ANTECEDENTES DE LA DENUNCIA

1. El presente asunto se refiere a una denuncia presentada por un periodista alemán («el denunciante») relativa al acceso del público a los documentos en virtud del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión [1] («Reglamento (CE) no 1049/2001»). El artículo 2, apartado 1, de dicho Reglamento dispone:

«Todo ciudadano de la Unión, así como toda persona física o jurídica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro, tendrá derecho a acceder a los documentos de las instituciones, con sujeción a los principios, condiciones y límites definidos en el presente Reglamento.»

2. Las excepciones al derecho de acceso así concedido se establecen en el artículo 4 del Reglamento 1049/2001 e incluyen lo siguiente.

Las instituciones denegarán el acceso a un documento cuya divulgación suponga un perjuicio para la protección de:

a) el interés público en lo que respecta a:

- [...]

- las relaciones internacionales,

- [...];

...

(4) Por lo que se refiere a los documentos de terceros, la institución consultará al tercero con el fin de evaluar si es aplicable una excepción de los apartados 1 o 2, a menos que esté claro que el documento se divulgará o no.».

3. El artículo 6 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 establece los principios generales sobre cómo deben presentarse las solicitudes de acceso a los documentos y sobre la forma en que una institución debe tramitar dichas solicitudes:

"(1) Las solicitudes de acceso a un documento se presentarán en cualquier forma escrita, incluida la electrónica, en una de las lenguas mencionadas en el artículo 314 del Tratado CE y de manera suficientemente precisa para que la institución pueda identificar el documento. El solicitante no está obligado a motivar su solicitud.

(2) Si una solicitud no es lo suficientemente precisa, la institución pedirá al solicitante que aclare la solicitud y le ayudará a hacerlo, por ejemplo, facilitando información sobre el uso de los registros públicos de documentos.

...

(4) Las instituciones proporcionarán información y asistencia a los ciudadanos sobre cómo y dónde pueden presentarse las solicitudes de acceso a los documentos.».

4. Las normas para la tramitación de las solicitudes confirmatorias se establecen en el artículo 8 del Reglamento:

"(1) Las solicitudes confirmatorias se tramitarán con prontitud. En el plazo de quince días hábiles a partir del registro de dicha solicitud, la institución concederá acceso al documento solicitado y facilitará el acceso de conformidad con el artículo 10 dentro de dicho plazo o, en una respuesta por escrito, expondrá los motivos de la denegación total o parcial. ...

(2) En casos excepcionales, por ejemplo, en el caso de una solicitud relativa a un documento muy largo o a un número muy elevado de documentos, el plazo previsto en el apartado 1 podrá ampliarse en quince días hábiles, siempre que se notifique previamente al solicitante y se expliquen detalladamente los motivos.

...»

5. El 23 de julio de 2007, el autor se puso en contacto con el portavoz del Comisionado Frattini y le pidió una copia de las "Directrices para la aplicación del acuerdo entre la Comunidad Europea y la Federación de Rusia sobre la facilitación de la expedición de visados a los ciudadanos de la Unión Europea y la Federación de Rusia" (las " Directrices "). También pregunta si es posible obtener determinada información estadística que, según él, los Estados miembros deben enviar a la Comisión antes de finales de agosto de 2007.

6. El portavoz del Comisario Frattini envió una breve respuesta a esta solicitud, en la que facilitó al demandante detalles del sitio web de la Delegación de la Comisión en Moscú. Según el portavoz, el autor podría encontrar los documentos pertinentes en ese sitio. Posteriormente, el autor se puso en contacto con el portavoz para informarle de que ese no era el caso. El 31 de julio de 2007, a falta de respuesta del portavoz del Comisario Frattini, el autor se dirigió personalmente al portavoz del Presidente de la Comisión. El portavoz del Comisario Frattini facilitó al demandante una respuesta más detallada que contenía información sobre dónde podía encontrar la Decisión del Consejo por la que se ratifica el Acuerdo entre la Comunidad Europea y la Federación de Rusia sobre la facilitación de la expedición de visados a los ciudadanos de la Unión Europea y de la Federación de Rusia [2] («el Acuerdo»). Con respecto a las estadísticas, el portavoz declaró que había pedido a sus colegas que se ocupaban de las relaciones exteriores que transmitieran información pertinente al autor. Cuando el denunciante respondió que estaba interesado en las Directrices, y no en el Acuerdo, el portavoz explicó que la Comisión no podía enviar el documento solicitado en ese momento, ya que las Directrices aún debían ser finalizadas y adoptadas por el Comité Mixto de seguimiento del Acuerdo (el «Comité Mixto»). El portavoz explicó que la Comisión estaría encantada de enviar las Directrices al denunciante, una vez que el Comité Mixto hubiera decidido que podían hacerse públicas.

