Реф. No Ares(2024)1197492 — 16.2.2024 г.

1/ Описание на операцията по обработване

Омбудсманът извършва проверки относно потенциални случаи на лошо администриране в институция, орган, служба или агенция на ЕС (наричана по-долу „институция на ЕС“) и докладва за тях.

Омбудсманът обработва лични данни на физически лица за разглеждане на жалби и проверки по собствена инициатива, когато събира и регистрира лични данни в своята електронна система за управление на жалби (CMS). Омбудсманът обработва лични данни на жалбоподателите и на трети страни, които са свързани с жалбата/разследването, или защото са предоставени от жалбоподателя, или са събрани по време на разследването. Омбудсманът може да предава лични данни на други институции на ЕС или понякога на органите на държавите членки, както е описано по-долу.

Правното основание за това обработване на данни е член 228 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) и Статутът на Европейския омбудсман („Уставът“).

Личните данни се обработват в съответствие с Регламент (ЕС) 2018/1725 на Европейския парламент и на Съвета относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни от институциите, органите, службите и агенциите на Съюза и относно свободното движение на такива данни.

2/ Каква лична информация събираме, с каква цел и чрез какви технически средства?

Какво

При разглеждането на жалби и проверки омбудсманът получава и/или събира документи, които могат да съдържат лични данни във връзка със:

i) физически лица, подаващи жалби („жалбоподатели“), и

други лица, свързани с жалбата/разследването, или други трети страни, посочени в жалби или други документи, свързани с разследването, които не са от значение или са само акцесорни по отношение на разследването.

Тези лични данни включват идентификация и информация за контакт (име, адрес, електронна поща, телефон, факс), националност, професионална информация и всяка друга информация за физическо лице, която е свързана със запитването. Може да има и специални категории данни, включени в жалбата, като например данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации и данни, свързани със здравето или сексуалния живот.

Ако омбудсманът реши да проведе обществена консултация (обща или целева) във връзка с разглеждането на случаи, отговорите, които получава в отговор на нея, ще съдържат предимно някои лични данни. От участниците в обществените консултации (общи или целеви) се изисква да посочат своето предварително равнище на съгласие по отношение на разкриването на техните данни. За допълнителна информация, моля, вижте декларацията за поверителност относно консултациите на Европейския омбудсман на този уебсайт.

Защо

Омбудсманът трябва да обработва лични данни, за да разследва евентуални случаи на лошо администриране за целите на:

а) намиране на решение на конкретните проблеми на въпросната жалба,

б) идентифициране на възможни системни проблеми и отправяне на съответни предложения, когато е целесъобразно, и

в) по този начин се гарантира непрекъснатото дългосрочно консолидиране на съответните бази от знания, които са в основата на тези дейности.

По-специално по отношение на обществените консултации, свързани с конкретни случаи, целта е да се гарантира, че оценката на съответните въпроси е възможно най-добре информирана.

Личните данни се използват и за комуникация с жалбоподателите и за определяне дали дадена жалба е в рамките на мандата на омбудсмана. Някои данни се използват за статистически цели (държава, националност, професионална категория и език) по анонимен начин, за да се изпълни изискването за докладване в Устава на Европейския омбудсман.

Как

Омбудсманът обикновено събира или получава личните данни в документи, включително формуляри, които са предимно електронни.

В някои случаи данните са част от информацията, която първоначално се получава устно по време на срещи, инспекции или изслушвания. По време на тези срещи или непосредствено след тях съответната информация се записва в документи по досието, предимно електронни, но в някои случаи и на хартиен носител.

3/ Кой има достъп до Вашата информация и на кого се разкрива тя?

Служители на омбудсмана

Служителите на Омбудсмана, които участват в работата на Службата по случаите, имат достъп до преписките по случаите и техните документи, някои от които съдържат лични данни, както и до базата данни, която съдържа посочените документи и свързаните с тях данни.

Институции на ЕС

Когато жалба е изпратена до институция на ЕС във връзка със запитване, личните данни обикновено остават видими в документите. Такъв е случаят и когато жалбоподателят е поискал поверително третиране на своята жалба. Тази поверителност не се прилага за свързаната с разследването комуникация между омбудсмана и институцията, като последната има право да бъде напълно информирана за цялата информация, свързана с обвиненията, в които е обвинена. Преди изпращането на жалбата и свързаната с нея документация обаче служителят по проверките на Омбудсмана все пак ще извърши проверка, за да провери дали предаването на документите би довело до явно ненужно предаване на лични данни. Редактирането на прекомерните лични данни, както е описано тук, е надлежно записано в докладната записка, изготвена за започване на разследването. Ако жалбата съдържа прекомерни лични данни, прекомерните лични данни ще бъдат изтрити.

