Ort: Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten, Brüssel

Anwesend:

Europäische Kommission:

• Generaldirektor, Juristischer Dienst
• Assistent des Generaldirektors, Juristischer Dienst
• Koordinator für interinstitutionelle Beziehungen, Transparenz und Ethik (SG.A.3), Generalsekretariat
• Referent für Recht und Politik, Dokumentenverwaltung und -verwaltung; Zugang zu Dokumenten (SG.A.2), Generalsekretariat

Europäischer Bürgerbeauftragter:

• Lampros Papadias, Kabinettschef
• Rosita Hickey, Direktorin für Anfragen
• Tanja Ehnert, Koordinatorin für Anfragen
• Diana Riochet, Rechtsberaterin im Kabinett
• Michaela Gehring, Untersuchungsbeauftragte
• Nicholas Hernanz, Untersuchungsbeauftragter

Zweck des Treffens

Zweck des Treffens war es, dass das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten den Fall erörterte und den konkreten Zeitplan für die Bearbeitung des Antrags auf Zugang der Öffentlichkeit durch die Kommission präzisierte.

Vor dem Treffen stellte die Kommission dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten 17 Dokumente zur Verfügung, die sich auf die Bearbeitung des Zugangsantrags des Beschwerdeführers sowohl in der Anfangs- als auch in der Bestätigungsphase und auf seine Politik zur Nutzung von Mobiltelefonen/Geräten für Unternehmen bezogen.

Einleitung und Verfahrensinformationen

Das Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten stellte sich vor, dankte den Vertretern der Kommission für ihr Treffen und erläuterte den Zweck des Treffens. Sie skizzierten den Rechtsrahmen, der für Sitzungen des Bürgerbeauftragten gilt, insbesondere dass der Bürgerbeauftragte ohne die vorherige Zustimmung der Kommission weder dem Beschwerdeführer noch einer anderen Person außerhalb des Büros des Bürgerbeauftragten Informationen, die von der Kommission als vertraulich eingestuft wurden, offenlegen würde ^[1].

Das Untersuchungsteam erklärt, dass es einen Entwurf eines Berichts über die Sitzung erstellen werde, der der Kommission übermittelt werde, um sicherzustellen, dass der Inhalt sachlich richtig und vollständig sei. Anschließend wird der Sitzungsbericht fertiggestellt, in das Dossier aufgenommen und dem Beschwerdeführer zur Verfügung gestellt. In den Bericht würden keine vertraulichen Informationen aufgenommen oder dem Beschwerdeführer oder Dritten auf andere Weise zur Verfügung gestellt.

Austausch von Informationen

Einleitung durch die Kommission

Die Vertreter der Kommission erläuterten den folgenden Sachverhalt. Am 31. Januar 2024 stellte der Beschwerdeführer einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 [2] zu einer Textnachricht des Präsidenten der Französischen Republik an den Präsidenten der Europäischen Kommission zu den Handelsverhandlungen zwischen der EU und dem Mercosur. Da keine erste Entscheidung ergangen war, stellte der Beschwerdeführer am 14. Mai 2025, 15 Monate später, einen Zweitantrag. Die Kommission erließ am 28. Juli 2025 einen Zweitbeschluss über den Zugangsantrag des Beschwerdeführers, in dem sie feststellte, dass sie eine umfassende Recherche durchgeführt habe, die streitige Textnachricht jedoch nicht identifizieren könne.

Die Vertreter der Kommission stellten dem Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten einige Hintergrundinformationen darüber zur Verfügung, wie die Kommission mit Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Textnachrichten oder Instant Messaging-Anwendungen umgeht. Sie stellten fest, dass die Kommission mehr als 30.000 Mitarbeiter beschäftigt, die regelmäßig Sofortnachrichten für die Arbeit verwenden. Aufgrund der hohen Anzahl ausgetauschter Nachrichten berücksichtigt die Kommission drei Schlüsselelemente bei der Registrierung von Textnachrichten in ihrem Dokumentenverwaltungssystem:

• Transparenzpflichten;
• Realität der modernen Kommunikation (Geschwindigkeit von Instant Messaging-Anwendungen); und
• Sicherheitsbedenken (die Kommission erwähnte das Risiko von Cyberangriffen, die insbesondere hochrangige Ziele betreffen).