7. El 10 de agosto de 2007, el demandante volvió a ponerse en contacto con el portavoz del Comisario Frattini, indicando que su solicitud debería haberse tramitado de conformidad con el Reglamento 1049/2001. Pide que se sigan los procedimientos pertinentes en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y que su solicitud se transmita al servicio competente. También pidió al portavoz que le informara del departamento al que se había remitido su solicitud.

8. El 24 de agosto de 2007, el demandante solicitó asistencia al jefe de relaciones con los medios de comunicación de la representación de la Comisión en Alemania. En su respuesta de 13 de septiembre de 2007, este funcionario consideró que el portavoz del Comisario Frattini había atendido correctamente la solicitud del autor. Señaló que la función de su servicio era dar información a la prensa y que ésta había cumplido su deber dando respuestas exhaustivas al denunciante. Informó además al demandante de que las solicitudes de acceso a los documentos debían dirigirse a la Secretaría General de la Comisión.

9. El 27 de septiembre de 2007, el demandante presentó una solicitud formal a la Secretaría General de la Comisión para acceder a las Directrices y a las estadísticas. Esta solicitud se registró el 28 de septiembre de 2007. Mediante carta de 5 de noviembre de 2007, la Comisión rechazó la solicitud. Explicó que una serie de excepciones establecidas en el Reglamento 1049/2001, incluida la prevista en el artículo 4, apartado 1, letra a), relativo a las relaciones internacionales, eran aplicables a las Directrices. La Comisión añadió que no había recibido ninguna de las estadísticas en las que estaba interesado el denunciante, pero que le informaría tan pronto como estuvieran disponibles. El 7 de noviembre de 2007, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria, registrada el 16 de noviembre de 2007. Mediante carta de 7 de diciembre de 2007, se informó al denunciante de que su solicitud seguía siendo examinada y de que se estaban celebrando consultas con otros servicios de la Comisión. Por consiguiente, el plazo de respuesta debería prorrogarse quince días hábiles hasta el 9 de enero de 2008, de conformidad con el artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/2001.

10. El 8 de diciembre de 2007, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo Europeo para presentar la presente reclamación.

11. El 4 de enero de 2008, la Comisión informó al denunciante de que se produciría un nuevo retraso. El 16 de enero de 2008, la Comisión informó al denunciante de que estaba en proceso de consultar a las autoridades rusas con vistas a conceder «acceso (parcial) al proyecto de directrices solicitado por usted». Esta consulta llevaría algún tiempo y, por lo tanto, retrasaría aún más la tramitación de la solicitud del denunciante.

12. El 27 de septiembre de 2007, el denunciante solicitó acceso a la correspondencia entre la Comisión y los participantes en el mercado en el asunto COMP/38577 (una investigación de competencia de la Comisión). La Comisión desestimó esta solicitud. El 29 de octubre de 2007, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria de acceso a estos documentos.

13. El 30 de septiembre de 2007, el autor también presentó una solicitud de acceso a la correspondencia entre la Comisión y la República Federal de Alemania en relación con el trato de los miembros de la familia de ciudadanos de la Unión en materia de visados. Esta solicitud de acceso se refería a correspondencia anterior relativa al trato dispensado a su suegra, ciudadana rusa. En una carta de 19 de enero de 2006, la Comisión anunció que mantendría informado al denunciante de sus contactos con el Gobierno alemán.

EL OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN

14. En su reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, el demandante formuló las siguientes alegaciones:

1. La Comisión incumplió el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 al no concederle acceso a las Directrices ni a determinada información estadística de las representaciones diplomáticas de los Estados miembros sobre la aplicación del Acuerdo, dentro del plazo previsto en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001.
2. La Comisión amplió ilegalmente el plazo de su decisión sobre su solicitud confirmatoria a los documentos antes mencionados.
3. Al no remitir su solicitud inicial de acceso a los documentos a la Secretaría General de la Comisión y al no facilitarle los datos de contacto pertinentes, la Comisión no actuó de conformidad con los principios de buena conducta administrativa y transparencia y no tuvo en cuenta el espíritu del Reglamento 1049/2001. La Comisión tampoco respondió a su solicitud de remisión de su solicitud de acceso a los documentos a la Secretaría General.
4. La Comisión no le informó, contrariamente a lo que había anunciado en su escrito de 19 de enero de 2006, de su correspondencia con la República Federal de Alemania en relación con el trato dispensado a los miembros de la familia de ciudadanos de la Unión en materia de visados.
5. La Comisión incumplió el Reglamento 1049/2001 al no conceder acceso a la correspondencia en el asunto COMP/38577.
6. La Comisión prorrogó ilegalmente el plazo para pronunciarse sobre su solicitud confirmatoria de acceso a la correspondencia en el asunto COMP/38577.

