Atrašanās vieta: Eiropas Ombuda birojs Briselē

Piedalījās:

Eiropas Komisija:

• Juridiskā dienesta ģenerāldirektors
• Juridiskā dienesta ģenerāldirektora palīgs
• Iestāžu attiecību, pārredzamības un ētikas koordinators (SG.A.3), Ģenerālsekretariāts
• Jurists un politikas speciālists, dokumentu pārvaldība un zīmogs; piekļuve dokumentiem (SG.A.2), Ģenerālsekretariāts

Eiropas ombuds:

• Lampros Papadias, kabineta vadītājs
• Rosita Hickey, izmeklēšanas direktore
• Tanja Ehnert, izmeklēšanas koordinatore
• Diana Riochet, biroja juridiskā padomniece
• Michaela Gehring, izmeklēšanas virsniece
• Nicholas Hernanz, izmeklēšanas speciālists

Sanāksmes mērķis

Sanāksmes mērķis bija panākt, lai Ombuda izmeklēšanas grupa apspriestu lietu un precizētu konkrēto grafiku, kādā Komisija izskata pieprasījumu par publisku piekļuvi.

Pirms sanāksmes Komisija iesniedza Ombuda izmeklēšanas grupai 17 dokumentus, kas saistīti ar sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījuma izskatīšanu gan sākotnējā, gan atkārtotajā posmā, kā arī ar tās politiku attiecībā uz korporatīvo mobilo tālruņu/ierīču izmantošanu.

Ievads un procesuālā informācija

Ombuda izmeklēšanas grupa iepazīstināja ar sevi, pateicās Komisijas pārstāvjiem par tikšanos ar viņiem un izklāstīja sanāksmes mērķi. Viņi izklāstīja tiesisko regulējumu, kas attiecas uz ombuda rīkotajām sanāksmēm, jo īpaši to, ka ombuds bez Komisijas iepriekšējas piekrišanas neatklās nekādu informāciju, ko Komisija atzinusi par konfidenciālu, ne sūdzības iesniedzējam, ne jebkurai citai personai ārpus ombuda biroja ^[1].

Izmeklēšanas grupa paskaidroja, ka tā sagatavos ziņojuma projektu par sanāksmi, kas jānosūta Komisijai, lai nodrošinātu, ka saturs ir faktiski precīzs un pilnīgs. Pēc tam sanāksmes ziņojums tiks pabeigts, iekļauts lietas materiālos un iesniegts sūdzības iesniedzējam. Ziņojumā netiktu iekļauta konfidenciāla informācija vai kā citādi sniegta sūdzības iesniedzējam vai kādai trešai personai.

Apmainītā informācija

Komisijas ievadruna

Komisijas pārstāvji izklāsta šādus lietas faktus. Sūdzības iesniedzējs 2024. gada 31. janvārī saskaņā ar Regulas 1049/2001 [2] noteikumiem lūdza publisku piekļuvi īsziņai, ko Francijas Republikas prezidents nosūtīja Eiropas Komisijas priekšsēdētājam par ES un Mercosur tirdzniecības sarunām. Tā kā sākotnējais lēmums netika pieņemts, sūdzības iesniedzējs 2025. gada 14. maijā, proti, 15 mēnešus vēlāk, iesniedza atkārtotu pieteikumu. Komisija 2025. gada 28. jūlijā pieņēma apstiprinošu lēmumu par sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumu, norādot, ka tā ir veikusi izsmeļošu meklēšanu, bet nevar identificēt attiecīgo īsziņu.

Komisijas pārstāvji sniedza Ombuda izmeklēšanas grupai pamatinformāciju par to, kā Komisija izskata pieprasījumus par publisku piekļuvi īsziņām vai tūlītējās ziņojumapmaiņas lietojumprogrammām. Viņi norādīja, ka Komisija nodarbina vairāk nekā 30 000 darbinieku, kuri regulāri izmanto tūlītējos ziņojumus darbam. Apmainīto ziņojumu lielā skaita dēļ Komisija attiecībā uz īsziņu reģistrēšanu savā dokumentu pārvaldības sistēmā ņem vērā trīs galvenos elementus:

• pārredzamības pienākumi;
• mūsdienu sakaru realitāte (tūlītējās ziņojumapmaiņas lietojumprogrammu ātrums); un
• bažas par drošību (Komisija minēja kiberuzbrukumu risku, kas jo īpaši saistīts ar augsta līmeņa mērķiem).

