Gemäß Artikel 4 Absatz 1 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten ^[1]

Hintergrund der Beschwerde

1. Im Januar 2024 stellte der Beschwerdeführer einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit [2] zu einer SMS des Präsidenten der Französischen Republik an den Präsidenten der Europäischen Kommission zu den Handelsverhandlungen zwischen der EU und dem Mercosur. Da keine erste Entscheidung ergangen war, stellte der Beschwerdeführer im Mai 2025 einen Zweitantrag.

2. In ihrem Zweitbeschluss vom Juli 2025 gab die Kommission an, dass sie eine umfassende Recherche durchgeführt habe, die angeforderte Textnachricht jedoch nicht ermittelt habe.

3. Unzufrieden mit der Antwort der Kommission wandte sich der Beschwerdeführer im September 2025 an den Europäischen Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung

4. Im September 2025 leitete die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung darüber ein, wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit umging [3].

5. Während der Untersuchung prüfte der Bürgerbeauftragte die Akte der Kommission über den Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit.

6. Im Oktober 2025 traf sich das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten mit Vertretern der Kommission, um weitere Informationen zu dem Fall einzuholen. Anschließend erstellte das Untersuchungsteam einen Sitzungsbericht [4], der dem Beschwerdeführer übermittelt wurde, der dann seine Bemerkungen vorlegte.

Dem Bürgerbeauftragten vorgelegte Argumente

7. In ihrem Zweitbeschluss räumte die Kommission ein, dass der Präsident der Französischen Republik den Kommissionspräsidenten tatsächlich am 28. oder 29. Januar 2024 über die Instant-Messaging-Anwendung „Signal“ kontaktiert hatte. Die angeforderte Nachricht konnte jedoch nicht abgerufen werden, da die Funktion „Verschwindende Nachrichten“ auf dem Telefon des Kommissionspräsidenten aktiviert worden war. Die Kommission argumentierte, dass die Botschaft lediglich den festen Standpunkt Frankreichs wiederhole, „keine besondere administrative oder rechtliche Wirkung“ entfalte und ihr Inhalt sowohl den Parteien als auch der Öffentlichkeit bereits bekannt sei. Die Kommission kam daher zu dem Schluss, dass sie nicht verpflichtet sei, sie zu registrieren [5].

8. Darüber hinaus erklärte die Kommission, dass der Präsident die Instant-Messaging-Anwendung „Signal“ auf der Grundlage einer internen Empfehlung verwende, die die Verwendung der Anwendung ausschließlich für die Übermittlung öffentlich zugänglicher Informationen und in jedem Fall keine sensiblen oder vertraulichen Informationen erlaube.[6] Die Kommission erklärte auch, dass die Funktion „Verschwindende Nachrichten“ in „Signal“ auf der Grundlage einer Empfehlung der zuständigen Dienste aktiviert worden sei, um mögliche Datenlecks zu verhindern.[7]

9. In seiner Beschwerde an den Bürgerbeauftragten machte der Beschwerdeführer geltend, die Kommission hätte die Textnachricht beibehalten und offenlegen müssen. Er argumentierte, dass in der Kommunikation zwischen einem Staatsoberhaupt und dem Kommissionspräsidenten sogar eine Wiederholung einer bekannten Position von Bedeutung sein könne. Er kritisierte auch die Verwendung der Funktion „Verschwindende Botschaften“, da sie die externe Kontrolle und das Recht auf Zugang zu Dokumenten untergrabe. Er fügte hinzu, dass die Kommission das Löschintervall für die angeforderte Nachricht nicht angegeben habe, was ihn daran gehindert habe zu verstehen, ob die Nachricht vor oder nach der Registrierung des Antrags auf öffentlichen Zugang gelöscht worden sei. Der Beschwerdeführer wies auf einen Widerspruch in der Argumentation der Kommission hin: Wenn nach den internen Vorschriften der Kommission „kurzlebige“Textnachrichten für den Austausch wichtiger Informationen ungeeignet sind, erscheint die Verwendung der Funktion „verschwindende Nachrichten“ überflüssig, da solche Nachrichten kaum zu einem größeren Datenleck führen können, wenn sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

10. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten unterstrichen die Vertreter der Kommission die sehr strengen Sicherheitsanforderungen für die Verwendung von Unternehmensgeräten in der Kommission, einschließlich der Verpflichtung für die Nutzer, die Funktion „Verschwindende Nachrichten“ in der Signal-App zu aktivieren, um Sicherheitsrisiken (Cyberangriffe) zu minimieren. Zusätzlich zu den im Zweitbeschluss genannten Leitlinien und Vorschriften verwiesen sie auf den Anhang der Geschäftsordnung der Kommission, in dem es auch heißt, dass SMS-Anwendungen nicht für wichtige Informationen verwendet werden dürfen, die nicht von kurzer Dauer sind (es sei denn, dies ist im dienstlichen Interesse erforderlich) und den Empfehlungen für das automatische Verschwinden von Nachrichten entsprechen sollten.[8] Die Vertreter der Kommission stellten fest, dass der Anhang der Geschäftsordnung derzeit vor dem Gericht angefochten wird, und forderten den Bürgerbeauftragten auf, zu prüfen, ob die Untersuchung eingestellt werden sollte, um nicht in das Gerichtsverfahren einzugreifen.

11. Während der Sitzung fragte das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten die Vertreter der Kommission nach dem Zeitintervall in den Einstellungen für „verschwindende Nachrichten“ in der Signal-App auf dem Telefon des Präsidenten. Die Vertreter der Kommission erklärten, dass das Zeitintervall aus Sicherheitsgründen nicht offengelegt werden könne. Sie präzisierten den Zeitplan für den Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit: der Antrag wurde am 31. Januar 2024 beim Generalsekretariat der Kommission registriert und am 2. Februar 2024 an das persönliche Büro (Kabinett) des Präsidenten der Kommission weitergeleitet. Das Kabinett antwortete nicht auf den Antrag. Die Vertreter der Kommission erklärten, dass das Team „Archive“ im Kabinett, das den Antrag erhalten habe, für die Bearbeitung einer großen Zahl von Anträgen und Schreiben zuständig sei, die nicht nur den Zugang der Öffentlichkeit beträfen. Sie stellten fest, dass der Beschwerdeführer 15 Monate warten wollte, bevor er einen Zweitantrag einreichte, und ließen daher seinen Antrag „ruhend“ zurück.

12. In seiner Stellungnahme zum Sitzungsbericht widersprach der Beschwerdeführer den Erläuterungen der Kommission und vertrat die Auffassung, dass der Zeitplan für die Ereignisse unklar blieb. Insbesondere habe die Kommission nicht geklärt, ob die Präsidentin und ihr Kabinettschef zum Zeitpunkt ihrer Erörterung der Botschaft Kenntnis von dem Antrag gehabt hätten. Die Behauptung der Kommission, dass die Aufbewahrungsfrist aus „Sicherheitsgründen“nicht offengelegt werden könne, sei nicht hinreichend begründet. In Bezug auf die Bearbeitung des Antrags nach dem 2. Februar 2024 scheint kein weiterer schriftlicher Papierweg zu bestehen. Eine solche Praxis, so der Beschwerdeführer, wirft ernsthafte Bedenken hinsichtlich der internen Rechenschaftspflicht und der ordnungsgemäßen Dokumentation von Verwaltungsverfahren auf. Er beanstandet auch das Konzept eines „ruhenden Antrags“, wie es von der Kommission verwendet wird, um die erhebliche Verzögerung bei der Bearbeitung zu erklären.

Bewertung des Bürgerbeauftragten, die zu einer Empfehlung führte

Vorbemerkungen

13. Aus Artikel 228 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union geht hervor, dass der Bürgerbeauftragte „Ermittlungen [durchführt], für die er Gründe […] findet, es sei denn, die behaupteten Tatsachen sind Gegenstand eines Gerichtsverfahrens oder waren Gegenstand eines Gerichtsverfahrens“.

14. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten stellten die Vertreter der Kommission fest, dass der Anhang der Geschäftsordnung der Kommission, auf den sie sich in der bestätigenden Entscheidung gestützt hatte, derzeit vor dem Gericht angefochten wird.[9] Die Vertreter der Kommission waren der Ansicht, dass die Untersuchung des Bürgerbeauftragten in diesem Fall im Wesentlichen darauf abzielt, das Merkmal „verschwindende Nachrichten“zu bewerten, das eines der Elemente des Anhangs ist, das vor dem Gerichtshof angefochten wird. Sie forderten den Bürgerbeauftragten auf, zu prüfen, ob die Untersuchung abgeschlossen werden sollte, um nicht in das Gerichtsverfahren einzugreifen.