15. El demandante alegó que debía tener acceso a los documentos solicitados.

16. El 26 de junio de 2008, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que deseaba retirar las alegaciones 5) y 6) relativas al asunto COMP/38577. El 6 de octubre de 2008, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que había recibido la correspondencia de la Comisión con Alemania en relación con el trato de los familiares de ciudadanos de la UE en materia de visados. Por consiguiente, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que también deseaba retirar la alegación (4).

17. En consecuencia, esta decisión se refiere únicamente a las alegaciones 1), 2) y 3) del autor y a la alegación conexa.

LA INVESTIGACIÓN

18. La denuncia se presentó el 8 de diciembre de 2007. El 17 de enero de 2008, el Defensor del Pueblo inició una investigación y solicitó a la Comisión un dictamen sobre la reclamación.

19. La Comisión emitió su dictamen el 30 de junio de 2008. El 7 de julio de 2008, la respuesta de la Comisión se remitió al denunciante para que presentara sus observaciones, que presentó el 18 de julio de 2008.

20. El 25 de noviembre de 2008, el Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión más información sobre este caso.

21. El 10 de marzo de 2009, la Comisión envió su respuesta a la solicitud de información complementaria. El 13 de marzo de 2009, esta respuesta se remitió al denunciante, que formuló observaciones al respecto el 17 de marzo de 2009.

22. En sus observaciones, el autor planteó una serie de cuestiones nuevas. En primer lugar, señaló que ni el Comité Mixto ni la Comisión tenían competencia para modificar el objeto del Acuerdo. Sin embargo, ha habido informes que indican que algunos Estados miembros han establecido una serie de restricciones que son contrarias al Acuerdo. El demandante pidió al Defensor del Pueblo y a la Comisión que garantizaran que las mejoras introducidas por el Acuerdo no se vieran socavadas, ni por las Directrices, ni por la adopción de medidas unilaterales por parte de los Estados miembros. En segundo lugar, declaró que no estaba de acuerdo con la opinión de la Comisión de que se puede exigir a los familiares de ciudadanos de la UE que aporten pruebas de cómo están relacionados con un ciudadano de la UE, aparte de la «solicitud escrita» a que se refiere el Acuerdo. Exigir otros documentos, como aparentemente prevén las Directrices, aumentaría la burocracia para las personas afectadas. Sostuvo, por tanto, que la Comisión debe velar por que los Estados miembros interpreten el Acuerdo de manera favorable a los ciudadanos. En tercer lugar, el denunciante expresó sus dudas en cuanto a la correcta aplicación del Acuerdo, en particular en relación con las tasas cobradas por los visados. Sugiere que la Comisión recuerde a Alemania, en particular, sus obligaciones en este contexto. En cuarto lugar, el autor declaró que su experiencia demostraba que las restricciones de viaje solo se aliviarían si las personas afectadas insistían en que las medidas acordadas se aplicarían realmente. En quinto y último lugar, el denunciante alegó que era muy insatisfactorio que algunos Estados miembros hubieran remitido el proyecto de Directrices que les había dado la Comisión a sus representaciones en terceros países, y que estos últimos ya lo hubieran aplicado sin dar a los ciudadanos afectados la posibilidad de comprobar si se había respetado el proyecto de Directrices y si eran conformes con el Acuerdo. Por consiguiente, pidió al Defensor del Pueblo que le ayudara en esta cuestión, en el marco de sus competencias.

