Estrasburgo, 29 de diciembre de 2006

Muy señor mío:

El 24 de octubre de 2005, usted presentó una reclamación, en nombre de una empresa llamada X., ante el Defensor del Pueblo Europeo en relación con la decisión de la Comisión de 3 de marzo de 2005 de recuperar 52 864,19 EUR de un importe total de 98 000 EUR abonados a la empresa en el marco del programa Leonardo da Vinci.

El 6 de diciembre de 2005, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión. La Comisión emitió su dictamen el 27 de marzo de 2006. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 29 de mayo de 2006.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

Según el denunciante, los hechos pueden resumirse como sigue:

La denuncia es presentada por un abogado en nombre de una empresa llamada X. (en lo sucesivo, "el denunciante").

El 15 de diciembre de 1995, el denunciante firmó un acuerdo financiero con la Comisión por un importe máximo de 140 000 euros, correspondiente al 41,18 % del coste total del proyecto. El proyecto fue diseñado para ayudar al mundo bancario europeo a prepararse para la moneda única, la futura legislación europea y la armonización de la contabilidad y los ratios bancarios mediante la creación de un juego de simulación bancaria. El Acuerdo financiero entró en vigor el 1 de diciembre de 1995 y debía terminar el 30 de noviembre de 1997. La Comisión pagó un primer importe de 56 000 EUR y un segundo importe de 42 000 EUR.

El 17 de diciembre de 2001, tras examinar el informe final, la Comisión informó al denunciante de que determinadas cuestiones no se ajustaban a las disposiciones del Acuerdo Financiero y del Manual Financiero y Administrativo (en lo sucesivo, «el Manual») y solicitó el reembolso de 392 euros. La Comisión consideró que los siguientes gastos no eran subvencionables:

1. 16 073 EUR (gastos generales, gastos de viaje y dietas) para el primer período contractual, y
2. 104 762 EUR (gastos de personal, gastos de viaje y estancia, costes de subcontratación) para el segundo período contractual.

Según la Comisión, los gastos subvencionables ascendían a 237 027 EUR y, por consiguiente, la parte que debía pagar la Comisión ascendía a 97 608 EUR (es decir, el 41,18 % de los gastos subvencionables, según lo previsto en el acuerdo). Dado que el denunciante ya había recibido 98 000 EUR, se le solicitó la devolución de 392 EUR.

El 16 de enero de 2002, el denunciante impugnó la decisión de la Comisión. Explicó que se había aceptado el informe provisional, lo que significaba que se habían aprobado los gastos correspondientes al primer período contractual. No entendía por qué se rechazaban los costes de subcontratación para el segundo período contractual mientras se habían aprobado para el primero. Indicó que las cuestiones mencionadas eran sólo ejemplos. Pidió a la Comisión que revisara su posición.

El 1 de febrero de 2002, la Comisión respondió al denunciante. Aprobó todos los gastos del primer período contractual porque no se había informado al denunciante de que todos los gastos podrían reexaminarse al cierre del proyecto. Por lo que se refiere a los costes de subcontratación, explicó que, a pesar de su solicitud, no se habían presentado pruebas justificativas, lo que explicaba por qué no eran subvencionables (23.000 EUR). Por lo que se refiere a los costes de personal, explicó que algunos gastos se habían efectuado fuera del período de subvencionabilidad y, por tanto, habían sido rechazados (56 073 EUR). Por lo que se refiere a los gastos de viaje, el denunciante había reconocido que se había producido un error de cálculo en relación con algunos de ellos, mientras que en el caso de otros faltaban pruebas (8 425 EUR). La Comisión consideró que los gastos subvencionables ascendían a 270 364 EUR y acordó pagar 13 335,90 EUR al denunciante.

El 19 de febrero de 2002, el denunciante volvió a impugnar la decisión de la Comisión. Aportó pruebas justificativas de los costes de subcontratación. No estaba de acuerdo con el cálculo de los gastos de personal. Al no haber recibido respuesta de la Comisión, el 8 de mayo de 2002 el denunciante envió un recordatorio a la Comisión.

El 6 de junio de 2002, la Comisión respondió al denunciante. Reexaminó los costes sobre la base de los documentos facilitados por el denunciante y aceptó algunos de los costes de subcontratación. La Comisión consideró que el gasto total subvencionable ascendía a 280 364 EUR y acordó pagar 17 453,90 EUR al denunciante.

El 9 de agosto de 2002, el denunciante respondió a la Comisión, expresando su posición sobre el importe de los costes de subcontratación, los costes de personal y los gastos de viaje no subvencionables.

Por carta de 16 de septiembre de 2002, la Comisión reexaminó los costes de subcontratación y los aceptó. Sin embargo, como se había superado el importe previsto en el presupuesto para estos costes, un importe de 13 000 EUR seguía siendo no subvencionable. Confirmó su decisión en lo que respecta a los gastos de personal. Accedió a pagar 17 453,90 EUR al denunciante y solicitó una respuesta rápida.

Dado que la Comisión no recibió respuesta del denunciante a su carta de 16 de septiembre de 2002, decidió, el 28 de octubre de 2002, llevar a cabo una auditoría del proyecto de conformidad con el apartado 5 del artículo 7 del Acuerdo financiero. El 6 de diciembre de 2002, el denunciante aceptó la decisión de la Comisión de 16 de septiembre de 2002 y solicitó la confirmación del importe total que debía pagar la Comisión. El 19 de diciembre de 2002, la Comisión informó al denunciante de que los auditores externos llevarían a cabo una auditoría del proyecto.

El 18 de diciembre de 2003 se llevó a cabo la auditoría.

El 18 de agosto de 2004, la Comisión informó al denunciante de sus conclusiones en relación con la auditoría:

(1) Por lo que se refiere a los gastos de personal, no se facilitaron documentos justificativos a los auditores. La Comisión declaró que, de conformidad con los artículos 7.4 y 7.5 del Acuerdo Financiero, el denunciante debe adoptar todas las medidas necesarias para permitir la realización de auditorías.

Además, las declaraciones juradas o firmadas por personas no identificadas no podían ser tenidas en cuenta por los auditores, ya que no cumplían con el Título IV del Manual.

(2) Por lo que se refiere a los gastos generales, los gastos no estaban respaldados por documentos originales.

(3) Por lo que se refiere a los gastos de viaje, el importe de los gastos no subvencionables mencionado en el informe de auditoría fue inferior al constatado por la Comisión sobre la base de los documentos facilitados por el denunciante.

(4) Por lo que se refiere a los costes informáticos, algunos costes no eran subvencionables porque se habían contraído fuera del período de subvencionabilidad.

La Comisión sugirió al denunciante que presentara las pruebas justificativas (bonos de pago, tasas, fichas horarias para los gastos de personal y documentos originales para otros gastos) que no se pusieron a disposición de los auditores o que permitiera a un auditor interno de la Comisión llevar a cabo una inspección in situ de estos documentos.

El 17 de septiembre de 2004, el denunciante recibió una copia del informe de auditoría, en el que se llegaba a la conclusión de que debía reembolsar a la Comisión un importe de 64 020,26 EUR. Según los auditores, los siguientes gastos no eran subvencionables:

(1) 222 500,68 EUR para gastos de personal (sin fichas horarias, sin prueba de pago, servicios fuera del período de subvencionabilidad);

(2) 27 092 EUR para gastos generales (sin justificantes);

(3) 5 417,78 EUR para gastos de viaje y estancia (doble registro, falta de justificantes);

(4) un rebasamiento presupuestario de 13 000 EUR para los costes de subcontratación;

(5) 7 336,39 EUR para gastos informáticos y audiovisuales (gastos efectuados fuera del período de subvencionabilidad).

El 19 de octubre de 2004, el demandante impugnó algunos puntos del informe de auditoría, alegando, sobre la base de los siguientes puntos, que era defectuoso:

(1) Los auditores declararon que habían llevado a cabo la auditoría sobre el terreno los días 18 y 19 de diciembre de 2003. El denunciante indicó que los auditores no estuvieron presentes hasta el 18 de diciembre de 2003.

(2) Los auditores declararon en la página 5, párrafo 1.1, del informe de auditoría que la empresa solo tenía un empleado en su nómina. El denunciante indicó que esto era incorrecto y que, durante el período contractual, no había ningún empleado en la nómina y que, durante 2003-2004, había dos empleados. El denunciante añadió que los auditores nunca habían solicitado dicha información.

(3) Los auditores facilitaron la lista de administradores en la página 5, apartado 1.1, del informe de auditoría. Afirmó que esta lista correspondía a la lista cuando se creó la empresa y que ya no estaba actualizada y que los auditores deberían haber consultado el registro mercantil.

(4) Los auditores indicaron en la página 5, párrafo 1.2, del informe de auditoría que no se les habían facilitado cuentas auditadas y que solo se les habían facilitado el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias (P&L) correspondientes al ejercicio fiscal 1997. El denunciante indicó que esto era cierto, pero señaló que los auditores nunca solicitaron las cuentas auditadas, ni durante la auditoría ni después de ella.

(5) El 18 de diciembre de 2003, frente a un testigo, los auditores no pudieron facilitar al auditado información sobre el marco de la auditoría.

(6) En la página 6, apartado 1.3, del informe de auditoría, los auditores hicieron referencia a una carta de la Comisión de 9 de diciembre de 2002 (que abordaba las transferencias entre diferentes categorías de costes y las variaciones permitidas dentro de un límite del 15 % o 5 000 EUR) que nunca recibió el denunciante. El denunciante consideró que si los auditores se referían a una carta de la Comisión de 6 de diciembre de 2002, los auditores no habían llevado a cabo una auditoría neutral e imparcial, ya que la Comisión había facilitado información de antemano.

(7) En la página 10, párrafo 4.5, del informe de auditoría, los auditores declararon que " la mayoría de los asociados no proporcionaron hojas de tiempo para justificar el tiempo presentado para el proyecto. El contratista declaró que no se dispondría de tales documentos debido a que el proyecto se llevó a cabo en 1996 y 1997. El contratista solicitó y obtuvo una confirmación certificada del tiempo dedicado por los diferentes socios. [Los auditores] notaron sin embargo que esas confirmaciones fueron firmadas por personas que realizaron las horas ellos mismos o fueron firmadas por personas no identificadas. Por lo tanto, y teniendo en cuenta que se utilizó una tasa diaria, que no se presentó ninguna prueba de pago y que parte de los servicios se prestaron fuera del período de subvencionabilidad, se consideró no subvencionable un importe de 222 500,68 EUR. Según el denunciante, el auditado nunca fue informado de los fallos descritos. Añadió que los auditores solicitaban certificados y que se les presentaban. Estaba claro que algunos certificados no podían ser firmados por los directores en funciones en ese momento porque se habían jubilado o ya no trabajaban para la empresa. En ningún momento los auditores solicitaron explicaciones adicionales. El denunciante señaló que los auditores deberían haber sabido que había libros de firmas que les permitirían comprobar las firmas. Al decidir que el gasto no era subvencionable, los auditores declararon que las personas que firmaron eran mentirosas, sin aportar ninguna prueba. Además, los auditores nunca solicitaron una prueba de pago entre los socios y sus proveedores. Por último, el reclamante también impugnó el comentario de los auditores hecho en el párrafo 4.8 de que " los gastos de personal se presentaron para el período que va hasta el 30 de mayo de 1998, mientras que el período de elegibilidad sólo se extiende hasta el 30 de noviembre de 1997. A falta de fichas horarias detalladas [los auditores] aplicaron una norma de proporcionalidad para rechazar los gastos efectuados fuera del período de subvencionabilidad. (...) los ordenadores se adquirieron al final o incluso fuera del período de subvencionabilidad. Para los adquiridos dentro del período de subvencionabilidad, [los auditores] utilizaron una prorrata basada en una vida útil económica de tres años. Los gastos fuera del período de subvencionabilidad se consideraron no subvencionables (...)". El denunciante consideró que, sin comprobar el trabajo realizado, el auditor no podía emitir una opinión sobre la cuestión del período de subvencionabilidad.

(8) Los auditores declararon en la página 10, párrafo 4.5, que "no se proporcionó documentación justificativa para justificar los gastos registrados en concepto de gastos generales. [Los auditores] recibieron una certificación de los distintos socios, pero no se facilitó información sobre la clave de asignación y la base de cálculo utilizada". El autor consideró que era surrealista solicitar, siete u ocho años después de los hechos, detalles sobre los gastos generales, la clave de reparto y los documentos justificativos. Añadió que los auditores se negaron a considerar los resultados obtenidos, que, no obstante, constituían una prueba tangible e irrefutable del trabajo realizado y de los gastos efectuados.

(9) Por lo que se refiere a los gastos de viaje y dietas, los auditores declararon en la página 10, apartado 4.5, que algunos gastos solo se acreditaron parcialmente con documentación justificativa y que las diferencias entre los importes presentados y los importes comprobados se consideraron no subvencionables. El denunciante se refirió a sus observaciones formuladas en la objeción (6).

El denunciante también declaró que la posición de la Comisión sobre este expediente cambió totalmente y consideró que la Comisión hizo todo lo posible para evitar el pago de los importes adeudados al denunciante. El denunciante también expresó su sorpresa por los retrasos en la tramitación del caso. Por último, llamó la atención sobre el hecho de que el denunciante es una empresa muy pequeña. Informó a la Comisión de que se volverían a enviar todas las pruebas justificativas.

