Публични прояви на Европейския омбудсман

Публичен регистър на дейностите по обработване [1]: Обработка на лични данни и данни за контакт, снимки, видео- и аудиозаписи на оратори и участници в публични прояви, офлайн или онлайн, на Европейския омбудсман

1. Последна актуализация на този запис: 12-05-2021

2. Референтен номер [2]: 4/2021

3. Име и данни за контакт на администратора [3]: Европейски омбудсман, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. За контакти: Отдел „Комуникации“, електронна поща: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните:

г-жа Francesca Pavesi - заместник-длъжностно лице по защита на данните: г-н Nicholas Hernanz

Електронна поща: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Наименование и данни за контакт на обработващия лични данни [4]: Може да има обработващи лични данни за конкретни събития: изпълнители и подизпълнители, използвани за обща организация, управление и плащане на регистрация, организация на пътувания и т.н.

Договорните клаузи гарантират, че обработващите лични данни обработват имената и данните за контакт и банковите данни на ораторите и другите участници в проявите на Омбудсмана само по указания на Омбудсмана. Същите клаузи гарантират, че фотографите могат да прехвърлят снимки, направени по време на мероприятие на омбудсмана, само на отдела за комуникация. Всички лица, обработващи данни, трябва да са получили сертификат от признати международни специалисти по защита на данните.

В случай на събития, предавани онлайн, като например уебинар, съответната уеб платформа (т.е. WebEx) действа като обработващ личните Ви данни за техническото предоставяне на онлайн събитието, независимо дали чрез браузър или мобилно приложение. Прилагат се съответните декларации за поверителност.

В случай на използване на инструменти за анкетиране и задаване на въпроси, добавени към цифровата платформа (т.е. Slido), съответният инструмент действа като обработващ определени данни, като например IP адресите на участниците. Прилагат се съответната политика за бисквитките и декларациите за поверителност.

6. Име и данни за контакт на съвместния администратор (съвместните администратори)[5]:

За прояви, организирани на:

• Сгради на Европейския парламент (ЕП): ЕП е съвместен администратор за обработването на разрешенията за достъп до неговите сгради за целите на сигурността.
• Помещения на Европейската комисия (ЕК): ЕК е съвместен администратор за обработването на разрешения за достъп до нейните сгради за целите на сигурността.
• частни търговски помещения (например хотели): частният търговски субект е съвместен администратор за проверка на самоличността на гостите на проявата.

7. Цел(и) на обработването [6]: Отделът за комуникация координира, организира и управлява различни видове публични прояви в съответствие със стратегията на Омбудсмана и годишния план за управление на службата. Нейните цели са да се поддържа висока степен на видимост на работата на службата в обществен интерес.

Поради това се събират данни с цел изпращане на покани и информация на потенциални оратори и участници, даване на възможност за регистрация за проявата, проследяване на проявата и улесняване и подобряване на обмена на мнения и бъдещото сътрудничество със и между ораторите и участниците.

Данните се събират и с цел улесняване на финансовите и договорните отношения с оратори и други участници и доставчици, организиране на пътувания и хотели и изпълнение на изискванията за сигурност.

Изображения, като снимки и видео- и аудиозаписи, направени по време на прояви, се използват за съобщаване на дейностите на омбудсмана.

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни [7]:

Субекти на данни

Всички лица (вътрешни и външни), поканени на проявите и участващи в тях, т.е.:

• членове на Европейската мрежа на омбудсманите;
• представители на институциите, органите или агенциите на ЕС;
• представители на организации на гражданското общество, сдружения и НПО;
• представители на академичните среди/физически лица, които следят отблизо работата на омбудсмана;
• журналисти;
• външни доставчици, като модератори и фотографи;
• служители на службата на омбудсмана;
• всеки участник в проява на омбудсмана.

