõiki võimalikke vahendeid, mida kandidaadid saavad kasutada kaebuse esitamiseks.

Järeldus

Uurimise põhjal lõpetab ombudsman juhtumi järgmise järeldusega:

Vabadusel, Turvalisusel ja Õigusel Rajaneva Ala Suuremahuliste IT-süsteemide Operatiivjuhtimise Euroopa Liidu Amet (eu LISA) ei ole haldusomavoli toime pannud.

Kaebuse esitajat ja eu-LISAt teavitatakse sellest otsusest.

 

Emily O'Reilly

Euroopa Ombudsman

Strasbourg, 25. aprill 2019

 

[1] Vaba ametikoha teade eu-LISA/16/TA/AD5/12.1, kättesaadav aadressil: https://www.eulisa.europa.eu/JobOpportunities/Job%20Opportunities/IT%20Specialist%20(5%20posti)%20-%20Pikaajaline%20deadline/VN_EXT%20-%20IT%20Specialist%20AD5_EXTENDED.pdf

[2] Eelkõige viitas kaebuse esitaja küsimusele „omandiõigusega kaitstud taotluste“ kohta.

[3] Vt „Riigihangete suunised praktikutele: https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/guides/public_procurement/2018/guidance_public_procurement_2018_en.pdf.

[4] eu-LISA haldusnõukogu 18. novembri 2015. aasta otsus nr 2015-166, millega kehtestatakse üldised rakendussätted Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste artikli 2 punkti f kohase ajutiste töötajate töölevõtmise ja kasutamise korra kohta.

[5] Vaba ametikoha teate punkt 3.4 (milles kirjeldatakse süsteemiadministraatori ülesandeid) on sõnastatud järgmiselt: „Süsteemiinsener haldab sisemist ja välist koordineerimist kõigi sidusrühmadega seotud teenuste määratlemiseks, sealhulgas kliendinõuete ja -vajaduste inkorporeerimiseks ning müüjasuhete haldamiseks. Süsteemiinsener vastutab sellega seoses süsteemi infrastruktuuri ja sellega seotud lepingute operatiivjuhtimise eest.“ Seejärel tehakse vaba ametikoha teates kokkuvõte süsteemiadministraatori ülesannetest järgmiselt: „Tulevase süsteemitaristu kavandamine, sealhulgas selle integreerimine ameti olemasolevasse tehnilisse ja menetlusraamistikku; juhtimine / suhtlemine väliste töövõtjatega tehnilisest ja tegevuslikust seisukohast; tagada koordineerimine mitmesuguste sidusrühmadega (nt arendus- ja/või hooldustöövõtjad, liikmesriigid, Euroopa Komisjon); Töövõtjate haldamine ning rahastamise, hangete ja lepingute eest vastutava üksuse/osakonna abistamine uute hankemenetluste tehniliste kirjelduste koostamisel.“

[6] Eespool viidatud 18. novembri 2015. aasta otsus nr 2015-166 (joonealune märkus 4).

[7] Eu-LISA rakendussätetes on sätestatud, et vaba ametikoha teates tuleb täpsustada testide liik. Sel juhul oli vaba ametikoha teates täpsustatud, et valikumenetlus hõlmab vestlust ja kirjalikku katset. Ta mainis ka miinimumpunkte, mis tuleb kanda reservnimekirja.

[8] Vt näiteks ombudsmani otsus juhtumi 328/2011/TN kohta, kättesaadav aadressil: https://www.ombudsman.europa.eu/mt/decision/en/11465. 

[9] Kohtuotsus, Esimese Astme Kohus, 19. veebruar 2004, Konstantopoulou vs. Euroopa Kohus, T‑19/03, ECLI:EU:T:2004:49, punkt 43: http://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-19/03.

[10] Kohtuotsus, Esimese Astme Kohus, 1. detsember 1994, Michaël-Chiou vs. komisjon, T-46/93, ECLI:EU:T:1994:285, punkt 50: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A61993TJ0046.