ANTECEDENTES DE LA RECLAMACIÓN

1. La denuncia se refiere a una solicitud de acceso público a documentos que el denunciante, antiguo funcionario de la Comisión, presentó a la Comisión en diciembre de 2006. En su solicitud, el denunciante solicitaba el acceso público a todos los órdenes del día, decisiones, actas y documentos que habían sido adoptados, tramitados o destinados a ser tratados por la «Collège des chefs d'administration» durante los diez años anteriores.

2. Al no haber recibido respuesta a su solicitud, el denunciante presentó una solicitud confirmatoria a la Comisión.

3. Posteriormente, el demandante se puso en contacto con la Comisión porque no había recibido respuesta en el plazo previsto en el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión («Reglamento 1049/2001»)[1].

4. En febrero de 2007, el demandante presentó una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo. Debido a un intento, por parte del reclamante, de buscar una solución global a sus numerosos litigios con la Comisión, y al apoyo conexo a este intento por parte del Defensor del Pueblo Europeo, este último suspendió la tramitación de todas las reclamaciones de este reclamante durante un período de varios meses en 2007. La evaluación sobre si debía iniciarse una investigación sobre esta denuncia en particular tuvo lugar en agosto de 2007.

5. En abril de 2007, el denunciante envió información y observaciones adicionales en relación con la mencionada solicitud de acceso a los documentos. Estos fueron tenidos en cuenta para la evaluación mencionada en el apartado anterior.

6. El denunciante expresó numerosas quejas en relación con la tramitación por parte de la Comisión de su solicitud de acceso. Estas quejas se exponen a continuación como alegaciones.

OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN

7. El 6 de septiembre de 2007, el Defensor del Pueblo decidió iniciar una investigación sobre las siguientes alegaciones y reclamaciones del demandante:

Alegaciones

1. Hubo retrasos injustificados en la tramitación de sus solicitudes de acceso.
2. No se respetaron los plazos fijados por la propia Comisión para la presentación de documentos.
3. En un CD-ROM, la Comisión proporcionó erróneamente al denunciante documentos en un formato electrónico no especificado (uno que no podía abrir con Windows XP).
4. Inicialmente no se respondió a sus solicitudes de información sobre el contenido electrónico del CD-ROM, y la respuesta que finalmente recibió fue errónea.
5. Algunos de los documentos a los que se le había prometido acceso no figuraban en el CD-ROM.
6. La Comisión ofendió al autor al describir sus solicitudes relativas a lo anterior como no objetivas/inapropiadas (" unsachlich").
7. La Comisión pidió al demandante que declarara que asumiría los costes de la ulterior presentación de documentos, pero sin especificar, a este respecto, la naturaleza de los documentos en cuestión.
8. La Comisión solicitó una tasa de 0,10 EUR por página, pero sin explicarlo con más detalle en su respuesta a una solicitud presentada por el denunciante.

Reclamaciones

La Comisión debería:

1. emitir "una disculpa formal" y
2. Ofrecerle "recompensa, que, siguiendo el largo procedimiento, no podría constituir el suministro de los documentos solicitados".

8. El denunciante también formuló las siguientes alegaciones: a) la falta de respuesta de la Comisión a su solicitud de acceso público en este caso constituye otro elemento más en su intento estratégico global de desgastarlo, y b) la Comisión, a través de sus acciones hacia él en este y otros casos, lo está acosando y lo ha estado acosando. El Defensor del Pueblo no inició una investigación sobre estas alegaciones porque la reclamación no contenía pruebas del cumplimiento del artículo 2, apartado 8, de su Estatuto, que establece el requisito de que todos los recursos internos deben haberse agotado antes de que las reclamaciones sobre las relaciones laborales en virtud del Estatuto puedan dirigirse al Defensor del Pueblo.

LA INVESTIGACIÓN

9. El 6 de septiembre de 2007, el Defensor del Pueblo pidió a la Comisión que presentara un dictamen sobre la reclamación. La Comisión envió su dictamen el 19 de noviembre de 2007. El Defensor del Pueblo remitió el dictamen al demandante, con una invitación a formular observaciones. El autor presentó sus observaciones el 22 de diciembre de 2007.

ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DEL OMBUDSMAN

Observaciones preliminares

10. Las alegaciones antes mencionadas se reagruparán de la siguiente manera a efectos de evaluación: en primer lugar, se tratarán las alegaciones 1 y 2; a continuación, las alegaciones 3, 4 y 5; seguidas de las alegaciones 7 y 8; y, por último, la alegación 6. Las reclamaciones se tratarán por separado al final de la evaluación.

11. En su dictamen, la Comisión hizo una exposición fáctica de su correspondencia con el denunciante, que es útil exponer en los apartados siguientes.

Resumen de los hechos/acontecimientos por parte de la Comisión

12. El 10 de diciembre de 2006, el autor presentó su solicitud de documentos. El denunciante solicitó los documentos en formato electrónico y dijo que, si se trataba de costes, primero debía ser informado de ello para poder confirmar su acuerdo. Añadió que si los documentos estaban en varias versiones lingüísticas, solo requería los documentos en alemán, inglés y francés. También dijo que si se hacían referencias a terceros dentro de estos documentos, los nombres podrían ser oscurecidos. Sin embargo, esto no debe aplicarse a los funcionarios que simplemente desempeñen sus funciones.

13. El 29 de enero de 2007, la solicitud se registró en la Secretaría General de la Comisión con el número de referencia 1210/07. El expediente fue remitido a la Dirección General de Personal y Administración (DG ADMIN) con una solicitud para tratar el asunto en un nuevo plazo de 15 días hábiles (es decir, hasta el 19 de febrero de 2007), que correspondía al plazo previsto en el Reglamento 1049/2001.

