Magħmul skont l-Artikolu 4(1) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew ^[1]

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Jannar 2024, l-ilmentatur għamel talba għal aċċess pubbliku [2] għal messaġġ testwali mibgħut mill-President tar-Repubblika Franċiża lill-President tal-Kummissjoni Ewropea dwar in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Mercosur. Fin-nuqqas ta’ deċiżjoni inizjali, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja f’Mejju 2025.

2. Fid-deċiżjoni konfermatorja tagħha ta’ Lulju 2025, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet wettqet tfittxija eżawrjenti iżda ma identifikatx il-messaġġ testwali mitlub.

3. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Kummissjoni, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew f’Settembru 2025.

L-inkjesta

4. F’Settembru 2025, l-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku [3].

5. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman spezzjonat il-fajl tal-Kummissjoni dwar it-talba għal aċċess pubbliku.

6. F’Ottubru 2025, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ mar-rappreżentanti tal-Kummissjoni biex jikseb aktar informazzjoni dwar il-każ. Sussegwentement, it-tim tal-inkjesta fassal rapport tal-laqgħa [4] li ġie kondiviż mal-ilmentatur, li mbagħad ipprovda l-kummenti tiegħu.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

7. Fid-deċiżjoni konfermatorja tagħha, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-President tar-Repubblika Franċiża kien tabilħaqq ikkuntattja lill-President tal-Kummissjoni fit-28 jew fid-29 ta’ Jannar 2024 permezz tal-applikazzjoni għal messaġġi istantanji “Signal”. Madankollu, il-messaġġ mitlub ma setax jiġi rkuprat, peress li l-karatteristika ta’ “messaġġi li ma jidhrux” kienet ġiet attivata fuq it-telefon tal-President tal-Kummissjoni. Il-Kummissjoni argumentat li l-messaġġ sempliċiment tenna l-pożizzjoni stabbilita ta’ Franza, ma kellu “l-ebda effett amministrattiv jew legali partikolari” u l-kontenut tiegħu kien diġà magħruf kemm mill-partijiet kif ukoll mill-pubbliku. Il-Kummissjoni għalhekk ikkonkludiet li ma kellha l-ebda obbligu li tirreġistraha [5].

8. Barra minn hekk, il-Kummissjoni spjegat li l-President juża l-applikazzjoni ta’ messaġġi istantanji “Signal” abbażi ta’ rakkomandazzjoni interna, li tippermetti l-użu tal-applikazzjoni biss għall-komunikazzjoni ta’ informazzjoni disponibbli għall-pubbliku u, fi kwalunkwe każ, l-ebda informazzjoni sensittiva jew kunfidenzjali.[6] Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li l-karatteristika ta’ “messaġġi li ma jidhrux” preżenti fis-“Signal” kienet ġiet attivata abbażi ta’ rakkomandazzjoni mis-servizzi rilevanti biex tiġi evitata l-possibbiltà ta’ żvelar ta’ data.[7]

9. Fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman, l-ilmentatur sostna li l-Kummissjoni kellha żżomm u tiżvela l-messaġġ testwali. Huwa sostna li, fil-komunikazzjonijiet bejn Kap ta’ Stat u l-President tal-Kummissjoni, anki ripetizzjoni ta’ pożizzjoni magħrufa tista’ tkun sinjifikattiva. Huwa kkritika wkoll l-użu tal-karatteristika tal-“messaġġi li jgħibu”, bħala li ddgħajjef l-iskrutinju estern u d-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti. Huwa żied jgħid li l-Kummissjoni naqset milli tispeċifika l-intervall ta’ tħassir għall-messaġġ mitlub, li ma ppermettilux jifhem jekk il-messaġġ tħassarx qabel jew wara r-reġistrazzjoni tat-talba għal aċċess pubbliku. L-ilmentatur indika kontradizzjoni fl-argumentazzjoni tal-Kummissjoni: jekk, skont ir-regoli interni tal-Kummissjoni, messaġġi testwali “b’ħajja qasira” ma jkunux adattati għall-iskambju ta’ informazzjoni importanti, allura l-użu tal-karatteristika “messaġġi li jgħibu” jidher superfluwu peress li messaġġi bħal dawn bilkemm jistgħu jipproduċu żvelar kbir ta’ data jekk jiġu żvelati lill-pubbliku.

10. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni enfasizzaw ir-rekwiżiti ta’ sigurtà stretti ħafna għall-użu ta’ apparati korporattivi fil-Kummissjoni, inkluż l-obbligu għall-utenti li jattivaw il-karatteristika ta’ “messaġġi li ma jidhrux” fuq l-app Signal sabiex jimminimizzaw ir-riskji għas-sigurtà (attakki ċibernetiċi). Minbarra l-linji gwida u r-regoli identifikati fid-deċiżjoni konfermatorja, huma rreferew għall-Anness tar-Regoli ta' Proċedura tal-Kummissjoni li jgħid ukoll li l-applikazzjonijiet għal messaġġi testwali ma għandhomx jintużaw għal informazzjoni importanti li ma ddumx (sakemm ma tkunx meħtieġa fl-interess tas-servizz) u għandhom jikkonformaw mar-rakkomandazzjonijiet għall-għajbien awtomatiku tal-messaġġi.[8] Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni nnotaw li l-Anness tar-Regoli ta' Proċedura bħalissa qed jiġi kkontestat quddiem il-Qorti Ġenerali u stiednu lill-Ombudsman jivvaluta jekk l-inkjesta għandhiex tingħalaq sabiex ma jinterferixxix mal-proċedimenti ġudizzjarji.

11. Matul il-laqgħa, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni dwar l-intervall ta’ żmien fis-settings relatati ma’ “messaġġi li jgħibu” fuq l-app Signal fuq it-telefown tal-President. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qalu li l-intervall ta' żmien ma setax jiġi żvelat għal raġunijiet ta' sigurtà. Huma ċċaraw l-iskeda ta’ żmien tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku: it-talba ġiet irreġistrata mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni fil-31 ta’ Jannar 2024 u mbagħad intbagħtet lill-uffiċċju personali (Kabinett) tal-President tal-Kummissjoni fit-2 ta’ Frar 2024. Il-Kabinett ma weġibx għat-talba. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li t-tim tal-“Arkivji” fil-Kabinett, li kien irċieva t-talba, kien responsabbli għat-trattament ta’ għadd kbir ta’ talbiet u korrispondenza mhux biss li jappartjenu għall-aċċess pubbliku. Huma nnutaw li l-ilmentatur għażel li jistenna 15-il xahar qabel ma jissottometti applikazzjoni konfermatorja u għalhekk ħalla t-talba tiegħu “inattiva”.

12. Fil-kummenti tiegħu dwar ir-rapport tal-laqgħa, l-ilmentatur ma qabilx mal-ispjegazzjonijiet tal-Kummissjoni u qies li l-iskeda ta’ żmien tal-avvenimenti baqgħet mhux ċara. B’mod partikolari, huwa qies li l-Kummissjoni naqset milli tiċċara jekk il-President u l-Kap tal-Kabinett tagħha kinux konxji mit-talba fiż-żmien tad-diskussjoni tagħhom tal-messaġġ. Huwa qal li l-affermazzjoni tal-Kummissjoni li l-perjodu ta’ żamma ma jistax jiġi żvelat għal “raġunijiet ta’ sigurtà” ma kinitx issostanzjata biżżejjed. Ma jidher li jeżisti l-ebda rendikont ieħor bil-miktub dwar l-ipproċessar tat-talba wara t-2 ta’ Frar 2024. Prattika bħal din, argumenta l-ilmentatur, tqajjem tħassib serju rigward ir-responsabbiltà interna u d-dokumentazzjoni xierqa tal-proċeduri amministrattivi. Huwa kkontesta wkoll il-kunċett ta’ “talba inattiva” kif użat mill-Kummissjoni biex tispjega d-dewmien sinifikanti fl-ipproċessar tagħha.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman li twassal għal rakkomandazzjoni

Osservazzjonijiet preliminari

13. Mill-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jirriżulta li l-Ombudsman "għandu jwettaq inkjesti li għalihom isib raġunijiet […] ħlief fejn il-fatti allegati huma jew kienu s-suġġett ta' proċedimenti legali."

14. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni nnotaw li l-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kummissjoni, li kienet ibbażat fuqu fid-deċiżjoni konfermatorja, bħalissa qed jiġi kkontestat quddiem il-Qorti Ġenerali.[9] Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qiesu li l-inkjesta tal-Ombudsman f’dan il-każ essenzjalment għandha l-għan li tivvaluta l-karatteristika ta’ “messaġġi li qed jisparixxu” li hija waħda mill-elementi fl-Anness li hija kkontestata quddiem il-Qorti. Huma stiednu lill-Ombudsman tivvaluta jekk l-inkjesta għandhiex tingħalaq, sabiex ma tinterferixxix mal-proċedimenti ġudizzjarji.

15. L-Ombudsman ttenni l-fehma tagħha [10] li, sakemm u sakemm il-Qorti ma toħroġx is-sentenza tagħha dwar il-legalità tal-Anness inkwistjoni, hija ma tiħux pożizzjoni dwar l-Anness bħala tali. L-Ombudsman diġà għamlitha ċara li, peress li l-Anness irid fi kwalunkwe każ jibqa' konformi mar-Regolament 1049/2001,[11] se tkompli tivvaluta l-konformità ta' deċiżjonijiet konfermatorji individwali adottati mill-Kummissjoni mar-Regolament 1049/2001, kif interpretat mill-qrati tal-UE, u l-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba.

Dwar iż-żmien tat-tħassir tal-messaġġ testwali inkwistjoni

16. Skont ġurisprudenza stabbilita tal-UE, jekk l-istituzzjoni kkonċernata tiddikjara li ma għandhiex dokument mitlub, hemm preżunzjoni legali li din id-dikjarazzjoni hija vera u preċiża [12] Filwaqt li ^{din il-preżunzjoni} tista' tiġi kkonfutata b'evidenza rilevanti u konsistenti li d-dokument mitlub jeżisti u huwa miżmum mill-istituzzjoni kkonċernata, huwa l-applikant li għandu jipprovdi tali evidenza. L-affermazzjoni ta’ applikant li l-allegat nuqqas ta’ dokument imur kontra l-prattika amministrattiva tajba mhijiex biżżejjed biex tirribatti din il-preżunzjoni legali ^[13].

17. F’dan il-każ, il-Kummissjoni kkonfermat li l-messaġġ testwali inkwistjoni kien jeżisti f’xi mument, iżda li ma kienx għadu jżommu. Ma hemm l-ebda raġuni biex tiġi ddubitata l-veraċità tad-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li ma għadhiex fil-pussess tad-dokument mitlub.

18. Il-mistoqsija mbagħad hija meta l-messaġġ tat-test tħassar awtomatikament.

19. L-Ombudsman konsistentement sostna [14] li, bħala regola ġenerali, istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija tal-UE ma għandhomx iħassru dokument li huwa soġġett għal talba għal aċċess pubbliku sakemm jitlesta l-proċess ta' kontestazzjoni ta' rifjut għall-għoti ta' aċċess. Id-dokument inkwistjoni jippermetti li jsir rieżami xieraq tar-rifjut, kemm jekk mill-Ombudsman Ewropew kif ukoll mill-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE.