Ако омбудсманът не може да разгледа или приеме жалбата, той може също така да я прехвърли на друга съответна институция или орган на ЕС, които може да са в по-добра позиция да разгледат повдигнатия от жалбоподателя въпрос. Примери за това са Европейската комисия във връзка с жалби за евентуално нарушение на правото на ЕС, Европейският парламент във връзка с политически въпроси, Европейската служба за борба с измамите във връзка с въпроси, свързани с измамите, и Европейският надзорен орган по защита на данните.

Омбудсманът използва „eTranslation“ (машинен превод) за автоматичен превод на документи, свързани с жалби, които могат да съдържат лични данни. eTranslation е услуга, управлявана от Европейската комисия, тя не анализира съдържанието на преведения документ. Преводите и другите резултати, генерирани от услугата, се връщат на техните потребители и са проектирани да бъдат недостъпни по време на обработката. Омбудсманът може също така да изпраща документи за превод на преводаческите служби на Европейския парламент или на Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, когато е необходимо да се направят преводи на документи. Понякога такива документи могат да съдържат лични данни. Преводачите работят съгласно задълженията за поверителност, въведени от горепосочените органи на ЕС.

Други органи или организации

По подобен начин за други жалби, които той/тя не може да разгледа, омбудсманът може да реши да прехвърли жалбата, без да редактира личните данни, на национални институции или организации, които може да са в състояние да помогнат на жалбоподателя. Той може да реши да направи това, ако жалбоподателят е дал изричното си съгласие. Той извършва трансфери само към такива органи или организации, които се намират в ЕС.

Когато омбудсманът узнае факти, които биха могли да съставляват престъпление или да са свързани с престъпление, той докладва на компетентните национални органи, на Европейската прокуратура и/или на Европейската служба за борба с измамите (OLAF).[2] По този начин той обикновено изпраща на съответния орган съответните документи, които не са редактирани.

Индивидуални искания за публичен достъп до документи

Гражданите на ЕС могат да упражняват основното си право да поискат публичен достъп до всеки документ, съхраняван от Омбудсмана, включително документи по преписката или документи, свързани с нея. Тези искания се обработват въз основа на Регламент (ЕО) No 1049/2001 относно публичния достъп до документи на институциите на ЕС.

В отговор на искания за публичен достъп до документи личните данни на жалбоподателите и на трети страни, които не включват служители на ЕС, по подразбиране се редактират преди публичното оповестяване на документи, съхранявани от омбудсмана.

Права на субектите на данни

Субектите на данни могат да упражнят правото си на достъп, коригиране или заличаване на личните си данни в контекста на разглеждането на жалби, като изпратят искане по електронна поща до администратора на данни на посочената по-долу пощенска кутия.

Те имат възможност да поискат поверително третиране на своята жалба или на някои части от нея, като посочат такова изискване в жалбата и като предоставят подкрепящи мотиви или обосновка.

Омбудсманът спазва правилата за защита на данните, включително задължението да информира субектите на данни — трети страни, за обработването на техните лични данни и правото на тези субекти на данни на достъп до техните лични данни и на коригиране на грешки в тези данни или на ограничаване или заличаване на данните в съответствие с тези правила. С оглед на принципа за свеждане на данните до минимум на жалбоподателя се препоръчва да предоставя само информация, която е от значение за предмета на жалбата, и да избягва ненужни и неуместни подробности, особено ако тя включва лични данни на трети страни. Омбудсманът обаче винаги ще взема предвид обстоятелствата на жалбоподателя, когато изпълнява задълженията си за защита на данните, по-специално когато жалбоподателят е в уязвимо положение. Омбудсманът извършва оценка на всеки отделен случай, като балансира правата и законните интереси на жалбоподателя и на субекта на данни, който е трета страна.

Ако жалбоподателят реши да подаде анонимна жалба, тази жалба винаги ще бъде недопустима.[3] Въпреки това, в зависимост от информацията, посочена в жалбата, омбудсманът може да реши да продължи разглеждането на въпроса чрез проверка по собствена инициатива.

4/ Как защитаваме и защитаваме Вашите лични данни?

В рамките на организацията Европейският омбудсман защитава личните данни чрез правила и практически мерки.