14. El 13 de febrero de 2007, el Sr. J., Director de la DG ADMIN.B, respondió a la solicitud indicando que abarcaba unos 1 200 documentos, algunos de los cuales no estaban en formato electrónico. Sugirió que, en vista del gran número de documentos solicitados, se buscara una solución justa en cuanto al tipo o contenido de los documentos solicitados y que esto se examinara de manera oficiosa.

15. Mediante correo electrónico de 14 de febrero de 2007 dirigido a la Sra. B., que trabaja en la DG ADMIN.B, el demandante informó a la Comisión, en resumen, de cómo preveía que se le podrían facilitar los documentos. También informó a la Comisión de que había presentado una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo.

16. El 16 de febrero de 2007, el Sr. J. respondió por carta indicando que de dicho correo electrónico se desprendía que el demandante aceptaba una solución que permitía limitar el número de documentos a los que se daría acceso. A este respecto, el Sr. J. sugiere que la Comisión pueda facilitar documentos que abarquen no los diez años anteriores, sino los tres años anteriores. Añadió que, si el denunciante estaba de acuerdo, la Comisión comenzaría a recopilar los documentos e indicó que, dado el número de documentos en cuestión, esto podría llevar un poco de tiempo.

17. El 20 de febrero de 2007, el demandante envió un correo electrónico a la Sra. B. (también dirigido al Sr. J.) en el que afirmaba, en resumen, que había previsto realmente una solución paso a paso para la presentación de los documentos. También señaló que no estaba dispuesto a aceptar una limitación definitiva y definitiva del alcance de su solicitud.

18. El 22 de febrero de 2007, el Sr. J. respondió al mensaje anterior afirmando que se había dado cuenta de que el demandante no aceptaría una solución de compromiso que limitara definitivamente el número de documentos a los que podía tener acceso. Sin embargo, el denunciante aceptó que la Comisión pudiera enviarle todos los documentos de los últimos tres años, así como las actas de las reuniones de la «Collège des chefs d'administration» de los últimos diez años, siempre que estos documentos proporcionaran una visión completa de todos los documentos disponibles y se enviaran rápidamente. El Sr. J. añade que, de hecho, el acta ofrece una visión completa de todas las decisiones pertinentes y de los documentos disponibles.

19. A continuación, el Sr. J. reitera su sugerencia de una solución transaccional mediante la cual la Comisión envíe todos los documentos de los tres últimos años y las actas de las reuniones del «Collège des chefs d'administration» de los últimos diez años. Añadió que si el autor estaba de acuerdo con ello, se podía enviar una primera serie de documentos en el plazo de siete días y el resto en el plazo de un mes. Por lo que se refiere a la publicación de estos documentos, la cuestión se debatirá en la próxima reunión del «Collège des chefs d'administration».

20. En su correo electrónico de 22 de febrero de 2007 a la Sra. B., el autor declaró, en resumen, que, para facilitar la tramitación de su solicitud, estaba de acuerdo con la propuesta antes mencionada. Añadió que, una vez recibidos los documentos, retiraría su reclamación al Defensor del Pueblo.

21. El 1o de marzo de 2007, la Sra. B. comunicó al autor por correo electrónico que se le había enviado un primer conjunto de documentos por correo en un CD-ROM. También señaló que la Comisión se reservaba el derecho de cobrarle por fotocopias hechas de documentos para los que sólo existía una versión en papel.

22. El 7 de marzo de 2007, el autor envió un correo electrónico a la Sra. B. informándole de que había tenido dificultades para abrir el CD-ROM y acceder a los documentos. El 14 de marzo volvió a escribirle indicando que todavía estaba a la espera de una respuesta.

23. El 23 de marzo de 2007, la Comisión envió al denunciante un correo electrónico explicando cómo podía abrirse el CD-ROM (utilizando Windows XP) y dio más detalles sobre los cargos que podían aplicarse por fotocopiar documentos que no existían en una versión electrónica.

24. El 24 de marzo de 2007, el denunciante respondió a dicho correo electrónico. Teniendo en cuenta que el 7 de marzo de 2007 había escrito pidiendo ayuda, consideró que era un error administrativo no haber recibido anteriormente una explicación relativa al formato en que se transmitían los documentos.

25. Añadió que la presentación de los documentos era caótica y citó como ejemplo el hecho de que, en la reunión del 19 de febrero de 2004, se hiciera referencia a la "Conclusión núm. 221" sin ningún documento explicativo. Consideró que esto equivalía a un posible acoso y que la Comisión estaba tratando de engañarlo deliberadamente. Pidió que se le enviara una lista numerada y fechada de documentos o, si eso no fuera posible, que los documentos fueran gratuitos porque consideraba que el nivel de los cargos era excesivo.

26. En su respuesta de 30 de marzo de 2007, el Sr. J. señaló que el nivel de costes en cuestión era el nivel recomendado por la Secretaría General y solicitó el acuerdo del denunciante para sufragar los costes de la Comisión sobre esta base. Añadió que los argumentos sobre las demás cuestiones planteadas en la nota del autor eran "unsachlich".

A. Alegaciones primera y segunda relativas a las demoras

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

27. El denunciante consideró que la Comisión había sufrido graves retrasos.

28. En su dictamen, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

29. Teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Reglamento 1049/2001, es innegable y lamentable que el registro de la solicitud de acceso del denunciante de 10 de diciembre de 2006 fuera tardío (29 de enero de 2007). El servicio responsable del tipo de documentos en cuestión solo recibió la solicitud después de su registro, lo que significa que la correspondencia con el denunciante sobre el fondo de su solicitud también se retrasó en relación con la fecha de su solicitud. La Comisión se disculpó por este retraso.

