Vieta: Europos ombudsmeno tarnyba, Briuselis

Dalyvavo:

Europos Komisija:

• Teisės tarnybos generalinis direktorius
• Teisės tarnybos generalinio direktoriaus padėjėja
• Tarpinstitucinių ryšių, skaidrumo ir etikos koordinatorius (SG.A.3), Generalinis sekretoriatas
• Teisės ir politikos pareigūnas, Dokumentų valdymas iramp; Galimybė susipažinti su dokumentais (SG.A.2), Generalinis sekretoriatas

Europos ombudsmenas:

• Lampros Papadias, kabineto vadovas
• Rosita Hickey, tyrimų direktorė
• Tanja Ehnert, užklausų koordinatorė
• Diana Riochet, kabineto patarėja teisės klausimais
• Michaela Gehring, tyrimų pareigūnė
• Nicholas Hernanz, tyrimų pareigūnas

Posėdžio tikslas

Posėdžio tikslas buvo, kad ombudsmeno tyrimo grupė aptartų šį atvejį ir paaiškintų konkretų Komisijos vykdomo prašymo leisti visuomenei susipažinti su dokumentais tvarkymo tvarkaraštį.

Prieš posėdį Komisija ombudsmeno tyrimo grupei pateikė 17 dokumentų, susijusių su skundo pateikėjo prašymo leisti susipažinti su dokumentais nagrinėjimu tiek pradiniu, tiek patvirtinamuoju etapais, taip pat su jos politika dėl įmonių mobiliųjų telefonų ir (arba) prietaisų naudojimo.

Įvadas ir procedūrinė informacija

Ombudsmeno tyrimo grupė prisistatė, padėkojo Komisijos atstovams už susitikimą su jais ir išdėstė susitikimo tikslą. Jie nurodė teisinę sistemą, taikomą ombudsmeno rengiamiems posėdžiams, visų pirma tai, kad be išankstinio Komisijos sutikimo ombudsmenas neatskleis jokios informacijos, kurią Komisija nurodė kaip konfidencialią, nei skundo pateikėjui, nei jokiam kitam ombudsmeno tarnybai nepriklausančiam asmeniui^[1].

Tyrimo grupė paaiškino, kad ji parengs posėdžio ataskaitos projektą, kuris bus nusiųstas Komisijai, siekiant užtikrinti, kad turinys būtų faktiškai tikslus ir išsamus. Po to posėdžio ataskaita bus baigta rengti, įtraukta į bylą ir pateikta skundo pateikėjui. Jokia konfidenciali informacija nebūtų įtraukta į ataskaitą ar kitaip pateikta skundo pateikėjui ar bet kuriai trečiajai šaliai.

Informacija, kuria keičiamasi

Komisijos įžanginis žodis

Komisijos atstovai išdėstė toliau nurodytas faktines bylos aplinkybes. 2024 m. sausio 31 d. skundo pateikėjas, vadovaudamasis Reglamente (EB) Nr. 1049/2001[2] nustatytomis taisyklėmis, pateikė prašymą leisti visuomenei susipažinti su Prancūzijos Respublikos Prezidento Europos Komisijos pirmininkui išsiųstu tekstiniu pranešimu dėl ES ir MERCOSUR prekybos derybų. Kadangi pradinis sprendimas nebuvo priimtas, skundo pateikėjas kartotinę paraišką pateikė 2025 m. gegužės 14 d., t. y. po 15 mėnesių. 2025 m. liepos 28 d. Komisija priėmė kartotinį sprendimą dėl skundo pateikėjos prašymo leisti susipažinti su dokumentais ir nurodė, kad atliko išsamią paiešką, tačiau negalėjo nustatyti ginčijamo tekstinio pranešimo.

Komisijos atstovai ombudsmeno tyrimo grupei pateikė tam tikros aiškinamosios informacijos apie tai, kaip Komisija nagrinėja prašymus leisti visuomenei susipažinti su tekstiniais pranešimais arba tikralaikių pokalbių taikomosiomis programomis. Jie pažymėjo, kad Komisijoje dirba daugiau kaip 30 000 darbuotojų, kurie darbui reguliariai naudoja momentines žinutes. Dėl didelio pranešimų, kuriais keičiamasi, skaičiaus Komisija atsižvelgia į tris pagrindinius elementus, susijusius su tekstinių pranešimų registravimu jos dokumentų valdymo sistemoje:

• Skaidrumo įpareigojimai;
• šiuolaikinių komunikacijų realybė (tiesioginių pranešimų programų sparta); ir
• Susirūpinimą kelia saugumo klausimai (Komisija paminėjo kibernetinių išpuolių, visų pirma susijusių su didelio atgarsio sulaukusiais taikiniais, riziką).