Полета с данни

• имена на потенциални оратори, участници и външни доставчици;
• адреси на електронна поща и телефонни номера на ораторите, участниците и външните доставчици;
• Длъжности, автобиографии на ораторите;
• Данни за банковата сметка на лекторите и външните доставчици;
• Имена на работодателите на ораторите (когато е приложимо), участниците и външните доставчици;
• изображения, като снимки и видео- и аудиозаписи, направени по време на събития;
• Изображения и аудио- и видеозаписи, предоставени от потенциални високоговорители;
• Въпроси, зададени по време на онлайн прояви от участниците чрез инструменти за анкетиране и задаване на въпроси.

9. Срок за съхранение на данните и, когато е възможно, за заличаване [8]: Имената, адресите на електронна поща, телефонните номера, данните за банковата сметка, автобиографиите и имената на работодателите (където е приложимо) на участниците се съхраняват в продължение на пет години, след което се заличават, а имената, данните за контакт и изображенията на ораторите се архивират за исторически цели.

Данните, по-специално имената, заглавията и изображенията на ораторите, се публикуват на уебсайта на Омбудсмана и в каналите на социалните медии и остават там за неопределено време.

Снимките и видео- или аудиозаписите от публични събития се съхраняват вътрешно в продължение на пет години, след което се изтриват. Тези, за които се счита, че са от значение за дейността на службата, впоследствие се архивират за исторически цели.

10. Получатели на данните [9]:

Отдел „Комуникации“, който координира, организира и управлява публични прояви в съответствие със стратегията на Омбудсмана и годишния план за управление на службата.

Генералният секретариат и отдел „Персонал, администрация и бюджет“, които се занимават с финансовите и договорните аспекти на обществените прояви.

Кабинетът на омбудсмана, който предоставя имената и данните за контакт на ораторите или участниците.

Имената, длъжностите и изображенията на ораторите и участниците в прояви могат да бъдат публикувани на уебсайта на Омбудсмана, в Екстранет на мрежата и в годишния доклад, който е на разположение на обществеността. Посочените данни могат да бъдат публикувани и в Network in Focus, бюлетин на Европейската мрежа на омбудсманите, който е достъпен на Екстранет на мрежата и на уебсайта на омбудсмана.

Данните могат да се появят и в каналите на Омбудсмана в социалните медии, които са публично достъпни.

Списъците на ораторите и участниците в дадена проява се раздават на всички оратори и участници.

Имената, заглавията и изображенията на ораторите и участниците в дадена проява могат да бъдат публикувани във вътрешния бюлетин на службата на омбудсмана.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или международни организации?[10]: Не е приложимо

12. Общо описание на мерките за сигурност [11]: Личните данни на служителите на Омбудсмана и на външните субекти на данни, събрани в контекста на организирането на събития, са защитени чрез мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии с цел запазване на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражняват правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на заличаване, ограничаване и преносимост на данните [12]:

• Субектът на данни може да упражни правата си, например като поиска достъп до и коригиране или изтриване на лични данни, като изпрати електронно писмо на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Искането се разглежда без ненужно забавяне и при всички случаи в срок от един месец.
• Когато се регистрират за проява, потенциалните участници се уведомяват, че техни изображения могат да бъдат направени по време на проявата и използвани от службата на омбудсмана за комуникационни цели. Ако имат някакви опасения, те могат да се свържат с отдел „Комуникации“ на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Отделът ще се опита да отговори на техните опасения, доколкото е възможно (например в зависимост от конфигурацията на стаята или чрез потъмняване/покриване на тяхната снимка на колективни екрани за печат, направени по време на уебинари и цифрови конференции).
• Потенциалните участници се питат също дали искат техните данни за контакт да бъдат добавени към списъците с контакти на Омбудсмана, за да бъдат информирани за бъдещи дейности. Всички бъдещи съобщения им позволяват да се отпишат от такива списъци, ако желаят.

Декларация за поверителност

относно събирането на имена, данни за контакт, снимки, видеозаписи, аудиозаписи и фото- и аудио-визуални помощни средства от отдел „Комуникация“ на службата на Европейския омбудсман

В настоящата декларация за поверителност се обяснява какви лични данни събира Службата на Европейския омбудсман, защо и как ги събира, обработва, използва и съхранява. В декларацията също така се описва как субектите на данни могат да упражняват правата си.

