Antecedentes de la denuncia

1. La denuncia se refiere al rechazo por parte de la Comisión Europea de los costes de personal reclamados por el denunciante, una empresa de alta tecnología con sede en el Reino Unido, en el marco de un proyecto financiado por la UE en el marco de su Quinto Programa Marco para acciones de investigación, desarrollo tecnológico y demostración («el proyecto»). El denunciante participó en el proyecto como miembro de un consorcio.

2. Entre 1998 y 2000, el denunciante celebró cuatro contratos de investigación con la Comisión. En 2002, la Comisión inició una auditoría externa de dichos contratos. Según el informe de auditoría, elaborado en 2003, los costes declarados por el denunciante para estos proyectos no estaban corroborados por documentos adecuados, y no había pruebas de que los costes declarados se hubieran contraído durante los períodos de referencia contractuales. Como resultado de las conclusiones de la auditoría, en 2005 la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) notificó al denunciante el inicio de una investigación externa (OF/2004/0203) sobre los trece contratos en los que el denunciante había participado entre 2000 y 2005. El 26 de diciembre de 2007, la OLAF informó al demandante de que esta investigación se había cerrado sin ningún seguimiento administrativo.

3. El contrato relativo al proyecto en cuestión fue firmado por los socios del consorcio y la Comisión el 30 de noviembre de 2001 y debía seguir siendo válido durante un período de 36 meses. Los contratistas estaban obligados a presentar i) informes periódicos con información sobre el progreso de los trabajos, los recursos empleados, las desviaciones del calendario de trabajo y los resultados, y ii) las declaraciones de gastos correspondientes.

4. Al final del segundo período de referencia, la Comisión rechazó la totalidad de los costes declarados por el denunciante para ese período. La Comisión consideró que el informe correspondiente a ese período no contenía " toda la información necesaria para justificar todos los gastos presentados. Por lo tanto, los gastos no son aceptados por el oficial científico encargado". El denunciante tuvo la oportunidad de declarar los costes durante el tercer período, siempre que presentara los documentos justificativos necesarios. En particular, se le invitó a presentar fichas horarias, una descripción detallada de las tarifas horarias, pruebas de que los gastos de personal eran reales y de que los importes correspondientes se habían abonado al personal afectado, así como documentos justificativos (facturas, recibos) que acreditaran los gastos de viaje y estancia.

5. El 29 de julio de 2009, con el fin de efectuar el pago final del proyecto, la Comisión pidió al denunciante que presentara una certificación por un auditor externo independiente de los costes declarados para los períodos primero y tercero. La Comisión reiteró su solicitud el 4 de septiembre de 2009.

6. En marzo de 2010, el demandante presentó el certificado solicitado, que abarcaba toda la duración del contrato (diciembre de 2001 a noviembre de 2004). Según los auditores, el resumen de la declaración de costes del proyecto confirmó que los costes eran reales y se habían contraído durante el período cubierto.

7. El 16 de septiembre de 2010, la Comisión envió el desglose del proyecto al denunciante. El denunciante pidió explicaciones sobre el cálculo del pago final, ya que había una diferencia entre los importes solicitados y el importe que debía pagarse. Mediante correo electrónico de 29 de diciembre de 2010, la Comisión explicó que, aunque había aceptado el certificado facilitado por los auditores externos, ya había rechazado los costes declarados para el segundo período de referencia. La Comisión añadió que el certificado no contenía ninguna información que pudiera modificar su evaluación anterior sobre la subvencionabilidad de los costes declarados para el segundo período de referencia. En una carta posterior, de 24 de febrero de 2011, la Comisión reiteró que los costes reclamados para el segundo período habían sido desestimados.

8. El demandante se dirigió al Defensor del Pueblo Europeo.

Objeto de la investigación

9. El Defensor del Pueblo inició una investigación sobre la siguiente alegación y reclamación.

Alegación:

La Comisión no reconoció determinados costes soportados por el denunciante en el proyecto como costes subvencionables.

Reclamación:

La Comisión debe reconocer los costes mencionados como costes subvencionables.

La investigación

10. El 20 de septiembre de 2011, el Defensor del Pueblo solicitó aclaraciones al demandante. El 3 de octubre de 2011, el denunciante envió sus aclaraciones y documentos justificativos. El 30 de noviembre de 2011, el Defensor del Pueblo envió a la Comisión una solicitud de dictamen. El 27 de marzo de 2012, la Comisión envió su dictamen. El Defensor del Pueblo recibió las observaciones del demandante sobre el dictamen el 26 de abril de 2012. El 15 de noviembre de 2013, los servicios del Defensor del Pueblo llevaron a cabo una inspección del expediente de la Comisión relativo al presente asunto. El 29 de noviembre de 2013, el Defensor del Pueblo envió una copia del informe sobre la inspección a la Comisión y al demandante. Recibió observaciones del denunciante el 23 de diciembre de 2013.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

11. Como punto de partida, el Defensor del Pueblo considera necesario señalar que, de conformidad con la posición consolidada del Defensor del Pueblo, en los casos relativos a litigios contractuales está justificado limitar sus investigaciones a examinar si la institución le ha proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones, y por qué cree que su opinión sobre la posición contractual está justificada. Si ese es el caso, la Defensora del Pueblo concluirá que su investigación no ha revelado un caso de mala administración. Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su litigio contractual sea examinado y resuelto con autoridad por un órgano jurisdiccional competente [1]. En vista de lo anterior, el papel del Defensor del Pueblo en el presente asunto se limita a examinar si la posición de la Comisión era razonable y justa en relación con su decisión de rechazar parte de las costas reclamadas por el demandante.

