Antecedentes de la denuncia

1. El demandante, de nacionalidad alemana, participó en un concurso para el puesto de jefe de unidad en el Parlamento Europeo. Aprobó la prueba escrita el 15 de abril de 2011 y, el 13 de mayo de 2011, fue invitado a asistir a una entrevista en Bruselas el 30 de mayo. El demandante estaba de vacaciones en Italia en ese momento y, por lo tanto, tuvo que reservar un vuelo desde Roma con poca antelación.

2. Solicitó que se le reembolsara el coste de este vuelo, es decir, 559,60 euros. Sin embargo, el Parlamento rechazó esta solicitud, señalando que solo podía reembolsar los gastos de viaje desde el lugar de residencia del candidato hasta el lugar de la entrevista.

3. El 22 de julio de 2011, el demandante presentó una reclamación al Secretario General del Parlamento Europeo. Esta reclamación se registró como reclamación con arreglo al artículo 90, apartado 2, del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea. El 18 de agosto de 2011, el demandante recibió una respuesta del jefe de la Unidad de Procedimientos de Selección de Concursos &amp, en la que se desestimaba su denuncia. El 17 de noviembre de 2011, la Secretaría General del Parlamento dictó una decisión formal en la que i) declaró que había considerado que la reclamación del demandante basada en el artículo 90, apartado 2, se había dirigido contra la decisión de 18 de agosto de 2011 y ii) desestimó dicha reclamación.

Objeto de la investigación

4. En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante presentó la siguiente alegación y reclamación.

Alegación:

El Parlamento Europeo rechazó errónea e injustamente la solicitud del demandante de reembolsar los gastos de viaje a una entrevista de contratación desde el lugar donde el demandante pasó sus vacaciones.

Para apoyar este argumento, el demandante, que vive en Alemania, alegó que tuvo que volar a Bruselas desde su complejo vacacional en Italia con poca antelación porque la entrevista tuvo lugar antes de lo indicado.

Reclamación:

El Parlamento debe reembolsar los gastos de viaje del demandante en su totalidad.

La investigación

5. La denuncia se presentó el 29 de octubre de 2011. El 29 de noviembre de 2011, el Defensor del Pueblo inició una investigación sobre la reclamación y solicitó al Parlamento Europeo un dictamen al respecto. El Parlamento presentó su dictamen el 13 de marzo de 2012.

6. El 26 de marzo de 2012, el Defensor del Pueblo remitió este dictamen al demandante. Al mismo tiempo, pide más información al Parlamento. El Parlamento respondió a esta solicitud mediante carta de 27 de abril de 2012, que se remitió al demandante con una invitación a presentar observaciones. El demandante presentó sus observaciones el 23 de mayo de 2012.

7. El 7 de septiembre de 2012, el Defensor del Pueblo presentó una propuesta de solución amistosa, que el Parlamento aceptó mediante carta de 11 de octubre de 2012. Esta carta fue remitida al denunciante con una invitación a presentar observaciones, lo que hizo el 7 de noviembre de 2012.

Análisis y conclusiones del Defensor del Pueblo

A. Alegación de rechazo erróneo e injusto de la solicitud del autor de que se le reembolsaran los gastos de viaje y la reclamación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

8. El demandante alegó que, después de la prueba escrita que se había celebrado en abril de 2011, se le había dicho que los resultados de esa prueba estarían disponibles a mediados de junio y que a continuación se le invitaría a una entrevista. Pidió al funcionario que hizo esa declaración que la confirmara, ya que había reservado unas vacaciones que debían durar desde mediados de mayo hasta la primera semana de junio. El demandante alegó que había recibido esta confirmación oralmente y que, por lo tanto, se había ido de vacaciones según lo previsto. Sin embargo, el 13 de mayo recibió una invitación para asistir a una entrevista el 30 de mayo. Cuando el autor revisó sus correos electrónicos el 26 de mayo y vio la invitación, telefoneó a la unidad pertinente y le dijeron que todavía podía asistir a la entrevista. Reservó un vuelo desde Roma con poca antelación e informó al Parlamento de sus planes de viaje. El 22 de junio solicitó al Parlamento el reembolso de los gastos de viaje.

