Estrasburgo, 6 de octubre de 2004

Muy señor mío:

El 30 de octubre de 2003, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo en nombre del North West Institute of Further and Higher Education en relación con la decisión de la Comisión Europea de recuperar la cantidad de 325 462,56 EUR con intereses. El dinero se había concedido en virtud del acuerdo de subvención 98005636 de Business Community Project (BCP) en el ámbito de la formación y los servicios de apoyo conexos para las PYME - Lote 2: "La transferencia de pequeñas y medianas empresas de una generación a la siguiente".

El 3 de diciembre de 2003, transmití la denuncia al Presidente de la Comisión Europea. La Comisión emitió su dictamen el 4 de marzo de 2004. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 28 de abril de 2004.

El 19 de mayo de 2004 escribí a la Comisión pidiéndole más información sobre determinados aspectos de su denuncia. Recibí la respuesta de la Comisión el 1 de julio de 2004. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 20 de agosto de 2004.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

En octubre de 2003, se presentó una reclamación al Defensor del Pueblo en nombre del North West Institute of Further and Higher Education (en lo sucesivo, «el Instituto») en relación con la decisión de la Comisión Europea de recuperar la suma de 325 462,56 EUR más intereses. El dinero se había concedido en virtud del acuerdo de subvención 98005636 de Business Community Project (BCP) en el ámbito de la formación y los servicios de apoyo conexos para las PYME - Lote 2: "La transferencia de pequeñas y medianas empresas de una generación a la siguiente".

Según el denunciante, los hechos pertinentes son, en resumen, los siguientes:

En 1998, la DG XXIII publicó una convocatoria de propuestas para varios proyectos en el ámbito de la formación y los servicios de apoyo conexos para las PYME (1). Un lote se refería a la transferencia de PYME de una generación a otra y, dado que el Instituto ya estaba trabajando en esa esfera, reunió un consorcio de asociados y presentó una oferta.

En la oferta, el Instituto estipuló que estaba utilizando el tiempo de personal de las empresas participantes y esto se indicó claramente en la oferta como "financiación de contrapartida en especie", por un importe de 850 200 EUR. El coste total del proyecto fue de 1 525 000 EUR y la Comisión aprobó el proyecto y facilitó al Instituto una carta de oferta que no indicaba en modo alguno que el tiempo en especie del personal no fuera subvencionable. El artículo C7 del anexo 4 del contrato establecía específicamente que «las contribuciones en especie, es decir, distintas de las monetarias, podrán incluirse en el proyecto en circunstancias excepcionales, siempre que estén debidamente justificadas a la luz de los objetivos del proyecto, estén debidamente documentadas y sean aprobadas por la Comisión antes de que comience el proyecto». La inclusión de la financiación en especie en la oferta y la posterior aprobación por la Comisión del coste total de 1 525 000 EUR indicaron al Instituto que era para proceder según la solicitud.

El proyecto se completó en marzo de 2001 y la solicitud final del Instituto se presentó en mayo de 2001, incluida toda la documentación justificativa necesaria, como las hojas de tiempo para la financiación en especie de las empresas participantes.

En junio de 2002, dos auditores de la Comisión visitaron el Instituto para auditar el proyecto. Durante la fiscalización se sugirió que el uso de contribuciones en especie no era subvencionable y probablemente se rechazaría. El Instituto señaló que en ningún momento antes se había planteado este problema. La documentación y los comentarios que el Instituto ha recibido indican que es perfectamente aceptable utilizar la financiación en especie de la misma manera que lo ha hecho. El 21 de octubre de 2002, el Instituto recibió el informe de auditoría, que no tuvo en cuenta ninguna de las explicaciones dadas por el Instituto durante la auditoría. La financiación en especie fue rechazada y el Instituto trató de cuestionar las conclusiones de la Comisión y proporcionar explicaciones, pero estas fueron totalmente ignoradas. En julio de 2003, la Comisión solicitó la devolución de 325 462,56 euros.

La Comisión se negó a aceptar las explicaciones facilitadas por el Instituto. El Instituto debería haber tenido la oportunidad de corregir sus errores. El Instituto considera que la regla del estoppel promisorio se aplica en el caso y que actuó de buena fe al gastar sus recursos para completar el proyecto. Ninguna de las organizaciones implicadas en el proyecto obtuvo una ganancia financiera, ya que solo se incluyeron en el informe financiero los costes salariales reales y los costes percibidos.

En esencia, el denunciante alega mala administración en la medida en que la Comisión aprobó el presupuesto del proyecto en 1998, recibió un informe financiero intermedio en el que se registraban los gastos y solo un año después de la finalización del proyecto decidió que la mitad del presupuesto no era subvencionable y no debería haber sido aprobado.

El demandante alega que la regla del estoppel promisorio debe aplicarse en este caso.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen de la Comisión

En su dictamen, la Comisión formula las siguientes observaciones:

Antecedentes

En el marco del proyecto "Business Continuity Programme BCP" y a raíz de una convocatoria de propuestas lanzada en 1998, se celebró un acuerdo de subvención con el Instituto. El objetivo del proyecto de formación era ayudar a los empresarios a prepararse para transferir sus negocios. El compromiso máximo de la Comisión se fijó en 762 500 EUR, lo que representaba el 50 % del coste total estimado del proyecto. Se preveía que la contribución del Instituto de 762 500 EUR consistiría en «Financiación en especie (tiempo de personal)». Se efectuaron tres pagos al Instituto: una después de la recepción de la declaración firmada, otra después del primer informe intermedio y otra después del segundo informe intermedio. En total se abonaron 533 750 EUR y el saldo de la contribución de la Comisión debía abonarse tras la aprobación del informe final.

El informe final se presentó el 30 de abril de 2001. El coste total ascendió a 1 294 284,23 EUR, de los cuales la Comisión debe cargar con el 50 %. El 29 de mayo de 2001, la Comisión solicitó aclaraciones sobre uno de los resultados del proyecto y sobre el estado contable.

La Comisión recibió la respuesta del Instituto el 27 de julio de 2001. Sin embargo, esta respuesta no respondió plenamente a las preguntas planteadas y el 17 de agosto de 2001 se envió otra solicitud de aclaraciones al Instituto. La respuesta del Instituto llegó el 5 de febrero de 2002 y la declaración del contable desaparecido llegó el 19 de febrero de 2002.