El 7 de diciembre de 2004, la Comisión confirmó su decisión. Observó que no se había tenido en cuenta su solicitud de enviar pruebas justificativas originales o de permitir que un auditor interno comprobara estos documentos. Hizo referencia al Manual en el que se explicaban los documentos que debía presentar el denunciante. Añadió que los documentos enviados por el denunciante el 19 de octubre de 2004 no se habían recibido y concedió dos semanas al denunciante para que los presentara.

El 22 de diciembre de 2004, el denunciante volvió a impugnar la auditoría, afirmando que la Comisión no había tenido en cuenta sus observaciones formuladas en su carta de 19 de octubre de 2004 y que todos los documentos disponibles estaban a disposición de los auditores durante la auditoría. Solicitó una copia del Manual. Acordó una nueva auditoría e indicó que se enviarían más documentos a la Comisión.

El 3 de marzo de 2005, la Comisión respondió que se habían tenido en cuenta las observaciones del denunciante y que, a petición suya, los auditores les habían respondido. Observó que aún no se habían presentado documentos. Confirmó su decisión, que se basaba en las conclusiones de los auditores, a excepción de los gastos generales aceptados. Concluyó definitivamente el asunto, solicitando el reembolso de 52 864,19 EUR.

El 1 de abril de 2005, el denunciante mantuvo su posición.

El 11 de abril de 2005, la Comisión mantuvo su posición.

El 20 de junio de 2005, el demandante recibió una nota de adeudo por un importe de 52 864,19 EUR.

En la presente denuncia, el denunciante alegó que la Comisión no respetaba el derecho a una buena administración [artículo 41 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea (1)] por las siguientes razones:

(1) Falta de coherencia

El denunciante alegó que la Comisión incumplió el artículo 10 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (2), porque

i) aunque las conversaciones entre el denunciante y la Comisión estuvieron en curso durante casi un año y dieron lugar a la decisión de la Comisión de pagar 17 453,90 EUR al denunciante, se dieron por concluidas a finales de 2002, cuando la Comisión informó al denunciante de su decisión de llevar a cabo una auditoría;

ii) no hubo conversaciones entre el denunciante y la Comisión después de la auditoría realizada en 2003; y

iii) aunque las declaraciones juradas facilitadas por el denunciante para justificar los costes de personal fueron aceptadas por la Comisión cuando el denunciante presentó el informe intermedio, los mismos documentos fueron rechazados por los auditores (se solicitaron hojas de horas o nóminas) y la Comisión, después de la auditoría.

(2) Violación del derecho de defensa

El denunciante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 16 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (3), ya que el denunciante siempre proporcionaba los documentos solicitados por los auditores, pero nunca fue informado por ellos de que eran insuficientes.

(3) Falta de motivación de las decisiones

El denunciante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 18 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (4) porque basó su decisión de recuperar fondos únicamente en las conclusiones de la auditoría, sin tener en cuenta las objeciones del denunciante:

i) alegó que la Comisión no había respondido a las objeciones del denunciante a las conclusiones de los auditores y reprochó erróneamente al denunciante, en su carta de 7 de diciembre de 2004, que no hubiera enviado algunos documentos;

ii) el denunciante alegó que la Comisión indicó que los auditores habían respondido a las objeciones del denunciante, sin más explicaciones.

4. Incumplimiento de un plazo razonable

El denunciante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 17 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (5), ya que el acuerdo financiero se firmó en 1995 y se cerró en 2005, siete años después de la fecha prevista (1997).

El denunciante alegó que debía anularse la decisión de la Comisión de recuperar 52 864,19 EUR y que debía confirmar su decisión de 5 de junio de 2002 de pagar 17 453,90 EUR al denunciante. El denunciante también reclamó una indemnización por los retrasos en la tramitación del expediente. Por último, si no se cumplían las alegaciones mencionadas, alegó que debía llevarse a cabo una nueva auditoría.

El 6 de diciembre de 2005, el Defensor del Pueblo informó al demandante y a la Comisión de que estaba iniciando una investigación sobre las alegaciones (1)(ii) y (1)(iii), (2), (3) y (4) y sobre las reclamaciones. Consideró que no se cumplían los requisitos de admisibilidad en lo que respecta a la alegación (1)(i) porque no se había formulado en el plazo de dos años a partir de la fecha en que los hechos en los que se basaba se pusieron en conocimiento del denunciante. El Defensor del Pueblo también pidió al demandante que especificara y fundamentara su reclamación de indemnización.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

El dictamen de la Comisión puede resumirse del siguiente modo:

1. Antecedentes

El 15 de diciembre de 1995, la Comisión y el denunciante firmaron un acuerdo financiero que entró en vigor el 1 de diciembre de 1995 por un período de 24 meses. Este acuerdo preveía una participación financiera de la Comisión de 140 000 EUR, pagada en tres tramos:

1) un anticipo del 40 % en un plazo de 30 días a partir de la recepción del acuerdo firmado (es decir, 56 000 EUR);

(2) el 30 % tras la recepción y validación del informe intermedio (es decir, 42 000 EUR);

(3) el saldo (42.000 euros) tras la recepción del informe final y su aceptación por la Comisión.

La primera entrega se efectuó el 19 de julio de 1996.

El denunciante solicitó una prórroga del plazo para presentar el informe final hasta el 30 de mayo de 1998. Esta fecha fue confirmada por la Oficina de Asistencia Técnica ("OAT") el 27 de marzo de 1998.

El 11 de diciembre de 1996, la OAT envió al demandante varios documentos, entre ellos una copia del Manual.

El 13 de junio de 1997, la OAT recibió el informe provisional.

El 30 de octubre de 1997 se abonó el segundo plazo.

El 3 de agosto de 2000, la Comisión recibió el informe final. Observó que no se habían presentado algunos documentos para completar la evaluación financiera y, por fax de 6 de septiembre de 2000, concedió al denunciante 30 días adicionales para que presentara esos documentos.

El 26 de septiembre y el 26 de octubre de 2000, el autor envió algunos documentos. Dado que aún faltaban otros documentos, el 7 de diciembre de 2000 la Comisión concedió al denunciante diez días adicionales para presentarlos.

Los días 11 de enero y 2 de febrero de 2001, la Comisión recibió algunos documentos.

El 17 de diciembre de 2001, tras la evaluación del informe final, la Comisión envió al denunciante una nota de adeudo por un importe de 392 euros.

El 16 de enero de 2002, el demandante impugnó la nota de adeudo.

El 1 de febrero de 2002, la Comisión informó al denunciante de que le debía 13 335,90 euros y solicitó los documentos que faltaban y que había solicitado el 7 de diciembre de 2000.

Los días 14 y 19 de febrero de 2002, el denunciante impugnó el importe mencionado por la Comisión, en particular los gastos no subvencionables para el segundo período. El 8 de mayo de 2002 se envió un recordatorio a la Comisión.

El 6 de junio de 2002, la Comisión ofreció reembolsar al denunciante 17 453,90 EUR y volvió a solicitar los documentos que faltaban en un plazo de 30 días.

A petición del autor, el plazo para presentar documentos (es decir, el 6 de septiembre de 2002) se amplió a 60 días.

El 9 de agosto de 2002, el denunciante volvió a impugnar la posición de la Comisión y envió algunos documentos.

El 16 de septiembre de 2002, la Comisión mantuvo su posición, aunque algunos documentos se consideraron aceptables.

El 6 de diciembre de 2002, el denunciante indicó que adoptaría una posición definitiva, una vez que la Comisión confirmara, incondicionalmente y sin más reducciones, el importe que debía abonarse al denunciante (es decir, 17 453,90 EUR).

El 19 de diciembre de 2002, la Comisión informó al denunciante de que, al no haber tenido noticias de él, había decidido iniciar una auditoría.

El 19 de marzo de 2003 y el 9 de octubre de 2003, la Comisión facilitó al denunciante información sobre la auditoría.

El 18 de diciembre de 2003 se llevó a cabo la auditoría.

En el informe de auditoría de 15 de abril de 2004, los auditores llegaron a la conclusión de que el reclamante debía reembolsar 64 020,26 EUR de los 98 000 EUR ya pagados. Este importe correspondía a gastos no subvencionables por las siguientes razones:

(1) Falta de pruebas justificativas. El denunciante se negó a presentar pruebas justificativas debido a un conflicto de intereses entre los auditores externos y los socios del proyecto.

(2) Los gastos correspondientes no se habían efectuado durante el período de subvencionabilidad.

El 18 de agosto de 2004, la Comisión informó al denunciante de las conclusiones de la auditoría, que eran las siguientes:

(1) el auditor no tuvo acceso a los documentos justificativos relativos a los gastos de personal, no pudieron tenerse en cuenta las declaraciones firmadas por las personas afectadas o identificadas;

(2) los gastos generales no estaban respaldados por documentos originales;

(3) el importe total de los gastos no subvencionables en lo que respecta a los gastos de viaje es inferior al importe constatado por la Comisión porque se han presentado los documentos justificativos adecuados; y

(4) algunos gastos informáticos se consideraron no subvencionables porque tuvieron lugar fuera del período de subvencionabilidad.

La Comisión también pidió al denunciante que presentara documentos justificativos en un plazo de treinta días o que permitiera a un auditor interno de la Comisión comprobar dichos documentos.

Dado que el informe de auditoría no se envió al denunciante hasta el 17 de septiembre de 2004, el retraso se prorrogó hasta el 29 de octubre de 2004.

El 19 de octubre de 2004, el denunciante impugnó las conclusiones de la auditoría.

El 7 de diciembre de 2004, la Comisión respondió al denunciante, recordando el artículo 7.5 del Convenio de Financiación relativo a las auditorías y el título IV del Manual. La Comisión observó que no se dio acceso al auditor a una serie de documentos y que el denunciante no respondió positivamente a la solicitud de la Comisión de facilitar estos documentos o de permitir que uno de sus auditores los comprobara y concedió 15 días adicionales.

El 3 de enero de 2005, la Comisión recibió la respuesta del denunciante de 22 de diciembre de 2004, que contenía certificados relativos a sus socios. El denunciante aceptó una segunda auditoría y se ofreció a enviar a la Comisión todo el expediente.

Entre el 7 de enero y el 3 de marzo de 2005, el denunciante envió documentos a la Comisión.

El 3 de marzo de 2005, la Comisión escribió al denunciante, indicando que todavía faltaban algunos documentos justificativos. También declaró que se habían tenido en cuenta las observaciones del demandante y que, a petición suya, el auditor les había respondido. Confirmó su decisión, que se basaba en las conclusiones del auditor, a excepción de los gastos generales aceptados. Concluyó definitivamente el asunto en el que se solicitaba el reembolso de 52 864,19 euros.

El 1 de abril de 2005, el denunciante confirmó su posición de que la Comisión debía pagar 17 453,90 EUR.

El 11 de abril de 2005, la Comisión confirmó su posición.

El 20 de junio de 2005, la Comisión envió una nota de adeudo al denunciante por un importe de 52 864,19 EUR.

El 20 de julio de 2005, el denunciante impugnó la nota de adeudo y envió una factura a la Comisión por un importe de 17 453,90 EUR.

El 3 de agosto de 2005, la Comisión envió un recordatorio y el 9 de agosto de 2005 denegó la factura.

Los días 9, 10 y 11 de agosto de 2005, el autor mantuvo su posición.

El 29 de agosto de 2005, la Comisión confirmó su posición.

El 16 de septiembre de 2005, la Comisión envió un primer requerimiento por un importe de 53 346,49 EUR. El 29 de septiembre de 2005 se envió una segunda por un importe de 53 450,98 euros.

Mientras tanto, la empresa de auditoría externa fue informada de una denuncia, presentada por el denunciante el 3 de agosto de 2005, ante un organismo de control del trabajo de los auditores ("Conseil de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises") sobre la auditoría de la empresa de auditoría externa del denunciante. El 20 de diciembre de 2005, el organismo archivó el asunto, sin constatar deficiencias por parte de los auditores.

2. Observaciones de la Comisión sobre las alegaciones del demandante

La Comisión señaló que el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa no era vinculante para la Comisión y que adoptó su propio código el 17 de octubre de 2000. Sin embargo, las disposiciones del Código de la Comisión son similares a las del Código Europeo:

(1) el artículo 10 corresponde al principio de coherencia (apartado 6del artículo 1);

(2) El artículo 16 corresponde al derecho de las partes a ser oídas (artículo 3, apartado 7);

(3) el artículo 18 corresponde a la obligación de motivación (artículo 3, apartado 8); y

(4) El artículo 17 corresponde al artículo 4 en relación con el compromiso de responder a las investigaciones de la manera más adecuada y oportuna posible (9).

2.1 Alegación del demandante de que la Comisión no actuó de manera coherente

La Comisión siguió revisando su desglose cada vez que el denunciante enviaba nuevos documentos y finalmente propuso, el 6 de junio de 2002, pagar 17 453,90 EUR al denunciante. Posteriormente, la Comisión mantuvo su posición y el denunciante la impugnó. En su carta de 16 de septiembre de 2002, la Comisión se ofreció de nuevo a pagar 17 453,90 EUR y pidió al denunciante que respondiera lo antes posible. Al no recibir respuesta, la Comisión supuso que el denunciante seguía en desacuerdo. No fue hasta el 9 de diciembre de 2002, tres meses después de la fecha límite, cuando la Comisión recibió una respuesta del denunciante.