15. Die Bürgerbeauftragte bekräftigt ihre Auffassung [10], dass sie, sofern und solange der Gerichtshof nicht sein Urteil über die Rechtmäßigkeit des streitigen Anhangs erlässt, nicht zu dem Anhang als solchem Stellung nehmen wird. Die Bürgerbeauftragte hat bereits klargestellt, dass sie, da der Anhang in jedem Fall mit der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 im Einklang stehen muss [11], weiterhin prüfen wird, ob einzelne bestätigende Entscheidungen der Kommission mit der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 in der Auslegung durch die EU-Gerichte und den Grundsätzen einer guten Verwaltung im Einklang stehen.

Zum Zeitpunkt der Löschung der streitigen Textnachricht

16. Nach ständiger Rechtsprechung der Union besteht, wenn das betreffende Organ erklärt, dass es nicht im Besitz eines angeforderten Dokuments ist, eine rechtliche Vermutung, dass diese Erklärung wahr und richtig ist.^[12] Diese Vermutung kann zwar durch sachdienliche und schlüssige Beweise dafür widerlegt werden, dass das angeforderte Dokument existiert und sich im Besitz des betreffenden Organs befindet, doch obliegt es dem Antragsteller, diese Beweise vorzulegen. Die Behauptung eines Klägers, dass das angebliche Fehlen eines Dokuments der guten Verwaltungspraxis zuwiderlaufe, reicht nicht aus, um diese Rechtsvermutung zu widerlegen ^[13].

17. Im vorliegenden Fall bestätigte die Kommission, dass die streitige Textnachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert habe, sie aber nicht mehr halte. Es besteht kein Grund, an der Richtigkeit der Erklärung der Kommission zu zweifeln, dass sie sich nicht mehr im Besitz des angeforderten Dokuments befindet.

18. Die Frage ist dann, wann die Textnachricht automatisch gelöscht wurde.

19. Nach ständiger Rechtsprechung [14] sollte ein Organ, eine Einrichtung oder eine sonstige Stelle der EU ein Dokument, das Gegenstand eines Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit ist, in der Regel erst löschen, wenn das Verfahren zur Anfechtung einer Zugangsverweigerung abgeschlossen ist. Das vorliegende Dokument ermöglicht eine ordnungsgemäße Überprüfung der Ablehnung, sei es durch den Europäischen Bürgerbeauftragten oder den Gerichtshof der Europäischen Union.

20. In diesem Fall konnte der Bürgerbeauftragte weder durch die Akteneinsicht noch durch die Erläuterungen der Kommission während der Sitzung mit Sicherheit feststellen, ob die angeforderte Nachricht automatisch gelöscht wurde, bevor oder nachdem der Beschwerdeführer seinen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit gestellt hatte. Auf der Grundlage der vorgelegten Informationen konnte der Bürgerbeauftragte auch nicht feststellen, zu welchem Zeitpunkt die Kommission nach dem angeforderten Dokument suchte, d. h. ob sie dies nach Erhalt des Zugangsantrags tat oder ob die Suche erst ein Jahr später durchgeführt wurde, als die Kommission auf den Zugangsantrag antwortete. Die Tatsache, dass der Bürgerbeauftragte die entsprechenden Fristen nicht festlegen konnte, ist an sich schon ein Problem.

21. Der Bürgerbeauftragte wird sich im folgenden Abschnitt mit der Verzögerung bei der Bearbeitung des Zugangsantrags befassen. In Bezug auf den Zeitpunkt der Löschung der Nachricht schlägt der Bürgerbeauftragte der Kommission vor, ihre internen Vorschriften anzupassen, um vorzuschreiben, dass ein Dokument aufbewahrt wird, sobald ein Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu diesem Dokument eingegangen ist, und zwar unabhängig davon, welche Dienststelle letztlich für den Umgang mit dem Inhalt des Dokuments verantwortlich ist und ob es die Registrierungskriterien der Kommission für Dokumente erfüllt, bis ein Verfahren zur Anfechtung einer Zugangsverweigerung abgeschlossen ist.

