Muy señor mío:

El 27 de agosto de 2001, presentó usted una reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo relativa a supuestas irregularidades en el marco de una licitación relativa a la gestión externa de un servicio en los locales del Banco Europeo de Inversiones, en lo sucesivo denominado «el BEI».

El 23 de octubre de 2001, transmití la denuncia al Presidente del Banco Europeo de Inversiones. El BEI emitió su dictamen el 23 de enero de 2002. Se lo transmití con una invitación a formular observaciones, que usted envió el 5 de abril de 2002. El 3 de mayo de 2002, solicité más información y remití sus observaciones para un posible dictamen complementario del BEI. El 28 de junio de 2002, el BEI envió la información complementaria solicitada y su dictamen complementario. Se los remití con una invitación para que formularan observaciones complementarias, que usted envió el 30 de septiembre de 2002.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

El denunciante fue responsable de la gestión de un servicio del Banco Europeo de Inversiones, en lo sucesivo denominado «el BEI», durante varios años en virtud de un contrato de servicios entre el BEI y la empresa del denunciante firmado en 1994. El BEI prorrogó cuatro veces el contrato de servicios antes mencionado. En 2000, el BEI puso en marcha una consulta de mercado para la gestión externa del servicio. Las organizaciones seleccionadas debían presentar una oferta detallada con arreglo al mandato que se les había comunicado en junio de 2000. Sobre la base de esta consulta de mercado, el BEI puso en marcha en otoño de 2000 un procedimiento de licitación restringido. En octubre de 2000, el BEI informó al demandante de que no se había adjudicado el contrato a su empresa.

El 15 de junio de 2001, el denunciante escribió al BEI solicitando información complementaria sobre los resultados del procedimiento de licitación: número de organizaciones invitadas a presentar una oferta, número de licitadores, clasificación final de los licitadores y motivos por los que no se seleccionó la oferta del reclamante.

Mediante escrito de 12 de julio de 2001, el BEI informó al demandante de que ocho organizaciones habían manifestado su interés en participar en la licitación, de que cuatro organizaciones habían participado y de que había indicado el nombre de la organización a la que se había adjudicado el contrato de servicios. Según el BEI, la oferta del demandante era la cuarta de las cuatro organizaciones clasificadas sobre la base de los criterios de evaluación establecidos en el pliego de condiciones de la licitación.

En su reclamación al Defensor del Pueblo, el demandante plantea los siguientes puntos relativos al procedimiento de licitación y a la evaluación de las ofertas por parte del BEI:

Falta de transparencia en la apertura de las ofertas en secreto. Irregularidad de procedimiento, en el sentido de que el BEI utilizó un procedimiento de licitación restringido en lugar de abierto; ha finalizado los criterios de evaluación tras la apertura de las ofertas; y obligó al nuevo proveedor de servicios a contratar al personal existente del antiguo servicio. Discriminación en el sentido de que la empresa del autor no fue invitada a visitar los locales. Falta de motivación adecuada en la decisión de rechazar la oferta del denunciante. Parcialidad en la medida en que dos miembros del grupo de evaluación de las ofertas se opusieron parcialmente a la empresa del denunciante. El demandante se refiere a este punto a dos mensajes de correo electrónico enviados por miembros del grupo de evaluación de las ofertas que, según él, eran hostiles a su empresa.

Además, el denunciante alega que, mediante carta de 25 de septiembre de 2000, el BEI informó a los licitadores de que "[L]e Concessionnaire doit obtenir les autorisations et l'agrément requis par la législation luxembourgoise préalablement au démarrage de l'exploitation". Además, el artículo 13 del proyecto de contrato adjunto a la invitación a licitar disponía que: "[L]e Concessionnaire déclare être en possession de toutes les autorisations nécessaires pour l'exécution du présent contrat et s'engage à en justifier la Banque. Il fournit en particulier la preuve de l'agrément gouvernemental...". Según el denunciante, la organización ganadora recibió la autorización gubernamental solo nueve meses después de la entrada en vigor del contrato.

En resumen, por lo tanto, el denunciante alega que:

(1) el comité de evaluación de las ofertas del BEI cometió errores de procedimiento y de evaluación, como falta de transparencia, discriminación y parcialidad;

(2) la decisión del BEI de rechazar la oferta del demandante no estaba suficientemente motivada; y

(3) el candidato ganador no tenía autorización gubernamental obligatoria para ejecutar el servicio.

El denunciante solicita que se anule el procedimiento de licitación y se anule la adjudicación del contrato de servicios.

