Ärendets titel: Hur genomförandeorganet för Europeiska innovationsrådet samt för små och medelstora företag (Eismea) och Europeiska kommissionen säkerställer att externa experters användning av artificiell intelligens (AI) är förenlig med deras uppgifter som utvärderare av ansökningar om medel från Horisont

Datum: Måndagen den 23 mars 2026

Sammanträde på GD Forskning & Innovations kontor

Närvarande 

Europeiska kommissionen

• Chef för sektorn för klagomål och rättstvister. GD Forskning och innovation.H1. Gemensamma juridiska stödtjänsten (CLSS)

• Juridisk handläggare, GD Forskning och innovation.H1. CLSS

• Administrativ assistent, GD Forskning och innovation.H1. CLSS

• Politisk analytiker, REGIO.G1 

• Juridisk handläggare, REGIO.B4

Genomförandeorganet för Europeiska innovationsrådet samt för små och medelstora företag (Eismea)

• Lagledarens juridiska team, Eismea.Team.C-Legal Team

• Juridisk chef, Eismea.Team.C-Legal

• Juridisk rådgivare, Eismea.Team.C-Legal

Europeiska ombudsmannen:

• Tanja EHNERT, förfrågningssamordnare 

• Michał KRAJEWSKI, utredare

• José Luis da MOTA FLORES, Förfrågningar Praktikant

Syftet med inspektionen av handlingar och mötet 

Ombudsmannen inledde en undersökning om hur Eismea och kommissionen säkerställer att externa experters användning av tredjepartsverktyg för artificiell intelligens (AI) som anlitats för att utvärdera förslag till EU-finansiering är förenlig med deras uppgifter som utvärderare. Syftet med mötet var att ombudsmannens undersökningsgrupp skulle samla in information och klargöranden om de regler som är tillämpliga i detta avseende och metoderna för att övervaka om dessa regler följs i praktiken. Eismea och kommissionen lämnade på begäran vissa förtydliganden till ombudsmannen före mötet och delade med sig av relevant dokumentation till ombudsmannens undersökningsgrupp.

Inledning och information om förfarandet 

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig, tackade kommissionens och Eismeas företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. 

De beskrev den rättsliga ram som gäller för ombudsmannens möten, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som kommissionen och Eismea identifierat som konfidentiell, varken till klaganden eller till någon annan person utanför ombudsmannens kontor, utan kommissionens och Eismeas förhandsgodkännande ^[1].

Undersökningsgruppen förklarade att den skulle utarbeta ett utkast till rapport om mötet som skulle skickas till kommissionen och Eismea för att säkerställa att innehållet var sakligt korrekt och fullständigt. Mötesrapporten skulle sedan färdigställas, inkluderas i ärendehandlingarna och lämnas till klaganden. Inga konfidentiella uppgifter skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till klaganden eller någon tredje part.

Information som utbyts 

Bakgrundsinformation 

En kort introduktion gjordes av kommissionens företrädare för att förklara processen för att utvärdera förslag som lämnats in inom ramen för Horisont Europa-programmet. Kommissionen förklarade att processen är inriktad på ”spetskompetens”, ”effekter” och ”genomförandets kvalitet och effektivitet”, och för att säkerställa bedömningarnas kvalitet och tillförlitlighet baseras urvalet av förslag på den utvärdering som görs av kvalificerade oberoende externa experter. Processen inleds vanligtvis med en kontroll av tillåtlighet och stödberättigande, följt av tilldelning av de inlämnade förslagen till oberoende externa expertutvärderare för utvärdering. 

Innan utvärderingsprocessen inleds informeras utvärderarna om utvärderingsprocesserna och utvärderingsförfarandena, innehållet i de ämnen som övervägs, behovet av att utvärdera förslagen när de lämnats in, snarare än deras potential om vissa ändringar skulle göras. Externa experter informeras också om villkoren i sina avtal (sekretess, opartiskhet, intressekonflikter, slutförande av uppgifter, påföljder vid bristande efterlevnad osv.). 

Förslagen utvärderas normalt av en utvärderingskommitté (nedan kallad panelen) som består av minst tre oberoende externa experter, varefter en slutlig granskning

utförs av panelen. Utvärderingsprocessen får också följas av oberoende observatörer. I slutet av utvärderingen upprättar den beviljande myndigheten den slutliga rangordnade förteckningen och förteckningen över de ansökningar som föreslås för finansiering. Kommissionens företrädare underströk att processen är krävande eftersom den inbegriper utvärdering av omfattande och komplex information av olika aktörer, vilket kräver stora ansträngningar för att säkerställa enhetliga utvärderingar.

