Antecedentes de la denuncia

1. El presente asunto se refiere a una solicitud al BEI para que facilite información sobre la situación laboral de X. El denunciante afirma que esta persona trabaja para el BEI.

2. La empresa denunciante participó en un proceso de contratación pública en Grecia. El 2 de junio de 2011, se puso en contacto con el BEI para solicitar información sobre X. El denunciante declaró que X había participado en el proceso de contratación como miembro de un consorcio a pesar de que estaba empleado por el BEI. Solicitó información sobre la situación laboral de X, incluida la duración de su contrato de trabajo.

3. Mediante correo electrónico de 10 de junio de 2011, el denunciante reiteró su solicitud. Ese mismo día, el BEI respondió que su departamento de Recursos Humanos se ocupaba de la cuestión y que se pondría en contacto con el demandante en breve. Al no haber recibido respuesta, el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo Europeo el 16 de diciembre de 2011.

4. El 12 de enero de 2012, tras la intervención del Defensor del Pueblo mediante una llamada telefónica, el BEI informó al demandante de que el caso había sido transferido a la División de Investigación de Fraudes del BEI, de que se había iniciado una investigación interna y de que el demandante sería informado del resultado.

5. El 30 de enero de 2012, el reclamante recibió un correo electrónico del jefe del departamento de Recursos Humanos del BEI en el que afirmaba que «a la luz de la normativa aplicable en materia de protección de datos, el BEI no está en condiciones de facilitarle la información solicitada, ya que no ha demostrado que i) la transferencia de los datos solicitados sea necesaria en interés público o en relación con una actividad de una autoridad pública, ni que ii) la transferencia de los datos solicitados no vaya en detrimento de los intereses legítimos del interesado. En caso de que pueda demostrar que se cumplen estas condiciones legales, nos complacerá volver a examinar su solicitud". El reclamante impugnó la negativa del BEI a facilitarle la información solicitada.

Objeto de la investigación

6. El Defensor del Pueblo decidió solicitar al BEI un dictamen sobre la siguiente alegación y reclamación:

El BEI no facilitó al reclamante información sobre la situación y la duración del contrato de trabajo entre el BEI y X.

El BEI debe facilitar al reclamante la información solicitada.

La investigación

7. De conformidad con el Memorando de Entendimiento entre el Defensor del Pueblo y el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD)[1], el Defensor del Pueblo también decidió consultar al SEPD sobre la aplicación de los principios de protección de datos. El 25 de abril de 2012, el SEPD presentó su dictamen, que se remitió al demandante y al BEI. El 5 de julio de 2012, el BEI emitió su dictamen. El Defensor del Pueblo recibió las observaciones del demandante al respecto el 24 de septiembre de 2012.

8. El 1 de febrero de 2013, el Defensor del Pueblo decidió llevar a cabo nuevas investigaciones e invitó al BEI a reevaluar la solicitud del demandante. El BEI envió su respuesta el 30 de abril de 2013, que fue remitida al denunciante para que formulara observaciones. El denunciante no presentó ninguna observación.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

Observaciones preliminares

9. El Defensor del Pueblo señala que el alcance de la presente investigación se limita a la cuestión del acceso a la información relativa a X. No examinará la cuestión de la posible falta grave de dicho miembro del personal del BEI. La Defensora del Pueblo señala que el BEI ha abierto una investigación interna sobre el asunto, que parece estar en curso. El Defensor del Pueblo confía en que el BEI llevará a cabo una evaluación cuidadosa e imparcial de esta cuestión, en consonancia con los principios de buena administración. En opinión del Defensor del Pueblo, esta evaluación es necesaria para mantener la confianza del público en las actividades del BEI.

