В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването, начинът, по който Европейският омбудсман събира, обработва и гарантира защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права могат да упражняват субектите на данни във връзка с техните данни.

Администраторът е Европейският омбудсман. Съвместният администратор е Медицинската служба на Европейския парламент (ЕП).

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Кандидатите предоставят своите данни чрез онлайн инструмента (уебсайта) за кандидатстване [1]. За провеждането на процедурата за подбор данните се внасят в ИТ инструмент, предназначен за подпомагане и улесняване на процедурата.

Обработваме следните лични данни:

• Основна лична информация (собствено име, фамилно име, националност, дата на раждане, електронна поща, град и държава на пребиваване, телефон);
• информация, съдържаща се в автобиографията (образование, професионален опит, владеене на език);
• документ(и), доказващ(и) увреждането (напр. документ, издаден от национален или регионален орган или акредитиран орган в държава — членка на ЕС, карта на ЕС за хора с увреждания, актуално удостоверение, издадено от лекар)
• ако е приложимо, искане за разумни улеснения за работата по време на стажа, придружено от подходяща обосновка на необходимостта от разумни улеснения [2];
• копия от дипломите, степените или удостоверенията на кандидата.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Целта на обработването е да се определят кандидатите за стажовете, предлагани на хора с увреждания, и да се проведе съответната процедура за подбор.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Правното основание са Решението на Европейския омбудсман относно стажовете от 13 февруари 2023 г., Известието на Европейския омбудсман относно стажовете за 2023 г. — стажове за хора с увреждания и член 1г, параграф 4 от Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз [3].

Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес (член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725).

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Услугите в областта на информационните и комуникационните технологии (ИКТ) на Службата за наблюдение на Земята обработват данните, предоставени на уебсайта. Отдел „Човешки ресурси“ (ЧР) и членовете на персонала в областта на ИКТ управляват инструмента за подбор.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

ИО, генералният секретар (ако е приложимо), директорът по администрацията, служителят по стажовете, началникът на отдел „Човешки ресурси“, началниците на отделите за проучвания, членовете на персонала, участващи в оценяването на кандидатите, и членовете на персонала в областта на ИКТ.

Само служителите на отдел „Човешки ресурси“ ще имат достъп до документите, удостоверяващи увреждането. Кандидатите, които се нуждаят от разумно настаняване (РА), следва да обосноват това пред службите за човешки ресурси на ЕО, без да представят никакви подкрепящи документи на този етап.

В случай на искане за ОтО от избрани стажанти Медицинската служба на Европейския парламент ще направи оценка на оправдателните документи, за да определи валидността на искането за разумни улеснения и да предложи необходимите мерки на ИО. Единствено Медицинската служба на ЕП има достъп до представените документи.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Данните на кандидатите, подадени чрез онлайн инструмента за кандидатстване, се съхраняват в личния им онлайн профил в продължение на две години, в случай че желаят да кандидатстват за бъдещи стажове. Ако кандидатите не се свържат с профила си в рамките на две години, профилът и съдържащите се в него данни се изтриват автоматично, след като им бъде изпратено уведомително електронно писмо. Кандидатите могат да поискат от ИО да изтрие профила им по всяко време.

Данните, предадени на инструмента за подбор относно неуспелите кандидати, се заличават девет месеца след края на периода на стажовете, за който са събрани данни. Данните на кандидатите, избрани за стажове, се заличават две години след края на периода им на стаж.

7. Как защитаваме данните на субекта на данните?

Данните се събират онлайн в защитен режим. Достъпът до данните чрез онлайн формуляра е защитен с парола по избор на заявителя.

Електронните данни се съхраняват в инструмента за онлайн приложения на сървърите на ИО, което означава, че те са защитени от множество мерки за сигурност, въведени от ИКТ услугите за защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ги използваме. Имате също така право да поискате коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до Вас, при условие че е запазена поверителността на разискванията и вземането на решения от служителите, участващи в оценяването на кандидатите, както и правата на другите кандидати.

Можете да коригирате идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. По отношение на данните, свързани с критериите за допустимост или оценка, правото на коригиране може да бъде упражнено до крайния срок за подаване на заявления.

Имате право по всяко време да възразите срещу използването на Вашите данни от ИО на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация. При определени условия имате право да поискате от ИО да изтрие личните Ви данни или да ограничи използването им. ИО ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок, но не по-късно от един месец.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате на Европейския омбудсман въпроси, свързани със защитата на данните, относно процедурата за подбор на стажанти за стажовете за хора с увреждания, на следния адрес:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu
Европейски омбудсман
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Службата за наблюдение на Европейския съюз на следния адрес: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu .

[1] По изключение и по надлежно обосновани причини Службата може да приема заявления, подадени по електронна поща.

[2] Само от избраните кандидати ще бъде поискано да предоставят съответните удостоверителни документи, за да обосноват искането си за разумни улеснения. Медицинската служба на Европейския парламент ще направи оценка на оправдателните документи, за да определи валидността на искането за разумни улеснения и да предложи необходимите мерки.

[3] Вж. член 1г, параграф 4 от Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз: (...) Разумно приспособяване на работната среда във връзка с основните функции на длъжността означава подходящи мерки, когато е необходимо, за да се даде възможност на лице с увреждане да има достъп, да участва или да се издига в длъжност, или да премине обучение, освен ако такива мерки биха наложили непропорционална тежест на работодателя.“