Antecedentes de la denuncia

1. El denunciante, de nacionalidad alemana, participó en un concurso para el puesto de jefe de unidad en el Parlamento Europeo. Pasó la prueba escrita el 15 de abril de 2011 y, el 13 de mayo de 2011, fue invitado a asistir a una entrevista en Bruselas el 30 de mayo. El demandante estaba de vacaciones en Italia en ese momento y, por lo tanto, tuvo que reservar un vuelo desde Roma con poca antelación.

2. Solicitó que se le reembolsara el coste de este vuelo, es decir, 559,60 EUR. Sin embargo, el Parlamento rechazó esta solicitud y señaló que solo podía reembolsar el coste del viaje desde el lugar de residencia del candidato hasta el lugar de la entrevista.

3. El 22 de julio de 2011, el demandante presentó una reclamación ante el Secretario General del Parlamento Europeo. Esta reclamación se registró como reclamación con arreglo al artículo 90, apartado 2, del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea. El 18 de agosto de 2011, el demandante recibió una respuesta del jefe de la Unidad de Concursos y Procedimientos de Selección en la que se desestimaba su denuncia. El 17 de noviembre de 2011, la Secretaría General del Parlamento adoptó una decisión formal en la que: i) declaró que había tratado la reclamación del demandante con arreglo al artículo 90, apartado 2, como dirigida contra la decisión de 18 de agosto de 2011 y ii) la desestimó.

Objeto de la investigación

4. En su reclamación ante el Defensor del Pueblo, el demandante presentó la siguiente alegación y reclamación.

Alegación:

El Parlamento Europeo rechazó errónea e injustamente la solicitud del demandante de reembolsar los gastos de viaje a una entrevista de contratación desde el lugar donde el demandante pasó sus vacaciones.

Para apoyar este argumento, el demandante, que vive en Alemania, argumentó que tuvo que volar a Bruselas desde su complejo vacacional en Italia con poca antelación porque la entrevista tuvo lugar antes de lo indicado.

Reclamación:

El Parlamento debe reembolsar en total los gastos de viaje del demandante.

La investigación

5. La denuncia se presentó el 29 de octubre de 2011. El 29 de noviembre de 2011, el Defensor del Pueblo inició una investigación sobre la reclamación y solicitó al Parlamento Europeo un dictamen al respecto. El Parlamento Europeo presentó su dictamen el 13 de marzo de 2012.

6. El 26 de marzo de 2012, el Defensor del Pueblo transmitió este dictamen al demandante. Al mismo tiempo, pide al Parlamento más información. El Parlamento respondió a esta solicitud mediante carta de 27 de abril de 2012, que se transmitió al denunciante con una invitación a presentar observaciones. El denunciante presentó sus observaciones el 23 de mayo de 2012.

7. El 7 de septiembre de 2012, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa, que el Parlamento aceptó mediante carta de 11 de octubre de 2012. La presente carta fue remitida al demandante con una invitación a presentar observaciones, lo que hizo el 7 de noviembre de 2012.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. Acusación de rechazo incorrecto e injusto de la solicitud del autor de que se le reembolsaran los gastos de viaje y la reclamación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

8. El denunciante alegó que, después de la prueba escrita que se había celebrado en abril de 2011, se le dijo que los resultados de esa prueba estarían disponibles a mediados de junio y que seguirían las invitaciones a una entrevista. Le pidió al funcionario que hizo esa declaración que la confirmara, ya que había reservado un día festivo que debía durar desde mediados de mayo hasta la primera semana de junio. El demandante alegó que recibió esta confirmación oralmente y, por lo tanto, se fue de vacaciones según lo previsto. Sin embargo, el 13 de mayo recibió una invitación para asistir a una entrevista el 30 de mayo. Cuando el autor revisó sus correos electrónicos el 26 de mayo y vio la invitación, llamó por teléfono a la unidad correspondiente y se le dijo que todavía podía asistir a la entrevista. Reservó un vuelo desde Roma con poca antelación e informó al Parlamento de sus planes de viaje. El 22 de junio pidió al Parlamento que reembolsara los gastos de viaje.