30. Sin embargo, la Comisión subrayó que, en sus respuestas al denunciante, el servicio en cuestión había actuado sin demora tras recibir la carta del denunciante y sus correos electrónicos pertinentes. Para ilustrar esto, el correo electrónico del autor de la queja de 14 de febrero de 2007 fue contestado por el servicio el 16 de febrero de 2007 y su correo electrónico posterior de 20 de febrero de 2007 fue contestado el 22 de febrero de 2007. Esta última respuesta contenía una propuesta transaccional, que fue aceptada por el denunciante. Al hacerlo, también declaró que retiraría su reclamación al Defensor del Pueblo de 7 de febrero de 2007.

31. Por lo tanto, parecía razonable concluir que la posición del denunciante era que, para el 22 de febrero de 2007, ya no consideraba que el retraso y el incumplimiento del plazo para responder a tales solicitudes fijado por la Comisión (que ciertamente existía en la fecha de su denuncia, el 7 de febrero de 2007) fueran en modo alguno problemáticos para él.

32. En consecuencia, la Comisión entiende que el fondo de su denuncia se refiere esencialmente únicamente a las alegaciones 3 a 8, a saber, a los problemas encontrados en relación con la transmisión de los documentos en cuestión y en relación con los cargos que podría tener que soportar, así como al uso del término "unsachlich", que considera ofensivo.

33. En sus observaciones, el denunciante rechazó en primer lugar la disculpa de la Comisión antes mencionada. Afirmó que la disculpa se basaba únicamente en un reconocimiento parcial de la mala administración que se había producido, y no era auténtica. Por lo tanto, no puede obtener ninguna satisfacción de dicha disculpa.

34. El autor también alegó que entretanto se habían producido otros retrasos y, a modo de ejemplo ilustrativo, se refirió a la correspondencia que siguió al registro de su solicitud el 29 de enero de 2007.

Evaluación del Defensor del Pueblo

35. El denunciante opina que, por lo que se refiere a esta parte del caso, la Comisión fue responsable de más retrasos de los que reconoció. Procede, por tanto, examinar esta cuestión antes de evaluar las disculpas emitidas por la Comisión.

36. El artículo 7, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 establece que las solicitudes de acceso deben ser respondidas con prontitud y, en cualquier caso, en un plazo de quince días hábiles a partir de la fecha de registro. El artículo 7, apartado 3, establece que, en casos excepcionales, "por ejemplo, en el caso de una solicitud relativa a un documento muy largo o a un gran número de documentos", el plazo previsto en el apartado 1 podrá ampliarse en 15 días hábiles, siempre que se notifique previamente al solicitante y se justifiquen detalladamente.

37. Tras el registro de la solicitud el 29 de enero de 2007, la Comisión se puso en contacto con el denunciante el 13 de febrero de 2007 para buscar una «solución justa» con arreglo al artículo 6, apartado 3, del Reglamento (CE) no 1049/2001 [2]. Eso fue 11 días hábiles después del registro. Tras la correspondencia adicional entre las partes, del 14 al 22 de febrero de 2007, la Comisión envió al denunciante determinados documentos que, según parece, cumplían la solución justa encontrada con el denunciante el 22 de febrero de 2007. De la correspondencia se desprende que la Comisión envió los documentos al denunciante alrededor del 1 de marzo de 2007. Habrían transcurrido 21 días hábiles desde el registro de la solicitud inicial. En cualquier caso, es cierto que el denunciante recibió efectivamente los documentos el 7 de marzo de 2007. Esto fue 25 días hábiles después del registro de la solicitud inicial.

38. Es cierto que la concesión por parte de la Comisión del acceso a los documentos no tuvo lugar en el plazo de quince días previsto en el artículo 7, apartado 1, del Reglamento 1049/2001. Por lo tanto, en principio, la superación de este límite habría requerido una prórroga formal (válida) del plazo, de conformidad con el artículo 7, apartado 3, del Reglamento. Sin embargo, en el presente asunto se trata de un demandante que es un antiguo funcionario de la Comisión de nivel A con formación jurídica, que tiene una experiencia considerable con el Reglamento 1049/2001. Por lo tanto, es razonable suponer que era consciente de que se había producido una prórroga, aunque no formal. Además, no ha negado que su solicitud se refería a un gran número de documentos y que la decisión de la Comisión de intentar buscar una solución justa era, como tal, adecuada. Por último, las medidas adoptadas por los servicios de la Comisión a partir del 13 de febrero de 2007, específicamente en lo que respecta a la búsqueda de una solución justa en virtud del Reglamento, pueden considerarse razonablemente oportunas.

39. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo formula las siguientes conclusiones:

1. Como reconoció la Comisión, la solicitud inicial del denunciante se registró con retraso.
2. Por lo que se refiere a las acciones de la Comisión tras el registro de la solicitud, y que abarcan el período comprendido entre el 29 de enero y principios de marzo de 2007, el Defensor del Pueblo considera que, en las circunstancias del presente caso, la Comisión actuó a su debido tiempo y, por tanto, sin mala administración.

40. Con respecto a las disculpas de la Comisión antes mencionadas, el Defensor del Pueblo acoge con satisfacción el hecho de que la institución haya reconocido el retraso y haya intentado remediarlo mediante dichas disculpas.

41. Sin embargo, la designación por la Comisión de la inscripción como simplemente "tardía" -sin más información que explique razonablemente la demora- constituye una descripción muy superficial de lo ocurrido. Como se ha señalado anteriormente, el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 prevé la tramitación «rápida» de las solicitudes de acceso y establece un plazo de quince días hábiles. El registro, el 29 de enero, de la solicitud presentada por el autor el 10 de diciembre significa que, a falta de explicaciones válidas, el retraso fue muy grave. Un reconocimiento en este sentido por parte de la Comisión habría sido el más adecuado en el caso de autos. En segundo lugar, cuando un retraso es muy grave, constituiría una demostración mínima de respeto hacia la persona afectada indicar, aunque sea brevemente, las razones que explican el retraso. En el caso de autos, la Comisión no ha intentado hacerlo.

42. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo observa que se produjo un grave retraso en la tramitación de la solicitud inicial por parte de la Comisión, lo que supuso un caso de mala administración. Por lo tanto, hará una observación crítica pertinente a continuación.

43. Dadas las circunstancias particulares de la relación entre la Comisión y el demandante, que durante varios años ha implicado varios litigios, algunos aún en curso, procede subrayar que las conclusiones anteriores del Defensor del Pueblo solo se refieren a los hechos específicos del presente caso. No tienen por objeto, ni deben entenderse como tales, apoyar la impresión declarada del autor de que la Comisión lo está acosando.

B. Alegaciones relativas a la aplicación de la solución justa acordada en virtud del Reglamento 1049/2001: el formato incorrecto del CD-ROM; la falta de respuesta y el suministro de información errónea; y el acceso incompleto

44. El denunciante considera que la Comisión cometió mala administración al intentar aplicar la solución justa acordada el 22 de febrero de 2007. Esto se debe a que: a) la Comisión le facilitó erróneamente documentos en un CD-ROM que se reprodujeron en un formato electrónico no especificado (uno que no pudo abrir con Windows XP), b) sus solicitudes de información sobre el contenido electrónico del CD-ROM inicialmente no fueron respondidas y la respuesta que finalmente recibió fue incorrecta, y c) algunos de los documentos a los que se le había prometido acceso no figuraban en el CD-ROM.

45. En su dictamen, la Comisión declaró que había actuado de manera razonable y rápida y que no había presentado ningún motivo real de reclamación. Durante un período inferior a siete semanas, envió al denunciante once mensajes y cartas.

46. Por lo que se refiere específicamente al método de transferencia de los documentos en CD-ROM, la Comisión declaró que este método de transferencia era el preferido, habida cuenta de la considerable cantidad de documentos solicitados y de las consiguientes dificultades para transmitirlos por correo electrónico. Cualquier forma de transmisión habría dado lugar a problemas, dada la dificultad inherente al tratamiento de tantos documentos PDF. Era necesario enviar los documentos en diferentes etapas. Cuando determinados documentos se omitieron accidentalmente de un lote de documentos transmitidos, esta omisión podría, con un poco de buena voluntad, haberse subsanado fácilmente en el lote siguiente.

47. En sus observaciones, el autor mantuvo esencialmente sus alegaciones.

Evaluación del Defensor del Pueblo

48. A modo de observación preliminar, el Defensor del Pueblo observa lo siguiente: En primer lugar, el dictamen de la Comisión no abordó las alegaciones en cuestión de manera particularmente detallada. En segundo lugar, el autor no ha cuestionado la utilidad de facilitarle los documentos en un CD-ROM, ni tampoco la opinión de que es más probable que se produzcan errores humanos al tratar un gran número de documentos. En su lugar, el denunciante formuló las alegaciones específicas a las que se ha hecho referencia más arriba.

49. Con respecto a estas alegaciones, es cierto que algunos de los archivos (archivos «.mdi») no eran obviamente conocidos por el denunciante, y que un usuario normal de ordenadores no sabría necesariamente cómo abrir dichos archivos [3]. También es cierto que la Comisión no respondió oportunamente al denunciante sobre esta cuestión. Sin embargo, finalmente, a raíz de las explicaciones de la Comisión, el denunciante consiguió abrir los expedientes que inicialmente le causaron problemas. El autor también pudo señalar algunos documentos que le faltaban.

50. Está claro que la Comisión podría haber actuado mejor al proporcionar los archivos en el CD-ROM. Sin embargo, en las circunstancias del presente caso, los errores o descuidos que se produjeron no son de un tipo que requiera una constatación formal de mala administración y la emisión de una observación crítica.

51. No obstante, el Defensor del Pueblo desea señalar que, en este caso concreto, la Comisión habría podido aspirar a una «solución justa» más estructurada y viable prevista en el artículo 6 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001. En lugar de centrarse principalmente en el aspecto cuantitativo de la solicitud del denunciante y proponer reducir el número de años durante los cuales debían presentarse los documentos, la Comisión podría haber sugerido al denunciante, en primer lugar, que le concedería acceso a todos los órdenes del día y las actas de las reuniones de la «Collège des chefs d'administration». Por lo general, contienen referencias a otros documentos y cuestiones debatidas. Por lo tanto, el denunciante podría haber sido invitado a señalar posteriormente los documentos que deseaba ver. Es evidente que el denunciante no es un investigador que realice un estudio sobre el trabajo de la «Collège des chefs d'administration»; en cambio, es un antiguo funcionario que desea entablar una serie de litigios con la Comisión. Por lo tanto, su interés radica en cuestiones específicas discutidas por el 'Collège des chefs d'administration'.

52. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo hace una sugerencia al final de esta decisión sobre las medidas pertinentes que deben adoptar las partes en el caso.

C. Alegaciones relativas al cobro de tasas

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

53. El denunciante alega que se produjo mala administración en esta parte del caso porque: a) la Comisión le pidió que declarara que asumiría los costes de la ulterior presentación de documentos, sin especificar, no obstante, a este respecto, la naturaleza de los documentos en cuestión; y b) la Comisión solicitó una tasa de 0,10 EUR por página, sin explicar, no obstante, su solicitud con más detalle, cuando el denunciante se lo pidió.