Dado que había dudas sobre el estado contable, en particular sobre la subvencionabilidad de los elevados costes de personal y la financiación de la empresa, se solicitaron aclaraciones mediante carta de 25 de marzo de 2002. Sin embargo, las explicaciones del Instituto no aseguraron a la Comisión la subvencionabilidad de los costes y, por lo tanto, se llevó a cabo una auditoría sobre el terreno del 12 al 14 de junio de 2002. Se detectaron algunas irregularidades en las cuentas, por lo que se declaró un importe de 908 909,35 EUR como costes no subvencionables. El 74,3 % de estos costes no subvencionables se referían a costes declarados (675 450 EUR) para la «financiación de contrapartida de la empresa». En una carta de 2 de mayo de 2002, el Instituto había declarado que "esta cifra es la contribución que el personal de la empresa estaba haciendo a este proyecto. Esta contribución fue su tiempo y se destaca claramente en la aplicación". Sin embargo, el informe de auditoría indica: «La propuesta inicial hablaba de servicios en especie que ascendían al 50 % del importe del proyecto. Esta contribución en especie debía proceder de servicios prestados por el beneficiario por los que no se efectuaba ningún cargo al proyecto. Sin embargo, lo que se ha imputado es el coste del tiempo dedicado a la formación por las personas formadas en el marco del proyecto, aunque este importe no corre en modo alguno a cargo del beneficiario de la subvención. La totalidad de esta partida no es subvencionable.»

El informe final de auditoría se envió al Instituto el 15 de octubre de 2002 para que formulara sus observaciones en un plazo de 30 días. El Instituto respondió el 22 de noviembre de 2002 rechazando los resultados, pero sin aportar nueva documentación. El 19 de diciembre de 2002, la Comisión envió al Instituto un escrito en el que le concedía un plazo hasta el 27 de enero de 2003 para aportar pruebas en apoyo de sus objeciones. El Instituto respondió con retraso enviando dos mensajes de fax, uno el 31 de enero de 2003 y otro el 5 de febrero de 2003. Se facilitaron pruebas relativas a los costes de personal de un socio, lo que se reflejó en los cálculos de la Comisión. Por último, los costes subvencionables totales del proyecto ascendieron a 416 574,88 EUR (es decir, 385 374,88 EUR, tal como se determinó inicialmente en el informe de auditoría + 31 200 EUR tras la recepción de pruebas relativas a los costes de personal) y la participación de la Comisión a 208 287,44 EUR (50 % del total de los costes subvencionables). Dado que la Comisión ya había pagado al Instituto 533 750 EUR, el 21 de febrero de 2003 se le envió una carta en la que se anunciaba que se iniciaría un proceso de recuperación por un importe de 325 462,56 EUR.

Alegación del autor

Por lo que se refiere a la parte de la alegación del denunciante según la cual la Comisión aprobó el presupuesto del proyecto en 1998, la Comisión no niega este hecho. Aprobó el presupuesto, incluida la "financiación en especie (tiempo de personal)" propuesta en la oferta del Instituto. El puesto presupuestario para «tasas de personal» ascendía a 1 384 200 EUR y consistía, entre otras cosas, en «tiempo de personal de la empresa participante» (en correspondencia posterior denominada «financiación de contrapartida de la empresa») para el que se presupuestaba un importe de 850 200 EUR. Se preveía que la contribución de la Comisión se limitaría a un máximo del 50 %, es decir, 762 500 EUR en relación con el coste total estimado del proyecto. La contribución del Instituto consistió en "50% de financiación en especie (tiempo de personal)".

Sin embargo, la aceptación por la Comisión del proyecto de presupuesto en la oferta del Instituto en 1998 debe interpretarse simplemente como una aprobación de los puestos presupuestarios para los gastos del proyecto que se incurrirían realmente en el curso de la acción. Se trata, en principio, de una aprobación que aún debe justificarse por los costes realmente contraídos. El hecho de que se haya previsto un puesto presupuestario para la «financiación del tiempo de trabajo del personal de la empresa participante / de la contrapartida de la empresa» no hace que estos costes sean subvencionables a priori. Es obvio que tiene que haber pruebas de que estos costes también se han incurrido realmente. El denunciante parece confundir la aprobación presupuestaria con los costes presupuestarios reales. Cabe señalar también que el denunciante solo cita una parte del artículo C7 del anexo 4 del convenio de subvención y omite la frase "la contribución de la Comisión no podrá exceder del importe de los gastos realmente efectuados por los beneficiarios y reflejados en una anotación contable auténtica". No se ha aportado ninguna prueba de que, para el puesto presupuestario «tiempo de personal de la empresa participante/financiación de contrapartida de la empresa», se hayan efectuado gastos reales. Solo se han facilitado listas de asistencia o fichas horarias de las personas formadas en el marco del proyecto («participantes») para justificar este «gasto».

El denunciante parece opinar que la expresión «tiempo de personal de la empresa participante» en la propuesta presupuestaria se refería al tiempo dedicado por las personas que recibieron formación, mientras que para la Comisión estaba claro que abarcaba los servicios prestados por el personal del Instituto u otros socios que participaban en el proyecto. Independientemente de la interpretación que se adopte, la cuestión es que los gastos tuvieron que efectuarse de cualquier manera. En caso contrario, no está justificado ningún pago en virtud del acuerdo de subvención. Sin embargo, en la carta del denunciante de 31 de enero de 2003 se afirma explícitamente que "nunca hemos pagado dinero a las empresas por su participación y esto se destacó en la solicitud y en las cuentas finales como "en especie". Por lo tanto, el gasto en cuestión nunca se incurrió realmente y no pudo considerarse subvencionable. Además, dado que este «tiempo de personal de la empresa» no era un coste real para el denunciante, facturarlo como coste subvencionable habría hecho que el proyecto fuera rentable, lo que, según el acuerdo de subvención, no estaba permitido.

Por lo que se refiere a la parte de la alegación del denunciante relativa al informe financiero intermedio, de conformidad con el artículo 2 del acuerdo de subvención, la Comisión estaba facultada para impugnar la subvencionabilidad de los costes propuestos, bien en el momento de la recepción de los informes intermedios, bien en el momento de la recepción del informe final. Sin embargo, en relación con el artículo 4, letra a), y el anexo 4 del acuerdo de subvención, es evidente que, contractualmente, solo el informe final puede considerarse el informe financiero sobre el uso de la subvención. Por lo tanto, el hecho de que la Comisión no planteara objeciones con respecto a la subvencionabilidad de los costes en cuestión tras la recepción de los informes intermedios no puede considerarse una aprobación tácita de los costes. Los informes intermedios se limitaban a una descripción del impacto del trabajo ya realizado y no eran en absoluto de carácter financiero. Por lo tanto, la Comisión no tenía motivos para reaccionar. En la denuncia, el reclamante se refiere incorrectamente al informe provisional como un "informe financiero provisional".

