Naslov predmeta: Kako Izvršna agencija za Europsko vijeće za inovacije i MSP-ove (EISMEA) i Europska komisija osiguravaju da je upotreba umjetne inteligencije od strane vanjskih stručnjaka kompatibilna s njihovim zadaćama ocjenjivača prijava za sredstva iz programa Obzor

Datum: Ponedjeljak, 23. ožujka 2026.

Sastanak u Glavnoj upravi za istraživanje i inovacije (DG Research &amp); Ured za inovacije

Prisutni 

Europska komisija

• Voditelj Sektora za pritužbe i sporove. GU RTD.H1. Zajednička služba za pravnu potporu (CLSS)

• Pravni službenik, GU RTD.H1. CLSS

• Administrativni asistent, GU RTD.H1. CLSS

• analitičar politike, REGIO.G1 

• Pravni službenik, REGIO.B4

Izvršna agencija za Europsko vijeće za inovacije i MSP-ove (EISMEA)

• Voditelj tima Pravni tim, EISMEA.Team.C-Pravni tim

• Pravni upravitelj, EISMEA.Team.C-Legal

• Pravni savjetnik, EISMEA.Team.C-Legal

Europski ombudsman:

• Tanja EHNERT, koordinatorica za upite 

• Michał KRAJEWSKI, službenik za istrage

• José Luis da MOTA FLORES, pripravnik za upite

Svrha pregleda dokumenata i sastanka 

Ombudsmanica je pokrenula istragu o tome kako EISMEA i Komisija osiguravaju da je upotreba alata umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka angažiranih za evaluaciju prijedloga za financiranje sredstvima EU-a u skladu s njihovim zadaćama ocjenjivača. Svrha sastanka bila je da istražni tim Ombudsmana prikupi informacije i pojašnjenja u vezi s pravilima koja se primjenjuju u tom pogledu i sredstvima za praćenje poštuju li se ta pravila u praksi. EISMEA i Komisija dostavile su, kako je zatraženo, određena pojašnjenja Europskom ombudsmanu prije sastanka i podijelile relevantnu dokumentaciju s istražnim timom Europskog ombudsmana.

Uvod i postupovne informacije 

Istražni tim Ombudsmana predstavio se, zahvalio predstavnicima Komisije i EISMEA-e na sastanku s njima i utvrdio svrhu sastanka. 

Naveli su pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke koje održava Ombudsman, a posebno da Ombudsman bez prethodne suglasnosti Komisije i EISMEA-e ne bi otkrio nikakve informacije za koje su Komisija i EISMEA utvrdile da su povjerljive, ni podnositelju pritužbe ni bilo kojoj drugoj osobi izvan Ureda Ombudsmana.^[1]

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati Komisiji i EISMEA-i kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan i potpun. Izvješće sa sastanka zatim će biti dovršeno, uključeno u spis i dostavljeno podnositelju pritužbe. U izvješće se ne bi uključile povjerljive informacije niti bi se na drugi način pružile podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani.

Razmijenjene informacije 

Osnovne informacije 

Predstavnici Komisije iznijeli su kratak uvod kako bi objasnili postupak evaluacije prijedloga podnesenih u okviru programa Obzor Europa. Komisija je objasnila da je postupak usmjeren na „izvrsnost”, „učinak” i „kvalitetu i učinkovitost provedbe”, a kako bi se osigurala kvaliteta i pouzdanost procjena, odabir prijedloga temelji se na evaluaciji koju su proveli kvalificirani neovisni vanjski stručnjaci. Postupak obično započinje provjerom dopuštenosti i prihvatljivosti, nakon čega slijedi dodjela podnesenih prijedloga neovisnim vanjskim stručnim evaluatorima za njihovu evaluaciju. 

Prije početka postupka evaluacije ocjenjivači se informiraju o postupcima i procedurama evaluacije, sadržaju tema koje se razmatraju, potrebi za evaluacijom prijedloga kako su podneseni, a ne o njihovu potencijalu u slučaju određenih promjena. Vanjski stručnjaci također su obaviješteni o uvjetima svojih ugovora (povjerljivost, nepristranost, sukob interesa, obavljanje zadataka, kazne za neusklađenost itd.). 

Prijedloge obično ocjenjuje odbor za evaluaciju („povjerenstvo”) koji se sastoji od najmanje tri neovisna vanjska stručnjaka, a zatim se provodi završno preispitivanje.

koje provodi povjerenstvo. Postupak evaluacije mogu pratiti i neovisni promatrači. Na kraju evaluacije davatelj potpore sastavlja konačni rangirani popis i popis prijava predloženih za financiranje. Predstavnici Komisije naglasili su da je postupak zahtjevan jer uključuje evaluaciju opsežnih i složenih informacija koju provode različiti akteri, što zahtijeva mnogo napora kako bi se osigurala ujednačenost evaluacija.

