Hecho de conformidad con el artículo 3, apartado 5, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo [1]

Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia en el presente asunto es el principal socio y contratista de un proyecto destinado a apoyar la democratización y la transición a una economía de mercado en Armenia (el «proyecto»). El proyecto se ejecutó entre el 8 de agosto de 2007 y el 31 de diciembre de 2009 y fue gestionado por la Delegación de la UE en Armenia (en lo sucesivo, «la Delegación»). La presente denuncia está relacionada con la denuncia 1651/2012/(ER)PMC, que se refiere a varias presuntas irregularidades en la gestión del proyecto y fue presentada por el mismo denunciante.

2. El 13 de diciembre de 2011, el reclamante se dirigió a la Secretaría General de la Comisión Europea y solicitó acceso a "cualquier documento que se haya redactado y recibido, tanto antes del inicio del proyecto como durante la ejecución del proyecto, así como después del final del proyecto, que se refiera a todas las cuestiones relacionadas con el proyecto y a las relaciones entre los órganos/temas que participan en el propio proyecto ". El reclamante proporcionó ejemplos de los autores y los tipos de documentos solicitados y también puso a la Delegación en copia. La solicitud del denunciante se presentó de conformidad con el Reglamento (CE) no 1049/2001 [2].

3. Teniendo en cuenta el alcance de la solicitud de acceso a los documentos, la Comisión y la Delegación informaron al reclamante, mediante cartas de 9 y 16 de enero de 2012, respectivamente, de que necesitaban más tiempo para tramitar su solicitud.

4. El denunciante reiteró su solicitud en cartas enviadas a la Secretaría General de la Comisión los días 9 y 25 de enero, así como los días 24 y 28 de febrero de 2012, respectivamente. La correspondencia de los días 24 y 28 de febrero de 2012 también se remitió al Director General Adjunto de la Dirección General (DG) DEVCO, el servicio de la Comisión responsable de supervisar el trabajo de la Delegación en relación con el proyecto.

5. Mediante correo electrónico de 28 de febrero de 2012, el Director General Adjunto de la DG Cooperación Internacional y Desarrollo envió una respuesta provisional al reclamante, poniendo a la Unidad de Transparencia de la Secretaría General en copia de su correspondencia.

6. El 9 de marzo de 2012, la Delegación respondió a la solicitud de acceso del demandante. La Delegación facilitó una lista de los documentos pertinentes y comunicó una serie de documentos al reclamante. La Delegación informó al reclamante de que tenía derecho a solicitar una revisión de esta posición presentando una solicitud confirmatoria al Secretario General de la Comisión en un plazo de quince días hábiles.

7. El 29 de marzo de 2012, el demandante envió una carta al Secretario General de la Comisión en la que agradecía a la Comisión los documentos recibidos. Sin embargo, señaló que la mayoría de ellos ya estaban en su poder y que esperaba recibir "otros tipos de documentos que forman parte del expediente del proyecto". Por cierto, el reclamante también señaló ejemplos de correspondencia que se habían divulgado y respecto a los cuales la fecha indicada por la Delegación en su lista de documentos no parecía coincidir con la fecha real en los documentos en cuestión. Además, el denunciante identificó un pequeño número de documentos adjuntos a los documentos divulgados por la Delegación que faltaban y solicitó una traducción del armenio de determinados documentos que había identificado. Por último, el demandante se reservó el derecho de solicitar más documentación.

8. El 8 de mayo de 2012, la Comisión respondió a la "segunda solicitud del autor de 29 de marzo de 2012". Afirmó que, desde su punto de vista, todos los instrumentos administrativos previstos por las disposiciones de la UE en materia de transparencia estaban siendo utilizados deliberadamente y posiblemente abusados por el denunciante. Así pues, la Comisión decidió interrumpir la correspondencia con ella. Añadió, sin embargo, que si el reclamante deseaba que se revisara esta posición, podía escribir al Secretario General de la Comisión en un plazo de 15 días hábiles.

9. Insatisfecho con la forma en que la Comisión había tramitado su solicitud, el 19 de diciembre de 2012 el demandante recurrió al Defensor del Pueblo.