9. El Parlamento rechazó esta solicitud, señalando que, de conformidad con el artículo 3 de las «Disposiciones que regulan el pago parcial de los gastos de viaje y estancia de las personas invitadas a asistir a las pruebas orales en relación con oposiciones generales o convocatorias de contratación, entrevistas o exámenes médicos»(las «Disposiciones»), solo podía reembolsar los gastos de viaje desde el lugar de residencia de un candidato hasta el lugar de la entrevista. Por lo tanto, el denunciante solo tenía derecho a una indemnización diaria de 25 EUR. La primera objeción del demandante a esta decisión fue rechazada.

10. El 18 de agosto de 2011, el jefe de la Unidad de Procedimientos de Selección de Concursos &amp revisó esta decisión. Hace referencia a las disposiciones y a la «Guía para los candidatos en los procedimientos de selección organizados por el Parlamento Europeo»(la «Guía», que se publicó junto con la convocatoria de oposición) y declara que solo puede reembolsarse el coste del viaje entre Bruselas y el lugar de residencia del solicitante, tal como se indica en el formulario de candidatura. Una vez enviadas las invitaciones, no es posible ningún cambio de dirección " excepto por motivos de fuerza mayor o circunstancias imprevisibles, que deberá exponer debidamente por escrito y que la Administración del Parlamento acepta como totalmente excepcionales".

11. Los candidatos habían sido informados de que los resultados probablemente se conocerían en junio. Sin embargo, el tribunal decidió acelerar el proceso de selección. Por consiguiente, el 13 de mayo se enviaron invitaciones a la entrevista, así como las normas sobre el reembolso de los gastos de viaje. Según el Parlamento, el demandante consultó estos documentos por vía electrónica el 24 de mayo de 2012.

12. Aunque el demandante solicitó el reembolso de sus gastos de viaje de Roma a Bruselas, indicó su dirección en Alemania. No expuso por escrito, como exigen las normas, por qué su dirección debía cambiarse a su dirección de vacaciones. Sin embargo, dado el anuncio realizado después de la prueba escrita, así como la información que el demandante afirmaba haber recibido por teléfono y la confusión que esto podría haber causado, el jefe de unidad decidió conceder al demandante una suma de dinero para cubrir los hipotéticos gastos de viaje entre su lugar de residencia en Alemania y Bruselas.

13. El demandante consideró que esta oferta de pago parcial era inadecuadamente baja y pidió al Defensor del Pueblo que le ayudara a obtener un reembolso completo.

14. En su dictamen, el Parlamento citó en primer lugar la disposición pertinente, el punto 5 de la Guía, cuyo tenor es el siguiente:

«Se hará una contribución a los gastos de viaje y estancia de los candidatos invitados a las pruebas. … La dirección indicada en el formulario de solicitud será el lugar desde el que te dispusiste a realizar las pruebas en el centro de pruebas más cercano. Las razones organizativas dictan que no se aceptará ningún cambio de dirección una vez que se hayan enviado las invitaciones a las pruebas, excepto por motivos de fuerza mayor o circunstancias imprevisibles, que debe exponer debidamente por escrito y que la Administración del Parlamento acepta como totalmente excepcionales. En ningún caso se permitirá dicho cambio a partir de 15 días antes de la fecha en que se realicen las pruebas.».

Explicó que, dado que la residencia del demandante, que estaba cerca de Berlín, estaba a más de 500 km de Bruselas, tenía, según el artículo 2, apartado 5, de las Disposiciones, derecho, en principio, al reembolso del coste de un billete de avión económico, previa presentación del billete y de la tarjeta de embarque. A los candidatos que no presentaran un billete de tren o de avión se les reembolsaría una cantidad calculada a razón de 0,12 EUR por kilómetro entre su lugar de residencia y el lugar de la entrevista.