Por lo que se refiere a la parte de la alegación del denunciante en la que se afirma que la Comisión solo un año después de la finalización del proyecto decidió que la mitad del presupuesto no era subvencionable y no debería haber sido aprobado, el denunciante parece confundir la aprobación del presupuesto y la subvencionabilidad de los costes. Al firmar el acuerdo de subvención en 1998, la Comisión aprobó el presupuesto propuesto en la oferta del Instituto y nunca ha retirado su aprobación. No obstante, en consonancia con una buena gestión financiera y de conformidad con las disposiciones contractuales pertinentes, la Comisión tiene la obligación de garantizar que los fondos comunitarios se gasten de conformidad con las disposiciones del contrato y del presupuesto aprobado. Esto significa que la Comisión verifica la subvencionabilidad de los costes propuestos. Tras la presentación por el Instituto de un informe final incompleto, la Comisión solicitó sistemáticamente aclaraciones, pero el denunciante nunca aportó pruebas que justificaran la parte principal de los costes no subvencionables; la "financiación del partido de la empresa". El hecho de que la decisión de recuperar el importe en cuestión se tomara algún tiempo después de la finalización del proyecto solo demuestra que la Comisión actuó de conformidad con los principios de buena gestión financiera y dio sistemáticamente al Instituto el tiempo necesario para reaccionar.

El denunciante afirma además que la Comisión no aceptó ninguna explicación facilitada por el Instituto. Sin embargo, la Comisión aceptó nuevas pruebas aportadas por el Instituto en su carta de 31 de enero de 2003, en el sentido de que se aceptó un importe de 31 200 EUR para gastos de personal, que había sido declarado no subvencionable en el informe de auditoría. Por lo que se refiere a las demás explicaciones dadas por el Instituto, nunca se han aportado pruebas claras y adecuadas que demuestren que los gastos en cuestión fueron efectivamente efectuados.

En cuanto a la alegación del autor de que la regla del "estoppel promisorio" debería aplicarse en el caso y que el Instituto actuó de buena fe al gastar sus recursos, cabe señalar que el contrato no prevé ninguna aplicación del principio del "estoppel promisorio". Además, este principio no forma parte de los principios comunes del Derecho contractual de los Estados miembros. El principio más cercano aplicado a nivel comunitario sería la "protección de la confianza legítima". Según la jurisprudencia del Tribunal de Justicia, el derecho a invocar tal principio se extiende a todo particular que se encuentre en una situación en la que resulte que la administración comunitaria le ha llevado a albergar expectativas razonables. En cambio, una persona no puede alegar una violación de este principio a menos que la administración le haya dado garantías precisas (2). En el presente caso, el demandante no ha aportado ninguna prueba que demuestre que la Comisión le había llevado a albergar expectativas razonables. Además, la Comisión no ha ofrecido en ningún momento la "garantía precisa" a través de la cual pueda invocarse el principio de protección de la confianza legítima.

El denunciante no parece plantear objeciones con respecto a los demás costes que no se consideraron subvencionables, en particular los costes relacionados con la inclusión del IVA, el personal, los viajes, la traducción, la auditoría y la evaluación.

Observaciones del demandante

En sus observaciones, el autor mantiene su denuncia inicial y formula, en resumen, las siguientes observaciones adicionales:

Es crucial para la cuestión controvertida revisar la propuesta del Instituto y la carta de aprobación de la Comisión, concediendo una subvención de 762 500 EUR, que representa el 50 % del coste total de 1 525 000 EUR. En la propuesta del Instituto, estaba claro que 850 200 EUR eran imputables al tiempo del personal de la empresa participante, y no al personal de entrega y gestión de la demandante, que se detallaba por separado. Sin embargo, en ningún momento el Instituto tenía la intención de utilizar la subvención para financiar a las empresas que participaban. Si los costes reales de entrega no llegaran a 762 500 EUR, como era el caso, este importe nunca se reclamaría y, de hecho, nunca se reclamaría.

El Instituto no acepta que los costes de tiempo de personal de la empresa participante no sean subvencionables a priori. El artículo C 7 del anexo 4 establece claramente que deben aprobarse las contribuciones en especie. La concesión de la subvención, que incorporaba estos costes, se consideró una aprobación para proceder. En este contexto, podría ser útil remitirse a la sección 1.4 del Reglamento 1260/99, en la que se afirma que «las contribuciones en especie y los gastos generales también pueden formar parte de los pagos efectuados por los beneficiarios finales». Además, por lo que se refiere a otros programas financiados por la UE, como Sócrates e Interreg, las empresas privadas participan y su tiempo dedicado a trabajar en el proyecto se considera financiación en especie y se considera subvencionable. El Instituto cree sinceramente que esos gastos en especie han sido aprobados por la Comisión.

La subvención no dio lugar a ningún beneficio. El elemento de prueba que se proporcionó fueron las hojas de tiempo para el personal que participó en el proyecto. Proporcionar hojas de tiempo es el método normal para confirmar el tiempo dedicado a los proyectos, especialmente en tiempo de clase. El Instituto solo ha reclamado los costes reales, que incluían el tiempo dedicado por las empresas participantes a ayudar con la investigación para desarrollar el mejor enfoque para hacer frente a los problemas de las empresas gestionadas por sus propietarios en toda Europa. Se trataba de un proyecto piloto para investigar y desarrollar un enfoque local de los problemas de sucesión de las empresas gestionadas por sus propietarios. Las empresas participantes no estaban garantizadas ni prometían ningún beneficio de participar en el proyecto y su participación habría supuesto un coste directo para ellas.

El denunciante señala que la Comisión alega que el estoppel promisorio no forma parte de los principios comunes del Derecho contractual de los Estados miembros y que el principio más cercano sería la protección de la confianza legítima. Por lo tanto, el denunciante desea alegar que, al conceder 850 200 EUR para el tiempo de personal de la empresa participante al calcular el coste total del proyecto y al aprobar una subvención basada en este cálculo, la Comisión creó la confianza legítima de que, a reserva de la producción de las hojas de tiempo necesarias, etc., deberían permitirse dichos costes.

Por lo que se refiere a otros costes, el Instituto sigue oponiéndose a las conclusiones de la Comisión sobre los costes de viaje, traducción, auditoría y evaluación. Es evidente y puede sostenerse a partir de la documentación examinada por la Comisión que el Instituto incurrió en tales costos. No permitir estos elementos en su totalidad sería desproporcionado.