54. En su dictamen, la Comisión señaló lo siguiente en relación con esta parte del asunto:

55. En cuanto a la cuestión de los cargos, el autor, en sus mensajes enviados en marzo de 2007, los consideró demasiado elevados. Sin embargo, la práctica de la Comisión, basada en el artículo 7 de su Decisión [4] por la que se aplica el Reglamento (CE) no 1049/2001, ha sido cobrar el importe en cuestión (0,10 EUR por página) en los casos en que el volumen de documentos solicitados supera una determinada cantidad de páginas. Esta práctica se respeta, a menos que haya una buena razón para no hacerlo, como por ejemplo en los casos en que la situación personal de la persona de que se trate justifique un curso de acción diferente. El importe de 0,10 euros por página para los documentos de más de veinte páginas tiene por objeto compensar, al menos en parte, los costes administrativos en que incurre la Comisión al tramitar solicitudes relativas a documentos de gran tamaño o a un volumen sustancial de documentos. No se discute que la solicitud de la demandante se refería a un gran número de documentos. Además, la Comisión no dispone de ninguna información que sugiera que el demandante, antiguo funcionario, se encuentre en una situación en la que el pago de la tasa habitual le causaría dificultades financieras.

56. Por lo que se refiere a la naturaleza de los documentos, estaba claro que muchos de ellos no estaban disponibles en formato electrónico; no había nada más que explicar. Esta fue la información preliminar que se estaba proporcionando antes de que pudiera comenzar el proceso de recopilación de los documentos adicionales. En tales circunstancias, se desconocía el número de páginas antes de ese proceso.

57. En sus observaciones, el denunciante rechazó la posición de la Comisión. Argumentó lo siguiente: En su solicitud inicial de 10 de diciembre de 2006, él mismo había formulado la siguiente solicitud: «Por favor, envíeme los documentos en formato electrónico. Si esto implica algún coste, infórmeme y consúlteme con antelación." En un principio, sin embargo, la Comisión no mencionó en absoluto el cobro de tasas. No es coherente con el Reglamento (CE) n.o 1049/2001 simplemente esperar que un solicitante pague tasas de las que inicialmente no se le informa. Además, la tasa debe basarse en una factura comprensible y no simplemente en una recomendación formulada por la Secretaría General de la Comisión. Por último, los honorarios no pueden cubrir los gastos de personal, en particular aquellos en los que se incurre debido al mal mantenimiento de registros de una institución. Las tarifas solo deben cubrir el franqueo y la copia.

Evaluación del Defensor del Pueblo

58. El artículo 10 del Reglamento n.o 1049/2001 dispone lo siguiente:

"Acceso a raíz de una solicitud

1. El solicitante tendrá acceso a los documentos, ya sea consultándolos in situ o recibiendo una copia, incluida, cuando esté disponible, una copia electrónica, según su preferencia. El coste de producción y envío de copias podrá imputarse al solicitante. Este cargo no excederá el costo real de producir y enviar las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas A4 y el acceso directo en formato electrónico o a través del registro serán gratuitos.

[...]»

El artículo 7 de la Decisión 2001/937 de la Comisión, por la que se establecen las normas de desarrollo del Reglamento (CE) no 1049/2001, dispone lo siguiente:

"Ejercicio del derecho de acceso

[...]

Si el volumen de los documentos solicitados es superior a veinte páginas, se podrá cobrar al solicitante una tasa de 0,10 EUR por página más los gastos de transporte. Los cargos por otros medios de comunicación se decidirán caso por caso, pero no excederán de una cantidad razonable.

59. De las disposiciones anteriores se desprende que las tasas no se imponen automáticamente, sino caso por caso, mediante una decisión administrativa adoptada discrecionalmente por la Comisión. Además, la decisión afecta negativamente a los intereses del solicitante o solicitantes de que se trate.

60. De ello se deduce que la imposición de tasas debe respetar, como mínimo, las normas pertinentes aplicables a la motivación de las decisiones administrativas. Debe indicar claramente los hechos y la base jurídica de la decisión, proporcionar información suficiente para que el reclamante pueda ejercer sus derechos y permitir que los órganos revisores lleven a cabo una revisión significativa de la decisión. En concreto, en el contexto actual, estas normas implican que debe facilitarse al solicitante una cantidad razonable de información que le permita formarse una opinión sobre si se ha respetado la siguiente parte del artículo 10 del Reglamento (CE) n.o 1049/2001: "Esta tasa no excederá del coste real de producción y envío de las copias."

61. Antes de examinar las quejas concretas del reclamante, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión no parece haber estado atenta a la naturaleza de su mensaje al reclamante mencionado en el anterior apartado 59. Sus comunicaciones pertinentes de 1o y 23 de marzo de 2007 se limitaron a informar al autor de que "conservaba el derecho" a cobrar tasas. Sólo en su comunicación final sobre esta cuestión, de fecha 30 de marzo de 2007, informó más concretamente al denunciante de su negativa categórica a enviarle los documentos a menos que aceptara pagar las tasas.

62. Sin embargo, parece que el propio denunciante, ex funcionario de la Comisión con formación jurídica, era plenamente consciente de que la Comisión había tomado efectivamente, en un sentido formal, la decisión de cobrar tasas. Dejando de lado la presentación de la decisión de la Comisión al reclamante, el Defensor del Pueblo examinará a continuación las mencionadas comunicaciones al reclamante a la luz de las normas pertinentes mencionadas anteriormente.

63. La denuncia contenía dos quejas específicas relativas a la aplicación por parte de la Comisión de las disposiciones anteriores al presente caso. La primera se refería a la supuesta omisión por parte de la Comisión de precisar qué documentos concretos debían ser objeto de una acusación. Se trata esencialmente del objeto de la Decisión de la Comisión. El segundo se refería a la información sobre la percepción efectiva de las tasas.

64. Las comunicaciones de la Comisión de los días 1 y 23 de marzo de 2007 se referían a documentos en «formato papel». En esta última comunicación, la Comisión se refirió al número aproximado de ejemplares en papel, sobre cuya base calculó el canon que pretendía cobrar. La Comisión alegó en su dictamen que esto era suficientemente específico.

