Antecedentes de la denuncia

1. En agosto de 2021, la Oficina Europea de Apoyo al Asilo (EASO), predecesora de la Agencia de Asilo de la Unión Europea (AAUE) (en lo sucesivo, «la EEUA»), publicó una convocatoria de manifestaciones de interés para establecer una lista de expertos externos para su despliegue en los equipos de apoyo al asilo de la AAUE (EASO/2021/885)[1]. La convocatoria, que estará abierta hasta mayo de 2024, abarca 76 perfiles profesionales diferentes [2]. Los solicitantes pueden solicitar un máximo de ocho perfiles.

2. El denunciante solicitó el número de perfil 16 para «expertos en asuntos de primera instancia» (en lo sucesivo, «perfil 16»). De acuerdo con los requisitos de este perfil, los solicitantes deben tener «cinco años de experiencia demostrada en el ámbito de la migración y el asilo, de los cuales al menos tres años de experiencia demostrada en la realización de entrevistas de asilo y la redacción de dictámenes».

3. El 7 de marzo de 2022, la AAUE informó al denunciante de que no lo había incluido en la lista de expertos del perfil 16 porque no cumplía el requisito anterior relativo a la experiencia profesional mínima. La EUAA alentó al reclamante a volver a presentar su solicitud una vez que alcanzara la duración mínima de la experiencia profesional pertinente.

4. El 8 de marzo de 2022, el denunciante escribió a la EUAA. Sostuvo que cumplía el criterio pertinente y pidió a la EUAA que revisara su evaluación de su experiencia profesional. Ese mismo día, el demandante recurrió también al Defensor del Pueblo para presentar una reclamación por la decisión de la EUAA de no incluirlo en la lista de expertos del perfil 16.

La investigación

5.  En el momento en que el demandante se dirigió al Defensor del Pueblo, aún no había concedido a la AAUE tiempo suficiente para responder a su solicitud de revisión [3]. Sin embargo, el equipo de investigación de la Defensora del Pueblo observó que la AAUE aún no había acuse de recibo de la solicitud de revisión del reclamante, a pesar de que había transcurrido el plazo pertinente [4].

6.  El equipo de investigación del Defensor del Pueblo también detectó algunos problemas en el procedimiento de selección que parecían problemáticos o que requerían aclaraciones. En particular, no estaba claro si la AAUE contaba con un mecanismo de recurso y, en caso afirmativo, cómo se comunicaba a los solicitantes y funcionaba en la práctica. Al equipo de investigación del Defensor del Pueblo también le preocupaba que la información de que disponían los solicitantes sobre el sistema de contratación relacionado con la convocatoria no fuera suficiente.

7. La Defensora del Pueblo inició una investigación y pidió a la EUAA que acusara recibo de la solicitud de revisión del reclamante y le facilitara un plazo indicativo para su respuesta sustantiva. El Defensor del Pueblo también solicitó reunirse con la AAUE para aclarar los aspectos mencionados del procedimiento de selección.

8. En mayo de 2022, la AAUE respondió al denunciante. En junio de 2022, el equipo de investigación del Defensor del Pueblo se reunió con los representantes de la AAUE [5].

Sobre la forma en que la AAUE evaluó la solicitud del denunciante

Respuesta de la AAUE al denunciante

9. En su respuesta al reclamante, la EUAA declaró que el perfil 16 requiere cinco años de experiencia profesional, mientras que la experiencia pertinente del reclamante ascendió a cuatro años, once meses y veinticuatro días (la respuesta de la EUAA incluía una lista de las experiencias profesionales del reclamante tenidas en cuenta, junto con la duración respectiva de cada una).

10.  La AAUE añadió que dispone de una amplia facultad discrecional para determinar sus necesidades y llevar a cabo evaluaciones de las solicitudes recibidas en respuesta a la convocatoria. Hizo hincapié en que la evaluación de las solicitudes en relación con los requisitos del perfil no es meramente cuantitativa (basada únicamente en la duración de su experiencia profesional), sino también cualitativa, ya que también se tienen en cuenta la naturaleza de la experiencia profesional y su pertinencia para el perfil. La AAUE concluyó que la evaluación de la solicitud del reclamante era correcta y alentó al reclamante a actualizar su solicitud una vez que alcanzara la duración mínima de experiencia profesional requerida, ya que la convocatoria estaría abierta hasta 2024.