Eismeas riskbedömning av externa experters användning av AI från tredje part

Företrädarna för Eismea uppgav att de är medvetna om de sökandes farhågor när det gäller externa experters användning av AI-verktyg från tredje part, inbegripet den potentiella risken för utlämnande av tekniska data och affärsdata som ingår i förslagen samt personuppgifter. 

Eismea erkände dock att AI-verktyg från tredje part kan vara användbara för vissa kompletterande uppgifter, bland annat för språk- och stilredigering, vilket hjälper vissa experter att uttrycka sina komplexa åsikter tydligare. I detta sammanhang, och med beaktande av att expertavtalet vid den tidpunkten inte innehöll några bestämmelser om användningen av AI-verktyg, hade Eismea inledningsvis inte uttryckligen reglerat externa experters användning av AI-verktyg från tredje part, utan instruerat dem i hur de skulle använda AI-verktyg på ett ansvarsfullt sätt. Sedan dess har kvaliteten på expertkommentarerna på det hela taget förbättrats, särskilt när det gäller språk och stil, vilket hjälper de sökande att förstå resultatet av utvärderingarna.

Företrädarna för Eismea noterade att de hade gjort en riskbedömning av användningen av AI i de olika program som de förvaltar. Varje år bedömer varje avdelning inom Eismea de AI-relaterade risker som de möter när de utför sina uppgifter. 

Dessutom mottog Eismea under 2024 mycket få klagomål om externa experters användning av AI-verktyg från tredje part. Sedan dess har Eismea kontinuerligt uppdaterat sin egen interna obligatoriska briefing för expertutvärderare, som bygger på kommissionens standardbriefing för externa expertutvärderare inom Horisont Europa och som nu innehåller särskilda instruktioner om användningen av AI-verktyg. Samtidigt har Eismea också uppdaterat sin interna vägledning för alla enheter och program om hur AI-relaterade klagomål ska hanteras. 

Regler för expertutvärderares användning av AI

Företrädarna för Eismea sade att reglerna för externa experters användning av AI-verktyg från tredje part finns i standardavtalet för experter och i bilagan till detta med en uppförandekod ^[2]. 

Kommissionen har utarbetat dessa dokument på ”företagsnivå”, vilket innebär att de är tillämpliga på alla EU-program och EU-förfaranden som förvaltas av kommissionen, och inte bara på dem som förvaltas av Eismea. 

Kommissionen fortsätter att övervaka utvecklingen på detta område och anpassar vid behov sina riktlinjer och dokument för att säkerställa att utvärderingsmetoderna förblir robusta, rättvisa och tillförlitliga.

I detta sammanhang tillämpar Eismea verksamhetsdokumenten analogt på alla EU-program som förvaltas av genomförandeorganet.

Ombudsmannens undersökningsgrupp och företrädarna för kommissionen och Eismea diskuterade de tillämpliga reglerna i ovannämnda dokument, nämligen att experterna i) måste förbli ansvariga för sina granskningar, ii) de endast kan använda AI-verktyg från tredje part för kompletterande uppgifter, under deras fulla ansvar, och all sådan användning måste dokumenteras och göras tillgänglig för den upphandlande myndigheten på begäran, och iii) de måste också förbli ansvariga för skyddet av konfidentiell information, inbegripet personuppgifter när de använder AI-verktyg (i undantagsfall). 

Företrädarna för Eismea klargjorde att externa experter måste följa företagsmodellen för expertkontrakt, uppförandekoden och den information som lämnats under briefingarna. De är avtalsmässigt ansvariga i händelse av brott mot reglerna enligt deras undertecknade expertkontrakt.

Kommissionens företrädare klargjorde vidare att uppförandekoden för expertmodellavtalet uppdaterades den 15 december 2025 för att klargöra villkoren för experternas användning av AI-verktyg ^3. Ovanstående regler ingick också i expertavtalet på grund av klagomål från sökande om expertutvärderares användning av AI-verktyg från tredje part som mottogs 2024. De var därför ännu inte formellt i kraft vid bedömningen av klagandens förslag, vilket gav upphov till denna undersökning.