La Comisión recordó las normas relativas al control de los documentos justificativos. Aunque la Comisión acepta fotocopias cuando realiza la evaluación financiera de un proyecto, no se aplica la misma práctica en el caso de una auditoría. En este caso, las reglas están previstas en el Manual. De conformidad con el párrafo IV.1 del Manual, "se recomienda a los contratistas que se aseguren de que toda la documentación original que pueda ser examinada por los auditores esté disponible y, de ser necesario, que se pongan en contacto con sus asociados para recoger los documentos originales que falten". Según el apartado IV.2.1, "para ser tenidos en cuenta, los justificantes deberán cumplir las siguientes condiciones:

• deberán ser documentos originales, fechados y numerados;
• dichos documentos deberán proceder de terceros y no estar redactados internamente (...)".

Si las conclusiones de la auditoría fueron que el reclamante debía reembolsar 64 020,26 EUR, fue porque los auditores no pudieron comprobar la realidad del gasto y no tuvieron acceso a información completa, exacta y bien documentada. El autor no cumplió las disposiciones del Manual. Sin embargo, la Comisión aceptó revisar el importe solicitado a la vista de los documentos facilitados por el denunciante después de la auditoría. Esta revisión dio lugar a una disminución del importe que debía solicitarse (es decir, 52 864,19 EUR).

La Comisión aplicó las disposiciones del Manual y llegó a las siguientes conclusiones:

(1) Por lo que se refiere a los costes de personal, de conformidad con el apartado IV.2.2, «[e]n adición a los contratos de trabajo y a la declaración de horas (...), el contratista también debe poder presentar bien todas las nóminas individuales de las personas que hayan trabajado en el proyecto, bien una lista oficial del departamento financiero o de la división de personal en la que se resuman todos los pagos efectuados a estas personas. Los documentos justificativos separados, de estos mismos departamentos, también deben estar disponibles para las contribuciones de los empleadores.

i) Personal del demandante:

No se recibió ningún contrato para un miembro del personal, solo se recibió un extracto bancario y se aceptó. La Comisión estuvo de acuerdo con las conclusiones de los auditores de que 124 300 EUR no eran subvencionables.

Por lo que se refiere a otros dos miembros del personal, los costes de personal deberían ser costes de subcontratación y, por lo tanto, 13 000 EUR no eran subvencionables.

ii) Personal del socio A:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por el responsable del proyecto. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si efectivamente se habían incurrido en los costes pertinentes. Sin embargo, la Comisión aceptó uno de estos documentos. Los demás costes para los que no se facilitaron justificantes válidos (8 195,27 EUR) no eran subvencionables, como habían concluido los auditores.

iii) Personal del socio B:

La Comisión recibió declaraciones de una persona no identificada con respecto a tres miembros del personal. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo, sobre la base de estos documentos, verificar si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideraron, al igual que los auditores, que no eran subvencionables (25 560 EUR).

La Comisión recibió declaraciones de una persona no identificada durante el primer período en relación con el trabajo realizado por otro miembro del personal en el contexto del mismo proyecto. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo, sobre la base de estos documentos, verificar si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideraron, al igual que los auditores, que no eran subvencionables (16 636 EUR). 29).

iv) Personal del socio C:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por el Director General del proyecto y un contable autorizado. Si bien la Comisión no cuestionó estas declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si los costes pertinentes se habían contraído realmente y consideró, al igual que los auditores, que parte del gasto no era subvencionable (7 102 EUR). 12).

v) Personal del socio D:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por una persona no identificada. Si bien la Comisión no cuestionó estas declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideró, al igual que los auditores, que parte del gasto no era subvencionable (17 148 EUR).

(2) Por lo que se refiere a los gastos generales, de conformidad con el apartado IV.2.3, «dado que el programa Leonardo da Vinci solo puede financiar los costes reales y no las cantidades fijas, lo ideal sería que los contratistas y sus socios establecieran un sistema analítico que les permitiera determinar los gastos generales relacionados directamente con el proyecto. En todos los casos, los contratistas deberán estar en condiciones de explicar cómo se calculó el importe indicado en el informe final. También deberán facilitar, para cada organización miembro de la Asociación que haya incurrido en gastos generales como parte del proyecto, un documento firmado por el director financiero de la organización que confirme el importe de los costes en cuestión, así como una prueba de su transferencia de la cuenta asignada al proyecto a una cuenta general perteneciente a la organización. Posteriormente, se entregaron certificados firmados por el denunciante a los auditores, que los rechazaron alegando que no eran adecuados. Sin embargo, los auditores señalaron en su informe que la proporción de gastos generales era razonable. El 22 de diciembre de 2004, el denunciante presentó certificados firmados por el representante legal de cada socio. Así pues, la Comisión aceptó todos los gastos generales.

(3) Por lo que se refiere a los gastos de viaje, el denunciante no formuló observaciones al respecto. El importe de los costes no subvencionables (5 417,78 EUR) constatados por los auditores fue inferior al constatado por la Comisión.

(4) Por lo que se refiere a los costes de subcontratación, todas las facturas se presentaron a los auditores. Sin embargo, según el Manual, estos costes se limitaron a 5 000 EUR o al 15 %. Los auditores limitaron el importe aceptable a 10 000 EUR. El importe no subvencionable fue de 13 000 EUR. Por lo que se refiere al argumento del denunciante de que no disponía de una copia del Manual cuando se firmó el contrato, de conformidad con el artículo 6 del Acuerdo Financiero, el Manual se facilitaría en una fecha posterior: fue remitida al denunciante el 11 de diciembre de 1996.

(5) Por lo que se refiere a los costes informáticos, las facturas no se presentaron durante la auditoría, sino posteriormente. Las fechas de estas facturas estaban fuera del período de subvencionabilidad y, por lo tanto, no pudieron aceptarse (7 336,39 EUR).

El importe total de los gastos no subvencionables fue de 52 864,19 EUR.

2.2 Alegación del autor de que no hubo diálogo después de la auditoría

La Comisión no entendió la alegación del denunciante. La Comisión adoptó un enfoque abierto, dando al denunciante la posibilidad de facilitar directamente a la Comisión los documentos que faltaban y de aceptar una visita de un auditor interno de la Comisión. La Comisión siempre respondió a las cartas del denunciante y concedió varias prórrogas de los plazos. Por lo tanto, consideró que mantenía un diálogo con el autor.

2.3 La alegación del autor de que los auditores nunca le informaron de que los documentos presentados eran insuficientes

El día de la auditoría, el denunciante no pudo presentar documentos relativos a los gastos de personal. Estos documentos se presentaron después de la auditoría de 23 de diciembre de 2003 y 9 de enero de 2004. Se puede inferir que los documentos facilitados el día de la auditoría eran insuficientes y que el denunciante fue informado porque posteriormente facilitó otros documentos.

Por lo que se refiere a los documentos que el denunciante se negó a mostrar a los auditores debido a un conflicto de intereses, la Comisión propuso que se le enviaran directamente.

Los documentos enviados por el denunciante no se ajustaban al Manual. El párrafo 2 del artículo II.3.2 del Manual dispone que "[l]es frais du personnel devront être calculés sur base du salaire journalier réel de l'employé/prestataire multiplié par le nombre de jours (temps plein comportant le nombre d'heures défini dans la législation nationale) effectivement consacrés au projet (...)". El apartado 3 del mismo artículo establece una distinción entre una persona contratada específicamente para el proyecto por una institución que es miembro de la asociación y una persona empleada por un miembro de la asociación que dedica todo o parte de su tiempo al proyecto. En el primer caso, se debe firmar un acuerdo de trabajo, en el segundo caso, la persona debe hacer una declaración oficial en un documento especial. Los siguientes elementos deben estar presentes en ambos documentos:

• salario diario,
• tiempo de trabajo en días en el proyecto,
• descripción detallada del trabajo,
• fechas de inicio y finalización de la convención,
• el importe pagado,
• la firma del empleado, y
• la firma del representante legal.

El artículo IV.2.2 del Manual establece que "[o]utre les Conventions et les déclarations de travail, telles que décrites au point II.3.2. du manuel, le contractant devra être à même de produire soit toutes les fiches de rémunération individuelles des personnes ayant travaillé dans le cadre du projet, soit une liste officielle émanant du département financier ou du service du staff et reprenant l'ensemble des paiements effectués en faveur de ces personnes". En el caso de autos, sólo se facilitaron certificados firmados por los interesados o personas no identificadas en lugar de nóminas. Por consiguiente, ni los auditores ni la Comisión pudieron verificar si efectivamente se habían incurrido en los costes pertinentes. Estos documentos no incluían, en particular, el desglose de las horas dedicadas al proyecto ni las fichas horarias. Esto se mencionó en el informe de auditoría.

El autor conocía las disposiciones del Manual desde el 11 de diciembre de 1996 y no podía ignorar que los documentos proporcionados no se ajustaban al Manual y, por lo tanto, era probable que se consideraran insuficientes.

2.4 La alegación del autor de que la Comisión no respondió a las objeciones del autor y no motivó su decisión

Contrariamente a lo que afirmaba el denunciante, la Comisión tuvo en cuenta las observaciones formuladas en su carta de 19 de octubre de 2004. La Comisión se puso inmediatamente en contacto con los auditores y les pidió que respondieran a las objeciones. Si la Comisión no consideraba que la respuesta de los auditores (que se adjuntaba al dictamen) debía enviarse al denunciante, tuvo en cuenta su contenido en su carta de 7 de diciembre de 2004.

En cuanto a cada una de las objeciones formuladas por el denunciante en su carta de 19 de octubre de 2004, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

Con respecto al primer punto de la carta del denunciante según el cual los auditores permanecieron en sus locales solo uno y no dos días, la Comisión pidió a los auditores que proporcionaran una explicación. Admitieron que, dada la falta de documentos justificativos, solo se había pasado un día en los locales del autor y que el segundo día se había pasado en sus propias oficinas redactando el primer informe. La Comisión no informó al denunciante de esta respuesta porque la duración de la auditoría no tuvo ningún impacto en las conclusiones de la auditoría. La duración de la auditoría correspondía al contrato entre la Comisión y la sociedad de auditoría. Sin embargo, el informe final de auditoría de 5 de julio de 2005 se corrigió y solo se remitió al 18 de diciembre de 2003.

El denunciante señaló en el segundo punto de su carta un error en el número de empleados. La sociedad de auditoría utilizó la información facilitada por el denunciante. Esta explicación no influyó en los resultados de la auditoría.

Lo mismo se aplica a las objeciones 3, 5 y 6; las explicaciones facilitadas por la sociedad de auditoría no modificaron los resultados de la auditoría.

La Comisión recordó que, el 9 de octubre de 2003, informó al denunciante de la auditoría, indicando el nombre de la sociedad de auditoría externa. La empresa debía ponerse en contacto directamente con el denunciante, lo que hizo por correo electrónico el 24 de octubre de 2003.

La Comisión también indicó que, en la página 4 del informe de auditoría, se mencionaban las referencias del contrato marco y del acuerdo específico en el que se llevó a cabo la auditoría.

Por lo que se refiere a la objeción 6 relativa a una carta mencionada en el punto 1.3 del informe, los auditores reconocieron que existía un error en la fecha de una carta a la que se hacía referencia: debería haberse hecho referencia a una carta de 16 de septiembre de 2002 y no de 9 de diciembre de 2002. En esta carta de 16 de septiembre de 2002, la Comisión recordó que, de conformidad con lo dispuesto en el Manual, los costes de subcontratación no podían superar el importe previsto, incrementado en un 15 %. Esta carta se refería a dos cartas anteriores de la Comisión, de 6 de junio de 2002 y 22 de julio de 2002, en las que también se hacía referencia al problema derivado de la superación del importe previsto, incrementado en un 15 %.

Por otra parte, las objeciones 4, 7 y 8 planteaban la cuestión de la presentación de documentos justificativos que eran importantes para las conclusiones de la auditoría. Por lo que se refiere a las cuentas auditadas, el auditor explicó que la lista de documentos que debía preparar el denunciante incluía la presentación de los documentos justificativos. El auditor y la entidad auditada acordaron que todos los documentos solicitados deberían estar disponibles desde el comienzo de la auditoría. El auditor mencionó este acuerdo en el correo electrónico de 24 de octubre de 2003 y solicitó su confirmación al auditado. El auditor también facilitó una lista de comprobación que permite al auditado preparar y reunir todos los documentos necesarios. El auditado no solo debería haber garantizado la existencia de los documentos, sino que también debería haberlos preparado y presentado al auditor. En consecuencia, el auditor no tenía obligación de presentar una solicitud explícita.

En su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión respondió a las objeciones del denunciante citando el artículo 7 del Acuerdo financiero relativo a la auditoría del proyecto y el título IV del Manual. Estas explicaciones se repitieron el 3 de marzo de 2005.