11. En su correspondencia posterior con la EUAA, el denunciante declaró que, entretanto, había alcanzado la duración mínima de la experiencia profesional requerida para el perfil 16. En respuesta, la EUAA aseguró al denunciante que esto se tendría en cuenta en el contexto de la próxima evaluación de los perfiles, ya que las solicitudes se evalúan periódicamente, en función de las necesidades operativas. Cuando la AAUE concluyera una evaluación de uno de los perfiles solicitados por el denunciante, le informaría sobre el resultado, es decir, si lo había incluido en la lista del perfil específico.

12. La AAUE añadió que, en función de sus necesidades operativas, lleva a cabo evaluaciones de los distintos perfiles a lo largo del año. En la fecha en que el comité de selección decida llevar a cabo una evaluación de un perfil específico, la lista de candidatos se considerará «congelada»; esto significa que no se evalúa a ningún otro solicitante para ese perfil específico. Así pues, el comité de selección sólo tiene en cuenta a los candidatos que, en esa fecha límite, hayan manifestado interés en el perfil específico y cumplan los requisitos de dicho perfil. Por lo tanto, la EUAA invita a los solicitantes a actualizar periódicamente sus solicitudes con toda su experiencia profesional y cualificaciones más recientes. 

Apreciación del Defensor del Pueblo ΄

13. De la respuesta de la EUAA a la solicitud de revisión del reclamante se desprende claramente que la EUAA evaluó correctamente la experiencia profesional pertinente del reclamante para el perfil 16 de la convocatoria. Si bien era sólo por unos pocos días, en el momento de la solicitud el demandante aún no había alcanzado la duración mínima de la experiencia profesional pertinente requerida. En su correspondencia posterior con la EUAA, el denunciante no cuestionó la respuesta de la EUAA a su solicitud de reconsideración, en la que la EUAA explica detalladamente cómo calculó su experiencia profesional. Por lo tanto, no hubo mala administración en la decisión de la EUAA de rechazar la solicitud del reclamante para el perfil específico.

14.  Posteriormente, la AAUE también explicó detalladamente cómo funcionaba su sistema continuo de contratación y qué tenía que hacer el denunciante, que mientras tanto había alcanzado la duración mínima de experiencia profesional requerida, para ser considerado para el perfil específico en el futuro. La Defensora del Pueblo considera que la explicación de la AAUE es razonable y adecuada.

Aspectos generales del procedimiento de selección

Las cuestiones identificadas por el Defensor del Pueblo

15. El Defensor del Pueblo señaló que la convocatoria no contenía ninguna información sobre las posibilidades de recurso de que disponían los solicitantes. Las preguntas frecuentes sobre la contratación, disponibles en el sitio web de la EUAA en ese momento, contenían una pregunta sobre las reclamaciones, cuya respuesta decía lo siguiente: «Los candidatos podrán presentar una reclamación contra un acto que les sea lesivo. La reclamación deberá presentarse en un plazo de tres meses a partir de la fecha de notificación.».

16. El Defensor del Pueblo consideró que esta información era genérica e incompleta, ya que no explicaba de qué podía tratarse la reclamación ni cómo y a quién debía presentarse. Tampoco contenía ninguna referencia sobre la posibilidad de recurrir al Defensor del Pueblo.

17. La carta tipo que la AAUE envió a los solicitantes no seleccionados en el contexto del procedimiento de selección en cuestión contenía cierta información sobre las vías de recurso, pero esta información no era exhaustiva. No dio a los solicitantes la oportunidad de presentar una reclamación por correo electrónico (solo por correo postal). Por lo que se refiere a la posibilidad de presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, el texto no informaba a los solicitantes de la necesidad de haber agotado previamente el procedimiento de recurso ante la AAUE [6].

18. Además, el Defensor del Pueblo consideró que ni la redacción de la convocatoria ni la de la Guía del solicitante pertinente de la EUAA dejaban suficientemente claro a los solicitantes que solo se tendría en cuenta la información presentada en el formulario de solicitud en línea al evaluar su experiencia profesional. En particular, la información disponible en ese momento podría llevar a los solicitantes a creer que el comité de selección evaluaría su experiencia profesional sobre la base de la información incluida tanto en el formulario de solicitud en línea como en el CV (que los solicitantes también estaban obligados a cargar).

19. El equipo de investigación de la Defensora del Pueblo planteó estas cuestiones en la reunión con los representantes de la EUAA. Durante la reunión, la EUAA explicó el proceso de evaluación y su mecanismo interno de apelación vigente en ese momento. Señaló que estaba trabajando para mejorar sus procedimientos internos, incluido el mecanismo de apelación y la forma en que se comunicaba con los solicitantes.

