Plats: Europeiska ombudsmannens kontor, Bryssel

Närvarande:

Europeiska kommissionen:

• Generaldirektör, rättstjänsten
• Assistent till generaldirektören för rättstjänsten
• Samordnare för kontakter mellan institutionerna, öppenhet och etik (SG.A.3), generalsekretariatet
• Juridisk och politisk handläggare, dokumenthantering & tillgång till handlingar (SG.A.2), generalsekretariatet

Europeiska ombudsmannen:

• Lampros Papadias, kanslichef
• Rosita Hickey, utredningsdirektör
• Tanja Ehnert, förfrågningssamordnare
• Diana Riochet, juridisk rådgivare i regeringen
• Michaela Gehring, handläggare
• Nicholas Hernanz, handläggare

Mötets syfte

Syftet med mötet var att ombudsmannens undersökningsgrupp skulle diskutera ärendet och klargöra den konkreta tidsplanen för kommissionens hantering av begäran om allmänhetens tillgång.

Före mötet försåg kommissionen ombudsmannens undersökningsgrupp med 17 handlingar som rörde dess hantering av klagandens begäran om tillgång, både i det inledande och det bekräftande skedet, och dess policy för användning av företagsmobiltelefoner/enheter.

Inledning och förfarandeinformation

Ombudsmannens undersökningsgrupp presenterade sig, tackade kommissionens företrädare för mötet med dem och redogjorde för syftet med mötet. De beskrev den rättsliga ram som gäller för möten som hålls av ombudsmannen, särskilt att ombudsmannen inte skulle lämna ut någon information som kommissionen identifierat som konfidentiell, varken till den klagande eller till någon annan person utanför ombudsmannens kansli, utan kommissionens förhandsgodkännande^[1].

Undersökningsgruppen förklarade att den skulle utarbeta ett utkast till rapport om mötet som skulle skickas till kommissionen för att säkerställa att innehållet var sakligt korrekt och fullständigt. Mötesrapporten skulle sedan färdigställas, ingå i ärendehandlingarna och överlämnas till klaganden. Inga konfidentiella uppgifter skulle ingå i rapporten eller på annat sätt lämnas till klaganden eller någon tredje part.

Information som utbytts

Inledning av kommissionen

Kommissionens företrädare redogjorde för följande omständigheter i ärendet. Den 31 januari 2024 ansökte klaganden, i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 1049/2001[2], om allmänhetens tillgång till ett textmeddelande som Republiken Frankrikes president skickat till Europeiska kommissionens ordförande om handelsförhandlingarna mellan EU och Mercosur. I avsaknad av ett första beslut lämnade klaganden in en bekräftande ansökan den 14 maj 2025, 15 månader senare. Kommissionen antog ett bekräftande beslut om klagandens begäran om tillgång den 28 juli 2025 och uppgav att den hade gjort en uttömmande sökning men inte kunde identifiera det aktuella textmeddelandet.

Kommissionens företrädare gav ombudsmannens undersökningsgrupp viss bakgrundsinformation om hur kommissionen hanterar allmänhetens begäranden om tillgång till textmeddelanden eller snabbmeddelandeapplikationer. De noterade att kommissionen har mer än 30 000 anställda som regelbundet använder snabbmeddelanden för arbete. På grund av det stora antalet meddelanden som utbyts tar kommissionen hänsyn till tre viktiga faktorer när det gäller registreringen av textmeddelanden i sitt dokumenthanteringssystem:

• Krav på öppenhet.
• Verkligheten för modern kommunikation (snabba snabbmeddelanden). och
• Säkerhetsproblem (kommissionen nämnde risken för cyberattacker som i synnerhet inbegriper högprofilerade mål).

Kommissionens företrädare noterade att säkerhetsproblem med appar för snabbmeddelanden fick andra institutioner att instruera sina anställda att inte använda snabbmeddelanden alls[3].

Kommissionen har infört mycket stränga säkerhetskrav för användningen av företagsenheter, bland annat att personalen aktiverar funktionen ”försvunna meddelanden” i Signal-appen för att minimera riskerna.

De erinrade, såsom redan angetts i det bekräftande beslutet, om de regler som alla anställda måste följa:

• I artikel 5.4 i bilagan till kommissionens arbetsordning föreskrivs följande: ”Apparför textmeddelanden på företagsmobiltelefoner får inte användas för viktig information som inte är kortlivad, såvida inte detta är absolut nödvändigt i tjänstens intresse. Tillämpningar för textmeddelanden ska följa kommissionens rekommendationer om it-säkerhet för automatiskt försvinnande av meddelanden.”
• Kommissionens riktlinjer för godtagbar användning av offentliga tillämpningar för snabbmeddelanden av den 1 september 2019.
• C heck-listanför att göra din signal säkrare, daterad den 8 juli 2022, där kommissionens berörda avdelningar rekommenderar att funktionen ”försvunna meddelanden” i Signal aktiveras.