Objeto de la investigación

10. En su denuncia, el denunciante formuló la siguiente alegación y reclamación.

Alegación

La Comisión no concedió acceso a todos los documentos solicitados por el denunciante en su solicitud confirmatoria de 29 de marzo de 2012 ni motivó válidamente su negativa a hacerlo.

Reclamación

La Comisión debe conceder acceso a todos los documentos solicitados o justificar válidamente su negativa a hacerlo.

La investigación

11. El 15 de enero de 2013, el Defensor del Pueblo inició una investigación e invitó a la Comisión a presentar un dictamen. La Comisión envió su dictamen al Defensor del Pueblo el 15 de abril de 2013. El dictamen se remitió al denunciante, que envió sus observaciones el 31 de mayo de 2013.

Análisis del Defensor del Pueblo y conclusiones provisionales

A. Presunta falta de acceso a todos los documentos solicitados o de motivación válida de su negativa a hacerlo

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

12. En su denuncia, el denunciante alegó que la Comisión no concedió acceso a todos los documentos que había solicitado en su solicitud confirmatoria de 29 de marzo de 2012 ni motivó válidamente su negativa a hacerlo. Alegó que la Comisión debía conceder acceso a todos los documentos solicitados o motivar válidamente su negativa a hacerlo.

13. En su dictamen, la Comisión señaló que, mediante carta de 8 de mayo de 2012, había respondido a la carta enviada por el denunciante el 29 de marzo de 2012 que consideraba una «segunda solicitud de acceso a los documentos», informando al denunciante de las razones por las que los servicios de la Comisión no podían dar seguimiento a la solicitud del denunciante.

14. En la misma carta, la Comisión informó al denunciante de la base jurídica específica de su decisión, así como del recurso de que disponía para recurrir dicha decisión. En particular, la carta de 8 de mayo de 2012 contenía un anexo que ilustraba con todo detalle el anterior intercambio de correspondencia entre la Comisión y el denunciante.

15. En sus observaciones, el denunciante recordó en primer lugar las medidas procedimentales que había adoptado en relación con su solicitud, subrayando que se había puesto en contacto reiteradamente con la Comisión para pedirle que tramitara su solicitud dentro de los plazos establecidos.

Evaluación preliminar del Defensor del Pueblo que conduce a una propuesta de solución amistosa

16. El Defensor del Pueblo señala que, en su opinión, la Comisión alegó que, aunque en su reclamación ante el Defensor del Pueblo el demandante se refería al escrito de 29 de marzo de 2012 como una solicitud confirmatoria de acceso, dicho escrito era en realidad, en su forma y en su contenido, una nueva solicitud de acceso a los documentos. La Comisión precisó que ni el título ni el contenido de la carta dejaban claro que se trataba de una solicitud confirmatoria en el sentido del artículo 7, apartado 2, del Reglamento 1049/2001 y, por consiguiente, la Comisión no la registró como tal.

17. En sus observaciones, el denunciante insistió en que su carta de 29 de marzo de 2012 era efectivamente una solicitud confirmatoria, ya que la Comisión, en su carta de 9 de marzo de 2012, indicó que el denunciante podía dirigir dicha solicitud al Secretario General de la Comisión en un plazo de quince días hábiles. El denunciante subrayó que había cumplido este plazo. Además, el denunciante alegó que su carta de 29 de marzo de 2012 no podía considerarse una segunda solicitud de acceso a documentos, ya que no solicitaba nuevos documentos, sino anexos a documentos que ya había recibido de la Comisión.