Procjena rizika koju provodi EISMEA u pogledu upotrebe umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka

Predstavnici EISMEA-e izjavili su da su svjesni zabrinutosti podnositelja zahtjeva u vezi s upotrebom alata umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka, uključujući potencijalni rizik od otkrivanja tehničkih i poslovnih podataka sadržanih u prijedlozima, kao i osobnih podataka. 

Međutim, EISMEA je potvrdila da alati umjetne inteligencije treće strane mogu biti korisni za određene pomoćne zadaće, među ostalim za uređivanje jezika i stilova, što nekim stručnjacima pomaže da jasnije izraze svoja složena mišljenja. U tom kontekstu i uzimajući u obzir da ugovor stručnjaka u to vrijeme nije uključivao odredbe o upotrebi alata umjetne inteligencije, EISMEA prvotno nije izričito regulirala upotrebu alata umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka, već im je naložila da odgovorno upotrebljavaju alate umjetne inteligencije. Od tada se kvaliteta stručnih komentara općenito poboljšala, posebno u pogledu jezika i stila, što podnositeljima zahtjeva pomaže da razumiju ishod evaluacija.

Predstavnici EISMEA-e napomenuli su da su proveli procjenu rizika u pogledu upotrebe umjetne inteligencije u različitim programima kojima upravljaju. Svake godine svaki odjel EISMEA-e procjenjuje rizik povezan s umjetnom inteligencijom s kojim se susreće pri obavljanju svojih zadaća. 

Osim toga, EISMEA je 2024. zaprimila vrlo malo pritužbi na upotrebu alata umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka. EISMEA otad kontinuirano ažurira svoje interno obvezno informativno izvješće za stručne ocjenjivače, koje se temelji na standardnom informativnom izvješću Komisije za vanjske stručne ocjenjivače programa Obzor Europa i koje sada sadržava posebne upute o upotrebi alata umjetne inteligencije. Istodobno je EISMEA ažurirala i svoje interne smjernice za sve jedinice i programe o tome kako postupati s pritužbama povezanima s umjetnom inteligencijom. 

Pravila o upotrebi umjetne inteligencije od strane stručnih ocjenjivača

Predstavnici EISMEA-e izjavili su da su pravila za upotrebu alata umjetne inteligencije trećih strana od strane vanjskih stručnjaka sadržana u predlošku ugovora za stručnjake i njegovu prilogu kojim se utvrđuje „Kodeks ponašanja”^[2]. 

Komisija je te dokumente izradila na „korporacijskoj razini”, što znači da se primjenjuju u svim programima i postupcima EU-a kojima upravlja Komisija, a ne samo na one kojima upravlja EISMEA. 

Komisija nastavlja pratiti razvoj događaja u tom području i, prema potrebi, prilagođava svoje smjernice i dokumente kako bi osigurala da evaluacijske prakse ostanu pouzdane, poštene i pouzdane.

U tom kontekstu EISMEA po analogiji primjenjuje korporativne dokumente na sve programe EU-a kojima upravlja Agencija.

Istražni tim Ombudsmana i predstavnici Komisije i EISMEA-e raspravljali su o primjenjivim pravilima sadržanima u prethodno navedenim dokumentima, odnosno o tome da stručnjaci i. moraju ostati odgovorni za svoja preispitivanja, ii. mogu upotrebljavati alate umjetne inteligencije treće strane samo za pomoćne zadaće, pod svojom punom odgovornošću, a svaka takva upotreba mora se dokumentirati i staviti na raspolaganje javnom naručitelju na zahtjev te iii. moraju ostati odgovorni i za zaštitu povjerljivih informacija, uključujući osobne podatke pri upotrebi alata umjetne inteligencije (ako je to iznimno dopušteno). 

Predstavnici EISMEA-e pojasnili su da je usklađenost s korporativnim modelom ugovora stručnjaka, Kodeksom ponašanja i informacijama dostavljenima tijekom informativnih sastanaka obvezna za vanjske stručnjake. Ugovorno su odgovorni u slučaju kršenja pravila u skladu s njihovim potpisanim ugovorom sa stručnjacima.

Predstavnici Komisije dodatno su pojasnili da je Kodeks ponašanja za model ugovora sa stručnjacima ažuriran 15. prosinca 2025. kako bi se pojasnili uvjeti pod kojima stručnjaci upotrebljavaju alate umjetne inteligencije ^3. Navedena pravila uključena su i u ugovor sa stručnjacima zbog pritužbi podnositelja zahtjeva na upotrebu alata umjetne inteligencije trećih strana od strane stručnih ocjenjivača zaprimljenih 2024. Stoga još nisu bili službeno na snazi tijekom procjene prijedloga podnositelja pritužbe, što je dovelo do ove istrage.