Kommissionens företrädare noterade att bilagan till rättegångsreglerna, som förtecknas ovan, för närvarande bestrids vid tribunalen.[4] De ansåg att ombudsmannens undersökning i detta fall i huvudsak syftar till att bedöma funktionen ”försvunna meddelanden” som bestrids vid domstolen. De uppmanade ombudsmannen att bedöma om undersökningen bör avslutas under dessa omständigheter, i enlighet med artikel 2.9 i ombudsmannens stadga, för att inte störa de rättsliga förfarandena.

De preciserade vidare att bilagan till rättegångsreglerna under tiden, i enlighet med artikel 278 FEUF, fortfarande är fullt tillämplig. De hävdade att kommissionen inte kan anklagas för administrativa missförhållanden om den följer gällande regler.

Frågor från ombudsmannens undersökningsgrupp

Ombudsmannens undersökningsgrupp noterade att det omtvistade textmeddelandet, enligt kommissionens bekräftande beslut, mottogs av kommissionens ordförande den 28 eller 29 januari 2024 och att funktionen för försvinnande meddelanden med all sannolikhet tillämpades på det kort därefter. Undersökningsgruppen frågade kommissionens företrädare om tidsintervallet i inställningarna för ”försvunna meddelanden” i Signal-appen på ordförandens telefon.

Kommissionens företrädare sade att tidsintervallet inte kunde lämnas ut av säkerhetsskäl, och därför var det inte möjligt att uppskatta hur lång tid som hade gått innan funktionen för försvinnande meddelanden tillämpades. Dessutom pekade de på det faktum att Signal-appen tillåter användare, i inställningarna, att ställa in vilket tidsintervall som helst mellan en sekund och fyra veckor. De ”försvunna meddelandena” kan ställas in för alla nya chattar eller i varje chatt med en viss mottagare eller grupp. Det kan också tillämpas på befintliga chattar. Funktionerna för ”försvunna meddelanden” kan ställas in av båda sidor av chatten och tillämpas på alla meddelanden som utbyts. Med andra ord: Även om tidsperioden på kommissionens sida är fastställd till fyra veckor kan den andra sidan av chatten välja en kortare tidsperiod.

Undersökningsgruppen noterade att de handlingar som skickades för inspektion före mötet visade att klagandens begäran om allmänhetens tillgång registrerades av kommissionens generalsekretariat den 31 januari 2024 och sedan vidarebefordrades till kommissionens ordförandes kansli den 2 februari 2024. Utredningsgruppen frågade om kabinettet svarade på det meddelandet.

Kommissionens företrädare klargjorde att begäran om tillgång vidarebefordrades till gruppen ”Arkiv” vid kansliet, en grupp som ansvarar för att hantera ett stort antal begäranden och korrespondens som inte bara rör allmänhetens tillgång. De förklarade att en viss tid vanligtvis kan förflyta innan en begäran om åtkomst vidarebefordras och behandlas. De erinrade om den mycket stora mängd korrespondens som dagligen riktas till talmannen och hennes kansli.

Utredningsgruppen noterade att det vid inspektionen av handlingarna framgick att begäran från kommissionens generalsekretariat av den 2 februari 2024 inte hade besvarats. Generalsekretariatet förlängde den 20 februari 2024 tidsfristen för att anta ett beslut om begäran om tillgång[5]. Kommissionen erinrade om att dess underlåtenhet att svara inom den föreskrivna tidsfristen enligt artikel 7.4 i förordning 1049/2001 gav klaganden rätt att inge en bekräftande ansökan. Han valde att inte göra detta och lämnade begäran vilande i 15 månader tills han lämnade in sin bekräftande ansökan i maj 2025.

Kommissionens företrädare bekräftade tidsplanen. De förklarade att bestämmelserna i förordning 1049/2001 skyddar sökandens rättigheter när institutionerna inte svarar inom de föreskrivna tidsfristerna, eftersom sökanden omedelbart kan lämna in en bekräftande ansökan. Kommissionen erinrade dessutom om att i strid med de allmänna förvaltningsrättsliga principerna i medlemsstaterna kan vilande begäranden enligt förordning (EG) nr 1049/2001 återaktiveras utan tidsbegränsning, även år efter den ursprungliga begäran.

Utredningsgruppen noterade att de inspekterade handlingarna verkar visa att det inte förekom några skriftliga utbyten mellan kansliet och generalsekretariatet under sommaren 2025, när utkastet till bekräftande beslut höll på att utarbetas.