A. Presunta falta de reconocimiento de determinados costes como subvencionables y reclamaciones conexas

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

12. El denunciante alegó que la decisión de la Comisión de considerar no subvencionables determinados costes era injusta y no estaba justificada.

13. En su dictamen, la Comisión explicó que había decidido rechazar los costes declarados para el segundo período en enero de 2004 porque el informe científico correspondiente a dicho período se consideraba incompleto e insuficiente para justificar los costes declarados por el denunciante. Esta decisión se basó en los siguientes hechos: i) en octubre de 2003, en la reunión de evaluación intermedia del proyecto, el coordinador del proyecto cuestionó la contribución del reclamante al proyecto y subrayó el hecho de que la mayoría de los informes esperados del reclamante se habían retrasado; ii) estos retrasos también fueron subrayados por el coordinador en el informe sobre el segundo período del proyecto. En su dictamen, la Comisión también hizo referencia a una nota interna de 14 de diciembre de 2010, en la que el director científico del proyecto explicaba detalladamente los antecedentes y las razones por las que se habían rechazado los costes declarados para el segundo período. La Comisión observó que el documento era confidencial, pero que el Defensor del Pueblo podía consultarlo previa solicitud.

14. La Comisión también señaló que dio al denunciante la oportunidad de declarar los costes pertinentes durante el tercer período, siempre que presentara los documentos justificativos necesarios. Sin embargo, el denunciante no lo hizo en el tercer período ni en el informe final.

15. En sus observaciones, el denunciante alegó que, en 2004, había enviado copias de fichas horarias, recibos de viaje y pruebas de los pagos efectuados al personal en relación con el proyecto para el segundo período, no solo al coordinador del proyecto, sino también a la propia Comisión. También criticó el hecho de que la Comisión no tuviera en cuenta la contribución del denunciante durante el segundo período, a pesar de que el proyecto no podría haberse completado sin esta contribución. En sus observaciones sobre el informe de inspección, el denunciante reiteró que el proyecto había tenido éxito, a pesar de algunos retrasos.

Evaluación del Defensor del Pueblo

16. En primer lugar, el Defensor del Pueblo señala que el principal punto de desacuerdo entre el reclamante y la Comisión se refiere a los costes reclamados para el segundo período de referencia. La decisión de la Comisión de no aceptar ningún coste en relación con ese período se basó en la supuesta i) escasa contribución del denunciante durante el segundo período de referencia, y ii) su falta de presentación de las pruebas justificativas necesarias.

17. En relación con la contribución del reclamante al proyecto, el Defensor del Pueblo señala que de una serie de documentos, a saber, el informe sobre el segundo período de referencia, el informe final de gestión y los documentos relativos a la reunión de evaluación intermedia del proyecto y los pagos intermedios, se desprende que la contribución del reclamante durante el segundo período no se consideró satisfactoria. Sobre la base de estos documentos, la Comisión decidió no aprobar los costes reclamados por razones técnicas.

18. El denunciante no parece haber impugnado las declaraciones contenidas en estos documentos sobre su rendimiento cuando se publicó el informe final. Tampoco parece que el denunciante haya impugnado el rechazo de sus costes para el segundo período de referencia en ese momento. De hecho, no fue hasta que presentó sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión en el contexto de la presente investigación que el denunciante alegó, por primera vez, que había presentado documentos justificativos en relación con los gastos de personal y de viaje efectuados durante el segundo período.

19. El Defensor del Pueblo señaló que, si bien el demandante adjuntó los documentos en cuestión a sus observaciones, no facilitó ninguna información sobre la fecha en que se redactaron dichos documentos ni ninguna prueba que demostrara que se habían presentado realmente a la Comisión. Para aclarar esta cuestión, el Defensor del Pueblo llevó a cabo una inspección del expediente de la Comisión. Durante esta inspección, los servicios del Defensor del Pueblo examinaron minuciosamente el expediente para determinar si contenía los documentos que el demandante alegaba haber presentado a la Comisión. Sin embargo, no encontraron rastros ni pruebas de que la Comisión hubiera recibido nunca tales documentos.

20. Además, el Defensor del Pueblo señala que todas las comunicaciones entre el demandante y la Comisión se llevaron a cabo por correo electrónico o por correo certificado. Se facilitaron copias de toda la correspondencia al Defensor del Pueblo. La única correspondencia con la que no se facilitó al Defensor del Pueblo se refería a los documentos en cuestión, que, como se ha indicado anteriormente, la Comisión alegó que nunca había recibido. Además, en la sección 1.4 del informe final del proyecto, titulada «Asignación de mano de obra», se indica claramente que faltaban las cifras relativas a los esfuerzos reales del denunciante durante ese período y en relación con cada tarea en la que participaba. El Defensor del Pueblo concluye que los factores anteriores corroboran las conclusiones de la inspección del expediente de la Comisión, a saber, que la Comisión no recibió las pruebas documentales solicitadas.

21. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha proporcionado una explicación coherente y razonable de por qué cree que su opinión sobre la posición contractual está justificada. Dado que la alegación del autor no puede sostenerse, su alegación tampoco puede prosperar. El Defensor del Pueblo, por lo tanto, cierra la investigación con la conclusión de que no existe mala administración.

B. Conclusión

Sobre la base de la investigación de esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

No ha habido mala administración.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

Emily O'Reilly

Hecho en Estrasburgo, el 27 de febrero de 2014.

[1] Decisión por la que se da por concluida la investigación del Defensor del Pueblo sobre la reclamación 346/2009/(BEH)KM contra la Comisión, punto 36.