Predstavnici EISMEA-e dodali su da, u skladu s Kodeksom ponašanja modela ugovora sa stručnjacima, vanjski stručnjaci moraju tijelu koje dodjeljuje bespovratna sredstva na zahtjev dostaviti dokaze o upotrebi alata umjetne inteligencije. EISMEA stoga zahtijeva te dokaze, posebno kada je podnesena pritužba u vezi s upotrebom alata umjetne inteligencije treće strane, što se dosad dogodilo samo nekoliko puta. 

Na razini Komisije raspravljalo se i o drugim opcijama, kao što je zahtjev da vanjski stručnjaci proaktivno prijave upotrebu alata umjetne inteligencije pri podnošenju preispitivanja prijedloga, a ne samo u slučaju naknadnih pritužbi. Međutim, smatralo se da bi proaktivno zahtijevanje izjava o bilo kakvoj upotrebi umjetne inteligencije dovelo do potrebe za evidentiranjem i provjerom velikog broja dodatnih dokumenata. Nadležna uprava trebala bi toj dodatnoj zadaći dodijeliti znatna sredstva s obzirom na to da vanjski stručnjaci sudjeluju u mnogim različitim programima EU-a kojima upravlja ne samo EISMEA, već i Komisija te druge izvršne agencije.

Istražni tim pitao je jesu li EISMEA i Komisija razmotrile uvođenje jednostavnog upitnika u kojem bi vanjski stručnjaci mogli proaktivno bilježiti jesu li upotrebljavali alate umjetne inteligencije treće strane, koji su točno alati umjetne inteligencije i za koju pomoćnu zadaću te, prema potrebi, dostaviti dodatne kratke primjedbe. 

Predstavnici Komisije i EISMEA-e odgovorili su da bi za uvođenje čak i takvog sustava bila potrebna znatna sredstva jer Komisija i izvršne agencije općenito

³ Nova verzija predviđa:

Točka 1.3.: „(...). Alati umjetne inteligencije mogu se upotrebljavati samo u strogo pomoćne svrhe, pod njihovom punom odgovornošću, te da se svaka takva upotreba mora dokumentirati i staviti na raspolaganje javnom naručitelju na zahtjev”. Točka 3. Povjerljivost. „Obveze povjerljivosti primjenjuju se i pri upotrebi alata umjetne inteligencije (ako je to iznimno dopušteno).” 

Točka 4. „Obveze zaštite podataka moraju se poštovati i pri upotrebi alata umjetne inteligencije (ako je to iznimno dopušteno).”

primaju desetke tisuća podnesenih prijedloga koje pojedinačno ocjenjuju najmanje tri neovisna stručnjaka. 

Dokumentacija o upotrebi alata umjetne inteligencije od strane stručnih ocjenjivača

Istražni tim pitao je kako se odredba Kodeksa ponašanja u pogledu dokumentacije o upotrebi alata umjetne inteligencije od strane vanjskih stručnjaka provodi u praksi. U skladu s relevantnom odredbom „alati umjetne inteligencije mogu se upotrebljavati samo u pomoćne svrhe i pod punom odgovornošću stručnjaka; njihova upotreba mora se na odgovarajući način dokumentirati i staviti na raspolaganje javnom naručitelju na zahtjev” (dodano podcrtavanje). 

Nadalje, istražni tim postavio je pitanje postoje li posebna pravila o točnom obliku i sadržaju vlastite dokumentacije vanjskih stručnjaka o njihovoj upotrebi alata umjetne inteligencije treće strane jer se čini da takve praktične informacije nisu navedene u Kodeksu ponašanja ili u brifingima za stručnjake koji se dijele s istražnim timom.

Predstavnici Komisije odgovorili su da postoji mnogo načina za pripremu takve dokumentacije, ali jedan od načina mogao bi biti da se zadrže dvije verzije stručnog pregleda, odnosno jedna verzija prije i druga verzija nakon uređivanja alatima umjetne inteligencije. To bi, prema potrebi, omogućilo usporedbu kao jasan dokaz da je izvornu verziju preispitivanja izradio stručnjak bez upotrebe alata umjetne inteligencije. Međutim, ovaj obrazac nije obvezan i mogući su različiti načini čuvanja dokumentacije. Predstavnici EISMEA-e pojasnili su da se dodatne informacije u tom pogledu pružaju stručnjacima usmenim putem tijekom njihova obveznog osposobljavanja (stručni brifinzi) kao odgovor na njihova konkretna pitanja.

Zaključenje sastanka

Istražni tim Ombudsmana zatim je zahvalio predstavnicima Komisije i EISMEA-e na njihovu vremenu te na dostavljenim objašnjenjima i dokumentaciji, a sastanak je završio.

Bruxelles, 16. lipnja 2026.

[1] Članak 4.8. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[2] Predložak ugovora sa stručnjacima i Kodeks ponašanja stručnjaka dostupni su na portalu EU Funding & Tenders, u odjeljku „Rad kao stručnjak”.