Post: L-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew, Brussell

Preżenti:

Il-Kummissjoni Ewropea:

• Direttur Ġenerali, Servizz Legali
• Assistent tad-Direttur Ġenerali, Servizz Legali
• Koordinatur għar-Relazzjonijiet Interistituzzjonali, it-Trasparenza u l-Etika (SG.A.3), Segretarjat Ġenerali
• Uffiċjal Legali u tal-Politika, Ġestjoni tad-Dokumenti u Kamp; Aċċess għad-Dokumenti (SG.A.2), Segretarjat Ġenerali

L-Ombudsman Ewropew:

• Lampros Papadias, Kap tal-Kabinett
• Rosita Hickey, Direttur tal-Inkjesti
• Tanja Ehnert, Koordinatur tal-Inkjesti
• Diana Riochet, Konsulent Legali fil-Kabinett
• Michaela Gehring, Uffiċjal tal-Inkjesti
• Nicholas Hernanz, Uffiċjal tal-Inkjesti

L-għan tal-laqgħa

L-għan tal-laqgħa kien li t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jiddiskuti l-każ u jiċċara l-iskeda ta’ żmien konkreta tat-trattament mill-Kummissjoni tat-talba għal aċċess pubbliku.

Qabel il-laqgħa, il-Kummissjoni pprovdiet lit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman bi 17-il dokument relatati mat-trattament tagħha tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur, kemm fl-istadju inizjali kif ukoll f’dak konfermatorju, u mal-politika tagħha dwar l-użu ta’ mowbajls/apparati korporattivi.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni talli ltaqgħu magħhom u stipula l-għan tal-laqgħa. Huma ddeskrivew il-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-Kummissjoni bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni.^[1]

It-tim ta’ inkjesta spjega li se jfassal abbozz ta’ rapport dwar il-laqgħa li għandu jintbagħat lill-Kummissjoni biex jiġi żgurat li l-kontenut ikun fattwalment preċiż u komplut. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat, inkluż fil-fajl u jiġi pprovdut lill-ilmentatur. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali ma tiġi inkluża fir-rapport jew inkella tiġi pprovduta lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza.

Informazzjoni skambjata

Introduzzjoni mill-Kummissjoni

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni jistabbilixxu l-fatti li ġejjin tal-każ. Fil-31 ta’ Jannar 2024, l-ilmentatur għamel talba għal aċċess pubbliku, skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 [2], għal messaġġ testwali mibgħut mill-President tar-Repubblika Franċiża lill-President tal-Kummissjoni Ewropea dwar in-negozjati kummerċjali bejn l-UE u l-Mercosur. Fin-nuqqas ta’ deċiżjoni inizjali, l-ilmentatur ippreżenta applikazzjoni konfermatorja fl-14 ta’ Mejju 2025, 15-il xahar wara. Il-Kummissjoni adottat deċiżjoni konfermatorja dwar it-talba għal aċċess tal-ilmentatur fit-28 ta’ Lulju 2025, li tiddikjara li hija kienet wettqet tfittxija eżawrjenti iżda ma setgħetx tidentifika l-messaġġ testwali inkwistjoni.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni pprovdew lit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman b’xi informazzjoni ta’ sfond dwar kif il-Kummissjoni tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għal messaġġi testwali jew applikazzjonijiet ta’ messaġġi istantanji. Huma nnutaw li l-Kummissjoni timpjega aktar minn 30,000 membru tal-persunal li regolarment jużaw messaġġi istantanji għax-xogħol. Minħabba l-għadd kbir ta’ messaġġi skambjati, il-Kummissjoni tqis tliet elementi ewlenin fir-rigward tar-reġistrazzjoni ta’ messaġġi testwali fis-sistema tagħha ta’ ġestjoni tad-dokumenti:

• Obbligi ta’ trasparenza;
• Ir-realtà tal-komunikazzjonijiet moderni (il-veloċità tal-applikazzjonijiet tal-messaġġi istantanji); u
• Tħassib dwar is-sigurtà (il-Kummissjoni semmiet ir-riskju ta’ attakki ċibernetiċi li jinvolvu, b’mod partikolari, miri ta’ profil għoli).