9. El Parlamento desestimó esta solicitud y señaló que, de conformidad con el artículo 3 de las «Disposiciones relativas al pago parcial de los gastos de viaje y estancia de las personas invitadas a asistir a pruebas orales en relación con concursos generales o convocatorias de contratación, entrevistas o exámenes médicos» (las «Disposiciones»), solo podía reembolsar el coste del viaje desde el lugar de residencia del candidato al lugar de la entrevista. Por lo tanto, el denunciante solo tenía derecho a una dieta de 25 EUR. Se rechazó la primera objeción del demandante a esta decisión.

10. El 18 de agosto de 2011, el jefe de la Unidad de Concursos y Procedimientos de Selección revisó esta decisión. Se refirió a las disposiciones y a la «Guía para los candidatos en los procedimientos de selección organizados por el Parlamento Europeo» (la «Guía», que se publicó junto con la convocatoria de oposición) y declaró que solo podían reembolsarse los gastos de viaje entre Bruselas y el lugar de residencia del solicitante, tal como se indica en el formulario de solicitud. Una vez enviadas las invitaciones, no es posible modificar la dirección «salvo por motivos de fuerza mayor o circunstancias imprevisibles, que usted debe exponer debidamente por escrito y que la Administración del Parlamento acepta como totalmente excepcional».

11. Se informó a los candidatos de que los resultados probablemente se conocerían en junio. Sin embargo, el tribunal decidió acelerar el proceso de selección. Por consiguiente, el 13 de mayo se enviaron invitaciones a la entrevista, así como las normas sobre el reembolso de los gastos de viaje. Según el Parlamento, el denunciante consultó estos documentos por vía electrónica el 24 de mayo de 2012.

12. Aunque el demandante solicitó el reembolso de sus gastos de viaje de Roma a Bruselas, indicó, no obstante, su dirección en Alemania. No expuso por escrito, como exigen las normas, por qué su dirección debe cambiarse a su dirección de vacaciones. No obstante, habida cuenta del anuncio realizado después de la prueba escrita, así como de la información que el demandante alegaba haber sido facilitada por teléfono y de la confusión que esto podría haber causado, el jefe de unidad decidió conceder al demandante una suma de dinero para cubrir los hipotéticos gastos de viaje entre su lugar de residencia en Alemania y Bruselas.

13. El demandante consideró que esta oferta de pago parcial era inadecuadamente baja y pidió al Defensor del Pueblo que le ayudara a obtener un reembolso íntegro.

14. En su dictamen, el Parlamento citó en primer lugar la disposición pertinente, punto 5 de la Guía, cuyo tenor es el siguiente:

«Se hará una contribución a los gastos de viaje y estancia de los candidatos invitados a las pruebas. ... La dirección indicada en el formulario de solicitud será el lugar desde el que se haya propuesto realizar las pruebas en el centro de pruebas más próximo. Las razones organizativas dictan que no se aceptará ningún cambio de dirección una vez enviadas las invitaciones a las pruebas, excepto por motivos de fuerza mayor o circunstancias imprevisibles, que usted debe exponer debidamente por escrito y que la Administración del Parlamento acepta como totalmente excepcional. En ningún caso se permitirá ningún cambio de este tipo a partir de 15 días antes de la fecha en que se realicen las pruebas.»

Explicó que, dado que la residencia del demandante, que estaba cerca de Berlín, estaba a más de 500 km de Bruselas, tenía, con arreglo al artículo 2, apartado 5, de las Disposiciones, en principio derecho al reembolso del coste de un billete de avión económico, previa presentación del billete y de la tarjeta de embarque. A los candidatos que no hayan presentado un billete de tren o de avión se les reembolsará una cantidad calculada a razón de 0,12 EUR por kilómetro entre su lugar de residencia y el lugar de la entrevista.