Die Vertreter der Kommission stellten fest, dass Sicherheitsbedenken in Bezug auf Instant-Messaging-Apps andere Organe dazu veranlassten, ihre Bediensteten anzuweisen, überhaupt keine Instant-Messaging-Dienste zu verwenden [3].

Die Kommission hat sehr strenge Sicherheitsanforderungen für die Verwendung von Unternehmensgeräten eingeführt, einschließlich der Aktivierung der Funktion „Verschwindende Nachrichten“ in der Signal-App durch das Personal, um Risiken zu minimieren.

Sie erinnerten, wie bereits im Zweitbeschluss dargelegt, an die Vorschriften, die alle Bediensteten einhalten müssen:

• Art. 5 Abs. 4 der Anlage zur Geschäftsordnung der Kommission lautet: „SMS-Anwendungen auf Mobiltelefonen von Unternehmen dürfen nicht für wichtige Informationen verwendet werden, die nicht von kurzer Dauer sind, es sei denn, dies ist im Interesse des Dienstes unbedingt erforderlich. Die SMS-Anwendungen müssen den IT-Sicherheitsempfehlungen der Kommission für das automatische Verschwinden von Nachrichten entsprechen.“
• Leitlinien der Kommission für die akzeptable Nutzung öffentlicher Instant-Messaging-Anwendungen vom 1. September 2019.
• Die „C heck list to make your Signal safer“ vom 8. Juli 2022, in der die zuständigen Kommissionsdienststellen empfehlen, die Funktion „disappearing messages“ von Signal zu aktivieren.

Die Vertreter der Kommission stellten fest, dass der oben aufgeführte Anhang der Verfahrensordnung derzeit vor dem Gericht angefochten wird.[4] Sie waren der Ansicht, dass die Untersuchung des Bürgerbeauftragten in diesem Fall im Wesentlichen darauf abzielt, das Merkmal „verschwindende Botschaften“ zu bewerten, das vor dem Gericht angefochten wird. Sie forderten den Bürgerbeauftragten auf, zu prüfen, ob die Untersuchung unter diesen Umständen im Einklang mit Artikel 2 Absatz 9 des Statuts des Bürgerbeauftragten abgeschlossen werden sollte, um nicht in die Gerichtsverfahren einzugreifen.

Sie wiesen ferner darauf hin, dass die Anlage zur Geschäftsordnung in der Zwischenzeit gemäß Art. 278 AEUV uneingeschränkt anwendbar bleibe. Sie machten geltend, der Kommission könne kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorgeworfen werden, wenn sie die geltenden Vorschriften befolge.

Fragen des Untersuchungsteams des Bürgerbeauftragten

Das Untersuchungsteam der Bürgerbeauftragten stellte fest, dass der bestätigenden Entscheidung der Kommission zufolge die strittige Textnachricht am 28. oder 29. Januar 2024 beim Kommissionspräsidenten eingegangen sei und dass die Funktion „Verschwindenlassen“ aller Wahrscheinlichkeit nach kurz darauf auf sie angewandt worden sei. Das Untersuchungsteam fragte die Vertreter der Kommission nach dem Zeitintervall in den Einstellungen für „verschwindende Nachrichten“ in der Signal-App auf dem Telefon des Präsidenten.

Die Vertreter der Kommission erklärten, dass das Zeitintervall aus Sicherheitsgründen nicht offengelegt werden könne und es daher nicht möglich sei, abzuschätzen, wie viel Zeit verstrichen sei, bevor die Funktion zum Verschwinden von Nachrichten angewendet worden sei. Darüber hinaus wiesen sie darauf hin, dass die Signal-App es den Benutzern in den Einstellungen ermöglicht, jedes Zeitintervall zwischen einer Sekunde und vier Wochen einzustellen. Die „verschwindenden Nachrichten“ können für alle neuen Chats oder in jedem Chat mit einem bestimmten Empfänger oder einer bestimmten Gruppe eingerichtet werden. Es kann auch auf bestehende chats angewendet werden. Die Funktionen „Verschwindende Nachrichten“ können von beiden Seiten des Chats festgelegt werden und gelten für alle ausgetauschten Nachrichten. Mit anderen Worten: Selbst wenn der Zeitraum auf Kommissionsseite auf vier Wochen festgelegt ist, kann die andere Seite des Chats einen kürzeren Zeitraum wählen.