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni nnutaw li t-tħassib dwar is-sigurtà rigward l-apps tal-messaġġi istantanji wassal lil istituzzjonijiet oħra biex jagħtu struzzjonijiet lill-membri tal-persunal tagħhom biex ma jużawx messaġġi istantanji.[3]

Il-Kummissjoni stabbiliet rekwiżiti ta’ sigurtà stretti ħafna għall-użu ta’ apparati korporattivi, inkluż li l-persunal jattiva l-karatteristika ta’ “messaġġi li jgħibu” fuq l-app Signal sabiex jimminimizza r-riskji.

Huma fakkru, kif diġà stabbilit fid-deċiżjoni konfermatorja, ir-regoli li l-membri kollha tal-persunal iridu jirrispettaw:

• L-Artikolu 5(4) tal-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura tal-Kummissjoni, li jgħid: “L-applikazzjonijiet ta’ messaġġi testwali fuq mowbajls korporattivi ma għandhomx jintużaw għal informazzjoni importanti li ma għandhiex ħajja qasira, sakemm dan ma jkunx strettament meħtieġ fl-interess tas-servizz. L-applikazzjonijiet tal-messaġġi testwali għandhom jikkonformaw mar-rakkomandazzjonijiet tal-Kummissjoni dwar is-sigurtà tat-teknoloġija tal-informazzjoni għall-għajbien awtomatiku tal-messaġġi."
• Il-linji gwida tal-Kummissjoni għall-użu aċċettabbli ta’ applikazzjonijiet pubbliċi ta’ messaġġi istantanji, datati l-1 ta’ Settembru 2019.
• Il-lista C heck biex tagħmel is-Sinjal tiegħek aktar sikur, datata t-8 ta’ Lulju 2022, li fiha s-servizzi rilevanti tal-Kummissjoni jirrakkomandaw l-attivazzjoni tal-karatteristika ta’ “messaġġi li jgħibu” tas-Sinjal.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni nnutaw li l-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura, elenkat hawn fuq, bħalissa qed jiġi kkontestat quddiem il-Qorti Ġenerali.[4] Huma qiesu li l-inkjesta tal-Ombudsman f’dan il-każ essenzjalment għandha l-għan li tivvaluta l-karatteristika ta’ “messaġġi li ma jidhrux” li hija kkontestata quddiem il-qorti. Huma stiednu lill-Ombudsman tivvaluta jekk l-inkjesta għandhiex tingħalaq f'dawn iċ-ċirkostanzi, f'konformità mal-Artikolu 2(9) tal-Istatut tal-Ombudsman, sabiex ma tinterferixxix mal-proċedimenti ġudizzjarji.

Huma ddikjaraw ukoll li, sadanittant, f’konformità mal-Artikolu 278 TFUE, l-Anness tar-Regoli ta’ Proċedura, jibqa’ kompletament applikabbli. Huma sostnew li l-Kummissjoni ma tistax tiġi akkużata b’amministrazzjoni ħażina jekk issegwi r-regoli fis-seħħ.

Mistoqsijiet mit-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li, skont id-deċiżjoni konfermattiva tal-Kummissjoni, il-messaġġ testwali inkwistjoni wasal għand il-President tal-Kummissjoni fit-28 jew fid-29 ta’ Jannar 2024 u, probabbilment, il-messaġġi li għebu kienu japplikaw għalih ftit wara. It-tim ta’ inkjesta staqsa lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni dwar l-intervall ta’ ħin fis-settings relatati ma’ “messaġġi li jisparixxu” fuq l-app Signal fuq it-telefown tal-President.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qalu li l-intervall ta’ żmien ma setax jiġi żvelat għal raġunijiet ta’ sigurtà, u għalhekk, ma kienx possibbli li jiġi stmat kemm għadda żmien qabel ma ġiet applikata l-karatteristika tal-messaġġi li kienu qed jisparixxu. Barra minn hekk, huma indikaw il-fatt li l-app Signal tippermetti lill-utenti, fis-settings, jistabbilixxu kwalunkwe intervall ta 'ħin bejn sekonda u erba' ġimgħat. Il-“messaġġi li ma jidhrux” jistgħu jiġu stabbiliti għaċ-chats ġodda kollha jew f’kull chat ma’ riċevitur jew grupp speċifiku. Jista 'jiġi applikat ukoll għal chats eżistenti. Il-karatteristiċi tal-“messaġġi li jgħibu” jistgħu jiġu stabbiliti miż-żewġ naħat taċ-chat, u japplikaw għall-messaġġi kollha skambjati. Fi kliem ieħor: anke fejn min-naħa tal-Kummissjoni, il-perjodu ta’ żmien huwa stabbilit għal erba’ ġimgħat, in-naħa l-oħra taċ-chat tista’ tagħżel perjodu ta’ żmien iqsar.