LA INVESTIGACIÓN

Dictamen del Banco Europeo de Inversiones

El BEI formuló en su dictamen, en resumen, las siguientes observaciones:

Por lo que se refiere al procedimiento de licitación, el BEI declaró que había aplicado normas basadas en las Directivas comunitarias relativas a los procedimientos de licitación (1). El BEI alega que podía elegir entre un procedimiento de licitación restringido y abierto y que optó por recurrir a un procedimiento restringido. La apertura de las ofertas se llevó a cabo siguiendo el manual de procedimientos internos. El manual dispone que los miembros del panel estarán presentes en la apertura de las ofertas. Los miembros son representantes de los diferentes servicios del BEI y, si es posible, deben representar a diferentes nacionalidades.

El BEI impugnó la alegación del denunciante relativa a la finalización de los criterios de evaluación tras la apertura de las ofertas. Todos los licitadores recibieron en agosto de 2000 el Pliego de Condiciones, que contenía los criterios de evaluación, la ponderación y las normas sobre cómo obtener los puntos máximos. Estos criterios se respetaron y tuvieron en cuenta, como demuestra el acta de la reunión del comité de evaluación de las ofertas.

El BEI no tenía intención de discriminar al reclamante cuando declaró que podía quedar exento de la visita colectiva de los locales. Por el contrario, el denunciante conocía perfectamente los barrios después de haber gestionado el servicio durante varios años. La exención se concibió simplemente como una sugerencia para evitar una visita innecesaria. Como el autor aclaró que prefería participar en la visita, obviamente pudo hacerlo.

En cuanto a la supuesta parcialidad del comité de evaluación de las ofertas, el BEI subrayó que la composición y el número de miembros del comité tenían por objeto una decisión imparcial y que cada miembro estaba vinculado por los criterios de evaluación del mandato. Según el BEI, los dos mensajes de correo electrónico no pueden considerarse hostiles a la empresa del denunciante.

Por lo que se refiere a la supuesta falta de motivación adecuada, el BEI informó a la empresa del denunciante de su clasificación. Según el BEI, no es habitual comunicar todas las observaciones o evaluaciones durante la reunión del comité de evaluación de las ofertas. El resultado del panel de evaluación de ofertas es un medio adecuado para establecer la clasificación sin comentarios específicos. El BEI confirmó que la oferta del demandante cumplía todas las condiciones necesarias y presentó un equipo capaz de asumir las funciones a partir del 1 de enero de 2001. Sin embargo, este aspecto constituía solo uno de los criterios de evaluación (ponderación de 35 sobre 100). Además, los demás licitadores también presentaron equipos de buena calidad y la evaluación y la decisión final correspondieron al comité de evaluación de las ofertas. El BEI adjuntó a su dictamen una copia del acta del comité de evaluación de las ofertas y de la tabla de evaluación completada, que se remitieron al reclamante.

Por lo que se refiere a la supuesta obligación de contratar al personal existente, el BEI aclaró que solo había informado a los licitadores de la legislación vigente en Luxemburgo en relación con la obligación de contratar total o parcialmente al personal existente del antiguo prestador de servicios. Esto se hizo con el fin de informar a todos los licitadores y, en particular, a los que no estaban familiarizados con la legislación luxemburguesa. Según el BEI, el candidato ganador está perfectamente en orden con la autorización gubernamental. El BEI se refirió como prueba a una carta del responsable de Luxemburgo de 4 de octubre de 2001.

Sobre la base de lo anterior, el BEI consideró que el procedimiento de licitación se llevó a cabo de manera transparente y honesta, respetando las normas sobre los procedimientos de licitación y la legislación luxemburguesa.

El BEI consideró que el demandante había tenido la posibilidad de utilizar los mecanismos de recurso en el marco del Código de buena conducta administrativa para el personal del Banco Europeo de Inversiones en sus relaciones con el público publicado en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas (2) y en el sitio Internet del BEI en todas las lenguas oficiales de la Unión Europea.

Según el BEI, la denuncia no estaba justificada y no se han presentado elementos que justifiquen la anulación de la adjudicación.

Observaciones del demandante

El autor mantuvo su denuncia. El denunciante alegó que otras instituciones invitan a los licitadores a la apertura de las ofertas y a redactar el acta de la reunión. El denunciante presentó una nueva alegación de que los resultados del procedimiento de licitación restringida no se habían publicado en el Diario Oficial y que, por lo tanto, el procedimiento del BEI contravenía el apartado 1 del artículo 16 y el apartado 3 del artículo 17 de la Directiva 92/50/CEE, de 18 de junio de 1992. El denunciante opinaba que los criterios de evaluación aplicados por el BEI eran vagos e imprecisos. Además, el dictamen del BEI no contenía las razones del rechazo de la empresa del denunciante.