En vista de lo anterior, no debe permitirse a la Comisión recuperar el presunto pago excesivo.

Otras consultas

En opinión del Defensor del Pueblo, la alegación del demandante, que se refiere al hecho de que la Comisión consideró que la mitad del presupuesto no era subvencionable, puede dividirse en tres partes: 1) la aprobación del presupuesto; 2) la recepción del informe financiero intermedio; y 3) el aspecto del tiempo.

Tras un cuidadoso examen del dictamen de la Comisión y de las observaciones del demandante, se observó que eran necesarias nuevas investigaciones sobre determinadas cuestiones relativas a la primera parte de la alegación, es decir, la aprobación del presupuesto. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo se dirigió por escrito al Presidente de la Comisión solicitando más información sobre la base del siguiente análisis de las cuestiones en litigio.

En opinión del Defensor del Pueblo, seguía habiendo algunos interrogantes con respecto a la aprobación del presupuesto, en particular en lo que se refiere al estado de las contribuciones «en especie», que consisten en tiempo de personal.

El denunciante había incluido en el presupuesto un puesto denominado «honorarios profesionales», que se subdividía en «costes de personal» y «tiempo de personal de la empresa participante». En «costes de personal», el denunciante había incluido importes correspondientes a contribuciones «en especie», consistentes en el tiempo dedicado por el personal del Instituto denunciante y sus socios, es decir, los formadores. El Defensor del Pueblo constató que la Comisión parecía aceptar que al menos algunas de las contribuciones «en especie» en el marco de los «costes de personal» podían contabilizarse como gastos subvencionables.

Sin embargo, el denunciante también había incluido en el epígrafe «tiempo de personal de la empresa participante» importes que tenía la intención de representar el tiempo dedicado por el personal de las pymes que participaban en el proyecto, es decir, los becarios.

En opinión del Defensor del Pueblo, el principal litigio entre la Comisión y el demandante parecía referirse a estos últimos importes.

Según la opinión de la Comisión, el Defensor del Pueblo consideró probable, pero no del todo claro, que la Comisión rechazaría cualquier posibilidad de que las contribuciones «en especie» consistentes en el tiempo de los becarios pudieran contabilizarse como gastos subvencionables.

En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo solicitó a la Comisión lo siguiente:

1. ¿Considera la Comisión que el tiempo de personal de las PYME que participan en el proyecto, es decir, los becarios, podría contabilizarse como gasto subvencionable?

2 a). Si la respuesta a la pregunta 1 es negativa, especifique qué disposiciones del contrato excluyen esta posibilidad. ¿Por qué la Comisión no rechazó los importes consignados por el denunciante en el presupuesto en relación con el «tiempo de personal de la empresa participante» en el momento en que el presupuesto se presentó a la Comisión para su aprobación?

2 b). Si la respuesta a la pregunta 1 es afirmativa, ¿qué constituiría una prueba aceptable de estos costes y de qué manera la prueba ya presentada por el reclamante no constituye tal prueba?

El Defensor del Pueblo pidió además a la Comisión que respondiera al argumento del demandante, presentado en sus observaciones, de que:

3. El Instituto aportó pruebas suficientes de los gastos de viaje, traducción, auditoría y evaluación.

Respuesta de la Comisión

La Comisión presentó la siguiente respuesta a las preguntas del Defensor del Pueblo:

Primera cuestión: Como principio general, los costes son subvencionables en la medida en que hayan sido realmente soportados por los beneficiarios del contrato. En el contrato en cuestión y en lo que respecta al tiempo de personal de las PYME que participan en el proyecto, es decir, los becarios, no se cumple esta condición. Dado que el propio Instituto, en su carta de 31 de enero de 2003, declaró que "nunca había pagado ningún dinero a las empresas por su participación", confirma explícitamente que el tiempo de personal de los becarios no era un gasto para el Instituto ni para ninguno de los subcontratistas ni para los demás beneficiarios. Por lo tanto, en este proyecto, el tiempo de personal de las PYME que participan en el proyecto, es decir, los becarios, no puede contabilizarse como gasto subvencionable.

Sobre la segunda cuestión, letra a): El artículo 2, letra i), del acuerdo de subvención establece claramente que «la subvención no podrá en ningún caso dar lugar a ningún beneficio». Dado que el «tiempo de personal de la empresa participante» no representaba un coste directo o indirecto para el Instituto, ni implicaba ninguna otra consecuencia económica para el Instituto, cualquier pago por parte de la Comisión para cubrir este puesto contribuiría a rentabilizar el proyecto. El artículo 2, letra h), del convenio de subvención establece que: "La cuenta final (gastos e ingresos efectivos) deberá presentarse en ecus /.../". Los gastos reales se entenderán como gastos efectuados por el beneficiario de la subvención. Dado que no se ha transmitido ninguna copia de los pagos efectuados, no hay pruebas de que se haya incurrido realmente en el coste.

El artículo C 1 del anexo 2, «Informes y documentos», indica que «el único gasto subvencionable será el gasto /.../ efectuado para bienes o servicios que contribuyan a la consecución de los objetivos del proyecto». El tiempo dedicado por las personas capacitadas en el marco del proyecto no puede considerarse un servicio prestado por el Instituto o sus contratistas asociados, ni constituye un gasto (en especie) para el Instituto.

Los costes del proyecto aprobados por la Comisión preveían un presupuesto total de 1 525 000 EUR. La mayor parte consistía en «tasas de personal» (1 384 200 EUR). El «tiempo de personal de la empresa participante» de 850 200 EUR formaba parte de estos «honorarios de personal» o «honorarios profesionales» (ambos términos utilizados como tales en el presupuesto del Instituto). Por lo tanto, al aprobar el presupuesto, la Comisión consideró la parte correspondiente ("tiempo de personal de la empresa participante") de los "honorarios de personal" como gastos ("honorarios") por servicios prestados por personal del Instituto ("personal", "profesional") o contratistas asociados. En cualquier caso, sería contrario a cualquier significado razonable del término "tarifa" utilizarlo para designar la "presencia" en la formación de personas ajenas a las empresas beneficiarias. En este contexto y con esta redacción, y habida cuenta de las disposiciones mencionadas del artículo 2, letras i) y h), y del artículo C, apartado 1, del anexo 2 del convenio de subvención, la Comisión aprobó el presupuesto. La Comisión considera que cualquier otra interpretación del término «tiempo de personal de la empresa participante» no habría estado justificada en el contexto descrito.