15. Sin embargo, cuando el demandante, que tenía conocimiento de las normas aplicables, se dio cuenta de que tenía que viajar de Roma al lugar de la entrevista, se limitó a llamar por teléfono a la unidad pertinente de la administración del Parlamento. No expuso por escrito su solicitud de reembolso de sus gastos de viaje de Roma a Bruselas. El Parlamento subraya que un correo electrónico habría sido suficiente y que era la práctica habitual de la unidad pertinente tratar de dar cabida a los candidatos que le informaban de estas cuestiones con antelación y por escrito.

16. El Parlamento observa que sus ordenadores solo pueden validar los gastos si están seguros de que se cumplen las normas pertinentes. A continuación, se refirió a la sentencia del Tribunal de Justicia Burban/Parlamento Europeo[1], en la que el demandante alegaba que había sido engañado por información que un alto funcionario le había proporcionado durante una conversación telefónica. El Tribunal de Justicia consideró que dicha información no eximía a los candidatos de su deber de leer la convocatoria de oposición, y que, cuando existían normas claras, la información errónea facilitada por un funcionario (que no podía modificar la convocatoria) no podía, «teniendo en cuenta [...] el principio de buena administración, permitir o, a fortiori, obligar a un tribunal calificador o a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos a actuar en contra de dicha convocatoria de oposición».

17. En conclusión, el Parlamento considera que sus funcionarios han aplicado fielmente las normas pertinentes. Sin una solicitud por escrito del demandante de que se le reembolsaran sus gastos de viaje desde un lugar diferente de su residencia, no podía reembolsar los gastos de viaje que el demandante reclamaba (la tarifa aérea del vuelo Roma-Bruselas). Por lo tanto, no consideró que hubiera cometido mala administración.

18. El Defensor del Pueblo consideró que necesitaba más información del Parlamento para evaluar el asunto. Por lo tanto, en una carta dirigida al Parlamento, expuso su comprensión de los hechos pertinentes del siguiente modo: I) a todos los candidatos de la oposición se les dijo que los resultados de la primera ronda probablemente se conocerían en junio; II) el denunciante solicitó y recibió confirmación de este calendario; III) Para cumplir con la norma que exige un aviso de 15 días de un cambio de dirección, habría tenido que abrir el correo electrónico que se le envió el 13 de mayo, el 15 de mayo, en un momento en que estaba de vacaciones. El Defensor del Pueblo solicitó al Parlamento que, teniendo en cuenta los hechos particulares del caso del demandante, abordara también la cuestión de la equidad planteada en la reclamación.

19. En respuesta a esta pregunta, el Parlamento declaró que, en su opinión, había tratado de manera justa al demandante y subrayó que le había reembolsado la cantidad de 221,08 EUR. Entendía que la carta del Defensor del Pueblo implicaba que había denegado el pago porque el demandante no le había informado quince días antes de la prueba de que su dirección había cambiado. En realidad, el Parlamento «no se molestó indebidamente porque el demandante no hubiera respetado este plazo de quince días de preaviso». Más bien, la razón por la que no estaba dispuesto a pagar la suma fue que no recibió ninguna notificación por escrito del demandante, como las normas requerían, a pesar de que un correo electrónico habría sido suficiente. Por lo tanto, había aplicado correctamente estas normas, que eran similares a las seguidas por otras instituciones. Sin embargo, había efectuado un pago parcial y, por lo tanto, había tratado al denunciante de manera justa.

20. En sus observaciones, el demandante señaló que, de nuevo, el Parlamento se limitaba a hacer referencia a las normas aplicables sin tener debidamente en cuenta las circunstancias extraordinarias de su caso. Subraya una vez más que, debido a la información errónea que le proporcionó un miembro del personal del Parlamento, no pudo viajar a la prueba desde su ciudad de origen. De hecho, si el funcionario no hubiera proporcionado esa información, nunca se habría ido de vacaciones en ese momento. El Parlamento había ignorado esta desinformación que estaba en la raíz del problema. Por lo tanto, mantuvo su denuncia.