15. Sin embargo, cuando el demandante, que conocía las normas aplicables, se dio cuenta de que tenía que viajar de Roma al lugar de la entrevista, se limitó a llamar por teléfono a la unidad pertinente de la administración del Parlamento. No presentó por escrito su solicitud de reembolso de sus gastos de viaje de Roma a Bruselas. El Parlamento subraya que un correo electrónico habría sido suficiente y que la práctica habitual de la unidad pertinente era tratar de dar cabida a los candidatos que le aconsejaran sobre estas cuestiones por adelantado y por escrito.

16. El Parlamento observa que sus ordenadores solo pueden validar los gastos si están seguros de que se cumplen las normas pertinentes. A continuación, se refirió a la sentencia del Tribunal de Justicia en el asunto Burban/Parlamento Europeo [1], en la que el demandante alegaba que había sido inducido a error por la información que un funcionario de alto nivel le había facilitado durante una conversación telefónica. El Tribunal consideró que esa información no eximía a los candidatos de su obligación de leer la convocatoria de oposición y que, cuando existían normas claras, la información errónea facilitada por un funcionario (que no podía modificar la convocatoria) no podía, "teniendo en cuenta el principio de buena administración de …, permitir o, a fortiori, obligar a un tribunal calificador o a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos a actuar en contra de esa convocatoria de oposición".

17. En conclusión, el Parlamento considera que sus funcionarios han aplicado fielmente las normas pertinentes. Sin una solicitud escrita del demandante para que se le reembolsaran sus gastos de viaje desde un lugar diferente de su residencia, no podía reembolsar los gastos de viaje que el demandante reclamaba (la tarifa aérea para el vuelo Roma-Bruselas). Por lo tanto, no consideró que hubiera incurrido en mala administración.

18. El Defensor del Pueblo consideró que necesitaba más información del Parlamento para evaluar el asunto. Por lo tanto, en una carta dirigida al Parlamento, expuso su comprensión de los hechos pertinentes de la siguiente manera: i) se informó a todos los candidatos de la oposición de que los resultados de la primera ronda probablemente se conocerían en junio; ii) el denunciante solicitó y recibió confirmación de este calendario; iii) para cumplir con la norma que exige un preaviso de 15 días de un cambio de dirección, habría tenido que abrir el correo electrónico que se le envió el 13 de mayo, el 15 de mayo, en un momento en que estaba de vacaciones. El Defensor del Pueblo pidió al Parlamento que, teniendo en cuenta los hechos particulares del caso del demandante, abordara también la cuestión de la equidad planteada en la reclamación.

19. En respuesta a esta pregunta, el Parlamento declaró que, en su opinión, había tratado al demandante de manera justa y subrayó que le había reembolsado la suma de 221,08 EUR. Entendió que la carta del Defensor del Pueblo implicaba que había rechazado el pago porque el demandante no le había informado 15 días antes de la prueba de que su dirección había cambiado. En realidad, al Parlamento "no le molestó indebidamente que el autor no hubiera respetado ese plazo de preaviso de 15 días". Por el contrario, la razón por la que no estaba dispuesta a pagar la suma era que no había recibido notificación por escrito del reclamante, como exigían las normas, a pesar de que un correo electrónico habría sido suficiente. Por lo tanto, había aplicado correctamente esas normas, que eran similares a las seguidas por otras instituciones. Sin embargo, había efectuado un pago parcial y, por lo tanto, había tratado al denunciante de manera justa.

20. En sus observaciones, el demandante señaló que el Parlamento se limitaba de nuevo a remitirse a las normas aplicables sin tener debidamente en cuenta las circunstancias extraordinarias de su caso. Subrayó una vez más que, debido a la información errónea que le había facilitado un miembro del personal del Parlamento, no podía viajar a la prueba desde su ciudad natal. De hecho, si el funcionario no hubiera proporcionado esa información, nunca se habría ido de vacaciones en ese momento. El Parlamento había ignorado esta desinformación que estaba en la raíz del problema. Por lo tanto, mantuvo su denuncia.