Por lo que se refiere a la supuesta parcialidad de los miembros del comité de evaluación de las ofertas, el denunciante opinaba que el comité debería haber estado compuesto por miembros independientes del personal del BEI sin un conocimiento particular de la gestión.

El demandante impugnó la declaración del BEI relativa a la contratación total o parcial del antiguo personal del servicio. Según él, la legislación luxemburguesa no obliga al candidato ganador a contratar al personal existente.

El demandante reiteró su alegación de que el candidato ganador no tenía la autorización gubernamental obligatoria requerida de los candidatos a la licitación.

Otras consultas

Tras un cuidadoso examen del dictamen del BEI y de las observaciones del demandante, se consideró que eran necesarias nuevas investigaciones.

El 3 de mayo de 2002, el Defensor del Pueblo solicitó información sobre las razones por las que el licitador al que se adjudicó el contrato no facilitó la autorización gubernamental antes de la ejecución del contrato, tal como se indica en la carta del BEI de 25 de septiembre de 2000 y en el proyecto de contrato adjunto como anexo 3 al expediente de licitación.

Dictamen complementario del Banco Europeo de Inversiones

El 28 de junio de 2002, el BEI envió la información solicitada. Según el BEI, el requisito de proporcionar una autorización gubernamental se mencionaba en la carta y en el proyecto de contrato principalmente para garantizar que todas las organizaciones que presentaban una oferta tuvieran conocimiento de que el servicio del BEI estaba sujeto a la legislación luxemburguesa. El BEI no tenía experiencia previa en los requisitos previos detallados para obtener el permiso, ya que la legislación pertinente había entrado en vigor después de que el Banco contrató la operación inicial de su servicio.

El 21 de diciembre de 2000, el adjudicatario envió una solicitud formal a las autoridades competentes en plena conformidad con el espíritu de las exigencias del BEI, aunque, de hecho, las disposiciones relativas a la contratación de personal no pudieron concluirse hasta que el contrato entre el BEI y la empresa del demandante hubiera expirado a finales de año. Mantuvo al BEI plenamente informado de sus gestiones ante las autoridades, incluidas las visitas a los representantes ministeriales durante los primeros meses de 2001. Así, el BEI se enteró de que el Ministerio estaba encontrando dificultades con el gestor propuesto del servicio. El asunto se resolvió en junio de 2001. A continuación, los representantes ministeriales realizaron una visita de inspección a los locales, y posteriormente se concedió el permiso. El proceso de concesión de una autorización gubernamental a una organización que aún no tiene su sede en Luxemburgo fue quizás inusual para las autoridades luxemburguesas y, por lo tanto, tardó tiempo en establecerse. El BEI señaló que las autoridades no ordenaron el cierre del servicio en el ínterin. Además, la cobertura de todos los seguros necesarios se obtuvo en previsión de que la situación se regularizara a su debido tiempo. El BEI sostuvo que no había obligación de contratar al personal existente. Con el fin de proporcionar la mayor información posible a los licitadores, el BEI llamó la atención sobre la legislación vigente y las posibles implicaciones para los licitadores.

En su dictamen complementario sobre las observaciones del denunciante, el BEI mantuvo sus argumentos originales. Por lo que se refiere a la nueva alegación de que los procedimientos del BEI eran contrarios a la Directiva 92/50/CEE, el BEI declaró que, en el caso de las adjudicaciones enumeradas en el anexo 1B del artículo 16, apartado 3, de la Directiva 92/50/CEE, como la adjudicación en cuestión, la obligación es informar a los licitadores. El BEI alegó que ha informado debidamente a todos los licitadores del resultado con sus procedimientos estándar.

Observaciones complementarias del demandante

El denunciante mantuvo su denuncia y alegó que la composición del comité de evaluación de las ofertas estaba sesgada en contra de su empresa y que el BEI favorecía a la organización ganadora. El reclamante opinaba que la organización ganadora debería haber obtenido la autorización gubernamental antes del inicio del contrato. Según el denunciante, la afirmación de que todos los licitadores presentaron equipos técnicos de buena calidad era falsa porque el BEI mantenía el personal existente.