Das Untersuchungsteam stellte fest, dass aus den vor der Sitzung zur Einsichtnahme übermittelten Dokumenten hervorgehe, dass der Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit am 31. Januar 2024 vom Generalsekretariat der Kommission registriert und anschließend am 2. Februar 2024 an das Kabinett des Präsidenten der Kommission weitergeleitet worden sei. Das Untersuchungsteam fragte, ob das Kabinett auf diese Nachricht geantwortet habe.

Die Vertreter der Kommission stellten klar, dass der Antrag auf Zugang an das Team „Archive“ im Kabinett weitergeleitet wurde, einem Team, das für die Bearbeitung einer Vielzahl von Anträgen und Korrespondenzen zuständig ist, die nicht nur den Zugang der Öffentlichkeit betreffen. Sie erklärten, dass in der Regel einige Zeit vergehen kann, bevor eine Zugriffsanfrage weitergeleitet und verarbeitet wird. Sie erinnerten an den sehr hohen Umfang der täglich an die Präsidentin und ihr Kabinett gerichteten Korrespondenz.

Das Untersuchungsteam stellte fest, dass nach der Einsichtnahme in die Dokumente der Antrag des Generalsekretariats der Kommission vom 2. Februar 2024 offensichtlich unbeantwortet blieb. Das Generalsekretariat hat am 20. Februar 2024 die Frist für den Erlass eines Beschlusses über den Antrag auf Zugang verlängert [5]. Die Kommission erinnerte daran, dass der Beschwerdeführer aufgrund seiner unterlassenen Antwort innerhalb der in Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Frist einen Zweitantrag stellen konnte. Er beschloss, dies nicht zu tun, und ließ den Antrag für 15 Monate ruhen, bis er seinen Zweitantrag im Mai 2025 einreichte.

Die Vertreter der Kommission bestätigten den Zeitplan. Sie erklärten, dass die Bestimmungen der Verordnung 1049/2001 die Rechte des Antragstellers schützen, wenn innerhalb der vorgeschriebenen Fristen keine Antwort der Organe erfolgt, da der Antragsteller sofort einen Zweitantrag stellen kann. Darüber hinaus erinnerte die Kommission daran, dass ruhende Anträge entgegen den allgemeinen Grundsätzen des Verwaltungsrechts in den Mitgliedstaaten gemäß der Verordnung 1049/2001 auch Jahre nach dem ursprünglichen Antrag ohne zeitliche Begrenzung wieder aktiviert werden können.

Das Untersuchungsteam stellte fest, dass die geprüften Dokumente zu zeigen scheinen, dass es im Sommer 2025, als der Entwurf des Zweitbeschlusses ausgearbeitet wurde, keinen schriftlichen Austausch zwischen dem Kabinett und dem Generalsekretariat gab.

Die Vertreter der Kommission erklärten, dass der Austausch mündlich stattgefunden habe. Das Generalsekretariat bereitete zu diesem Zeitpunkt drei separate Zweitbeschlüsse in dieser Angelegenheit vor (einschließlich des hier in Rede stehenden) und erhielt mündliche Rückmeldungen des Kabinetts zum Inhalt dieser Beschlüsse.

Wie im Zweitbeschluss dargelegt, erinnerte der Kabinettschef des Präsidenten der Kommission daran, dass der Präsident der Kommission am 28. oder 29. Januar 2024 eine Nachricht über die SMS-Anwendung „Signal“ vom französischen Präsidenten erhalten habe. Die Präsidentin der Kommission und ihre Kabinettchefin erörterten diese Botschaft kurz nach ihrem Eingang. Sie vertraten die Auffassung, dass diese Botschaft eine feste Position wiederhole, die Frankreich der Kommission bereits in der Vergangenheit in den Ratsformationen mitgeteilt habe, und dass sie auch öffentlich bekannt sei [6].