It-tim ta’ inkjesta nnota li d-dokumenti mibgħuta għall-ispezzjoni qabel il-laqgħa wrew li t-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku ġiet irreġistrata mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni fil-31 ta’ Jannar 2024 u mbagħad intbagħtet lill-Kabinett tal-President tal-Kummissjoni fit-2 ta’ Frar 2024. It-tim tal-inkjesta staqsa jekk il-Kabinett weġibx għal dak il-messaġġ.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni ċċaraw li t-talba għal aċċess intbagħtet lit-tim tal-“Arkivji” fil-Kabinett, tim responsabbli għat-trattament ta’ ammont kbir ta’ talbiet u korrispondenza li mhux biss tappartjeni għall-aċċess pubbliku. Huma spjegaw li normalment jista’ jgħaddi xi żmien qabel ma tintbagħat u tiġi pproċessata talba għal aċċess. Huma fakkru fil-volum għoli ħafna ta' korrispondenza indirizzata kuljum lill-President u lill-Kabinett tagħha.

It-tim ta’ inkjesta nnota li, mill-ispezzjoni tad-dokumenti, deher li t-talba mis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni datata t-2 ta’ Frar 2024 tħalliet mingħajr tweġiba. Fl-20 ta’ Frar 2024, is-Segretarjat Ġenerali estenda l-limitu ta’ żmien għall-adozzjoni ta’ deċiżjoni dwar it-talba għal aċċess [5]. Il-Kummissjoni fakkret li n-nuqqas tagħha li twieġeb fil-limitu ta’ żmien preskritt skont l-Artikolu 7(4) tar-Regolament 1049/2001 kien intitolat li l-ilmentatur jagħmel applikazzjoni konfermatorja. Huwa għażel li ma jagħmilx dan, u ħalla t-talba inattiva għal 15-il xahar, sakemm ippreżenta l-applikazzjoni konfermatorja tiegħu f’Mejju 2025.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni kkonfermaw l-iskeda ta’ żmien. Huma spjegaw li d-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 jipproteġu d-drittijiet tal-applikant meta ma jkun hemm l-ebda tweġiba mill-istituzzjonijiet fl-iskedi ta’ żmien preskritti, minħabba li l-applikant jista’ jissottometti immedjatament applikazzjoni konfermatorja. Barra minn hekk, il-Kummissjoni fakkret li, għall-kuntrarju tal-prinċipji ġenerali tal-liġi amministrattiva fl-Istati Membri, skont ir-Regolament 1049/2001, it-talbiet inattivi jistgħu jiġu riattivati mingħajr ebda limitu ta’ żmien, anke snin wara t-talba inizjali.

It-tim ta’ inkjesta nnota li d-dokumenti spezzjonati jidhru li juru li ma kien hemm l-ebda skambju bil-miktub bejn il-Kabinett u s-Segretarjat Ġenerali fis-sajf tal-2025, meta kien qed jitħejja l-abbozz ta’ deċiżjoni konfermatorja.

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw li l-iskambji saru bil-fomm. Dak iż-żmien, is-Segretarjat Ġenerali kien qed iħejji tliet deċiżjonijiet ta’ konferma separati dwar il-kwistjoni (inkluża dik inkwistjoni f’dan il-każ) u rċieva feedback orali mill-Kabinett dwar il-kontenut ta’ dawn id-deċiżjonijiet.

Kif stabbilit fid-deċiżjoni konfermatorja, il-kap tal-kabinett tal-President tal-Kummissjoni fakkar li l-President tal-Kummissjoni rċieva messaġġ permezz tal-applikazzjoni ta’ messaġġi testwali “Sinjal” mill-President Franċiż fit-28 jew fid-29 ta’ Jannar 2024. Il-President tal-Kummissjoni u l-kap tal-kabinett tagħha ddiskutew dan il-messaġġ ftit wara li kien wasal. Huma qiesu li dan il-messaġġ tenna pożizzjoni stabbilita sew diġà kkomunikata minn Franza lill-Kummissjoni fil-passat fil-formazzjonijiet tal-Kunsill u kien ukoll magħruf pubblikament.[6]

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni assiguraw lit-tim ta’ inkjesta li, fil-prattika, messaġġi testwali b’kontenut jew suġġett importanti li jkunu jeħtieġu segwitu mill-Kummissjoni jiġu trażmessi lis-servizzi rilevanti għar-reġistrazzjoni u l-ipproċessar ulterjuri. Pereżempju, messaġġ testwali minn Kap ta’ Stat lill-President tal-Kummissjoni dwar ċertu tħassib ta’ politika fi Stat Membru jiġi rreġistrat u l-kontenut politiku tiegħu jintbagħat għal aktar ipproċessar lid-Direttorat Ġenerali kompetenti, jekk ikun meħtieġ segwitu bħal dan.