La objeción 8 del denunciante de que no tenía sentido solicitar detalles sobre los costes, la clave de reparto y los documentos contables justificativos siete u ocho años después de la realización del proyecto no pudieron tenerse en cuenta. En efecto, el artículo 7 del Acuerdo Financiero establece que los documentos deben conservarse durante los cinco años siguientes al último pago relativo al cierre del proyecto. En el presente caso, el pago final nunca se efectuó, ya que el demandante nunca lo aceptó dentro de los plazos establecidos. Dado que el expediente no se había cerrado, el denunciante debería haber conservado todos los documentos justificativos pertinentes, incluso si se remontan a siete u ocho años.

Las conclusiones de la Comisión no pudieron modificarse después de señalar que los auditores no tenían acceso a todos los documentos solicitados y que no recibieron los originales a pesar de las reiteradas solicitudes.

Por lo tanto, el denunciante no podía reprochar a la Comisión no haber motivado su decisión. La Comisión siempre ha tratado de encontrar una solución al presente asunto respetando al mismo tiempo el principio de igualdad de trato de todos los beneficiarios de las subvenciones Leonardo da Vinci. La Comisión no se limitó a las conclusiones de la auditoría. En sus cartas de 18 de agosto de 2004 y 7 de diciembre de 2004, ofreció al denunciante la posibilidad de enviarle los documentos pertinentes o de que uno de sus auditores internos acudiera a los locales del denunciante.

2.5 Alegación del demandante de que la Comisión no actuó en un plazo razonable

El acuerdo financiero, que debía durar dos años, entró en vigor el 1 de diciembre de 1995. Debería haber terminado el 30 de noviembre de 1997.

El artículo 6 del Acuerdo financiero establece que el informe intermedio correspondiente al período comprendido entre el 1 de diciembre de 1995 y el 30 de noviembre de 1996 se remitirá a más tardar el 6 de enero de 1997 y que el informe final, relativo al período contractual total, se remitirá a más tardar el 5 de enero de 1998. Sin embargo, el demandante se benefició de una prórroga del plazo para presentar el informe final hasta el 30 de mayo de 1998. La Comisión recordó que el informe provisional se recibió el 13 de junio de 1997 con un retraso de cinco meses, y el informe final el 3 de agosto de 2000 con un retraso de 26 meses.

De conformidad con el artículo 5 del Acuerdo Financiero, los importes abonados podrán recuperarse si los informes no se presentan a tiempo. La Comisión recordó esta disposición en su carta al denunciante de 11 de mayo de 2000. Aunque el denunciante ya estaba equivocado, la Comisión aceptó conceder una nueva prórroga del plazo hasta el 29 de mayo de 2000, fecha a partir de la cual estaba en condiciones de recuperar todas las sumas ya pagadas. La Comisión mostró flexibilidad al aceptar el informe final el 3 de agosto de 2000, mientras que podría haber aplicado el artículo 5.

La decisión de la Comisión de archivar el expediente se adoptó el 21 de diciembre de 2001, es decir, algunos meses después de la evaluación de los documentos enviados por el denunciante.

La evaluación financiera duró hasta que el denunciante presentó los documentos justificativos solicitados por la Comisión el 6 de septiembre de 2000, el 7 de diciembre de 2000 y el 28 de febrero de 2001.

Por consiguiente, la Comisión expresó su sorpresa por la declaración del denunciante de que el acuerdo financiero debería haberse cerrado en 1998, ya que solo en 2000 cumplió su obligación de presentar el informe final.

El objetivo de la fiscalización era encontrar una solución a los problemas a los que se enfrentaban ambas partes. La Comisión alegó que el denunciante no podía negar que, entre la auditoría, la transmisión del informe de auditoría y la nota de adeudo de 20 de junio de 2005, se habían producido amplios intercambios de correspondencia. Así pues, la Comisión nunca puso fin al diálogo con el demandante.

Si el denunciante no hubiera impugnado la posición de la Comisión, el expediente se habría archivado en 2001.

En conclusión, la Comisión confirmó las conclusiones de la auditoría y su decisión de recuperar 52 864,19 EUR con intereses.

Observaciones del demandante

Las observaciones del denunciante pueden resumirse del siguiente modo:

(1) La controversia entre la Comisión y el denunciante se refería principalmente a la subvencionabilidad de los gastos de personal. El denunciante justificó estos costes presentando declaraciones juradas de personas que habían trabajado en el proyecto o certificados de los directores de los socios. La Comisión aceptó estos documentos para determinar la subvencionabilidad de los gastos cuando se elaboró y evaluó el informe intermedio. Sin embargo, al final de la auditoría, los auditores, que habían solicitado dichos documentos, consideraron que eran insuficientes y solicitaron hojas de horas o nóminas. La Comisión llegó a estar de acuerdo con esta posición. El denunciante declaró que nunca se acordó que los costes de personal tuvieran que justificarse mediante fichas de tiempo, porque esta no es la práctica en las pequeñas y medianas empresas, como el denunciante. Por lo tanto, el denunciante actuó de buena fe.

El denunciante nunca se negó a facilitar documentos, como afirma la Comisión. Por lo que se refiere a la referencia de la Comisión a las fichas horarias, dichos documentos no se completaron durante el período de vigencia del contrato. El denunciante informó de ello a los auditores. En cuanto a la referencia de la Comisión a las nóminas, el director de uno de los socios del denunciante cuestionó, durante la auditoría, si tal solicitud era legítima. Debido a un conflicto de intereses, el reclamante pidió a los auditores que presentaran sus propias nóminas. Era obvio que había una diferencia entre los salarios y las tarifas diarias para los proyectos.

(2) Por lo que se refiere al Manual, cuando se presentó el informe intermedio, la Comisión nunca se remitió a él para rechazar algunos gastos. El segundo tramo de los fondos, que no se abona en caso de litigio, se abonó al demandante. Por lo tanto, el denunciante podía basarse de buena fe en la posición de la Comisión y justificar, en su informe final, los gastos utilizando los mismos documentos.

El autor no recordaba haber recibido el Manual. En 1995, según el autor, se estaba elaborando el Manual. La versión final debería haber sido enviada más tarde.

Además, la Comisión nunca indicó en qué manual basaban su trabajo los auditores. Los auditores no pudieron facilitar dicha información.

(3) El denunciante reconoció que confundía la ampliación del período del contrato con la ampliación del plazo para presentar el informe final, pero esto no justificaba una división proporcional de los costes en función del período del contrato, ya que las obras se habían llevado a cabo con arreglo a un calendario acordado por la Comisión.

(4) Desde el verano de 1997 hasta la primavera de 2000, el denunciante no tuvo noticias de la OAT ni de la Comisión. No hubo seguimiento y el informe provisional nunca fue aprobado.

(5) En su carta de 9 de agosto de 2002, el denunciante nunca impugnó el importe de 17 453,90 EUR. Según el denunciante, la Comisión se contradijo al afirmar que no había tenido noticias del denunciante después del 9 de agosto de 2002. Además, la Comisión declaró que la falta de respuesta en un plazo determinado se consideraría una aprobación formal. El denunciante no entendió el cambio de actitud de la Comisión.

(6) El denunciante señaló que, por lo que se refiere a los gastos de personal, la Comisión parecía acusarla de falsificación, en particular de falsificación de firmas. Además, contrariamente a lo que afirma la Comisión, el denunciante facilitó una copia de la nómina de uno de sus empleados mediante carta de 23 de diciembre de 2003.

(7) Por lo que se refiere a los costes informáticos, el denunciante presentó facturas pro forma emitidas durante el período de subvencionabilidad, las facturas y la correspondiente prueba de pago. Los auditores no tuvieron en cuenta estos documentos.

(8) El denunciante criticó la calidad de la auditoría. En su opinión, la actitud de los auditores no era grave y ponía en tela de juicio los resultados de la auditoría. Solo se llevó a cabo una auditoría de los estados financieros, sin verificar los logros del proyecto. El denunciante consideró que debía comprobarse si la auditoría era solo una auditoría de los estados financieros o si la Comisión pedía a un especialista informático que comprobara el software, que era el resultado final del proyecto.

(9) La Comisión reprochó al denunciante sus retrasos en la respuesta. Sin embargo, la Comisión se retrasó o solicitó una respuesta en plazos ajustados: la auditoría se decidió el 19 de diciembre de 2002, pero se informó a la sociedad de auditoría externa en octubre de 2003; la Comisión respondió el 6 de junio de 2002 a una carta de 19 de febrero de 2002; las cartas de la Comisión se enviaban a menudo una semana después de su firma, lo que acortaba el plazo concedido al denunciante.

(10) El denunciante lamentó que la Comisión nunca hubiera respondido positivamente a su propuesta de organizar una reunión.

El demandante estaba a disposición del Defensor del Pueblo para reunirse con él y discutir la situación.

LA DECISIÓN

1 Observación preliminar

1.1 La denuncia es presentada por un abogado en nombre de una empresa llamada X. (en lo sucesivo, "el denunciante"). En sus observaciones, el denunciante formuló una serie de nuevas alegaciones, no incluidas en la denuncia inicial. El Defensor del Pueblo considera que no sería apropiado tratarlos en el contexto de la presente investigación. Sin embargo, el reclamante puede considerar la posibilidad de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo sobre estos asuntos después de haber adoptado los enfoques administrativos pertinentes con la Comisión.

2 Disposiciones pertinentes del Acuerdo Financiero y del Manual Financiero y Administrativo

El Acuerdo Financiero establece, en su parte pertinente, lo siguiente:

"6.2 Les rapports devront se conformer au Manuel Administratif et Financier et aux formulaires que le Bureau adressera au Contractant pendant le déroulement de la présente Convention.

(...)

6.4 Le contenu du rapport d'étape devra porter sur le développement du projet et du produit et devra notamment comprendre:

6.4.1 - une évaluation d'ensemble des résultats du projet par rapport aux objectifs initiaux, comprenant entre autres, un bilan quantitatif des résultats obtenus;

- la descripción détaillée sur le développement, les progrès et les acquis du projet y compris, le cas échéant, des informations sur l'interaction avec d'autres projets;

- la présentation de l'état d'avancement des produits de formation en préparation,

- la procédure interne d'évaluation,

- un résumé, en anglais, en français ou en allemand, des principaux résultats acquis (ne dépassant pas 5 pages); les éventuels frais de traduction seront considérés éligibles dans le cadre du projet;

- le décompte détaillé total de la période considérée de toutes les dépenses réelles en ECU encourues dans le cadre du projet, conformément au cadre financier qui est précisé dans le Manuel Administratif et Financier et les formulaires relatifs aux rapports, ainsi qu'une estimation des dépenses pour la deuxième période de la Convention;

- le programme de travail correspondant à la deuxième période de la Convention;

- un résumé en anglais, en français ou en allemand, des principaux développements prévus pour la deuxième période du contrat (ne dépassant pas 5 pages); les éventuels frais de traduction seront considérés éligibles dans le cadre du projet;

- les produits attendus.

(...)

6.5 Le rapport final devra porter sur la finalisation du projet et du produit et devra notamment comprendre:

(...) le décompte final détaillé de la période entière de la Convention, de toutes les dépenses réelles en ECU encourues dans le cadre du projet, conformément au cadre financier qui sera précisé dans le Manuel Administratif et Financier et dans les formulaires relatifs aux rapports;

(...)

7.4 Le Contractant tiendra à disposition de la Commission l'ensemble des documents techniques et financiers lui permettant de vérifier que ledit programme de travail est en cours de réalisation ou a été réalisé. Ces documents pourront, le cas échéant, être vérifiés sur les lieux où ils sont normalement conservés.

7.5 Le Contractant prendra toutes les dispositions nécessaires pour permettre les contrôles (dossiers, documents comptables et financiers) tant de la Commission que de la Cour des comptes des Communautés européennes. Ces contrôles peuvent s'exercer sur place et consistr en un examen de la comptabilité et des pièces justificatives relatives au projet faisant l'objet de la présente Convention. A cet effet, les pièces en question seront conservées pendant 5 ans après le dernier paiement relatif au dit projet et la clôture de celui-ci".

El Manual Financiero y Administrativo (10) establece lo siguiente:

"II.3.2. Gastos de personal

Cualquier pago efectuado a una persona vinculada a una organización miembro de la Asociación o que trabaje de forma regular o recurrente para el proyecto deberá imputarse a la rúbrica «Gastos de personal».

Los costes de personal deben calcularse sobre la base del salario/tasa diario real del empleado/proveedor de servicios, multiplicado por el número de días (a tiempo completo (11)) realmente trabajados en el proyecto. Esta cifra debe incluir todas las cotizaciones habituales abonadas por el empleador, como las cotizaciones a la seguridad social, pero debe excluir cualquier bonificación, incentivo o régimen de participación en los beneficios.

El tiempo realmente trabajado en el proyecto debe ser identificable y certificado por un documento firmado por el empleador y el empleado / proveedor de servicios. Puede haber dos casos:

- Si una organización miembro de la Asociación recurre a los servicios de un empleado/proveedor de servicios específicamente para el proyecto, debe establecerse un contrato entre esta persona y la organización miembro de la Asociación (contratista, coordinador o socio) utilizando sus servicios.