LA DECISIÓN

1 Presuntos errores de procedimiento y de evaluación

1.1 El demandante alega que el grupo de evaluación de las ofertas del BEI cometió errores de procedimiento y de evaluación, como la falta de transparencia, la discriminación y la parcialidad en la adjudicación de un contrato para la gestión externa del servicio en sus instalaciones. Falta de transparencia en la apertura de las ofertas en secreto. Irregularidad de procedimiento, en el sentido de que el BEI utilizó un procedimiento de licitación restringido en lugar de abierto; ha finalizado los criterios de evaluación tras la apertura de las ofertas; y obligó al nuevo proveedor de servicios a contratar al personal existente. En sus observaciones, el denunciante presenta una nueva alegación de que, al no publicar los resultados del procedimiento de licitación restringida en el Diario Oficial, el BEI está en contradicción con el apartado 1 del artículo 16 y el apartado 3 del artículo 17 de la Directiva 92/50/CEE. Discriminación en el sentido de que la empresa del autor no fue invitada a visitar los locales. Parcialidad en la medida en que el grupo de evaluación de las ofertas estaba sesgado en contra de la empresa del denunciante.

1.2 El BEI afirma que aplicó normas basadas en directivas comunitarias sobre procedimientos de licitación. El BEI alega que podía elegir entre un procedimiento de licitación restringido y abierto y que optó por recurrir a un procedimiento restringido. La apertura de las ofertas se llevó a cabo siguiendo el manual de procedimientos internos que establece que estarán presentes los miembros del panel que representen a diversos servicios del BEI. Todos los licitadores recibieron en agosto de 2000 el Pliego de Condiciones, que contenía los criterios de evaluación. Además, el BEI alega que solo había informado a los licitadores de la legislación vigente en Luxemburgo sobre la obligación de contratar total o parcialmente al personal existente del antiguo prestador de servicios. Esto se hizo con el fin de informar a todos los licitadores y, en particular, a los que no estaban familiarizados con la legislación luxemburguesa. Por lo que se refiere a la alegación de que los procedimientos del BEI eran contrarios a la Directiva 92/50/CEE, el BEI señala que, en el caso de las adjudicaciones enumeradas en el anexo 1B del artículo 16, apartado 3, de la Directiva 92/50/CEE, como la presente adjudicación, tenía la obligación de informar a los licitadores del resultado, lo que hizo con arreglo a sus procedimientos ordinarios.

1.3 Según el BEI, no tenía intención de discriminar al demandante, al subrayar que este podía quedar exento de la visita colectiva. Por el contrario, el denunciante conocía perfectamente los barrios después de haber gestionado el servicio durante varios años. La exención se concibió simplemente como una sugerencia para evitar una visita innecesaria.

1.4 En cuanto a la supuesta parcialidad del comité de evaluación de las ofertas, el BEI explica que selecciona a los miembros del comité de conformidad con sus propias normas y directrices, que son plenamente compatibles con las disposiciones de la Directiva. El BEI afirma que la composición y el número de miembros del Comité tenían por objeto una toma de decisiones imparcial y que cada miembro estaba sujeto a los criterios de evaluación establecidos en el mandato.

Conclusiones del Defensor del Pueblo

1.5 El Defensor del Pueblo señala, en primer lugar, que el manual de procedimientos internos del BEI establece que la apertura de las ofertas se lleva a cabo en una reunión entre los miembros del comité de evaluación de las ofertas y que se elaborará un acta de la reunión. Por lo tanto, al no invitar a los licitadores a asistir a la apertura de las ofertas, el BEI parece haber respetado su manual de procedimientos internos. En segundo lugar, el Defensor del Pueblo señala que, con arreglo al Derecho comunitario en materia de contratación pública, el BEI parece haber tenido derecho a recurrir al procedimiento restringido. En tercer lugar, el Defensor del Pueblo señala que el mandato de agosto de 2000 incluía cuatro secciones de criterios de evaluación con ponderación individual y normas sobre cómo obtener los puntos máximos. El Defensor del Pueblo no ha encontrado pruebas que indiquen que los criterios de evaluación hayan finalizado tras la apertura de las ofertas. Además, la explicación del BEI sobre su obligación de informar a los licitadores parece razonable.

1.6 En cuanto a la supuesta discriminación, el Defensor del Pueblo considera que el BEI ha proporcionado una explicación satisfactoria de las razones por las que no se invitó al demandante a visitar los locales.

1.7 Por lo que se refiere a la supuesta parcialidad del comité de evaluación de las ofertas, el Defensor del Pueblo señala que el BEI ha facilitado una explicación detallada del procedimiento seguido. El Defensor del Pueblo ha examinado la documentación pertinente y los correos electrónicos mencionados por el reclamante y considera que no muestran sesgo por parte del grupo especial contra la empresa del reclamante.

1.8 En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluye que su investigación no ha revelado un caso de mala administración en relación con estos aspectos del caso.