65. La Defensora del Pueblo lamenta que la primera comunicación de la Comisión no proporcionara una estimación del número de páginas implicadas. El cobro de tasas depende de un cálculo cuantitativo. En el presente caso, se informó inicialmente al denunciante de que su solicitud de acceso se refería a 1 200 documentos (no solo páginas); por lo tanto, podría razonablemente haber presumido que los costes podrían ser potencialmente bastante considerables. Sin embargo, en su comunicación de 23 de marzo de 2007, y en respuesta a la anterior solicitud de aclaración del autor, se facilitó la información relativa al número de copias en papel. Además, esto debía entenderse razonablemente en el sentido de que se refería a los formatos en papel de los documentos que constituían el objeto de la solución equitativa acordada el 22 de febrero de 2007. Así pues, considerado en su conjunto, el Defensor del Pueblo considera que las mencionadas comunicaciones, consideradas en su conjunto, proporcionaban suficiente especificidad en relación con la decisión de la Comisión de cobrar tasas.

66. Con respecto a la segunda queja en esta parte del caso, la primera comunicación de la Comisión de 1o de marzo de 2007 se refería (únicamente) a los "gastos de tramitación" ("Bearbeitungskosten") de dichos documentos. En respuesta a solicitudes posteriores de aclaración, en las que el autor pidió expresamente que se le diera la oportunidad de "examinar los costos", la Comisión le informó, el 23 de marzo de 2007, de que se cobrarían" gastos de tramitación" y franqueo. En lo que respecta concretamente a los gastos de tramitación, declaró que "[l]a Secretaría General prevé una tasa de 0,10 euros por página." La carta concluyó afirmando que, con 5 páginas por documento, de las cuales había más de 200, "tendríamos que cobrarle 100 euros por el envío de los documentos solicitados restantes". En un correo electrónico de 24 de marzo de 2007, el denunciante formuló preguntas más detalladas sobre las tasas. Se refirió a la norma jurídica citada en el artículo 10, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001, según la cual " la tasa no excederá del coste real de producción y envío de las copias" y llamó la atención de la Comisión sobre el hecho de que solo paga 0,05 euros por las copias impresas en su tienda local de copias en Alemania. Pregunta cómo se ha obtenido el importe más elevado calculado por la Comisión. En su respuesta de 30 de marzo de 2007, la Comisión se refirió expresamente a la posibilidad de cobrar tasas en virtud del artículo 10, apartado 1, del Reglamento (CE) no 1049/2001 y declaró que "la tasa que hemos mencionado corresponde a las recomendaciones de la Secretaría General de la Comisión".

67. Por las razones que se exponen a continuación, el Defensor del Pueblo no puede constatar que la Comisión haya informado adecuadamente al reclamante sobre el cobro de las tasas.

68. En primer lugar, las comunicaciones de la Comisión de 1 y 23 de marzo de 2007 no hacían referencia a ninguna base jurídica para su decisión. En segundo lugar, cuando, en su comunicación de 30 de marzo de 2007, la Comisión se refirió finalmente a una base jurídica, parece que lo hizo únicamente en respuesta a la propia referencia expresa del denunciante al artículo 10, apartado 1, del Reglamento 1049/2001. Además, la respuesta fue incompleta porque no mencionaba la mencionada Decisión 2001/937 de la Comisión, en la que el artículo 7 establece normas adicionales para el cobro de tasas, incluido el tipo de 0,10 EUR por página. En tercer lugar, la Comisión se abstuvo de informar al denunciante sobre la base en la que se basaba el cálculo de la tasa por página y no dio ninguna explicación de esta omisión. Por consiguiente, el denunciante no pudo razonablemente dar la impresión de si se había respetado el artículo 10, apartado 1, del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 («Esta tasa no excederá del coste real de producción y envío de las copias»). Por último, la información facilitada al denunciante era contradictoria. Como se señaló anteriormente, en la carta de la Comisión de 23 de marzo de 2007 se indicaba que se cobrarían los " gastos de tramitación" y franqueo y se daba un importe total final "por el envío", que correspondía a 0,10 euros por página. Sin embargo, en su carta de 30 de marzo de 2007, la Comisión declaró que sólo enviaría al reclamante los documentos si se declaraba dispuesto a pagar los 0,10 euros por página "y los gastos de envío". Esto estaba en contradicción con su carta anterior, que sugería claramente que los 0,10 EUR por página incluían los gastos de envío.

69. A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo concluye que hubo mala administración por parte de la Comisión correspondiente a la octava alegación del demandante. Además, el Defensor del Pueblo no puede concluir que la Comisión haya corregido en modo alguno este caso de mala administración en el curso de la presente investigación. La Comisión se ha limitado a referirse a una "práctica establecida" que consiste en " compensar, al menos en parte, los gastos administrativos en que incurre la Comisión para tramitar solicitudes relativas a documentos de gran tamaño o a un volumen sustancial de documentos " . Una vez más, esto no permite ni al solicitante ni a los órganos de examen examinar adecuadamente si los honorarios superan el costo real de producir y enviar las copias. Específicamente, los costos realmente cubiertos, o destinados a ser cubiertos, por la tarifa declarada no se contabilizan en ninguna parte.

70. Sobre la base de sus conclusiones anteriores, el Defensor del Pueblo formula una observación crítica a continuación.

D. Alegaciones relativas al uso por la Comisión de "unsachlich"

Argumentos presentados al Defensor del Pueblo

71. El autor consideró que la Comisión lo ofendió cuando, en su comunicación de 30 de marzo de 2007, informó al autor de que no respondería a la mayoría de las cuestiones planteadas en su carta de 24 de marzo de 2007 porque su carácter era " insachlich".

72. En su opinión, la Comisión declaró que "unsachlich" significa " aparte del punto ". Continuó argumentando que decir que los argumentos de alguien estaban fuera de lugar no era en lo más mínimo ofensivo y estaba completamente dentro de los límites del discurso cortés, suponiendo que la Comisión también pudiera expresar libremente sus puntos de vista.