Este contrato debe incluir la siguiente información:

• el salario diario del prestador;
• el tiempo que se trabajará en el proyecto, expresado en días (a tiempo completo);
• una descripción precisa del trabajo/actividades que debe realizar el empleado/proveedor de servicios;
• las fechas de inicio y finalización del contrato;
• el importe bruto total abonado al empleado/prestador de servicios junto, en su caso, con las cotizaciones patronales;
• la firma del empleado/proveedor de servicios;
• la firma del representante legal de la organización.

Si un empleado permanente de una organización miembro de la Asociación trabaja parte o la totalidad de su tiempo en el proyecto, esta persona debe declararlo oficialmente en un documento redactado a tal efecto.

Esta declaración debe incluir, como mínimo, la siguiente información:

• el salario diario del empleado;
• el tiempo que se trabajará en el proyecto, expresado en días (a tiempo completo);
• una descripción precisa del trabajo/actividades que debe realizar el empleado;
• las fechas de estos servicios;
• el importe bruto total correspondiente a este tiempo de trabajo o el coste para el empleador de poner a disposición del proyecto al empleado/prestador de servicios;
• la firma del empleado/proveedor de servicios;
• la firma del representante legal de la organización.

Estos contratos y declaraciones deben ser conservados por el Contratista de conformidad con el Contrato.

(...)

Los importes máximos autorizados para los gastos de personal, para un día a tiempo completo e incluyendo todas las contribuciones, se fijan en 450 ecus para un gerente, 250 ecus para un empleado de oficina y 125 ecus para un secretario. Se trata de importes máximos y en ningún caso pueden considerarse importes a tanto alzado, ya que solo se tienen en cuenta los costes reales de personal en el coste total subvencionable.

La Comunidad no podrá financiar en ningún caso el tiempo de trabajo remunerado íntegramente por las organizaciones miembros de la Asociación ni por otras fuentes.

II.3.3. Gastos generales

Los gastos generales incluyen los siguientes costes indirectos:

• comunicación (fax, teléfono, correo, etc.)
• fotocopias;
• seguros;
• alquiler de salas de conferencias o de formación.

Esta línea presupuestaria no podrá incluir en ningún caso los gastos de personal ni ningún otro gasto incluido específicamente en otra línea.

Solo se aceptarán los costes reales, y no las cantidades fijas únicas, y el total de estos costes no podrá superar el 10 % del coste total del proyecto. Esto significa que los gastos generales generados directamente por el proyecto deben, en la medida de lo posible, ser identificables a través de un sistema adecuado.

(...)

III Informes

El procedimiento de evaluación desempeña un papel crucial en el ciclo del proyecto en la medida en que permite hacer balance y realizar una evaluación cualitativa y cuantitativa de:

• los resultados obtenidos en relación con los objetivos (con respecto a las actividades/resultados);
• los medios utilizados para obtener dichos resultados en relación con el presupuesto revisado (en lo que respecta al aspecto financiero).

Dado que los informes intermedios y finales son los principales instrumentos para esta evaluación, deben proporcionar una imagen lo más fiel posible del programa.

(...)

En los casos en que determinados documentos sean necesarios y deban enviarse como complemento de los informes, el Contratista deberá enviar documentos (originales o fotocopias, según el caso) del tipo descrito en el capítulo IV del Manual.

(...)

IV Auditorías

IV.1 Finalidad de las auditorías

Estas auditorías tienen un doble propósito. La primera consiste en verificar que los informes financieros presentados para el pago del proyecto coinciden y se ajustan a la contabilidad básica del contratista. La segunda es garantizar que los fondos comunitarios se han gastado de conformidad con las disposiciones del contrato y sus anexos, que se han alcanzado los objetivos del proyecto y que se han alcanzado los productos y resultados. Estas auditorías también brindan una buena oportunidad para que los auditores se reúnan con el contratista para que ambas partes puedan intercambiar notas. Si se detecta algún problema de gestión, los auditores trabajarán con el contratista para tratar de encontrar una solución y, en caso necesario, mejorar los procedimientos internos existentes con el fin de hacer un uso óptimo de los fondos comunitarios. Los auditores estarán abiertos a cualquier observación y/o sugerencia de los contratistas y socios.

(...)

IV.2.1 Condiciones generales

En principio, para ser tenidos en cuenta, los justificantes deben cumplir las siguientes condiciones:

• deberán ser documentos originales, fechados y numerados;
• dichos documentos deben ser de terceros y no estar redactados internamente;

(...)

IV.2.2. Gastos de personal

Además de los contratos de trabajo y la declaración de horas, tal como se describe en el punto II.3.2 del Manual, el Contratista también debe poder presentar todas las nóminas individuales de las personas que han trabajado en el proyecto, o una lista oficial del departamento financiero o la división de personal que resuma todos los pagos realizados a estas personas (...) ".

3 Supuesta falta de coherencia por parte de la Comisión

3.1 El demandante alegó que la Comisión incumplió el artículo 10 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, porque

i) aunque las conversaciones entre el denunciante y la Comisión estuvieron en curso durante casi un año y dieron lugar a la decisión de la Comisión de pagar 17 453,90 EUR al denunciante, se dieron por concluidas a finales de 2002, cuando la Comisión informó al denunciante de su decisión de llevar a cabo una auditoría;

ii) no hubo conversaciones entre el denunciante y la Comisión después de la auditoría realizada en 2003; y

iii) aunque las declaraciones juradas facilitadas por el denunciante como justificación de los costes de personal fueron aceptadas por la Comisión cuando el denunciante presentó el informe intermedio, los mismos documentos fueron rechazados por los auditores (se solicitaron hojas de horas o nóminas) y la Comisión, después de la auditoría.

3.2 Por lo que se refiere al inciso i), el Defensor del Pueblo recuerda que, como se menciona en su carta de 6 de diciembre de 2005, esta alegación no fue objeto de investigación porque no se formuló en el plazo de dos años a partir de la fecha en que los hechos en los que se basa pusieron en conocimiento del demandante.

3.3 Por lo que se refiere al inciso ii), la Comisión, en su dictamen, formuló las siguientes observaciones: si las conclusiones de la auditoría fueron que el reclamante debía reembolsar 64 020,26 EUR, se debió a que los auditores no pudieron comprobar si el gasto se había producido y no tuvieron acceso a información completa, exacta y bien documentada. Sin embargo, la Comisión aceptó revisar el importe solicitado a la vista de los documentos facilitados por el denunciante después de la auditoría, lo que dio lugar a una disminución, es decir, 52 864,19 EUR. La Comisión no entendió la alegación del denunciante. Adoptó un enfoque abierto, dando al denunciante la posibilidad de facilitar directamente a la Comisión los documentos que faltaban y de aceptar una visita de un auditor interno de la Comisión. La Comisión siempre respondió a las cartas del denunciante y concedió varias prórrogas de los plazos. Por lo tanto, consideró que mantenía un diálogo con el autor.

3.4 El Defensor del Pueblo señala que los principios de buena administración, consagrados en el artículo 10 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, exigen que la Comisión sea coherente en su comportamiento administrativo. El Defensor del Pueblo recuerda que, de conformidad con el artículo 7, apartado 5, del Acuerdo Financiero, el contratista debe adoptar todas las disposiciones necesarias para permitir los controles de la Comisión y del Tribunal de Cuentas y que los documentos justificativos deben conservarse durante los cinco años siguientes al último pago y tras el cierre del proyecto. El Defensor del Pueblo señala que, el 18 de agosto de 2004, la Comisión informó al demandante de las conclusiones de la auditoría y sugirió que le facilitara los documentos justificativos que faltaban o que permitiera a un auditor interno de la Comisión llevar a cabo el control de dichos documentos y que, el 17 de septiembre de 2004, el demandante recibió una copia del informe de auditoría. El Defensor del Pueblo señala, además, que se produjo un amplio intercambio de correspondencia entre la Comisión y el reclamante después de la auditoría:

(1) cartas de la Comisión al denunciante de 7 de diciembre de 2004, 3 de marzo de 2005, 11 de abril de 2005, 20 de junio de 2005, 3, 9 y 29 de agosto de 2005, 16 y 29 de septiembre de 2005;

(2) cartas del denunciante a la Comisión de 19 de octubre de 2004; 22 de diciembre de 2004; 4, 7, 10, 17, 19, enero de 2005; 25 de febrero de 2005; 1 de abril de 2005; 20 de julio de 2005; 9, 10 y 11 de agosto de 2005.

Por último, el Defensor del Pueblo señala que, en sus cartas de 17 de septiembre de 2004 y 7 de diciembre de 2004, la Comisión acordó ampliar los plazos concedidos al demandante para su respuesta.

3.5 En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión mantuvo un diálogo con el reclamante después de la auditoría y que el argumento del reclamante de que la Comisión no continuó discutiendo con él después de la auditoría no ha sido fundamentado. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo concluye que no parece haber mala administración por parte de la Comisión en este aspecto del asunto.

3.6 Por lo que se refiere al inciso iii), la Comisión formuló, entre otras, las siguientes observaciones. Si la Comisión acepta fotocopias cuando realiza la evaluación financiera de un proyecto, la situación no es equivalente cuando se realiza una auditoría. En este caso, las reglas están previstas en el Manual. La Comisión se refirió, en particular, a las secciones IV.1, IV.2.1 y IV.2.2 del Manual. La Comisión aplicó las disposiciones del Manual y llegó a la conclusión de que, por lo que se refiere a los costes de personal, faltaban contratos de trabajo, los certificados estaban firmados por personas inadecuadas, los costes de personal deberían haberse registrado en el marco de la subcontratación, no había un desglose de las horas dedicadas al proyecto y faltaban fichas horarias.

3.7 En sus observaciones, el autor declaró que nunca se acordó que los gastos de personal tuvieran que justificarse mediante fichas de tiempo. Esta no es la práctica en las pequeñas y medianas empresas, como el denunciante. Por lo tanto, el denunciante actuó de buena fe. Añadió además que la Comisión no hizo referencia al Manual cuando aprobó el informe provisional. Como este informe había sido aprobado, podía justificar su posición en el informe final, utilizando los mismos documentos justificativos.

3.8 El Defensor del Pueblo señala que, de conformidad con el Acuerdo Financiero (artículo 6.4.1), el informe provisional debe contener "un desglose detallado para el período en cuestión de todos los costes reales contraídos en el marco del proyecto, de conformidad con el Manual Financiero y Administrativo (...) "El capítulo del Manual relativo al informe provisional (capítulo III.1) establece que la información pertinente debe facilitarse en tres tipos de cuadros, pero no hace referencia a ningún documento justificativo que deba presentarse junto con el informe provisional (aparte de las copias de los subcontratos) o aprobarse junto con él. El Defensor del Pueblo señala además que, de conformidad con el artículo 5, apartado 1, del Acuerdo Financiero, el segundo tramo de los fondos se abonaría tras la aprobación del informe intermedio por parte de la Comisión.

3.9 A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la aceptación del informe provisional del demandante no parecía requerir ni implicar la aceptación de los documentos justificativos que el demandante podría haber presentado junto con el informe. Además, no hay ningún elemento que demuestre que la Comisión aceptara, como justificantes de los gastos de personal, las declaraciones juradas facilitadas por el denunciante en la fase de aprobación del informe intermedio. Por lo tanto, la alegación pertinente del denunciante de que la Comisión actuó de manera incompatible con su comportamiento anterior, al no aceptar estas declaraciones juradas después de la auditoría, no ha sido fundamentada. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración en este aspecto de la reclamación.

3.10 Por lo que se refiere al argumento del demandante de que, dado que el segundo tramo de los fondos se pagó después de la presentación del informe provisional, el demandante podía, por tanto, invocar de buena fe la posición de la Comisión y, en su informe final, justificar los gastos utilizando los mismos documentos, el Defensor del Pueblo recuerda que, según jurisprudencia reiterada, deben cumplirse tres requisitos para poder invocar el derecho a la protección de la confianza legítima. En primer lugar, las autoridades comunitarias deben haber dado al interesado garantías precisas, incondicionales y concordantes procedentes de fuentes autorizadas y fiables. En segundo lugar, estas garantías deben ser tales que den lugar a una confianza legítima de la persona a la que van dirigidas. En tercer lugar, las garantías dadas deben cumplir las normas aplicables (12). En el presente asunto, no se ha alegado ni demostrado que la Comisión diera al denunciante, en el contexto del pago del segundo tramo de los fondos, garantías específicas de que las declaraciones juradas eran documentos justificativos aceptables para los gastos de personal. Dado que no se cumple la primera de las condiciones mencionadas, el Defensor del Pueblo no constata mala administración en este aspecto de la reclamación.

4 Presunta violación de los derechos de la defensa

4.1 El denunciante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 16 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa. Afirmó que el día en que tuvo lugar la auditoría y tras el envío de las conclusiones provisionales de los auditores por correo electrónico, los auditores solicitaron determinados documentos, como justificación de los gastos por parte del denunciante. Alegó que, aunque siempre facilitaba los documentos solicitados por los auditores, nunca se le informaba de que eran insuficientes.

4.2 En su opinión, la Comisión declaró que, el día de la auditoría (18 de diciembre de 2003), el denunciante no podía presentar documentos relativos a los gastos de personal. Sin embargo, estos documentos se presentaron después de la auditoría, el 23 de diciembre de 2003 y el 9 de enero de 2004. De ello puede deducirse, según la Comisión, que los documentos facilitados el día de la auditoría eran insuficientes y que el denunciante fue informado de ello, ya que posteriormente facilitó otros documentos. En sus observaciones, el denunciante no formuló observaciones sobre estas declaraciones de la Comisión.