A. Presunta falta de presentación de la información solicitada y reclamación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

10. En su dictamen, el BEI declaró que la información solicitada, a saber, la situación laboral de X y la duración de su contrato con el BEI, constituyen datos personales en el sentido del Reglamento (CE) no 45/2001 [2]. Señaló que sus servicios llevaron a cabo un ejercicio de equilibrio en consulta con el responsable de protección de datos del BEI. Según el BEI, el denunciante no demostró la necesidad ni el interés público legítimo de facilitar la información solicitada. Tampoco aportó ninguna prueba para demostrar que los datos están sujetos al ejercicio del poder público, de modo que el BEI pueda sopesar los diferentes intereses de las partes interesadas y determinar si los intereses legítimos del interesado podrían verse perjudicados. El BEI señaló además que, en su respuesta de 30 de enero de 2012, informó al reclamante de que sus servicios estarían encantados de volver a examinar la solicitud siempre que el reclamante pudiera demostrar el cumplimiento de las condiciones mencionadas.

11. En sus observaciones, el denunciante alegó que había facilitado al BEI información detallada y pruebas justificativas y había explicado las razones por las que la participación de una persona empleada por el BEI en un consorcio que participaba en un proceso de contratación pública planteaba dudas sobre la legalidad de este proceso de contratación con arreglo a la legislación griega pertinente. También envió al Defensor del Pueblo copias de los documentos que había facilitado al BEI. Los documentos se referían a la participación de X en el consorcio y a su participación en diferentes procesos de contratación pública en Grecia. El denunciante añadió que la negativa del BEI a facilitar la información solicitada planteaba problemas de posible encubrimiento.

12. En la respuesta a la solicitud de asesoramiento del Defensor del Pueblo, el SEPD señaló que, dado que el presente asunto se refiere a una solicitud de acceso público a información que contiene manifiestamente datos personales de X, debe tratarse con arreglo al artículo 8, letra b), del Reglamento (CE) n.o 45/2001, que determina las condiciones en las que puede concederse el acceso a los datos personales. Según el SEPD, el BEI tendría que tener en cuenta el enfoque del Tribunal General en la sentencia Dennekamp, «que se traduce en una carga para [el reclamante] para demostrar la necesidad y proporcionalidad de tener acceso público a los datos [personales de X]»[3]. Si el BEI considera que la justificación aportada por el reclamante es suficiente, debe leer el primer requisito del artículo 8, letra b), a la luz del segundo requisito, que obliga a la institución a determinar si los intereses legítimos del interesado podrían verse perjudicados por la transferencia de los datos. En ese caso, señaló el SEPD, sería razonable que se invitara al interesado a presentar sus puntos de vista sobre la posible transferencia. A continuación, el BEI debe equilibrar los intereses en juego y decidir si los datos deben divulgarse o no. El SEPD añadió que, al adoptar tal decisión, el BEI tiene cierto poder discrecional y que las circunstancias específicas del caso son esenciales.

13. En su respuesta a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, el BEI informó al Defensor del Pueblo de que, mediante carta de 22 de abril de 2013, había facilitado al reclamante los datos solicitados. Explicó que sus servicios volvieron a evaluar la solicitud del reclamante y consideró que la información adicional facilitada por el reclamante permitía al BEI establecer la necesidad de transferir los datos al reclamante, de conformidad con el artículo 8, letra b), del Reglamento n.o 45/2001. Añadió que, tras haber realizado una prueba de sopesamiento de las razones aducidas por el denunciante y la opinión del interesado sobre la cuestión, consideró que la divulgación no sería perjudicial para los intereses del interesado.

Evaluación del Defensor del Pueblo

14. En primer lugar, el Defensor del Pueblo señala que la información que el demandante pretendía recibir se refería a la situación profesional de X. Esta información constituye datos personales [4] y, por lo tanto, el BEI tenía derecho a remitirse al artículo 8 del Reglamento (CE) no 45/2001. Según la jurisprudencia, el destinatario debe demostrar, aportando justificaciones expresas y legítimas, la necesidad de que se transfieran los datos personales solicitados, de modo que la institución de la Unión pueda ponderar los distintos intereses de las partes interesadas y determinar si existe alguna razón para suponer que la transferencia de dichos datos podría perjudicar los intereses legítimos del interesado [5]. Por lo tanto, se impone al solicitante una cierta carga para motivar su solicitud de recibir los datos personales solicitados. De no hacerlo, la institución puede denegar la transferencia de los datos, sin tener que proceder a un análisis detallado de los intereses en conflicto en juego.