Администратор на лични данни е Европейският омбудсман.

1. Какви лични данни обработва Европейският омбудсман?

• Имена на потенциални оратори, участници и външни доставчици.
• Електронни адреси и телефонни номера на ораторите, участниците и външните доставчици.
• Длъжности, автобиографии на ораторите.
• Данни за банковата сметка на лекторите и външните доставчици.
• Имена на работодателите на ораторите (когато е приложимо), участниците и външните доставчици.
• Изображения, като снимки и видео и аудио записи, направени по време на събития.
• Изображения и аудио и видео записи, предоставени от потенциални високоговорители.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Единствено с цел координиране, организиране и управление на публичните прояви на омбудсмана.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Обработваме данни при изпълнението на задълженията на Европейския омбудсман в обществен интерес в съответствие с Устава на Европейския омбудсман и член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725. Също така питаме потенциалните участници дали искат техните данни за контакт да бъдат добавени към нашата база данни.

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Европейският омбудсман отговаря за обработката на данни, която се извършва от отделите за персонала, администрацията и бюджета, както и от отделите за комуникация. Отделът за комуникация може да възложи на външни специалисти да правят снимки и аудио- и видеозаписи на публичните прояви на омбудсмана.

5. Кой е процесорът?

Възможно е да има обработващи лични данни за конкретни събития: изпълнители и подизпълнители, използвани за обща организация, управление и плащане на регистрацията и т.н.

Договорните клаузи гарантират, че обработващите лични данни обработват имената и данните за контакт и банковите данни на ораторите и другите участници в проявите на Омбудсмана само по указания на Омбудсмана. Същите клаузи гарантират, че фотографите могат да прехвърлят снимки, направени по време на мероприятие на омбудсмана, само на отдела за комуникация. Всички лица, обработващи данни, трябва да са получили сертификат от признати международни специалисти по защита на данните.

В случай на събития, предавани онлайн, като например уебинар, съответната уеб платформа (т.е. WebEx) действа като обработващ личните Ви данни за техническото предоставяне на онлайн събитието, независимо дали чрез браузър или мобилно приложение. Прилагат се съответните декларации за поверителност.

В случай на използване на инструменти за анкетиране и задаване на въпроси, добавени към цифровата платформа (т.е. Slido), съответният инструмент действа като обработващ определени данни, като например IP адресите на участниците. Прилагат се съответната политика за бисквитките и декларациите за поверителност.

6. Кой получава данните?

• Членове на екипа на отдел „Комуникации“, генерален секретариат, отдел „Персонал, администрация и бюджет“ и кабинета на омбудсмана, чиято работа изисква от тях да обработват личните данни във връзка с организирането на обществени прояви.
• Уебсайтът и годишният доклад на Омбудсмана са достъпни за обществеността. Екстранет на мрежата — уебсайт, достъпен само за членовете на мрежата. Данните могат да се появят и в Network in Focus, бюлетин на Европейската мрежа на омбудсманите, който е достъпен на Екстранет на мрежата и на уебсайта на омбудсмана.
• Данните могат да се появят и в каналите на Омбудсмана в социалните медии, които са публично достъпни.
• Списъците на ораторите и участниците в дадена проява се раздават на всички оратори и участници.
• Имената и изображенията на ораторите и участниците в дадена проява могат да бъдат публикувани във вътрешния бюлетин на службата на омбудсмана.

7. Колко дълго ще се съхраняват данните?

• Имената и длъжностите на ораторите по време на прояви и имената на техните работодатели (когато е приложимо) се публикуват на уебсайта на омбудсмана.
• Изображения и аудио/видео записи от прояви се публикуват на уебсайта на Омбудсмана, използват се в неговите публикации и се разпространяват чрез официалните профили в социалните медии. Те също се съхраняват вътрешно в продължение на пет години, след което се заличават. Тези, за които се счита, че са от значение за дейността на службата, впоследствие се архивират за исторически цели.