73. En sus observaciones, el autor mantuvo esencialmente su alegación.

74. El Defensor del Pueblo observa que esta alegación contiene dos cuestiones, que deben examinarse por separado y en el siguiente orden. En primer lugar, hay que examinar si el adjetivo "unsachlich" en alemán es ofensivo cuando se utiliza para describir una determinada comunicación. En segundo lugar, debe examinarse si el contenido de la comunicación de que se trata es efectivamente "insachlich".

75. Por lo que se refiere a la primera cuestión, es útil basarse en los códigos pertinentes de buena conducta administrativa aplicables a la administración de la UE.

76. En el párrafo 3 del artículo 14 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa [5] se dispone que "no será necesario enviar un acuse de recibo ni una respuesta en los casos en que las cartas o denuncias sean abusivas debido a su número excesivo o a su carácter repetitivo o inútil " . La parte 4 del Código de Buena Conducta Administrativa de la Comisión Europea [6] establece que las normas sobre el tratamiento de la correspondencia "no se aplican a la correspondencia que pueda considerarse razonablemente inadecuada, por ejemplo, porque es repetitiva, abusiva y/o inútil. A continuación, la Comisión se reserva el derecho de interrumpir tales intercambios de correspondencia." La traducción alemana de la palabra 'inútil' es, para los códigos antes mencionados, "...sinnlosen Charakters..." y "... ohne erkennbaren Sinn und Zweck..."

77. El término "sin sentido" - y sus posibles equivalentes en alemán - no son menos fuertes, objetivos o neutrales que "unsachlich". Por lo tanto, siempre que la descripción sea precisa, no puede considerarse ofensivo, en sí mismo, informar a una persona de que no recibirá respuesta porque su correspondencia, o las cuestiones planteadas en ella, son "inútiles".

78. Con respecto a la segunda parte del presente examen, el Defensor del Pueblo observa lo siguiente:

1. el denunciante pidió disculpas por el hecho de que la Comisión respondiera con retraso a su solicitud de información sobre cómo abrir los datos contenidos en el CD-ROM que le había enviado;
2. el denunciante explicó, en términos técnicos y detallados, por qué el CD-ROM no contenía, en su opinión, los documentos incluidos en la solución justa acordada entre él y la Comisión el 22 de febrero de 2007; pide que se corrija esta situación;
3. el denunciante explicó en términos técnicos que la presentación de los documentos en el CD-ROM era, en su opinión, deficiente, y pidió que se corrigiera;
4. el denunciante reiteró su solicitud de información más detallada sobre las tasas que la Comisión tenía previsto cobrarle por la presentación de los documentos en papel;
5. el denunciante preguntó si los documentos en cuestión figuraban en un registro, haciendo referencia al artículo 12 del Reglamento 1049/2001 [7]. Solicita específicamente una copia impresa de un registro que contenga todos los documentos en cuestión; y
6. por último, con el fin de evitar los gastos de envío, el denunciante solicitó que los documentos en papel se pusieran a su disposición en Luxemburgo, donde podía recogerlos in situ. Al formular esta solicitud, hizo referencia al artículo 10 del Reglamento 1049/2001 [8].

79. En su respuesta de 30 de marzo de 2008, la Comisión solo hizo el intento previamente examinado de responder a la solicitud del denunciante de información adicional sobre las tasas que se le cobrarían por el suministro de los documentos en papel. Se abstuvo por completo de responder a los demás puntos de la carta del autor, describiéndolos como " unsachlich".

80. El Defensor del Pueblo no puede estar de acuerdo con la clasificación por la Comisión de los puntos antes mencionados del reclamante como "unsachlich". Por el contrario, se referían principalmente a puntos específicos y técnicos relacionados con una solución justa para la presentación de documentos en virtud del Reglamento 1049/2001. De hecho, varios de los puntos anteriores han dado lugar a constataciones de mala administración en la presente Decisión.

81. Es de suponer que no puede excluirse que la Comisión decidiera interrumpir la comunicación con el denunciante en ese momento debido al tono del correo electrónico del denunciante. El texto del correo electrónico exigía (solicitó una disculpa "inmediata") y, en cierta medida, insinuaba, en un lenguaje cínico, que las respuestas anteriores de la Comisión podían haber sido inadecuadas debido a la intención de la Comisión de acosarlo. Sin embargo, aun suponiendo que la Comisión considerara que tales términos y declaraciones eran ofensivos -lo cual es diferente de estar «fuera de lugar»-, la Comisión no ha presentado ningún argumento en este sentido en el presente asunto.

82. A la luz de las conclusiones anteriores, el Defensor del Pueblo concluye que la alegación en cuestión ha sido fundamentada. Sin embargo, a la luz de la conexión con las acciones que ya dan lugar a las observaciones críticas que se exponen a continuación, el Defensor del Pueblo no considera necesario formular una observación crítica separada sobre esta cuestión.

E. Reclamaciones del autor

Sobre las alegaciones y la respuesta de la Comisión

83. El denunciante presentó las siguientes alegaciones en relación con: a) 'una disculpa formal' y b) "una recompensa que, tras un largo procedimiento, no podía constituir la presentación de los documentos solicitados".

84. La Comisión se disculpó por el retraso inicial en el registro de la solicitud de acceso del denunciante. La disculpa fue rechazada por el autor, quien declaró que no podía obtener ninguna satisfacción de ella. Por lo que se refiere al resto del asunto, la Comisión no ha ofrecido ninguna disculpa o «recompensa».