23. Parece que, por lo tanto, el denunciante deseaba formular nuevas alegaciones y alegaciones. De conformidad con el artículo 2, apartado 4, del Estatuto del Defensor del Pueblo, todas las alegaciones y reclamaciones deben ir precedidas de las gestiones administrativas previas adecuadas ante la institución de que se trate. El Defensor del Pueblo observa, sin embargo, que el demandante no parece haber planteado estas alegaciones y reclamaciones en su correspondencia con la Comisión. Por lo tanto, en la actualidad son inadmisibles. Sin embargo, el denunciante es libre de renovar sus alegaciones y alegaciones tras haber presentado previamente a la Comisión los planteamientos adecuados. No obstante, cabe señalar que el Defensor del Pueblo solo puede examinar las reclamaciones relativas a mala administración por parte de las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea. Por lo tanto, en cualquier caso, no podría ocuparse de las alegaciones y reclamaciones dirigidas contra el comportamiento de los Estados Miembros.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DEL PUEBLO

A. Denuncia de falta de acceso a las Directrices y estadísticas y reclamación conexa

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

24. El demandante alegó que la decisión de la Comisión de no concederle acceso a los documentos pertinentes no era conforme con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Afirmó que debía tener acceso a los documentos solicitados.

Por lo que se refiere a las Directrices

25. En su dictamen, la Comisión señaló que, en su decisión de 5 de noviembre de 2007 por la que se denegaba la solicitud de acceso, informó al denunciante de que las Directrices eran un proyecto de documento que aún se estaba debatiendo y que aún no había sido adoptado por el Comité Mixto, compuesto por la Federación de Rusia, los Estados miembros y ella misma. Explicó además que, dado que las Directrices fueron redactadas conjuntamente por un tercero, la Comisión, en virtud del artículo 4, apartado 4, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, estaba obligada a consultar a la Federación de Rusia antes de tomar una decisión sobre la solicitud de acceso.

26. La Comisión señaló que, en una reunión del Comité Mixto celebrada en enero de 2008, planteó la cuestión de la concesión de acceso al proyecto de directrices. Sin embargo, la delegación rusa expresó la opinión de que las Directrices no deberían hacerse públicas en forma de proyecto, sino que, una vez aprobadas, la cuestión podría volver a examinarse.

27. Por consiguiente, el 3 de marzo de 2008, la Comisión confirmó su decisión inicial de denegar el acceso al proyecto de Directrices. Alegó que se aplicaba la excepción prevista en el artículo 4, apartado 1, letra a), del Reglamento 1049/2001. La divulgación de las Directrices, en contra de la voluntad expresa de la Federación de Rusia, tendría un impacto negativo en el interés público con respecto a las relaciones entre la Unión Europea y la Federación de Rusia.

28. En sus observaciones, el denunciante declaró que, según el Ministerio de Asuntos Exteriores alemán, la versión final de las Directrices ya estaba disponible el 2 de enero de 2008.

29. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que formulara observaciones sobre esta declaración.

30. En su respuesta, la Comisión señaló que las Directrices no habían finalizado antes del 2 de enero de 2008. De hecho, no se llegó a un acuerdo definitivo y formal sobre el texto de las Directrices hasta el 10 de junio de 2008. Por consiguiente, las Directrices debían adoptarse en la próxima reunión del Comité Mixto, prevista para febrero de 2009. Se acordó además que las Directrices se publicarían tan pronto como se adoptaran.

31. Con ocasión de una conversación telefónica con la Defensoría del Pueblo el 30 de noviembre de 2009, el demandante confirmó que, entretanto, había recibido una copia de las Directrices.

Por lo que se refiere a las estadísticas

32. En su dictamen, la Comisión señalaba que solo unos pocos Estados miembros habían presentado estadísticas en el momento en que el Comité Mixto se reunió en enero de 2008, y que se había acordado esforzarse por elaborar las estadísticas para la próxima reunión del Comité Mixto en junio de 2008.

33. En sus observaciones, el demandante afirmó que no podía entender por qué la Comisión no le había facilitado al menos las estadísticas de que disponía, como estaba obligada a hacer en virtud del Reglamento (CE) n.o 1049/2001.

34. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que comentara este argumento y confirmara si ya se disponía de las estadísticas completas.

35. En su respuesta, la Comisión señaló que solo había recibido algunas estadísticas trimestrales parciales de algunos Estados miembros. En opinión de la Comisión, estos datos no eran un indicador claro de la aplicación del Acuerdo. La Comisión señaló que pediría a los Estados miembros que preparasen las estadísticas pertinentes con vistas a disponer de ellas en la próxima reunión del Comité Mixto, prevista para febrero de 2009.

36. Con ocasión de la conversación telefónica antes mencionada con la Defensoría del Pueblo el 30 de noviembre de 2009, el demandante confirmó que, entretanto, había recibido las estadísticas que deseaba.