El dictamen de la Comisión señalaba además que los documentos enviados por el denunciante no se ajustaban al Manual (apartados II.3.2 y IV.2.2). Solo se entregaron certificados firmados por las personas afectadas o no identificadas en lugar de recibos de pago. Por consiguiente, ni los auditores ni la Comisión pudieron verificar si efectivamente se habían incurrido en los costes pertinentes. Estos documentos no incluían, en particular, el desglose de las horas dedicadas al proyecto ni las fichas horarias. Esto se mencionó en el informe de auditoría. En conclusión, la Comisión subrayó que el denunciante conocía las disposiciones del Manual desde el 11 de diciembre de 1996 y no podía ignorar que los documentos proporcionados no eran conformes con el Manual y que, por lo tanto, era probable que se consideraran insuficientes.

4.3 El Defensor del Pueblo señala, en primer lugar, que, según reiterada jurisprudencia de los órganos jurisdiccionales comunitarios, el respeto del derecho de defensa constituye un principio general del Derecho comunitario que debe respetarse incluso a falta de una disposición expresa (13). Este principio se aplica a cualquier procedimiento que pueda dar lugar a una decisión que afecte perceptiblemente a los intereses de una persona de manera adversa (14). La Comisión no ha negado que el derecho de defensa haya entrado en juego en el marco de la fiscalización de que se trata. En relación con ello, el Defensor del Pueblo señala también que, de conformidad con el párrafo 1 del artículo IV del Manual, "estas auditorías tienen una doble finalidad. La primera consiste en verificar que los informes financieros presentados para el pago del proyecto coinciden y se ajustan a la contabilidad básica del contratista. La segunda es garantizar que los fondos comunitarios se han gastado de conformidad con las disposiciones del contrato y sus anexos, que se han alcanzado los objetivos del proyecto y que se han alcanzado los productos y resultados. Estas auditorías también brindan una buena oportunidad para que los auditores se reúnan con el contratista para que ambas partes puedan intercambiar notas. Si se detecta algún problema de gestión, los auditores trabajarán con el contratista para tratar de encontrar una solución y, en caso necesario, mejorar los procedimientos internos existentes con el fin de hacer un uso óptimo de los fondos comunitarios. Los auditores estarán abiertos a cualquier observación y/o sugerencia de los contratistas y socios.»

4.4 Por lo que se refiere al presente caso, el Defensor del Pueblo señala que i) durante la auditoría que llevaron a cabo el 18 de diciembre de 2003, los auditores detectaron problemas relativos a la existencia de documentos adecuados que justificaban la subvencionabilidad de determinados costes declarados por el demandante; ii) el denunciante aparentemente recibió información pertinente y se le dio la oportunidad de presentar sus puntos de vista y proporcionar dichos documentos, antes del informe de auditoría; iii) parece que el denunciante lo hizo el 23 de diciembre de 2003 y el 9 de enero de 2004; iv) el informe de auditoría de 15 de abril de 2004 hacía referencia a esas comunicaciones y las tenía en cuenta; v) el reclamante se ha referido únicamente en términos generales a los "documentos (...) solicitados por los auditores" y no ha demostrado que, habida cuenta del contenido de esas solicitudes y de la información pertinente facilitada por los auditores, no podía esperar razonablemente que los documentos que había entregado a los auditores fueran considerados insuficientes. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo no acepta la alegación del demandante. Por consiguiente, no constata mala administración en este aspecto de la denuncia.

5 Presunta falta de motivación de las decisiones

5.1 El reclamante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 18 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (15) porque basó su decisión de recuperar fondos únicamente en las conclusiones de la auditoría, sin tener en cuenta las objeciones del reclamante. Más concretamente, el denunciante alegó que la Comisión no respondió a las objeciones del denunciante a las conclusiones de los auditores y reprochó erróneamente al denunciante, en su carta de 7 de diciembre de 2004, no haber enviado algunos documentos.

5.2 En su dictamen, la Comisión declaró que, contrariamente a lo que afirmaba el denunciante, tenía en cuenta las observaciones formuladas en su carta de 19 de octubre de 2004. La Comisión se puso en contacto con los auditores y les pidió que respondieran a las objeciones. Aunque la Comisión no consideró que la respuesta de los auditores tuviera que enviarse al denunciante, tuvo en cuenta el contenido de esta respuesta en su carta de 7 de diciembre de 2004. En su opinión, a la que se adjuntó una copia de esta respuesta, la Comisión explicó su posición con respecto a cada una de las objeciones del denunciante. La Comisión añadió asimismo que, en su carta de 7 de diciembre de 2004, respondió a las objeciones del denunciante recordando las disposiciones del artículo 7 del Acuerdo Financiero y del título IV del Manual. La Comisión reiteró estas explicaciones en su carta de 3 de marzo de 2005. En conclusión, la Comisión rechazó la alegación de que su Decisión no estaba motivada.

Presunta falta de respuesta a las objeciones del autor de 19 de octubre de 2004

5.3 El Defensor del Pueblo señala, en primer lugar, que la alegación del demandante se basa en el argumento de que la Comisión adoptó su decisión impugnada sin tener en cuenta las objeciones del demandante expresadas en su carta de 19 de octubre de 2004. Con el fin de examinar el fundamento de esta alegación, que se refiere a la falta de motivación de la decisión impugnada, el Defensor del Pueblo considera apropiado examinar si estas objeciones eran pertinentes para los motivos de la presente decisión y si la Comisión ha proporcionado una respuesta a estas objeciones.

A este respecto, el Defensor del Pueblo recuerda que, mediante carta de 18 de agosto de 2004, la Comisión informó al demandante de las conclusiones de la auditoría, que eran las siguientes:

(1) el auditor no tuvo acceso a los documentos justificativos relativos a los gastos de personal, no pudieron tenerse en cuenta las declaraciones firmadas por las personas afectadas o identificadas;

(2) los gastos generales no estaban respaldados por documentos originales;

(3) el importe total de los gastos no subvencionables en lo que respecta a los gastos de viaje era inferior al importe constatado por la Comisión, ya que se habían presentado los documentos justificativos adecuados;

(4) algunos costes informáticos se consideraron no subvencionables porque tuvieron lugar fuera del período de subvencionabilidad.

La Comisión invitó al denunciante a enviar los documentos justificativos o a permitir que uno de sus auditores comprobara los documentos en sus locales.

El Defensor del Pueblo señala además que la carta de la Comisión de 18 de agosto de 2004 se basaba aparentemente en el informe de auditoría enviado al demandante el 17 de septiembre de 2004. En respuesta, el 19 de octubre de 2004, el demandante formuló varias objeciones al informe de auditoría. Cada una de estas objeciones se examinará por separado:

(1) Duración de la auditoría

5.4 Según el denunciante, los auditores declararon que habían llevado a cabo una auditoría sobre el terreno los días 18 y 19 de diciembre de 2003. El denunciante indicó que los auditores no estuvieron presentes hasta el 18 de diciembre de 2003.

En sus escritos de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, la Comisión no respondió a esta objeción.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión indicó que había pedido a los auditores que facilitaran una explicación. Admitieron que, dada la falta de documentos justificativos, solo pasaron un día en los locales del autor y que el segundo día se pasó en sus propias oficinas redactando el informe. La Comisión no informó al denunciante de esta explicación porque la duración de la auditoría no tuvo ningún impacto en las conclusiones de la auditoría. La duración de la auditoría correspondía al contrato entre la Comisión y la sociedad de auditoría. Sin embargo, el informe final de auditoría de 5 de julio de 2005 se corrigió y solo se remitió al 18 de diciembre de 2003.

La Defensora del Pueblo señala que la Comisión no respondió específicamente a esta objeción en sus cartas al reclamante, pero proporcionó una respuesta a través de la presente investigación. Lo que es más importante, esta objeción no se refiere a las constataciones específicas realizadas en el informe de auditoría y que respaldan la decisión impugnada. Además, el denunciante no ha rebatido la observación de la Comisión de que el error en lo que respecta a la duración de la auditoría no tuvo ningún impacto en las conclusiones de la auditoría. En relación con ello, también debe señalarse que el mero hecho de que la auditoría sobre el terreno no se llevara a cabo hasta el 18 de diciembre de 2003 no puede considerarse suficiente, al menos sobre la base de la información facilitada al Defensor del Pueblo, para cuestionar, en general, la pertinencia del informe de auditoría y sus conclusiones.

(2) El número de empleados

5.5 Según el denunciante, los auditores declararon en la página 5, párrafo 1.1, del informe de auditoría que la empresa solo tenía un empleado en su nómina. El denunciante indicó que esto era incorrecto y que, durante el período contractual, no había ningún empleado en la nómina y que, durante 2003-2004, había dos empleados. El denunciante añadió que los auditores nunca habían solicitado dicha información.

En sus escritos de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, la Comisión no respondió a esta objeción.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión declaró que la sociedad de auditoría utilizó la información facilitada por el denunciante. Además, indicó que esta información no influyó en las conclusiones de la auditoría.

La Defensora del Pueblo señala que la Comisión no respondió específicamente a esta objeción en sus cartas al reclamante, pero proporcionó una respuesta a través de la presente investigación. Lo que es más importante, esta objeción no se refiere a las constataciones específicas realizadas en el informe de auditoría y que respaldan la decisión impugnada (16). En relación con ello, el Defensor del Pueblo también señala que el reclamante no ha impugnado la sugerencia de la Comisión de que la declaración anterior sobre el número de empleados no tuvo ningún impacto en las conclusiones de la auditoría.

(3) La lista de administradores

5.6 Según el denunciante, los auditores facilitaron la lista de administradores en la página 5, apartado 1.1, del informe de auditoría. Afirmó que esta lista correspondía a la lista en el momento de la creación de la empresa y que ya no estaba actualizada y que los auditores deberían haber consultado el registro mercantil.

En sus escritos de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, la Comisión no respondió a esta objeción.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión declaró que las explicaciones facilitadas por la sociedad de auditoría no modificaban los resultados de la auditoría.

El Defensor del Pueblo señala que la Comisión no respondió específicamente a esta objeción en sus cartas al reclamante, pero proporcionó una explicación a través de la presente investigación. Lo que es más importante, esta objeción no se refiere a las constataciones específicas realizadas en el informe de auditoría y que respaldan la decisión impugnada (17). En relación con ello, el Defensor del Pueblo también señala que el demandante no ha alegado que la cuestión de los nombres de los administradores esté relacionada de alguna manera con las conclusiones de la auditoría relativas a la subvencionabilidad de los gastos en cuestión.

(4) Las cuentas auditadas

5.7 Según el denunciante, los auditores declararon en la página 5, párrafo 1.2, del informe de auditoría que no se les habían facilitado cuentas auditadas y que solo se les habían facilitado el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias (P&L) correspondientes al ejercicio fiscal 1997. El denunciante indicó que esto era cierto, pero señaló que los auditores nunca solicitaron las cuentas auditadas, ni durante la auditoría ni después de ella.

En su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión recordó, a este respecto, las disposiciones del artículo 7, apartado 5, del Acuerdo Financiero y del título IV del Manual, que se refieren, entre otras cosas, a los documentos que deben facilitarse durante una auditoría (véase el punto 2 de la presente Decisión).

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión declaró que, por lo que se refiere a las cuentas auditadas, el auditor explicó que la lista de documentos que debía preparar el denunciante preveía la presentación de dichos documentos. El auditor y la entidad auditada acordaron que todos los documentos solicitados deberían estar disponibles desde el comienzo de la auditoría. El auditor lo mencionó en el correo electrónico de 24 de octubre de 2003 y pidió confirmación al auditado. El auditor también facilitó una lista de comprobación que permite al auditado preparar y reunir todos los documentos necesarios. El auditado no solo debería haber garantizado la existencia de los documentos, sino que también debería haberlos preparado y presentado al auditor. En consecuencia, el auditor no tenía obligación de presentar una solicitud explícita.

El Defensor del Pueblo señala que la Comisión respondió a la objeción del demandante en su carta de 7 de diciembre de 2004 y proporcionó más explicaciones a través de la presente investigación. También señala que el denunciante no ha cuestionado que las cuentas auditadas se mencionaran en la lista de documentos solicitados por los auditores.

(5) El marco de la auditoría

5.8 Según el autor, el 18 de diciembre de 2003, frente a un testigo, los auditores no pudieron facilitar al auditado información sobre el marco de la auditoría.

En su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión hizo referencia a lo dispuesto en el artículo 7.5 del Acuerdo Financiero y en el título IV del Manual.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión indicó que la página 4 del informe de auditoría mencionaba las referencias del contrato marco y el acuerdo específico en el que se llevó a cabo la auditoría.

El Defensor del Pueblo señala que la Comisión respondió a la objeción del demandante en su carta de 7 de diciembre de 2004 y también facilitó más información pertinente a través de la presente investigación.