Se podría argumentar que, al aprobar el presupuesto, la Comisión no prestó atención al hecho de que el «tiempo de personal de la empresa participante» se desglosaba por separado junto a los «costes de personal». Es cierto que, por razones de claridad, la Comisión podría haber planteado preguntas sobre esta cuestión antes de aprobar el presupuesto. El hecho de que el Instituto afirme ahora que el "tiempo de participación del personal de la empresa" debe interpretarse como el tiempo dedicado por las personas que recibieron formación indica que, de hecho, una mayor aclaración habría ayudado a evitar problemas. Sin embargo, la interpretación alternativa del Instituto tendría que ser confirmada por hechos que han tenido lugar durante la ejecución del contrato y que se miden con respecto a las disposiciones contractuales: los costes serán subvencionables en la medida en que se hayan contraído realmente por servicios efectivamente prestados por el beneficiario. El Instituto confirmó explícitamente que nunca pagó a los becarios. Además, el Instituto nunca proporcionó ningún argumento o prueba razonable que demostrara que el tiempo empleado por los pasantes representa un gasto en especie (es decir, un "costo" no monetario) en nombre del Instituto que podría haber resultado de los servicios prestados por estos pasantes al proyecto. En conclusión, las pruebas fácticas relativas a la ejecución efectiva del contrato no respaldan la interpretación alternativa del Instituto del "tiempo de personal de la empresa participante".

Tercera cuestión: Debe observarse en el informe de auditoría que es incorrecto afirmar que la Comisión no autorizó "estos elementos [es decir, viajes, traducción, auditoría y evaluación] en su totalidad", excepto el elemento "traducción". Para las partes relacionadas con los viajes, la auditoría y las evaluaciones que se han considerado no subvencionables, se han presentado justificaciones adecuadas en el informe de auditoría. El Instituto nunca aportó pruebas satisfactorias de lo contrario. Por lo que se refiere a la «traducción», el importe total se consideró no subvencionable. La Comisión no cuestionó la realidad de los costes, pero descubrió graves irregularidades en el procedimiento de licitación para la traducción del manual del PCF del inglés al español. En el informe de auditoría se expresaron serias dudas sobre la autenticidad de dos ofertas rechazadas. El informe de auditoría concluyó, por tanto, que los costes declarados en cuestión no eran subvencionables. El Instituto nunca ha proporcionado pruebas satisfactorias sobre la autenticidad de las ofertas en cuestión. A falta de tales pruebas, había indicios serios de que el contrato para el trabajo de traducción se había adjudicado mediante acuerdo directo, más bien que sobre la base de un procedimiento de licitación en el que participaban tres licitadores.

Observaciones del demandante

El denunciante formuló las siguientes observaciones sobre la respuesta de la Comisión:

El Instituto sostiene que las empresas participantes, es decir, las pymes, también son beneficiarias del proyecto/contrato y su tiempo dedicado a participar es un coste real para ellas y se incluyó en el proyecto. Los costes de las PYME se incluyeron y se consideraron subvencionables con arreglo a la primera línea de la respuesta de la Comisión a la pregunta 1: "Como principio general, los costes son subvencionables en la medida en que hayan sido efectivamente soportados por los beneficiarios del contrato".

El Instituto no está pidiendo el pago del "tiempo de personal de la empresa participante", ni ha pedido nunca que se le pague por ello. El Instituto solo exige que el "tiempo de personal de la empresa participante" se reconozca como un gasto incurrido por los "beneficiarios del contrato" y que pueda tratarse como financiación en especie.

En opinión del Instituto, la Comisión admite una mala administración en sus declaraciones de que «no prestó atención al hecho de que el tiempo de personal de la empresa participante se desglosaba por separado junto a los costes de personal» y que «por razones de claridad, la Comisión podría haber planteado preguntas sobre esta cuestión antes de adoptar el presupuesto». Estas declaraciones demuestran que la Comisión no fue lo suficientemente exhaustiva en sus deliberaciones sobre la aprobación del presupuesto.

En cuanto a los artículos no autorizados, el Instituto está de acuerdo en que todos, excepto uno, no fueron rechazados en su totalidad. Sin embargo, las razones para rechazar parte de los artículos son erróneas y se ignoran las explicaciones del Instituto. El Instituto no entiende lo que la Comisión consideraría "pruebas satisfactorias de lo contrario" con respecto a algunos de estos temas, ya que el Instituto ha mantenido numerosas correspondencias con la Comisión en relación con la cuestión.

LA DECISIÓN

1 Observaciones preliminares

1.1 La denuncia se refiere a la decisión de la Comisión Europea de recuperar del North West Institute of Further and Higher Education («el Instituto») la suma de 325 462,56 EUR con intereses. El dinero se había concedido en virtud del acuerdo de subvención 98005636 de Business Community Project (BCP) en el ámbito de la formación y los servicios de apoyo conexos para las PYME - Lote 2: "La transferencia de pequeñas y medianas empresas de una generación a la siguiente". En esencia, el denunciante alega mala administración en la medida en que la Comisión aprobó el presupuesto del proyecto en 1998, recibió un informe financiero intermedio en el que se registraban los gastos y solo un año después de la finalización del proyecto decidió que la mitad del presupuesto no era subvencionable y no debería haber sido aprobado. El demandante alega que debe aplicarse la regla del estoppel promisorio.

1.2 El Defensor del Pueblo considera útil examinar la alegación del demandante bajo tres epígrafes: 1) la aprobación del presupuesto; 2) la tramitación del informe financiero intermedio; y 3) el aspecto del tiempo. Estos puntos se tratan en las partes 2, 3 y 4 de la Decisión que figura a continuación.

1.3 Las partes 5 y 6 de la decisión se refieren a asuntos que están fuera del alcance de la queja original, pero que se plantearon durante el curso de la investigación. La parte 5 trata de las objeciones del denunciante a las conclusiones de la Comisión sobre los costes de viaje, traducción, auditoría y evaluación, y la parte 6 trata de la supuesta falta de atención de la Comisión al hecho de que el tiempo de personal de la empresa participante se desglosaba por separado junto a los costes de personal.

1.4 El Defensor del Pueblo señala que la reclamación original, al menos en parte, parece referirse a un supuesto incumplimiento de contrato por parte de la Comisión. De conformidad con el artículo 195 del Tratado CE, el Defensor del Pueblo Europeo está facultado para recibir reclamaciones relativas a casos de mala administración en las actividades de las instituciones u organismos comunitarios. También puede haber mala administración cuando se trata del cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos celebrados por las instituciones u órganos de las Comunidades. Sin embargo, el Defensor del Pueblo considera que el alcance de la revisión que puede llevar a cabo en tales casos es necesariamente limitado. En particular, el Defensor del Pueblo opina que no debe tratar de determinar si ha habido un incumplimiento de contrato por cualquiera de las partes, si el asunto está en disputa. Esta cuestión solo podría ser tratada eficazmente por un órgano jurisdiccional competente, que tendría la posibilidad de escuchar los argumentos de las partes sobre la legislación nacional pertinente y de evaluar pruebas contradictorias sobre cualquier cuestión de hecho controvertida.