Evaluación del Defensor del Pueblo

37. El Defensor del Pueblo señala que el demandante solicitó acceso a las Directrices. La Comisión lo reconoció en su dictamen. Sin embargo, en el verano de 2007, cuando el demandante intentó acceder por primera vez a este documento, el portavoz del Comisario Frattini le informó de que la Comisión no podía proporcionarle el documento solicitado en ese momento, ya que las Directrices aún debían ser ultimadas y adoptadas por el Comité Mixto. De la información facilitada por la Comisión durante la presente investigación se desprende que las Directrices no se adoptaron formalmente hasta principios de 2009. Teniendo en cuenta el hecho de que el denunciante solicitó el acceso a las Directrices, y no al proyecto de Directrices, la Comisión debería haber rechazado la solicitud de acceso del denunciante por el simple motivo de que el documento al que el denunciante solicitaba el acceso no existía como tal en ese momento.

38. El Defensor del Pueblo aprecia el hecho de que la Comisión parece haber intentado determinar si podía concederse acceso al proyecto de directrices. Sus intentos incluyeron consultar a las autoridades rusas. Sin embargo, y por lo que puede ver el Defensor del Pueblo, el demandante nunca indicó que estuviera interesado en el proyecto de directrices. Si la Comisión se hubiera preguntado cómo interpretar la solicitud del reclamante, podría haberle pedido que aclarara esta cuestión de conformidad con el artículo 6, apartado 2, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En opinión del Defensor del Pueblo, la Comisión no solo se habría ahorrado mucho esfuerzo, sino que también habría evitado enemistarse aún más con un ciudadano que, como se verá más adelante, ya tenía motivos para estar insatisfecho con la Comisión.

39. El Defensor del Pueblo señala que el demandante confirmó que, entretanto, había obtenido acceso tanto a las Directrices como a las estadísticas que había estado buscando. La Comisión parece haber sido algo lenta a la hora de facilitar el acceso a las estadísticas, dado que inicialmente no facilitó el acceso a las estadísticas que habían presentado algunos Estados miembros. Sin embargo, el presente asunto se refiere a la falta de acceso y no al posible retraso en la concesión del acceso a los documentos de que se trata.

40. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que no hay motivos para nuevas investigaciones sobre la alegación y la reclamación pertinentes.

B. Alegación de que la Comisión amplió ilegalmente el plazo para responder a la solicitud confirmatoria de acceso a los documentos presentada por el demandante

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

41. El denunciante alegó que la Comisión había ampliado ilegalmente el plazo para responder a su solicitud confirmatoria. Afirmó que tenía la impresión de que la Comisión actuaba como lo hacía para ganar tiempo y porque no quería darle acceso a los documentos en cuestión.

42. En su dictamen, la Comisión lamentaba no haber respetado los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Sin embargo, la institución también alegó que el retraso era el resultado de sus esfuerzos por encontrar una solución que permitiera al denunciante obtener el acceso más amplio posible. Además, señaló que, de conformidad con el artículo 4, apartado 4, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, estaba obligada a consultar a las autoridades rusas.

43. El autor no hizo comentarios sobre esta cuestión en sus observaciones.

Evaluación del Defensor del Pueblo

44. El Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con el artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/001, las solicitudes confirmatorias de acceso a los documentos "se tramitarán con prontitud", el plazo de 15 días hábiles solo puede prorrogarse en "casos excepcionales" y cuando "se notifique al solicitante y se expliquen detalladamente los motivos".

45. Es indiscutible que la Comisión no tramitó la solicitud confirmatoria del denunciante en el plazo pertinente de quince días hábiles.

46. De hecho, la Comisión informó al denunciante de que el plazo para responder a su solicitud confirmatoria debía prorrogarse otros quince días hábiles. Sin embargo, esta decisión se basó en que la Comisión seguía examinando la solicitud y consultando a otros servicios de la Comisión. El Defensor del Pueblo no ve cómo estas circunstancias podrían considerarse un «caso excepcional» en el sentido del artículo 8, apartado 2, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En cualquier caso, una simple referencia, formulada en términos generales, a la necesidad de consultar a otros servicios de la Comisión no puede satisfacer el requisito de «razonamiento detallado» previsto en el mismo artículo.

47. Para justificar el tiempo necesario para tratar el asunto, la Comisión también se refirió posteriormente a la necesidad de consultar a las autoridades rusas. El artículo 4, apartado 4, del Reglamento 1049/2001 prevé la consulta de un tercero autor (o coautor) de un documento al que se solicite acceso. Por lo tanto, difícilmente puede considerarse un «caso excepcional» en el sentido del artículo 8, apartado 2, del Reglamento 1049/2001. En cualquier caso, el Defensor del Pueblo señala que cuando la Comisión se refirió a la necesidad de consultar a las autoridades rusas, el plazo original había expirado hace mucho tiempo.