8. Как защитаваме Вашите данни?

Личните данни са защитени чрез мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии в службата на омбудсмана с цел запазване на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

9. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

• Субектът на данни може да упражни правата си, например като поиска достъп до и коригиране или изтриване на лични данни, като изпрати електронно писмо на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Искането се разглежда без ненужно забавяне и при всички случаи в срок от един месец от получаването му.

а) Когато се регистрирате за проява, информираме потенциалните участници, че техни изображения могат да бъдат направени по време на проявата и използвани от службата на Омбудсмана за комуникационни цели. Ако имат някакви опасения, те могат да се свържат с отдел „Комуникации“ на адрес eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Отделът ще се опита да отговори на техните опасения, доколкото е възможно (например в зависимост от конфигурацията на стаята или чрез затъмняване на тяхната снимка на колективни екрани за печат, направени по време на уебинари и цифрови конференции).

• Също така питаме потенциалните участници дали искат да бъдат добавени към нашите списъци с контакти, за да можем да ги информираме за нашите дейности. Всички бъдещи съобщения ще им позволят да се отпишат от такива списъци, ако желаят.

10. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време субектът на данни може да изпраща въпроси, свързани със защитата на данните, на адрес:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Началник на отдел „Персонал, администрация и бюджет“
Европейски омбудсман
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

или да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните: edps@edps.europa.eu

Страсбург, 12.5.2021 г.

 

[1] Попълва се от контролиращия орган. Вж. член 31, параграфи 1 и 5 относно записите на дейностите по обработване от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725

[2] За проследяване. Ако службата реши да поддържа централен регистър, свържете се със собственика на този регистър, за да получите референтен номер.

[3] Използвайте функционални пощенски кутии, доколкото е възможно, за да осигурите непрекъснатост на дейността.

[4] Където е приложимо. Ако използвате обработващ лични данни (изпълнител), за да обработва лични данни от ваше име, моля, посочете това (напр. оценки на 360°, възложени на външни изпълнители ИТ услуги или медицински прегледи преди назначаване на работа).

[5] Където е приложимо. Ако отговаряте съвместно с друга институция на ЕС, моля, посочете това тук (напр. две институции с обща медицинска служба). Ако случаят е такъв, не забравяйте да споменете в описанието кой отговаря за какво и към кого хората могат да се обръщат за своите запитвания.

[6] Много кратко описание на това, което възнамерявате да постигнете; ако правите това на конкретно правно основание, посочете и него (напр. Правилника за длъжностните лица за процедурите за подбор).

[7] В случай че категориите данни се различават между различните категории лица, моля, обяснете също (напр.: заподозрени лица срещу свидетели в административни разследвания)

[8] Посочете административния период на съхранение, включително началната му точка; разграничете категориите лица или данните, когато е необходимо (например при процедурите за подбор: кандидатите, които са включени в списъка с резерви, от тези, които не са).

[9] Кой ще има достъп до данните в рамките на Европейския омбудсман? Някой извън офиса? Не е необходимо да се споменават субектите, които може да имат достъп в хода на конкретно разследване (напр. OLAF, ЕНОЗД, Сметната палата).

[10] Ако отговорът е „да“, посочете държавата или международната организация и документирайте подходящите гаранции (напр. обработващ лични данни в трета държава, който използва стандартни договорни клаузи, публичен орган на трета държава, с който си сътрудничите въз основа на договор).

[11] Където е възможно. Включете общо описание на мерките за сигурност, които бихте могли да предоставите и на обществеността. Вж. член 33 относно сигурността на обработването от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[12] Обмислете публикуването на съответната част от декларацията за поверителност и осигуряването на връзка. Вж. членове 15 и 16 относно информацията, която трябва да бъде предоставена на субекта(ите) на данни, и членове 17—22 относно правата на субектите на данни от Регламент 2018/1725: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725