Komisijos atstovai pažymėjo, kad dėl saugumo problemų, susijusių su tikralaikių pokalbių programėlėmis, kitos institucijos nurodė savo darbuotojams apskritai nenaudoti tikralaikių pokalbių[3].

Komisija nustatė labai griežtus organizacijos prietaisų naudojimo saugumo reikalavimus, be kita ko, kad darbuotojai aktyvuotų „dingstančių pranešimų“ funkciją „Signal“ programėlėje, kad būtų kuo labiau sumažinta rizika.

Jie priminė, kaip jau nustatyta patvirtinamajame sprendime, taisykles, kurių turi laikytis visi darbuotojai:

• Komisijos darbo tvarkos taisyklių priedo 5 straipsnio 4 dalyje nustatyta: „Tekstųpranešimų siuntimo programėlės įmonių mobiliuosiuose telefonuose nenaudojamos svarbiai informacijai, kuri nėra trumpalaikė, išskyrus atvejus, kai tai griežtai būtina dėl paslaugos interesų. Tekstinių pranešimų programėlės turi atitikti Komisijos informacinių technologijų saugumo rekomendacijas dėl automatinio pranešimų dingimo.“
• 2019 m. rugsėjo 1 d. Komisijos gairės dėl priimtino viešųjų tikralaikių pokalbių programėlių naudojimo.
• 2022 m. liepos 8 d. „Check“ sąrašas, kuriuo siekiama, kad jūsų signalas būtų saugesnis, kuriame atitinkamos Komisijos tarnybos rekomenduoja aktyvuoti „Signal“ funkciją „dingstantys pranešimai“.

Komisijos atstovai pažymėjo, kad pirmiau nurodytas Procedūros reglamento priedas šiuo metu ginčijamas Bendrajame Teisme[4]. Jie laikėsi nuomonės, kad ombudsmeno tyrimu šioje byloje iš esmės siekiama įvertinti „dingstančių pranešimų“ funkciją, kuri ginčijama teisme. Jie paragino ombudsmeną įvertinti, ar šiomis aplinkybėmis tyrimas turėtų būti baigtas pagal ombudsmeno statuto 2 straipsnio 9 dalį, kad nebūtų kišamasi į teismo procesą.

Jos taip pat nurodė, kad tuo tarpu pagal SESV 278 straipsnį Darbo tvarkos taisyklių priedas ir toliau visapusiškai taikomas. Jos teigė, kad Komisija negali būti kaltinama netinkamu administravimu, jei ji laikosi galiojančių taisyklių.

Ombudsmeno tyrimo grupės klausimai

Ombudsmeno tyrimo grupė pažymėjo, kad, remiantis Komisijos patvirtinamuoju sprendimu, ginčijamą tekstinį pranešimą Komisijos pirmininkas gavo 2024 m. sausio 28 arba 29 d. ir greičiausiai netrukus po to jam buvo pritaikyta dingstančių pranešimų funkcija. Tyrimo grupė paklausė Komisijos atstovų apie laiko intervalą nustatymuose, susijusiuose su „pranešimų dingimu“ Pirmininko telefone esančioje programėlėje „Signal“.

Komisijos atstovai teigė, kad laiko intervalas negali būti atskleistas dėl saugumo priežasčių, todėl nebuvo įmanoma įvertinti, kiek laiko praėjo iki dingstančių pranešimų funkcijos taikymo. Be to, jie atkreipė dėmesį į tai, kad "Signal" programa leidžia vartotojams nustatymuose nustatyti bet kokį laiko intervalą nuo vienos sekundės iki keturių savaičių. „Dingstantys pranešimai“ gali būti nustatyti visiems naujiems pokalbiams arba kiekvienam pokalbiui su konkrečiu gavėju ar grupe. Jis taip pat gali būti taikomas esamiems pokalbiams. Funkcijas „dingstantys pranešimai“ gali nustatyti abi pokalbio pusės ir jos taikomos visiems pranešimams, kuriais keičiamasi. Kitaip tariant: net jei Komisijai nustatytas keturių savaičių laikotarpis, kita pokalbio šalis gali pasirinkti trumpesnį laikotarpį.