48. Además de todo lo anterior, aun suponiendo que la Comisión estuviera facultada para concederse un plazo adicional de quince días hábiles en este caso, ello no alteraría la conclusión de que no se respetaron los plazos previstos en el Reglamento 1049/2001. Tampoco se discute que la Comisión no tramitó la solicitud confirmatoria del denunciante en el plazo adicional de quince días hábiles.

49. Por lo tanto, la Comisión incumplió el requisito legal pertinente. Esto constituye un caso de mala administración.

50. El Defensor del Pueblo señala que la Comisión lamentó no haber respetado los plazos establecidos en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En opinión del Defensor del Pueblo, normalmente no es necesario adoptar nuevas medidas por su parte si una institución se disculpa por un retraso en la tramitación de una solicitud de acceso con arreglo al Reglamento (CE) n.o 1049/2001. Sin embargo, en el presente asunto, la Comisión no se disculpó ni aceptó que fuera responsable de este retraso. Por el contrario, consideró que, debido a que estaba obligada a consultar a las autoridades rusas, el retraso resultante en la tramitación de la solicitud confirmatoria del autor estaba fuera de su control y responsabilidad. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera necesario hacer una observación crítica a continuación.

51. Habida cuenta de que la Comisión incumplió las normas de procedimiento establecidas en el Reglamento (CE) no 1049/2001 cuando prorrogó el plazo en diciembre de 2007, no es necesario examinar las nuevas «extensiones» de los días 4 y 16 de enero de 2008.

C. Denuncia de que no se remitió la solicitud inicial de acceso a los documentos a la Secretaría General

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

52. El denunciante alegó que había dos casos de mala administración por parte de la Comisión. La primera se produjo cuando no remitió su solicitud inicial de acceso, presentada el 23 de julio de 2007, a su Secretaría General, y cuando no accedió a su solicitud de remisión, presentada el 10 de agosto de 2007.

53. En su dictamen, la Comisión reiteró la opinión que había expresado en sus comunicaciones anteriores con el demandante, a saber, que la función del servicio de la portavoz, a la que se dirigió el demandante el 23 de julio de 2007, era proporcionar información, evaluaciones políticas y declaraciones en nombre de la Comisión. La Comisión alegó que era razonable que el portavoz tratara la solicitud del demandante como una solicitud de información y no de acceso a documentos. En apoyo de esta tesis, la Comisión se basó en tres hechos. En primer lugar, la Comisión señaló que el denunciante se presentó como periodista profesional. En segundo lugar, la Comisión alegó que la redacción de su correo electrónico de 23 de julio de 2007 indicaba que deseaba formular determinadas preguntas y no que deseaba solicitar el acceso a los documentos. En su opinión, no había nada más en el texto del correo electrónico que indicara que el reclamante tenía la intención de presentar una solicitud formal de acceso a los documentos. En tercer lugar, la Comisión señaló que el denunciante no hacía referencia al Reglamento 1049/2001.

54. La Comisión aceptó que, en su correo electrónico de 10 de agosto de 2007, el demandante pidiera explícitamente que su solicitud de acceso a los documentos se remitiera a la Secretaría General. Se disculpó por la forma inadecuada en que se trató este correo electrónico en particular. La Comisión añadió que estaba introduciendo un sistema para garantizar que esas solicitudes se tramitaran de manera más sistemática en el futuro.

55. En sus observaciones, el demandante expresó su sorpresa por la opinión de la Comisión de que un ciudadano debe mencionar el Reglamento 1049/2001 para garantizar que su solicitud de acceso a los documentos se tramite con arreglo a dicho Reglamento. Afirmó que, cuando presentó su solicitud de acceso a los documentos en cuestión, nunca había oído hablar del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, y que estaba seguro de que este sería el caso de muchos otros ciudadanos de la UE. En su opinión, esto no debería haber importado, ya que la administración debe conocer la ley y atender las solicitudes de los ciudadanos de conformidad con la ley. También señaló que el Reglamento 1049/2001 prevé expresamente que la administración debe ayudar al ciudadano a presentar una solicitud completa y correcta. Además, a juicio del autor de la queja, el hecho de que la persona que presenta la solicitud sea un periodista o un ciudadano de a pie no debe influir en la clasificación de una solicitud de información o de documentos.

