Der Beschwerdeführer, ein Journalist, forderte die Europäische Kommission auf, der Öffentlichkeit Zugang zu einer SMS eines EU-Staatschefs an den Kommissionspräsidenten zu den Handelsverhandlungen zwischen der EU und dem Mercosur zu gewähren. Die Kommission bestätigte, dass ihr Präsident die Textnachricht erhalten habe, stellte jedoch fest, dass die Nachricht über die Instant-Messaging-Anwendung „Signal“ empfangen worden sei, bei der die Funktion „Verschwindende Nachrichten“ aktiviert worden sei. Infolgedessen kam die Kommission zu dem Schluss, dass sie über keine Dokumente verfügte, die in den Anwendungsbereich des Antrags fielen.

Nach einem Treffen mit Vertretern der Kommission und einer Prüfung der Dokumente im Zusammenhang mit dem Antrag auf Zugang konnte der Bürgerbeauftragte nicht ausschließen, dass die Nachricht automatisch gelöscht wurde, nachdem der Antrag bereits eingegangen war. Sie stellte ferner fest, dass das Kabinett des Kommissionspräsidenten den Antrag des Beschwerdeführers 15 Monate lang nicht beantwortet habe. Infolgedessen kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Art und Weise, wie die Kommission diesen Antrag bearbeitet hatte, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte.

Um diesen Mangel zu beheben, empfahl die Bürgerbeauftragte der Kommission, ihre Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit, an denen das Kabinett des Präsidenten oder eines Kommissionsmitglieds beteiligt ist, zu überprüfen und zu verbessern. Darüber hinaus schlägt sie vor, dass die Kommission ihre internen Vorschriften anpasst, um sicherzustellen, dass Dokumente, die Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit unterliegen, aufbewahrt werden und dass die Kommission alle Text- und Sofortnachrichten, die zwischen Staats- und Regierungschefs oder Ministern und Mitgliedern der Kommission ausgetauscht werden, für einen angemessenen Zeitraum ordnungsgemäß aufbewahrt.