Kommissionens företrädare förklarade att utbytena ägde rum muntligen. Generalsekretariatet höll vid den tidpunkten på att utarbeta tre separata bekräftande beslut i frågan (inklusive det beslut som är aktuellt i detta ärende) och fick muntlig återkoppling från kansliet om innehållet i dessa beslut.

Såsom anges i det bekräftande beslutet påminde kanslichefen för kommissionens ordförande om att kommissionens ordförande mottog ett meddelande via sms-applikationen ”Signal” från Frankrikes president den 28 eller 29 januari 2024. Kommissionens ordförande och hennes kanslichef diskuterade detta meddelande kort efter det att det hade mottagits. De ansåg att detta budskap upprepade en väletablerad ståndpunkt som Frankrike redan tidigare hade meddelat kommissionen i rådskonstellationer och att det också var allmänt känt[6].

Kommissionens företrädare försäkrade undersökningsgruppen om att textmeddelanden med viktigt innehåll eller ämne som skulle kräva uppföljning från kommissionens sida i praktiken översänds till de berörda avdelningarna för registrering och vidare behandling. Till exempel skulle ett textmeddelande från en statschef till kommissionens ordförande om vissa politiska problem i en medlemsstat registreras och dess politiska innehåll skulle vidarebefordras för vidare behandling till det behöriga generaldirektoratet, om en sådan uppföljning behövdes.

Undersökningsgruppen och kommissionens företrädare inledde sedan en diskussion om den rätta balansen mellan öppenhet och säkerhet. Kommissionen betonade att Check-listan för att göra din signal säkrare antogs som svar på identifieringen av konkreta säkerhetsrisker i händelse av en cyberattack mot mobiltelefoner, för att säkerställa att en sådan attack endast kunde få en mycket begränsad mängd meddelanden. Undersökningsgruppen betonade att ”försvunna” meddelanden bör behållas så snart en begäran om allmänhetens tillgång till dessa meddelanden tas emot av tjänstemannen i fråga, för att säkerställa att Europeiska ombudsmannen och domstolen kan utföra sin tillsynsroll. Detta skulle kräva en översyn av gällande regler och kommissionen bör överväga detta.

Inspekterade handlingar

Före mötet:

• 15 handlingar (e-postmeddelanden och bilagor) som visar de åtgärder som kommissionen vidtagit för att hantera klagandens begäran om tillgång, från mottagandet av den ursprungliga begäran om tillgång den 31 januari 2024 till översändandet av det bekräftande beslutet och bilagorna till klaganden den 27 juli 2025.
• 1 dokument kallat Guidelineson document registration av den 16 november 2018(Ref. Ares(2018)5874624 – 16/11/2018).
• 1 dokument om pågående domstolsförfaranden i mål T-641/25, Client Earth mot kommissionen.

Under mötet:

Kommissionens företrädare förklarade för ombudsmannens undersökningsgrupp de viktigaste argument som tagits upp i de pågående domstolsförfarandena i målen T-146/25, De Capitani m.fl. mot kommissionen, och T-641/25, Client Earth mot kommissionen.

Kommissionen begärde konfidentiell behandling av alla handlingar som anges ovan.

Mötets avslutande

Undersökningsgruppen tackade kommissionens företrädare för deras tid och för de förklaringar som lämnats, och mötet avslutades.

Bryssel den 19 december 2025

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Direktör för förfrågningar Inquiries Officer

[1] Artikel 4.8 i Europeiska ombudsmannens genomförandebestämmelser.

[2] Förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [fotnot tillagd av kommissionen efter mötet:] Se, för Europeiska unionens råd, Europeiska unionens råds svar på ombudsmannens strategiska initiativ om inspelning av text- och snabbmeddelanden (SI/4/2021/MIG), bilaga V, not från generaldirektören med ansvar för digitala tjänster, där rådets personal instrueras att kommersiella textmeddelandeappar endast får användas för ”kortvariga,kortvariga chattar om offentliga eller icke-känsliga ämnen”och ”intefår användas för att dela materiellt innehåll i känsliga frågor”.

[4] Målen T-146/25, De Capitani m.fl. mot kommissionen, och T-641/25, Client Earth mot kommissionen. Kommissionens företrädare delade konfidentiella handlingar med anknytning till domstolsförfarandet i slutet av mötet.

[5] I enlighet med artikel 8.2 i förordning 1049/2001.

[6] Kommissionens företrädare hänvisade till ett pressmeddelande som den franska regeringen hade utfärdat efter ett extra möte i Europeiska rådet den 1 februari 2024: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.