1.5 Por lo tanto, el Defensor del Pueblo considera que, en los asuntos relativos a litigios contractuales, está justificado limitar su investigación a examinar si la institución u organismo comunitario le ha proporcionado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y por qué cree que su opinión sobre la situación contractual está justificada. Si ese es el caso, el Defensor del Pueblo concluirá que su investigación no ha revelado un caso de mala administración. Esta conclusión no afectará al derecho de las partes a que su disputa contractual sea examinada y resuelta con autoridad por un tribunal de jurisdicción competente.

2 Aprobación del presupuesto

2.1 Según el autor de la queja, el Instituto estipuló en su oferta que estaba utilizando el tiempo de personal de las empresas participantes. En la propuesta se indicaba claramente que 850 200 EUR eran imputables al tiempo del personal de la empresa participante, y no al personal de entrega y gestión de la demandante, que se detallaba por separado. La Comisión aprobó el proyecto y no indicó en modo alguno que el tiempo del personal "en especie" no fuera subvencionable, lo que indicó al Instituto que era para proceder de acuerdo con la solicitud. El Instituto actuó de buena fe al gastar sus recursos para completar el proyecto. Al aprobar una subvención sobre la base de un cálculo que incluía 850 200 EUR para el tiempo de personal de la empresa participante, la Comisión creó la confianza legítima de que, a reserva de la presentación de las hojas de tiempo necesarias, etc., deberían permitirse dichos costes.

Una vez más, según el denunciante, su solicitud final se presentó en mayo de 2001, incluida toda la documentación justificativa necesaria, como las hojas de tiempo para la financiación en especie de las empresas participantes. Proporcionar hojas de tiempo es el método normal para confirmar el tiempo dedicado a los proyectos, especialmente en tiempo de clase. El Instituto argumenta que solo reclamó los costos reales, que incluían el tiempo dedicado por las empresas participantes a ayudar con la investigación. Las empresas participantes, es decir, las PYME, no estaban garantizadas ni prometían ningún beneficio de participar en el proyecto y su participación habría supuesto un coste directo para ellas. El Instituto alega además que las PYME también son beneficiarias del proyecto/contrato. El Instituto exige que el "tiempo de personal de la empresa participante" se reconozca como un gasto incurrido por los "beneficiarios del contrato" y que se trate como financiación en especie.

2.2 Según la Comisión, aprobó el presupuesto, incluida la "financiación en especie (tiempo de personal)" propuesta en la oferta del Instituto. El puesto presupuestario para «honorarios de personal» consistía, entre otras cosas, en «tiempo de personal de la empresa participante» (en correspondencia posterior denominada «financiación de contrapartida de la empresa») para el que se presupuestaba un importe de 850 200 EUR. Sin embargo, la aceptación por la Comisión del proyecto de presupuesto en la oferta del Instituto debe interpretarse simplemente como una aprobación de los puestos presupuestarios para los gastos del proyecto que se incurrirían realmente en el curso de la acción. El hecho de que se haya previsto un puesto presupuestario para la «financiación del tiempo de trabajo del personal de la empresa participante / de la contrapartida de la empresa» no hace que estos costes sean subvencionables a priori. Es obvio que tiene que haber pruebas de que estos costes también se han incurrido realmente. No se ha aportado ninguna prueba de que, para el puesto presupuestario «tiempo de personal de la empresa participante/financiación de contrapartida de la empresa», se hubieran efectuado gastos reales. Solo se han facilitado listas de asistencia o fichas horarias de las personas formadas en el marco del proyecto («participantes») para justificar este «gasto». Dado que el propio Instituto, en su carta de 31 de enero de 2003, declaró que "nunca había pagado ningún dinero a las empresas por su participación", confirma explícitamente que el tiempo de personal de los becarios no era un gasto para el Instituto ni para ninguno de los subcontratistas ni para los demás beneficiarios. Dado que el «tiempo de personal de la empresa participante» no era un coste real para el Instituto, facturarlo como coste subvencionable habría hecho rentable el proyecto, lo que, según el acuerdo de subvención, no estaba permitido. Por lo tanto, en este proyecto, el tiempo de personal de las PYME que participan en el proyecto, es decir, los becarios, no puede contabilizarse como gasto subvencionable.

La mayor parte del presupuesto del proyecto consistía en "honorarios de personal" y el "tiempo de personal de la empresa participante" formaba parte de estos "honorarios de personal". Por lo tanto, al aprobar el presupuesto, la Comisión consideró la parte correspondiente ("tiempo de personal de la empresa participante") de los "honorarios de personal" como gastos ("honorarios") por los servicios prestados por el personal del Instituto o los contratistas asociados. En cualquier caso, sería contrario a cualquier significado razonable del término "tarifa" utilizarlo para designar la "presencia" en la formación de personas ajenas a las empresas beneficiarias. En este contexto y con esta redacción, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2, letras i) y h), y en el artículo C, apartado 1, del anexo 2 del convenio de subvención, la Comisión aprobó el presupuesto.

La Comisión reconoce que se podría argumentar que, al aprobar el presupuesto, no prestó atención al hecho de que el «tiempo de personal de la empresa participante» se desglosaba por separado junto a los «costes de personal». La Comisión reconoce que es cierto que, por razones de claridad, podría haber planteado preguntas sobre esta cuestión antes de aprobar el presupuesto. La Comisión alega, no obstante, que del acuerdo de subvención se desprende claramente que los costes sólo son subvencionables en la medida en que se hayan contraído realmente por servicios efectivamente prestados por el beneficiario. La Comisión señala que el Instituto confirmó explícitamente que nunca pagó a los becarios y que nunca aportó ningún argumento o prueba razonable que demostrara que el tiempo empleado por los becarios representa un gasto en especie (es decir, un «coste» no monetario) en nombre del Instituto.