Tyrimo grupė pažymėjo, kad iš dokumentų, išsiųstų patikrinti prieš posėdį, matyti, kad skundo pateikėjo prašymą leisti visuomenei susipažinti su dokumentais Komisijos generalinis sekretoriatas užregistravo 2024 m. sausio 31 d., o 2024 m. vasario 2 d. perdavė Komisijos pirmininko kabinetui. Tyrimo grupė paklausė, ar kabinetas atsakė į šį pranešimą.

Komisijos atstovai paaiškino, kad prašymas leisti susipažinti su dokumentais buvo persiųstas kabineto „Archyvų“ grupei – grupei, atsakingai už didelio kiekio prašymų ir korespondencijos, susijusios ne tik su galimybe visuomenei susipažinti su dokumentais, tvarkymą. Jie paaiškino, kad paprastai gali praeiti šiek tiek laiko, kol prieigos prašymas bus persiųstas ir apdorotas. Jie priminė, kad Pirmininkui ir jo kabinetui kasdien siunčiama labai daug korespondencijos.

Tyrimo grupė pažymėjo, kad patikrinus dokumentus paaiškėjo, jog 2024 m. vasario 2 d. Komisijos generalinio sekretoriato prašymas liko neatsakytas. 2024 m. vasario 20 d. Generalinis sekretoriatas pratęsė sprendimo dėl prašymo suteikti prieigą priėmimo terminą[5]. Komisija priminė, kad, nepateikusi atsakymo per Reglamento 1049/2001 7 straipsnio 4 dalyje nustatytą terminą, skundo pateikėja turėjo teisę pateikti kartotinę paraišką. Jis nusprendė to nedaryti, palikdamas prašymą ramybės būsenoje 15 mėnesių, kol 2025 m. gegužės mėn. pateiks kartotinę paraišką.

Komisijos atstovai patvirtino tvarkaraštį. Jos paaiškino, kad Reglamento 1049/2001 nuostatomis apsaugomos pareiškėjo teisės, kai institucijos nepateikia atsakymo per nustatytus terminus, nes pareiškėjas gali nedelsdamas pateikti kartotinę paraišką. Be to, Komisija priminė, kad, priešingai bendriesiems valstybių narių administracinės teisės principams, pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001 atidėtus prašymus galima atnaujinti neribotam laikui, net praėjus metams nuo pirminio prašymo pateikimo.

Tyrimo grupė pažymėjo, kad iš patikrintų dokumentų matyti, jog 2025 m. vasarą, kai buvo rengiamas patvirtinamojo sprendimo projektas, kabinetas ir generalinis sekretoriatas raštu nesikeitė nuomonėmis.

Komisijos atstovai paaiškino, kad informacija buvo keičiamasi žodžiu. Generalinis sekretoriatas tuo metu rengė tris atskirus patvirtinamuosius sprendimus šiuo klausimu (įskaitant šioje byloje nagrinėjamą sprendimą) ir gavo žodinę Kabineto grįžtamąją informaciją apie šių sprendimų turinį.

Kaip išdėstyta patvirtinamajame sprendime, Komisijos pirmininkės kabineto vadovas priminė, kad 2024 m. sausio 28 arba 29 d. Komisijos pirmininkė per tekstinių pranešimų taikomąją programą „Signal“ gavo Prancūzijos Pirmininkės pranešimą. Komisijos pirmininkė ir jos kabineto vadovė aptarė šį pranešimą netrukus po to, kai jis buvo gautas. Jos laikėsi nuomonės, kad šiame pranešime pakartota nusistovėjusi pozicija, apie kurią Prancūzija jau anksčiau pranešė Komisijai įvairių sudėčių Taryboje ir kuri taip pat buvo viešai žinoma[6].