Die Verzögerung bei der Bearbeitung des Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit

22. Die Akteneinsicht der Kommission ergab, dass der Antrag des Beschwerdeführers am 31. Januar 2024 vom Generalsekretariat der Kommission registriert und am 2. Februar 2024 an das Kabinett des Präsidenten der Kommission weitergeleitet worden war. Der Antrag wurde nicht bearbeitet, bis der Beschwerdeführer 15 Monate später, d. h. am 28. Juli 2025, seinen Zweitantrag einreichte.

23. Der Bürgerbeauftragte stellt in diesem Zusammenhang fest, dass das Team „Archive“ des Kabinetts nicht auf die Zuweisung des Antrags reagiert hat. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärten die Vertreter der Kommission, dass sich das Team „Archive“ mit einer Vielzahl von Anfragen und Schreiben befasst, die nicht nur den Zugang der Öffentlichkeit betreffen. Aus den geprüften Dokumenten geht hervor, dass das Generalsekretariat weder eine Erinnerung herausgegeben noch weitere Maßnahmen ergriffen hat, um die Bearbeitung des Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit zu überwachen, bis der Beschwerdeführer 15 Monate später seinen Zweitantrag gestellt hat.

24. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten argumentierten die Vertreter der Kommission, dass der Beschwerdeführer sich entschieden habe, 15 Monate lang keinen Zweitantrag zu stellen, und ließen daher seinen Antrag „ruhend“zurück. Die Kommission schien zu implizieren, dass der Beschwerdeführer unmittelbar nach Ablauf der Frist von 15 Arbeitstagen für die Beantwortung des ursprünglichen Antrags einen Zweitantrag hätte stellen müssen.

25. In Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 heißt es: Ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument ist unverzüglich zu bearbeiten. Dem Antragsteller wird eine Empfangsbestätigung übermittelt. Innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt das Organ entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument […] oder gibt in einer schriftlichen Antwort die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung […] an. 2. Im Falle einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erhalt der Antwort des Organs einen Zweitantrag stellen […]. 3. In Ausnahmefällen, z. B. im Falle eines Antrags, der sich auf ein sehr langes Dokument oder eine sehr große Anzahl von Dokumenten bezieht, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um 15 Arbeitstage verlängert werden […]. 4. Versäumt es das Organ, innerhalb der vorgeschriebenen Frist zu antworten, so ist der Antragsteller berechtigt, einen Zweitantrag zu stellen.“ (Hervorhebung hinzugefügt)

26. Somit ist klar, dass das Fehlen eines Zweitantrags innerhalb von 15 Arbeitstagen nach einer stillschweigenden Ablehnung das Organ nicht berechtigt, die Bearbeitung des Zugangsantrags einzustellen. Wie der Gerichtshof entschieden hat, „wurde der Mechanismus einer stillschweigenden Ablehnungsentscheidung geschaffen, um der Gefahr entgegenzuwirken, dass die Verwaltung beschließen würde, auf einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht zu antworten und der gerichtlichen Kontrolle zu entgehen, und nicht jede verspätete Entscheidung rechtswidrig zu machen. Andererseits ist die Verwaltung grundsätzlich verpflichtet, auf jeden Antrag eines Bürgers – auch verspätet – eine begründete Antwort zu geben. Dieser Ansatz steht im Einklang mit der Funktion des Mechanismus der stillschweigenden Ablehnungsentscheidung, der es den Bürgern ermöglichen soll, die Untätigkeit der Verwaltung anzufechten, um eine mit Gründen versehene Antwort zu erhalten.[15] Das Vorbringen der Kommission, wonach der Antrag des Beschwerdeführers „ruhend“ geworden sei und die Verzögerung seiner Bearbeitung (bis zur Einreichung seines Zweitantrags) irgendwie rechtfertigen könnte, steht daher nicht im Einklang mit dem Geist der Verordnung 1049/2001 und der ständigen Rechtsprechung. Sie überträgt unangemessenerweise die Verantwortung für Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit vom Organ auf den Antragsteller.

27. Der Bürgerbeauftragte stellt fest, dass die in den Arbeitsmethoden der Europäischen Kommission dargelegten Grundsätze besagen, dass Transparenz die Arbeit der Mitglieder der Kommission und ihrer Kabinette kennzeichnen sollte, und betont die Bedeutung der täglichen Zusammenarbeit und gegenseitigen Unterstützung zwischen den Kabinetten und den Dienststellen der Kommission [16].