Evaluación preliminar del Defensor del Pueblo que conduce a una propuesta de solución amistosa

21. Las normas sobre el reembolso de los gastos de viaje de los candidatos que participan en un procedimiento de selección en el que se basó el Parlamento prevén que, si un candidato necesita cambiar el lugar desde el que viaja al lugar donde se celebrará la prueba de selección, deben cumplirse tres condiciones: en primer lugar, que las circunstancias deben ser excepcionales; en segundo lugar, que no se puede realizar ningún cambio después de la expiración del plazo de 15 días antes del ensayo correspondiente; y, en tercer lugar, que el candidato debe presentar su solicitud por escrito.

22. El Defensor del Pueblo observó con satisfacción que el Parlamento aceptaba que se cumplía la primera condición y que, en consecuencia, mostraba flexibilidad hacia el demandante reembolsando parcialmente sus gastos sobre la base de la distancia entre su lugar de residencia y Bruselas. Al hacerlo, el Parlamento también decidió no insistir, en este caso específico, en la norma de que un cambio de dirección no es admisible después de la expiración del plazo de quince días antes de la entrevista. Sin embargo, siguió sosteniendo que no podía reembolsar los gastos efectivamente soportados por el denunciante porque no cumplía el tercer requisito, a saber, que el cambio de dirección debía comunicarse por escrito.

23. El Defensor del Pueblo consideró que esta posición era excesivamente formalista. El demandante parecía haber informado al Parlamento de sus planes de viaje en el curso de una conversación telefónica que mantuvo con los servicios competentes del Parlamento antes de viajar para la entrevista. Además, tanto en su denuncia de 22 de junio de 2011 como a lo largo de la presente investigación, explicó claramente esta cuestión, así como la razón por la que tuvo que viajar a la entrevista desde Roma. A este respecto, el Defensor del Pueblo señaló que la norma en la que se basaba el Parlamento no parecía establecer un plazo específico para facilitarle la información pertinente. Sin duda, excluyó los cambios de dirección que ocurren a más tardar 15 días antes de la entrevista. Sin embargo, y como se ha mencionado anteriormente, el Parlamento no consideró que esta norma impidiera al demandante solicitar el reembolso de su vuelo desde Roma. De hecho, el Parlamento subrayó que un simple correo electrónico se habría considerado suficiente. Dado que el demandante solo descubrió que la fecha de la entrevista se había adelantado el 26 de mayo de 2011 (según el demandante, o el 24 de mayo de 2011 según el Parlamento), cualquier correo electrónico de este tipo se habría enviado necesariamente menos de 15 días antes de la entrevista.

24. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo llegó a la conclusión preliminar de que el Parlamento no tuvo suficientemente en cuenta la situación específica en la que se encontraba el demandante en este caso, al tramitar su solicitud de reembolso de sus gastos de viaje. Consideró que esto podría constituir un caso de mala administración. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo propuso que, con el fin de encontrar una solución amistosa, el Parlamento pudiera reconsiderar la solicitud del demandante de un reembolso completo de sus gastos de viaje.

Los argumentos presentados al Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

25. En su respuesta, el Parlamento mantuvo su posición de que había actuado correctamente. No obstante, decidió aceptar la propuesta del Defensor del Pueblo de reconsiderar la solicitud del demandante de un reembolso completo de sus gastos de viaje y, por lo tanto, encargó a los servicios pertinentes que pagaran al demandante la diferencia entre la contribución que ya había recibido (que se basaba en la distancia entre su lugar de residencia en Alemania y Bruselas) y el coste del vuelo de regreso Roma-Bruselas.

26. En sus observaciones, el autor declaró que estaba dispuesto a aceptar la decisión del Parlamento y agradeció al Defensor del Pueblo sus esfuerzos.

Evaluación del Defensor del Pueblo tras su propuesta de solución amistosa

27. El Defensor del Pueblo se complace en señalar que el Parlamento ha aceptado su propuesta de solución amistosa y ha resuelto el caso a satisfacción del demandante.

C. Conclusión

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con la siguiente conclusión:

El Parlamento ha aceptado la propuesta de solución amistosa del Defensor del Pueblo.

Se informará de esta decisión al demandante y al Parlamento.

P. Nikiforos Diamandouros

Hecho en Estrasburgo, el 9 de abril de 2013.

[1] Asunto C-255/90 P, Burban/Parlamento Europeo, Rec. 1992, p. I-2253.