Evaluación preliminar del Defensor del Pueblo que lleva a una propuesta de solución amistosa

21. Las normas sobre el reembolso de los gastos de viaje de los candidatos que participan en un procedimiento de selección en el que se basó el Parlamento prevén que, si un candidato necesita cambiar de lugar desde el que se desplaza al lugar en el que se celebrará la prueba de selección, deben cumplirse tres condiciones: en primer lugar, que las circunstancias deben ser excepcionales; en segundo lugar, que no puede hacerse ningún cambio después de la expiración del plazo de quince días antes de la prueba pertinente; y tercero que el candidato debe hacer su solicitud por escrito.

22. Al Defensor del Pueblo le complace observar que el Parlamento aceptó que se cumplía la primera condición y que, en consecuencia, mostró flexibilidad hacia el demandante al reembolsar parcialmente sus costes sobre la base de la distancia entre su lugar de residencia y Bruselas. Al hacerlo, el Parlamento también decidió no insistir, en este caso concreto, en la norma de que no se permite un cambio de dirección después de la expiración del plazo de quince días antes de la entrevista. Sin embargo, continuó sosteniendo que no podía reembolsar los gastos realmente soportados por el demandante porque no cumplía el tercer requisito, que es que un cambio de dirección debe comunicarse por escrito.

23. El Defensor del Pueblo consideró que esta posición era excesivamente formalista. El demandante parecía haber informado al Parlamento de sus planes de viaje durante una conversación telefónica que mantuvo con los servicios pertinentes del Parlamento antes de viajar a la entrevista. Además, tanto en su denuncia de 22 de junio de 2011 como a lo largo de la presente investigación, explicó claramente esta cuestión, así como la razón por la que tuvo que viajar a la entrevista desde Roma. A este respecto, el Defensor del Pueblo señaló que la norma invocada por el Parlamento no parecía establecer un plazo específico para proporcionarle la información pertinente. Para estar seguro, excluyó los cambios de dirección que ocurren más tarde de 15 días antes de la entrevista. Sin embargo, y como se ha mencionado anteriormente, el Parlamento no consideró que esta norma impidiera al demandante solicitar el reembolso de su vuelo desde Roma. De hecho, el Parlamento subrayó que se habría considerado suficiente un simple correo electrónico. Dado que el denunciante solo descubrió que la fecha de la entrevista se había adelantado el 26 de mayo de 2011 (según el denunciante, o el 24 de mayo de 2011 según el Parlamento), dicho correo electrónico se habría enviado necesariamente menos de quince días antes de la entrevista.

24. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión preliminar de que el Parlamento no tenía suficientemente en cuenta la situación específica en la que se encontraba el demandante en este caso, al tramitar su solicitud de reembolso de sus gastos de viaje. Consideró que esto podría constituir un caso de mala administración. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo propuso que, para encontrar una solución amistosa, el Parlamento pudiera reconsiderar la solicitud del demandante de que se le reembolsara íntegramente los gastos de viaje.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

25. En su respuesta, el Parlamento mantuvo su posición de que había actuado correctamente. No obstante, decidió aceptar la propuesta del Defensor del Pueblo de reconsiderar la solicitud del demandante de un reembolso íntegro de sus gastos de viaje y, por lo tanto, encargó a los servicios pertinentes que pagaran al demandante la diferencia entre la contribución que ya había recibido (que se basaba en la distancia entre su lugar de residencia en Alemania y Bruselas) y el coste del vuelo de regreso Roma-Bruselas.

26. En sus observaciones, el demandante declaró su satisfacción por aceptar la decisión del Parlamento y agradeció al Defensor del Pueblo sus esfuerzos.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

27. El Defensor del Pueblo observa con satisfacción que el Parlamento ha aceptado su propuesta de solución amistosa y ha resuelto el caso a satisfacción del demandante.

C. Conclusión

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

El Parlamento ha aceptado la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo.

Se informará al demandante y al Parlamento de esta decisión.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 9 de abril de 2013

[1] Asunto C-255/90 P Burban/Parlamento Europeo, Rec. 1992, p. I-2253.