Всички служители са информирани за строгите си задължения за поверителност и получават съответното обучение и актуализирана информация относно практиките и правилата.

Всеки член на персонала на Омбудсмана носи отговорност на първо ниво за съхраняването на своите работни досиета по такъв начин, че да се гарантира сигурността на съдържащите се в тях лични данни.

Документите и формулярите с данни, свързани със случаите, се обработват почти изцяло по електронен път, което осигурява конфигурируеми права на достъп и намалява риска от непреднамерено разпространение на копия на хартиен носител. Както е посочено по-горе, служителите на Омбудсмана, които участват в разглеждането на случаите от Службата, имат достъп до преписките по случаите и техните документи.

Всеки действителен или потенциален жалбоподател може по всяко време да отправи мотивирано искане за прилагане на ограничен достъп до неговото досие по жалбата — искане, което може например да бъде от значение, ако жалбоподателят е настоящ или бивш служител на Омбудсмана, друг служител на ЕС, член на мрежи или подобни групи, с които няколко служители на Службата на Омбудсмана са се свързали или може да се очаква да се свържат. Документите и формулярите с данни се съхраняват по електронен път на виртуални сървъри, предоставени на Омбудсмана от Европейския парламент. Достъпът до данни от страна на Европейския парламент се контролира и е строго за целите на ИТ администрацията и поддръжката.

Физическите архиви се съхраняват заключени в отделни архивни зали и, когато е уместно, в сейфове.

5/ Как можете да поискате от нас да проверим, променим или изтрием Вашата информация?

Субектите на данни имат право на достъп до личните данни, които съхраняваме за тях, и да поискат от Омбудсмана да ги коригира, допълни или, ако е целесъобразно, да ги изтрие.[4] Всяко искане за достъп до лични данни или за коригиране, ограничаване и/или изтриване на лични данни следва да бъде отправено до отговорния разследващ служител и/или до администратора на лични данни (електронна поща: EO@ombudsman.europa.eu).

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu), ако имате въпроси относно обработването на личните Ви данни.

Могат да се прилагат ограничения съгласно член 25 от Регламент 2018/1725, вж. Решение на омбудсмана от 9 ноември 2020 г.[5]

6/ Колко дълго съхраняваме Вашите данни?

Преписките по делата, включително свързаните с документи данни или данните, интегрирани в бази данни, подлежат на срок на съхранение от:

• Две години за жалби, които попадат извън мандата на Службата.
• Десет години за жалби, които попадат в обхвата на мандата на Службата. Това включва жалби, при които омбудсманът е започнал проверка, и жалби, при които омбудсманът не е започнал проверка нито поради недопустимост, нито поради липса на основания. Документите, свързани с жалби, които са имали значително обществено значение или които по друг начин се считат за важни случаи, по-късно се архивират в анонимизирана форма за исторически цели. По изключение обаче лични данни могат да се съхраняват, когато това е необходимо, за да се обслужват исторически или обществени интереси.

По отношение на поверителните документи, които са част от преписката по делото, се прилагат по-кратки срокове за съхранение. По-специално поверителните документи по принцип се заличават след приключване на случая, а когато става въпрос за жалбоподател, срокът за разглеждане на всяко искане за преразглеждане е изтекъл.

В изключителни случаи стандартният срок на съхранение от 10 години се прилага за поверителни документи, когато:

• а) е ясно, че въпросната информация е или може да бъде важна за разбирането на случая в бъдеще, включително обстоятелства, при които случаят има предимство или стойност на обучение;
• б) съхраняването на документа може да служи на исторически или обществени интереси; или
• в) съхраняването на документа може да бъде от значение в контекста на действителни или възможни бъдещи формални процедури.

Всички решения и действия във връзка с обработката на горепосочените поверителни документи се записват надлежно в преписката по делото.

7/ Ресурс

Субектите на данни имат право по всяко време да подадат жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните (edps@edps.europa.eu), ако считат, че правата им съгласно Регламент 2018/1725 са били нарушени от омбудсмана.

[1] Член 10 от Регламент 2018/1725.

[2] Член 9, параграф 2 от Устава на омбудсмана.

[3] Член 2, параграф 2 от Устава на омбудсмана.

[4] Членове 17—20 от Регламент 2018/1725.

[5] Решение на Европейския омбудсман от 9 ноември 2020 г. относно вътрешните правила за ограничаване на определени права на субектите на данни при обработването на лични данни, достъпно на адрес https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/141577.