Den klagande, en journalist, bad Europeiska kommissionen att ge allmänheten tillgång till ett textmeddelande från en statschef i EU till kommissionens ordförande om handelsförhandlingarna mellan EU och Mercosur. Kommissionen bekräftade att dess ordförande hade tagit emot textmeddelandet men noterade att meddelandet hade tagits emot via snabbmeddelandeapplikationen Signal, som hade aktiverat funktionen ”försvunna meddelanden”. Kommissionen drog därför slutsatsen att den inte innehade några handlingar som omfattades av begäran.

Efter ett möte med företrädare för kommissionen och en inspektion av handlingar som rör begäran om tillgång kunde ombudsmannen inte utesluta möjligheten att meddelandet automatiskt hade raderats efter det att begäran redan hade mottagits. Hon konstaterade också att kommissionens ordförandes kansli inte hade behandlat klagandens begäran på 15 månader. Ombudsmannen drog därför slutsatsen att det sätt på vilket kommissionen hade hanterat denna begäran utgjorde ett administrativt missförhållande.

För att komma till rätta med denna brist rekommenderade ombudsmannen kommissionen att se över och förbättra sin hantering av begäranden om allmänhetens tillgång som rör ordförandens eller en kommissionsledamots kansli. Dessutom föreslog hon att kommissionen skulle anpassa sina interna regler för att säkerställa att handlingar som är föremål för en begäran om allmänhetens tillgång bevaras och att kommissionen vederbörligen, under en rimlig period, bevarar all text och alla snabbmeddelanden som utbyts mellan stats- och regeringschefer, eller ministrar, och kommissionsledamöter.