20. F’dan il-każ, la l-ispezzjoni tal-fajl u lanqas l-ispjegazzjonijiet ipprovduti mill-Kummissjoni matul il-laqgħa ma ppermettew lill-Ombudsman jistabbilixxi b’ċertezza jekk il-messaġġ mitlub tħassarx awtomatikament qabel jew wara li l-ilmentatur ippreżenta t-talba tiegħu għal aċċess pubbliku. Abbażi tal-informazzjoni pprovduta, l-Ombudsman lanqas ma seta’ jistabbilixxi f’liema mument il-Kummissjoni fittxet id-dokument mitlub, jiġifieri, jekk għamlitx hekk meta rċeviet it-talba għal aċċess jew jekk it-tfittxija saritx biss sena wara meta l-Kummissjoni wieġbet għat-talba għal aċċess. Il-fatt li l-Ombudsman ma setax jistabbilixxi l-iskedi ta’ żmien rilevanti huwa kwistjoni fih innifsu.

21. L-Ombudsman se jittratta d-dewmien fit-trattament tat-talba għal aċċess fit-taqsima sussegwenti. Fir-rigward taż-żmien tat-tħassir tal-messaġġ, l-Ombudsman jissuġġerixxi li l-Kummissjoni tadatta r-regoli interni tagħha biex tirrikjedi li dokument jiġi ppreservat hekk kif tasal talba għal aċċess pubbliku għal dak id-dokument, irrispettivament mis-servizz li fl-aħħar mill-aħħar huwa responsabbli biex jittratta s-sustanza tiegħu u irrispettivament minn jekk jissodisfax il-kriterji ta’ reġistrazzjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni, sakemm jitlesta kwalunkwe proċess ta’ kontestazzjoni ta’ rifjut ta’ aċċess.

Id-dewmien fit-trattament tat-talba għal aċċess pubbliku

22. L-ispezzjoni tal-fajl tal-Kummissjoni wriet li t-talba tal-ilmentatur kienet ġiet irreġistrata fil-31 ta’ Jannar 2024 mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni u ntbagħtet lill-Kabinett tal-President tal-Kummissjoni fit-2 ta’ Frar 2024. It-talba baqgħet ma ġietx indirizzata sakemm l-ilmentatur ippreżenta l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu 15-il xahar wara, jiġifieri, fit-28 ta’ Lulju 2025.

23. L-Ombudsman tinnota, f’dan ir-rigward, li t-tim tal-“Arkivji” tal-Kabinett ma rreaġixxiex għall-attribuzzjoni tat-talba. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li t-tim tal-“Arkivji” jittratta għadd kbir ta’ talbiet u korrispondenza mhux biss dwar l-aċċess pubbliku. Id-dokumenti spezzjonati juru li s-Segretarjat Ġenerali ma ħareġ l-ebda tfakkira, u lanqas ma ħa azzjoni ulterjuri biex jimmonitorja l-ipproċessar tat-talba għal aċċess pubbliku sakemm l-ilmentatur ippreżenta l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu 15-il xahar wara.

24. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni argumentaw li l-ilmentatur għażel li ma jagħmilx applikazzjoni konfermatorja għal 15-il xahar u għalhekk ħalla t-talba tiegħu “inattiva”. Il-Kummissjoni dehret li implikat li l-ilmentatur kellu jissottometti applikazzjoni konfermatorja immedjatament wara l-iskadenza tal-limitu ta’ żmien ta’ 15-il jum ta’ xogħol biex il-Kummissjoni twieġeb għat-talba inizjali.

25. L-Artikolu 7 tar-Regolament 1049/2001 jipprevedi li “1. Applikazzjoni għal aċċess għal dokument għandha tiġi ttrattata fil-pront. Għandha tintbagħat konferma tar-riċevuta lill-applikant. Fi żmien 15-il jum ta' xogħol mir-reġistrazzjoni tal-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub […] jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali […]. 2. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', fi żmien 15-il jum tax-xogħol minn meta jirċievi t-tweġiba tal-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni konfermatorja […]. 3. F'każijiet eċċezzjonali, pereżempju fil-każ ta' applikazzjoni relatata ma' dokument twil ħafna jew ma' għadd kbir ħafna ta' dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15-il jum ta' xogħol […]. 4. In-nuqqas mill-istituzzjoni li twieġeb fil-limitu ta’ żmien preskritt għandu jagħti d-dritt lill-applikant li jagħmel applikazzjoni konfermatorja”. (enfasi miżjuda)