28. Darüber hinaus ist in Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union das Recht auf eine gute Verwaltung verankert, das unter anderem die Verpflichtung der Verwaltung umfasst, Entscheidungen innerhalb einer angemessenen Frist zu treffen und ihre Entscheidungen zu begründen [17].

29. Vor diesem Hintergrund stellt die Bürgerbeauftragte fest, dass die Art und Weise, wie die Kommission mit dem Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit umging, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. Sie gibt daher im Folgenden eine entsprechende Empfehlung zur Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit ab, wenn das Kabinett des Präsidenten - oder eines Kommissionsmitglieds - beteiligt ist.

30. Die Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Kommission weitere Schritte unternehmen sollte, um die Art und Weise, wie sie Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit wie in diesem Fall bearbeitet, zu verbessern und sicherzustellen, dass ihre Fortschritte genau überwacht werden, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Es ist Sache der Kommission, die hierfür am besten geeigneten Mittel auszuwählen. Die Bürgerbeauftragte ist jedoch der Ansicht, dass Maßnahmen wie die Einrichtung eines speziellen funktionalen Postfachs, die Einführung eines Nachverfolgungssystems und die (automatische) Übermittlung von Erinnerungen an die zuständige Dienststelle sicherstellen könnten, dass Zugangsanträge ordnungsgemäß und innerhalb der in der Verordnung 1049/2001 festgelegten Fristen bearbeitet werden.

Wie die Kommission den Austausch mit den Staats- und Regierungschefs speichert

31. Der Bürgerbeauftragte hat anerkannt [18], dass die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU rechtlich nicht verpflichtet sind, Kopien aller Dokumente aufzubewahren, die in ihren Besitz gelangen; Sie verfügen über einen gewissen Ermessensspielraum bei der Entscheidung, welche Dokumente sie eintragen lassen. Gleichzeitig sind sie verpflichtet, Unterlagen über ihre Tätigkeit zu erstellen und aufzubewahren und dies so weit wie möglich und in nicht willkürlicher und vorhersehbarer Weise zu tun [19].

32. Die Kommission erklärte, dass ihre Vorschriften über die Verwaltung von Aufzeichnungen vorsehen, dass „Dokumente registriert werden [müssen], wenn sie wichtige Informationen enthalten, die nicht von kurzer Dauer sind, oder wenn sie Maßnahmen oder Folgemaßnahmen der Kommission oder einer ihrer Dienststellen beinhalten können.“ [20] Die Kommission vertrat die Auffassung, dass die streitige Textnachricht, in der der Präsident der Französischen Republik einen Standpunkt bekräftigte, den Frankreich der Kommission bereits zu den Handelsverhandlungen zwischen der EU und dem Mercosur mitgeteilt hatte, diese Registrierungskriterien nicht erfüllte.

33. Während des Treffens mit dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten erklärten die Vertreter der Kommission, dass in der Praxis Textnachrichten mit wichtigen Inhalten oder Gegenständen, die von der Kommission weiterverfolgt werden müssten, zur Registrierung und Weiterverarbeitung an die zuständigen Dienststellen übermittelt würden.

34. Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass Textnachrichten im Zusammenhang mit der Politik, den Tätigkeiten und den Beschlüssen der Kommission [21], die zwischen Mitgliedern der Europäischen Kommission und den Staats- und Regierungschefs ausgetauscht werden, angesichts ihrer wahrscheinlichen Bedeutung zumindest in irgendeiner Form und für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden sollten. Damit soll sichergestellt werden, dass potenzielle Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit zu solchen Nachrichten entsprechend bearbeitet werden können, und es soll eine anschließende Überprüfung durch den Bürgerbeauftragten oder den Gerichtshof ermöglicht werden. Diese spezifische Untersuchung betraf zwar nicht die mit den Ministern ausgetauschten Botschaften, doch sollte die gleiche Argumentation analog auch für solche Mitteilungen gelten.