Evaluación del Defensor del Pueblo

56. Es una buena práctica administrativa tramitar las solicitudes de acceso a los documentos de conformidad con las disposiciones establecidas en el Reglamento (CE) no 1049/2001 (véase el artículo 23 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa [3]). Además, es una buena práctica administrativa que un funcionario que no es competente para tramitar una solicitud presentada por un ciudadano dirija a este ciudadano al funcionario o servicio encargado del asunto (véase el artículo 12, apartado 2, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa). Cabe señalar asimismo que el artículo 6, apartado 4, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 obliga a la administración a «facilitar información y asistencia sobre cómo y dónde pueden presentarse las solicitudes de acceso a los documentos». En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que, si un ciudadano presenta una solicitud de acceso a documentos a un servicio que no es competente para tramitar la solicitud, esta debe remitirse al servicio competente o, al menos, debe informarse al ciudadano del servicio al que debe remitir su solicitud.

57. En el caso de autos, el portavoz del Sr. Frattini no transmitió la solicitud de acceso presentada el 23 de julio de 2007 a la Secretaría General, ni informó al demandante de que debía presentar su solicitud a dicho órgano.

58. El Defensor del Pueblo considera que los argumentos presentados por la Comisión para justificar la forma en que tramitó dicha solicitud no son convincentes.

59. En primer lugar, debe señalarse que la aplicación del Reglamento 1049/2001 no se ve afectada por el hecho de que la persona que solicita el acceso a los documentos sea o no periodista. A este respecto, el Defensor del Pueblo señala que, en su solicitud de 23 de julio de 2007, el demandante no se refirió al hecho de que fuera periodista. De hecho, parece que sólo mencionó este hecho cuando se dirigió al portavoz del Presidente de la Comisión para quejarse de la forma en que se había tratado su correo electrónico de 23 de julio de 2007. En segundo lugar, el Defensor del Pueblo señala que, cuando el demandante envió su correo electrónico de 23 de julio de 2007, que estaba en alemán, añadió una traducción al inglés. Por lo que se refiere a las estadísticas, el Defensor del Pueblo considera que la versión alemana del correo electrónico podría haber causado incertidumbre en cuanto a si el demandante deseaba presentar una solicitud de acceso a los documentos pertinentes en cuestión o si deseaba recibir únicamente información sobre ellos. Sin embargo, en lo que respecta a las Directrices, el Defensor del Pueblo señala que el demandante solicitó claramente una copia de este documento. El funcionario interesado no podía dudar de que el demandante deseaba que se le diera acceso a este documento. En tercer lugar, el hecho de que el denunciante no hiciera referencia al Reglamento 1049/2001 en su correo electrónico de 23 de julio de 2007 carece claramente de pertinencia. Como se ha señalado anteriormente, es una buena práctica administrativa tramitar las solicitudes de acceso a los documentos de conformidad con las disposiciones establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001. No cabe esperar que los ciudadanos estén plenamente familiarizados con las normas jurídicas que rigen las obligaciones de la administración de la UE.

60. El Defensor del Pueblo señala que el portavoz del Comisario Frattini dio una respuesta extremadamente rápida al correo electrónico del demandante de 23 de julio de 2007. Remitió al autor a un sitio web en el que, según su conocimiento, podían encontrarse los documentos pertinentes. Si la asunción del funcionario hubiera sido correcta, el Defensor del Pueblo no dudaría en felicitar al funcionario en cuestión por un enfoque claramente útil y orientado al servicio. De hecho, si el funcionario interesado hubiera transmitido la solicitud de 23 de julio de 2007 a la Secretaría General, o si hubiera informado al reclamante de que debía dirigir su solicitud a este servicio, su solicitud habría tenido que ser registrada primero por la Secretaría General y luego asignada al servicio encargado de responderla. Como se ha señalado anteriormente, la Comisión dispuso de 15 días hábiles para ello. Si, en cualquier caso, los documentos pertinentes hubieran estado disponibles en Internet, el enfoque adoptado por el portavoz del Comisario Frattini habría permitido al demandante acceder a estos documentos mucho más rápidamente que si la solicitud de 23 de julio de 2007 se hubiera tramitado de conformidad con el Reglamento 1049/2001. Sin embargo, el Defensor del Pueblo señala que los documentos pertinentes no estaban disponibles en el sitio web al que se remitió al demandante. El demandante informó inmediatamente de ello al funcionario interesado. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que el funcionario afectado, tan pronto como fue informado de que el asesoramiento que había dado era incorrecto, debería haber remitido la solicitud de 23 de julio de 2007 a la Secretaría General o, al menos, haber informado al demandante de dónde presentar su solicitud.