Medidas adoptadas por la AAUE durante la investigación

20. Mientras la investigación estaba en curso, la Defensora del Pueblo solicitó a la AAUE información actualizada sobre las cuestiones debatidas durante la reunión.

21.  En su respuesta, la AAUE describió detalladamente las medidas que había adoptado entretanto para abordar las cuestiones señaladas por el Defensor del Pueblo. Estos consisten principalmente en actualizar sus preguntas frecuentes [7] relacionadas con la convocatoria, así como el texto del correo electrónico estándar que envía a los solicitantes no seleccionados.

Comunicación con los solicitantes sobre la herramienta de solicitud en línea de la EUAA

22. La EUAA ha actualizado la Guía del solicitante dedicada a la convocatoria, que se publica en su sitio web [8]. La guía proporciona instrucciones detalladas paso a paso a los solicitantes sobre cómo completar y enviar sus solicitudes utilizando la herramienta de solicitud en línea. En caso de preguntas o dificultades técnicas al presentar sus solicitudes en línea, los solicitantes tienen la posibilidad de ponerse en contacto con la EUAA a través de un buzón funcional.

23. Las preguntas frecuentes actualizadas ahora establecen explícitamente que «todas las solicitudes se evalúan únicamente en función de las cualificaciones profesionales y la experiencia pertinentes detalladas por los solicitantes en los diversos campos de información contenidos en la herramienta de solicitud en línea. En principio, no se tendrá en cuenta ninguna información adicional facilitada en otras partes de la solicitud de un solicitante (por ejemplo, en los currículos adjuntos).[9]

24. Además, se invita a los solicitantes a actualizar sus solicitudes a través de la herramienta específica de solicitud en línea, ya sea cuando obtengan nuevas cualificaciones y experiencia profesionales pertinentes, o a proporcionar información más clara o detallada sobre la información existente en sus formularios. Las preguntas frecuentes pertinentes especifican que las solicitudes actualizadas pueden tenerse en cuenta en cualquier ronda de selección futura [10].

Comunicación con los solicitantes sobre la evaluación de las solicitudes

25. Las preguntas frecuentes pertinentes describen el procedimiento en dos fases de la EUAA para evaluar las solicitudes. En particular, el primer comité de evaluación de la EUAA es responsable de llevar a cabo una evaluación inicial de las solicitudes individuales en el marco de la convocatoria con el fin de establecer una lista (permanente) de expertos externos. El segundo comité de evaluación es responsable de llevar a cabo una evaluación adicional de los solicitantes incluidos en la lista mencionada con el fin de contratar expertos externos una vez que surja una necesidad específica de la EUAA [11].

26. Una vez que el primer comité de evaluación ha concluido su evaluación, todos los solicitantes en cuestión son informados del resultado de sus solicitudes por correo electrónico. Para las solicitudes exitosas, el correo electrónico incluye información sobre si el solicitante ha sido o no incluido en la lista de múltiples perfiles. Para las solicitudes sin éxito, el correo electrónico incluye: a) información sobre las razones por las que el solicitante no fue incluido en la lista de expertos para el perfil específico (por ejemplo, en relación con la condición de elegibilidad específica o el requisito que no se cumplió); b) una invitación al solicitante a volver a presentar su solicitud una vez que cumplan los requisitos mínimos y/o a incluir en su solicitud cualquier información previamente faltante o incompleta; c) las vías de recurso disponibles (véase más adelante).[12]

Comunicación con los solicitantes sobre las posibilidades de recurso interno y externo

27. El nuevo texto informa ahora a los solicitantes sobre las vías de recurso internas y externas de que disponen (solicitud de revisión y reclamación ante la AAUE, reclamación ante el Defensor del Pueblo, posibilidad de interponer un recurso ante el Tribunal de la UE), así como sobre cómo hacer uso de ellas. Por lo que se refiere a las vías de recurso internas, la EUAA dispone ahora de un buzón funcional dedicado a las solicitudes y reclamaciones de los solicitantes. También se envía un acuse de recibo automatizado a los solicitantes de cualquier comunicación. Por lo que se refiere a la posibilidad de dirigirse al Defensor del Pueblo, las preguntas frecuentes pertinentes informan ahora a los solicitantes, entre otras cosas, sobre el requisito de haber hecho uso de las vías de recurso internas de la EUAA antes de dirigirse al Defensor del Pueblo.[13] La misma información se incluye en el correo electrónico estándar de la EUAA a los solicitantes no seleccionados.[14]

28. En su respuesta al Defensor del Pueblo, la AAUE también describió detalladamente su procedimiento interno para tramitar las solicitudes y reclamaciones. En resumen, el enfoque de la EUAA consiste en identificar rápidamente la naturaleza y la complejidad de la solicitud o reclamación y, a continuación, tratarla en plazos breves (en caso de cuestiones sencillas o rutinarias que no requieran consultas internas) o llevar a cabo consultas internas con los servicios pertinentes (en cuyo caso la respuesta puede tardar más).