26. Għalhekk huwa ċar li l-assenza ta’ applikazzjoni konfermatorja fi żmien 15-il jum ta’ xogħol minn rifjut impliċitu ma tagħtix id-dritt lill-istituzzjoni li twaqqaf l-ipproċessar tat-talba għal aċċess. Kif iddeċidiet il-Qorti tal-Ġustizzja, “[i]l-mekkaniżmu ta’ deċiżjoni impliċita ta’ rifjut ġie stabbilit sabiex jiġi miġġieled ir-riskju li l-amministrazzjoni tagħżel li ma tirrispondix għal talba għal aċċess għal dokumenti u tevita l-istħarriġ ġudizzjarju, u mhux li tirrendi illegali kull deċiżjoni tardiva. Min-naħa l-oħra, l-amministrazzjoni hija obbligata, bħala prinċipju, li tipprovdi — anki tard — risposta motivata għal kull talba ta’ ċittadin. Dak l-approċċ huwa konsistenti mal-funzjoni tal-mekkaniżmu tad-deċiżjoni impliċita ta’ rifjut, li huwa li jippermetti liċ-ċittadini jikkontestaw in-nuqqas ta’ azzjoni min-naħa tal-amministrazzjoni bil-ħsieb li tinkiseb tweġiba motivata.[15] L-argument tal-Kummissjoni, li skontu t-talba tal-ilmentatur kienet saret “inattiva” u setgħet b’xi mod tiġġustifika d-dewmien fit-trattament tagħha (sakemm tiġi ppreżentata l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu) għalhekk mhuwiex konformi mal-ispirtu tar-Regolament 1049/2001 u l-ġurisprudenza stabbilita. Hija tittrasferixxi b’mod mhux xieraq ir-responsabbiltà għad-dewmien fit-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku mill-istituzzjoni lill-applikant.

27. L-Ombudsman tinnota li l-prinċipji stabbiliti fil-Metodi ta' Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea jiddikjaraw li t-trasparenza għandha tikkaratterizza l-ħidma tal-Membri tal-Kummissjoni u tal-Kabinetti tagħhom, u tenfasizza l-importanza tal-kooperazzjoni ta' kuljum u l-assistenza reċiproka bejn il-Kabinetti u d-dipartimenti tal-Kummissjoni [16].

28. Barra minn hekk, l-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea jistabbilixxi d-dritt għal amministrazzjoni tajba, li jinkludi, inter alia, l-obbligi tal-amministrazzjoni li tieħu deċiżjonijiet fi żmien raġonevoli u tagħti r-raġunijiet għad-deċiżjonijiet tagħha [17].

29. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman issib li l-mod kif il-Kummissjoni ttrattat it-talba għal aċċess pubbliku tal-ilmentatur kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Għalhekk hija tagħmel rakkomandazzjoni korrispondenti hawn taħt rigward it-trattament ta' talbiet għal aċċess pubbliku meta jkun involut il-Kabinett tal-President - jew ta' kwalunkwe Kummissarju -.

30. L-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni għandha tieħu passi ulterjuri biex ittejjeb il-mod kif tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku bħal dak f'dan il-każ u biex tiżgura li l-progress tagħhom jiġi mmonitorjat mill-qrib biex jiġi evitat dewmien bla bżonn. Hija l-Kummissjoni li għandha tagħżel l-aktar mezzi xierqa biex tagħmel dan. Minkejja dan, l-Ombudsman temmen li miżuri bħall-istabbiliment ta' kaxxa postali funzjonali ddedikata, l-implimentazzjoni ta' sistema ta' traċċar u t-trażmissjoni (awtomatika) ta' tfakkiriet lis-servizz responsabbli jistgħu jiżguraw li t-talbiet għal aċċess jiġu ttrattati kif xieraq u sal-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001.

