Kære X

Jeg henviser til mit kontors brev af 19. februar 2024, hvori vi meddelte EUAA, at vi havde modtaget en klage fra to civilsamfundsorganisationer, I Have Rights og Avocats Sans Frontières France.

Klagen vedrører den måde, hvorpå EUAA gennemfører samtaler med asylansøgere på Samos, samt den påståede manglende undersøgelse af relaterede klager fra ansøgere eller deres repræsentanter. Klagerne er også mere generelt bekymrede over, hvordan EUAA behandler og undersøger påstande om krænkelser af grundlæggende rettigheder begået af dets personale eller af en værtsmedlemsstat under en landeoperation.

Efter indledningen af min undersøgelse besvarede EUAA den 18. april 2024 klagernes skrivelser fra november 2022 og juni 2023 og behandlede andre elementer i deres klage. Tak for det gode samarbejde til dato.

I deres svar af 28. maj 2024, som du også har modtaget, har klagerne givet udtryk for deres utilfredshed med EUAA's svar. Jeg har derfor besluttet at fortsætte min undersøgelse af sagen.

Som et første skridt har jeg besluttet, at det er nødvendigt for mit undersøgelsesteam at inspicere følgende dokumenter:

• Sagen vedrørende de to klager (28.11.2022 og 13.6.2023), herunder interne udvekslinger mellem EUAA i forbindelse med disse klager og alle dokumenter vedrørende de trin, som EUAA har beskrevet i sit svar til klagerne [1]
• Månedlige rapporter fra Samos' feltstøttemedarbejder(e), teamleder(e) og sagsbehandlere i henhold til EL-AS 1.1 i EUAA-Grækenlands operationelle plan [2] fra oktober 2022 til september 2023
• de græske uddannelsesplaner for 2022, 2023 og 2024 og deltagelsen af sagsbehandlere fra Samos i disse år
• sagerne vedrørende klagemekanismen og eskaleringsmekanismen, herunder en oversigt over tidsplanen for oprettelsen af begge mekanismer
• rapporter om mulige overtrædelser af adfærdskodeksen modtaget af EUAA for så vidt angår Samos mellem juni 2022 og marts 2024 samt andre rapporter, der udløste en drøftelse om en eventuel suspension eller afslutning af aktiviteter i Samos (uafhængigt af eskaleringsmekanismen) i samme periode. 

Jeg ville sætte pris på, hvis EUAA kunne fremlægge de pågældende dokumenter, helst i elektronisk format, senest den 12. august 2024 [3] Oplysninger eller dokumenter, som din institution anser for at være fortrolige, vil ikke blive videregivet til klageren eller nogen anden person uden forudgående samtykke fra EUAA. [4]

Efter gennemgangen af dokumenterne kan det være nødvendigt med et møde mellem mit undersøgelsesteam og de relevante repræsentanter for EUAA for at drøfte sagen.

Den ansvarlige undersøgelsesmedarbejder er Amandine Le Bellec.

Din oprigtige,

Emily O'Reilly
Den Europæiske Ombudsmand

Strasbourg, den 11.7.2024

[1] Vi forstår af EUAA's svar, at dette omfatter: kvalitetsfeedbackrapporten for 2022 og sårbarhedsrelateret kvalitetsfeedbackrapport for 2023, feedback til sagsbehandlere i Samos (f.eks. gennem kvalitetssikringsværktøjer) referater af de månedlige møder mellem EUAA-teamledere og GAS-kvalitetskontaktpunkter og dokumenter, der blev delt som led i disse møder fra november 2022 til marts 2024 alle dokumenter vedrørende Samos-sagsbehandleres deltagelse i coachingmøder (herunder begrundelsen for tilrettelæggelsen af disse møder og resultatet heraf) alle dokumenter vedrørende den skyggeøvelse, der fandt sted på Samos i juni 2023 (herunder eventuelle efterfølgende rapporter) alle dokumenter vedrørende Samos-teamlederens deltagelse i workshopper og oplysninger, der efterfølgende blev delt med Samos-teamet GAS-instrukser vedrørende tilbagedrivelser og dens nye klagemekanisme EUAA's instrukser vedrørende indberetning af krænkelser af grundlæggende rettigheder, de rapporter, der er modtaget fra sagsbehandlere siden da, og de tilhørende oversigter, der er givet til GAS, det græske ministerium for migration og asyl og EUAA's ansvarlige for grundlæggende rettigheder indtil marts 2024. Der henvises til s. 10-12 i EUAA's svar for yderligere oplysninger.

[2] Findes på: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EL_OP_amendment_3_FINAL.pdf

[3] Hvis dine medarbejdere har spørgsmål eller problemer med at hente og dele de ønskede dokumenter med mit kontor inden for den angivne frist, bedes du kontakte den ansvarlige forespørgselsmedarbejder, hvis kontaktoplysninger er angivet i dette brev.

[4] Angiv tydeligt dette materiale "Fortroligt". Krypterede e-mails kan sendes til vores dedikerede postkasse. Oplysninger og dokumenter af denne art vil blive slettet fra Den Europæiske Ombudsmands sagsakter kort tid efter, at undersøgelsen er afsluttet.