Die Vertreter der Kommission versicherten dem Untersuchungsteam, dass in der Praxis Textnachrichten mit wichtigen Inhalten oder Gegenständen, die von der Kommission weiterverfolgt werden müssten, zur Registrierung und Weiterverarbeitung an die zuständigen Dienststellen übermittelt werden. So würde beispielsweise eine Textnachricht eines Staatschefs an den Präsidenten der Kommission über bestimmte politische Bedenken in einem Mitgliedstaat registriert und ihr politischer Inhalt zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Generaldirektion weitergeleitet, falls eine solche Weiterverfolgung erforderlich wäre.

Anschließend erörterten das Untersuchungsteam und die Vertreter der Kommission das richtige Gleichgewicht zwischen Transparenz und Sicherheit. Die Kommission betonte, dass die C-Heck-Liste, um Ihr Signal sicherer zu machen, als Reaktion auf die Ermittlung konkreter Sicherheitsrisiken im Falle eines Cyberangriffs auf Mobiltelefone angenommen wurde, um sicherzustellen, dass ein solcher Angriff nur eine sehr begrenzte Anzahl von Nachrichten erhalten kann. Das Untersuchungsteam betonte, dass „verschwindende“ Nachrichten aufbewahrt werden sollten, sobald ein Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu diesen Nachrichten bei dem betreffenden Beamten eingegangen sei, um sicherzustellen, dass der Europäische Bürgerbeauftragte und der Gerichtshof ihre Aufsichtsfunktion wahrnehmen können. Dies würde eine Überprüfung der geltenden Vorschriften erfordern, und die Kommission sollte dies berücksichtigen.

Inspizierte Dokumente

Vor dem Treffen:

• 15 Dokumente (E-Mails und Anlagen), aus denen hervorgeht, welche Schritte die Kommission bei der Bearbeitung des Zugangsantrags des Beschwerdeführers unternommen hat, vom Eingang des ursprünglichen Zugangsantrags am 31. Januar 2024 bis zur Übermittlung des Zweitbeschlusses und der Anhänge an den Beschwerdeführer am 27. Juli 2025.
• 1 Dokument mit der Bezeichnung „Leitlinien zur Dokumentenregistrierung vom 16. November 2018“(Az. Ares(2018)5874624 - 16.11.2018).
• 1 Dokument im Zusammenhang mit laufenden Gerichtsverfahren in der Rechtssache T-641/25 Client Earth/Kommission.

Während des Treffens:

Die Vertreter der Kommission erläuterten dem Untersuchungsteam des Bürgerbeauftragten die wichtigsten Argumente, die in den laufenden Gerichtsverfahren in den Rechtssachen T-146/25 De Capitani u. a./Kommission und T-641/25 Client Earth/Kommission vorgebracht wurden.

Die Kommission hat die vertrauliche Behandlung aller oben genannten Dokumente beantragt.

Abschluss der Sitzung

Das Untersuchungsteam dankte den Vertretern der Kommission für ihre Zeit und die Erläuterungen und beendete die Sitzung.

Brüssel, den 19.12.2025

Rosita Hickey von Nicholas Hernanz

Direktor des Untersuchungsbeauftragten

[1] Artikel 4.8 der Durchführungsbestimmungen des Europäischen Bürgerbeauftragten.

[2] Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [Fußnote von der Kommission nach der Sitzung hinzugefügt:] Siehe für den Rat der Europäischen Union Antwort des Rates der Europäischen Union auf die Strategische Initiative des Bürgerbeauftragten zur Aufzeichnung von Text- und Sofortnachrichten (SI/4/2021/MIG), Anhang V, Aufzeichnung des für den digitalen Dienst zuständigen Generaldirektors, in der das Personal des Rates angewiesen wird, dass kommerzielle Textnachrichten-Apps nur für „kurzlebige, kurzlebige Chats über öffentliche oder nicht sensible Themen“und „nicht für den Austausch materieller Inhalte in sensiblen Angelegenheiten“ verwendet werden dürfen.

[4] Rechtssachen T-146/25, De Capitani u. a./Kommission, und T-641/25, Client Earth/Kommission. Die Vertreter der Kommission teilten am Ende der Sitzung vertrauliche Dokumente im Zusammenhang mit dem Gerichtsverfahren mit.

[5] Gemäß Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.

[6] Die Vertreter der Kommission verwiesen auf eine Presseerklärung, die die französische Regierung im Anschluss an eine außerordentliche Tagung des Europäischen Rates vom 1. Februar 2024 abgegeben habe: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.