(6) Carta de fecha 9 de diciembre de 2002

5.9 Según el denunciante, en la página 6, apartado 1.3, del informe de auditoría, los auditores se refirieron a una carta de la Comisión de 9 de diciembre de 2002, en la que se trataban las transferencias entre diferentes categorías de costes y las variaciones permitidas dentro de un límite del 15 % o 5 000 EUR. Continuó señalando que esta carta nunca fue recibida. El denunciante consideró que si los auditores se referían a una carta de la Comisión de 6 de diciembre de 2002, no llevaban a cabo una auditoría neutral e imparcial, ya que la Comisión había facilitado información de antemano.

En sus escritos de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, la Comisión no respondió a esta objeción.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión explicó que los auditores reconocieron que existía un error en la fecha de una carta a la que se hacía referencia: debería haberse hecho referencia a una carta de 16 de septiembre de 2002 y no de 9 de diciembre de 2002. En dicha carta, de 16 de septiembre de 2002, la Comisión recordó que los costes de subcontratación no podían superar el importe previsto, incrementado en un 15 %, de conformidad con lo dispuesto en el Manual. Esta carta se refería a dos cartas anteriores de la Comisión, de 6 de junio de 2002 y 22 de julio de 2002, en las que también se presentaba el problema derivado de la superación del importe.

La Defensora del Pueblo señala que la Comisión no respondió específicamente a esta objeción en sus cartas al reclamante, pero proporcionó una respuesta a través de la presente investigación. Lo que es más importante, esta objeción no pone en tela de juicio la pertinencia de las conclusiones de auditoría relativas a la subvencionabilidad de los gastos en cuestión.

(7) Documentos justificativos de los gastos de personal

5.10 Según el autor, en la página 10, párrafo 4.5, del informe de auditoría, los auditores declararon que " la mayoría de los asociados no proporcionaron hojas de tiempo para justificar el tiempo presentado para el proyecto. El contratista declaró que no se dispondría de tales documentos debido a que el proyecto se llevó a cabo en 1996 y 1997. El contratista solicitó y obtuvo una confirmación certificada del tiempo dedicado por los diferentes socios. [Los auditores] notaron sin embargo que esas confirmaciones fueron firmadas por personas que realizaron las horas ellos mismos o fueron firmadas por personas no identificadas. Por lo tanto, y teniendo en cuenta que se utilizó una tasa diaria, que no se presentó ninguna prueba de pago y que parte de los servicios se prestaron fuera del período de subvencionabilidad, se consideró no subvencionable un importe de 222 500,68 EUR". Según el denunciante, el auditado nunca fue informado de los fallos descritos. Añadió que los auditores solicitaban certificados, que se les presentaban. Estaba claro que algunos certificados no podían ser firmados por los directores en funciones en ese momento porque se habían jubilado o ya no trabajaban para la empresa. En ningún momento los auditores solicitaron explicaciones adicionales. El denunciante señaló que los auditores deberían haber sabido que había libros de firmas que permitían comprobar las firmas. Al decidir que el gasto no era subvencionable, los auditores declararon que las personas que firmaron eran mentirosas, sin aportar ninguna prueba. Además, los auditores nunca solicitaron una prueba de pago entre los socios y sus proveedores. Por último, el reclamante también impugnó el comentario de los auditores hecho en el párrafo 4.8 de que " los gastos de personal se presentaron para el período que va hasta el 30 de mayo de 1998, mientras que el período de elegibilidad sólo se extiende hasta el 30 de noviembre de 1997. A falta de fichas horarias detalladas [los auditores] aplicaron una norma de proporcionalidad para rechazar los gastos efectuados fuera del período de subvencionabilidad. (...) los ordenadores se adquirieron al final o incluso fuera del período de subvencionabilidad. Para los adquiridos dentro del período de subvencionabilidad, [los auditores] utilizaron una prorrata basada en una vida útil económica de tres años. Los gastos fuera del período de subvencionabilidad se consideraron no subvencionables (...)". El denunciante consideró que, sin comprobar el trabajo realizado, el auditor no podía emitir una opinión sobre la cuestión del período de subvencionabilidad.

En sus cartas de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, la Comisión recordó, a este respecto, lo dispuesto en el artículo 7, apartado 5, del Acuerdo Financiero y en el título IV del Manual y señaló que, en su carta de 18 de agosto de 2004, había pedido al denunciante que facilitara los documentos que faltaban o que permitiera que uno de sus auditores entrara en los locales del denunciante.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión declaró que el auditor y la entidad auditada habían acordado que todos los documentos solicitados deberían estar disponibles desde el inicio de la auditoría. El auditor mencionó este acuerdo en el correo electrónico de 24 de octubre de 2003 y pidió confirmación al auditado. El auditor también facilitó una lista de comprobación que permite al auditado preparar y reunir todos los documentos necesarios. El auditado no solo debería haber garantizado la existencia de los documentos, sino que también debería haberlos preparado y presentado al auditor. En consecuencia, el auditor no tenía obligación de presentar una solicitud explícita. En su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión respondió a las objeciones del denunciante haciendo referencia al artículo 7 del Acuerdo financiero relativo a una posible auditoría del proyecto y al título IV del Manual. Estas explicaciones se repitieron el 3 de marzo de 2005.

El Defensor del Pueblo señala que la Comisión respondió al reclamante haciendo referencia a las normas pertinentes del Acuerdo Financiero y del Manual y solicitó los documentos que faltaban. También señala que la información relativa a la necesidad de presentar estos documentos se facilitó al denunciante tanto en el contexto del procedimiento de auditoría como después de su finalización, y que en el dictamen de la Comisión se dieron explicaciones adicionales.

(8) Documento justificativo de los gastos generales

5.11 Los auditores declararon, en la página 10, párrafo 4.5, que "no se proporcionó documentación justificativa para justificar los gastos registrados en concepto de gastos generales. [Los auditores] recibieron una certificación de los distintos socios, pero no se facilitó información sobre la clave de asignación y la base de cálculo utilizada". El autor consideró que era surrealista solicitar, siete u ocho años después de los hechos, detalles sobre los gastos generales, la clave de reparto y los documentos justificativos. Añadió que los auditores se negaron a considerar que los resultados obtenidos constituían una prueba tangible e irrefutable de que el trabajo se había realizado y de que se habían efectuado los gastos.

En su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión hizo referencia al artículo 7.5 del Acuerdo Financiero y al título IV del Manual.

En su dictamen sobre la denuncia, la Comisión explicó que la objeción del denunciante no podía tenerse en cuenta. En efecto, el artículo 7 del Acuerdo Financiero establece que los documentos deben conservarse durante los cinco años siguientes al último pago relativo al cierre del proyecto. En el presente caso, el pago final nunca se efectuó, ya que el demandante nunca lo aceptó dentro de los plazos establecidos. Al no cerrarse el expediente, el denunciante debería haber conservado todos los documentos justificativos pertinentes, aunque tuvieran una antigüedad de siete u ocho años.

El Defensor del Pueblo señala que la Comisión respondió a la objeción del demandante en su carta de 7 de diciembre de 2004.

(9) Documentos justificativos de los gastos de viaje y dietas

5.12 Según el denunciante, por lo que se refiere a los gastos de viaje y estancia, los auditores declararon en la página 10, apartado 4.5, que algunos gastos solo se justificaron parcialmente mediante documentación justificativa y que las diferencias entre los importes presentados y los importes justificados se consideraron no subvencionables. El denunciante se refirió a sus observaciones formuladas en el contexto de su objeción (6).

Así pues, el Defensor del Pueblo se remite a sus observaciones en el punto 5.9 supra.

5.13 A la luz de lo anterior, el Defensor del Pueblo concluye que la Comisión respondió, mediante sus cartas de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005, a las objeciones del demandante a determinadas conclusiones de auditoría relativas a la subvencionabilidad de los gastos en cuestión. Por lo tanto, no constata mala administración en este aspecto de la denuncia.

Argumento según el cual la Comisión reprochó erróneamente al denunciante no haber enviado algunos documentos

5.14 Por lo que se refiere al argumento del demandante de que, en su carta de 7 de diciembre de 2004, la Comisión reprochó erróneamente al demandante no haber enviado algunos documentos, el Defensor del Pueblo señala que, en su carta de 18 de agosto de 2004, la Comisión pidió al demandante que facilitara originales, como nóminas, honorarios y fichas horarias de todos los socios afectados por los gastos de personal, así como documentos justificativos originales de los gastos generales.

Señala asimismo que, en su escrito de 7 de diciembre de 2004, la Comisión declaró lo siguiente: "l'auditeur n'a pas eu accès à un certain nombre de documents justificatifs originaux lors de l'audit effectué en vos bureaux et que notre demande du 18 août 2004 de nous fournir les originaux de ces documents, ou de pouvoir envoyer sur place un auditeur interne, n'a pas été prise en compte dans votre lettre en objet".

5.15 El Defensor del Pueblo señala además que, en su opinión, la Comisión facilita las siguientes explicaciones en relación con los gastos no subvencionables:

1) en lo que se refiere a los gastos de personal:

i) Personal del demandante:

No se recibió ningún contrato para un miembro del personal, solo se recibió un extracto bancario y se aceptó. La Comisión estuvo de acuerdo con las conclusiones de los auditores de que 124 300 EUR no eran subvencionables.

Por lo que se refiere a otros dos miembros del personal, los costes de personal deberían ser costes de subcontratación y, por lo tanto, 13 000 EUR no eran subvencionables.

ii) Personal del socio A:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por el responsable del proyecto. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si efectivamente se habían incurrido en los costes pertinentes. Sin embargo, la Comisión aceptó un documento. Los demás costes, para los que no se facilitaron justificantes válidos (8 195,27 EUR), no eran subvencionables, como habían concluido los auditores.

iii) Personal del socio B:

La Comisión recibió declaraciones de una persona no identificada con respecto a tres miembros del personal. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo, sobre la base de estos documentos, verificar si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideraron, al igual que los auditores, que no eran subvencionables (25 560 EUR).

La Comisión recibió declaraciones de una persona no identificada durante el primer período en relación con el trabajo realizado por otro miembro del personal en el contexto del mismo proyecto. Si bien la Comisión no cuestionó las declaraciones, no pudo, sobre la base de estos documentos, verificar si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideraron, al igual que los auditores, que no eran subvencionables (16 636,29 EUR).

iv) Personal del socio C:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por el Director General del proyecto y por un contable autorizado. Si bien la Comisión no cuestionó estas declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideró, al igual que los auditores, que parte del gasto no era subvencionable (7 102,12 EUR).

v) Personal del socio D:

La Comisión recibió declaraciones firmadas por una persona no identificada. Si bien la Comisión no cuestionó estas declaraciones, no pudo verificar, sobre la base de estos documentos, si los costes pertinentes se habían incurrido realmente y consideró, al igual que los auditores, que parte del gasto no era subvencionable (17 148 EUR).

(2) por lo que se refiere a los gastos generales:

Durante la auditoría no se presentó ningún documento que justificara los gastos generales de cada socio. Posteriormente, el autor presentó declaraciones que firmó. Estas declaraciones fueron rechazadas por los auditores porque consideraban que no eran adecuadas. Sin embargo, los auditores señalaron en su informe que la proporción de gastos generales era razonable. El 22 de diciembre de 2004 se presentaron declaraciones firmadas por el representante legal de cada uno de los asociados. La Comisión aceptó todos los costes como subvencionables.

(3) por lo que se refiere a los gastos de viaje:

El denunciante no formuló observaciones sobre estos costes. El importe de los costes no subvencionables (5 417,78 EUR) constatados por los auditores fue inferior al constatado por la Comisión.

(4) por lo que se refiere a los costes de subcontratación:

Todas las facturas relativas a estos costes se presentaron a los auditores. Sin embargo, el Manual limita las variaciones por correo al 15 % o 5000 EUR. El importe no subvencionable es de 13 000 EUR.

(5) por lo que se refiere a los costes informáticos:

Las facturas no se presentaron durante la auditoría, sino posteriormente. Las fechas de estas facturas estaban fuera del período de subvencionabilidad y, por lo tanto, no pudieron aceptarse (7 336,39 EUR).

El importe total de los gastos no subvencionables fue de 52 864,19 EUR.

En su dictamen, la Comisión añadió que los documentos enviados por el denunciante no eran conformes con el Manual. El párrafo 2 del artículo II.3.2 del Manual dispone que "[l]es frais du personnel devront être calculés sur base du salaire journalier réel de l'employé/prestataire multiplié par le nombre de jours (temps plein comportant le nombre d'heures défini dans la législation nationale) effectivement consacrés au projet (...)". El apartado 3 del mismo artículo establece una distinción entre una persona contratada específicamente para el proyecto por una institución que es miembro de la asociación y una persona empleada por un miembro de la asociación que dedica todo o parte de su tiempo al proyecto. En el primer caso, debe firmarse un acuerdo de trabajo; en el segundo caso, la persona debe hacer una declaración oficial sobre un documento especial. Para ambos documentos, deben estar presentes los siguientes elementos:

• salario diario,
• tiempo de trabajo en el proyecto en días,
• descripción detallada del trabajo,
• fechas de inicio y finalización de la convención,
• el importe pagado,
• la firma del empleado, y
• la firma del representante legal.