2.3 El Defensor del Pueblo señala que el artículo C 7 del anexo 4 del acuerdo de subvención, que se refiere a las contribuciones en especie (es decir, contribuciones distintas de las monetarias), subraya que «la contribución de la Comisión no podrá superar el importe de los gastos realmente efectuados por los beneficiarios y reflejados en una anotación contable real». El Defensor del Pueblo señala, además, que el artículo 4, letra b), y el artículo 7 del convenio de subvención exigen que el beneficiario de una subvención presente a la Comisión un estado contable, acompañado de documentos justificativos que indiquen el importe y la naturaleza de los gastos, y que, si algún gasto no es subvencionable o si el beneficiario no presenta documentos justificativos, los importes en cuestión deben reembolsarse a la Comisión.

2.4 En sus observaciones, el autor sostiene que la aprobación del presupuesto creó la confianza legítima de que, con sujeción a la presentación de las hojas de tiempo necesarias, etc., deberían permitirse los costos del "tiempo de personal de la empresa participante". Sin embargo, sobre la base de las disposiciones señaladas en el apartado 2.3 anterior, el Defensor del Pueblo considera que incluso si la Comisión aprobara el presupuesto que contiene el puesto separado «tiempo de personal de la empresa participante», esto no puede crear la confianza legítima de que el puesto en cuestión estará cubierto por la subvención sin que el beneficiario haya incurrido realmente en los gastos y se hayan proporcionado los documentos justificativos adecuados.

Por lo que se refiere al presente asunto, el Defensor del Pueblo señala que los documentos justificativos facilitados para demostrar el «tiempo de trabajo del personal de la empresa participante» parecen ser fichas horarias que muestran la participación de los becarios en el proyecto. En opinión del Defensor del Pueblo, estas fichas de tiempo podrían demostrar los costes incurridos por las empresas participantes, las PYME. Sin embargo, tales hojas de tiempo por sí solas no proporcionan prueba de ningún costo incurrido por el Instituto o sus socios. El Instituto no parece haber aportado ninguna prueba de que la participación de los becarios en el proyecto representara un gasto o un coste no monetario para el Instituto o sus asociados.

2.5 El Defensor del Pueblo también toma nota del argumento del Instituto de que las empresas participantes, las PYME, deben considerarse «beneficiarias del contrato» y, como tales, sus gastos deben tratarse como financiación en especie. En opinión del Defensor del Pueblo, este argumento se refiere a la interpretación del acuerdo de subvención. El Defensor del Pueblo recuerda que la Comisión alega que cuando el acuerdo de subvención se refiere a los gastos que deben cubrirse, debe entenderse como gastos efectuados por el beneficiario de la subvención. En opinión del Defensor del Pueblo, este argumento está respaldado por el artículo C 7 del anexo 4 del acuerdo de subvención, al que se refiere la Comisión cuando afirma que no se ha aportado ninguna prueba de que, para el puesto presupuestario «tiempo de personal de la empresa participante/financiación de contrapartida de la empresa», el Instituto hubiera incurrido en gastos reales. Además, el Defensor del Pueblo observa en el acuerdo de subvención que el beneficiario de la subvención en cuestión es el Instituto. En vista de lo anterior, el Defensor del Pueblo considera que la Comisión ha proporcionado una explicación coherente y razonable tanto de la base jurídica como de sus razones para adoptar la posición de que, de conformidad con el acuerdo de subvención, los gastos efectuados por las empresas participantes para formar a su personal en el marco del proyecto no pueden considerarse financiación en especie que deba cubrirse con la subvención.

Sobre la base de lo anterior, la Comisión no parece haber infringido ninguna norma o principio que la vincule al declarar no subvencionable el puesto presupuestario que cubre el «tiempo de personal de la empresa participante». Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en relación con este aspecto de la reclamación.

2.6 En cuanto a la alegación del autor de que en el caso debería aplicarse la regla del "estímulo promisorio", esta alegación parece haber sido modificada en las observaciones del autor para referirse a las "expectativas legítimas". El Defensor del Pueblo se ha ocupado de esta reclamación en el párrafo primero del punto 2.4.

3 Tramitación del informe financiero intermedio

3.1 El demandante alega que la Comisión debería haber notificado al Instituto la inadmisibilidad de determinados costes cuando, a mitad del proyecto, recibió los informes financieros intermedios, en los que se registraban los gastos con arreglo al presupuesto propuesto.

3.2 La Comisión alega que, de conformidad con el artículo 2 del acuerdo de subvención, tenía derecho a impugnar la subvencionabilidad de los costes propuestos, bien tras la recepción de los informes intermedios, bien tras la recepción del informe final. Sin embargo, en relación con el artículo 4, letra a), y el anexo 4 del acuerdo de subvención, es evidente que, contractualmente, solo el informe final puede considerarse el informe financiero sobre el uso de la subvención. Los informes intermedios se limitaban a una descripción del impacto del trabajo ya realizado y no eran en absoluto de carácter financiero. Por lo tanto, la Comisión no tenía motivos para reaccionar. El denunciante se refiere incorrectamente a los informes provisionales como «informes financieros provisionales».

3.3 El Defensor del Pueblo señala que el artículo 2 del acuerdo de subvención establece las condiciones para el pago de la subvención. Las partes de la subvención deben abonarse en un plazo determinado de días a partir de la recepción de los informes intermedios y el saldo debe abonarse en un plazo determinado de días a partir de la recepción del informe final. No obstante, los plazos se suspenderán si los informes no pueden aprobarse, por ejemplo porque uno u otro gasto no es subvencionable. El Defensor del Pueblo también señala que, de conformidad con el artículo A del anexo 2 del acuerdo de subvención, el informe intermedio debe describir el trabajo realizado y los resultados obtenidos y también contendrá información sobre el calendario de trabajo aún por completar, mientras que el artículo 4, letra a), del acuerdo de subvención establece que el informe final se refiere a la utilización de la subvención y, de conformidad con el anexo 4, debe enumerar los costes reales del proyecto.

3.4 Tras examinar detenidamente, a la luz de las disposiciones pertinentes del acuerdo de subvención, los argumentos de la Comisión sobre por qué no cuestionó la subvencionabilidad de determinados costes tras la recepción de los informes intermedios, el Defensor del Pueblo concluye que la Comisión ha dado una explicación coherente y razonable de la base jurídica de sus acciones y de su razonamiento subyacente. El Defensor del Pueblo señala además que el demandante no ha presentado ningún argumento para refutar la explicación de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en relación con este aspecto de la reclamación.

4 El aspecto del tiempo

4.1 El denunciante alega que la Comisión actuó de manera irrazonable cuando, tan solo un año después de la finalización del proyecto, decidió que la mitad del presupuesto no era subvencionable y no debería haber sido aprobado.