Komisijas pārstāvji norādīja, ka drošības problēmas saistībā ar tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotnēm lika citām iestādēm dot norādījumus saviem darbiniekiem vispār neizmantot tūlītējo ziņojumapmaiņu [3].

Komisija ir ieviesusi ļoti stingras drošības prasības korporatīvo ierīču izmantošanai, tostarp to, ka darbinieki aktivizē funkciju “pazuduši ziņojumi” lietotnē Signal, lai līdz minimumam samazinātu riskus.

Viņi atgādināja, kā jau izklāstīts apstiprinošajā lēmumā, noteikumus, kas visiem darbiniekiem jāievēro:

• Komisijas Reglamenta pielikuma 5. panta 4. punktā ir noteikts: “Teksta ziņojumapmaiņas lietotnes korporatīvajos mobilajos tālruņos neizmanto svarīgai informācijai, kas nav īslaicīga, ja vien tas nav stingri nepieciešams pakalpojuma interesēs. Teksta ziņojumapmaiņas lietojumprogrammas atbilst Komisijas informācijas tehnoloģiju drošības ieteikumiem par ziņojumu automātisku pazušanu.”
• Komisijas 2019. gada 1. septembra vadlīnijas par publisku tūlītējās ziņojumapmaiņas lietotņu pieņemamu izmantošanu.
• 2022. gada 8. jūlija C heck saraksts, lai padarītu jūsu signālu drošāku, kurā attiecīgie Komisijas dienesti iesaka aktivizēt Signal funkciju “pazudušie ziņojumi”.

Komisijas pārstāvji norādīja, ka iepriekš minētais Reglamenta pielikums pašlaik tiek apstrīdēts Vispārējā tiesā [4]. Viņi uzskatīja, ka ombuda izmeklēšanas mērķis šajā lietā būtībā ir novērtēt “pazudušo ziņojumu” funkciju, kas tiek apstrīdēta tiesā. Viņi aicināja ombudu izvērtēt, vai šādos apstākļos izmeklēšana būtu jāslēdz saskaņā ar Ombuda statūtu 2. panta 9. punktu, lai netraucētu tiesvedību.

Tās arī norādīja, ka tikmēr saskaņā ar LESD 278. pantu Reglamenta pielikums joprojām ir pilnībā piemērojams. Tās apgalvoja, ka Komisijai nevar pārmest administratīvu kļūmi, ja tā ievēro spēkā esošos noteikumus.

Ombuda izmeklēšanas grupas jautājumi

Ombuda izmeklēšanas grupa norādīja, ka saskaņā ar Komisijas apstiprinošo lēmumu Komisijas priekšsēdētājs attiecīgo īsziņu saņēma 2024. gada 28. vai 29. janvārī un, visticamāk, drīz pēc tam tai tika piemērota pazudušo ziņojumu funkcija. Izmeklēšanas grupa jautāja Komisijas pārstāvjiem par laika intervālu iestatījumos, kas saistīti ar “pazudušām ziņām” lietotnē Signal priekšsēdētāja tālrunī.

Komisijas pārstāvji norādīja, ka laika intervālu nevar izpaust drošības apsvērumu dēļ, un tāpēc nebija iespējams aplēst, cik daudz laika ir pagājis, pirms tika piemērota pazudušo ziņojumu funkcija. Turklāt viņi norādīja uz to, ka Signal lietotne ļauj lietotājiem iestatījumos iestatīt jebkuru laika intervālu starp vienu sekundi un četrām nedēļām. “Pazudušos ziņojumus” var iestatīt visām jaunajām tērzēšanām vai katrā tērzēšanā ar konkrētu adresātu vai grupu. To var piemērot arī esošajām tērzēšanām. “Pazudušo ziņojumu” funkcijas var iestatīt abas tērzēšanas puses, un tās attiecas uz visiem ziņojumiem, ar kuriem notiek apmaiņa. Citiem vārdiem sakot: pat tad, ja no Komisijas puses šis laikposms ir četras nedēļas, otra tērzēšanas puse var izvēlēties īsāku laikposmu.