Kif il-Kummissjoni taħżen l-iskambji mal-Kapijiet ta’ Stat jew ta’ Gvern

31. L-Ombudsman irrikonoxxa [18] li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE ma għandhomx obbligu legali li jżommu kopji ta' kull dokument li jiġi fil-pussess tagħhom; huma jgawdu minn ċerta diskrezzjoni fid-determinazzjoni ta’ liema dokumenti jirreġistraw. Fl-istess ħin, huma għandhom id-dmir li jfasslu u jżommu dokumentazzjoni relatata mal-attivitajiet tagħhom, u li jagħmlu dan kemm jista' jkun possibbli u b'mod mhux arbitrarju u prevedibbli [19].

32. Il-Kummissjoni spjegat li r-regoli tagħha dwar il-ġestjoni tar-rekords jistabbilixxu li “id-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati jekk ikun fihom informazzjoni importanti li ma ddumx jew jekk jistgħu jinvolvu azzjoni jew segwitu mill-Kummissjoni jew minn wieħed mid-dipartimenti tagħha.”[20] Il-Kummissjoni qieset li l-messaġġ testwali inkwistjoni, li fih il-President tar-Repubblika Franċiża tenna pożizzjoni diġà kkomunikata minn Franza lill-Kummissjoni dwar in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Mercosur, ma kienx jissodisfa dawn il-kriterji ta’ reġistrazzjoni.

33. Matul il-laqgħa mat-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qalu li, fil-prattika, messaġġi testwali b’kontenut jew suġġett importanti li jkunu jeħtieġu segwitu mill-Kummissjoni jiġu trażmessi lis-servizzi rilevanti għar-reġistrazzjoni u l-ipproċessar ulterjuri.

34. L-Ombudsman huwa tal-fehma li l-messaġġi testwali relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni [21] skambjati bejn il-Membri tal-Kummissjoni Ewropea u l-Kapijiet ta’ Stat jew ta’ Gvern, għandhom, tal-anqas, jinżammu f’xi forma u għal ammont raġonevoli ta’ żmien, minħabba s-sinifikat probabbli tagħhom. Dan biex jiġi żgurat li talbiet potenzjali għal aċċess pubbliku għal messaġġi bħal dawn ikunu jistgħu jiġu ttrattati kif xieraq u biex ikun jista’ jsir rieżami sussegwenti mill-Ombudsman jew mill-Qorti. Filwaqt li din l-inkjesta speċifika ma kinitx tikkonċerna messaġġi skambjati mal-ministri, l-istess raġunament għandu, b'analoġija, japplika għal tali komunikazzjonijiet ukoll.

35. Mingħajr żamma ta’ rekords xierqa, isir diffiċli ħafna għall-Ombudsman jew saħansitra għall-Qorti tal-Ġustizzja li tivverifika jekk, kif argumentat il-Kummissjoni, il-messaġġi skambjati permezz ta’ applikazzjoni ta’ messaġġi mobbli bejn, f’dan il-każ, il-President tar-Repubblika Franċiża u l-President tal-Kummissjoni rigward il-ftehim kummerċjali bejn l-UE u l-Mercosur kinux jirriflettu l-fehmiet ta’ Franza li kienu diġà magħrufa u diskussi mal-Kummissjoni. L-Ombudsman tibqa' konvinta li trasparenza għolja f'dan il-qasam issaħħaħ il-fiduċja pubblika taċ-ċittadini fl-azzjonijiet tal-gvernijiet tagħhom u tal-istituzzjonijiet tal-UE.