4.2 La Comisión alega que el denunciante parece confundir la aprobación del presupuesto y la subvencionabilidad de los costes. En consonancia con una buena gestión financiera y de conformidad con las disposiciones contractuales pertinentes, la Comisión tiene la obligación de garantizar que los fondos comunitarios se gasten de conformidad con las disposiciones del contrato y, en particular, con el presupuesto aprobado. Esto significa que la Comisión verifica la subvencionabilidad de los costes propuestos. Tras la presentación por el Instituto de un informe final incompleto, la Comisión solicitó sistemáticamente aclaraciones, pero el denunciante nunca aportó pruebas que justificaran la parte principal de los costes no subvencionables, la «financiación de contrapartida de la empresa». El hecho de que la decisión de recuperar el importe en cuestión se tomara algún tiempo después de la finalización del proyecto solo demuestra que la Comisión dio al Instituto el tiempo necesario para reaccionar.

4.3 El Defensor del Pueblo observa que, según el relato de la Comisión sobre los antecedentes del caso, que no ha sido cuestionado por el demandante, en varias ocasiones, tanto antes como después de la auditoría sobre el terreno, solicitó aclaraciones al Instituto en relación con su informe final. En vista de ello, el Defensor del Pueblo considera razonable la explicación de la Comisión sobre el período comprendido entre la finalización del proyecto y la decisión de recuperación. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo no constata mala administración por parte de la Comisión en relación con este aspecto de la reclamación.

5 Gastos de viaje, traducción, auditoría y evaluación

5.1 En sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión, el Instituto se opone a las conclusiones de la Comisión sobre los gastos de viaje, traducción, auditoría y evaluación. Afirma que es evidente y puede sostenerse a partir de la documentación examinada por la Comisión que el Instituto incurrió en tales gastos. Las razones de la Comisión para rechazar parte de estos artículos eran erróneas y se ignoraron las explicaciones del Instituto.

5.2 En su respuesta a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, la Comisión alegó que, por lo que se refiere a las partes del presupuesto relacionadas con los viajes, la auditoría y las evaluaciones que se han considerado no subvencionables, en el informe de auditoría se han presentado justificaciones adecuadas. El Instituto nunca aportó pruebas satisfactorias de lo contrario. Por lo que se refiere a la «traducción», el importe total se consideró no subvencionable debido a graves irregularidades en el procedimiento de licitación para la traducción. En el informe de auditoría se expresaron serias dudas sobre la autenticidad de dos ofertas rechazadas. El informe de auditoría concluyó, por tanto, que los costes declarados en cuestión no eran subvencionables. El Instituto nunca ha proporcionado pruebas satisfactorias sobre la autenticidad de las ofertas en cuestión.

5.3 El Defensor del Pueblo observa que el demandante presentó sus objeciones en sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión. Por consiguiente, las imputaciones de que se trata no forman parte de la imputación inicial. Tras examinar los argumentos presentados por ambas partes en relación con el asunto, el Defensor del Pueblo no encuentra, en esta fase, pruebas suficientes que sugieran que la Comisión haya actuado de manera irrazonable. Por lo tanto, para no retrasar la decisión sobre la reclamación original, el Defensor del Pueblo no seguirá investigando el asunto. Sin embargo, si el denunciante considera que posee pruebas de mala administración por parte de la Comisión a este respecto, podría presentar una nueva denuncia al respecto.

6 Sobre la supuesta admisión de mala administración por parte de la Comisión

6.1 En sus observaciones sobre la respuesta de la Comisión a las nuevas investigaciones del Defensor del Pueblo, el Instituto afirma que la Comisión admite la mala administración mediante sus declaraciones de que «no prestó atención al hecho de que el tiempo de personal de la empresa participante se desglosaba por separado junto a los costes de personal» y que «por razones de claridad, la Comisión podría haber planteado preguntas sobre esta cuestión antes de adoptar el presupuesto». Según el Instituto, estas declaraciones muestran que la Comisión no fue lo suficientemente exhaustiva en sus deliberaciones sobre la aprobación del presupuesto.

6.2 El Defensor del Pueblo observa que la alegación original del demandante se refería a supuestas expectativas legítimas creadas por la aprobación del presupuesto por la Comisión; la supuesta falta de notificación por parte de la Comisión al Instituto de la inadmisibilidad de determinados costes al recibir los informes intermedios; y el supuesto carácter irrazonable de la desaprobación del presupuesto solo un año después de la finalización del proyecto.

6.3 El Defensor del Pueblo considera que las alegaciones de mala administración del demandante en el sentido de que la Comisión debería: 1) prestaron atención al hecho de que el tiempo de personal de la empresa participante se desglosaba por separado junto a los costes de personal; y 2) plantearon preguntas sobre esta cuestión antes de adoptar el presupuesto, constituyen nuevas alegaciones no cubiertas por las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre la reclamación original.

El Defensor del Pueblo considera apropiado que el demandante se dirija directamente a la Comisión en relación con el objeto de estas alegaciones y, por lo tanto, no las investigará en el marco del presente asunto. El Defensor del Pueblo considera útil señalar que este enfoque del demandante podría adoptar la forma de tratar de negociar con la Comisión, teniendo en cuenta los puntos expuestos en el apartado 6.4. El demandante conserva la posibilidad de presentar una nueva reclamación al Defensor del Pueblo, en caso necesario.

6.4 El Defensor del Pueblo señala que, en opinión de la Comisión, los costes subvencionables totales del proyecto ascienden a 416 574,88 EUR. Además, el Defensor del Pueblo señala que la Comisión ha reconocido que, por razones de claridad, la Comisión podría haber planteado preguntas sobre el puesto de «tiempo de personal de la empresa participante» antes de adoptar el presupuesto, pero que no lo hizo. Además, la Comisión no parece cuestionar la buena fe del Instituto en cuanto a la elegibilidad del "tiempo de personal de la empresa participante". En vista de estas circunstancias excepcionales, y sin pronunciarse sobre los costes aún en litigio entre las partes, el Defensor del Pueblo sugiere que el demandante podría tratar de negociar con la Comisión el importe exacto de la subvención que debe recuperarse. El Defensor del Pueblo hará otra observación a este respecto.

7 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte de la Comisión. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión.

OBSERVACIÓN ADICIONAL

Habida cuenta de las circunstancias excepcionales del caso, y sin pronunciarse sobre los costes aún en litigio entre las partes, el Defensor del Pueblo sugiere que el demandante podría tratar de negociar con la Comisión el importe exacto de la subvención que debe recuperarse.

Le saluda con sinceridad,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Pequeñas y medianas empresas.

(2) Asunto T-113/96, Edouard Dubois et Fils SA contra Consejo y Comisión, Rec. 1998, p. II-125.