61. Por lo que se refiere al correo electrónico de 10 de agosto de 2007, el Defensor del Pueblo señala lo siguiente. El denunciante se refirió explícitamente al Reglamento (CE) n.o 1049/2001, pidió que su solicitud se tramitara de conformidad con el presente Reglamento y solicitó que se remitiera al servicio encargado de tramitar dichas solicitudes. El Defensor del Pueblo considera que el hecho de que la Comisión no haya respondido a este correo electrónico y no haya atendido las solicitudes del demandante constituye un grave caso de descortesía. La gravedad de la mala administración se ve agravada por el hecho de que otro funcionario de la Comisión, al que el denunciante recurrió en busca de ayuda, se abstuvo de tomar ninguna medida para tratar de remediar la situación. En cambio, se dijo al autor que la forma en que se había tramitado su solicitud de acceso era "completamente correcta".

62. El Defensor del Pueblo observa, sin embargo, que la Comisión aceptó que la solicitud del demandante de 10 de agosto de 2008 no se tramitó de manera satisfactoria. Señala además que se disculpó por este hecho e indicó que estaba aplicando un sistema para garantizar que esas solicitudes se tramitaran adecuadamente en el futuro. El autor no hizo ningún comentario específico en sus observaciones sobre este aspecto del caso.

63. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo considera que no es necesario realizar más investigaciones en lo que respecta a la tramitación del correo electrónico de 10 de agosto de 2007.

64. El Defensor del Pueblo observa, sin embargo, que la disculpa antes mencionada no se extiende a la forma en que la Comisión trató el correo electrónico del demandante de 23 de julio de 2008. Por el contrario, el dictamen muestra que la Comisión sigue creyendo que este correo electrónico se tramitó correctamente. Por las razones expuestas, el Defensor del Pueblo no puede compartir esta opinión. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo hará una observación crítica correspondiente a continuación.

D. Conclusiones

Sobre la base de su investigación sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo la cierra con las siguientes conclusiones y observaciones críticas:

1. De conformidad con el artículo 8, apartado 2, del Reglamento (CE) no 1049/001, el plazo de 15 días hábiles previsto para tramitar las solicitudes confirmatorias de acceso a los documentos puede, en "casos excepcionales" y siempre que se indiquen " razones detalladas", prorrogarse otros 15 días hábiles. En el caso que nos ocupa, la Comisión informó al denunciante de que el plazo pertinente debía prorrogarse porque seguía examinando la solicitud y consultando a otros servicios. El Defensor del Pueblo no ve cómo estas circunstancias podrían constituir un «caso excepcional» en el sentido del artículo 8, apartado 2, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En cualquier caso, una simple referencia, formulada en términos generales, a la necesidad de consultar a otros servicios de la Comisión no puede satisfacer el requisito de «razonamiento detallado» previsto en el mismo artículo. Por lo tanto, la Comisión no tramitó la solicitud confirmatoria del demandante en el plazo establecido por el Reglamento 1049/2001. Esto constituye un caso de mala administración.
2. Es una buena práctica administrativa tramitar las solicitudes de acceso a los documentos de conformidad con las disposiciones establecidas en el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 (véase el artículo 23 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa). Además, es una buena práctica administrativa que un funcionario que no es competente para tramitar una determinada solicitud presentada por un ciudadano dirija al ciudadano al funcionario o servicio encargado del asunto (véase el artículo 12, apartado 2, del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa). En el presente caso, la Comisión no transmitió a su Secretaría General la solicitud de acceso del demandante a los documentos de 23 de julio de 2007. Como mínimo, el denunciante debería haber sido informado de dónde presentar su solicitud tan pronto como informó a la Comisión de que la respuesta inicial a su solicitud era incorrecta. Esto constituye un nuevo caso de mala administración.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la Comisión.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Hecho en Estrasburgo, el 5 de enero de 2010.

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[1] DO 2001, L 145, p. 43.

[2] Decisión del Consejo, de 19 de abril de 2007, relativa a la celebración del Acuerdo entre la Comunidad Europea y la Federación de Rusia sobre la facilitación de la expedición de visados para estancias de corta duración (DO 2007, L 129, p. 27).

[3] El Código está disponible en el sitio web del Defensor del Pueblo (http://www.ombudsman.europa.eu).