Företrädarna för Eismea tillade att externa experter, i enlighet med uppförandekoden för expertmodellkontraktet, på begäran måste förse den beviljande myndigheten med bevis på användningen av AI-verktyg. Eismea begär därför denna bevisning särskilt när ett klagomål om användningen av AI-verktyg från tredje part lämnas in, vilket hittills endast har skett några gånger. 

På kommissionsnivå diskuterades också andra alternativ internt, t.ex. krav på externa experter att deklarera användningen av AI-verktyg proaktivt när de lämnar in sina översyner av förslag, och inte bara vid efterföljande klagomål. Det ansågs dock att ett krav på deklarationer om proaktiv användning av AI skulle leda till ett behov av att registrera och kontrollera ett stort antal ytterligare dokument. Den behöriga förvaltningen skulle behöva anslå betydande resurser till denna ytterligare uppgift, med tanke på att externa experter deltar i många olika EU-program som förvaltas inte bara av Eismea utan även av kommissionen och andra genomförandeorgan.

Undersökningsgruppen frågade om Eismea och kommissionen hade övervägt att införa ett enkelt frågeformulär där de externa experterna proaktivt kunde registrera om de har använt AI-verktyg från tredje part, exakt vilka AI-verktyg och för vilken kompletterande uppgift, och vid behov lämna ytterligare korta kommentarer. 

Kommissionens och Eismeas företrädare svarade att införandet av ett sådant system skulle kräva betydande resurser, eftersom kommissionen och genomförandeorganen överlag

³ Den nya versionen har följande lydelse:

Punkt 1.3: AI-verktyg får endast användas för strikt underordnade ändamål, under deras fulla ansvar, och all sådan användning måste dokumenteras och på begäran göras tillgänglig för den upphandlande myndigheten.” Punkt 3. Konfidentialitet. ”Sekretessskyldigheterna gäller även vid användning av AI-verktyg (om detta är tillåtet i undantagsfall).” 

Punkt 4 ”Skyldigheter i fråga om dataskydd måste också respekteras när AI-verktyg används (om detta är tillåtet i undantagsfall).”

tar emot tiotusentals inlämnade förslag som utvärderas individuellt av minst tre oberoende experter. 

Dokumentation av expertutvärderares användning av AI-verktyg

Undersökningsgruppen frågade hur tillhandahållandet av uppförandekoden när det gäller dokumentation om externa experters användning av AI-verktyg genomförs i praktiken. Enligt den relevanta bestämmelsen får AI-verktyg endast användas för underordnade ändamål och under expertens fulla ansvar. Användningen av dem ska dokumenteras på lämpligt sätt och på begäran göras tillgänglig för den upphandlande myndigheten” (understrykning tillagd). 

Dessutom frågade undersökningsgruppen om det finns särskilda regler för den exakta formen för och innehållet i de externa experternas egen dokumentation av deras användning av AI-verktyg från tredje part, eftersom sådan praktisk information inte verkar tillhandahållas i uppförandekoden eller i de briefingar för experter som delas med undersökningsgruppen.

Kommissionens företrädare svarade att det finns många sätt att utarbeta sådan dokumentation, men ett sätt skulle kunna vara att behålla två versioner av expertgranskningen, dvs. en version före och en annan version efter redigering med hjälp av AI-verktyg. Detta skulle vid behov möjliggöra en jämförelse som ett tydligt bevis på att den ursprungliga versionen av översynen utarbetades av experten utan användning av AI-verktyg. Detta formulär är dock inte obligatoriskt, och olika sätt att behålla dokumentationen är möjliga. Företrädarna för Eismea klargjorde att experterna ges ytterligare information i detta avseende muntligen under sin obligatoriska utbildning (expertgenomgångar) som svar på deras specifika frågor.

Mötets avslutande

Ombudsmannens undersökningsgrupp tackade sedan kommissionens och Eismeas företrädare för deras tid och för de förklaringar och den dokumentation som lämnats, och mötet avslutades.

Bryssel den 16 juni 2026

[1] Artikel 4.8 i Europeiska ombudsmannens tillämpningsföreskrifter.

[2] Mallen för expertavtal och uppförandekoden för experter finns på EU:s finansierings- och anbudsportal under avsnittet ”Arbeta som expert”.