It-tim ta’ inkjesta u r-rappreżentanti tal-Kummissjoni mbagħad involvew ruħhom f’diskussjoni dwar il-bilanċ it-tajjeb bejn it-trasparenza u s-sigurtà. Il-Kummissjoni enfasizzat li l-lista C heck biex tagħmel is-Sinjal tiegħek aktar sikur ġiet adottata b’reazzjoni għall-identifikazzjoni ta’ riskji konkreti għas-sigurtà f’każ ta’ attakk ċibernetiku kontra l-mowbajls, sabiex jiġi żgurat li kwalunkwe attakk bħal dan ikun jista’ jikseb biss ammont limitat ħafna ta’ messaġġi. It-tim ta’ inkjesta enfasizza li l-messaġġi li “jisparixxu” għandhom jinżammu hekk kif l-uffiċjal inkwistjoni jirċievi talba għal aċċess pubbliku għal dawk il-messaġġi, sabiex jiġi żgurat li l-Ombudsman Ewropew u l-Qorti jkunu jistgħu jwettqu r-rwol ta’ sorveljanza tagħhom. Dan ikun jeħtieġ reviżjoni tar-regoli fis-seħħ u l-Kummissjoni għandha tikkunsidra dan.

Dokumenti spezzjonati

Qabel il-laqgħa:

• 15-il dokument (emails u hemżiet) li juru l-passi meħuda mill-Kummissjoni għat-trattament tat-talba għal aċċess tal-ilmentatur, mill-wasla tat-talba għal aċċess inizjali fil-31 ta’ Jannar 2024 sat-trażmissjoni tad-deċiżjoni konfermatorja u l-annessi lill-ilmentatur fis-27 ta’ Lulju 2025.
• Dokument wieħed imsejjaħ “Linji Gwida dwar ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti tas-16 ta’ Novembru 2018”(Ref. Ares(2018)5874624 - 16/11/2018).
• dokument wieħed relatat mal-proċedimenti tal-qorti li għaddejjin fil-kawża T-641/25 Client Earth vs Il-Kummissjoni.

Matul il-laqgħa:

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni spjegaw lit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman l-argumenti ewlenin imqajma fil-proċedimenti tal-qorti li għaddejjin fil-kawżi T-146/25 De Capitani u Oħrajn vs il-Kummissjoni u T-641/25 Client Earth vs il-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni talbet trattament kunfidenzjali tad-dokumenti kollha elenkati hawn fuq.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta rringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 19/12/2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Direttur tal-Inkjesti Uffiċjal tal-Inkjesti

[1] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [nota f’qiegħ il-paġna miżjuda mill-Kummissjoni wara l-laqgħa:] Ara, għall-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, it-Tweġiba mill-Kunsill tal-Unjoni Ewropea għall-Inizjattiva Strateġika tal-Ombudsman dwar ir-reġistrazzjoni ta’ messaġġi testwali u istantanji (SI/4/2021/MIG), l-Anness V, Nota tad-Direttur Ġenerali inkarigat mis-Servizz Diġitali, li tagħti struzzjonijiet lill-persunal tal-Kunsill li l-apps ta’ messaġġi testwali kummerċjali għandhom jintużaw biss għal “chats qosra u effimeri ta’ suġġetti pubbliċi jew mhux sensittivi” u “ma għandhomx jintużaw għall-kondiviżjoni ta’ kontenut sostantiv dwar kwistjonijiet sensittivi”.

[4] Il-Kawżi T-146/25 De Capitani u Oħrajn vs il-Kummissjoni, u T-641/25 Client Earth vs il-Kummissjoni. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qasmu dokumenti kunfidenzjali marbuta mal-proċedimenti tal-qorti fi tmiem il-laqgħa.

[5] Skont l-Artikolu 8(2) tar-Regolament 1049/2001.

[6] Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni rreferew għal dikjarazzjoni għall-istampa li l-gvern Franċiż kien ħareġ wara laqgħa straordinarja tal-Kunsill Ewropew fl-1 ta’ Frar 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.