15. En el caso que nos ocupa, el BEI consideró inicialmente que, dado que el denunciante no cumplía su obligación de justificar su solicitud, tenía derecho a denegar la divulgación de la información solicitada. El Defensor del Pueblo tenía dudas sobre si el BEI había llevado a cabo una evaluación adecuada de la solicitud del demandante. De hecho, en su carta al BEI en la que solicitaba más información, el Defensor del Pueblo señaló que la jurisprudencia exige que el demandante aporte "justificaciones expresas y legítimas". Señaló que, en su opinión, el término "expreso" significa que el solicitante debe explicar de manera precisa y explícita las razones por las que es necesario recibir los datos solicitados. Esto es para que la institución de que se trate reciba toda la información necesaria para poder sopesar los intereses en conflicto y, de este modo, tomar una decisión equilibrada e informada.

16. El Defensor del Pueblo señaló además que, en el presente caso, cuando el demandante se puso en contacto con el BEI por primera vez, solicitando información sobre la situación de X, no explicó de manera explícita y precisa las razones por las que necesitaba obtener esta información. No obstante, tras la apertura de una investigación interna y la intervención informal del Defensor del Pueblo, el demandante y los servicios del BEI se pusieron en contacto en relación con las alegaciones que el demandante había formulado contra X. A este respecto, el demandante facilitó al BEI una serie de documentos pertinentes. Así pues, el Defensor del Pueblo consideró que de la correspondencia y las alegaciones del demandante se desprendía que este necesitaba la información solicitada para impugnar la legalidad de una serie de procedimientos de contratación pública en los que X parecía haber participado en Grecia.

17. Por consiguiente, al Defensor del Pueblo le resultó difícil aceptar que el BEI, que disponía, al menos, de la misma información de que disponían sus servicios, no estuviera en condiciones de evaluar el fondo de la solicitud del demandante procediendo al ejercicio de ponderación exigido por el artículo 8, letra b), del Reglamento 45/2001. Por lo tanto, invitó al BEI a reevaluar la solicitud del reclamante, a la luz de la información que este le facilitó, teniendo en cuenta el análisis del Defensor del Pueblo.

18. En su respuesta a la solicitud del Defensor del Pueblo, el BEI acordó reevaluar la solicitud del demandante. En consecuencia, facilitó al reclamante los datos solicitados. El Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el enfoque constructivo del BEI y desea agradecerle su cooperación activa en el marco de su investigación. También deduce del hecho de que el denunciante no haya presentado más observaciones que el recurso del BEI le satisface. Por lo tanto, considera que el BEI ha resuelto el asunto a satisfacción del demandante.

B. Conclusión

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

El BEI ha resuelto el asunto y, por lo tanto, ha satisfecho al reclamante.

Se informará de esta decisión al reclamante y al BEI.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 25 de julio de 2013.

[1] DO 2007, C 27, p. 21.

[2] Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO 2001, L 8, p. 1).

[3] Asunto T-82/09, G.J. Dennekamp/Parlamento Europeo, sentencia de 23 de noviembre de 2011, pendiente de publicación en la Recopilación.

[4] Asunto T-300/10, Internationaler Hilfsfonds/Comisión, sentencia de 22 de mayo de 2012, aún no publicada en la Recopilación, apartado 117, en la que el Tribunal General admitió que la información relativa a actividades profesionales puede considerarse datos personales, cuando dicha información puede identificar indirectamente a una persona física en el sentido del artículo 2, letra a), del Reglamento n.o 45/2001.

[5] Asunto T-82/09, Dennekamp, citado en la nota 5 supra, apartado 30.