29. La AAUE también informa ahora a los solicitantes del plazo en el que pueden esperar recibir una respuesta sustantiva (dos semanas para preguntas sencillas, dos meses para solicitudes de revisión y reclamaciones). En caso de que no sea factible cumplir con estos plazos, la EUAA informa a los solicitantes en consecuencia, indicando cuándo pueden esperar recibir una respuesta sustantiva [15].

30. Las preguntas frecuentes actualizadas de la EUAA también informan a los solicitantes de los posibles resultados de una solicitud de revisión o de una reclamación relativa a una solicitud rechazada (aceptación total, aceptación parcial, rechazo)[16].

Evaluación del Defensor del Pueblo

31. La Defensora del Pueblo acoge con satisfacción las medidas concretas adoptadas por la AAUE para mejorar los aspectos internos y externos de su procedimiento de selección EASO/2021/885 y, en particular, la forma en que se comunica con los solicitantes en relación con todas las fases del procedimiento de selección (fase de solicitud, evaluación, recursos). La Defensora del Pueblo considera que la AAUE ha abordado de manera rápida, exhaustiva y eficiente todas las preocupaciones planteadas y elogia a la AAUE por sus esfuerzos por cumplir las normas de buena administración. El Defensor del Pueblo confía en que la AAUE aplique dichas normas a todos sus futuros procedimientos de selección de personal.

Conclusiones

Sobre la base de la investigación, el Defensor del Pueblo archiva este asunto con las siguientes conclusiones [17]:

No hubo mala administración en la forma en que la Agencia de Asilo de la Unión Europea (EEUA) evaluó la solicitud del reclamante en el procedimiento de selección EASO/2021/885.

La AAUE ha resuelto el aspecto de la investigación relativo a diversos aspectos internos y externos de su procedimiento de selección EASO/2021/885 y, en particular, la forma en que se comunica con los solicitantes.

Se informará de esta decisión al denunciante y a la AAUE [18].

Tina Nilsson

Jefe de la Unidad de Gestión de Casos

Estrasburgo, 13.7.2023

[1] Disponible en: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Véase https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] De conformidad con el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa («ECGAB») (artículo 17) (disponible en https://www.ombudsman.europa.eu/es/publication/es/3510),«la decisión sobre cada solicitud o reclamación a la institución se adoptará en un plazo razonable, sin demora y, en cualquier caso, a más tardar dos meses a partir de la fecha de recepción».

[4] De conformidad con el artículo 14 del ECGAB, «toda carta o reclamación dirigida a la institución recibirá un acuse de recibo en un plazo de dos semanas, salvo que pueda enviarse una respuesta sustantiva en dicho plazo».

[5] La reunión en este asunto se celebró conjuntamente con la del asunto 560/2022/KT, relativo al mismo procedimiento de selección.

[6] De conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Estatuto del Defensor del Pueblo, «antes de presentar la reclamación, el reclamante deberá presentar las gestiones administrativas adecuadas ante la institución, órgano u organismo de la Unión de que se trate».

[7] Consulte las preguntas frecuentes actualizadas en: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2023-04/CEI_No1-FAQ.pdf

[8] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Application%20Guide.pdf

[9] Véase FAQ 4 (énfasis en el original).

[10] Ver preguntas frecuentes 9.

[11] Véase la sección de preguntas frecuentes 3.

[12] Véase la pregunta más frecuente 5.

[13] Véase la pregunta frecuente 6.

[14] Véase la pregunta más frecuente 5.

[15] Véase FAQ 7.

[16] Ver FAQ 8.

[17] La presente reclamación se ha tramitado en el marco de la tramitación de asuntos delegados, de conformidad con la Decisión del Defensor del Pueblo Europeo por la que se adoptan disposiciones de aplicación.

[18] Puede encontrarse información completa sobre el procedimiento y los derechos relativos a las reclamaciones en la siguiente dirección: 

  https://www.ombudsman.europa.eu/es/document/70707