Izmeklēšanas grupa norādīja, ka pirms sanāksmes pārbaudei nosūtītie dokumenti liecina, ka sūdzības iesniedzēja pieprasījumu par publisku piekļuvi Komisijas Ģenerālsekretariāts reģistrēja 2024. gada 31. janvārī un pēc tam 2024. gada 2. februārī nosūtīja Komisijas priekšsēdētājas kabinetam. Izmeklēšanas grupa jautāja, vai Ministru kabinets atbildēja uz šo ziņojumu.

Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka piekļuves pieprasījums tika nosūtīts Ministru kabineta “Arhīvu” grupai, kas ir atbildīga par liela skaita pieprasījumu un korespondences apstrādi ne tikai attiecībā uz publisku piekļuvi. Tās paskaidroja, ka parasti var paiet zināms laiks, pirms piekļuves pieprasījums tiek pārsūtīts un apstrādāts. Viņi atgādināja, ka priekšsēdētājai un viņas kabinetam katru dienu tiek sūtīts ļoti liels sarakstes apjoms.

Izmeklēšanas grupa norādīja, ka pēc dokumentu pārbaudes izrādījās, ka uz Komisijas Ģenerālsekretariāta 2024. gada 2. februāra pieprasījumu atbilde netika sniegta. Ģenerālsekretariāts 2024. gada 20. februārī pagarināja termiņu lēmuma pieņemšanai par piekļuves pieprasījumu [5]. Komisija atgādināja, ka atbildes nesniegšana Regulas 1049/2001 7. panta 4. punktā noteiktajā termiņā deva sūdzības iesniedzējam tiesības iesniegt atkārtotu pieteikumu. Viņš izvēlējās to nedarīt, atstājot pieprasījumu nespēcīgu uz 15 mēnešiem, līdz 2025. gada maijā viņš iesniedza savu atkārtoto pieteikumu.

Komisijas pārstāvji apstiprināja grafiku. Tās paskaidroja, ka Regulas Nr. 1049/2001 noteikumi aizsargā pieteikuma iesniedzēja tiesības, ja iestādes nesniedz atbildi noteiktajos termiņos, jo pieteikuma iesniedzējs var nekavējoties iesniegt atkārtotu pieteikumu. Turklāt Komisija atgādināja, ka pretēji vispārējiem administratīvo tiesību principiem dalībvalstīs saskaņā ar Regulu 1049/2001 neaktivizētus pieprasījumus var atjaunot bez termiņa ierobežojuma, pat gadus pēc sākotnējā pieprasījuma.

Izmeklēšanas grupa norādīja, ka pārbaudītie dokumenti, šķiet, liecina, ka 2025. gada vasarā, kad tika sagatavots apstiprinoša lēmuma projekts, starp Ministru kabinetu un Ģenerālsekretariātu nenotika rakstiska informācijas apmaiņa.

Komisijas pārstāvji paskaidroja, ka informācijas apmaiņa notika mutiski. Ģenerālsekretariāts tolaik gatavoja trīs atsevišķus apstiprinošus lēmumus par šo jautājumu (tostarp šajā lietā izskatāmo) un saņēma mutiskas atsauksmes no Ministru kabineta par šo lēmumu saturu.

Kā izklāstīts apstiprinošajā lēmumā, Komisijas priekšsēdētāja biroja vadītājs atgādināja, ka Komisijas priekšsēdētājs 2024. gada 28. vai 29. janvārī no Francijas priekšsēdētāja saņēma īsziņu, izmantojot īsziņu lietotni “Signal”. Komisijas priekšsēdētāja un viņas biroja vadītāja apsprieda šo vēstījumu neilgi pēc tā saņemšanas. Tās uzskatīja, ka šis vēstījums atkārto vispāratzīto nostāju, ko Francija jau iepriekš ir darījusi zināmu Komisijai Padomes sastāvos, un ka tas ir arī publiski labi zināms [6].

Komisijas pārstāvji apliecināja izmeklēšanas grupai, ka praksē īsziņas ar svarīgu saturu vai tematu, attiecībā uz kurām Komisijai būtu jāveic turpmāki pasākumi, tiek nosūtītas attiecīgajiem dienestiem reģistrācijai un turpmākai apstrādei. Piemēram, tiktu reģistrēta valsts vadītāja īsziņa Komisijas priekšsēdētājam par konkrētām politikas problēmām dalībvalstī, un tās politiskais saturs tiktu pārsūtīts turpmākai apstrādei kompetentajam ģenerāldirektorātam, ja šāda turpmāka rīcība būtu nepieciešama.

