Estrasburgo, 1.10.2020

Reclamaciones conjuntas 1261/2020/MAS y 1361/2020/MAS

Asunto: Reunión sobre cómo la Agencia Europea de la Guardia de Fronteras y Costas (Frontex) trata las solicitudes de acceso público a los documentos

Muy señor mío:  

 En los últimos meses he recibido varias quejas sobre la tramitación por parte de Frontex de las solicitudes de acceso público a los documentos y, más concretamente, sobre el portal de Frontex para el acceso público a los documentos («el portal»). He decidido abrir una investigación sobre las quejas.

La denuncia 1261/2020/MAS fue presentada por [...], y la denuncia 1361/2020/MAS por [...].

Estas reclamaciones se refieren al hecho de que Frontex responde únicamente a las solicitudes de acceso a documentos a través del portal y excluye otros medios, por ejemplo, el correo electrónico y portales externos como AskTheEU.org y FragDenStaat.de.

Los denunciantes en el asunto 1261/2020/MAS plantearon las siguientes cuestiones adicionales:

• El contenido del portal es accesible solo durante 15 días hábiles.
• No hay posibilidad de una nueva comunicación con Frontex después de que se haya cerrado el caso.
• Todos los documentos divulgados contienen una declaración en la que se reclaman los derechos de autor de Frontex sobre estos documentos.

En este contexto, me remito también a la denuncia 948/2020/MIG ^[1], en la que el reclamante planteó el hecho de que Frontex exige a los solicitantes que presenten una copia de su documento de identidad y no proporciona una forma segura de hacerlo.

A efectos de mi investigación, es necesario reunirse con los representantes pertinentes de Frontex para aclarar las cuestiones planteadas por los denunciantes. Con el fin de facilitar el debate, se adjunta a la presente carta una lista de los temas que se debatirán durante la reunión.

Le agradecería que su oficina se pusiera en contacto con Markus Spoerer, responsable de esta investigación, para acordar las modalidades de la reunión antes del 30 de octubre de 2020.

La información o los documentos que su institución considere confidenciales no se divulgarán a los denunciantes ni a ninguna otra persona sin el acuerdo previo de Frontex. La información y los documentos de este tipo se eliminarán de los expedientes del Defensor del Pueblo Europeo poco después de que finalice la investigación ^[2].

Le saluda con sinceridad,

Emily O’Reilly

Defensor del Pueblo Europeo

Anexos:

- Lista de temas de la reunión

Denuncia 948/2020/MIG

Denuncia 1261/2020/MAS

Denuncia 1271/2020/MAS

Anexo: Lista de temas que se debatirán durante la reunión

1. Antecedentes y proceso de creación del portal (motivo del desarrollo, proceso de desarrollo, consulta a las partes interesadas, antecedentes jurídicos y técnicos)

2. Funcionalidades y funcionamiento del portal (incluida una demostración de las funcionalidades front-end y back-end)

3. Cuestiones planteadas en las denuncias

• Uso exclusivo del portal/restricción de la posibilidad de presentar y recibir documentos por correo electrónico.
• Posibilidad de enviar documentos de forma segura (como tarjetas de identificación) fuera del portal
• Accesibilidad a largo plazo de los documentos y la correspondencia recibidos a través del portal
• Comunicación tras el cierre de un asunto, incluidas las solicitudes confirmatorias
• Derechos de autor de los documentos de Frontex y uso de una marca de derechos de autor

4. Seguimiento de la decisión del Defensor del Pueblo en el asunto 104/2020/EWM sobre la negativa de Frontex a tramitar una solicitud de acceso público a documentos por motivos procedimentales ^[3]

5. Sensibilización sobre las prácticas actuales y los planes futuros en otras instituciones, incluido el proyecto de la Comisión Europea de un portal de acceso público a los documentos previsto para 2021

[1] Véase la carta de mi Oficina de 15 de septiembre de 2020.

[2] De conformidad con los artículos 4.8 y 9.4 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces  

[3] https://europa.eu/!nD63Pd