35. Ohne eine angemessene Aufzeichnung wird es für den Bürgerbeauftragten oder sogar den Gerichtshof sehr schwierig zu überprüfen, ob, wie die Kommission geltend gemacht hat, Nachrichten, die über eine mobile Messaging-Anwendung zwischen dem Präsidenten der Französischen Republik und dem Präsidenten der Kommission zum Handelsabkommen zwischen der EU und dem Mercosur ausgetauscht wurden, die Ansichten Frankreichs widerspiegelten, die bereits bekannt waren und mit der Kommission erörtert wurden. Die Bürgerbeauftragte ist nach wie vor davon überzeugt, dass eine hohe Transparenz in diesem Bereich das Vertrauen der Bürger in das Handeln ihrer Regierungen und der EU-Organe stärkt.

36. Insbesondere schlägt die Bürgerbeauftragte vor, dass die Kommission in Zukunft sicherstellen sollte, dass alle Text- und Sofortnachrichten im Zusammenhang mit der Politik, den Tätigkeiten und den Beschlüssen der Kommission, die zwischen Staats- und Regierungschefs oder Ministern und Mitgliedern der Kommission ausgetauscht werden, einschließlich derjenigen, die nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden, ordnungsgemäß für einen angemessenen Zeitraum aufbewahrt werden.

Empfehlung

Auf der Grundlage der Untersuchung dieser Beschwerde richtet der Bürgerbeauftragte an die Kommission folgende Empfehlung:

Die Kommission sollte die Art und Weise, wie Anträge auf Zugang der Öffentlichkeit bearbeitet werden, überprüfen und verbessern, wenn das Kabinett des Präsidenten - oder eines Kommissionsmitglieds - beteiligt ist. Die Kommission sollte auch die Fortschritte bei diesen Anträgen aktiv und genau überwachen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Die Kommission und der Beschwerdeführer werden über diese Empfehlung unterrichtet. Gemäß Artikel 4 Absatz 2 des Statuts des Europäischen Bürgerbeauftragten übermittelt die Kommission bis zum 3. September 2026 eine ausführliche Stellungnahme.

Verbesserungsvorschläge

Die Kommission sollte ihre internen Vorschriften anpassen, um vorzuschreiben, dass ein Dokument aufbewahrt wird, sobald ein Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu diesem Dokument eingegangen ist, und bis ein Verfahren zur Anfechtung einer Zugangsverweigerung abgeschlossen ist, unabhängig davon, welche Dienststelle letztlich für die inhaltliche Behandlung des Dokuments verantwortlich ist und ob es die Kriterien der Kommission für die Registrierung von Dokumenten erfüllt.

Die Kommission sollte sicherstellen, dass alle Text- und Sofortnachrichten im Zusammenhang mit der Politik, den Tätigkeiten und den Beschlüssen der Kommission, die zwischen Staats- und Regierungschefs oder Ministern und Mitgliedern der Kommission ausgetauscht werden, einschließlich solcher, die nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden, für einen angemessenen Zeitraum ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

 

Teresa Anjinho

Europäischer Bürgerbeauftragter

Straßburg, 3.6.2026

 

[1] Abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=uriserv%3AOJ.L_.2021.253.01.0001.01.DEG&toc=OJ%3AL%3A2021%3A253%3ATOC.

[2] Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R104.

[3] Das Eröffnungsschreiben an die Kommission ist abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/211703

[4] Sitzungsbericht abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/doc/inspection-report/de/217450.

[5] Die Kommission verwies auf Artikel 7 Absatz 1 des Beschlusses (EU) 2021/2121 über die Verwaltung von Aufzeichnungen und Archiven, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj und Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe a der Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, Anhang des Beschlusses (EU) 2024/3080 der Kommission vom 4. Dezember 2024 zur Festlegung der Geschäftsordnung der Kommission, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2024/3080/oj/eng.

[6] „Leitlinien der Kommission für die akzeptable Nutzung öffentlicher Instant-Messaging-Anwendungen“ vom 1. September 2019, nicht öffentlich zugänglich.

[7] Die Kommission verwies auf eine „Checkliste, um Ihr Signal sicherer zu machen“ vom 8. Juli 2022, die im Intranet der Kommission veröffentlicht wurde (nicht öffentlich zugänglich).

[8] Artikel 5 Absatz 4 der „Detaillierten Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001“, siehe Fußnote 5.

[9] Rechtssachen T-146/25, De Capitani u. a./Kommission, und T-641/25, Client Earth/Kommission.