36. B’mod speċifiku, l-Ombudsman tissuġġerixxi li l-Kummissjoni għandha tiżgura, fil-futur, li l-messaġġi testwali u istantanji kollha relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni skambjati bejn il-Kapijiet ta’ Stat jew ta’ Gvern, jew il-ministri, u l-Membri tal-Kummissjoni, inklużi dawk soġġetti għal tħassir awtomatiku wara ċertu intervall ta’ żmien, jiġu ppreservati kif xieraq għal perjodu raġonevoli.

Rakkomandazzjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħmel ir-rakkomandazzjoni li ġejja lill-Kummissjoni:

Il-Kummissjoni għandha tirrevedi u ttejjeb il-mod kif jiġu ttrattati t-talbiet għal aċċess pubbliku meta jkun involut il-Kabinett tal-President - jew ta' kwalunkwe Kummissarju -. Jenħtieġ li l-Kummissjoni timmonitorja wkoll b'mod attiv u mill-qrib il-progress ta' dawn it-talbiet biex jiġi evitat dewmien bla bżonn.

Il-Kummissjoni u l-ilmentatur se jiġu infurmati b’din ir-rakkomandazzjoni. F’konformità mal-Artikolu 4(2) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sat-3 ta’ Settembru 2026.

Suġġerimenti għal titjib

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tadatta r-regoli interni tagħha biex tirrikjedi li dokument jiġi ppreservat hekk kif tasal talba għal aċċess pubbliku għal dak id-dokument u sakemm jitlesta kwalunkwe proċess ta’ kontestazzjoni ta’ rifjut ta’ għoti ta’ aċċess, irrispettivament mis-servizz li fl-aħħar mill-aħħar ikun responsabbli biex jittratta s-sustanza tiegħu u minn jekk jissodisfax il-kriterji ta’ reġistrazzjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni.

Jenħtieġ li l-Kummissjoni tiżgura li l-messaġġi testwali u istantanji kollha relatati mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni skambjati bejn il-Kapijiet ta’ Stat jew ta’ Gvern, jew il-ministri, u l-Membri tal-Kummissjoni, inklużi dawk soġġetti għal tħassir awtomatiku wara ċertu intervall ta’ żmien, jiġu ppreservati kif xieraq għal perjodu raġonevoli.

 

Teresa Anjinho

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 03/06/2026

 

[1] Disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.ENG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC.

[2] Skont ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R104.

[3] L-ittra tal-ftuħ lill-Kummissjoni hija disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/211703

[4] Ir-Rapport tal-Laqgħa huwa disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/217450.

[5] Il-Kummissjoni rreferiet għall-Artikolu 7(1) tad-Deċiżjoni (UE) 2021/2121 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj u l-Artikolu 5(2) ittra a) tar-Regoli Dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, l-Anness tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE) 2024/3080 tal-4 ta’ Diċembru 2024 li tistabbilixxi r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kummissjoni, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj/eng.

[6] “Linji gwida tal-Kummissjoni għall-użu aċċettabbli ta’ applikazzjonijiet pubbliċi ta’ messaġġi istantanji” tal-1 ta’ Settembru 2019, mhux disponibbli għall-pubbliku.

[7] Il-Kummissjoni rreferiet għal “Lista ta’ kontroll biex is-Sinjal tiegħek isir aktar sikur”, datata t-8 ta’ Lulju 2022, ippubblikata fuq l-intranet tal-Kummissjoni (mhux disponibbli għall-pubbliku).

[8] L-Artikolu 5(4) tar-“Regoli Dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001”, ara n-nota 5 f’qiegħ il-paġna.

[9] Il-Kawżi T-146/25 De Capitani u Oħrajn vs il-Kummissjoni,  u T-641/25 Client Earth vs il-Kummissjoni. 

[10] Ara, f’dan ir-rigward, il-paragrafu 30 tad-deċiżjoni ta’ għeluq tal-Ombudsman fil-każ 1405/2024/OAM, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/213196.