2 Presunta insuficiencia de motivación del BEI

2.1 El demandante alega que la decisión del BEI de rechazar su oferta no estaba suficientemente motivada.

2.2 El BEI alega que informó al demandante de su clasificación. Además, en su dictamen y en su dictamen complementario, el BEI confirmó que la oferta del demandante cumplía todas las condiciones necesarias y presentó un equipo capaz de asumir las funciones a partir del 1 de enero de 2001. Sin embargo, según el BEI, este aspecto constituía solo uno de los criterios de evaluación (ponderación de 35 sobre 100) y los demás licitadores también presentaban equipos de buena calidad y la evaluación y la decisión final correspondían al comité de evaluación de la licitación. El BEI adjuntó a su dictamen una copia del acta de la reunión de evaluación del comité de evaluación de las ofertas y una tabla de evaluación completa.

2.3 El Defensor del Pueblo observa que el BEI ha informado al demandante de la clasificación de su empresa y le ha remitido copias del acta de la reunión de evaluación del comité de evaluación de las ofertas con la tabla de evaluación completa. El Defensor del Pueblo considera que, en el presente caso, el BEI ha proporcionado al demandante razones adecuadas que le permiten evaluar la decisión del comité de evaluación de las ofertas de adjudicar el contrato a otra organización. Por lo tanto, no parece haber mala administración en este aspecto del asunto.

3 Presunta falta de autorización gubernamental obligatoria para gestionar el servicio

3.1 El demandante alega que el candidato ganador no tenía autorización gubernamental obligatoria para dirigir el servicio. Mediante carta de 25 de septiembre de 2000, el BEI informó a los licitadores de que necesitaban obtener las autorizaciones gubernamentales exigidas por la legislación luxemburguesa antes de iniciar la explotación del servicio. Este requisito también se subrayó en el artículo 13 del proyecto de contrato adjunto a la invitación a licitar.

3.2 Según el BEI, la condición antes mencionada se mencionaba en la carta y en el proyecto de contrato principalmente para garantizar que todas las organizaciones que presentaban una oferta tuvieran conocimiento de que el servicio del BEI estaba sujeto a la legislación luxemburguesa. El BEI llamó la atención sobre la legislación vigente y las posibles implicaciones para los licitadores con el fin de proporcionar la mayor cantidad de información posible. Según el BEI, el retraso en la obtención de la autorización gubernamental se debió al hecho de que los acuerdos relativos a la contratación de personal no pudieron finalizarse hasta que el contrato entre el BEI y la empresa del denunciante expirara a finales del año 2000. Además, se informó al BEI de que el Ministerio luxemburgués estaba encontrando dificultades con el gestor propuesto. Según el BEI, el proceso de concesión de una autorización gubernamental para prestar el servicio a una organización que aún no tiene su sede en Luxemburgo parecía inusual para las autoridades luxemburguesas y, por lo tanto, tardó tiempo en llegar a un acuerdo. El BEI señaló que las autoridades no ordenaron el cierre del servicio en el ínterin. Además, la cobertura de todos los seguros necesarios se obtuvo en previsión de que la situación se regularizara a su debido tiempo.

3.3 El Defensor del Pueblo señala que el BEI ha facilitado una explicación detallada de las razones por las que el licitador ganador al que se adjudicó el contrato no facilitó la autorización gubernamental antes de la ejecución del contrato. El Defensor del Pueblo considera que la explicación facilitada por el BEI parece razonable. El Defensor del Pueblo no ha encontrado pruebas de acciones ilegales por parte del BEI. En estas circunstancias, el Defensor del Pueblo concluye que su investigación no ha revelado un caso de mala administración en relación con este aspecto del caso.

4 Pretensión de anulación del procedimiento de licitación y anulación de la adjudicación del contrato de servicios

4.1 El demandante alega que el procedimiento de licitación debe cancelarse y que la adjudicación del contrato de servicios debe declararse nula.

4.2 A la luz de las conclusiones de que no hubo mala administración en las secciones 1.1 a 3.3, el Defensor del Pueblo considera que las reclamaciones del demandante no pueden sostenerse.

5 Conclusión

Sobre la base de las investigaciones del Defensor del Pueblo sobre esta reclamación, no parece haber habido mala administración por parte del Banco Europeo de Inversiones. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

Le saluda con sinceridad,

 

Jacob SÖDERMAN

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(1) Directiva 92/50/CEE del Consejo, de 18 de junio de 1993, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de servicios (servicios) Directiva 93/36/CEE del Consejo, de 14 de junio de 1993, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de suministro (suministro).

(2) Diario Oficial de las Comunidades Europeas, C 17 de 19 de enero de 2001.