[10] Siehe hierzu Ziffer 30 des Abschlussbeschlusses des Bürgerbeauftragten in der Rechtssache 1405/2024/OAM, abrufbar unter: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/decision/de/213196.

[11] Gemäß Artikel 15 Absatz 3 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, wonach jedes Organ, jede Einrichtung oder jede sonstige Stelle „in seiner Geschäftsordnung gemäß den in Unterabsatz 2 genannten Verordnungen besondere Bestimmungen über den Zugang zu seinen Dokumenten [ausarbeiten]“ muss. Das Gericht hat entschieden, dass die von der Kommission erlassene Verfahrensordnung (in den verbundenen Rechtssachen T-371/20 und T-554/20, Pollinis/Kommission, Randnr. 93) oder die Schlussfolgerungen des Rates (in der Rechtssache T-255/24, Nouwen/Rat, Randnr. 103) mit der Verordnung 1049/2001 im Einklang stehen müssen. In der letztgenannten Rechtssache hat der Gerichtshof entschieden, dass „[d]ie Tragweite der einem Unionsorgan nach der Verordnung Nr. 1049/2001 in der Auslegung durch den Unionsrichter obliegenden Verpflichtungen ... nicht vom Inhalt von Rechtsakten wie den Schlussfolgerungen des Rates abhängen [kann], die das betreffende Organ selbst erlassen hat“.

[12] Urteil des Gerichts vom 23. April 2018, Verein Deutsche Sprache/Kommission, Rechtssache T-468/16, Rn. 35 bis 37; abrufbar unter: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?language=en&num=T-468/16

[13] Vgl. Beschluss des Gerichtshofs vom 30. Januar 2019, Verein Deutsche Sprache e.V./Europäische Kommission, Rechtssache C-440/18 P, Rn. 23-24; abrufbar unter: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-440/18&language=en

[14] Siehe den Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten darüber, wie die Europäische Kommission mit einem Antrag ihrer in Griechenland ansässigen Vertreter auf Zugang der Öffentlichkeit zu E-Mails zur Migrationssituation an zwei Hotspots umgegangen ist (Rechtssache 211/2022/TM), Rn. 24: https://www.ombudsman.europa.eu/de/de/de/de/157768.

[15] Urteil des Gerichts vom 19. Januar 2010, Co-Frutta Soc. coop/Europäische Kommission, verbundene Rechtssachen T‐355/04 und T‐446/04, Rn. 59, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=ecli:ECLI%3AEU%3AT%3A2010%3A15.

[16] Mitteilung des Präsidenten an die Kommission: „The Working Methods of the European Commission“, 1. Dezember 2019, P(2019) 2, abrufbar unter: https://commissioners.ec.europa.eu/document/download/0dbda7ed-b7fb-4d7e-9e62-6c8b0f54be62_en?filename=working-methods.pdf. Die im Dezember 2024 angenommenen neuen „Arbeitsmethoden“ (die zum Zeitpunkt der erstmaligen Anwendung nicht anwendbar waren) enthalten dieselben Grundsätze.

[17] Artikel 41 Absatz 1 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union, abrufbar unter: http://data.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[18] Siehe Beschluss des Europäischen Bürgerbeauftragten in der Sache 2134/2018/FP über die Weigerung der Europäischen Kommission, der Öffentlichkeit Zugang zu Informationsmaterial zu gewähren, das von ihrem Präsidenten in einem Treffen mit dem Präsidenten der Vereinigten Staaten verwendet wurde, Ziffer 12: https://www.ombudsman.europa.eu/de/decision/de/120381.

[19] Urteil des Gerichts vom 20. September 2019 in der Rechtssache T‑433/17, Dehousse/EuGH, Rn. 47-48, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:62017TJ0433.

[20] Artikel 7 Absatz 1 des Beschlusses (EU) 2021/2121 über die Verwaltung von Aufzeichnungen und Archiven, abrufbar unter: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2021/2121/oj

[21] Gemäß Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 bezeichnet der Ausdruck „Dokument“ „jeden Inhalt unabhängig von seinem Medium (auf Papier oder in elektronischer Form oder als Ton-, Bild- oder audiovisuelle Aufzeichnung) in Bezug auf eine Angelegenheit im Zusammenhang mit den Politiken, Tätigkeiten und Beschlüssen, die in den Zuständigkeitsbereich des Organs fallen“(Hervorhebung nur hier).