[11] F’konformità mal-Artikolu 15(3) tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, li jirrikjedi li kull istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija “telabora fir-Regoli ta’ Proċedura tagħha dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha, f’konformità mar-regolamenti msemmija fit-tieni subparagrafu”. Il-Qorti Ġenerali ddeċidiet li r-Regoli ta’ Proċedura adottati mill-Kummissjoni (fil-Kawżi Magħquda T-371/20 u T-554/20, Pollinis vs il-Kummissjoni, il-paragrafu 93) jew il-konklużjonijiet adottati mill-Kunsill (fil-Kawża T-255/24, Nouwen vs il-Kunsill, il-paragrafu 103) iridu jibqgħu konformi mar-Regolament 1049/2001. F’dan l-aħħar każ, il-Qorti tal-Ġustizzja ddeċidiet li “[i]l-portata tal-obbligi imposti fuq istituzzjoni tal-Unjoni skont ir-Regolament Nru 1049/2001, kif interpretat mill-qrati tal-Unjoni, ma tistax tiddependi fuq il-kontenut ta’ atti, bħall-konklużjonijiet tal-Kunsill, adottati mill-istituzzjoni kkonċernata stess”.

[12] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-23 ta' April 2018, Verein Deutsche Sprache vs Il-Kummissjoni, il-Kawża T-468/16, il-paragrafi 35 - 37; disponibbli fuq: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-468/16

[13] Ara l-Ordni tal-Qorti tat-30 ta' Jannar 2019, Verein Deutsche Sprache eV vs Il-Kummissjoni Ewropea, il-Kawża C-440/18 P, il-paragrafi 23-24; disponibbli fuq: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-440/18&language=en

[14] Ara d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew dwar kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal aċċess pubbliku għall-emails mir-rappreżentanti tagħha bbażati fil-Greċja dwar is-sitwazzjoni tal-migrazzjoni f’żewġ hotspots (il-każ 211/2022/TM), il-paragrafu 24: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/157768.

[15] Is-sentenza tad-19 ta’ Jannar 2010 tal-Qorti Ġenerali, Co-Frutta Soc. coop vs il-Kummissjoni Ewropea, il-Kawżi Magħquda T-355/04 u T-446/04, il-paragrafu 59, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=ecli:ECLI%3AEU%3AT%3A2010%3A15.

[16] Komunikazzjoni mill-President lill-Kummissjoni: “The Working Methods of the European Commission” (Il-Metodi ta’ Ħidma tal-Kummissjoni Ewropea), l-1 ta’ Diċembru 2019, P(2019) 2, disponibbli fuq: https://commissioners.ec.europa.eu/document/download/0dbda7ed-b7fb-4d7e-9e62-6c8b0f54be62_en?filename=work-methods.pdf. Il-“Metodi ta’ Ħidma” l-ġodda adottati f’Diċembru 2024 (mhux applikabbli fiż-żmien tal-applikazzjoni inizjali) fihom l-istess prinċipji.

[17] L-Artikolu 41(1) tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea, disponibbli fuq: http://data.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[18] Ara d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew fil-każ 2134/2018/FP dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni Ewropea li tagħti aċċess pubbliku għal materjal ta’ informazzjoni użat mill-President tagħha f’laqgħa mal-President tal-Istati Uniti, il-paragrafu 12: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/120381.

[19] Is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tal-20 ta' Settembru 2019 f'T‑433/17, Dehousse vs QĠUE, il-paragrafi 47-48, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62017TJ0433.

[20] L-Artikolu 7(1) tad-Deċiżjoni (UE) 2021/2121 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj

[21] Skont l-Artikolu 3(a) tar-Regolament 1049/2001, "dokument" għandu jfisser "kwalunkwe kontenut ikun xi jkun il-mezz tiegħu (miktub fuq karta jew maħżun f'forma elettronika jew bħala reġistrazzjoni ta' ħoss, viżiv jew awdjoviżiv) dwar kwistjoni relatata mal-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fl-isfera ta' responsabbiltà tal-istituzzjoni"(enfasi miżjuda).