Pēc tam izmeklēšanas grupa un Komisijas pārstāvji iesaistījās diskusijā par pareizo līdzsvaru starp pārredzamību un drošību. Komisija uzsvēra, ka C heck saraksts, lai padarītu jūsu signālu drošāku, tika pieņemts, reaģējot uz konkrētu drošības risku identificēšanu kiberuzbrukuma gadījumā pret mobilajiem tālruņiem, lai nodrošinātu, ka jebkurš šāds uzbrukums var saņemt tikai ļoti ierobežotu ziņojumu skaitu. Izmeklēšanas grupa uzsvēra, ka “pazuduši” ziņojumi būtu jāglabā, tiklīdz attiecīgais ierēdnis ir saņēmis pieprasījumu par publisku piekļuvi šiem ziņojumiem, lai nodrošinātu, ka Eiropas Ombuds un Tiesa var veikt savu pārraudzības funkciju. Tādēļ būtu jāpārskata spēkā esošie noteikumi, un Komisijai tas būtu jāapsver.

Pārbaudītie dokumenti

Pirms sanāksmes:

• 15 dokumenti (e-pasta vēstules un pielikumi), kuros parādīti pasākumi, ko Komisija veikusi, lai apstrādātu sūdzības iesniedzēja piekļuves pieprasījumu, no sākotnējā piekļuves pieprasījuma saņemšanas 2024. gada 31. janvārī līdz apstiprinoša lēmuma un pielikumu nosūtīšanai sūdzības iesniedzējam 2025. gada 27. jūlijā.
• 1 dokuments ar nosaukumu “2018. gada 16. novembra Pamatnostādnes par dokumentu reģistrāciju”(atsauce: Ares(2018)5874624 – 16.11.2018.).
• 1 dokuments, kas saistīts ar notiekošu tiesvedību lietā T-641/25 Client Earth pret Komisiju.

Sanāksmes laikā:

Komisijas pārstāvji ombuda izmeklēšanas grupai izskaidroja galvenos argumentus, kas izvirzīti notiekošajā tiesvedībā lietās T-146/25 De Capitani u.c./Komisija un T-641/25 Client Earth/Komisija.

Komisija pieprasīja ievērot konfidencialitāti attiecībā uz visiem iepriekš minētajiem dokumentiem.

Sanāksmes noslēgums

Izmeklēšanas grupa pateicās Komisijas pārstāvjiem par laiku un sniegtajiem paskaidrojumiem, un sanāksme beidzās.

Briselē, 2025. gada 19. decembrī

Rosita Hikijs Nikolajs Hernanzs

Izmeklēšanas darbinieka direktors

[1] Eiropas Ombuda īstenošanas noteikumu 4.8. pants.

[2] Regula (EK) Nr. 1049/2001 par publisku piekļuvi Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas dokumentiem: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [zemsvītras piezīme, ko Komisija pievienojusi pēc sanāksmes:] Attiecībā uz Eiropas Savienības Padomi sk. Eiropas Savienības Padomes atbildi uz Ombuda stratēģisko iniciatīvu par teksta un tūlītējo ziņojumu ierakstīšanu (SI/4/2021/MIG), V pielikums, par digitālo pakalpojumu atbildīgā ģenerāldirektora piezīme, kurā Padomes darbiniekiem dots norādījums, ka komerciālās teksta ziņojumapmaiņas lietotnes ir izmantojamas tikai “īslaicīgām, īslaicīgām tērzēšanām par publiskiem vai nejutīgiem tematiem” un “nav izmantojamas, lai kopīgotu būtisku saturu par sensitīviem jautājumiem”.

[4] Lietas T-146/25 De Capitani un citi / Komisija un T-641/25 Client Earth / Komisija. Sanāksmes beigās Komisijas pārstāvji apmainījās ar konfidenciāliem dokumentiem, kas saistīti ar tiesvedību.

[5] Saskaņā ar Regulas 1049/2001 8. panta 2. punktu.

[6] Komisijas pārstāvji atsaucās uz paziņojumu presei, ko Francijas valdība sniedza pēc Eiropadomes ārkārtas sanāksmes 2024. gada 1. februārī: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.