Komisijos atstovai patikino tyrimo grupę, kad praktiškai tekstiniai pranešimai, kurių turinys ar dalykas yra svarbus ir dėl kurių Komisija turėtų imtis tolesnių veiksmų, perduodami atitinkamoms tarnyboms registruoti ir toliau tvarkyti. Pavyzdžiui, būtų užregistruotas valstybės vadovo tekstinis pranešimas Komisijos pirmininkui apie tam tikras politikos problemas valstybėje narėje, o jo politinis turinys būtų perduotas kompetentingam generaliniam direktoratui toliau tvarkyti, jei prireiktų tokių tolesnių veiksmų.

Tyrimo grupė ir Komisijos atstovai dalyvavo diskusijoje dėl tinkamos skaidrumo ir saugumo pusiausvyros. Komisija pabrėžė, kad „Check“ sąrašas, kuriuo siekiama, kad jūsų signalas būtų saugesnis, buvo priimtas reaguojant į nustatytą konkrečią saugumo riziką kibernetinių išpuolių prieš mobiliuosius telefonus atveju, siekiant užtikrinti, kad bet koks toks išpuolis galėtų būti susijęs tik su labai nedideliu žinučių kiekiu. Tyrimo grupė pabrėžė, kad „dingę“ pranešimai turėtų būti saugomi, kai tik atitinkamas pareigūnas gauna prašymą leisti visuomenei susipažinti su tais pranešimais, siekiant užtikrinti, kad Europos ombudsmenas ir Audito Rūmai galėtų atlikti savo priežiūros funkciją. Tam reikėtų peržiūrėti galiojančias taisykles ir Komisija turėtų į tai atsižvelgti.

Patikrinti dokumentai

Prieš posėdį:

• 15 dokumentų (e. laiškų ir priedų), iš kurių matyti, kokių veiksmų Komisija ėmėsi nagrinėdama skundo pateikėjo prašymą leisti susipažinti su dokumentais nuo pirminio prašymo leisti susipažinti su dokumentais gavimo 2024 m. sausio 31 d. iki patvirtinamojo sprendimo ir priedų perdavimo skundo pateikėjui 2025 m. liepos 27 d.
• 12018 m. lapkričio 16 d. dokumentas „Dokumentų registravimo gairės“(Nr. Ares(2018)5874624 – 2018 11 16).
• 1 dokumentas, susijęs su vykstančiu teismo procesu byloje T-641/25 Client Earth prieš Komisiją.

Posėdžio metu:

Komisijos atstovai ombudsmeno tyrimo grupei paaiškino pagrindinius argumentus, pateiktus vykstančiame teismo procese bylose T-146/25 De Capitani ir kt. prieš Komisiją ir T-641/25 Client Earth prieš Komisiją.

Komisija paprašė užtikrinti visų pirmiau išvardytų dokumentų konfidencialumą.

Posėdžio išvados

Tyrimo grupė padėkojo Komisijos atstovams už jų laiką ir pateiktus paaiškinimus ir posėdis baigėsi.

Briuselis, 2025 m. gruodžio 19 d.

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Užklausų direktorius Užklausų pareigūnas

[1] Europos ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 4.8 straipsnis.

[2] Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [Po posėdžio Komisija įrašė išnašą:] Dėl Europos Sąjungos Tarybos žr. Europos Sąjungos Tarybos atsakymą į Ombudsmeno strateginę iniciatyvą dėl tekstinių ir momentinių žinučių įrašymo (SI/4/2021/MIG), V priedą, už skaitmenines paslaugas atsakingo generalinio direktoriaus pranešimą, kuriame Tarybos darbuotojams nurodoma, kad komercinių tekstinių žinučių programėlės turi būti naudojamos tik „trumpalaikiams,trumpalaikiams pokalbiams apie viešąsias ar nejautrias temas“ir „neturibūti naudojamos dalijantis esminiu turiniu neskelbtinais klausimais“.

[4] Bylos T-146/25 De Capitani ir kt. prieš Komisiją ir T-641/25 Client Earth prieš Komisiją. Susitikimo pabaigoje Komisijos atstovai pasidalijo konfidencialiais dokumentais, susijusiais su teismo procesu.

[5] Pagal Reglamento 1049/2001 8 straipsnio 2 dalį.

[6] Komisijos atstovai nurodė pareiškimą spaudai, kurį Prancūzijos vyriausybė paskelbė po 2024 m. vasario 1 d. neeilinio Europos Vadovų Tarybos susitikimo: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.