18. El Defensor del Pueblo no está de acuerdo con la posición de la Comisión. A este respecto, cabe señalar, en primer lugar, que en la carta de la Delegación de 9 de marzo de 2012 se hacía referencia explícita a la posibilidad de presentar una solicitud confirmatoria en un plazo de quince días hábiles y se indicaba la dirección del servicio al que debía enviarse dicha solicitud. La carta del demandante de 29 de marzo de 2012 se envió dentro de dicho plazo y se dirigió al servicio indicado por la Delegación. En segundo lugar, si bien es cierto que la carta del reclamante no se marcó explícitamente como solicitud confirmatoria, el Defensor del Pueblo considera que el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 no contiene un requisito explícito para que los solicitantes utilicen este término. Basta con que un solicitante aclare que no está satisfecho con la respuesta de la institución a su solicitud inicial de acceso. Sin embargo, es evidente que, en su carta de 29 de marzo de 2012, el denunciante, entre otras cosas, cuestionó la exhaustividad de la divulgación de documentos por parte de la Delegación. En tercer lugar, es cierto que la redacción utilizada por el reclamante en su carta de 29 de marzo de 2012 (" nos gustaría recibir otro tipo de documentos ") podría dar la impresión de que el reclamante deseaba presentar una nueva solicitud de acceso. Sin embargo, leído en su totalidad, está claro que el denunciante deseaba hacer uso de la posibilidad de presentar una solicitud confirmatoria. Aparte del hecho de que el denunciante criticó explícitamente que determinados documentos aún no se habían divulgado, cabe señalar que la referencia de la carta de 29 de marzo de 2012 incluía las palabras «Acceso a los documentos Ref Gestdem Mo. 2011/6312», es decir, una referencia explícita a su solicitud inicial de acceso y a la respuesta de la Delegación a la misma. Sobre esta base, el Defensor del Pueblo concluye que la carta del demandante de 29 de marzo de 2012 equivalía efectivamente a una solicitud confirmatoria. Es útil añadir que, en cualquier caso, la Comisión no ha expuesto ninguna razón convincente para explicar cómo su decisión de dejar de corresponder al denunciante tras lo que consideró una nueva solicitud inicial podría conciliarse con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

19. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo debe examinar si la Comisión ha tramitado adecuadamente la solicitud confirmatoria del demandante.

20. La respuesta a esta pregunta es claramente negativa, dado que la Comisión se ha negado explícitamente a abordar el fondo de la solicitud confirmatoria.

21. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo llega a la conclusión preliminar de que la Comisión no tramitó adecuadamente la solicitud confirmatoria del demandante de 29 de marzo de 2012. Por consiguiente, formula a continuación la correspondiente propuesta de solución amistosa, de conformidad con el artículo 3, apartado 5, del Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo.

22. La Defensora del Pueblo considera útil añadir algunas orientaciones para facilitar a la Comisión la respuesta a su propuesta.

23. A este respecto, el Defensor del Pueblo recuerda que, en su carta de 29 de marzo de 2012, el demandante planteó efectivamente tres cuestiones. En primer lugar, identificó lo que percibió como incoherencias en lo que respecta a las fechas de determinados documentos que le habían sido divulgados. En segundo lugar, el denunciante criticó que no se hubieran divulgado determinados anexos de documentos que se le habían puesto a su disposición. En tercer lugar, el demandante solicitó a la Comisión una traducción de determinados documentos redactados en armenio.

24. El Defensor del Pueblo considera que la primera de las cuestiones mencionadas no constituye, en sentido estricto, una solicitud de acceso a los documentos. Sin embargo, sería claramente una buena práctica administrativa que la Comisión abordara las dudas que el denunciante ha planteado a este respecto.

25. Por lo que se refiere a la tercera de las cuestiones mencionadas, el Defensor del Pueblo recuerda que el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 se refiere al acceso a los documentos existentes en poder de las instituciones, pero no obliga a las instituciones a preparar documentos previa solicitud. Por lo tanto, el Reglamento 1049/2001 no obliga a una institución a facilitar traducciones de un documento determinado que obre en su poder, a menos que dichas traducciones ya existan y estén en posesión de la institución.

B. La propuesta de una solución amistosa

Teniendo en cuenta las conclusiones del Defensor del Pueblo, la Comisión podría responder a la solicitud confirmatoria del demandante de 29 de marzo de 2012, abordando las cuestiones planteadas en ella.

Emily O'Reilly

Hecho en Estrasburgo, el 19 de diciembre de 2013.