Evaluación del Defensor del Pueblo

85. El Defensor del Pueblo no considera apropiado tratar de presentar las reclamaciones antes mencionadas en este caso. En primer lugar, a partir del contexto general de los múltiples litigios entre el demandante y la Comisión, parece muy poco probable que una nueva acción del Defensor del Pueblo pueda dar lugar a una disculpa que el demandante consideraría genuina y satisfactoria. En segundo lugar, no es obvio para el Defensor del Pueblo qué «recompensa» podría pedirse razonable y significativamente a la Comisión en este caso. El Defensor del Pueblo se refiere, además, a las razones por las que se ha dado por concluida la presente investigación, en esta fase, sin intentar llegar a una solución amistosa ni elaborar un proyecto de recomendación. Estas razones se exponen a continuación en el apartado «Conclusiones».

F. Conclusiones

Sobre la base de sus investigaciones sobre esta reclamación, el Defensor del Pueblo formula las siguientes observaciones críticas:

1. A la luz de su examen en el punto A. anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión sufrió un grave retraso en el registro de la solicitud inicial de acceso público del demandante en este caso. Este fue un caso de mala administración.

2. A la luz de su examen en el punto C. anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión erró al no explicar con más detalle al demandante su decisión de cobrar tasas por la presentación de documentos. Este fue un caso de mala administración.

El Defensor del Pueblo ha decidido dar por concluida la presente investigación en esta fase, en lugar de buscar una solución amistosa o un proyecto de recomendación, por las razones que se exponen a continuación. En primer lugar, no parece que quede confianza entre el denunciante y la Comisión. Por lo tanto, la búsqueda de una solución amistosa, que normalmente debería implicar una perspectiva razonable de alcanzar soluciones de compromiso si fuera pertinente y apropiada, no sería ni realista ni significativa en el presente caso. En segundo lugar, un proyecto de recomendación debería normalmente beneficiarse de un alto grado de especificidad; es probable que esta especificidad se alcance mejor si las partes en el caso intentan aplicar la sugerencia del Defensor del Pueblo a que se hace referencia a continuación. Por último, los casos de mala administración detectados por el Defensor del Pueblo en el presente asunto se cometieron a nivel de una Dirección General con la que el demandante ha tenido varios litigios graves en los últimos años. Lo ideal sería que la Secretaría General de la Comisión se ocupara de la sugerencia del Ombudsman que figura a continuación, lo que podría contribuir a dar una respuesta más neutral y objetiva.

Como se ha señalado en el anterior apartado 51, parece evidente que el denunciante presentó su solicitud de acceso con fines específicos y no simplemente para obtener una visión académica del trabajo de la «Collège des chefs d'administration». La propuesta presentada por el Defensor del Pueblo en dicho apartado con el fin de identificar mejor los documentos pertinentes y las cuestiones de interés para el reclamante y contribuir a una mejor comprensión mutua del objeto de la solicitud tiene por objeto garantizar que el reclamante disponga de todos los órdenes del día y las actas de las reuniones de la «Collège des chefs d'administration». Como se ha explicado, esos programas suelen contener referencias a otros documentos más específicos, o al hecho de que se debatieron determinadas cuestiones para las que presumiblemente existen documentos justificativos. Se anima al denunciante a que estudie este enfoque directamente con la Secretaría General de la Comisión.

Se informará de esta decisión al reclamante y a la Comisión Europea.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Hecho en Estrasburgo, el 19 de febrero de 2009

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[1] DO 2001, L 145, p. 43.

[2] Esta disposición establece lo siguiente: «En el caso de una solicitud relativa a un documento muy largo o a un número muy elevado de documentos, la institución de que se trate podrá consultar con el solicitante de manera informal, con el fin de encontrar una solución justa.»

[3] Una búsqueda rápida en Internet, en el momento de redactar la presente Decisión, mostró que la cuestión de cómo abrir tales archivos .mdi se plantea con bastante frecuencia en foros de Internet o sitios en línea similares.

[4] Decisión de la Comisión, de 5 de diciembre de 2001, por la que se modifica su Reglamento interno [notificada con el número C(2001) 3714], Diario Oficial 2001, L 345, p. 94.

[5] El Código está disponible en el siguiente enlace: http://www.ombudsman.europa.eu/resources/code.faces

[6] Código de buena conducta administrativa del personal de la Comisión Europea en sus relaciones con el público, anexo a la Decisión de la Comisión, de 17 de octubre de 2000, por la que se modifica su Reglamento interno, Decisión 2000/633, DO L 267, p. 64.

[7] "Artículo 12

Acceso directo en formato electrónico o a través de un registro

1. En la medida de lo posible, las instituciones pondrán los documentos directamente a disposición del público en formato electrónico o a través de un registro de conformidad con las normas de la institución de que se trate.

2. En particular, los documentos legislativos, es decir, los documentos elaborados o recibidos en el marco de los procedimientos de adopción de actos jurídicamente vinculantes en o para los Estados miembros, deben ser directamente accesibles, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 4 y 9.

3. En la medida de lo posible, otros documentos, en particular los relativos al desarrollo de políticas o estrategias, deben ser directamente accesibles.

4. Cuando no se dé acceso directo a través del registro, este indicará, en la medida de lo posible, dónde se encuentra el documento.».

[8] "Artículo 10

Acceso después de una aplicación

1. El solicitante tendrá acceso a los documentos, ya sea consultándolos in situ o recibiendo una copia, incluida, cuando esté disponible, una copia electrónica, según su preferencia. El coste de producción y envío de copias podrá imputarse al solicitante. Este cargo no excederá el costo real de producir y enviar las copias. La consulta in situ, las copias de menos de 20 páginas A4 y el acceso directo en formato electrónico o a través del registro serán gratuitos.

2. Si un documento ya ha sido divulgado por la institución de que se trate y es fácilmente accesible para el solicitante, la institución podrá cumplir su obligación de conceder acceso a los documentos informando al solicitante de cómo obtener el documento solicitado.

3. Los documentos se entregarán en una versión y formato existentes (incluso electrónicamente o en un formato alternativo como Braille, letra grande o cinta adhesiva) teniendo plenamente en cuenta la preferencia del solicitante.