El artículo IV.2.2 del Manual establece que "[o]utre les Conventions et les déclarations de travail, telles que décrites au point II.3.2. du manuel, le contractant devra être à même de produire soit toutes les fiches de rémunération individuelles des personnes ayant travaillé dans le cadre du projet, soit une liste officielle émanant du département financier ou du service du staff et reprenant l'ensemble des paiements effectués en faveur de ces personnes". En el caso de autos, sólo se facilitaron certificados firmados por los interesados o personas no identificadas en lugar de nóminas. Por consiguiente, ni los auditores ni la Comisión pudieron verificar si efectivamente se habían incurrido en los costes pertinentes. En particular, estos documentos no incluían el desglose de las horas dedicadas al proyecto ni las hojas de tiempo. Esto se mencionó en el informe de auditoría.

5.16 En sus observaciones, el demandante indicó que, mediante carta de 23 de diciembre de 2003, se había facilitado a los auditores una copia del contrato de uno de sus empleados.

Sin embargo, el Defensor del Pueblo señala que los auditores consideraron que este documento no cumplía las disposiciones del Acuerdo Financiero y del Manual.

5.17 El Defensor del Pueblo considera que, sobre la base de la información que se le ha presentado en el contexto de la presente investigación y, en particular, a la luz de las normas pertinentes del Acuerdo Financiero y del Manual (véase el punto 2 de la presente Decisión), las conclusiones pertinentes del informe de auditoría (véase la sección 4 y los anexos 1 y 2) y las detalladas explicaciones dadas por la Comisión en su dictamen, no se ha demostrado que la Comisión considerara erróneamente que el reclamante no le había facilitado los documentos justificativos adecuados en relación con determinados gastos declarados por el reclamante. Por lo tanto, el Defensor del Pueblo no constata mala administración en este aspecto de la reclamación.

6 Presunto incumplimiento de un plazo razonable

6.1 El denunciante alegó que la Comisión no cumplía el artículo 17 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa, ya que el Acuerdo Financiero se firmó en 1995 y se cerró en 2005, siete años después de la fecha prevista (1997).

6.2 En su dictamen, la Comisión explicaba que el acuerdo financiero se había iniciado el 1 de diciembre de 1995 y debía estar en vigor durante dos años. Por lo tanto, debería haber terminado el 30 de noviembre de 1997. Según el acuerdo financiero, el informe provisional debería haberse presentado el 6 de enero de 1997 y el informe final el 5 de enero de 1998. La Comisión concedió al denunciante dos prórrogas del plazo para presentar el informe final. La Comisión recordó que el informe provisional se recibió el 13 de junio de 1997 con un retraso de cinco meses, y el informe final el 3 de agosto de 2000 con un retraso de 26 meses. La Comisión se mostró flexible al aceptar el informe final el 3 de agosto de 2000, mientras que podría haber aplicado el artículo 5, que prevé la recuperación de los importes pagados si los informes no se presentan a tiempo.

La decisión de la Comisión de archivar el expediente se adoptó el 21 de diciembre de 2001. La evaluación financiera no se completó hasta que el denunciante presentó los documentos justificativos solicitados por la Comisión el 6 de septiembre de 2000, el 7 de diciembre de 2000 y el 28 de febrero de 2001.

Por consiguiente, la Comisión expresó su sorpresa por la declaración del denunciante de que el acuerdo financiero debería haberse cerrado en 1998, dado que no fue hasta 2000 cuando cumplió su obligación de presentar el informe final.

El objetivo de la fiscalización era encontrar una solución a los problemas a los que se enfrentaban ambas partes. La Comisión alegó que el denunciante no podía negar que, entre la auditoría, la transmisión del informe de auditoría y la nota de adeudo de 20 de junio de 2005, hubo amplios intercambios de correspondencia. Así pues, la Comisión nunca puso fin al diálogo con el demandante. Si el denunciante no hubiera impugnado la posición de la Comisión, el expediente se habría archivado en 2001.

6.3 El Defensor del Pueblo señala que el demandante presentó el informe final con considerable retraso y que la Comisión tuvo que solicitar más documentos justificativos que no se adjuntaban al informe. Señala asimismo que, tras la evaluación del informe final, la Comisión llegó a una conclusión el 17 de diciembre de 2001. Observó que el denunciante incumplía las disposiciones del Acuerdo Financiero y del Manual Administrativo y Financiero. Explicó además que la subvención Leonardo da Vinci había sido recalculada y solicitó el reembolso de parte de esta subvención (es decir, 392 EUR). El Defensor del Pueblo observa que, el 16 de enero de 2002, el demandante impugnó la carta de la Comisión de 17 de diciembre de 2001.

El Defensor del Pueblo señala además que, mediante carta de 1 de febrero de 2002, la Comisión respondió a las objeciones del demandante, indicando que el expediente del demandante había sido revisado y proponiendo pagar al demandante 13 335,90 EUR. Los días 14 y 19 de febrero de 2002, el denunciante respondió a la Comisión, reiterando su desacuerdo con los gastos declarados no subvencionables. Mediante carta de 8 de mayo de 2002, el denunciante recordó a la Comisión que no había respondido a sus cartas.

Mediante carta de 6 de junio de 2002, la Comisión indicó que se habían examinado las objeciones del denunciante y que le pagaría 17 453,90 EUR. Añadió que, si no se recibía respuesta del denunciante en un plazo de 30 días, ello significaría que el denunciante estaría de acuerdo con esta cantidad. El 5 de julio de 2002, el denunciante expresó su desacuerdo con el plazo de respuesta y con la interpretación de la Comisión de algunos costes. Mediante carta de 9 de agosto de 2002, después de que la Comisión aceptara ampliar el plazo, el denunciante explicó detalladamente por qué no estaba de acuerdo con la interpretación de la Comisión.

Mediante carta de 16 de septiembre de 2002, la Comisión respondió al denunciante, indicando que pagaría 17 453,90 EUR y pidiéndole que respondiera lo antes posible a dicha carta. El 6 de diciembre de 2002, el denunciante solicitó la confirmación del importe que debía pagar la Comisión antes de adoptar una decisión definitiva.

Mediante carta de 19 de diciembre de 2002, la Comisión informó al denunciante de que, el 28 de octubre de 2002, al no haber recibido respuesta, había decidido iniciar una auditoría.

6.4 El Defensor del Pueblo observa que, de conformidad con el párrafo 5 del artículo 7 del Acuerdo Financiero, "Le contractant prendra toutes les dispositions nécessaires pour permettre les contrôles (dossiers, documents comptables et financiers) tant de la Commission que de la Cour des Comptes des Communautés européennes. Ces contrôles peuvent s'exercer sur place et consistr en un examen de la comptabilité et des pièces justificatives relatives au projet faisant l'objet de la présente Convention. A cet effet, les pièces en question seront conservées pendant 5 ans après le dernier paiement relatif au dit projet et la clôture de celui-ci".

6.5 El Defensor del Pueblo señala además que la auditoría tuvo lugar el 18 de diciembre de 2003 y que el demandante presentó documentos adicionales el 23 de diciembre de 2003 y el 9 de enero de 2004. La Comisión informó al denunciante de las conclusiones de la auditoría mediante carta de 18 de agosto de 2004 y le envió el informe de auditoría el 17 de septiembre de 2004. Mediante cartas de 19 de octubre de 2004 y 22 de diciembre de 2004, el denunciante formuló objeciones al informe de auditoría. La Comisión respondió a estas objeciones mediante cartas de 7 de diciembre de 2004 y 3 de marzo de 2005. La carta de la Comisión de 3 de marzo de 2005 constituye el cierre definitivo del asunto.

6.6 Habida cuenta de lo anterior y, en particular, de las diversas cuestiones en litigio y desacuerdos entre la Comisión y el demandante, tanto antes como después de la fiscalización, el Defensor del Pueblo considera que no se produjo un retraso injustificado en la decisión de la Comisión, de 3 de marzo de 2005, de archivar definitivamente el asunto y solicitar el reembolso de 52 864,19 EUR.

7 Reclamaciones

7.1 El denunciante alega que debe anularse la decisión de la Comisión de recuperar 52 864,19 EUR y que debe confirmar su decisión de 5 de junio de 2002 de pagar 17 453,90 EUR al denunciante. Por último, si no se cumple la alegación antes mencionada, alegó que debía llevarse a cabo una nueva auditoría.

7.2 Habida cuenta de las conclusiones expuestas en los puntos 3, 4 y 5 supra, el Defensor del Pueblo considera que las alegaciones del demandante no pueden sostenerse.

8 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) El artículo 41 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea establece lo siguiente:

"1. Toda persona tiene derecho a que las instituciones y órganos de la Unión traten sus asuntos de manera imparcial, justa y dentro de un plazo razonable.

2. Este derecho incluye:

• el derecho de toda persona a ser oída, antes de que se adopte cualquier medida individual que le afecte desfavorablemente;
• el derecho de toda persona a acceder a su expediente, respetando al mismo tiempo los intereses legítimos de confidencialidad y de secreto profesional y comercial;
• la obligación de la administración de motivar sus decisiones (...)".

(2) El artículo 10 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa establece que "el funcionario deberá ser coherente en su propia conducta administrativa ".

(3) De conformidad con el artículo 16 del Código, "en los casos en que intervengan los derechos o intereses de particulares, el funcionario velará por que, en todas las etapas del procedimiento de adopción de decisiones, se respeten los derechos de la defensa ".

(4) De conformidad con el artículo 18 del Código, "toda decisión de la institución que pueda menoscabar los derechos o intereses de un particular deberá motivarse indicando claramente los hechos pertinentes y la base jurídica de la decisión ".

(5) De conformidad con el artículo 17 del Código, "el funcionario velará por que se adopte en un plazo razonable una decisión sobre cada solicitud o reclamación presentada a la Institución ".

(6) El artículo 1 del Código de la Comisión establece que "[l]a Comisión será coherente en su comportamiento administrativo y seguirá su práctica habitual. Toda excepción a este principio debe estar debidamente justificada."

(7) El artículo 3 establece que "cuando el Derecho comunitario disponga que las partes interesadas deben ser oídas, el personal velará por que se les dé la oportunidad de dar a conocer sus puntos de vista ".

(8) El artículo 3 establece además que "[una] decisión de la Comisión debe indicar claramente los motivos en que se basa y debe comunicarse a las personas y partes interesadas.

Por regla general, deben justificarse plenamente las decisiones. No obstante, cuando no sea posible, por ejemplo debido al gran número de personas afectadas por decisiones similares, comunicar detalladamente los motivos de las decisiones individuales, podrán darse respuestas uniformes. Estas respuestas estándar deben incluir los principales motivos que justifiquen la decisión adoptada. Además, se facilitará a la parte interesada que solicite expresamente una justificación detallada.

(9) El artículo 4 dispone que "la Comisión se compromete a responder a las preguntas de la manera más apropiada y lo más rápidamente posible ".

(10) Como indicó la Comisión, este manual se envió al denunciante el 11 de diciembre de 1996. La Comisión hizo numerosas referencias a este documento en sus cartas (en particular, el 7 de diciembre de 2000, el 17 de diciembre de 2001, el 6 de junio de 2002, el 16 de septiembre de 2002, el 18 de agosto de 2004 y el 7 de diciembre de 2004). Sobre la base de la información facilitada al Defensor del Pueblo en el contexto de la presente investigación, parece que en ningún momento durante la ejecución del contrato o, posteriormente, durante su amplia correspondencia con la Comisión hasta finales de 2004, el demandante indicó que no hubiera recibido este documento según lo previsto en el Acuerdo. Este documento era esencial para la correcta ejecución del Acuerdo.

11) Por día" a tiempo completo" se entiende el número de horas definido como tal en la legislación nacional.

(12) Véase el asunto T-203/97, Forvass/Comisión, RecFP pp. I-A-129 y II-705, apartado 70; Asunto T-199/01, G/Comisión, RecFP pp. I-A-217 y II-1085, apartado 38; Asunto T-347/03 Branco/Comisión, sentencia de 30 de junio de 2005, pendiente de publicación, apartado 102.

(13) Véase, por ejemplo, el asunto T-11/03, Afari/Banco Central Europeo, RecFP pp. I-A-43 y II-164, apartado 49.

(14) Véase el asunto C-315/99 P, Ismeri Europa/Tribunal de Cuentas, Rec. 2001, p. I-5281, apartado 28.

(15) El artículo 18 del Código Europeo de Buena Conducta Administrativa establece lo siguiente:

"1. Toda decisión de la institución que pueda menoscabar el derecho o los intereses de un particular deberá motivarse indicando claramente los hechos pertinentes y la base jurídica de la decisión.

2. El funcionario evitará tomar decisiones que se basen en motivos breves o vagos o que no contengan un razonamiento individual".

(16) La información pertinente figura en la parte III, sección 1 («Información de referencia»), subsección 1.1 («Situación jurídica y características de la organización») del informe de auditoría. Esta subsección simplemente proporciona información general sobre el reclamante (más concretamente, fecha de constitución, forma jurídica, sede, objeto principal, número de empleados, nombre de su director y gerentes, atribución de su contabilidad a un tercero) y no contiene ninguna referencia a las conclusiones del auditor sobre la subvencionabilidad de los gastos realizados durante la ejecución del Acuerdo Financiero entre la Comisión y el reclamante.

(17) Véase la nota 16 supra.